Brukerveiledning Avbryt

Adobe Sign for SharePoint Online: Veiledning for nettskjematilordning

Forsiktig!

Støtten for Adobe Acrobat Sign for SharePoint Online-integreringen avsluttes juni 2024. Derfor vil du ikke kunne sende avtaler gjennom denne integreringen etter den datoen. Du vil fortsatt kunne sende avtaler fra SharePoint ved hjelp av andre integrasjoner, som for eksempel Acrobat Sign for Power Automate

Vi anbefaler at du fjerner Acrobat Sign-tillegget fra SharePoint-nettstedet og overgangsarbeidsflyter til andre programmer

Oversikt

Adobe Acrobat Sign for SharePoint Online lar deg tilordne data mellom SharePoint-lister (på nett) og feltene som er plassert i nettskjemaer. Det gjør at du kan trekke ut nettskjemafeltdata automatisk fra en signert avtale, for å fylle ut en SharePoint-liste.

Felttilordning mellom Adobe Acrobat Sign-nettskjemaer og SharePoint-lister er bare tilgjengelig for nettbaserte installasjoner og ikke for lokale installasjoner. Du må installere Adobe Acrobat Sign for SharePoint Online-pakken v2.0 eller senere for å implementere felttilordning.

Forutsetninger

For vellykket tilordning av nettskjemafelt må du bekrefte følgende forutsetninger:

  • Du må sørge for at tilkoblingen for Adobe Acrobat Sign for Microsoft SharePoint Online er aktiv.
    Merk: Administratorene må ha tilgang til integrasjonsinnstillingersiden for Adobe Acrobat Sign for SharePoint Online minst én gang hver 30. dag, for å unngå at tilkoblingen blir deaktivert.
  • Du må ha bygget nettskjemaer med definerte feltnavn som kan være logisk relatert til listefeltene. Du kan bruke en av følgende metoder til å bygge skjemaer som kan lastes opp til Acrobat Sign:
    • Bruke Adobe Acrobat Signs redigeringsmiljø som har automatisk feltdeteksjon. Automatisk plasserte skjemafelt har et generisk navn (egendefinert felt 1), og bør gis et nytt navn som sier noe om hvordan det skal brukes.
    • Opprette skjemaer med Acrobat.  Acrobat-skjemaer kan automatisk finne plasseringen av felt ved hjelp av et feltnavn som er utledet fra den foregående teksten i dokumentet. Disse navnene er ofte uklare eller omfattende, og bør redigeres til en verdi som sier noe om feltets bruk.
    • Bruk tekstkoder hvis dokumentgenereringen produserer et redigerbart tekstdokument.
  • Vellykket tilordning krever at du har bygget nettskjemaer med definerte feltnavn, slik at du logisk kan relatere listefeltet til skjemafeltet i Adobe Acrobat Sign. Du kan bruke en av følgende måter for å bygge skjemaer, som deretter kan lastes opp til Adobe Acrobat Sign:
  • Skjemafeltene må ha et logisk og identifiserbart navn, siden felttilordning er basert på logisk relasjon mellom navnet på et skjemafelt og navnet på en kolonne i SharePoint.
  • Skjemafelttilordning støtter følgende typer SharePoint-kolonner og Acrobat Sign-felt:
SharePoint-kolonnetype Adobe Sign-felttype
Enkeltlinje med tekst Tekst
Tall Tekst
Flere linjer med tekst Flerlinjetekst
Ja / Nei (avmerkingsboks)

Avmerkingsboks

Konfigurere nettskjematilordning

Følg trinnene i eksempelet nedenfor, som viser hvordan en SharePoint-administrator kan registrere data fra et nettskjema for å fylle ut en liste over kunder i SharePoint.

  1. Opprett et Adobe Acrobat Sign-nettskjema eller identifiser et eksisterende nettskjema som skal brukes.

    Når du har opprettet og lagret nettskjemaet, kopierer du nettadressen eller den innebygde koden for å publisere skjemaet på et nettsted, på SharePoint-nettstedet eller der det er aktuelt, for å begynne innhenting av respons. Hopp til trinn 2 hvis du bruker et nettskjema som finnes fra før.

    Nettgrensesnittet i  Adobe Acrobat Sign lar deg opprette et gjenbrukbart nettskjema som kan bygges inn. Se hvordan du oppretter et nettskjema.

    Bygg et webskjema

  2. Fyll ut nettskjemaet og sørg for å fullføre signeringsprosessen slik at den endelige avtalen vises i Fullført-delen på Behandle-siden.

    Nettskjemaet må ha en gjennomført signering minst én gang, slik at feltene i skjemaet er i en kontekst hvor SharePoint har tilgang til dem.

    Hopp til trinn 3 hvis du bruker et eksisterende skjema som er signert.

  3. Opprett en ny liste i SharePoint, slik at det knyttes en ny linje med data til avtalen fylt ut i listen når en ny nettskjemaavtale fullføres.

    Du må inkludere en kolonne for hvert nettskjemafelt du vil registrere.

    Opprett en ny Sharepoint-liste

  4. Hvis du vil opprette nettskjematilordninger, går du til Adobe Sign > Innstillinger og velger deretter fanen Nettskjematilordninger.

    Fra fanen Nettskjematilordninger kan du bla gjennom en liste over nettskjemaer som du har opprettet, og velge hvilket nettskjema du vil bruke til datatilordning.

    Hvert nettskjema gir grunnleggende informasjon gjennom kolonneoverskriftene:

    • Webskjema – Navnet på webskjemaet slik det er importert fra Adobe Sign
    • Liste – Navnet på SharePoint-listen som nettskjemaet er tilordnet til. Det finnes ingen relasjon når den er tom.
    • Antall felt tilordnet – Antall feltrelasjoner som er tilordnet.
      Et plusstegn indikerer at ingen felt er tilordnet. Du kan velge plussikonet for å åpne tilordningsgrensesnittet.
      Et tall angir antall feltrelasjoner som er tilordnet. Du kan velge blyantikonet for å redigere felttilordningen.
    • Kopier signert nettskjema i SharePoint – Bestemmer om en kopi av den fullførte nettskjemaavtalen skal lagres i SharePoint. Når Ikke lagre er valgt, lagres det ingen kopi i SharePoint og kopien i Adobe Sign blir værende. Når Lagre velges, lagres en kopi av den signerte avtalen i SharePoint samt i Adobe Sign.
    Merk:

    Hvis ingen webskjemaer er tilgjengelig for brukeren (som betyr at du hoppet over trinn 1 over), vil du se en kobling med teksten Du har ingen webskjemaer ennå. Gå til Adobe Sign-appen for å opprette et.

    Et klikk på koblingen åpner Adobe Sign Hjem-siden der du kan opprette et nettskjema.

    Gå til Adobe Sign-innstillinger

    Velg et webskjema

  5. Fra kolonnen Antall felt tilordnet velger du plussikonet for nettskjemaet du vil konfigurere datatilordningen for.

    Klikk på plussikonet for å starte tilordningskonfigurasjonen

  6. På siden Opprett tilordning som lastes inn:

    1. Verifiser at nettskjemaet allerede er valgt.
    2. Velg listen du vil bruke til å ta imot feltinnholdet fra nettskjemaet. Den viser tilordningsreglene.
    3. Hvis du vil vise en ny feltrelasjon, velger du Legg til regel.
    4. Velg et feltnavn fra kolonnen Nettskjemafelt og det korresponderende SharePoint-kolonnenavnet
    5. For å legge til en ny tom felttilordning, velger du Legg til regel.
    6. Konfigurer alle nettskjemafeltene du vil levere til SharePoint-listen.

    Når et felt i webskjemaet er tilordnet et SharePoint-felt, kan det ikke velges. Det hindrer at du tilordner samme webskjemafelt til et annet SharePoint-felt.

    Konfigurert webskjematilordning

    Merk:

    Hvis webskjemaet har mer enn én mottaker (for eksempel én eller flere medunderskrivere), inkluderer webskjemafeltene et indeksnummer for å angi hvilken mottaker feltet er tildelt til.

    • Et felt med [1] er tildelt til den første mottakeren (den opprinnelige underskriveren).
    • Et felt med [2] er tildelt til den andre mottakeren (den første medunderskriveren).
    • Et felt med [3] er tildelt til den tredje mottakeren (den andre medunderskriveren).
    Flere mottakere

    Flere mottakere i Opprett webskjema-grensesnittet

  7. Når alle feltene er tilordnet, velger du Lagre.

    Det åpner siden med Nettskjematilordninger.Nettskjemaet som ble konfigurert, viser antall felt som er tilordnet.

    Hvis du vil redigere den eksisterende tilordningen, velger du blyantikonet ved siden av antall felt som er tilordnet. Deretter veksler du Lagre-knappen for å kopiere det signerte nettskjemaet til SharePoint.

    Tilordnet webskjema i delen webskjematilordninger

    Lagre det signerte dokumentet i SharePoint

  8. Verifiser om nettskjematilordning fungerer.

    Når underskrivere fyller ut nettskjemaene du tilordnet, fylles skjemadataene ut automatisk med riktig informasjon basert på informasjonen i SharePoint-listen. Du kan kontrollere at hvert tilordnede felt importerer riktige verdier.

    Kontroller at listen fylles ut

  9. Du kan eventuelt velge Innstillinger for signerte filer for nettskjemaer.

    Webskjemaavtaler har en utpekt mappe de rutes til. Hvis du ikke velger en mappe, oppretter Acrobat Sign for SharePoint automatisk en mappe for «signerte nettskjemaer» der nettskjemaavtalene lagres. Du kan også velge å lagre avtaler i din egen mappe ved å velge den fra fanen «Innstillinger for signerte filer».

  10. Du kan eventuelt verifisere nettskjemaavtaler lagret i SharePoint.

    Du kan nå gå til en utpekt mappe du velger (eller til mappen med «signerte nettskjemaer» hvis du ikke velger) for å se de fullførte nettskjemaavtalene. Hvis du velger å aktivere revisjonsspor, kopieres også PDF-filen med revisjonssporet for hver avtale tilbake til den samme mappen i SharePoint.

Få hjelp raskere og enklere

Ny bruker?