Funkcje Historia i Raport kontroli w Adobe Sign są dostępne dla wszystkich użytkowników systemu. Każda umowa powiązana z użytkownikiem ma swoją historię i powiązany raport kontroli.
Uwaga:
poniższy artykuł zawiera instrukcje dotyczące nowego formatu strony.
Kliknij tutaj, aby zapoznać się z tym samym procesem w klasycznym układzie strony.


Omówienie

Każda umowa w Adobe Sign przechodzi przez serię „kamieni milowych”, które określają przebieg transakcji.

Te kamienie milowe mogą obejmować takie wydarzenia jak:

  • Tworzenie dokumentu
  • Modyfikacje wysłanej transakcji
  • Wysyłanie e-maili do odbiorców
  • Wyświetlanie e-maili przez odbiorców
  • Delegowanie uprawnień odbiorcy
  • Dodawanie do umów podpisów/zatwierdzeń
  • Zmiana statusu umowy na Ukończona/Odrzucona/Anulowana

 

Kamienie milowe są rejestrowane w dwóch formatach o podobnej zawartości, która jednak służy innym celom:

Lista Aktywność zawiera krótkie podsumowanie bieżącego statusu transakcji wyświetlane w ramach aplikacji Adobe Sign.

  • Lista aktywności zawiera minimalną ilość informacji określających zdarzenie, użytkownika/odbiorcę (identyfikowanego za pomocą adresu e-mail), który zarejestrował zdarzenie, oraz znacznik czasu/daty zdarzenia (dostosowany do strefy czasowej odbiorcy w oparciu o lokalne ustawienia systemu).
  • Każde zdarzenie, które zmienia dokument (np. modyfikacja, działanie odbiorcy) zawiera łącze, które prezentuje dokument bezpośrednio po tym zdarzeniu.
  • Zakres zdarzeń uwzględnianych na liście aktywności obejmuje całą transakcję. W rezultacie można zobaczyć informacje, które nie są zawarte w raporcie kontroli (który jest raczej ograniczony do interakcji z dokumentem).
    • Gdy transakcja jest nadal „w realizacji”, na dole listy aktywności wyświetlana jest lista przewidywanych odbiorców pozostających w obiegu umowy.
    • Przechowywanie i elektroniczna archiwizacja zdarzeń, które mają miejsce po ukończeniu dokumentu
  • Lista aktywności stanowi element umowy i ulega zniszczeniu pod wpływem konkretnych działań związanych z usuwaniem umów (np. związanych z RODO). Jeśli umowa zostanie usunięta z konta użytkownika z dowolnego powodu, zawartość historii w widoku tego elementu zostanie utracona i nie będzie można jej odzyskać.
Lista aktywności
Raporty kontroli zawierają te same kamienie milowe co panel Historia, ale zawierają też dodatkowe informacje, w tym:
  • adres IP systemu rejestrującego zdarzenie,
  • identyfikator transakcji autorytatywnego dokumentu na serwerze Adobe Sign.
audit_report

Raporty kontroli mają być autorytatywnymi dokumentami, które określają sposób manipulowania dokumentem od momentu jego utworzenia do momentu jego całkowitego ukończenia. Mogą być zapisywane jako pliki PDF lub drukowane na potrzeby wewnętrznych procesów.

  • Kluczową różnicą jest to, że raport kontroli pokazuje wszystkie zdarzenia znormalizowane do strefy czasowej GMT (w porównaniu z czasem lokalnym wyświetlanym na karcie Historia).  Pozwala to uniknąć nieporozumień wśród audytorów dokonujących przeglądu transakcji użytkowników znajdujących się w wielu strefach czasowych.
  • Format daty jest ustawiony na RRRR-MM-DD.
  • Raporty kontroli są przechowywane niezależnie od obiektów umowy wyświetlanych na karcie Zarządzaj w aplikacji internetowej. Usunięcie obiektu ze strony zarządzania nie powoduje usunięcia raportu kontroli.

 

Raport kontroli składa się z dwóch części:

  • Raport „okresowy” — opracowany w trakcie realizacji transakcji raport kontroli generowany na podstawie zdarzeń zarejestrowanych w związku z umową w momencie składania wniosku. Z założenia ten raport jest niekompletny i może ulec zmianie, gdy następny odbiorca zarejestruje zdarzenie.

Raporty okresowe są wyraźnie oznaczone na górze raportu, aby nie zostały błędnie zinterpretowane jako dokumenty końcowe po zapisaniu/wydrukowaniu.

interim_report
  • Raport „końcowy” — gdy umowa osiągnie ostateczny stan (Podpisano, Anulowano, Odrzucono lub Wygasła), generowany jest ostateczny raport kontroli, który zostaje zapisany. Żadne dalsze zdarzenia, które mają miejsce w związku z transakcją (np. archiwizacja), nie mogą zostać dodane do raportu.  Powstaje pełny raport z wydarzeń, które doprowadziły do podpisania dokumentu.
final_audit_report


Korzystanie

Listę aktywności można wyświetlić na stronie Zarządzaj , klikając łącze Aktywność znajdujące się u dołu wśród opcji po prawej stronie.

Aktywność

 

Dostęp do raportu kontroli można uzyskać na karcie Zarządzaj

Wybierz umowę i kliknij opcję Pobierz raport kontroli

Pobierz raport kontroli


Włączanie i wyłączanie

Panel Historia i raporty kontroli są domyślnie włączone dla wszystkich użytkowników i nie można ich wyłączyć.

 


Opcje konfiguracji

Raporty kontroli zawierają w interfejsie użytkownika trzy elementy sterujące, które regulują dostęp do raportu, i jedno ustawienie interfejsu API:

  • Dołącz raport kontroli do e-maila Podpisano i zarchiwizowano.
  • Załącz bieżący raport kontroli do dokumentów po pobraniu ze strony Zarządzaj.
  • Zezwalaj na dostęp do raportu kontroli za pośrednictwem strony weryfikacji transakcji.
  • Dołącz raport kontroli za pośrednictwem interfejsu API po wywołaniu funkcji getLatestDocument.


Dołącz raport kontroli do e-maila Podpisano i zarchiwizowano

Narzędzia sterowania można znaleźć na stronie Ustawienia globalne (Ustawienia grupowe dla dostosowań na poziomie grupy)

Ta opcja jest domyślnie ustawiona na „Wszyscy” i może być skonfigurowana na poziomie konta lub grupy.

Pytanie, które należy zadać, brzmi: „Kto powinien otrzymać raport kontroli z e-mailem „Podpisano i zarchiwizowano”?

Dostępne są następujące opcje:

  • Nigdy — nikt nie dostaje raportu kontroli
  • Tylko nadawca — tylko nadawca umowy otrzyma raport kontroli w załączniku
  • Wszyscy (domyślnie) — wszyscy uczestnicy otrzymają raport kontroli

Jeśli raport kontroli ma zostać dołączony do e-maila, jest łączony z umową w jednym pliku PDF.


Załącz bieżący raport kontroli do dokumentów po pobraniu ze strony Zarządzaj

Ta opcja jest domyślnie wyłączona i może zostać włączona lub wyłączona na poziomie konta lub grupy.

Narzędzia sterowania można znaleźć na stronie Ustawienia globalne (Ustawienia grupowe dla dostosowań na poziomie grupy)

Po jej włączeniu wszystkie dokumenty pobrane przez użytkownika ze strony Zarządzaj będą zawierać raport kontroli jako część umowy w pliku PDF.

Pobieranie na stronie Zarządzaj


Zezwalaj na dostęp do raportu kontroli za pośrednictwem strony weryfikacji transakcji

Ta opcja jest domyślnie wyłączona i może zostać włączona lub wyłączona na poziomie konta lub grupy.

Narzędzia sterowania można znaleźć na stronie Ustawienia globalne (Ustawienia grupowe dla dostosowań na poziomie grupy)

Po włączeniu tej opcji raport kontroli jest dostępny na stronie weryfikatora dla każdego użytkownika, który ma identyfikator transakcji umowy.

viewable_audit_reportenabled


Dołącz raport kontroli za pośrednictwem interfejsu API po wywołaniu funkcji getLatestDocument

Możliwe jest automatyczne dołączenie raportu kontroli do dowolnego pobranego dokumentu za pomocą wywołania getLatestDocument.

Opcja ta domyślnie ma wartość Fałsz.

Ustawienie musi zostać włączone przez menedżera ds. sukcesu klienta i dotyczy wszystkich instancji połączenia.

Do dokumentów, które są wciąż przetwarzane, zostanie dołączony raport okresowy.

Ta zawartość jest licencjonowana na warunkach licencji Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported License  Posty z serwisów Twitter™ i Facebook nie są objęte licencją Creative Commons.

Informacje prawne   |   Zasady prywatności online