Adobe Sign for Microsoft Dynamics On-Premises: Brukerveiledning

Adobe Sign-integrering med Dynamics tilbyr en plug and play-løsning for å hente signaturer for skjemaer/kontraktsdokumentasjon som kreves. Denne integreringen gir følgende fordeler:

• Adobe Sign er bygd inn i CRM-poster som Kontakter, Forretningsforbindelser, Kundeemner, Salgsmuligheter, Ordrer, Fakturaer, Tilbud, Kontrakter og egendefinerte CRM-enheter som er utviklet av administratoren.
• Akselererer tilbud til kontanter-prosessen ved å sende avtaler fra Dynamics med ett klikk, for eksempel kontrakter og salgsdokumenter.
• Datatilordning som kan konfigureres av administrator, som slår sammen data fra Dynamics-enheter til avtaler, for eksempel forretningsforbindelser og kontakter, og sender data som er samlet inn fra underskrivere under signeringsprosessen, tilbake til Dynamics.
• Aktivert på mobilenheter gjennom Customer Support Hub (tilgjengelig i Dynamics 365 9.x og nyere)
• Gjør det enklere for mottakere å signere hvor som helst, når som helst, på hvilken som helst enhet.
• Gjør det mulig å spore dokumenter som er sendt ut til signering fra Dynamics.
• Eliminerer manuelle trinn i hele prosessen.

Dette dokumentet er uttrykkelig for Microsoft Dynamics 365 CRM 9.0 On-Premises og nyere.
                                                           

Få tilgang til Adobe Sign

Adobe Sign installeres av Dynamics-administrator, og det gis tilgang via sikkerhetsroller. Hvis du vil ha tilgang og ikke ser Adobe Sign-alternativet på hovedsiden, kontakter du Dynamics-administrator for å be om brukertilgang.

Be om signaturer

Nye avtaler kan opprettes på Customer Service Hub

Oppretting av en ny avtale i Customer Service Hub kan gjøres ved å:

• Klikk på knappen Nye oppføringer (grå pluss) og velg Avtale
• Gå til menyalternativet Avtaler og klikk på knappen Ny avtale på det øverste handlingsbåndet:

Alternativet Be om signaturer er tilgjengelig fra Mer ...-menyen.

Du kan bruke alternativet Be om signatur for å sende avtaler til signering fra en Dynamics-enhet eller fra siden med Avtaler.

Slik sender du en avtale fra en enhet:

• Gå til en enhetsoppføring (for eksempel Salgsmulighet eller Forretningsforbindelse) i CRM, og klikk for å åpne den
• Klikk menyen Flere kommandoer (...)
• Velg Be om signaturer fra menyen
  • En liste over tilgjengelige maler erstatter menyen.
  • Nederst i listen finner du Ny avtale for avtaler som ikke er dekket av en mal

En ny avtaleside åpnes, og alle feltverdier som er definert  i  avtalemalen, fylles ut automatisk.

For å definere og sende en avtale trenger du bare noen få ting:

• En mottaker – Personen eller listen over personer, som du vil skal signere eller godkjenne dokumentet
• Et avtalenavn – Slik avtalen utheves på emnelinjen i underskrivers e-post og i intern rapportering
• Et dokument som skal signeres – Dette kan være ett eller flere skjemaer, kontrakter eller andre dokumenter, som krever en juridisk signatur

Mottaker-delen

Én eller flere underskrivere må defineres i Mottakere-delen. Angi mottakerne i rekkefølgen du vil de skal signere dokumentet. Hvis du gjør en feil, kan du redigere feltet Mottakerrekkefølge på venstre side av mottakerlisten.

Slik definerer du en mottaker:

• Klikk på Legg til mottaker øverst til høyre i panelet Mottakere:

Dette viser et overlegg der du kan velge type underskriver/godkjenner:

1. Velg aktuell verdi fra valglisten Mottakertype

• Ny – Når mottakeren ikke er en kjent verdi i Dynamics
• Kontakt – For mottakere som er definerte kontaktenheter i Dynamics
• Kundeemne – For mottakere som er definerte kundeemner i Dynamics
• Bruker – Dette beskriver interne brukere i Dynamics-miljøet

2(a). Hvis du velger Ny, endres overlegget slik at du kan angi fult navn og e-postadresse.

Denne handlingen vil ikke lagre en ny kontakt / nytt kundeemne til Dynamics, den bruker bare navnet og e-postadressen til denne transaksjonen.

2(b). Hvis du velger Kontakt, Kundeemne eller Bruker, endres overlegget til søk etter den spesifikke enheten du velger. Skriv inn navnet (eller deler av det), og klikk deretter søkeikonet for å velge den spesifikke mottakeren du vil inkludere.

Siden Dynamics gjenkjenner disse enhetstypene, importeres e-postadressen fra databasen.

3. En Mottakerrolle må være definert for hver mottaker. Rollene er:

• Underskriver (standard) – Underskrivere må angi minst én signatur på avtalen.
• Godkjenner – Godkjennere trenger ikke å signere avtalen (selv om de kan hvis det finnes signaturfelt for dem), men de må aktivt godkjenne avtalen), som er hendelse som loggføres.
• Kopi – Kopierte parter inkluderes i varselprosessen for avtalen, men har ingen samhandling med avtale- eller signatursyklusen.

4. Identitetsverifisering må være definert for hver mottaker. Alternativene som er tilgjengelige for deg, bestemmes av autentiseringene som er aktivert av administratoren.

• E-post er standardverdien og krever bare at mottakeren får tilgang til avtalen via e-postkoblingen.
• Adobe Sign-verifisering ber mottakeren om å godkjenne seg i Adobe-identitetssystemet.
  
  • Alle avtaler som bare er signert av avsenderen, må ha Identitetsverifisering angitt til Adobe Sign
  • Det anbefales ikke å bruke Adobe Sign som en verifiseringsmetode for eksterne mottakere, med mindre du er sikker på at de allerede har en Adobe-konto for autentisering.
• Telefon-verifisering sender en melding til mottakeren med en kode de må oppgi.
  • Avsenderen må oppgi mottakerens telefonnummer når mottakeren er konfigurert
    
• Passord-verifisering krever at avsenderen varsler mottakeren (annen) om passordet, slik at de kan verifisere identiteten sin
  
• Kunnskapsbasert verifisering bruker en mottakers offentlige informasjon (og eventuelt det amerikanske personnummeret) til å stille en rekke spørsmål. 
  
  • Kunnskapsbasert verifisering kan bare brukes av mottakere basert i USA
    

5. Når du har definert mottakeren, klikker du Lagre

6. Gjenta 1–5 for alle underskrivere/godkjennere

Sigeringsrekkefølge

Det finnes to arbeidsflyter for signeringsrekkefølgen: Sekvensiell og parallell. Dette alternativet styres av avmerkingsboksen Signer i rekkefølge nederst i panelet Mottakere.

Når Signer i rekkefølge er merket av, mottar mottakerne avtalen i den rekkefølgen mottakerne er oppført i delen Mottakere. Den første mottakeren varsles om avtalen, og ingen andre parter varsles før den første mottakeren har fullført handlingen.  Deretter blir den andre mottakeren varslet, noe som pågår til avtalen er fullført.

Når Signeringsrekkefølge ikke er avmerket sendes avtalen for parallell signering, slik at alle mottakere varsles umiddelbart. Avtalen fullføres når alle har fullført sin handling.

Endre mottakerrekkefølgen

Enkeltklikk på nummeret til venstre for mottakernavnet. Nummerverdien blir redigerbar. Endre til nummeret du ønsker at mottakeren skal ha i signaturprosessen. De andre mottakerne justeres etter dette.

Redigere mottakerverdiene

Du kan redigere hvilken som helst mottakerverdi som ikke er låst (som angitt av låseikonet), ved å enkeltklikke på feltet.

Dette åpner feltet for redigering eller valg av en ny valglisteverdi.

Når endringen er gjort, klikker du på Lagre-ikonet i mottakerpanelet.

Filer-delen

Hvis du vil legge til et dokument i avtalen, klikker du på knappen Legg til filer øverst til høyre i delen Filer .

Etter at du har klikket på Legg til fil, gir et popup-vindu deg muligheten til å velge mellom to kilder for å laste opp filer:

• Min datamaskin – Gjør det mulig å søke etter og laste opp en fil fra det lokale systemet eller en nettverksstasjon (for eksempel SharePoint).
  
• Maler – Alternativet Maler gir tilgang til malene som er lastet opp på Adobe Sign-kontoen din.
  • Alternativet Legg ved fil fra Adobe Sign-bibliotek er bare tilgjengelig når du oppretter et nytt avtaledokument, og er ikke tilgjengelig når du oppretter en mal.
    
  • Bare administrator kan legge til dokumenter i biblioteket

Melding-delen

Melding-delen inneholder avtaleemnet (også brukt som avtalenavn) og den globale meldingen til mottakerne.

• Emne – Emne er fremtredende i varslingsprosessen, og vises på emnelinjen i e-postmeldinger. Det har uthevet skrift i meldingsteksten i e-postmeldinger og mindre skrift i standardbeskrivelsen (som vist nedenfor, uthevet med gult)
• Melding – Meldingsfeltet er et åpent felt med ren tekst der du kan sette inn meldinger eller instruksjoner til underskriveren (vises nedenfor uthevet med grønt)

Alternativer-delen

Alternativer -delen inneholder en mengde konfigurasjonsalternativer som bare kan gjelde for denne transaksjonstypen:

• Forhåndsvis og plasser signaturer før sending – Når det er merket av for dette, åpner avtalen automatisk redigeringsmiljøet slik at avsender kan plassere skjemafelt
• Avtalen utløper – Hvis avmerket, definerer avtalen en avslutningsdato for utløp av avtalen
• Dager til avtalen utløper – Dette definerer gjenstående antall dager avtalene kan signeres når funksjonen Avtalen utløper er aktivert
• Krev personlig signering – Hvis du vil at underskriveren signerer i avsenderens lokale system eller nettbrett uten å bruke e-post, kan avsendere være vert for signaturen ved hjelp av dette alternativet
• Legg til målside etter signering – Når dette er aktivert, kan du angi hvilken nettadresse mottakeren omdirigeres til etter at samhandlingen med avtalen er fullført
• Målside etter signering – Dette feltet inneholder nettadressen for siden du vil omdirigere mottakere til når Legg til målside etter signering er aktivert
• Forsinkelse i sekunder for omdirigering – Kreves når en Målside etter signering er definert. Denne innstillingen angir hvor lang forsinkelsen skal være etter signering før mottaker omdirigeres til den angitte målsiden
• Mottakerpåminnelse – Definerer en påminnelsessyklus for transaksjonen. Påminnelser kan konfigureres til å sendes til gjeldende mottaker daglig eller ukentlig
  
• Signaturtype – Avgjør signaturtypen som forventes i avtalen:
  
  • Elektronisk – Ber mottakerne om å bruke en elektronisk signatur.
    
    • Dette alternativet kan la mottakeren endre arbeidsflyten til en skriftlig signatur, hvis det er aktivert av administratoren.
      
  • Skriftlig – Krever at mottakeren laster ned dokumentet, signerer det fysisk og deretter laster opp et skannet bilde av det signerte dokumentet.
    
    • Skriftlige signaturer kan ikke konverteres til elektroniske signaturer.
      
• Mottakers språk – Dette alternativet bestemmer språket som brukes i e-post- og nettgrensesnittet for mottakeren
  
• Passordbeskytte – Aktiveres dersom du vil bruke et passord på det endelige dokumentet for å hindre uautorisert tilgang

Når mottakerne er definert legges filene ved, og når eventuell annen endring av felt er fullført, klikker du Send avtale på menyelementene øverst:

Be om signaturer fra en vilkårlig enhet ved å bruke en mal

Dynamics-administratorer har mulighet til å opprette én eller flere maler for hvilken som helst Dynamics-enhet (Kontakt, Salgsmulighet, Konto) som vil forhåndskonfigurere avtalen og slik redusere mengden manuell konfigurering som avsenderen må gjøre.

Tilgang til maler får du gjennom Flere kommandoer (…)-ikonet på båndet

Hurtigopprette avtaler fra Ny (+)-menyen

Hvis du kjenner enhetstypen som en mal er bygd rundt, kan du starte en ny avtale fra Ny-menyen:

• Klikk på Ny (+)-ikonet på det øverste båndet
• Velg Avtale fra alternativene i delen Poster
  • Panelet Hurtigopprett: Avtale åpnes

• Velg enheten som er knyttet til malen du vil bruke
  • Når den er valgt, vises to oppslag slik at du kan velge det spesifikke objektet vil  som avtalen skal relateres til og malen du vil bruke:

• Hvis du klikker på feltet Velg {enhet}, ser du en liste over objekter med riktig enhetstype. Velg objektet
  • Hvis du skriver inn en del av enhetsnavnet, begrenses menyen til objekter som samsvarer med strengen
• Hvis du klikker på feltet Velg en mal, vises en liten meny med malene som er knyttet til enheten du valgte. Velg malen
• Klikk på Lagre.

Når du har klikket på Lagre, opprettes avtalen basert på malverdiene:

• Hvis malen ikke har noen mottaker eller vedlagt fil, opprettes avtalen med statusen Utkast
• Hvis malen har en mottaker og en fil vedlagt, men den ikke har Send med ett klikk aktivert, opprettes avtalen med statusen Utkast
• Hvis malen har en mottaker og en fil vedlagt, og Send med ett klikk er aktivert i malen, sendes avtalen automatisk til signering

Kontrollere avtalestatus

Statusen for en avtale angir gjeldende juridiske status, og den oppdateres regelmessig i Dynamics. Statusverdiene er:

• Utkast – En avtale som er opprettet, men ikke sendt ennå
• Ute til signering – Er i signeringsprosessen
• Signert / godkjent – Helt fullført av alle parter
• Avbrutt – Signaturprosessen ble avbrutt før alle signaturene kunne innhentes
• Utløpt – En avtale som ikke ble fullført før den konfigurerte utløpsdatoen
  

Den beste metoden for å finne en avtale er å kontrollere enhetene som er relatert til primærenheten du brukte for å opprette avtalen.

Hvis du for eksempel opprettet en avtale ved hjelp av en Kontakt, kan du sjekke hvilke enheter som er relatert, ved å navigere til Kontakt og deretter klikke på fanen Relatert og velge Avtaler fra menyen:

Åpning av relasjonsvinduet viser Avtaler-objektet, og klikking på alternativet åpner den fullstendige listen over avtaler som er knyttet til enheten.

En annen metode for å vise statusen for en avtale er å se gjennom den fullstendige listen over avtaler:

• Gå til Adobe Sign > Avtaler

Alle avtaler, uavhengig av enhet, vises i avtalelisten på Avtaler-siden.

• Signerte avtaler viser avtalenes navn, avtale status og datoer
• Avtaler med avslått, ute til signering og utkast inneholder ikke signert-datoen siden de ikke er fullført
  • Verdien Signert gjenspeiler når avtalen er fullført og juridisk signert. Trinnvise signaturer under signaturprosessen er gjenspeiles ikke
    

Oppdatere status, sende påminnelser og avbryte avtaler

Tre handlinger kan brukes på usignerte avtaler:

• Oppdater – Spør Adobe Sign-serveren aktivt for å hente gjeldende status
• Send påminnelse – Sender umiddelbart en e-postpåminnelse til gjeldende underskriver for avtalen
• Avbryt avtale – Avbryter avtalen i systemet, og sender en avbruddsmelding til underskriver

Hver av disse handlingene kan startes fra avtalen ved hjelp av knappene øverst.

Adobe Sign på Customer Service Hub

Hvis virksomheten din har distribuert Adobe Sign for Dynamics versjon 9.2 eller nyere, har du tilgang til Adobe Sign-funksjonalitet I Dynamics Customer Service Hub

Customer Service Hub har samme funksjonalitet med forbedret formatering, og gir direkte tilgang for telefoner, nettbrett og andre mobilenheter.