Opis ogólny

Integracja Adobe Sign dla serwera Microsoft SharePoint zapewnia zintegrowane rozwiązanie do tworzenia, wysyłania, śledzenia i zarządzania podpisami elektronicznymi.

Ta dokumentacja została opracowana dla instancji Microsoft Online serwera SharePoint (zwanego dalej w niniejszym podręczniku „SharePoint”) i jest przeznaczona do użytku jako podręcznik obsługi dodatku z perspektywy użytkownika końcowego. Przewodnik instalacji można znaleźć tutaj.

To rozwiązanie zostało opracowane jako dodatek dla serwera SharePoint i zapewnia następujące opcje:

  • wysyłanie umowy z biblioteki dokumentów SharePoint lub listy do podpisania;
  • możliwość wysyłania dokumentów do pojedynczego odbiorcy lub grupy odbiorców z biblioteki dokumentów SharePoint lub niestandardowych list SharePoint;
  • mapowanie danych z list SharePoint oraz z bibliotek dokumentów do dokumentów przez mapowanie scalające, gdy dokumenty zostaną wysłane do podpisania;
  • mapowanie danych z pól podpisanej umowy do kolumn tekstowych na listach SharePoint oraz bibliotek dokumentów przy użyciu mapowania danych, gdy dokument został podpisany i jego status został automatycznie lub ręcznie odświeżony poprzez stronę Stan umowy;
  • archiwizacja wszystkich podpisanych umów w ramach SharePoint;
  • możliwość dodawania strony Zarządzaj Adobe Sign jako części strony internetowej SharePoint, której użytkownicy SharePoint mogą używać do śledzenia i aktualizacji umów.


Obsługiwane przeglądarki

Obsługiwane są przeglądarki Chrome, Firefox i Safari.

Uwaga:

Sesje przeglądarek typu prywatnego/incognito nie są obsługiwane.


Internet Explorer 11 i nowsze wersje (w tym Edge).

Aby dodatki SharePoint mogły działać, konieczna jest konfiguracja ustawienia Zaufane witryny w przeglądarkach Internet Explorer/Edge.  Przeglądarka Internet Explorer 10 i jej starsze wersje nie są obsługiwane.

Ponadto użytkownicy przeglądarek IE 11/Edge będą musieli dodatkowo edytować ustawienie Zaufane witryny, aby dodać następujące adresy URL:

  • https://*.microsoftonline.com
  • https://*.sharepoint.com
  • https://*.echosign.com

 

Aby edytować ustawienie Zaufane witryny:

1. Otwórz przeglądarkę IE 11.

► Użytkownicy przeglądarki Edge powinni nacisnąć kombinację klawiszy Windows + S.

2. Kliknij ikonę Narzędzia (koło zębate) i wybierz pozycję Opcje Internetowe z rozwijanego menu.

► Użytkownicy przeglądarki Edge powinni wpisać frazę Opcje internetowe i nacisnąć klawisz Enter.

IE11 Options

3. Zostanie otworzone menu Opcje internetowe. Wybierz kartę Bezpieczeństwo.

4. Kliknij ikonę Zaufane witryny.

5. Kliknij przycisk Witryny.

6. Wprowadź jeden z adresów URL i kliknij przycisk Dodaj.

7. Powtórz tę czynność dla wszystkich powyższych adresów URL.

8. Po zakończeniu zamknij menu Opcje internetowe.

Trusted Sites


Dostęp do funkcji usługi Adobe Sign

Adobe Sign jest dodatkiem instalowanym przez administratora serwera SharePoint. Jako użytkownik możesz zobaczyć kartę Adobe Sign w górnej części witryny SharePoint.

Kliknięcie karty Adobe Sign powoduje wyświetlenie wstążki zawierającej wszystkie dostępne funkcje Adobe Sign.

Ikony wstążki są niedostępne do momentu kliknięcia obszaru witryny Dokument lub Lista albo zaznaczenia dokumentu.  Po kliknięciu obszaru witryny ikony wstążki staną się aktywne.

ribbon

Uwaga:

W nowoczesnym interfejsie użytkownika wstążka jest zastąpiona paskiem menu. Takie same funkcje są dostępne poprzez pasek menu:

MEnu

Wstążka/menu składa się z pięciu ikon:

  • Wyślij do podpisania
  • Stan umowy
  • Szablon biblioteki
  • Zarządzaj umowami
  • Ustawienia

Pierwsze cztery to czynności używane regularnie do tworzenia i wysyłania umów.

Ostatnia ikona, Ustawienia, służy do definiowania osobistego szablonu umowy. Po definiowaniu ustawień prawdopodobnie nie wrócisz już do tej strony, o ile konieczne nie będzie dostosowanie szablonu.  Zacznijmy więc od niej.


Określanie ustawień osobistych

Ustawienia osobiste umożliwiają zdefiniowanie domyślnej nazwy i wiadomości umowy dla wszystkich umów wysyłanych z serwera SharePoint za pomocą aplikacji Adobe Sign.

Uwaga:

Po prawej stronie strony Ustawienia osobiste można znaleźć sekcję Materiały do nauki i pomoc techniczna zawierającą bezpośrednie łącza do tematów podręcznika użytkownika, a także łącza do rozbudowanej zawartości Adobe Sign.

Ustawienia osobiste

Pole Nazwa umowy (maks. 255 znaków) umożliwia wprowadzenie dowolnego ciągu identyfikującego umowę.  Ten ciąg znaków jest umieszczany w wierszu Temat w wiadomości e-mail (zaznaczono poniżej na żółto) do odbiorców, a także w wartości nazwy na stronie Zarządzaj. Wybranie niepowtarzalnej i rozpoznawalnej nazwy umowy pomoże odbiorcom lepiej zidentyfikować wiadomość e-mail i usprawni wyszukiwanie umowy w razie potrzeby.

Pole Wiadomość umowy to zwykłe pole tekstowe, w którym możesz wprowadzić dowolne komentarze lub instrukcje (zaznaczono poniżej na zielono). Komunikat pojawi się w wiadomości e-mail Sprawdź i podpisz wysłanej do wszystkich odbiorców i nie powinien być używany jako osobiste notatki dołączane dla każdego odbiorcy.

Adresy e-mail sygnatariuszy


Szablony dokumentów list niestandardowych

Tuż pod polami domyślnej nazwy i wiadomości umowy znajdują się dwa ustawienia, które określają sposób dołączania dokumentów podczas wysyłania umowy z listy.

Zachowanie domyślne to zezwolenie nadawcy na wybranie dokumentu z narzędzia SharePoint.

Użytkownik ma dwie dostępne opcje zmiany domyślnego zachowania:

► W przypadku list niestandardowych użyj szablonu dokumentu spoza serwera SharePoint — po włączeniu tej opcji nadawca pomija możliwość dołączenia dokumentu z serwera SharePoint. Zamiast tego użytkownikowi wyświetlane są opcje załączenia plików, określone w systemie Adobe Sign.  Mogą one obejmować jedną lub więcej następujących czynności:

o Dołącz z lokalnego systemu

o Dołącz z biblioteki szablonów Adobe Sign

Attach Files in AS

► W przypadku list niestandardowych zawsze używaj wyznaczonego szablonu dokumentu — po włączeniu tej opcji serwer SharePoint zapamięta załączony plik i załączy go automatycznie do następnej umowy utworzonej z listy, z pominięciem kroku wyboru pliku.  Jest to świetna opcja w przypadku, gdy wielokrotnie używasz tego samego dokumentu.


Wysyłanie umowy

Rozpoczynanie umowy

Wysyłanie umów i uzyskiwanie podpisów to główne zadania usługi Adobe Sign, a w środowisku SharePoint istnieją cztery sposoby rozpoczęcia tego procesu:

  • Wysyłanie ze wstążki lub menu
  • Wysyłanie za pomocą kliknięcia prawym przyciskiem myszy
  • Wysyłanie z List za pomocą wstążki lub menu
  • Wysyłanie z List za pomocą kliknięcia prawym przyciskiem myszy

Wszystkie cztery opcje powodują otworzenie strony konfiguracyjnej, która umożliwia zdefiniowanie odbiorców oraz kolejności podpisywania, jeśli wymagany jest więcej niż jeden podpis.

Uwaga:

Rozmiar dokumentów wysyłanych z programu SharePoint nie może przekraczać 10 MB. 

Jeśli musisz wysłać dokument większy niż 10 MB, możesz przesłać go do biblioteki Adobe Sign (poza integracją SharePoint) i załączyć go z jej poziomu.

Wysyłanie ze wstążki/menu

Wysyłanie ze wstążki jest wykorzystywane, jeżeli chcesz dołączyć wiele dokumentów SharePoint:

1. Wybierz dokumenty do wysłania poprzez kliknięcie symbolu zaznaczenia po lewej stronie nazwy dokumentu.

2. Kliknij kartę ze wstążki w górnej części strony.

3. Kliknij ikonę Wyślij do podpisania.

○ Wszystkie zaznaczone dokumenty zostaną automatycznie załączone.

New List - MEnu
Nowoczesny interfejs

SEnd from Ribbon
Klasyczny interfejs

Wyślij za pomocą kliknięcia prawym przyciskiem myszy

Wywoływane za pomocą kliknięcia prawym przyciskiem myszy umożliwia szybkie wysłanie dokumentu na liście dokumentów, ale załącza tylko jeden plik umowy:

1. Kliknij prawym przyciskiem myszy dokument, który chcesz wysłać do podpisania.

2. Wybierz opcję Zaawansowane z menu podręcznego.

3. Wybierz opcję Wyślij do podpisania z podmenu.

New Library - Right Click
Nowoczesny interfejs

 

Struktura menu klasycznego jest nieco inna:

1. Kliknij wybraną pozycję listy prawym przyciskiem myszy.

2. Wybierz opcję Zaawansowane z menu, a następnie Wyślij do podpisania z podmenu.

Send via rightClick
Klasyczny interfejs

Wysyłanie z list

Wysyłanie z listy można wykonać, używając wstążki lub menu kontekstowego, wyświetlanego po kliknięciu prawym przyciskiem myszy.


Wyślij z List za pomocą wstążki lub menu

1. Kliknij wybraną pozycję listy.

2. Kliknij ikonę Adobe Sign na wstążce lub menu.

3. Wybierz opcję Wyślij do podpisania z menu rozwijanego.

Send From list using Ribbon
Nowoczesny interfejs

Classic List - Ribbon
Klasyczny interfejs

Wyślij z List za pomocą menu kontekstowego wyświetlanego po kliknięciu prawym przyciskiem myszy

1. Kliknij wybraną pozycję listy prawym przyciskiem myszy.

2. Wybierz opcję Wyślij do podpisania z menu.

List select
Nowoczesny interfejs

 

Struktura menu klasycznego jest nieco inna:

1. Kliknij wybraną pozycję listy prawym przyciskiem myszy.

2. Wybierz opcję Zaawansowane z menu, a następnie Wyślij do podpisania z podmenu.

Classic List - Right Click
Klasyczny interfejs

 

Strona zostanie odświeżona do widoku wyboru pliku:

Wybierz Plik w programie Sharepoint

 

3. Wybierz plik.

4. Kliknij opcję Dołącz.

 

Jeśli włączono opcję W przypadku list niestandardowych użyj szablonu dokumentu spoza serwera SharePoint, okno załączania plików SharePoint zostanie pominięte, a użytkownik przejdzie bezpośrednio do konfiguracji strony umowy.  W takim przypadku, aby dodać dokumenty do podpisania, konieczne będzie użycie Sekcji plików.

 

Należy zapamiętać dwie ważne funkcje:

► Jeśli wybrano opcję W przypadku list niestandardowych zawsze używaj wyznaczonego szablonu dokumentu, ostatni plik użyty dla tej listy zostanie automatycznie dołączony.

o Jeśli chcesz dołączyć inny plik, wyłącz opcję W przypadku list niestandardowych zawsze używaj wyznaczonego szablonu dokumentu.

► Zwrócony plik PDF z podpisaną kopią (i ewentualnie ścieżką audytu) zostanie dołączony do pozycji listy jako załącznik, a nie dostarczony do nowego folderu.

o Jeśli folder przechowywania dokumentów został określony przez administratora serwera SharePoint, plik PDF zostanie zamiast tego dostarczony do danego folderu.


Konfiguracja umowy

Po otwarciu nowej umowy zostanie wyświetlona strona konfiguracyjna, którą można przeglądać w czterech odpowiednich dla zadań częściach:

A. Odbiorcy — osoby pracujące nad umową

B. Wiadomość — nazwa i ogólna wiadomość umowy

C. Opcje — opcjonalnie funkcje związane z umową

D. Pliki — faktyczne dokumenty/pliki do podpisania/zatwierdzenia

o Należy pamiętać, że dokument wykorzystany do rozpoczęcia procesu wysyłania zostanie automatycznie dołączony do umowy.

send page


Sekcja Odbiorcy

Każdy odbiorca jest tworzony z pięcioma elementami:

Recipients

A. Indeks podpisywania — ta liczba wskazuje względne umiejscowienie odbiorcy w cyklu podpisywania po wybraniu sekwencyjnego obiegu pracy.

B. Rola — definiuje sposób, w jaki odbiorca może pracować nad dokumentem. Role są przydzielane przez administratora konta, w związku z tym nie wszystkie poniższe opcje mogą być widoczne dla użytkownika:

○ Sygnatariusze (domyślne) — odbiorcy, którzy powinni złożyć przynajmniej jeden podpis.

○ Osoby zatwierdzające — odbiorcy, którzy przeglądają i zatwierdzają dokument, ale nie muszą składać wiążących podpisów.

○ Osoby akceptujące — mechanicznie osoby akceptujące działają w taki sam sposób, jak osoby zatwierdzające, z tą główną różnicą, że raport kontroli rozpoznaje je jako osoby akceptujące umowę, a nie zatwierdzające dokument.

○ Certyfikowani odbiorcy — certyfikowani odbiorcy nie mogą mieć żadnych przypisanych pól formularza. Podczas procesu podpisywania zostaną proszeni o oddelegowanie, odrzucenie lub akceptację umowy.

○ Osoby wypełniające — rola stworzona specjalnie dla klientów, którzy muszą wypełnić formularz podczas procesu podpisywania, ale nie posiadają systemów do systematycznego tworzenia dokumentów niestandardowych lub kopiowania zawartości pól z bazy danych do formularza.

○ Osoby delegujące — rola osoby delegującej jest przeznaczona dla obiegów pracy, w których dana osoba musi wybrać kolejną osobę podpisującą lub zatwierdzającą dokument. Dla każdej innej roli istnieje wersja Delegator.

C. Adres e-mail — kto jest odbiorcą? Musi to być osobisty adres e-mail.

○ Dodaj mnie — nadawca może dołączyć siebie samego do cyklu podpisywania, klikając łącze Dodaj mnie w prawym górnym rogu sekcji Odbiorcy.

○ Dodaj grupę odbiorców — czasami odbiorcą w cyklu podpisywania może być jedna z kilku osób. Na przykład, jeśli potrzebujesz podpisu osoby z zespołu prawnego, ale może to być dowolna z pięciu osób. Grupa odbiorców umożliwia nadawcy wymienienie na liście wszystkich pięciu możliwych sygnatariuszy, przy czym wymagany będzie podpis tylko jednej osoby z pięciu. (Patrz odbiorca 3 na rysunku powyżej)

D. Proces weryfikacji — w jaki sposób odbiorca będzie uwierzytelniany?

○ Adres e-mail (domyślnie) — uwierzytelnianie w oparciu o dostęp do poczty e-mail.

○ Hasło — wygenerowane przez nadawcę hasło alfa/numeryczne, które należy przekazać odbiorcy innym kanałem.

○ Media społecznościowe — uwierzytelnianie poprzez inne portale społecznościowe, takie jak Facebook czy LinkedIn.

○ KBA (tylko na terenie USA) — uwierzytelnianie w oparciu o wiedzę wymaga od odbiorcy wpisania swojego numeru ubezpieczenia społecznego, a następnie odpowiedzi na kilka wygenerowanych, nietypowych pytań na podstawie publicznych baz danych.

○ Telefon — wymaga podania przez nadawcę numeru telefonu odbiorcy, dzięki czemu będzie mu można wysłać kod SMS, gdy potrzebny będzie jego podpis.

E. Wiadomość prywatna (opcjonalnie) — nadawca może przekazać każdemu odbiorcy indywidualne instrukcje, które pojawiają się, gdy odbiorca wyświetli umowę. Opcja ta musi zostać włączona przez Administratora konta w interfejsie użytkownika usługi Adobe Sign.

 

Łącze Pokaż odbiorców DW tuż poniżej listy odbiorców wyświetla pole, w którym można wprowadzić adresy e-mail, do wiadomości (DW), do których zostanie przesłana kopia umowy bez możliwości jej modyfikowania.

Uwaga:

Aby zmienić kolejność odbiorców, uporządkuj ich, klikając i przeciągając, a numery indeksów zostaną odpowiednio dostosowane.

Tuż nad listą odbiorców znajduje się przełącznik proszący o wybranie podstawowej kolejności podpisywania w obiegu pracy:

○ Gdy opcja Finalizuj w kolejności jest włączona (patrz wyżej), odbiorcy będą indeksowani, a sekwencyjny proces podpisywania przechodzi z jednego kroku do następnego.

○ Gdy opcja Finalizuj w dowolnej kolejności jest włączona, użytkownicy nie są numerowani i mogą składać podpisy równolegle.

Complete in any order


Sekcja Wiadomość

Sekcja Wiadomość zawiera dwa pola, które mogą znacznie zwiększyć skuteczność, a jeśli skonfigurowano osobisty szablon, te pola są automatycznie wypełniane zdefiniowanymi wartościami.

Pole Nazwa umowy umożliwia wprowadzenie dowolnego ciągu identyfikującego umowę.

Pole Wiadomość umowy to zwykłe pole tekstowe, w którym możesz wprowadzić dowolne komentarze lub instrukcje.

Uwaga:

Wartości te mogą być edytowane do momentu wysłania umowy.


Sekcja Opcje

Sekcja Opcje umożliwia lepszą kontrolę nad dokumentem po jego wysłaniu:

► Ochrona hasłem — wymagaj od odbiorców wprowadzenia hasła, które umożliwi otwarcie i wyświetlenie podpisanego pliku PDF.  To hasło jest definiowane przez nadawcę i przekazywane innym kanałem. Usługa Adobe Sign nie przechowuje tego hasła, dlatego należy je zapamiętać!

PDF password

► Termin sfinalizowania — kliknij pole Data sfinalizowania, aby wyświetlić interfejs kalendarza. Wybierz dzień, w którym umowa wygasa i nie można już jej wypełnić. Aby ta funkcja była dostępna, opcja Wygaśnięcie dokumentu musi zostać włączona przez administratora konta.

NEw Complete date- Marked

► Ustaw przypomnienie — ustaw częstotliwość przypomnień (raz dziennie lub raz na tydzień), które będą wysyłane do momentu sfinalizowania umowy. Informowani będą tylko bieżący odbiorcy.

Set Reminder

►Typy podpisów — ta opcja określa oczekiwany proces podpisywania:

Elektroniczny ta opcja próbuje zebrać podpisy cyfrowe od wszystkich sygnatariuszy umowy.

Odręczny — gdy potrzebny jest fizyczny podpis, ta opcja wyświetli monit o wydrukowanie dokumentu przez sygnatariuszy, fizyczne złożenie podpisu, a następnie przesłanie go z powrotem do systemu Adobe Sign. (Instrukcje dostarczane sygnatariuszom w momencie otworzenia przez nich umowy) Aby obieg pracy podpisu odręcznego był dostępny, musi zostać włączony przez administratora konta.

Sig Type

► Język odbiorcy — wybierz język, którego chcesz użyć w wiadomościach e-mail wysyłanych do odbiorców oraz podczas korzystania z funkcji podpisywania.

o To ustawienie definiuje również widoczne szablony wiadomości, jeśli twoje konto jest skonfigurowane do korzystania z tych funkcji.

Recip Language


Sekcja Pliki

Jeśli twoje konto SharePoint zezwala na dokumenty zewnętrzne, sekcja Pliki znajduje się w miejscu dołączania dokumentów do transakcji. Jeśli rozpoczęto proces z dokumentem SharePoint, plik ten powinien już być załączony.

Adobe Sign połączy wszystkie dokumenty w jeden plik PDF do podpisania i utworzy ten plik PDF w oparciu o kolejność, w jakiej dokumenty zostały wymienione na liście. Kolejność dokumentów można zmienić, klikając i przeciągając poszczególny dokument na nową pozycję listy.

Pliki można dołączać z biblioteki Adobe Sign lub przesyłać z lokalnego systemu za pomocą wyszukiwania plików lub przeciągając je i upuszczając.

Dozwolone typy plików: Word, Excel, PowerPoint, WordPerfect, PDF, JPG, GIF, TIF, PNG, BMP, TXT, RTF, HTML.

Attach Files in AS - Copy


Wyświetl podgląd i dodaj pola podpisu

Tuż pod listą Plików znajduje się pole wyboru Wyświetl podgląd i dodaj pola podpisu.  Ta opcja pozwala otwierać przesłane dokumenty i w razie potrzeby umieszczać w nich pola formularza.

Jeśli nie używasz zaprojektowanych szablonów, należy umieścić przynajmniej pola podpisu. Dostępnych jest wiele innych pól, których w razie potrzeby można używać do tworzenia złożonych formularzy.

Uwaga:

W przypadku braku pól podpisu usługa Adobe Sign automatycznie doda stronę do umowy i umieści na tej stronie blok podpisu dla każdego sygnatariusza.


Śledzenie umów

Uwaga:

  • Po sfinalizowaniu umowy (podpisaniu lub zatwierdzeniu) nazwa umowy staje się łączem, które po kliknięciu wyświetla wypełniony dokument.
  • Jeśli umowa nie jest w stanie końcowym (podpisana, anulowana/odrzucona, wygasła), opcja Odśwież jest wyłączona.
  • Jeśli umowa nie jest w stanie końcowym, opcja Usuń jest wyłączona.


Stan umowy

Po wysłaniu umowy najlepiej jest śledzić jej postęp na stronie Stanu umowy, do której można przejść za pomocą ikony stanu umowy na wstążce usługi Adobe Sign..

Ribbon - Agreement Status

 

Wszystkie wysłane umowy można łatwo wyszukać przy pomocy dokumentu lub listy usługi SharePoint w następujący sposób:

1. Znajdź i wybierz dokument/pozycję listy do wyszukania.

○ Można wybrać wielu dokumentów.

2. Kliknij opcję Stan umowy (na wstążce lub w menu kontekstowym wyświetlanym po kliknięciu prawym przyciskiem myszy).

Lista stanów umowy

Jeśli nie wybierzesz określonych dokumentów ani pozycji listy do wyszukiwania, usługa SharePoint zwróci wyniki ze wszystkich dokumentów/list z biblioteki lub listy, które zostały zainicjowane przez użytkownika.

Jeśli użytkownik kliknie ikonę stanu umowy na wstążce na stronie głównej, usługa SharePoint zwróci wyniki ze wszystkich dokumentów zainicjowanych przez tego użytkownika w obrębie całej kolekcji witryn.

Uwaga:

Na stronę Stan Umowy może zostać zwrócone maksymalnie 5000 rekordów. Jeśli wyniki wyszukiwania przekraczają 5000 rekordów, skorzystaj z opcji Zarządzaj umowami.


Filtrowanie

Aby filtrować umowy w widoku, można użyć pola wyszukiwania, które znajduje się w prawym górnym rogu strony.  To pola wyszukiwania wyszukuje dowolny rdzeń ciągu w dowolnych polach i zwraca wszystkie zgodne wyniki:

Status one line


Odświeżanie stanu umowy

Kolumna daleko po prawej stronie tabeli stanu umowy to operacja „Odśwież”, która aktywnie wysyła zapytanie do usługi Adobe Sign o zaktualizowanie stanu umowy.  

Uwaga:

Serwer SharePoint automatycznie aktualizuje wszystkie umowy w normalnym cyklu pracy. Operacja Odśwież pozwala na aktualizowanie danej umowę niezależnie od tego cyklu.


Usuwanie rekordu umowy

Ostatnia ikona w prawej części strony Stanu umowy to ikona Usuń.  Ta operacja powoduje usunięcie rekordu umowy w SharePoint, ale nie powoduje anulowania ani usunięcia Umowy w usłudze Adobe Sign.  Tej operację należy używać ostrożnie, ponieważ nie można jej cofnąć.


Podpisane dokumenty

W zależności od konfiguracji przechowywania podpisanych umów przez administratora SharePoint podpisane dokumenty (i ewentualnie ścieżki audytu) są wypychane do następujących miejsc:

► Folder globalny — przy tej konfiguracji wszystkie wypełnione dokumenty znajdują się w tym folderze.

► Nowy folder „Podpisane umowy” w bibliotece źródłowej — jeśli nie określono folderu globalnego, nowy folder o nazwie „Podpisane umowy” zostanie utworzony w bibliotece Dokument, z której umowa została utworzona/wysłana. W przypadku wszystkich wypełnionych umów wysyłanych z tej samej biblioteki, wypełnione pliki PDF są zwracane do tego samego folderu Podpisane umowy.

► Dołączane do pozycji listy — jeśli użytkownik wyśle umowę z pozycji listy, załączniki są wyświetlane na liście.


Zarządzanie umowami

Ikona Zarządzaj umowami otwiera inny widok umów powiązanych z użytkownikiem, zawierający więcej funkcji.  Podczas gdy strona Stan umowy wyświetla prosty widok wszystkich umów z opcją aktualizacji ich stanu, widok zarządzania umowami oferuje szerszy wgląd w umowy i dodatkowe opcje modyfikowania ich właściwości.

Ribbon - Manage Agreements


Struktura strony Zarządzaj

Strona Zarządzaj zawiera dużo osadzonych funkcji. W celu uproszczenia można ją podzielić na trzy obszary funkcjonalne:

A. Zawartość i filtry

B. Lista umów

C. Narzędzia umów

Strona Zarządzaj – widok rozłożony

Filtry zawartości

Strona Zarządzaj ma cztery opcje zawartości/filtrowania:

Twoje umowy to domyślny zestaw danych zawartości na stronie Zarządzaj

  • Po wybraniu opcji Twoje umowy zawartość strony będzie przedstawiać tylko te umowy, które bezpośrednio dotyczą użytkownika (jest nadawcą, sygnatariuszem, stroną DW lub stronę w jawnym udostępnianiu umowy)
  • Konta ze skonfigurowanym udostępnianiem zawartości pomiędzy użytkownikami zobaczą strzałkę w dół obok pozycji Twoje umowy, która umożliwia otworzenie menu wyświetlającego wszystkich użytkowników i grupy, które zostały udostępnione dla konta użytkownika.
    • Wybranie dowolnego użytkownika lub grupy spowoduje uzupełnienie strony Zarządzaj zestawem danych, z którym bezpośrednio związany jest użytkownik lub grupa.

Na stronie Zarządzaj w danym momencie można załadować tylko jeden zestaw danych użytkownika/grupy.

Filtry zawartości strony Zarządzaj

Po lewej stronie znajduje się lista stanów umów, a także trzy typy szablonów. 

Całą zawartość na koncie można posortować w następujących trzech kategoriach:

  • W toku – umowy związane z użytkownikiem, które nadal przechodzą przez cykl składania podpisu.
  • Oczekujące na Ciebie – umowy, które oczekują na Twoje działania.
  • Sfinalizowane – umowy, które pomyślnie przeszły przez cykl składania podpisu.
  • Anulowane – umowy, które zostały porzucone. Porzucone umowy mogą pochodzić z czterech źródeł:
    • nadawca anulował umowę,
    • odbiorca odrzucił swoje działanie,
    • odbiorca nie przeszedł uwierzytelniania,
    • system nie mógł z jakiegoś powodu przetworzyć umowy.
  • Wygasłe – umowy, które nie zostały sfinalizowane przed upłynięciem czasu wygaśnięcia.
  • Wersje robocze – umowy, które zostały częściowo skonfigurowane, ale nie zostały jeszcze wysłane.

Typy szablonów są następujące:

  • Szablony – są to szablony w bibliotece dokumentów.
  • Formularze internetowe – są to formularze online, które można wysłać jako łącza URL lub osadzić na stronach internetowych. Kiedy sygnatariusze uzyskują dostęp do formularza, zostaje utworzona umowa podrzędna, w której przechwytuje się tylko ich podpis na własnej, unikatowej umowie. (przykład: formularz rejestracyjny na stronie internetowej)
  • Mega Sign – szablony funkcji Mega Sign umożliwiają nadawcy sparowanie dokumentu z listą odbiorców. Każdy odbiorca otrzymuje unikatową kopię umowy (tylko dla siebie) do podpisania. (przykład: coroczne szkolenie w zakresie wydatków)

Uwaga:

Podczas wyszukiwania pojawia się nowa opcja na górze kolumny Stan: Wszystkie

Wybranie opcji Wszystkie spowoduje wyświetlenie całej zawartości w jednej tabeli, niezależnie od Stanu umowy.

Filtry stanu strony Zarządzaj

Użyj tekstu i/lub ram czasowych, aby zredukować zestaw danych na stronie Zarządzaj. 

Wyszukiwanie przy użyciu tekstu filtruje umowy, które nie pasują do ciągu wyszukiwania w większości pól metadanych. Parametry wyszukiwania obejmują następujące pola:

  • Imię i nazwisko uczestnika
  • Adres e-mail
  • Tytuł uczestnika
  • Firma uczestnika
  • Nazwa umowy
  • Uwagi dotyczące umowy
  • Wiadomość umowy
  • Wiadomość osobista odbiorcy

Ikona filtrowania otwiera opcję filtrowania zestawu danych wg zakresu dat:

  • Wszystkie daty
  • Ostatnie 24 godziny
  • Ostatnie 7 dni
  • Ostatnie 30 dni
  • Ostatnie 12 miesięcy
  • Niestandardowy zakres dat

Uwaga:

Po wybraniu filtra obok ikony filtrowania zostanie wyświetlony znacznik.  Można kliknąć tylko jeden filtr, aby usunąć go po zwróceniu zestawu danych.

Filtry wyszukiwania strony Zarządzaj

Szybka notatka dotycząca działania wyszukiwania tekstowego:

Jeśli szukasz ciągu: „Zwykła ryba morska”

  • Zapytania nie określają dosłownej wartości ciągu.
  • Wyszukiwanie Adobe Sign dzieli ciąg na tokeny, używając spacji jako separatorów. Przykład ciągu rozbitego na trzy tokeny: Zwykłaryba, i morska.
  • Rozróżnianie wielkich liter zostaje usunięte z tokenów.
  • Następnie wyszukiwanie próbuje znaleźć pełnotekstowe dopasowanie do jakiegokolwiek tokena w dowolnym polu, do którego można wysłać zapytanie.
  • Zwrócony zestaw danych jest sortowany wg daty ostatniej modyfikacji, z najnowszymi wartościami u góry.

Dostępna jest dodatkowa opcja Wyszukaj ukryte treści po kliknięciu ikony filtra.

  • Po wybraniu opcji Wyszukaj ukryte treści w zwróconym zestawie danych zostaną uwzględnione tylko ukryte treści.
Filtrowanie ukrytych treści na stronie Zarządzaj

Lista umów

Lista umów wyświetla poszczególne umowy, które są zgodne z wybraną zawartością. Lista jest zredukowana przez zastosowane filtry.

Dla każdej umowy wyświetlane są następujące informacje:

Odbiorca – obecny odbiorca (jeśli umowa jest przetwarzana) lub pierwszy odbiorca (jeśli umowa wygasła, została sfinalizowana lub anulowana).

  • Nazwa odbiorcy jest wyświetlana, jeśli jest znana. Jeśli Nazwa odbiorcy jest nieznana, wyświetlany jest adres e-mail odbiorcy.

Nadawca – nadawca umowy.

Tytuł – nazwa umowy.

Stan – bieżący stan umowy względem cyklu podpisywania. (W poniższym przykładzie użyto opcji Wszystkie, więc wyświetlane są różne stany).

Data modyfikacji – data ostatniej modyfikacji umowy.

Strona Zarządzaj – lista umów

Domyślna kolejność sortowania umów wykorzystuje ostatnią datę modyfikacji.

Niemniej można kliknąć dowolny nagłówek kolumny, aby posortować zestaw danych wg wartości.

Narzędzia umów

Narzędzia umów są dostępne po kliknięciu dowolnej umowy lub szablonu:

Strona Zarządzaj – narzędzia umów

Pojawia się panel po prawej stronie, w którym znajdują się narzędzia zapewniające dostęp do umowy i możliwości manipulowania umową (lub dokumentem w bibliotece / formularzem internetowym / formularzem Mega Sign):

Wyświetl i podpisz – opcja dostępna tylko w przypadku umów, które mają stan Oczekujące na Ciebie.

Otwórz umowę/szablon/formularz internetowy/formularz Mega Sign – otwiera obiekt w pełnym widoku dokumentu.

  • Umowy przedstawiają bieżący stan umowy, jeśli znajdują się w cyklu podpisywania.
  • Szablony przedstawiają dokumenty bazowe użyte do utworzenia szablonu.

Użyj szablonu – tylko szablony (dokumenty w bibliotece).  Ta opcja rozpoczyna nową umowę z dołączonym szablonem.

Uzyskaj kod – tylko formularze internetowe. Ta opcja otwiera stronę, na której użytkownik może skopiować kod HTML lub kod skryptu formularza internetowego.

Edytuj szablon / formularz internetowy – umożliwia użytkownikowi edycję szablonu.

Przypomnienie – umożliwia użytkownikowi ustawienie przypomnienia dla bieżącego odbiorcy.

Anuluj – anuluje umowę.

Pobierz plik PDF – pobiera kopię PDF umowy w bieżącym stanie.

  • Szablony nadrzędne będą pobierać kopie PDF oryginalnych dokumentów użytych do utworzenia szablonu.

Pobierz raport inspekcji – pobiera raport inspekcji umowy.

Pobierz dane pól formularza – pobiera plik CSV z zawartością pola dla sfinalizowanej umowy.

  • Obiekty szablonów nadrzędnych pobierają plik CSV z zawartością na poziomie pola dla wszystkich umów podrzędnych, które zostały sfinalizowane.

Zmodyfikuj umowę – umożliwia użytkownikowi edytowanie dokumentów umów i/lub pól umieszczonych w dokumencie.

  • Ta opcja jest dostępna tylko do momentu, w którym pierwszy odbiorca podejmie działanie.

Usuń – tylko szablony (dokumenty w bibliotece). Usuwa szablon z systemu. Jest to działanie nieodwołalne.

Ukryj umowę/formularz internetowy/formularz Mega Sign – ukrywa obiekt z widoku użytkownika.  To działanie usuwa obiekt tylko z widoku; nie są wykonywane żadne inne operacje.

Udostępnij – umożliwia użytkownikowi udostępnienie obiektu wyraźnie dla innego użytkownika.  Tego działania nie można cofnąć.

Uwagi – umożliwia użytkownikowi wprowadzenie osobistych uwag do obiektu.

Pobierz poszczególne pliki – umożliwia użytkownikowi pobranie poszczególnych plików, jeśli do utworzenia umowy/szablonu użyto wielu plików.

Wyświetl raport aktywności – tylko formularze Mega Sign. Ta opcja tworzy podsumowanie postępów umów Mega Sign z podziałem listy odbiorców na kategorie dopasowane do stanu podpisywania umowy.

Zastąp aktualnego odbiorcę – opcja dostępna tylko w przypadku umów wysłanych przez użytkownika. Umożliwia użytkownikowi zastąpienie aktualnego odbiorcy umowy.

Aktywność – rozproszona lista zdarzeń, które miały miejsce w związku z umową. Rozpoczyna się od zdarzenia utworzenia, rejestruje wszystkie działania odbiorcy i kończy się stanem Sfinalizowana/Anulowana/Wygasła.


Szybkie łącza do typowych zadań

Poniżej przedstawiono materiały referencyjna dla najczęściej używanych zadań wraz z dokładnym przeglądem strony zarządzania oraz najważniejszych funkcji.


Szablony biblioteki (dokumenty)

Ikona Szablonów biblioteki na wstążce Adobe Sign umożliwia wysłanie dokumentu SharePoint do środowiska tworzenia treści Adobe Sign, w którym można umieszczać pola formularza, a następnie zapisanie formularza z udostępnionymi polami w bibliotece Adobe Sign.

Uwaga:

Oryginalny dokument na serwerze SharePoint nie zostanie zmieniony.  Nowy szablon dokumentu istnieje tylko w systemie Adobe Sign i musi zostać dołączony poprzez opcję Biblioteki dokumentów w sekcji Plików umowy.

Aby wyświetlić szablon dokumentu:

1. Kliknij dokument, z którego chcesz utworzyć szablon.

2. Kliknij ikonę szablonu biblioteki na wstążce (lub kliknij prawym przyciskiem myszy i wybierz z menu).

○ Zostanie otworzone środowisko tworzenia dokumentów Adobe Sign, wyświetlając cały dokument.

3. Umieść w dokumencie wymagane pola.

○ Jeśli utworzysz szablon, który wymaga wprowadzania danych/podpisów od dwóch osób, umieść wszystkie pola dla pierwszego odbiorcy.  Następnie zmień pole Odbiorcy na Uczestnik 2, a następnie umieść pola dla drugiego sygnatariusza.

Uwaga: podczas tworzenia szablonu w środowisku Tworzenia dokumentów można utworzyć dokument dla maksymalnie 99 odbiorców. Aby wstawić Uczestnika 3+, kliknij opcję Dodaj nowego uczestnika w górnej części listy uczestników.

Select Recipient

4. Po zakończeniu pracy nad szablonem kliknij przycisk Zapisz znajdujący się w prawym dolnym rogu.

○ Spowoduje to zapisanie szablonu w bibliotece Adobe Sign.  


Dodatek Adobe Sign zawiera dwie funkcje automatyzacji, które może skonfigurować administrator serwera SharePoint. Jeśli poniższa funkcjonalność jest przydatna w Twoim przypadku, skontaktuj się z administratorem serwera SharePoint, aby omówić najlepszy sposób jej używania.


Przechowywanie dokumentów dotyczących podpisanych umów w obrębie całej witryny

Administratorzy mogą skonfigurować jeden centralny folder, w którym będą przechowywane wszystkie podpisane umowy (i opcjonalnie powiązane ścieżki audytu). Są to między innymi dokumenty z Bibliotek oraz z List.

Jeśli centralny folder dla podpisanych dokumentów nie został zdefiniowany, wszystkie podpisane umowy zostaną przekazane z powrotem do biblioteki dokumentów, z której zostały wysłane.

W bibliotece zostanie utworzony nowy folder o nazwie „Podpisane umowy”.

W przypadku umów wysłanych z list podpisana umowa w formacie PDF (i potencjalnie ścieżki audytu) zostanie dołączona do pozycji Lista.


Scalanie szablonu pola

Adobe Sign obsługuje koncept tworzenia dokumentów z polami, które mogą być zapełnione przez listy SharePoint. 

Ponadto można utworzyć szablony, które będą aktualizować zawartość List zawartością pól, przechwyconą z podpisanej umowy.