Adobe Acrobat Sign for Microsoft Dynamics 365 On-Premises: Installasjonsveiledning

Administratorverktøy

Verktøy som brukes ofte av administratorer for å øke verdien av Adobe Acrobat Sign-tjenesten:

• Opprett ny datatilordning – Åpner grensesnittet med Ny datatilordning
• Opprett ny avtalemal – Åpner grensesnittet Ny avtalemal
• Endre brukertilgang– En snarveikobling til konfigurasjonsveiledningen – Behandle brukere-delen

Valgfrie konfigurasjoner

• Aktiver automatisk klargjøring av brukere – Hvis aktivert, vil nye brukere som gis tilgang til Adobe Acrobat Sign-enheten, automatisk klargjøre en bruker i Adobe Acrobat Sign-systemet ved bruk første gang.  Klargjøring er basert på brukerens primære e-postadresse, ikke brukernavnet, og utføres i bakgrunnen uten flere handlinger av bruker eller administrator.  

• Legg ved signerte dokumenter i avtaler Enhet – Dette alternativet sender en PDF-kopi av det fullførte dokumentet tilbake til Dynamics, som vedlegg til avtaleposten (under Notater-delen).  Dette er en kopi av den autoritative originalen som lagres på Adobe Acrobat Sign-serverne.
• Legg ved kombinert revisjonsspor med en signert avtale – Aktivering av dette fører til at PDF-en med Adobe Acrobat Sign-revisjonssporet legges ved i avtaleoppføringen (under Notater-delen) når avtalen er signert/fullført. Revisjonssporet nummererer hendelsene eksplisitt (vist, signert, delegert og så videre) for avtalen, tidslinjen for hendelsene, og IP-adressen for utførelse av hendelsene.
• Legg ved revisjonsspor – Når dette er aktivert, blir revisjonsrapporten lagt ved avtaleoppføringer (under Notater-delen) som en separat fil.
  
• Vis forhåndsvisningsbilder for dokument – Dette alternativet legger ved et bilde av det signerte/fullførte dokumentet i oppføringen for enkel visning, uten å måtte laste ned og åpne en PDF-fil. Dette bildet installeres helt nederst i avtaleposten.
• Aktiver aktivitetsfeeder for Adobe-avtaleenhet – Når det er merket av for dette alternativet, aktiveres aktivitetsfeeder for avtaleenheten.
  

Ressurser

En liste over de vanligste ressursene:

• Konfigurasjonsveiledning – Dette dokumentet
• Brukerhåndbok– Håndbok for brukere slik at de forstår den grunnleggende arbeidsflyten for sending og behandling av avtaler.
• Adobe Acrobat Sign i Dynamics-arbeidsflyter – Veiledningen til Acrobat Sign-arbeidsflytaktiva
• Gjeldende produktmerknader – Produktmerknadene for den siste versjonen av Adobe Acrobat Sign for MS Dynamics

Datatilordning kan forbedre prosessen for avtalegenerering betydelig, og sikre at dokumenter har riktig innhold i feltene uten mulighet for menneskelig feil, ved å hente feltverdier direkte fra Dynamics CRM.

Tilordningen kan i tillegg sende nytt innhold fra fullførte avtaler tilbake til Dynamics, noe som gir verdifulle oppdateringer av CRM uten at du må registrere data manuelt.  

Merknad om skjemaer/tekstkoder

Vellykket tilordning krever at du har forhåndsbygde skjemaer med definerte navnefelt, slik at du logisk kan relatere CRM-feltet til Adobe Acrobat Sign-skjemafeltet. 

Et enkelt skjema er illustrert nedenfor. Feltene er definert av par med klammeparenteser på hver side (definerer feltbredden) og feltnavnet (tegnstrengen mellom klammeparentesene). 

Tekstkoder kan inneholde tilleggsargumenter i tillegg til navneverdi, inkludert valideringer, beregninger og vanlige uttrykk. En grundig beskrivelse av skjemabygging finner du her, og denne kan dramatisk forbedre kvaliteten på dataene du registrerer under signeringsprosessen.

Det er også mulig å bygge skjemaer i PDF-format.

Definere en datatilordningsmal

Det er to tilgangspunkter for å konfigurere datatilordning.

Det første alternativet er å gå til Adobe Acrobat Sign > Datatilordning

Dette laster inn siden Datatilordninger, en liste over alle eksisterende datatilordninger som du kan se gjennom, redigere eller slette.

• Klikk på +Ny øverst til venstre for å få tilgang til siden Ny datatilordning

Den andre metoden er å bruke koblingen Opprett ny datatilordning på siden Administratorinnstillinger.

Denne koblingen forbigår opplistingen av alle datatilordninger og åpner direkte til siden Ny datatilordning.

Lasting av siden Ny datatilordning kan ta et øyeblikk. Når Enhet-feltet vises, er sideinnlastingen fullført.

1. Angi et beskrivende navn for datatilordningen

2. Angi denne datatilordningen som standardtilordningen som skal brukes for enheten (eller ikke).

3. Velg CRM-enhet fra rullegardinmenyen.

• Denne begrenser feltene som er tilgjengelige for tilordning bare for den definerte enheten.
• Det er mulig å ha flere datatilordninger per enhet.
• Når enhetsverdien er angitt, kan den ikke endres.

Når Enhet-verdien er angitt, vises fanen Datatilordning. Klikk på den fanen for å få tilgang til felttilordningsverktøyene:

Knytte Dynamics CRM-feltene til Adobe Acrobat Sign-feltnavnene

Du kan nå begynne å opprette relasjoner mellom Dynamics CRM-feltnavn og Adobe Acrobat Sign-skjemafeltnavn som du har definert. Datatilordninger konfigureres basert på hvordan dataene flyter :

• TILORDNE CRM-DATA TIL ADOBE ACROBAT SIGN-AVTALE – Forhåndsutfyller felt i skjemaet ved å bruke feltverdier som er knyttet til den definerte Dynamics-enheten.
  • Det er mulig å opprette en «arbeidsgruppe» med alternative CRM-feltverdier ved søk for å fylle ut Adobe Acrobat Sign-skjemafelt. Hver medlem i gruppen prøves i rekkefølge til en ikke-nullverdi blir funnet og settes inn. (Se nedenfor)
• TILORDNE ADOBE ACROBAT SIGN-AVTALEDATA TIL CRM-DATA – Fyller ut de tomme feltene for Dynamics-enheten ved hjelp av skjemafeltverdier som hentes under signeringsprosessen (når avtalen er fullført).
  • Adobe Acrobat Sign vil som standard ikke sende nye verdier til et CRM-felt som har innhold.
  • Det er mulig å definere relasjonen på datatilordningen til å overstyre innholdsbeskyttelsen og erstatte eksisterende feltverdier med nytt innhold fra det signerte skjemaet.

Angående datatyper

Adobe Acrobat Sign-datatilordning støtter følgende datatyper:

• Tekst – Tekstskjemafelt støttes som én enkelt linje med tekst i CRM.
• Boolsk (to alternativer) – Avmerkingsbokser støttes for boolske CRM-felt. 

○ Hvis skjemafelt for nedtrekk eller alternativknapp brukes for boolske CRM-felt, kan CRM til Adobe Acrobat Sign-tilordningen mislykkes.  Adobe Acrobat Sign til CRM-tilordning vil fremdeles fungere

• Alternativsett – Skjemafelt for rullegardinlister og alternativknapper støttes for alternativsettfelt for CRM

Relatere felt (CRM-data til Adobe Acrobat Sign-avtale):

• Velg CRM-feltet fra rullegardinmenyen Attributt
• Skriv inn Adobe Acrobat Sign-skjemafeltnavnet i inndataboksen Avtalefelt
• (Valgfritt) Merk av for Legg til omvendt retningstilordning hvis du også vil relatere disse feltene fra Adobe Acrobat Sign til CRM
• (Valgfritt) Merk av for Overstyr hvis du vil at denne malen skal ignorere eksisterende innhold i CRM-feltet og fremtvinge utfylling av feltet med det nye innholdet fra Adobe Acrobat Sign-feltet.
• Klikk på Legg til.

Den nye feltrelasjonen behandles i noen sekunder, og deretter vises relasjonsutfyllingen nedenfor konfigurasjonsinnstillingene. 

Hvis du la til omvendt retning, vises den nye relasjonsutfyllingen også nedenfor konfigurasjonsfeltene for Adobe Acrobat Sign til CRM. 

Hvis du valgte å overstyre innholdsbeskyttelsen, vil dette angis i relasjonsposten.

Relatere felt (Adobe Acrobat Sign-avtale til CRM-data):

Prosessen for diskret oppretting av tilordning fra Adobe til CRM er den samme som ovenfor, med unntak av at det ikke finnes et alternativ for å legge til omvendt retningstilordning.

Slette tilordnede relasjoner

Du kan slette én eller flere tilordnede relasjoner slik:

• Velg postene som skal slettes, ved å merke av dem til venstre for posten.
• Klikk på Flere kommandoer-ikonet øverst til høyre i listen og velg Slett.

Relasjoner for alternativ felttilordning (arbeidsgruppe)

Hvis du definerer felt på et Adobe Acrobat Sign-skjema som kan fylles ut av ett av flere CRM-felt, da kan du opprette en ordnet liste (arbeidsgruppe) med CRM-attributter som ved søk vil utfylle Adobe Acrobat Sign-feltet.

CRM-feltet Fornavn er for eksempel tilordnet et skjemafelt med navnet FNavn, og deretter også tilordnet CRM-feltet Yomi-fornavn til det samme skjemafeltnavnet.  Programmet vil først prøve å fylle ut feltet med innholdet i Fornavn-feltet, og hvis det ikke blir funnet innhold, vil Adobe Acrobat Sign prøve å bruke innholdet i Yomi-fornavn-feltet. Hvis det ikke blir funnet innhold i noen av elementene i arbeidsgruppen, forblir feltet tomt.

Slik definerer du arbeidsgruppen:

• Opprett en CRM til Adobe Acrobat Sign-relasjon mellom det primære CRM-attributtet og Adobe Acrobat Sign-skjemafeltnavnet.
• Når den første posten er på plass, endrer du CRM-attributtet til det sekundære CRM-attributtet og legger til denne relasjonen. 

• Klikk OK når du blir spurt om du vil utføre den alternative tilordningen

Når posten er oppdatert i systemet, vil du se at postene er endret til å inkludere et prefiks foran enhetsattributtet:

• # vil stå først i primær-/standardattributtet. Dette feltet er alltid det første feltet som kontrolleres for innhold
• Påfølgende relasjoner nummereres 1-N. Den første alternative feltrelasjonen angis av (1) og vil alltid være det første alternative feltet som kontrolleres.  (2) er det andre alternative feltet og så videre. 

Legge til vedlegg for relaterte enheter

Når avtalen er signert og utført, produserer Adobe Acrobat Sign en PDF-kopi av dokumentet og et revisjonsspor for signeringsprosessen. Det er mulig å få disse dokumentene vedlagt som PDF-filer til andre CRM-enheter som er relatert til malens overordnede enhet.

I delen TILORDNE SIGNERT AVTALE OG REVISJONSSPOR TIL CRM-ENHET på malsiden er det tre Dokumenttyper tilgjengelig via rullegardinmeny:

• Signert PDF – Den fullstendige teksten for det signerte dokumentet. Dette er en kopi av den autoritative originalen som lagres på Adobe Acrobat Sign-serverne.
• Revisjonsspor – En fullstendig liste over alle hovedhendelser (signering, delegering og så videre) og de tilknyttede metadataene (klokkeslett/dato, IP-adresse og så videre)
• Kombinert PDF – Begge dokumentene er kombinert i én PDF-fil og vedlagt.

Du kan legge ved én eller flere filer til eventuelt relatert enhet, men du må eksplisitt tilordne dem enkeltvis.

Slik tilordner du et vedlegg:

• Velg dokumenttypen du vil bruke fra rullegardinmenyen
• Velg enheten du vil sende dokumentet til ved hjelp av rullegardinlisten Legg ved i CRM-post.
  • Bare enheter med en definert relasjon til den overordnede enheten vil vises
• Klikk Legg til

Vedleggsrelasjoner vises under konfigurasjonsinnstillingene.

Slette et vedlegg

Slik sletter du en vedleggspost:

• Velg postene som skal slettes, ved å merke av dem til venstre for posten.
• Klikk på ikonet for flere kommandoer og velg Slett-alternativet.

Du har som Adobe Acrobat Sign-administrator i Dynamics-miljøet tillatelse til å opprette avtalemaler som kan forhåndskonfigurere de fleste avtalefeltene, legge ved filer og knytte avtalen til relevante datatilordninger.

Maler er bundet til en Dynamics-enhet og blir tilgjengelig for avtaler som sendes fra denne enheten når de flagges som Aktiv.

I likhet med Datatilordning er det to tilgangspunkter for å konfigurere en ny avtalemal:

Det første alternativet er å gå  til: Adobe Acrobat Sign > Avtalemaler

Dette laster inn siden Avtalemaler, som vil liste opp alle de eksisterende malene som du kan se gjennom, redigere eller slette.

• Klikk på +Ny øverst til venstre på skjermen for å starte en ny mal.

Den andre metoden er å bruke koblingen Opprett ny avtalemal på siden Administratorinnstillinger.

Denne koblingen forbigår opplistingen av alle avtalemaler og åpner direkte til siden Ny avtalemal.

Når siden Ny avtalemal åpnes:

• Gi malen et intuitivt navn slik at brukere vet når de skal bruke den
• Identifiser enheten som malen skal knyttes til.
  • Enheten kan ikke endres senere
  • Når enheten er valgt, lagres malen, og den komplette avtalemalen lastes inn

Avtalemal har fire faner som hver inneholder redigerbare verdier som du kan konfigurere:

• Maldetaljer – Definerer relasjonen mellom hovedobjektene og om malen er aktiv
• Mottakere – Tillater en forhåndskonfigurert signaturbane for malen.
• Avtaledetaljer – Inneholder elementene i den individuelle avtalen
  
• Relatert – En liste over relaterte objekter

Maldetaljer

Maldetaljene viser Mal – Enhet – Datatilordning-relasjonen for denne malen.

Navnet på malen vises med stor skrift helt øverst

• Navn på mal – Navnet på malen. Dette er identisk med navnet som vises øverst på siden
• Primærenhet – Maler er knyttet til én enkelt enhet i Dynamics. Den deklarerte enheten er den eneste enheten som viser denne malen
  • Denne verdien låses når avtalen er opprettet
• Datatilordning – Dette feltet angir navnet på datatilordningen som er bundet til malen.

• Aktiv – Denne avmerkingsboksen angir om malen kan velges av brukere ved sending fra primærenheten
• Send med ett klikk – Hvis dette er aktivert, sender malen automatisk avtalen når malen velges. 
  • For  eksempel:  Du har en NDA-mal som er utformet med kontakt som primærenhet, og mottakerdelen er konfigurert til å importere kontaktens e-postadresse.
    • Avsender trenger bare å velge NDA-malen fra kontakten de skal sende den til. Konfigurasjonsfasen utelates, og avtalen sendes uten ytterligere samhandling.
    • Hvis ingen mottaker er konfigurert, ignoreres ett klikk, og avtalen åpnes for manuell konfigurasjon

Mottakere

Mottaker-delen inneholder listen og signeringsrekkefølgen for mottakere som du vil forhåndskonfigurere for malen.

Mottakere – Du kan hardkode en mottakerliste i en mal ved å klikke på Ny mottaker-ikonet helt til høyre i vinduet. Det åpnes et popup-vindu som viser konfigurasjonsalternativene.

• Mottakerlisten er tom som standard, slik at avsender kan fylle den ut manuelt når avtalen konfigureres
• Tilføying av en standardmottaker må gjøres eksplisitt ved å klikke på Ny mottaker og deretter lagre de viste standardverdiene med Opprett fra primærenhet aktivert.

• Alternativet Overstyr standardbekreftelse lar deg omgå standard bekreftelsesmetode (angitt i Sikkerhet-delen), og bruke en annen bekreftelsesmetode for bare denne mottakeren.

• Tilføying av flere mottakere (for eksempel en intern medunderskriverprosess) eller mottakere som ikke er involvert i signaturprosessen, krever bare at du fjerner merket for Opprett fra primærenhet og deretter definerer mottakeren. Et utmerket alternativ for å sende kopi til team som bare har behov for å behandle de endelige dokumentene

Avtaledetaljer

Avtaledetaljer-delen inneholder fire deler:

• Meldingsdetaljer –Avtalenavnet og den globale meldingen som hver mottaker ser i “Vennligst signer”-e-postmeldingen.
• Vedlagte filer – Filene som sendes til signering.
  
• Avtalealternativer – Alternativer for å konfigurere avtalen.
  
• Sikkerhetsinnstillinger – Alternativet for å sikre PDF-filen med et passord.

Meldingsdetaljer

• Avtalenavn – Avtalenavnet er fremtredende i varslingsprosessen, og vises på emnelinjen i e-postmeldinger, med fet skrift i meldingsteksten i e-postmeldinger og med mindre skrift i standardbeskrivelsen (vises nedenfor uthevet med gult)
• Melding – Meldingsfeltet er et åpent felt med ren tekst der du kan sette inn meldinger eller instruksjoner til underskriveren (vises nedenfor uthevet med grønt)

Legge ved filer

Denne delen lar deg legge ved en fil i avtalen på forhånd. Hvis du for eksempel oppretter en mal for en NDA, kan du legge ved selskapets NDA-fil direkte i malen, slik at avsender ikke trenger å gjøre dette.

Avtalealternativer:

• Forhåndsvis og plasser signaturer før sending – Når det er merket av for dette, åpner avtalen automatisk redigeringsmiljøet slik at avsender kan plassere skjemafelt
• Avtalen utløper – Hvis det er merket av for dette, definerer avtalen en avslutningsdato for utløp av avtalen
  • Dager til avtale utløper – Dette definerer antall gjenstående dager avtalen kan signeres, når funksjonen Avtale utløper er aktivert
• Legg til målside etter signering – Når dette er aktivert, kan du angi hvilken nettadresse mottakeren omdirigeres til etter at samhandlingen med avtalen er fullført
  • Målside etter signering – Dette feltet inneholder nettadressen for siden du vil omdirigere mottakere til når Legg til målside etter signering er aktivert
  • Forsinkelse i sekunder for omdirigering – Definer hvor mange sekunder omdirigeringen skal vente før den sender mottakeren til landingssiden din.
    
• Krev personlig signering – Hvis du vil at underskriveren signerer i avsenderens lokale system eller nettbrett uten å bruke e-post, kan avsendere være vert for signaturen ved hjelp av dette alternativet
• Krev min signatur – Brukes når avsenderen skal være del av signaturprosessen
  • Avsenderen må signere først, sist eller være den eneste underskriveren
  • Signeringsrekkefølgen vil være Angitt rekkefølge

• Signeringsrekkefølge – Velg mellom to arbeidsflyter for å få dokumentet signert
  • Vilkårlig rekkefølge varsler alle underskrivere samtidig og tillater at de signerer uten å vente på andre
  • Angitt rekkefølge håndhever en streng sekvensiell signaturprosess basert på rekkefølgen du definerer for underskrivere på avtalen
• Signaturtype – Velg formatet for signering av dokumentet
  • E-SIGNER ruter avtalene som skal signeres elektronisk, ved hjelp av e-post, og forventer at mottakerne signerer elektronisk
  • SKREVET leverer dokumentene via e-post, og ber underskriveren om å skrive ut dokumentet og signere det fysisk. Underskriveren må deretter laste opp dokumentet tilbake til Adobe Acrobat Sign ved hjelp av den samme e-postkoblingen
• Planlegg påminnelser for mottakere – Definerer en påminnelsessyklus for transaksjonen. Påminnelser kan konfigureres til å sendes til gjeldende mottaker daglig eller ukentlig
• Signeringsspråk – Denne innstillingen definerer språket som brukes når avtalen sendes til underskriveren. Alle meldinger/instruksjoner til underskriveren i e-postmeldinger og på skjermen, vil være på det valgte språket

Sikkerhetsinnstillinger

Denne delen definerer standard bekreftelsesmetode for mottakerne og det valgfrie passordet for det endelige PDF-dokumentet

• Angi passord for åpning av signert PDF-fil – Aktiver dette hvis du vil bruke et passord på det endelige dokumentet for å hindre uautorisert tilgang
• Bekreftelse av identitet – Definerer tofaktorbekreftelsen for å godkjenne mottakeren
  • E-post – Ingen tofaktorbekreftelse brukes
  • Passord – Standard alfanumerisk passordfelt. Når dette brukes, må avsender angi passordet til underskriveren
  • Kunnskapsbase  – Kunnskapsbasert godkjenning bruker offentlige databasert for å stille underskriveren flere spørsmål om sin fortid for å bekrefte identiteten
  • Nettidentitet – Sosiale medier brukes som en andre godkjenning

Hub-instrumentbordet gir deg en rask grafisk rapport over avtalene som er knyttet til brukeren din.

Rapportene lar deg gå ned i hvert element og produsere ny grafikk som er spesifikk for det delsettet med data.

Siden er oppdelt i tre standarddeler:

• Avtaler etter status
• Avtalestatus etter måned
• Avtaler sendt ut denne uken 

Avtaler-delen gir deg en full liste over avtalene dine, samt muligheten til å sortere avtalene etter deres metadata (status, dato opprettet, dato signert, osv).

Det er også mulig å opprette en ny avtale ved behov.

Brukere som har tilgang til datatilordninger, kan sortere, se gjennom og redigere eksisterende datatilordninger.

Nye datatilordninger kan også opprettes.

Brukere som har systemrettighet for tilgang til maler, kan se gjennom, sortere og redigere eksisterende maler.

Nye avtalemaler kan også opprettes.

Dynamics-administratorer har tilgang til og kan redigere innstillinger på administratornivå for Adobe Acrobat Sign-integrasjonen.

Flere innebygde CRM-enheter følger med i Adobe Acrobat Sign-pakken som du kan relatere avtalene til:

• Kontakter
• Forretningsforbindelser
• Kundeemner
• Salgsmuligheter
• Tilbud
• Fakturaer
• Ordne
• Kontrakter

Du kan legge til en egendefinert CRM-enhet (eller annen innebygd CRM-enhet) i dette omfanget, ved å følge noen få trinn.

La oss for eksempel anta at det finnes en egendefinert CRM-enhet kalt Kunde.

• Gå til Innstillinger > Tilpassing

Siden Tilpassing lastes inn

• Klikk alternativet Tilpass systemet

Siden Standardløsning åpnes i et eget vindu

Til venstre under Komponenter

• Vis Enheter-listen
• Finn den egendefinerte enheten (Kunder i dette tilfellet), og vis den
• Klikk navnet på enheten for å vise feltene og kontrollene

• Kopier verdien fra Navn-feltet (i dette eksemplet er verdien new_customer). 
  • Dette er det interne systemnavnet for kundeenheten.
• Gå til alternativet 1:N-relasjoner under kundeenheten
  • Klikk Ny 1-til-mange-relasjon.

Det åpnes et vindu for ny relasjon

Opprette den nye relasjonen:

1. Velg Avtale fra Relatert enhet-feltet
   • Navn-feltet endres til å vise {entityName}_adobe_agreement 

 2. Lim inn navnet på kundeenheten (new_customer i vårt eksempel) i Visningsnavn-feltet.

• Navn-feltverdien endres til new_ + {entityName} + ID. (new_new_customerID)

 3. Klikk Lagre og lukk

• Vinduet Relasjon lukkes
• Klikk Publiser alle tilpassinger øverst på siden 1:N-relasjoner