Salesforce 用 Adobe Sign の新規ユーザーが、契約書を送信するための主なオブジェクトとワークフローについて把握するためのガイド

概要

Adobe Sign は、Salesforce 向けの緊密に統合されたアプリケーションであり、法的な署名や監査可能な文書処理を必要とする文書の署名や承認を取得するプロセスをサポートします。

文書を署名用に送信するプロセス全体は、電子メールの送信にきわめて近いので、すぐに導入でき、ほとんどのユーザーが簡単に利用できます。

Adobe Sign を使用すると、管理者も組織も文書と署名に関するワークフローにおいて以下の恩恵をすぐに受けることができます。

  • 郵便、翌日への持ち越し、Fax をなくして、時間と費用を節約できます。
  • 電子サインや承認を求めて契約を Salesforce から直接送信したり、リアルタイムの契約履歴にアクセスしたり、保存した契約を任意のオブジェクトから表示したりできます。
  • 組織全体にわたる詳細をリアルタイムでトラックできます。また、契約が表示、署名、キャンセル、拒否されたときに Chatter で最新情報を受け取ることもできます。
  • eSign は 20 を超える言語に対応しており、Fax 返信サービスは世界中の 50 を超えるロケールでサポートされています。
  • 自動的かつシームレスに、送信前に Salesforce のデータを文書に結合し、署名者のデータを Salesforce オブジェクトにマッピングできます。
  • 送信オプション用の再利用可能な署名テンプレートを作成して、どの Salesforce オブジェクトからでも「署名用に送信」ボタンをクリックするだけでカスタムの契約を送信することができます。
  • Conga Composer、Apttus、Selectica、Drawloop、Zuora、Emptoris などとのネイティブな統合を活用できます。
  • Salesforce 内の Adobe Sign のオブジェクトとページはすべて、Salesforce.com でサポートされている 16 の言語すべてに翻訳されています。そのため、Salesforce ユーザーはすべての契約を自分の母語で送信およびトラックできます。

注意:

Salesforce は高度なカスタマイズが可能な環境です。一方 Adobe Sign は一般的なビジネスプロセスを高速化する様々なオプションを備えています。  このガイドでは、このアプリケーションを使用するための基本的なデフォルトの機能およびプロセスについて説明します。  ただし、Salesforce 管理者がプロセスをカスタマイズして、操作の自動化を推し進めていることがあります。その場合は、ここで説明されているプロセスと異なる可能性があります。

この文書では、Salesforce 用 Adobe Sign バージョン 20 を使用したユーザープロセスについて、Salesforce Classic プロファイルと、Adobe Sign Lightning ページレイアウト(バージョン 20 のデフォルトのページレイアウト)を使用する Salesforce Lightning プロファイルの両方で説明します。

 

サポートされているブラウザー

ブラウザー

サポート

制限

Microsoft® Edge

はい

はい

Google Chrome™

はい

いいえ

Mozilla® Firefox®

はい

いいえ

Apple® Safari®

はい

いいえ

Microsoft Edge の既知の問題:

  • 契約書ページが読み込まれる際に、次のようなエラーが表示されることがあります。
    • 「このページにはエラーがあります。更新する必要がある可能性があります。操作に失敗しました」
  • 送信して、送信後の「成功」タブを閉じた後、契約書のステータスを反映するために契約書ページが自動的に更新されません。次のようなエラーが表示されることがあります。
    • 「新しいウィンドウが検出されませんでした。別の操作を試す前に、ブラウザーのポップアップブロッカーの設定を確認してください。このページは今すぐ再度読み込むことができます」
    • 契約書ページは、契約書リストからアクセスできるようになります。
  • 送信中の契約書で通知または更新操作をクリックすると、契約書ページが自動的に更新されず、フッターに次のようなエラーが表示されることがあります。
    • 「このページにはエラーがあります。更新する必要がある可能性があります。」
    • 契約書ページは、契約書リストからアクセスできるようになります。


既知の問題

Adobe Sign アカウントでアカウントの共有を有効にしている場合に発生する既知の問題があります。

アカウントの共有を有効にした後、契約書に関与していないユーザーは、次の場合を除き、(Salesforce 環境内で)契約書を表示できません。

  • 契約書が、Adobe Sign ライブラリの共有ライブラリテンプレートから作成された。
  • ライブラリテンプレートが、表示者を含む方法で共有されている。次のいずれかの場合が該当します。
    • アカウントのすべてのユーザーに共有されている。
    • グループレベルで共有されており、送信者と表示者が同じグループにいる。

契約書は、Adobe Sign 環境では引き続き表示できます。


Salesforce 用 Adobe Sign を使用した契約書の送信

「契約」は、Adobe Sign が Salesforce にインストールするオブジェクトであり、文書を受信者に届けるための手段です。広義では、署名を求めるトランザクションまたは文書を指すために使用されます。

「受信者」は、契約の署名者、承認者または委任者(基本的に、何らかのアクションのために文書を送信する任意の相手)を指す一般的な用語です。

契約を作成する方法は、管理者がパッケージをどのようにデプロイしたかに応じていくつかあります。一般的な方法は、以下のとおりです。

  • 「契約」タブ
  • Salesforce オブジェクト(取引先担当者、リード、商談、取引先企業など)
  • Chatter(Classic プロファイルのみ)

Lightning プロファイルの使用

「契約」タブでの契約の作成

1. 画面の左上にあるアプリケーションランチャーアイコンをクリックします。

2. Adobe Sign アプリケーションを選択します。

Adobe Sign アプリケーションを起動

3. 「契約」タブをクリックします。

4. 「新規」ボタンをクリックします。

注意:

契約」タブには契約の一覧も表示されるので、必要に応じて検索することができます。

「契約」タブから「新規」ボタンに移動

Salesforce オブジェクトからの契約の作成

一般的な Salesforce オブジェクトから契約を作成するには:

1. 送信元の Salesforce オブジェクト(次の図は取引先担当者)を開きます。

2. 「契約」セクションまでスクロールします。

3. 「新規」ボタンをクリックします。

「Contacts」タブから「新規」ボタンに移動

注意:

今までに Salesforce オブジェクト(この取引先担当者など)から作成された契約が契約リストに表示されます。契約を見つける方法として、契約が関連している Salesforce オブジェクト(取引先担当者、取引先企業など)を検索すると便利です。

新しい契約を開いたら、以下を正しく反映するように設定する必要があります。

  • 誰が受信者か、どのように受信者を確認するか、文書に対して受信者がどのような権限を持っているか
  • 契約の名前、通知プロセスに含めるメッセージ、Salesforce 内で作成する追加の関係性などの契約の特性
  • 承認または署名を必要とする実際の文書
  • 必要に応じて設定するその他のオプション
契約書ページ

受信者の定義

契約の最上部では、受信者を定義します。少なくとも 1 人の受信者が必要ですが、複数の受信者がサポートされています。

受信者レコード

設定する主なフィールドは次のとおりです。

1.署名のインデックス - この番号は、署名サイクル内でのこの受信者の位置を表します。  1 は最初の署名者、2 は 2 番目の署名者を表します。以降も同様です。

• 複数の署名者が同じ署名インデックスを使用するように設定すると、並列署名手順が作成されます。この場合、その手順に含まれるすべての関係者に同時に通知され、その並列手順に含まれるすべての受信者が署名または承認するまで、契約は次のインデックスポイントに進みません。

2.受信者の役割 - 受信者が契約に対して実行できる操作を決定します。

• 署名者(デフォルト) - 1 つ以上の法的署名をおこなうことが求められる受信者。

• 承認者 - 文書を確認して承認するが、法的署名をおこなう必要のない受信者。

同意者 - 同意者の役割は、受信者が、正式に内容を承認するのではなく、契約書への同意を確認する必要がある場合に適しています。

フォーム入力者 - 署名プロセス中にフォームコンテンツに入力する必要があるお客様向けに特別に設計されています。

認証済み受信者 - 認証済み受信者には、フォームフィールドを割り当てない(ゼロにする)ことができます。「署名」プロセスの間、契約書を委任、却下または確認するよう求められます。

• 委任者 – 特定された役割を遂行することが想定されていない受信者。むしろ、その役割を他の関係者に委任します。上記の各役割に対して委任者オプションがあります(SFDC 管理者が有効にしている場合)

3.受信者タイプ - このドロップダウンオプションでは、次の Salesforce の検索フィールドから受信者を選択できます。

• 取引先担当者 - Salesforce 内の任意の取引先担当者。

• リード - Salesforce 内の任意のリード。

• ユーザー - Salesforce 組織内の任意の Salesforce ユーザー。

• グループ - Salesforce で定義されているユーザーのグループ。グループの任意の 1 名のみが署名または承認する必要があります。管理者は、使用可能なグループを定義する必要があります。

• 電子メール - 現在、Salesforce で他のオブジェクトタイプのいずれかとして一覧に含まれていない受信者。

取引先担当者リードユーザーおよびグループの受信者タイプで、名前の一部を入力してから、Salesforce で一致するエンティティティを検索できます。エンティティを選択したら、受信者名が表示され、名前のすぐ下に電子メールアドレスがリストされます。アカウントが受信者と関連付けられている場合は、受信者名の右側に括弧()で表示されます。

電子メール受信者の電子メールアドレスを明示的に入力する必要があります。

4. 受信者 - 受信者のタイプに基づいて明確な受信者を入力します。

5.プライベートメッセージ - 受信者が文書を制御できるようになったときに、その受信者にのみ送信されるメッセージ。何も追加しなければ、デフォルトで契約メッセージが送られます(この後の「詳細」セクションの説明を参照してください)。

注意:

受信者の順序を変更するには、受信者をクリックして目的の順序までドラッグします。

受信者の順序を変更

その他のコントロール:

  • 受信者を追加 - 他の受信者を署名チェーンに追加するには、このリンクをクリックします。
  • 自分を追加 - 自分自身を署名チェーンに挿入するには、このリンクをクリックします。
  • CC を追加(カーボンコピー) - 契約を操作する権限がない受信者を追加することができます。この受信者は、署名サイクル内を移動する文書を表示することのみが可能です。
  • 自分の署名を追加 - このチェックボックスをオンにすると、送信者(自分)が最初または最後の受信者として署名サイクルに挿入されます。「自分を追加」と似ていますが、必ず最初または最後になる点が異なります。
  • 最初の署名者の署名をホストする - このチェックボックスをオンにすると、通常の電子メール配信プロセスが中断され、代わりに、署名が必要な契約が受信者のローカルシステム上に直接表示されます。  主にモバイルデバイスで、対面署名する状況用に設計されています。

 

ID 確認 - 「受信者」のすぐ下にあるドロップダウンボックスで、使用する確認のタイプを定義します。米国と EU の大部分では、法的に拘束力のある署名を取得するには、電子メールボックスへのアクセス(認証済みオブジェクトとして)があれば十分です。  しかし、さらに厳しい確認の基準を求めるお客様のために、次のオプションが用意されています。

  • 電子メール(デフォルト) - 認証は電子メールボックスへのアクセスに基づいておこなわれます。
  • パスワード - 送信者はアルファベットと数字から構成されるパスワードを生成し、アウトオブバンドで受信者に伝える必要があります。
  • ソーシャル - Facebook や LinkedIn など、サードパーティのソーシャルネットワークで認証します。
  • KBA(米国のみ) - ナレッジベース認証。受信者は社会保障番号を入力する必要があります。入力後に、公開されているデータベースからいくつかの簡単でない質問が生成されます。
  • 電話 - 署名が必要な場合に SMS コードを送信できるように、送信者に受信者の電話番号を提供することを要求します。
  • Government ID - 受信者に対し、パスポート、政府発行の身分証明書、または運転免許証の顔写真を提供するよう要求します。government ID または運転免許証は、ユーザーに対しても、ID の画像と一致する顔写真を提供するよう要求します。

注意:

受信者ごとに個別の確認方法を使用するように Adobe Sign を設定することができます。  これを有効にすると、「電子メールアドレス」と「プライベートメッセージ」の間に確認オプションが表示されます。

個別の確認が有効になっている受信者レコード


名前、メッセージおよび追加の関係性の定義

「受信者」セクションのすぐ下には契約の詳細があります。このセクションは通常、テンプレートまたはその他の設定によって自動的に入力されます。

「詳細」セクション

「詳細」セクションには、以下の項目があります。

1.契約書名 - 受信者に配信される電子メールに表示される契約の名前。Salesforce 内の契約の一覧でも使用されます(次の図では黄色で示されています)。

2.契約メッセージ - このメッセージは、すべての受信者に配信される電子メールテンプレートに適用されます。主に、すべての受信者向けの一般的な情報や指示に使用します(次の図では緑色で示されています)。

a. 受信者に個別の指示を与える必要がある場合は、「受信者」セクションの「プライベートメッセージ」を使用します。

3. 追加の関係性の参照 - これらのフィールドでは、契約を取引先、商談または取引先担当者に明示的に関連付けることができます。

サンプルの電子メール


契約オプション

契約ページの左下隅には、いくつかのワークフローオプションがあります。

  • 署名済み文書をパスワードで保護 - 適用すると、最終的な PDF の表示にパスワードが必要になります。
  • 文書の有効期限 - 文書の有効期限が切れる(自動キャンセルされる)日付を設定します。期限を設ける場合に便利です。
  • リマインダーを作成 - 現在の受信者が契約の承認または署名をおこなうまで毎日または毎週、電子メールによるリマインダーを送信するように Adobe Sign に指示します。電子メールが送信されるのは現在の受信者のみです。
  • 受信者の言語 - 電子メールテンプレート、契約の画面上の指示および環境に使用される言語を決定します。
  • 署名タイプ - 必要な署名タイプを決定します。

o 「電子サイン」は、電子署名の取得を求めます。

o 「手書き署名」は、表紙付きの契約書と、契約書を印刷、署名、およびアップロードして Adobe Sign に返送するための手順が配信されます。

 

契約オプションパネル

ファイルの添付

3 番目の必須セクションでは、署名が必要なファイルを次のようにして添付します。

デスクトップからファイルセクションにファイルをドラッグ&ドロップするか、Salesforce インターフェイスから文書を添付できます。

  • ローカルシステムからアップロードされた文書は、Salesforce CRM およびファイルストレージスペースに保存されます。

メニューシステムからファイルを追加するには:

1. 「ファイルを追加」リンク(セクションの右上)をクリックします。

「ファイルを追加」リンク

2. 次の場所にある 1 つまたは複数のファイルを添付できます。

► Salesforce CRM およびファイル

► Salesforce 文書

► Adobe Sign ライブラリ(SFDC 管理者が有効にする必要があります)

► コンピューターからアップロードするファイル(Salesforce でアップロードできるファイルサイズは最大 700 KB)

ファイルを追加ページ

3. 追加元からファイルを選択したら、右下隅の「ファイルを追加」ボタンをクリックします。

4. 必要に応じて、すべての文書を添付するまで手順 1 ~ 3 を繰り返します。

注意:

複数の文書を添付した場合は、並べたとおりの順番で受信者に表示されます。  受信者と同じように、文書をクリックしてドラッグすることで文書の順番を変更できます。

 

署名フィールドをプレビューおよび追加 - このチェックボックスをオンにした場合、「次へ」ボタン(「送信」ボタンのラベルが変わります)をクリックするとオーサリング環境が開きます。  オーサリングのフィールドは、受信者が特定の情報を追加する必要がある特別な文書や、特定の条項によりイニシャルフィールドを追加する必要がある契約の場合に便利です。

オーサリングのチェックボックス

オーサリング環境では、ウィンドウに契約全体が表示され、以下のフォームフィールドをドラッグ&ドロップして配置することができます。

  • 署名/イニシャル
  • 署名者の名前 - 署名フィールドのタイプセットバージョン(印刷名)
  • タイトル/会社名
  • 署名日
  • 受信者の電子メールアドレス
  • 自由入力テキストフィールド
  • チェックボックス/ラジオボタン
オーサリング環境

フィールドの追加が完了したら、契約を送信して署名プロセスを開始できます。

「契約」タブ

Salesforce と統合すると、契約は原則として、その契約の内容にとって意味のあるオブジェクトと関係付けられます。  取引先担当者に NDA を送信すると、その取引先担当者ページのリストに契約が表示されます。  同じように、商談から受信者に契約を送信すると、受信者と商談の両方のリストに契約が表示されます。

ある契約がシステム内で孤立した場合、「契約」タブにはすべての契約が表示されます(「最近表示」をクリックし、メニューから「すべて」を選択)。  表示を許可されているすべての契約のリストが生成されます。このリストは、契約の任意(またはすべて)のフィールドを表示するようにカスタマイズできます。

「契約」タブでの検索

契約が見つかったら、名前をダブルクリックして開き、必要に応じてステータスを変更できます。オプションは次のとおりです。

  • 通知 - リアルタイムでリマインダーを送信します。
  • 変更 - 契約書のステータスが Salesforce で認識されている状況から変更されているかどうかを Adobe Sign に問い合わせます。
  • 表示 - 契約文書の内容を表示します。
  • 削除 - Salesforce 内の契約レコードを削除します。
  • キャンセル - 契約を終了して、キャンセルステータスに設定します。

 

署名者を置き換え - このオプション設定を使用すると、現在の署名者(電子メールアドレス)を他の署名者に置き換えることができます。ユーザーが電子メールアドレスを変更した場合、外出している場合または契約を別の署名者や承認者にリダイレクトする必要がある場合に便利です。

署名者を置き換え

「契約を管理」タブ

「契約を管理」タブでは、Adobe Sign ユーザーアカウントへのポータルが開き、ユーザー ID(電子メールアドレス)に関連付けられているすべての契約が表示されます。  これが役立つ状況もありますが、契約の検索とコンテキストの中での理解という点では Salesforce の方が優れています。管理者は通常、すべてのアクティビティを Salesforce でおこなうためにこのタブを非表示にします。

契約を管理ページ

Classic プロファイルの使用

「契約」タブでの契約の作成

  1. 画面の右上にある Force.com アプリケーションメニューから、「Adobe Sign」オプションを選択します。
  2. 契約」タブをクリックします。
  3. 新規」ボタンをクリックします。
「契約」タブに移動

注意:

契約」タブには契約の一覧も表示されるので、必要に応じて検索することができます。


Salesforce オブジェクトからの契約の作成

一般的な Salesforce オブジェクトから契約を作成するには:

  1. 送信元の Salesforce オブジェクト(次の図は取引先担当者)を開きます。
  2. 関連リストのセクションまで下にスクロールし、契約オブジェクトを見つけます。
  3. 新規契約書」ボタンをクリックします。
「新規契約書」フォームのオブジェクト

注意:

今までに Salesforce オブジェクト(この取引先担当者など)から作成された契約が契約リストに表示されます。契約を見つける方法として、契約が関連している Salesforce オブジェクト(取引先担当者、取引先企業など)を検索すると便利です。


Salesforce Chatter からの契約の作成

このオプションでは、管理者が Adobe Sign Chatter の設定を有効にしている必要があります。  有効にすると、Adobe Sign オブジェクトをホームページや他の主要な Salesforce オブジェクトに埋め込むことができます。

Chatter から送信するには:

  1. フィードを公開します。
  2. その他メニューをクリックして、オプションのリストを表示します。
  3. オプションのリストから「Adobe Sign」を選択します。
Chatter からの契約

注意:

Chatter を使用して取引先担当者などのオブジェクトから送信すると、その取引先担当者が最初の受信者として挿入されます。

契約書ページ

新しい契約を開いたら、以下を正しく反映するように設定する必要があります。

  • 誰が受信者か、どのように受信者を確認するか、文書に対して受信者がどのような権限を持っているか
  • 契約の名前、通知プロセスに含めるメッセージ、Salesforce 内で作成する追加の関係性などの契約の特性
  • 承認または署名を必要とする実際の文書
  • 必要に応じて設定するその他のオプション

受信者の定義

契約の最上部では、受信者を定義します。少なくとも 1 人の受信者が必要ですが、複数の受信者がサポートされています。

受信者レコード

設定する主なフィールドは次のとおりです。

1.署名のインデックス - この番号は、署名サイクル内でのこの受信者の位置を表します。  1 は最初の署名者、2 は 2 番目の署名者を表します。以降も同様です。

• 複数の署名者が同じ署名インデックスを使用するように設定すると、並列署名手順が作成されます。この場合、その手順に含まれるすべての関係者に同時に通知され、その並列手順に含まれるすべての受信者が署名または承認するまで、契約は次のインデックスポイントに進みません。

2.受信者の役割 - 受信者が契約に対して実行できる操作を決定します。

• 署名者(デフォルト) - 1 つ以上の法的署名をおこなうことが求められる受信者。

• 承認者 - 文書を確認して承認するが、法的署名をおこなう必要のない受信者。

同意者 - 同意者の役割は、受信者が、正式に内容を承認するのではなく、契約書への同意を確認する必要がある場合に適しています。

フォーム入力者 - 署名プロセス中にフォームコンテンツに入力する必要があるお客様向けに特別に設計されています。

認証済み受信者 - 認証済み受信者には、フォームフィールドを割り当てない(ゼロにする)ことができます。「署名」プロセスの間、契約書を委任、却下または確認するよう求められます。

• 委任者 – 特定された役割を遂行することが想定されていない受信者。むしろ、その役割を他の関係者に委任します。上記の各役割に対して委任者オプションがあります(SFDC 管理者が有効にしている場合)

3.受信者タイプ - このドロップダウンオプションでは、次の Salesforce の検索フィールドから受信者を選択できます。

• 取引先担当者 - Salesforce 内の任意の取引先担当者。

• リード - Salesforce 内の任意のリード。

• ユーザー - Salesforce 組織内の任意の Salesforce ユーザー。

• グループ - Salesforce で定義されているユーザーのグループ。グループの任意の 1 名のみが署名または承認する必要があります。管理者は、使用可能なグループを定義する必要があります。

• 電子メール - 現在、Salesforce で他のオブジェクトタイプのいずれかとして一覧に含まれていない受信者。

4.受信者受信者のタイプで定義された個別の受信者が表示されます。

5.プライベートメッセージ - 受信者が文書を制御できるようになったときに、その受信者にのみ送信されるメッセージ。何も追加しなければ、デフォルトで契約メッセージが送られます(この後の「詳細」セクションの説明を参照してください)。

注意:

受信者の順序を変更するには、受信者をクリックして目的の順序までドラッグします。

受信者の順序を変更

その他のコントロール:

  • 受信者を追加 - 他の受信者を署名チェーンに追加するには、このリンクをクリックします。
  • 自分を追加 - 自分自身を署名チェーンに挿入するには、このリンクをクリックします。
  • CC を追加(カーボンコピー) - 契約を操作する権限がない受信者を追加することができます。この受信者は、署名サイクル内を移動する文書を表示することのみが可能です。
  • 自分の署名を追加 - このチェックボックスをオンにすると、送信者(自分)が最初または最後の受信者として署名サイクルに挿入されます。「自分を追加」と似ていますが、必ず最初または最後になる点が異なります。
  • 最初の署名者の署名をホストする - このチェックボックスをオンにすると、通常の電子メール配信プロセスが中断され、代わりに、署名が必要な契約が受信者のローカルシステム上に直接表示されます。  主にモバイルデバイスで、対面署名する状況用に設計されています。

 

ID 確認 - 「受信者」のすぐ下にあるドロップダウンボックスで、使用する確認のタイプを定義します。米国と EU の大部分では、法的に拘束力のある署名を取得するには、電子メールボックスへのアクセス(認証済みオブジェクトとして)があれば十分です。  しかし、さらに厳しい確認の基準を求めるお客様のために、次のオプションが用意されています。

  • 電子メール(デフォルト) - 認証は電子メールボックスへのアクセスに基づいておこなわれます。
  • パスワード - 送信者はアルファベットと数字から構成されるパスワードを生成し、アウトオブバンドで受信者に伝える必要があります。
  • ソーシャル - Facebook や LinkedIn など、サードパーティのソーシャルネットワークで認証します。
  • KBA(米国のみ) - ナレッジベース認証。受信者は社会保障番号を入力する必要があります。入力後に、公開されているデータベースからいくつかの簡単でない質問が生成されます。
  • 電話 - 署名が必要な場合に SMS コードを送信できるように、送信者に受信者の電話番号を提供することを要求します。
  • Government ID - 受信者に対し、パスポート、政府発行の身分証明書、または運転免許証の顔写真を提供するよう要求します。government ID または運転免許証は、ユーザーに対しても、ID の画像と一致する顔写真を提供するよう要求します。

注意:

受信者ごとに個別の確認方法を使用するように Adobe Sign を設定することができます。  これを有効にすると、「電子メールアドレス」と「プライベートメッセージ」の間に確認オプションが表示されます。

個別の確認が有効になっている受信者レコード

名前、メッセージおよび追加の関係性の定義

「受信者」セクションのすぐ下には契約の詳細があります。このセクションは通常、テンプレートまたはその他の設定によって自動的に入力されます。

「詳細」セクション

「詳細」セクションには、以下の項目があります。

1.契約書名 - 受信者に配信される電子メールに表示される契約の名前。Salesforce 内の契約の一覧でも使用されます(次の図では黄色で示されています)。

2.契約メッセージ - このメッセージは、すべての受信者に配信される電子メールテンプレートに適用されます。主に、すべての受信者向けの一般的な情報や指示に使用します(次の図では緑色で示されています)。

a. 受信者に個別の指示を与える必要がある場合は、「受信者」セクションの「プライベートメッセージ」を使用します。

3. 追加の関係性の参照 - これらのフィールドでは、契約を取引先、商談または取引先担当者に明示的に関連付けることができます。

サンプルの電子メール

契約オプション

契約ページの左下隅には、いくつかのワークフローオプションがあります。

  • 署名済み文書をパスワードで保護 - 適用すると、最終的な PDF の表示にパスワードが必要になります。
  • 文書の有効期限 - 文書の有効期限が切れる(自動キャンセルされる)日付を設定します。期限を設ける場合に便利です。
  • リマインダーを作成 - 現在の受信者が契約の承認または署名をおこなうまで毎日または毎週、電子メールによるリマインダーを送信するように Adobe Sign に指示します。電子メールが送信されるのは現在の受信者のみです。
  • 受信者の言語 - 電子メールテンプレート、契約の画面上の指示および環境に使用される言語を決定します。
  • 署名タイプ - 必要な署名タイプを決定します。

o 「電子サイン」は、電子署名の取得を求めます。

o 「手書き署名」は、表紙付きの契約書と、契約書を印刷、署名、およびアップロードして Adobe Sign に返送するための手順が配信されます。

 

契約オプションパネル

ファイルの添付

3 番目の必須セクションでは、署名が必要なファイルを次のようにして添付します。

1. 「ファイルを追加」リンク(セクションの右上)をクリックします。

「ファイルを追加」リンク

2. 次の場所にある 1 つまたは複数のファイルを添付できます。

► Salesforce CRM およびファイル

► Salesforce 文書

► Adobe Sign ライブラリ(SFDC 管理者が有効にする必要があります)

► コンピューターからアップロードするファイル(Salesforce でアップロードできるファイルサイズは最大 700 KB)

ファイルを追加ページ

3. 追加元からファイルを選択したら、右下隅の「ファイルを追加」ボタンをクリックします。

4. 必要に応じて、すべての文書を添付するまで手順 1 ~ 3 を繰り返します。

注意:

複数の文書を添付した場合は、並べたとおりの順番で受信者に表示されます。  受信者と同じように、文書をクリックしてドラッグすることで文書の順番を変更できます。

 

署名フィールドをプレビューおよび追加 - このチェックボックスをオンにした場合、「次へ」ボタン(「送信」ボタンのラベルが変わります)をクリックするとオーサリング環境が開きます。  オーサリングのフィールドは、受信者が特定の情報を追加する必要がある特別な文書や、特定の条項によりイニシャルフィールドを追加する必要がある契約の場合に便利です。

オーサリングのチェックボックス

オーサリング環境では、ウィンドウに契約全体が表示され、以下のフォームフィールドをドラッグ&ドロップして配置することができます。

  • 署名/イニシャル
  • 署名者の名前 - 署名フィールドのタイプセットバージョン(印刷名)
  • タイトル/会社名
  • 署名日
  • 受信者の電子メールアドレス
  • 自由入力テキストフィールド
  • チェックボックス/ラジオボタン
オーサリング環境

フィールドの追加が完了したら、契約を送信して署名プロセスを開始できます。

「契約」タブ

Salesforce と統合すると、契約は原則として、その契約の内容にとって意味のあるオブジェクトと関係付けられます。  取引先担当者に NDA を送信すると、その取引先担当者ページのリストに契約が表示されます。  同じように、商談から受信者に契約を送信すると、受信者と商談の両方のリストに契約が表示されます。

ある契約がシステム内で孤立した場合、「契約」タブにはすべての契約が表示されます(「すべて」を選択し、「移動」をクリック)。  表示を許可されているすべての契約のリストが生成されます。このリストは、契約の任意(またはすべて)のフィールドを表示するようにカスタマイズできます。

「契約」タブでの検索

契約が見つかったら、名前をダブルクリックして開き、必要に応じてステータスを変更できます。オプションは次のとおりです。

  • 通知 - リアルタイムでリマインダーを送信します。
  • 変更 - 契約書のステータスが Salesforce で認識されている状況から変更されているかどうかを Adobe Sign に問い合わせます。
  • 表示 - 契約文書の内容を表示します。
  • 削除 - Salesforce 内の契約レコードを削除します。
  • キャンセル - 契約を終了して、キャンセルステータスに設定します。

 

署名者を置き換え - このオプション設定を使用すると、現在の署名者(電子メールアドレス)を他の署名者に置き換えることができます。ユーザーが電子メールアドレスを変更した場合、外出している場合または契約を別の署名者や承認者にリダイレクトする必要がある場合に便利です。

署名者を置き換え

「契約を管理」タブ

公開されている場合、「契約を管理」タブでは、Adobe Sign ユーザーアカウントへのポータルが開き、ユーザー ID(電子メールアドレス)に関連付けられているすべての契約が表示されます。  これが役立つ状況もありますが、契約の検索とコンテキストの中での理解という点では Salesforce の方が優れています。管理者は通常、すべてのアクティビティを Salesforce でおこなうためにこのタブを非表示にします。

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