Brukerveiledning Avbryt

Adobe Acrobat Sign for Microsoft Dynamics Online: Brukerveiledning

Søk

Sist oppdatert 17. mai 2024 | Gjelder også for Adobe Acrobat Sign

Adobe Acrobat Sign-integrasjoner
Nyheter
Produktversjoner og livssyklus
Acrobat Sign for Salesforce
Acrobat Sign for Microsoft
1. Acrobat Sign for Microsoft 365
  1. Installasjonsveiledning
2. Acrobat Sign for Outlook
  1. Brukerhåndbok
3. Acrobat Sign for Word/PowerPoint
  1. Brukerhåndbok
4. Acrobat Sign for Teams
5. Acrobat Sign for Microsoft PowerApps og Power Automate
  1. Brukerhåndbok
  2. Produktmerknader
6. Acrobat Sign Connector for Microsoft Search
  1. Brukerhåndbok
  2. Produktmerknader
7. Acrobat Sign for Microsoft Dynamics
8. Acrobat Sign for Microsoft SharePoint
Acrobat Sign for ServiceNow
Acrobat Sign for HR ServiceNow
1. Installasjonsveiledning
Acrobat Sign for SAP SuccessFactors
Acrobat Sign for Workday
Acrobat Sign for NetSuite
1. Installasjonsveiledning
2. Produktmerknader
Acrobat Sign for SugarCRM
Acrobat Sign for VeevaVault
Acrobat Sign for Coupa BSM Suite
1. Installasjonsveiledning
Utviklerdokumentasjon for Acrobat Sign

Oversikt

Adobe Acrobat Sign-integrasjon med Microsoft Dynamics tilbyr en plug-and-play-løsning for å innhente signaturer for skjemaer, kontrakter, avtaler eller hvilket som helst dokument. Acrobat Sign for Dynamics 365 CRM-integrasjon gir følgende fordeler:

En innebygd Acrobat Sign-funksjonalitet i CRM-oppføringer, for eksempel kontakter, kontoer, emner, muligheter, ordre, fakturaer, tilbud, kontrakter og egendefinerte CRM-enheter, som definert av administratorer.
Akselerering av tilbud til kontanter-prosessen ved å umiddelbart sende avtaler fra Dynamics.
Slår automatisk sammen data fra Dynamics-enheter til avtaler (for eksempel forretningsforbindelser og kontakter), og sender data som er innhentet fra underskrivere under signeringsprosessen tilbake til Dynamics.
Aktivert på mobilenheter gjennom Sales Hub (tilgjengelig i Dynamics 365 versjon 9.0. og nyere).
Signeringsfleksibilitet som lar mottakere signere hvor som helst, når som helst og på hvilken som helst enhet.
Sporing av dokumenter som er sendt til signering fra Dynamics.
Eliminerer manuelle trinn i hele prosessen.

Adobe Acrobat Sign for Microsoft Dynamics Online: Brukerveiledning forklarer hvordan du bruker Acrobat Sign for Microsoft Dynamics CRM-integrering (versjon 9.0 Online og nyere). Den inneholder instruksjoner om hvordan du:

Får tilgang til Acrobat Sign fra Microsoft Dynamics CRM-miljøet
Sender avtaler til signering
Viser og behandler avtaler via Acrobat Sign-huber
Kontrollerer avtalestatus
Oppdaterer status, sender påminnelser og kansellerer avtaler

Tilgang til Acrobat Sign

Acrobat Sign installeres av Dynamics-administrator, og det gis tilgang via sikkerhetsroller.

Acrobat Sign Hjem-siden gir tilgang til viktige funksjoner og funksjonaliteter.

Velkommen -banneren inneholder en Finn ut mer-kobling som åpner brukerveiledningen (dette dokumentet). Den er tilgjengelig til brukeren begynner å generere avtaler.

Når du oppretter en avtale, erstattes velkomstmeldingen og Finn ut mer-koblingen av koblinger til avtalefiltre.

Du kan vise gjeldende avtaler eller sende en ny avtale til signering ved hjelp av følgende alternativer:

Avtaler som pågår – Den viser en liste over alle avtaler som er opprettet av brukeren som pågår.
Venter på deg – Den viser en liste over avtaler som i øyeblikket venter på din oppmerksomhet som en mottaker.
Be om signaturer – Den lar deg opprette en ny avtale og sende den til signering.

Merk: Hvis du ser Acrobat Sign-alternativet på hovedsiden din, kontakter du Dynamics-administratoren for å be om brukertilgang.

Microsoft Dynamics-administratorer har tilgang til følgende administratorverktøy på Hjem-siden:

Opprett nye datatilordninger – En snarvei til opprettelsessiden for Datatilordninger
Opprett gjenbrukbar mal – En snarvei til siden for å opprette en Avtalemal.
Gi brukertilgang – En snarvei til delen med Sikkerhetsroller av installasjonsveiledningen

Vis nyheter, advarsler og feilmeldinger

Acrobat Sign-hjemmesiden rapporterer nyheter, advarsler og feil, når det er aktuelt. Du kan vise meldingsdetaljene og avvise meldingene.

Sender avtaler til signering

Du kan opprette og sende avtaler til signering på en av følgende måter:

Via Dynamics-enhet
Via + (ny) meny
Via Avtaler-siden

Slik sender du avtaler via Dynamics-enhet:

Gå til en enhetsoppføring (for eksempel mulighet eller konto) i Dynamics CRM, og velg for å åpne den.
Fra toppmenyen velger du (flere kommandomenyer) > Be om signaturer.

Den åpner enhetsoppføringen som en ny avtale.
Fra siden Ny avtale som åpnes, konfigurerer du avtaledetaljene som beskrevet i trinnene nedenfor.
Under Mottakere:
1. Hvis du vil legge til én eller flere underskrivere, velger du + Legg til mottaker.
2. I Hurtigoppretting: Mottaker-dialogen som åpnes:
  
  I feltet Mottakertype velger du én av følgende mottakertyper:
  Ny – når mottakeren ikke er en kjent verdi i Dynamics
  Kontakt – for mottakere som er definerte kontaktenheter i Dynamics
  Emne – for mottakere som er definert som emner i Dynamics
  Bruker – beskriver interne brukere i Dynamics-miljøet
  
  For nye mottakere må du oppgi mottakerens fulle navn, e-postadresse og rolle.
  
  Angi om nødvendig metode for bekreftelse av identitet.
  
  Når du er ferdig, velger du Lagre og lukk.
3. Hvis du vil legge til deg selv som underskriver, velger du + Legg til meg. Det legger til en rad med brukerdetaljene dine.
4. Under feltet Mottakerrolle velger du én av følgende roller for hver mottaker:
  
  Underskriver (standard): Underskrivere må bruke minst én signatur på avtalen.
  
  Godkjenner: Godkjennere trenger ikke å signere avtalen (selv om de kan hvis signaturfelt er plassert, men de må aktivt godkjenne avtalen), som er en hendelse som loggføres.
  
  Kopi til: Kopi til-parter inkluderes i varselprosessen for avtalen, men har ingen samhandling med avtale- eller signatursyklusen.
5. Under feltet Autentisering velger du én av følgende autentiseringsmetoder for hver mottaker:
  
  E-post: Det er standardverdien og krever at mottakeren får tilgang til avtalen via e-postkoblingen.
  
  Acrobat Sign: Det krever at mottakeren godkjennes i Adobes identitetssystem. Avtalene som bare er signert av avsenderen, må angi Bekreftelse av identitet til Acrobat Sign.
  
  Telefon: Sender en melding til mottakeren med en kode de må oppgi. Avsenderen må oppgi mottakerens telefonnummer når mottakeren er konfigurert.
  
  Passord: Avsenderen må dele passordinformasjonen med mottakeren separat, slik at vedkommende kan bekrefte identiteten sin.
  
  Kunnskapsbase: Brukere i USA kan bekrefte mottakerens offentlige informasjon (og valgfritt deres amerikanske personnummer) for å stille en mengde spørsmål.
6. Hvis du vil angi en sekvensiell signeringsrekkefølge for mottakerne, velger du avmerkingsboksen Signer i rekkefølge. Den sender avtalen i den rekkefølgen mottakerne er oppført i delen Mottakere.
  Hvis du vil endre signeringsrekkefølgen for en mottaker, merker du av i feltet med Signer rekkefølge på mottakerens rad, deretter redigerer du rekkefølgeverdien. Den justerer automatisk rekkefølgen for andre mottakere.
7. Når du er ferdig, velger du Lagre.
I delen med Filer velger du + Legg til filer og velger deretter ønsket fil fra en av følgende plasseringer:
- Min datamaskin.
- Maler: Gir tilgang til malene som er lastet opp til Acrobat Sign-kontoen din.
- Legg ved fil fra Acrobat Sign-bibliotek: Er bare tilgjengelig når du oppretter et nytt avtaledokument, og er ikke tilgjengelig når du oppretter en mal. Bare administratorer kan legge til dokumenter i biblioteket.
Merk: Alle vedlagte filer slås sammen til én PDF for signaturprosessen. Rekkefølgen til dokumentene baseres på rekkefølgen de har i Vedlegg-delen. For å endre rekkefølgen på dokumentene, velger du feltet Rekkefølge og oppdaterer dokumentnummeret manuelt.
Fyll ut følgende felt i Melding-delen:
- Emne – Emnet er fremtredende i varslingsprosessen, og vises på emnelinjen i e-postmeldinger. Det har uthevet skrift i meldingsteksten i e-postmeldinger og mindre skrift i standardbeskrivelsen (som vist nedenfor, uthevet med gult).
- Melding – Meldingsfeltet er et åpent felt med ren tekst der du kan sette inn meldinger eller instruksjoner til underskriveren (vises nedenfor uthevet med grønt).
I delen Alternativer kan du aktivere følgende innstillinger etter behov:
- Forhåndsvis og plasser signaturer før sending: Åpner automatisk avtalen i redigeringsmodus slik at du kan plassere skjemafelt.
- Tidsfrist for fullføring: Angir en avslutningsdato for avtalen.
- Dager til avtalen utløper: Definerer gjenstående antall dager avtalene kan signeres når funksjonen Avtalen utløper er aktivert.
- Krev personlig signering: Gir mottakeren mandat til å signere personlig på avsenderens lokale system eller nettbrett uten å involvere e-post.
Merk: KBA, Adobe Sign og telefongodkjenning krever at du aktiverer tredjeparts informasjonskapsler i nettleseren.
- Legg til målside etter signering: Lar deg angi en nettadresse mottakeren omdirigeres til etter at samhandlingen med avtalen er fullført.
- Målside etter signering: Dette feltet inneholder nettadressen for siden du vil omdirigere mottakere til når siden med Legg til målside etter signering er aktivert.
- Forsinkelse i sekunder for omdirigering: Nødvendig når en Målside etter signering er definert. Denne innstillingen angir hvor lang forsinkelsen skal være etter signering før mottaker omdirigeres til den angitte målsiden.
- Mottakerpåminnelse: Definerer en påminnelsessyklus (daglig eller ukentlig) for transaksjonen.
- Signaturtype: Du kan angi elektroniske eller skriftlige signaturtyper for avtalen.
  Administratorer kan aktivere et alternativ for mottakerne for å velge en skriftlig signatur i stedet for en elektronisk signatur, eller omvendt.
  For skriftlige signaturer må mottakeren laste ned dokumentet, signere det fysisk og deretter laste opp et skannet bilde av det signerte dokumentet.
- Mottakers språk: Dette alternativet angir språket som brukes i e-post- og nettgrensesnittet for mottakeren.
- Passordbeskytt: Lar deg bruke et passord på det endelige dokumentet for å hindre uautorisert tilgang.
Når du har oppgitt alle nødvendige detaljer, velger du Send avtale fra den øverste menylinjen.

Slik sender du avtaler via Dynamics-enhet ved hjelp av maler

Microsoft Dynamics-administratorer kan opprette gjenbrukbare maler for gjentakende prosesser som har en forutsigbar arbeidsflyt. Disse malene er oppført alfabetisk i Undermenyen Be om signaturer.

Når du bruker en Avtalemal fylles de forhåndsdefinerte feltene automatisk ut. Du trenger bare å gi detaljer for avtalemottakerne, avtalenavnet og legge til dokumentet som skal signeres.

Dynamics-administratorer har mulighet til å opprette én eller flere maler for hvilken som helst Dynamics-enhet (Kontakt, Salgsmulighet, Konto) som vil forhåndskonfigurere avtalen og slik redusere mengden manuell konfigurering som avsenderen må gjøre.

Tilgang til maler får du gjennom Flere kommandoer (…)-ikonet på båndet

Slik sender du avtaler via + (ny) meny

Hvis du kjenner enhetstypen som en mal er bygd rundt, kan du opprette en ny avtale fra + Ny-menyen. Det gjør du slik:

Fra toppmenyen velger du + (Ny)-ikonet > Avtale.
Den åpner Hurtigoppretting: Avtale-panelet.
Velg Enhet (for eksempel Salgsmulighet i dette tilfellet) som er knyttet til malen du vil bruke.
Den viser to oppslag slik at du kan velge det spesifikke objektet som du vil relatere avtalen til og malen du vil bruke.
Velg feltet Velg mulighet og velg en oppføring fra de tilgjengelige alternativene.
Velg feltet Velg en mal og velg en mal fra listen over tilknyttede maler.
Velg Lagre.

Det oppretter avtalen basert på malverdiene:

Hvis malen ikke har en mottaker eller vedlagt fil, opprettes avtalen med statusen Utkast.
Hvis malen har en mottaker og en fil vedlagt, uten at den har Send med ett klikk aktivert, opprettes avtalen med statusen Utkast.
Hvis malen har en mottaker og en fil vedlagt, og Send med ett klikk er aktivert, sendes avtalen automatisk til signering.

Merk:

Systemet Hurtigoppretting kan bare brukes av følgende standardenheter i Dynamics:

Salgsmulighet
Kontakt
Salgsemne
Konto
Kontrakt
Faktura
Rekkefølge
Sitat
Bruker

Avtaler sendt fra tilpassede enheter, må starte fra menyelementet Be om signaturer.

Viser og behandler avtaler via Acrobat Sign-huber

Hvis bedriften din har distribuert Adobe Acrobat Sign for Dynamics versjon 9.2 eller nyere, har du tilgang til Adobe Acrobat Sign-funksjonalitet i Dynamics Sales Hub, Customer Service Hub og Field Services.

Disse hubene tilbyr samme funksjonalitet med forbedret formatering, og tillater direkte tilgang for telefoner, nettbrett og andre mobilenheter.

Du kan vise grafiske rapporter over avtalene som er knyttet til brukeren din, ved å benytte Acrobat Sign-instrumentbordet. Instrumentbordet viser rapportene i de tre følgende kategoriene som standard:

Avtaler etter status
Avtalestatus etter måned
Avtaler sendt ut denne uken

Diagrammene gir deg mulighet til å se detaljerte detaljer for hvert element i rapporten. Det gjør du slik:

Hold musepekeren over elementet du vil gå inn i.
I dialogboksen som vises, velger du ønsket attributt og diagramtype.

Den viser nye grafer som er spesifikke for det delsettet av data.

Du kan bruke Avtaler-huben til:

Vise den fullstendige listen over avtaler i kontoen din.
Sortere avtalene etter deres metadata, som status, opprettelsesdato, signeringsdato og mer.
Opprette nye avtaler.
Behandle avtaler.

Med tilgang til Datatilordninger kan du sortere, gjennomgå og redigere eksisterende datatilordninger eller opprette nye Datatilordninger.

Brukere med systemrettighet for tilgang til maler, kan se gjennom, sortere og redigere eksisterende maler. Du kan bruke Avtalemal-huben til å opprette nye avtalemaler.

Microsoft Dynamics-kontoadministratorer har tilgang til og kan redigere innstillinger på administratornivå for Adobe Acrobat Sign-integrasjonen.

Merk:

Du kan nå hindre at en signert dokumentkopi blir lagret i Microsoft Dynamics ved å aktivere innstillingen for Blokker avtaledokumenttilgang under Konfigurasjon.

Når du aktiverer innstillingen Blokker avtaledokumenttilgang':

Det forhindrer brukere fra å forhåndsvise eller laste ned en signert avtale fra Dynamics-miljøet.
Den deaktiverer automatisk følgende innstillinger:
- Legg ved signerte dokumenter i avtaleenheten
- Legg ved kombinert revisjonsspor med signert avtale
- Vis forhåndsvisningsbilder for dokument
Den endrer ikke statusen for de eksisterende avtalene. Innstillingen brukes bare på avtaler signert etter at innstillingen er aktivert.
Den sletter ikke de eksisterende avtalene fra Microsoft Dynamics-miljøet.

Kontrollere avtalestatus

Statusen for en avtale angir gjeldende juridiske status, og den oppdateres regelmessig i Dynamics. Statusverdiene er:

Utkast – En avtale som er opprettet, men ikke sendt ennå.
Ute til signering – Er i signeringsprosessen.
Signert/godkjent – Helt fullført av alle parter.
Avbrutt – Signaturprosessen ble avbrutt før alle signaturene kunne innhentes.
Utløpt – En avtale som ikke ble fullført før den konfigurerte utløpsdatoen.

Du kan enkelt finne en avtale ved å kontrollere enhetene som er relatert til primærenheten som du brukte til å opprette avtalen.

Hvis du for eksempel opprettet en avtale ved hjelp av en Kontakt, kan du kontrollere hvilke enheter som er relater ved å gå til Kontakt og deretter velge Relatert > Avtaler.

Relasjonsvinduet viser Avtaler-objektet som du kan velge for å åpne den fullstendige listen over avtaler som er knyttet til enheten.

Hvis du vil se statusen for en avtale, kan du gå til Adobe Acrobat Sign > Avtaler.

Alle avtaler, uavhengig av enhet, vises i avtalelisten på Avtaler-siden.

Signerte avtaler viser avtalenes navn, avtale status og datoer.
Avtaler med Avslått, Ute til signering og Utkast inneholder ikke Signert-datoen siden de ikke er ferdigstilt.
Signert gjenspeiler når avtalen er fullført og juridisk signert. Trinnvise signaturer under signaturprosessen gjenspeiles ikke.

Oppdaterer status, sender påminnelser og kansellerer avtaler

Du kan ta følgende valg for usignerte avtaler:

Oppdater status – Spør Acrobat Sign-serveren aktivt for å hente gjeldende status.
Send påminnelse – Sender umiddelbart en e-postpåminnelse til gjeldende underskriver for avtalen.
Avbryt avtale – Avbryter avtalen i systemet, og sender en avbruddsmelding til underskriveren.