Adobe Sign for SharePoint (lokalt): Brukerhåndbok

Adobe Sign-integreringen for Microsoft SharePoint gir en integrert løsning for å opprette, sende, spore og behandle elektroniske signaturer. Integreringen er tilgjengelig for lokale forekomster av Microsoft SharePoint 2013 eller 2016. Løsningen er utviklet som en farmløsning for Microsoft SharePoint som gjør det mulig å:

• Legge til Behandle-siden for Adobe Sign som en SharePoint-webdel, som kan brukes av SharePoint-brukere til sporing og oppdatering av avtaler
• Sende et dokument fra et SharePoint-dokumentbibliotek til signering
• Sende dokumenter til en enkeltmottaker eller sende til en gruppe med mottakere ved hjelp av SharePoint-lister, og tilordne data fra SharePoint-lister til dokumenter når dokumenter sendes til signering
• Arkivere alle signerte avtaler i SharePoint

I dette dokumentet brukes termen “Avtale” løst for å beskrive transaksjoner eller dokumenter som er (eller skal) sendes ut til signering/godkjenning.

“Mottaker” er den generelle termen som brukes for hvilken som helst underskriver, godkjenner eller delegator for en Avtale (stort sett alle du sender dokumentet til for en eller annen handling).

For brukere som oppdaterer fra en tidligere versjon

Hvis du oppdaterer fra en tidligere versjon av Adobe Sign for SharePoint, må du være oppmerksom på at alle tidligere avtalemalstandarder må opprettes på nytt slik det er beskrevet i delen Definere personlige innstillinger.

Få tilgang til Adobe Sign-funksjonene

Adobe Sign er en farmløsningspakke som installeres av SharePoint-administratoren din. Som bruker vil du se Adobe Sign-fanen øverst i SharePoint-området.

Når du klikker på Adobe Sign-fanen, vises båndet med alle tilgjengelige Adobe Sign-funksjoner.

Båndet består av fem ikoner:

• Send til signering
• Avtalestatus
• Bibliotekmal
• Behandle avtaler
• Innstillinger

De fire første av disse er handlinger du kan bruke regelmessig for å opprette og sende avtaler.

Det siste ikonet, Innstillinger, er der du kan definere avtalemalen din. Når den er definert, går du sannsynligvis ikke tilbake til siden, med mindre du vil endre malen.  Så la oss starte der.

Definere personlige innstillinger

Dine personlig innstillinger lar deg definere standard avtalenavn og -melding for alle avtalene du sender fra SharePoint med Adobe Sign-appen.

Feltet Avtale navn (maks. 255 tegn) lar deg angi en streng som skal identifisere avtalen.  Denne strengen fylles ut på emnelinjen i mottakeren e-post (uthevet i gult nedenfor), og også som navneverdi på Behandle-siden. Angivelse av et unikt og beskrivende avtalenavn gjør det enklere for mottakerne å identifisere e-postmeldingen, og kan forbedre muligheten til å søke etter avtalen ved behov

Avtale melding er et felt for ren tekst der du kan skrive inn instruksjoner eller kommentarer som kreves (uthevet i grønt nedenfor). Meldingen vises i e-postmeldingen Vennligst signer som sendes til alle mottakere, og den skal ikke brukes som personlige notater du kan legge ved for hver enkelt mottaker.

Dokumentmaler for egendefinerte lister

Like under feltene for standard avtalenavn og -melding er det to innstillinger som styrer hvordan dokumenter kan legges når en avtale sendes fra en liste.

Standard virkemåte er å tillate at avsender kan velge dokumentet i SharePoint.

To alternativer er tilgjengelig for brukeren for endring av standardopplevelsen:

► Bruk en dokumentmal som finnes utenfor SharePoint for egendefinerte lister – Når aktivert, omgår avsender alternativet for å legge ved et dokument i SharePoint. I stedet presenteres de med alternativene for filvedlegg som konfigurert i Adobe Sign-systemet.  Dette kan omfatte ett eller flere av følgende:

o Legge ved fra det lokale systemet

o Legge ved fra Adobe Sign-malbiblioteket

            Når alternativet ikke er aktivert, blir du bedt om å velge en dokumentmal fra SharePoint-dokumentlisten.

► Bruk alltid den angitte dokumentmalen for egendefinerte lister – Når aktivert, husker SharePoint filen du legger ved, og filen legges automatisk ved i den neste avtalen du oppretter fra en liste, og omgår trinnet for å velge fil.  Flott når du bruker det samme dokumentet flere ganger.

Sende en avtale

Starte en avtale

Sending av avtaler og innhenting av signaturer er det Adobe Sign dreier seg om, og i SharePoint-miljøet er det tre metoder som starter prosessen:

• Sende fra båndet
• Sende via høyreklikk
• Sende fra lister

Alle disse tre alternativene åpner konfigurasjonssiden der du definerer mottakerne og signaturrekkefølgen hvis det kreves flere signaturer.

Sende fra båndet

Sending fra båndet er metoden å bruke hvis du vil legge ved flere SharePoint-dokumenter:

1. Merk dokumentene som skal sendes, ved å klikke på avmerkingsboksen ved siden av dokumentnavnet
2. Klikk på kategorien på båndet øverst på siden
   • Alle de merkede dokumentene legges ved automatisk
3. Klikk på Send til signering-ikonet

Sende via høyreklikk

Sending ved å høyreklikke lar deg raskt sende et dokument i en dokumentliste, men legger bare ved denne ene filen i avtalen:

1. Høyreklikk på dokumentet du vil sende til signering
2. Velg ellipsen (…) for å åpne kontekstmenyen
3. Velg Send til signering på menyen

Sende fra lister

Sending fra en liste gjøres på samme måte som når du sender et dokument ved at du kan sende fra båndet eller bruke høyreklikkmetoden.

Det er to viktige forskjeller:

• Ingen dokumenter legges ved automatisk. Basert på de personlige innstillingene dine må du enten:
  • Eksplisitt legge til en fil fra SharePoint
  • Legge ved filene på avtalesiden
• Den returnerte signerte PDF-filkopien (og eventuelt revisjonsspor) legges ved listen i stedet for å bli levert til en ny mappe.
  • Hvis ikke SharePoint-administratoren har definert en lagringsmappe – i så fall vil PDF-filen bli levert til den mappen.

Konfigurere avtalen

Når en ny avtale er åpen, ser du konfigurasjonssiden, som kan vises i fire oppgavespesifikke deler:

A. Mottakere – Personene som signerer eller godkjenner avtalen

B. Meldingsdetaljer – Navnet på og den globale meldingen for avtalen

C. Alternativer – Valgfrie funksjoner tilknyttet avtalen

D. Filer – De faktiske dokumentene/filene som du skal signeres/godkjennes

○ Vær oppmerksom på at dokumentet du brukte til å åpne avtalen, automatisk blir lagt ved avtalen.

Delen Mottakere

I Mottakere-delen ber den helt øverste bryteren deg om å velge den grunnleggende arbeidsflyten for signaturrekkefølge:

• Når Fullfør i rekkefølge er aktivert (som vist nedenfor), nummereres mottakere for å angi rekkefølgen, og det gjennomføres en sekvensiell signeringsprosess fra ett signeringstrinn til det neste

○ Innenfor de sekvensielle trinnene er det mulig å definere “container”-trinn som tillater:

► Et delsett med underskrivere parallelt (hybridarbeidsflyt)

► En gruppe med personer, der hvilken som helst av dem kan signere for hele gruppen (mottakergruppe)

• Når Fullfør i vilkårlig rekkefølge er aktivert, nummereres ikke mottakere, og det gjennomføres en parallell signering.

Til høyre for bryteren for signaturrekkefølge vil du se to koblinger:

• Legg til meg – Klikk på denne koblingen for å sette inn deg selv som neste underskriver i signeringsrekkefølgen
• Legg til mottakergruppe – Klikk på denne koblingen for å opprette et “container”-trinn der du kan definere en gruppe med underskrivere der hvem som helst kan signere. Du kan for eksempel opprette en gruppe for HR-teamet, men bare én person fra HR signerer.

Hver mottaker opprettes med fem elementer:

A. Signaturtrinn – Definerer når i prosessen mottakeren får tilgang til avtalen (når Fullfør i rekkefølge er aktivert)

B. Rolle – Definerer hvordan mottakeren kan samhandle med dokumentet

○ Signatarer (standard) – Mottakere som må angi minst én signatur

○ Godkjennere – Mottakere som går gjennom og godkjenner dokumentet, men ikke trenger å angi en juridisk signatur

○ Delegatorer – Mottakere som ikke er forventet å signere eller godkjenne. De delegerer muligheten til å signere eller godkjenne til en eller flere andre

C. E-postadresse – Hver er mottakeren? Dette skal være en personlig e-postadresse

D. Bekreftelsesprosess – Hvordan skal mottakeren bekreftes?

○ E-post (standard) – Godkjenning baseres på tilgang til e-postboksen

○ Passord – En avsender genererer et alfanumerisk passord som må gis til mottakeren

○ Sosialt – Godkjenne mot et sosialt nettverk fra tredjepart, for eksempel Facebook eller LinkedIn

○ KBA (bare USA) – Kunnskapsbasert godkjenning krever at mottakeren angir personnummeret og deretter genererer et antall ikke-trivielle spørsmål basert på offentlige databaser

○ Telefon – Krever at avsender angir mottakers telefonnummer, slik at det kan sendes når signaturen kreves

E. Privat merknad (valgfritt) – Avsender kan gi individuelle instruksjoner til hver enkelt mottaker, som vises når mottakeren viser avtalen

Koblingen Vis Kopi like under mottakerlisten, viser et felt når du kan sende en kopi (CC) til en e-postadresse som du vil vise avtalen til, uten at mottakeren har signerings-/godkjenningstilgang.

Hybridarbeidsflyter

En “hybrid”-arbeidsflyt er en forekomst av den sekvensielle signeringsrekkefølgen der ett eller flere av signeringstrinnene inkluderer to eller flere mottakere som får tilgang til dokumentet samtidig. Alle underskriverne i det “parallelle” trinnet må fullføre sin del før den sekvensielle prosessen går videre til neste signeringstrinn.

I bildet over for eksempel, har vi en signatursyklus med tre trinn:

Trinn 1 er fclarke@gmail.com. Når avtalen sendes til signering, vil bare fclarke bli varslet. Når fclarke har signert dokumentet, fortsetter vi til neste trinn.

Trinn 2 er hybridtrinnet. Du kan se at alle tre mottakerne har fått samme nummer (2), og det betyr at Adobe Sign vil varsle alle disse mottakerne samtidig. De kan påføre sine signaturer i hvilken som helst rekkefølge, men de må alle fullføre sin del før signatursyklusen fortsetter til neste trinn.

Trinn 3 er en annen enkeltmottaker, men denne gangen er mottakeren definert som en godkjenner (avmerkingsikonet vs. pennespissen). Når “Trinn 3”-mottakeren har godkjent, er avtalen fullført, dokumentet er ferdig og alle partene vil bli varslet med en kopi av dokumentet i PDF-format.

Når du skal opprette en hybridgruppe, oppgir du e-postadressene til hver part som om de var enkeltmottakere, og deretter klikker og drar du mottakerfeltet over et annet mottakerfelt i hybridgruppen. På skjermen ser du meldingen om at du oppretter en parallell gruppe

Mottakergrupper

Mottakergrupper er nyttige når du trenger godkjenning fra en organisasjon, men ikke en bestemt person i den gruppen.  

I bildet over for eksempel, kan du se en signatursyklus med tre trinn:

Trinn 1 (JohnDoe) er en underskriver og vil bli varslet om at signaturen hans kreves, så snart avtalen er sendt. Når JohnDoe har signert, går avtalen videre til trinn 2

Trinn 2 er en godkjenner-mottakergruppe som har fått navnet “HR Group”. Det er fire underskrivere i gruppen, og hver av dem har fått forskjellige verifiseringsprosesser (bare som et eksempel). Straks en av de identifiserte mottakerne har godkjent, går avtalen videre til det tredje trinnet.

Trinn 3 er en enkeltunderskriver. Når den endelige signeringen er fullført, er dokumentet ferdig og alle partene vil bli varslet med en kopi av dokumentet i PDF-format.

Når du skal opprette en mottakergruppe, klikker du på koblingen Legg til mottakergruppe øverst til høyre i mottakerfeltet. Dette oppretter containeren der du blir bedt om å oppgi gruppenavn og de potensielle mottakerne.

Melding-inndelingen

Melding-delen inneholder to felt som kan forbedre suksessen dramatisk, og hvis du har konfigurert en personlig mal, fylles disse feltene ut automatisk med verdier du har definert.

Feltet Avtale navn lar deg angi en streng som skal identifisere avtalen. 

Merk: Denne verdien kan redigeres frem til avtalen sendes.

Avtale melding er et felt for ren tekst der du kan skrive inn instruksjoner eller kommentarer som kreves.

• Hvis kontoen din er konfigurert til å bruke meldingsmaler, vises koblingen som gir tilgang til malene, øverst til høyre i meldingsdelen

Delen Alternativer

Alternativer-delen gir deg bedre kontroll over dokumentet etter at det er sendt:

• Passordbeskytt – Krev at mottakere angir et passord for å åpne og vise den signerte PDF-filen. Dette passordet er definert av avsender, og det sendes utenfor arbeidsflyten. Adobe Sign registrerer ikke dette passordet, så ikke glem det!
• Tidsfrist for fullføring - Angi antall dager for når avtalen utløper og ikke lenger kan fullføres.
  •  Tidsfrist for fullføring er bare synlig hvis det er aktivert av administratoren.
• Angi påminnelser – Angi antall dager for når avtalen utløper og ikke lenger kan fullføres. Bare gjeldende mottakere vil bli varslet.
• Språk for mottaker – Velg språket som skal brukes i e-postmeldinger som sendes til mottakere under signeringsopplevelsen.

Filer-delen

Filer-delen er der du legger ved dokumentene i transaksjonen. Det opprinnelige dokumentet du brukte til å starte avtalen, skulle allerede være vedlagt.

Adobe Sign vil kombinere alle dokumentene til én komplett PDF-fil for signaturprosessen, og vil opprette denne PDF-filen basert på rekkefølgen til dokumentene. Dokumenter kan ordnes ved å klikke på og dra et dokument til en ny plassering i listen.

Filer kan legges ved fra Adobe Sign-biblioteket, Google Dokumenter, Box.net eller Dropbox, eller lastes opp fra det lokale systemet ved hjelp av filsøk eller dra og slipp.

Filtyper som tillates: Word, Excel, PowerPoint, WordPerfect, PDF, JPG, GIF, TIF, PNG, BMP, TXT, RTF og HTML

Forhåndsvis og legg til signaturfelt

Like under fillisten ser du avmerkingsboksen Forhåndsvis og legg til signaturfelt.  Dette alternative lar deg åpne dokumentene som du laster opp, og plassere skjemafelt etter behov i dokumentet. 

Du bør plassere minst signaturfeltene, men det er mange andre felt du kan bruke til å bygge komplekse skjemaer, hvis du ønsker det.

Spore avtalene

Avtalestatus

Når en avtale er sendt, er det best å utføre fremdriften på siden for avtalestatus, som du går til ved hjelp av Avtalestatus-ikonet på Adobe Sign-båndet

Avtalestatus-siden vil vise alle avtaler som du har godkjennelse til å vise og som ble sendt fra SharePoint-miljøet.

Standardrekkefølgen er etter sendedato, med den nyeste øverst i listen: 

Hvis du vil filtrere avtalene i visningen, kan du bruke søkefeltet øverst til høyre på siden.  Dette søkefeltet søker etter strengstammer i alle feltene, og returnerer alle treff:

Søke i Avtalestatus etter dokument eller liste

Du kan enkelt søke etter alle sendte avtaler ved å bruke et SharePoint-dokument eller -liste:

1. Finn og velg dokumentet/listeelementet du vil søke i
2. Klikk på alternativet Avtalestatus (på båndet eller på hurtigmenyen for høyreklikking)

Oppdatere avtalestatusen

Kolonnen helt til høyre i tabellen for avtalestatus er en oppdateringshandling som aktivt spør Adobe Sign om en oppdatering av avtalestatusen.  SharePoint vil jevnlig automatisk oppdatere alle avtaler som fremdeles venter på en mottakerhandling. Oppdateringshandlingen lar deg oppdatere avtalen utenfor syklusen når du trenger å vite status akkurat nå.

Slette avtaleoppføringen

Det siste ikonet helt til høyre på siden for avtalestatus, er sletteikonet.  Denne handlingen sletter avtaleoppføringen i SharePoint, men avbryter eller sletter ikke avtalen i Adobe Sign.  Denne handlingen må brukes med forsiktighet siden den ikke kan angres.

Signerte dokumenter

Avhengig av hvordan SharePoint-administratoren har konfigurert Adobe Sign-pakken, blir signerte dokumenter sendt tilbake til enten:

• En global mappe – Alle fullførte dokumenter er i denne mappen hvis konfigurert for dette
• En ny mappe i kildebiblioteket – Hvis ingen global mappe er angitt, blir en ny mappe med navnet Signerte avtaler, opprettet i dokumentbiblioteket der avtalen ble opprettet / sendt fra. Alle fullførte avtaler som sendes fra det samme biblioteket, får de fullførte PDF-filene returnert til den samme Signerte avtaler-mappen
• Et vedlegg i listeelementet – Hvis du sender en avtale fra et listeelement, lagres vedleggene i listen

Behandle avtaler

Behandle avtaler-ikonet åpner en annen og mer funksjonsrik visning av avtaler som er tilknyttet brukerne.  Når siden for avtalestatus viser en enkel visning av alle avtalene med alternativ for å oppdatere statusen, har Behandle avtaler-visningen en mer omfattende visning av avtalen som inneholder flere alternativer for å endre egenskapene for avtalen.

Struktur for Behandle-side

Behandle-siden har mange innebygde funksjoner å utforske. For enkelthets skyld kan den deles inn i tre funksjonelle områder:

A. Innhold og filtre

B. Avtaleliste

C. Avtaleverktøy

Innholdsfiltre

Behandle-siden har fire innholds-/filteralternativer:

Avtaleliste

Avtalelisten viser de individuelle avtalene som samsvarer med innholdet du har valgt, og redusert etter filtrene du har brukt.

Hver avtale viser:

Mottaker – Gjeldende mottaker (hvis avtalen pågår) eller første mottaker (hvis avtalen er fullført, kansellert eller utløpt).

• Mottakerens Navn vises når det er kjent. E-postadressen til mottakeren vises når Navn er ukjent.

Avsender – Avsenderen av avtalen.

Tittel – Navnet på avtalen.

Status – Gjeldende status for avtalen i forhold til signeringssyklusen. (Eksempelet nedenfor bruker alternativet Alle, så det vises flere statuser.)

Endret – Datoen for siste endring av avtalen.

Standard sorteringsrekkefølge for innhold er datoen for Sist endret for avtaler.

Du kan imidlertid klikke på hvilken som helst kolonneoverskrift for å sortere datasettet etter den verdien.

Avtaleliste

Avtaleverktøyene vises ved å enkeltklikke på en avtale eller mal:

Høyre side åpnes for å vise verktøyene for å åpne eller manipulere avtalen (eller biblioteksdokumentet/nettskjemaet/massesending):

Vis og signer – Bare tilgjengelig for avtaler som Venter på deg

Åpne avtale / mal / webskjema / Send samlet – Åpner objektet for en full visning av dokumentet.

• Avtaler viser gjeldende status for avtalen, der den måtte være i signeringssyklusen.
• Maler viser grunndokumentene som brukes til å bygge malen.    

Bruk mal – Bare maler (biblioteksdokumenter).  Dette alternativet starter en ny avtale med malen tilknyttet.

Hent kode – Bare webskjemaer. Dette alternativet åpner en side der brukeren kan kopiere HTML- eller skriptkoden for webskjemaet.

Rediger mal/webskjema – Lar brukeren redigere malen.

Påminnelse – Lar brukeren angi en påminnelse for gjeldende mottaker.

Kanseller – Kansellerer avtalen.

Last ned PDF – Laster ned en PDF-kopi av avtalen i gjeldende tilstand.

• Overordnede maler vil laste ned en PDF-kopi av originaldokumentene som er brukt til å lage malen.

Last ned revisjonsrapport – Laster ned revisjonsrapporten for avtalen.

Last ned skjemafeltdata – Laster ned en csv-fil med feltinnholdet for en fullført avtale.

• Overordnede malobjekter laster ned en csv-fil med innhold på feltnivå for alle underordnede avtaler som er fullført.

Endre avtale – Lar brukeren redigere dokumentene i en avtale og/eller feltene som er plassert i dokumentet.

• Detet alternativet er bare tilgjengelig til den første mottakeren utfører sin handling.

Slett – Bare maler (biblioteksdokumenter). Sletter malen fra systemet. Dette er en handling som ikke kan angres.

Skjul avtale / webskjema / Send samlet – Skjuler objektet fra brukerens visning.  Denne handlingen fjerner bare objektet fra visningen. Ingen annen handling utføres

Del – Lar brukeren dele objektet eksplisitt med en annen bruker.  Denne handlingen kan ikke angres.

Notater – Lar brukeren legge til personlige notater i objektet.

Last ned enkeltfiler – Lar brukeren laste ned enkeltfilene hvis flere filer ble brukt til å bygge avtalen/malen.

Vis aktivitetsrapport – Kun massesending. Dette alternativet lager et sammendrag av fremgangen for Massesending og deler inn listen over mottakere i kategorier som samsvarer med signeringsstatusen til avtalen

Erstatt gjeldende mottaker – Bare tilgjengelig for avtaler som brukeren har sendt. Lar brukeren erstatte gjeldende mottaker av en avtale.

Aktivitet – En løpende liste over hendelser som har foregått med hensyn til avtalen. Starter med opprettelse av avtalen, logger aktivitetene til hver mottaker og avsluttes med statusen fullført/kansellert/utløpt.

Hurtigkoblinger til vanlige oppgaver

Nedenfor er en hurtigreferanse for de vanligste oppgavene du bruker, etterfulgt av en undersøkelse på høyt nivå for selve behandlingssiden og funksjonene.

• Angi påminnelser
• Bytte underskriver i en avtale
• Redigere dokumentet eller feltene for en avtale som er sendt
• Dele en avtale
• Vise revisjonssporet for avtalen

Bibliotekmaler (dokument)

Bibliotekmaler-ikonet på Adobe Sign-båndet lar deg sende et SharePoint-dokument til Adobe Sign-redigeringsmiljøet der du kan plassere skjemafelt og deretter lagre skjemaet med felt i Adobe Sign-biblioteket.

Slik oppretter du en dokumentmal:

1. Klikk på dokumentet du vil bygge inn i en mal
2. Klikk på ikonet for bibliotekmal på båndet (eller høyreklikk og velg på menyen)
   • Redigeringsmiljøet for Adobe Sign åpnes og viser deg hele dokumentet
3. Plasser feltene etter behov på dokumentet
   • Hvis du oppretter en mal som krever inndata/signaturer fra to personer, plasserer du alle feltene for den første mottakeren.  Deretter endrer du Mottakere-feltet til Deltaker 2, og deretter plasserer du feltene for den andre signataren/godkjenneren.

4. Når malen er fullført, klikker du på Lagre nederst til høyre.

• Dette lagrer malen til Adobe Sign-biblioteket.  

Nedlastbar PDF-kopi