Omówienie

Integracja Adobe Sign dla serwera Microsoft SharePoint zapewnia zintegrowane rozwiązanie do tworzenia, wysyłania, śledzenia i zarządzania podpisami elektronicznymi.

Ta dokumentacja została opracowana dla instancji Microsoft Online serwera SharePoint (zwanego dalej w niniejszym podręczniku „SharePoint”) i jest przeznaczona do użytku jako podręcznik obsługi dodatku z perspektywy użytkownika końcowego. Przewodnik instalacji można znaleźć tutaj.

To rozwiązanie zostało opracowane jako dodatek dla serwera SharePoint i zapewnia następujące opcje:

  • wysyłanie umowy z biblioteki dokumentów SharePoint lub listy do podpisania
  • możliwość wysyłania dokumentów do pojedynczego odbiorcy lub grupy odbiorców z biblioteki dokumentów SharePoint lub niestandardowych list SharePoint;
  • mapowanie danych z list SharePoint oraz z bibliotek dokumentów do dokumentów przez mapowanie scalające, gdy dokumenty zostaną wysłane do podpisania
  • mapowanie danych z pól podpisanej umowy do kolumn tekstowych na listach SharePoint oraz bibliotek dokumentów przy użyciu mapowania danych, gdy dokument został podpisany i jego status został automatycznie lub ręcznie odświeżony poprzez stronę Stan umowy
  • archiwizacja wszystkich podpisanych umów w ramach SharePoint
  • możliwość dodawania strony Zarządzaj Adobe Sign jako części strony internetowej SharePoint, której użytkownicy SharePoint mogą używać do śledzenia i aktualizacji umów


Obsługiwane przeglądarki

Obsługiwane są przeglądarki Chrome, Firefox i Safari.


Internet Explorer 11 i nowsze wersje (w tym Edge).

Aby dodatki SharePoint mogły działać, konieczna jest konfiguracja ustawienia Zaufane witryny w przeglądarkach Internet Explorer/Edge.  Przeglądarka Internet Explorer 10 i jej starsze wersje nie są obsługiwane.

Ponadto użytkownicy przeglądarek IE 11/Edge będą musieli dodatkowo edytować ustawienie Zaufane witryny, aby dodać następujące adresy URL:

  • https://*.microsoftonline.com
  • https://*.sharepoint.com
  • https://*.echosign.com

 

Aby edytować ustawienie Zaufane witryny:

1. Otwórz przeglądarkę IE 11.

► Użytkownicy przeglądarki Edge powinni nacisnąć kombinację klawiszy Windows + S.

2. Kliknij ikonę Narzędzia (koło zębate) i wybierz pozycję Opcje Internetowe z rozwijanego menu.

► Użytkownicy przeglądarki Edge powinni wpisać frazę Opcje internetowe i nacisnąć klawisz Enter.

IE11 Options

3. Zostanie otworzone menu Opcje internetowe. Wybierz kartę Bezpieczeństwo.

4. Kliknij ikonę Zaufane witryny.

5. Kliknij przycisk Witryny.

6. Wprowadź jeden z adresów URL i kliknij przycisk Dodaj.

7. Powtórz tę czynność dla wszystkich powyższych adresów URL.

8. Po zakończeniu zamknij menu Opcje internetowe.

Trusted Sites


Dostęp do funkcji usługi Adobe Sign

Adobe Sign jest dodatkiem instalowanym przez administratora serwera SharePoint. Jako użytkownik możesz zobaczyć kartę Adobe Sign w górnej części witryny SharePoint.

Kliknięcie karty Adobe Sign powoduje wyświetlenie wstążki zawierającej wszystkie dostępne funkcje Adobe Sign.

Ikony wstążki są niedostępne do momentu kliknięcia obszaru witryny Dokument lub Lista albo zaznaczenia dokumentu.  Po kliknięciu obszaru witryny ikony wstążki staną się aktywne.

ribbon

Uwaga:

W nowoczesnym interfejsie użytkownika wstążka jest zastąpiona paskiem menu. Takie same funkcje są dostępne poprzez pasek menu:

MEnu

Wstążka/menu składa się z pięciu ikon:

  • Wyślij do podpisania
  • Stan umowy
  • Szablon biblioteki
  • Zarządzaj umowami
  • Ustawienia

Pierwsze cztery to czynności używane regularnie do tworzenia i wysyłania umów.

Ostatnia ikona, Ustawienia, służy do definiowania osobistego szablonu umowy. Po definiowaniu ustawień prawdopodobnie nie wrócisz już do tej strony, o ile konieczne nie będzie dostosowanie szablonu.  Zacznijmy więc od niej.


Określ ustawienia osobiste.

Ustawienia osobiste umożliwiają zdefiniowanie domyślnej nazwy i wiadomości umowy dla wszystkich umów wysyłanych z serwera SharePoint za pomocą aplikacji Adobe Sign.

personal_settings

Pole Nazwa umowy (maks. 255 znaków) umożliwia wprowadzenie dowolnego ciągu identyfikującego umowę.  Ten ciąg znaków jest umieszczany w wierszu Temat w wiadomości e-mail (zaznaczono poniżej na żółto) do odbiorców, a także w wartości nazwy na stronie Zarządzaj. Wybranie niepowtarzalnej i rozpoznawalnej nazwy umowy pomoże odbiorcom lepiej zidentyfikować wiadomość e-mail i usprawni wyszukiwanie umowy w razie potrzeby.

Pole Wiadomość umowy to zwykłe pole tekstowe, w którym możesz wprowadzić dowolne komentarze lub instrukcje (zaznaczono poniżej na zielono). Komunikat pojawi się w wiadomości e-mail z prośbą o podpisanie wysłanej do wszystkich odbiorców i nie powinien być używany jako osobiste notatki dołączane dla każdego odbiorcy.

email pair-rebranded


Szablony dokumentów list niestandardowych

Tuż pod polami domyślnej nazwy i wiadomości umowy znajdują się dwa ustawienia, które określają sposób dołączania dokumentów podczas wysyłania umowy z listy.

Zachowanie domyślne to zezwolenie nadawcy na wybranie dokumentu z narzędzia SharePoint.

Użytkownik ma dwie dostępne opcje zmiany domyślnego zachowania:

► W przypadku list niestandardowych użyj szablonu dokumentu spoza serwera SharePoint — po włączeniu tej opcji nadawca pomija możliwość dołączenia dokumentu z serwera SharePoint. Zamiast tego użytkownikowi wyświetlane są opcje załączenia plików, określone w systemie Adobe Sign.  Mogą one obejmować jedną lub więcej następujących czynności:

o Dołącz z lokalnego systemu

o Dołącz z biblioteki szablonów Adobe Sign

Attach Files in AS

► W przypadku list niestandardowych zawsze używaj wyznaczonego szablonu dokumentu — po włączeniu tej opcji serwer SharePoint zapamięta załączony plik i załączy go automatycznie do następnej umowy utworzonej z listy, z pominięciem kroku wyboru pliku.  Jest to świetna opcja w przypadku, gdy wielokrotnie używasz tego samego dokumentu.


Wysyłanie umowy

Rozpoczynanie umowy

Wysyłanie umów i uzyskiwanie podpisów to główne zadania usługi Adobe Sign, a w środowisku SharePoint istnieją cztery sposoby rozpoczęcia tego procesu:

  • Wysyłanie ze wstążki lub menu
  • Wysyłanie za pomocą kliknięcia prawym przyciskiem myszy
  • Wysyłanie z List za pomocą wstążki lub menu
  • Wysyłanie z List za pomocą kliknięcia prawym przyciskiem myszy

Wszystkie cztery opcje powodują otworzenie strony konfiguracyjnej, która umożliwia zdefiniowanie odbiorców oraz kolejności podpisywania, jeśli wymagany jest więcej niż jeden podpis.

Uwaga:

Rozmiar dokumentów wysyłanych z programu SharePoint nie może przekraczać 5 MB. 

Jeśli musisz wysłać dokument większy niż 5 MB, możesz przesłać go do biblioteki Adobe Sign (poza integracją SharePoint) i załączyć go z jej poziomu.

Wysyłanie ze wstążki/menu

Wysyłanie ze wstążki jest wykorzystywane, jeżeli chcesz dołączyć wiele dokumentów SharePoint:

1. Wybierz dokumenty do wysłania poprzez kliknięcie symbolu zaznaczenia po lewej stronie nazwy dokumentu.

2. Kliknij kartę ze wstążki w górnej części strony.

3. Kliknij ikonę Wyślij do podpisania.

○ Wszystkie zaznaczone dokumenty zostaną automatycznie załączone.

New List - MEnu
Nowoczesny interfejs

SEnd from Ribbon
Klasyczny interfejs

Wyślij za pomocą kliknięcia prawym przyciskiem myszy

Wywoływane za pomocą kliknięcia prawym przyciskiem myszy umożliwia szybkie wysłanie dokumentu na liście dokumentów, ale załącza tylko jeden plik umowy:

1. Kliknij prawym przyciskiem myszy dokument, który chcesz wysłać do podpisania.

2. Wybierz opcję Zaawansowane z menu podręcznego.

3. Wybierz opcję Wyślij do podpisania z podmenu.

New Library - Right Click
Nowoczesny interfejs

 

Struktura menu klasycznego jest nieco inna:

1. Kliknij wybraną pozycję listy prawym przyciskiem myszy.

2. Wybierz opcję Zaawansowane z menu, a następnie Wyślij do podpisania z podmenu.

Send via rightClick
Klasyczny interfejs

Wysyłanie z list

Wysyłanie z listy można wykonać, używając wstążki lub menu kontekstowego, wyświetlanego po kliknięciu prawym przyciskiem myszy.


Wyślij z List za pomocą wstążki lub menu

1. Kliknij wybraną pozycję listy.

2. Kliknij ikonę Adobe Sign na wstążce lub menu.

3. Wybierz opcję Wyślij do podpisania z menu rozwijanego.

Send From list using Ribbon
Nowoczesny interfejs

Classic List - Ribbon
Klasyczny interfejs

Wyślij z List za pomocą menu kontekstowego wyświetlanego po kliknięciu prawym przyciskiem myszy

1. Kliknij wybraną pozycję listy prawym przyciskiem myszy.

2. Wybierz opcję Wyślij do podpisania z menu.

List select
Nowoczesny interfejs

 

Struktura menu klasycznego jest nieco inna:

1. Kliknij wybraną pozycję listy prawym przyciskiem myszy.

2. Wybierz opcję Zaawansowane z menu, a następnie Wyślij do podpisania z podmenu.

Classic List - Right Click
Klasyczny interfejs

 

Strona zostanie odświeżona do widoku wyboru pliku:

Select File Within Sharepoint-rebranded

 

3. Wybierz plik.

4. Kliknij opcję Dołącz.

 

Jeśli włączono opcję W przypadku list niestandardowych użyj szablonu dokumentu spoza serwera SharePoint, okno załączania plików SharePoint zostanie pominięte, a użytkownik przejdzie bezpośrednio do konfiguracji strony umowy.  W takim przypadku, aby dodać dokumenty do podpisania, konieczne będzie użycie Sekcji plików.

 

Należy zapamiętać dwie ważne funkcje:

► Jeśli wybrano opcję W przypadku list niestandardowych zawsze używaj wyznaczonego szablonu dokumentu, ostatni plik użyty dla tej listy zostanie automatycznie dołączony.

o Jeśli chcesz dołączyć inny plik, wyłącz opcję W przypadku list niestandardowych zawsze używaj wyznaczonego szablonu dokumentu.

► Zwrócony plik PDF z podpisaną kopią (i ewentualnie ścieżką audytu) zostanie dołączony do pozycji listy jako załącznik, a nie dostarczony do nowego folderu.

o Jeśli folder przechowywania dokumentów został określony przez administratora serwera SharePoint, plik PDF zostanie zamiast tego dostarczony do danego folderu.


Skonfiguruj umowę

Po otwarciu nowej umowy zostanie wyświetlona strona konfiguracyjna, którą można przeglądać w czterech odpowiednich dla zadań częściach:

A. Odbiorcy — osoby pracujące nad umową

B. Wiadomość — nazwa i ogólna wiadomość umowy

C. Opcje — opcjonalnie funkcje związane z umową

D. Pliki — faktyczne dokumenty/pliki do podpisania/zatwierdzenia

o Należy pamiętać, że dokument wykorzystany do rozpoczęcia procesu wysyłania zostanie automatycznie dołączony do umowy.

send page


Sekcja Odbiorcy

Każdy odbiorca jest tworzony z pięcioma elementami:

Recipients

A. Indeks podpisywania — ta liczba wskazuje względne umiejscowienie odbiorcy w cyklu podpisywania po wybraniu sekwencyjnego obiegu pracy.

B. Rola — definiuje sposób, w jaki odbiorca może pracować nad dokumentem. Role są przydzielane przez administratora konta, w związku z tym nie wszystkie poniższe opcje mogą być widoczne dla użytkownika:

○ Sygnatariusze (domyślne) — odbiorcy, którzy powinni złożyć przynajmniej jeden podpis.

○ Osoby zatwierdzające — odbiorcy, którzy przeglądają i zatwierdzają dokument, ale nie muszą składać wiążących podpisów.

○ Osoby akceptujące — mechanicznie osoby akceptujące działają w taki sam sposób, jak osoby zatwierdzające, z tą główną różnicą, że raport kontroli rozpoznaje je jako osoby akceptujące umowę, a nie zatwierdzające dokument.

○ Certyfikowani odbiorcy — certyfikowani odbiorcy nie mogą mieć żadnych przypisanych pól formularza. Podczas procesu podpisywania zostaną proszeni o oddelegowanie, odrzucenie lub akceptację umowy.

○ Osoby wypełniające — rola stworzona specjalnie dla klientów, którzy muszą wypełnić formularz podczas procesu podpisywania, ale nie posiadają systemów do systematycznego tworzenia dokumentów niestandardowych lub kopiowania zawartości pól z bazy danych do formularza.

○ Osoby delegujące — rola osoby delegującej jest przeznaczona dla obiegów pracy, w których dana osoba musi wybrać kolejną osobę podpisującą lub zatwierdzającą dokument. Dla każdej innej roli istnieje wersja Delegator.

C. Adres e-mail — kto jest odbiorcą? Musi to być osobisty adres e-mail.

○ Dodaj mnie — nadawca może dołączyć siebie samego do cyklu podpisywania, klikając łącze Dodaj mnie w prawym górnym rogu sekcji Odbiorcy.

○ Dodaj grupę odbiorców — czasami odbiorcą w cyklu podpisywania może być jedna z kilku osób. Na przykład, jeśli potrzebujesz podpisu osoby z zespołu prawnego, ale może to być dowolna z pięciu osób. Grupa odbiorców umożliwia nadawcy wymienienie na liście wszystkich pięciu możliwych sygnatariuszy, przy czym wymagany będzie podpis tylko jednej osoby z pięciu. (Patrz odbiorca 3 na rysunku powyżej)

D. Proces weryfikacji — w jaki sposób odbiorca będzie uwierzytelniany?

○ Adres e-mail (domyślnie) — uwierzytelnianie w oparciu o dostęp do poczty e-mail.

○ Hasło — wygenerowane przez nadawcę hasło alfa/numeryczne, które należy przekazać odbiorcy innym kanałem.

○ Media społecznościowe — uwierzytelnianie poprzez inne portale społecznościowe, takie jak Facebook czy LinkedIn.

○ KBA (tylko na terenie USA) — uwierzytelnianie w oparciu o wiedzę wymaga od odbiorcy wpisania swojego numeru ubezpieczenia społecznego, a następnie odpowiedzi na kilka wygenerowanych, nietypowych pytań na podstawie publicznych baz danych.

○ Telefon — wymaga podania przez nadawcę numeru telefonu odbiorcy, dzięki czemu będzie mu można wysłać kod SMS, gdy potrzebny będzie jego podpis.

E. Wiadomość prywatna (opcjonalnie) — nadawca może przekazać każdemu odbiorcy indywidualne instrukcje, które pojawiają się, gdy odbiorca wyświetli umowę. Opcja ta musi zostać włączona przez Administratora konta w interfejsie użytkownika usługi Adobe Sign.

 

Łącze Pokaż odbiorców DW tuż poniżej listy odbiorców wyświetla pole, w którym można wprowadzić adresy e-mail, do wiadomości (DW), do których zostanie przesłana kopia umowy bez możliwości jej modyfikowania.

Uwaga:

Aby zmienić kolejność odbiorców, uporządkuj ich, klikając i przeciągając, a numery indeksów zostaną odpowiednio dostosowane.

Tuż nad listą odbiorców znajduje się przełącznik proszący o wybranie podstawowej kolejności podpisywania w obiegu pracy:

○ Gdy opcja Finalizuj w kolejności jest włączona (patrz wyżej), odbiorcy będą indeksowani, a sekwencyjny proces podpisywania przechodzi z jednego kroku do następnego.

○ Gdy opcja Finalizuj w dowolnej kolejności jest włączona, użytkownicy nie są numerowani i mogą składać podpisy równolegle.

Complete in any order


Sekcja Wiadomość

Sekcja Wiadomość zawiera dwa pola, które mogą znacznie zwiększyć skuteczność, a jeśli skonfigurowano osobisty szablon, te pola są automatycznie wypełniane zdefiniowanymi wartościami.

Pole Nazwa umowy umożliwia wprowadzenie dowolnego ciągu identyfikującego umowę.

Pole Wiadomość umowy to zwykłe pole tekstowe, w którym możesz wprowadzić dowolne komentarze lub instrukcje.

Uwaga:

Wartości te mogą być edytowane do momentu wysłania umowy.


Sekcja Opcje

Sekcja Opcje umożliwia lepszą kontrolę nad dokumentem po jego wysłaniu:

► Ochrona hasłem — wymagaj od odbiorców wprowadzenia hasła, które umożliwi otwarcie i wyświetlenie podpisanego pliku PDF.  To hasło jest definiowane przez nadawcę i przekazywane innym kanałem. Usługa Adobe Sign nie przechowuje tego hasła, dlatego należy je zapamiętać!

PDF password

► Termin sfinalizowania — kliknij pole Data sfinalizowania, aby wyświetlić interfejs kalendarza. Wybierz dzień, w którym umowa wygasa i nie można już jej wypełnić. Aby ta funkcja była dostępna, opcja Wygaśnięcie dokumentu musi zostać włączona przez administratora konta.

NEw Complete date- Marked

► Ustaw przypomnienie — ustaw częstotliwość przypomnień (raz dziennie lub raz na tydzień), które będą wysyłane do momentu sfinalizowania umowy. Informowani będą tylko bieżący odbiorcy.

Set Reminder

►Typy podpisów — ta opcja określa oczekiwany proces podpisywania:

Elektroniczny ta opcja próbuje zebrać podpisy cyfrowe od wszystkich sygnatariuszy umowy.

Odręczny — gdy potrzebny jest fizyczny podpis, ta opcja wyświetli monit o wydrukowanie dokumentu przez sygnatariuszy, fizyczne złożenie podpisu, a następnie przesłanie go z powrotem do systemu Adobe Sign. (Instrukcje dostarczane sygnatariuszom w momencie otworzenia przez nich umowy) Aby obieg pracy podpisu odręcznego był dostępny, musi zostać włączony przez administratora konta.

Sig Type

► Język odbiorcy — wybierz język, którego chcesz użyć w wiadomościach e-mail wysyłanych do odbiorców oraz podczas korzystania z funkcji podpisywania.

o To ustawienie definiuje również widoczne szablony wiadomości, jeśli twoje konto jest skonfigurowane do korzystania z tych funkcji.

Recip Language


Sekcja Pliki

Jeśli twoje konto SharePoint zezwala na dokumenty zewnętrzne, sekcja Pliki znajduje się w miejscu dołączania dokumentów do transakcji. Jeśli rozpoczęto proces z dokumentem SharePoint, plik ten powinien już być załączony.

Adobe Sign połączy wszystkie dokumenty w jeden plik PDF do podpisania i utworzy ten plik PDF w oparciu o kolejność, w jakiej dokumenty zostały wymienione na liście. Kolejność dokumentów można zmienić, klikając i przeciągając poszczególny dokument na nową pozycję listy.

Pliki można dołączać z biblioteki Adobe Sign lub przesyłać z lokalnego systemu za pomocą wyszukiwania plików lub przeciągając je i upuszczając.

Dozwolone typy plików: Word, Excel, PowerPoint, WordPerfect, PDF, JPG, GIF, TIF, PNG, BMP, TXT, RTF, HTML.

Attach Files in AS - Copy


Wyświetl podgląd i dodaj pola podpisu

Tuż pod listą Plików znajduje się pole wyboru Wyświetl podgląd i dodaj pola podpisu.  Ta opcja pozwala otwierać przesłane dokumenty i w razie potrzeby umieszczać w nich pola formularza.

Jeśli nie używasz zaprojektowanych szablonów, należy umieścić przynajmniej pola podpisu. Dostępnych jest wiele innych pól, których w razie potrzeby można używać do tworzenia złożonych formularzy.

Uwaga:

W przypadku braku pól podpisu usługa Adobe Sign automatycznie doda stronę do umowy i umieści na tej stronie blok podpisu dla każdego sygnatariusza.


Śledzenie umów

Uwaga:

  • Po sfinalizowaniu umowy (podpisaniu lub zatwierdzeniu) nazwa umowy staje się łączem, które po kliknięciu wyświetla wypełniony dokument.
  • Jeśli umowa nie jest w stanie końcowym (podpisana, anulowana/odrzucona, wygasła), opcja Odśwież jest wyłączona.
  • Jeśli umowa nie jest w stanie końcowym, opcja Usuń jest wyłączona.


Stan umowy

Po wysłaniu umowy najlepiej jest śledzić jej postęp na stronie Stanu umowy, do której można przejść za pomocą ikony stanu umowy na wstążce usługi Adobe Sign..

Ribbon - Agreement Status

 

Wszystkie wysłane umowy można łatwo wyszukać przy pomocy dokumentu lub listy usługi SharePoint w następujący sposób:

1. Znajdź i wybierz dokument/pozycję listy do wyszukania.

○ Można wybrać wielu dokumentów.

2. Kliknij opcję Stan umowy (na wstążce lub w menu kontekstowym wyświetlanym po kliknięciu prawym przyciskiem myszy).

Agreement Status List-rebranded

Jeśli nie wybierzesz określonych dokumentów ani pozycji listy do wyszukiwania, usługa SharePoint zwróci wyniki ze wszystkich dokumentów/list z biblioteki lub listy, które zostały zainicjowane przez użytkownika.

Jeśli użytkownik kliknie ikonę stanu umowy na wstążce na stronie głównej, usługa SharePoint zwróci wyniki ze wszystkich dokumentów zainicjowanych przez tego użytkownika w obrębie całej kolekcji witryn.

Uwaga:

Na stronę Stan Umowy może zostać zwrócone maksymalnie 5000 rekordów. Jeśli wyniki wyszukiwania przekraczają 5000 rekordów, skorzystaj z opcji Zarządzaj umowami.


Filtrowanie

Aby filtrować umowy w widoku, można użyć pola wyszukiwania, które znajduje się w prawym górnym rogu strony.  To pola wyszukiwania wyszukuje dowolny rdzeń ciągu w dowolnych polach i zwraca wszystkie zgodne wyniki:

Status one line


Odświeżanie stanu umowy

Kolumna daleko po prawej stronie tabeli stanu umowy to operacja „Odśwież”, która aktywnie wysyła zapytanie do usługi Adobe Sign o zaktualizowanie stanu umowy.  

Uwaga:

Serwer SharePoint automatycznie aktualizuje wszystkie umowy w normalnym cyklu pracy. Operacja Odśwież pozwala na aktualizowanie danej umowę niezależnie od tego cyklu.


Usuwanie rekordu umowy

Ostatnia ikona w prawej części strony Stanu umowy to ikona Usuń.  Ta operacja powoduje usunięcie rekordu umowy w SharePoint, ale nie powoduje anulowania ani usunięcia Umowy w usłudze Adobe Sign.  Tej operację należy używać ostrożnie, ponieważ nie można jej cofnąć.


Podpisane dokumenty

W zależności od konfiguracji przechowywania podpisanych umów przez administratora SharePoint podpisane dokumenty (i ewentualnie ścieżki audytu) są wypychane do następujących miejsc:

► Folder globalny — przy tej konfiguracji wszystkie wypełnione dokumenty znajdują się w tym folderze.

► Nowy folder „Podpisane umowy” w bibliotece źródłowej — jeśli nie określono folderu globalnego, nowy folder o nazwie „Podpisane umowy” zostanie utworzony w bibliotece Dokument, z której umowa została utworzona/wysłana. W przypadku wszystkich wypełnionych umów wysyłanych z tej samej biblioteki, wypełnione pliki PDF są zwracane do tego samego folderu Podpisane umowy.

► Dołączane do pozycji listy — jeśli użytkownik wyśle umowę z pozycji listy, załączniki są wyświetlane na liście.


Zarządzanie umowami

Ikona Zarządzaj umowami otwiera inny widok umów powiązanych z użytkownikiem, zawierający więcej funkcji.  Podczas gdy strona Stan umowy wyświetla prosty widok wszystkich umów z opcją aktualizacji ich stanu, widok zarządzania umowami oferuje szerszy wgląd w umowy i dodatkowe opcje modyfikowania ich właściwości.

Ribbon - Manage Agreements


Struktura strony Zarządzaj

Strona Zarządzaj zawiera dużo osadzonych funkcji W celu uproszczenia można ją podzielić na cztery obszary funkcjonalne:

A. Filtry umów

B. Lista umów

C. Metadane umów

D. Narzędzia umów

Manage page Whole

Filtry umów

W górnej części strony znajdują się cztery narzędzia ułatwiające wyszukiwanie konkretnych umów poprzez filtrowanie list poniżej. Listy rozwijane są dynamicznie wypełniane na podstawie załadowanych umów na listach. Są to:

► Filtruj wg nazwy lub firmy — jest to lista wszystkich nazw oraz firm wprowadzonych w polu sygnatariuszy w umowach. Wybranie dowolnego elementu na liście spowoduje przefiltrowanie wszystkich pozostałych umów.

► Filtruj według stanu dokumentu — ta lista powoduje zwinięcie wszystkich sekcji list oprócz wybranej.

► Filtruj wg właściciela dokumentu — jest to opcja szczególnie przydatna przy wyświetlaniu umów innych użytkowników usługi Adobe Sign, która ogranicza listy tak, aby wyświetlały tylko umowy z wybranym właścicielem (nadawcą).

Pole tekstowe daleko po prawej stronie umożliwia wyszukanie dowolnego ciągu znaków będącego nazwą odbiorcy, firmy, adresem e-mail lub nazwą dokumentu.

 

Listy umów

Główna część strony zawiera listę umów, z którymi powiązany jest użytkownik.  Wszystkie umowy, z którymi powiązany jest użytkownik (tj. adres e-mail, za pomocą które loguje się do usługi Adobe Sign) znajdują się na tej liście. Nie tylko umowy wydane przez użytkownika, ale też wszelkie umowy, które zostały do niego wysłane w celu podpisania/zatwierdzenia oraz te, które zostały wysłane do jego wiadomości.

Lista jest podzielona na zwijane sekcje informujące o stanie umowy. Zaczynając od góry:

► Oczekujące na zatwierdzenie/podpis — te umowy znajdują się na górze listy, ponieważ wszystkie oczekują na wykonanie operacji.

► Wersje robocze — te umowy zostały utworzone do momentu wysłania do środowiska tworzenia, ale nigdy nie zostały wysłane do podpisania.

o Kliknij łącze Edytuj, aby otworzyć dokument w środowisku tworzenia i ukończyć proces wysyłania.

► Wysłane do podpisania — te umowy są w trakcie procesu podpisywania i oczekują na podpisanie/zatwierdzenie przez inne osoby.

► Podpisane — w pełni sfinalizowane/wypełnione umowy.

► Anulowane/Odrzucone — wszystkie umowy, które zostały anulowane lub odrzucone przez odbiorcę z dowolnego powodu.

► Zarchiwizowane — pliki, które zostały przesłane do systemu Adobe Sign w celu przechowania. Te dokumenty nie są częścią wiążącego procesu podpisywania zarządzanego przez usługę Adobe Sign.

► Szablony bibliotek — wszystkie szablon utworzone przez użytkownika lub udostępnione mu przez inną osobę w grupie/koncie.

o Możliwość edycji szablonu jest zarezerwowana dla właściciela (autora) szablonu.

o Kliknięcie łącza wysyłania spowoduje uruchomienie nowej umowy z już dołączonym szablonem.

► Widżet — lista wszystkich Widżetów utworzonych przez użytkownika.

o Użyj łącza pobierania kodu, aby wyświetlić adres URL, kod HTML lub kod JavaScript.

Nagłówki w górnej części list po pojedynczym kliknięciu sortują zawartość w każdej sekcji. Ponowne ich kliknięcie odwraca porządek sortowania.

Poszczególne rekordy zawierają następujące informacje:

Manage page record

Nazwa — wartość nazwy zawiera nazwę lub adres e-mail pierwszego odbiorcy, który nie jest nadawcą.

o Adres e-mail jest używany, gdy odbiorca nigdy nie podpisywał dokumentu za pośrednictwem systemu Adobe Sign.

o Po wprowadzeniu wartości nazwy podczas procesu składania podpisu adres e-mail zostanie zastąpiony nazwą.

Firma — jeśli pierwszy odbiorca wprowadził nazwę firmy za pomocą pola podpisu lub po zalogowaniu się i zaktualizowaniu profilu, ta wartość zostanie wprowadzona tutaj.

o Jeśli umowy nie będą zawierać pól Nazwa firmy, ta kolumna pozostanie w dużej mierze pusta.

Tytuł dokumentu — jest to nazwa umowy.

Ikony wskazujące — dostępne są cztery ikony informujące o dodatkowych elementach sterujących:

Notatki — ikona dymku wskazuje, że do umowy dołączono notatki, która może wyświetlić, klikając kartę Notatki w sekcji narzędzi.

Przypomnienia — ikona dzwonka wskazuje, że dla umowy zostało ustawione co najmniej jedno przypomnienie, które można wyświetlić, klikając kartę Przypomnienia w sekcji narzędzi.

Ochrona hasłem — ikona kłódki wskazuje, że dokument jest chroniony hasłem przed przeglądaniem.

Zawartość pola — ta znajdująca się tylko na Podpisanych umowach ikona otwiera plik CSV zawierający wszystkie dane z pól zebrane z danego dokumentu.

Data — wyświetla datę ostatniej modyfikacji, tj. datę ostatniej aktualizacji dokumentu przez zdarzenie wysyłania lub podpisywania/zatwierdzania.

 

Metadane umów

Po wybraniu dowolnej umowy z listy metadane dla tej umowy będą wyświetlane w tym mniejszym panelu.  Zawiera on następujące dane:

Manage MEtadata

► Nazwa umowy — nazwa nadana umowie podczas jej tworzenia.

Modyfikuj umowę — jeśli umowę można modyfikować, obok jej nazwy pojawi się opcja Modyfikuj umowę.

► Od — nadawca umowy (i nazwa jego firmy, jeśli znana).

► Do — pierwszy sygnatariusz umowy (i nazwa jego firmy, jeśli znana).

► Data — datownik ostatniej modyfikacji umowy.

► Stan — bieżący status funkcjonalny umowy.

Łącze Zastąp sygnatariusza — jeśli umowa zezwala nadawcy na zmianę bieżącego sygnatariusza, łącze pojawi się pod Stanem. Opcja ta jest przydatna, gdy wysłano umowę na nieprawidłowy adres e-mail lub bieżący sygnatariusz jest niedostępny.

Prześlij podpisaną kopię — jeśli pozwalają na to ustawienia konta, łącze do przesyłania podpisanego dokument pojawi się pod Stanem.  Jest to przydatne w rzadkich sytuacjach, gdy ktoś wydrukuje dokument, podpisze go, a następnie odeśle go z powrotem.

► Wiadomość — oryginalny komunikat wprowadzony w polu Wiadomość.

► Data wygaśnięcia — to pole wyświetla datę automatycznego anulowania umowy.

Dodaj/Edytuj — jeśli twoje konto jest skonfigurowane tak, aby zezwalać na datę wygaśnięcia, dostępne będzie łącze służące do dodawania lub edycji daty wygaśnięcia umowy.

 

Narzędzia umów

Panel Narzędzia umów umożliwia dostęp do kilku elementów sterujących, pozwalających na lepsze zarządzanie lub zrozumienie umów.

Manage Tools Panel

► Wyświetl — powoduje wyświetlenie miniatury umowy w swoim obecnym stanie.

► Udostępnij — użytkownik udostępniający dokument za pomocą tej funkcji zostaje poproszony o podanie adresu e-mail oraz wiadomości, a następnie wysłanie na ten adres kopii umowy w swoim obecnym stanie oraz dodanie dokumentu do karty Zarządzaj wyznaczonego adresu e-mail.

► Ochrona — ta opcja, dostępna tylko jeśli dokument nie został jeszcze sfinalizowany, umożliwia ustawienie zabezpieczenia dokumentu przed przeglądaniem po wysłaniu umowy.

► Przypomnij — przypomnienia mogą zostać utworzone lub usunięte po wysyłaniu umowy za pomocą tego panelu. Ponadto przypomnienie można wysłać w czasie rzeczywistym lub w określonym dniu.

► Historia — ta karta zawiera listę obejmującą wszystkie wydarzenia zarejestrowane dla danej umowy, zaczynając od zdarzenia wysłania, a kończąc z zdarzeniu złożenia końcowego podpisu.

Raport kontroli — to łącze generuje raport w formacie PDF dotyczący historii umowy, w tym dokładnych parametrów, jak adres IP dla każdego zdarzenia.

► Notatki — do każdej umowy można dodać osobistą notatkę. Ta notatka będzie widoczna tylko dla użytkownika, który ja utworzył i nie będzie udostępniona żadnemu innemu użytkownikowi ani sygnatariuszowi.


Szybkie łącza do typowych zadań

Poniżej przedstawiono materiały referencyjna dla najczęściej używanych zadań wraz z dokładnym przeglądem strony zarządzania oraz najważniejszych funkcji.


Szablony biblioteki (dokumenty)

Ikona Szablonów biblioteki na wstążce Adobe Sign umożliwia wysłanie dokumentu SharePoint do środowiska tworzenia treści Adobe Sign, w którym można umieszczać pola formularza, a następnie zapisanie formularza z udostępnionymi polami w bibliotece Adobe Sign.

Uwaga:

Oryginalny dokument na serwerze SharePoint nie zostanie zmieniony.  Nowy szablon dokumentu istnieje tylko w systemie Adobe Sign i musi zostać dołączony poprzez opcję Biblioteki dokumentów w sekcji Plików umowy.

Aby wyświetlić szablon dokumentu:

1. Kliknij dokument, z którego chcesz utworzyć szablon.

2. Kliknij ikonę szablonu biblioteki na wstążce (lub kliknij prawym przyciskiem myszy i wybierz z menu).

○ Zostanie otworzone środowisko tworzenia dokumentów Adobe Sign, wyświetlając cały dokument.

3. Umieść w dokumencie wymagane pola.

○ Jeśli utworzysz szablon, który wymaga wprowadzania danych/podpisów od dwóch osób, umieść wszystkie pola dla pierwszego odbiorcy.  Następnie zmień pole Odbiorcy na Uczestnik 2, a następnie umieść pola dla drugiego sygnatariusza.

Uwaga: podczas tworzenia szablonu w środowisku Tworzenia dokumentów można utworzyć dokument dla maksymalnie 99 odbiorców. Aby wstawić Uczestnika 3+, kliknij opcję Dodaj nowego uczestnika w górnej części listy uczestników.

Select Recipient

4. Po zakończeniu pracy nad szablonem kliknij przycisk Zapisz znajdujący się w prawym dolnym rogu.

○ Spowoduje to zapisanie szablonu w bibliotece Adobe Sign.  


Dodatek Adobe Sign zawiera dwie funkcje automatyzacji, które może skonfigurować administrator serwera SharePoint. Jeśli poniższa funkcjonalność jest przydatna w Twoim przypadku, skontaktuj się z administratorem serwera SharePoint, aby omówić najlepszy sposób jej używania.


Przechowywanie dokumentów dotyczących podpisanych umów w obrębie całej witryny

Administratorzy mogą skonfigurować jeden centralny folder, w którym będą przechowywane wszystkie podpisane umowy (i opcjonalnie powiązane ścieżki audytu). Są to między innymi dokumenty z Bibliotek oraz z List.

Jeśli centralny folder dla podpisanych dokumentów nie został zdefiniowany, wszystkie podpisane umowy zostaną przekazane z powrotem do biblioteki dokumentów, z której zostały wysłane.

W bibliotece zostanie utworzony nowy folder o nazwie „Podpisane umowy”.

W przypadku umów wysłanych z list podpisana umowa w formacie PDF (i potencjalnie ścieżki audytu) zostanie dołączona do pozycji Lista.


Scalanie szablonu pola

Adobe Sign obsługuje koncept tworzenia dokumentów z polami, które mogą być zapełnione przez listy SharePoint. 

Ponadto można utworzyć szablony, które będą aktualizować zawartość List zawartością pól, przechwyconą z podpisanej umowy.

Ta zawartość jest licencjonowana na warunkach licencji Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported License  Posty z serwisów Twitter™ i Facebook nie są objęte licencją Creative Commons.

Informacje prawne   |   Zasady prywatności online