Automatisere kontraktprosesser

Automatisere kontraktprosessene

En forretningskontraktprosess er et system av sammenkoblede trinn med ulike faser fra inngåelse av en avtale til de siste trinnene i en avtale. Oppgavene som er involvert i de forskjellige stadiene av en kontrakt, er avgjørende for kontraktsadministrasjon, men i stedet for å spore hver oppgave manuelt, kan du automatisere disse oppgavene ved å konfigurere flyter på Adobe Acrobat Sign for Salesforce.

Prosesser er bygget rundt logiske flyter og inneholder én utløserhendelse, minst én betingelse og minst én handling som kan skje i sanntid og/eller som en planlagt hendelse.

Adobe Acrobat Sign for Salesforce støtter følgende to handlingstyper: Oppdater oppføringer og Apex-handling.

Se hvordan du gjør dette :

• Konfigurer flyter med Oppdater oppføringer som handlingstype.
• Konfigurer flyter med Apex-handling som handlingstype.

Konfigurer flyter med oppdateringsoppføringer

Denne tilnærmingen bruker handlingstypen Oppdater oppføringer i Salesforce-flyt til å fastsette valglistefeltet for Bakgrunnshandling i avtaleoppføringen for å starte en handling.

Med Adobe Acrobat Sign kan du opprette en ny prosess som utløses basert på oppføringsendringshendelser og deretter aktiverer en handling på den relaterte Adobe Acrobat Sign-avtalen. Brukere kan bestemme når handlingen skal skje (dvs. etter hvilken feltoppdatering i hovedoppføringen) og hvilke relaterte avtaler som skal velges for handlingen.

Handlingstypen Oppdater oppføringer støtter følgende handlinger: send, avbryt, slett, påminn og oppdater.

Du kan opprette Oppdater oppføringer-handlingsflyter for Adobe Acrobat Sign-avtaler, som vist nedenfor.

Start-elementet i Oppdater oppføringer-flyten definerer når den automatiserte flyten utløses til start. I dialogboksen Konfigurer start må du sørge for å angi oppføringene som Salesforce-objektet skal utløse flyten for, angi når flyten må utløses og angi oppføringsbetingelser for ett eller flere felt.

Den Oppdaterer oppføringens bakgrunnshandling angir en bakgrunnshandling for å oppdatere de valgte oppføringene som oppfyller betingelsen. For å endre enbakgrunnshandling til Oppdaterer oppføringer, kan du velge handlingen Oppdater oppføringer og deretter velge Rediger element.

I dialogboksen Rediger oppdateringsoppføringer:

1. Du velger hvordan du vil at flyten skal finne oppføringer. Hvis du for eksempel vil oppdatere alle oppføringer som er relatert til mulighetsoppføringen, velger du Oppdater oppføringer som er relatert til mulighetsoppføringen som utløste flyten, og deretter under Velg relaterte oppføringer angir du oppførings-ID-en.
   
   Merk: Oppførings-ID-en må inneholde navneområdet echosign_dev1. echosign_dev1-objektet er knyttet til de vanlige Salesforce-objektene, for eksempel Konto eller Mulighet. Hvis avtalene er relatert til et tilpasset objekt, vil dette navnet være unikt for organisasjonen.
2. Angi filterbetingelser etter behov.
3. Angi bakgrunnshandlingen ved å tildele en verdi for «echosign_dev1_background_action_c»-felt.
4. Velg Ferdig.

Konfigurer flyter med Apex-handling

Du kan bruke Apex-handlingstypen i Salesforce-flyt til å starte en Oppkallbar metode som er inkludert i den administrerte pakken, til å utføre den tilhørende handlingen. 

Du kan opprette en ny prosess som utløses basert på oppføringsendringshendelser og deretter aktiverer en handling på en relatert Adobe Acrobat Sign-avtale.

Apex-handling støtter følgende handlinger: send, avbryt, slett, påminn, oppdater og last inn (mal).

Adobe Acrobat Sign inneholder følgende oppkallbare handlinger som er konfigurert for Apex-handlingsflyter:

• Avbryt avtale [AgreementCancelInvocableAction]
• Slett avtale [AgreementDeleteInvocableAction]
  
• Last inn avtalemal [AgreementTemplateLoadInvocableAction]
• Send avtale [AgreementSendInvocableAction]
• Send avtalepåminnelse [AgreementRemindInvocableAction]
• Oppdater avtale [AgreementUpdateInvocableAction]

Du kan opprette Apex-handlingsflyter for Adobe Acrobat Sign-avtaler, som vist nedenfor.

Start-elementet er konfigurert for et Salesforce-objekt med oppføringer som skal utløse flyten når avtaler opprettes, oppdateres eller slettes. Du kan konfigurere flytutløseren og angi innføringsbetingelser. Apex-handlingsflyten nedenfor er for eksempel konfigurert til å utløses når en oppføring oppdateres på betingelse av at avtalestadiet er forhandling/gjennomgang.

Tildelings-elementet definerer kjøretidsvariablene for avtalemalen. Du må opprette en ny Variabel-ressurs som lagrer verdier som skal brukes under flyten. I elementet Tildeling kan du velge variabelen og angi verdier med en passende operatør.

Du kan angi flere verdier for en variabel. Du kan for eksempel angi variabelen til å velge verdiene for mottaker-ID og vedleggs-ID ved hjelp av Legg til operatør:

myRecipient=joe@example.com,myAttachmentId=0695j000007fcs9AAA

Hvis en variabel godtar flere verdier, må du aktivere Tillat flere verdier (innhenting) i innstillingene for variabelressursen. Slik kontrollerer eller endrer du variabelinnstillingene:

1. Velg  for å åpne verktøykassen.
2. Under Innhentingsvariabler velger du variabelen du vil bekrefte eller redigere.
3. I dialogboksen Rediger variabel kontrollerer du innstillingene.
4. Hvis du vil endre variabelinnstillingene, velger du 
5. I dialogboksen Rediger variabel , endrer du innstillingene etter behov og velger deretter Ferdig.

Apex-handlingselementet definerer inndataverdiene for avtaleflyten, som vist nedenfor.

• I feltet Avtalemal-ID må du angi mal-ID-en for avtalemalen du vil angi flyten for. 
• I dialogboksen Kjøretidsvariabler for avtalemal må du skrive inn variabelen du definerte ved hjelp av Tildelings-elementet ovenfor.

Merk: Kjøretidsvariabler for avtalemal-feltet godtar ikke flere verdier. Et forsøk på å skrive inn flere verdier i et kommadelt format kan føre til en feil i flyten.  

• I feltet Asynkron behandling kan du angi verdien som sann eller usann.
• I feltet Hovedoppføring-ID må du angi hovedoppføring-ID-en.

Apex-handlingsflyter har følgende funksjonalitet:

• Det støtter planlagte handlinger.
• Den støtter automatisk sending for avtalemaler, det vil si at avtaler kan genereres og sendes automatisk.
• Alle handlinger kan godta flere forespørsler i ett oppkall.
• Alle unntak fanges opp og lagres i resultatposten og logges som feil i Apex-feilsøkingsloggen for å unngå å blokkere utføringen av prosessen.
• Parameteren til funksjonen Last inn mal-funksjonen (Async-behandling) kontrollerer om malbehandlingen skjer i synkron eller asynkron modus. Den som kaller opp må angi om malinnlastingen skal kjøre i synkron eller asynkron modus. 
  • Standardprosessen kjører i synkron modus. Flere prosesser skal kjøres synkront..
  • Hvis auto-send er aktivert, må prosessen være i synkron modus.
  • En merkbar asynkron prosess kan være lasting av et Adobe Acrobat Sign-biblioteksdokument.

Apex-handlingsflyter har følgende begrensninger:

• Kombinasjonen av AutoSend-maler og Adobe Acrobat Sign-biblioteksdokumenter støttes ikke på grunn av en begrensning i Salesforce der én tråd ikke kan igangsette en annen tråd.
  
• For parametere som sendes til den oppkallbare handlingen, kan du bare referere til overordnede felt. Du kan ikke utføre handlinger på underordnede avtaler under en hovedoppføring.
• Den støtter ikke handlinger som returnerer en verdi, som å hente dokumentinformasjon eller hente en signeringsnettadresse.