Opis ogólny

Integracja Adobe Sign dla Microsoft SharePoint zapewnia zintegrowane rozwiązanie do tworzenia, wysyłania, śledzenia i zarządzania podpisami elektronicznymi. Integracja jest dostępna w przypadku lokalnych wersji programu Microsoft SharePoint 2013 lub 2016. Jest to rozwiązanie farmy Microsoft SharePoint umożliwiające:

  • Dodawanie stron Zarządzaj Adobe Sign jako składników sieciowych SharePoint, za pomocą których użytkownicy SharePoint mogą śledzić i aktualizować umowy
  • Wysyłanie dowolnych dokumentów z biblioteki dokumentów SharePoint do podpisania
  • Wysyłanie dokumentów do jednego odbiorcy lub grupy odbiorców z list SharePoint oraz mapowanie danych z list SharePoint w dokumentach podczas wysyłania do podpisów
  • Archiwizację wszystkich podpisanych umów w ramach SharePoint

W tym dokumencie określenie „umowa” jest używane do opisania transakcji lub dokumentów, które były (lub zostaną) wysłane do podpisania/zatwierdzenia.

„Odbiorca” to ogólne określenie sygnatariusza, osoby zatwierdzającej lub osoby delegującej (czyli jest to każdy, do kogo wysyłasz dokument w celu wykonania jakiejś czynności).

Dla użytkowników, którzy aktualizują poprzednią wersję

Jeśli aktualizujesz poprzednią wersję programu eSign (lub EchoSign) dla SharePoint, pamiętaj, że poprzednio używane domyślne ustawienia szablonu umowy należy ponownie zdefiniować w taki sposób, jak zostało to opisane w części Określanie ustawień osobistych.


Dostęp do funkcji usługi Adobe Sign

Adobe Sign to pakiet rozwiązania farmy, który jest instalowany przez administratora SharePoint. Jako użytkownik możesz zobaczyć kartę Adobe Sign w górnej części witryny SharePoint.

Kliknięcie karty Adobe Sign powoduje wyświetlenie wstążki zawierającej wszystkie dostępne funkcje Adobe Sign.

Obraz ikon Adobe Sign we wstążce

Wstążka składa się z pięciu ikon:

  • Wyślij do podpisania
  • Stan umowy
  • Szablon biblioteki
  • Zarządzaj umowami
  • Ustawienia

Pierwsze cztery to czynności używane regularnie do tworzenia i wysyłania umów.

Ostatnia ikona, Ustawienia, służy do definiowania szablonu umowy. Po zdefiniowaniu ustawień prawdopodobnie nie wrócisz już do tej strony, o ile nie będzie konieczne dostosowanie szablonu.  Zacznijmy więc od niej.


Określanie ustawień osobistych

Ustawienia osobiste umożliwiają zdefiniowanie domyślnej nazwy umowy i wiadomości dla wszystkich umów wysyłanych z programu SharePoint za pomocą aplikacji Adobe Sign.

 

Strona ustawie} Adobe Sign

Pole Nazwa umowy (maks. 255 znaków) umożliwia wprowadzenie dowolnego ciągu identyfikującego umowę.  Ten ciąg znaków jest umieszczany w wierszu Temat w wiadomości e-mail (zaznaczono poniżej na żółto), a także w wartości nazwy na stronie Zarządzaj. Niepowtarzalna i rozpoznawalna nazwa umowy pomoże odbiorcom lepiej zidentyfikować wiadomość e-mail i ułatwi wyszukiwanie (w razie potrzeby).

Pole Wiadomość umowy to zwykłe pole tekstowe, w którym możesz wprowadzić dowolne komentarze lub instrukcje (zaznaczono poniżej na zielono). Komunikat pojawi się w wiadomości e-mail z prośbą o podpisanie wysłanej do wszystkich odbiorców i nie powinien być używany jako osobiste notatki dołączane dla każdego odbiorcy.

Przykład wpływu ustawień osobistych na szablon e-mail


Szablony dokumentów list niestandardowych

Tuż pod polami domyślnej nazwy i wiadomości umowy znajdują się dwa ustawienia, które określają sposób dołączania dokumentów podczas wysyłania umowy z listy.

Zachowanie domyślne to zezwolenie nadawcy na wybranie dokumentu z narzędzia SharePoint.

Użytkownik ma dwie dostępne opcje zmiany domyślnego zachowania:

► W przypadku list niestandardowych użyj szablonu dokumentu spoza SharePoint — po włączeniu tej opcji nadawca pomija możliwość dołączenia dokumentu z programu SharePoint. Zamiast tego użytkownikowi wyświetlane są opcje załączenia plików, określone w systemie Adobe Sign.  Mogą one obejmować jedną lub więcej następujących czynności:

Dołącz z lokalnego systemu

Dołącz z biblioteki szablonów Adobe Sign

 

            Gdy opcja jest wyłączona, zostanie wyświetlony monit o wybranie szablonu dokumentu z listy dokumentów SharePoint.

send_from_list

► W przypadku list niestandardowych zawsze używaj wyznaczonego szablonu dokumentu — po włączeniu tej opcji SharePoint zapamięta załączony plik i załączy go automatycznie do następnej umowy utworzonej z listy, pomijając krok wyboru pliku.  Jest to świetna opcja w przypadku, gdy wielokrotnie używasz tego samego dokumentu.


Wysyłanie umowy

Rozpoczynanie umowy

Wysyłanie umów i uzyskiwanie podpisów to główne funkcje usługi Adobe Sign, a w środowisku SharePoint istnieją trzy sposoby rozpoczęcia tego procesu:

  • Wysyłanie ze wstążki
  • Wysyłanie za pomocą prawego przycisku myszy
  • Wysyłanie z list

Wszystkie trzy opcje powodują otworzenie strony konfiguracyjnej, która umożliwia zdefiniowanie odbiorców oraz kolejności podpisywania, jeśli wymagany jest więcej niż jeden podpis.

Uwaga:

Rozmiar dokumentów wysyłanych z programu SharePoint nie może przekraczać 50 MB. 

Wysyłanie ze wstążki

Wysyłanie ze wstążki przydaje się, jeżeli chcesz dołączyć wiele dokumentów SharePoint:

  1. Wybierz dokumenty do wysłania, klikając symbol zaznaczenia po lewej stronie nazwy dokumentu.
  2. Kliknij kartę ze wstążki w górnej części strony.
    • Wszystkie zaznaczone dokumenty zostaną automatycznie załączone.
  3. Kliknij ikonę Wyślij do podpisania.
Wysyłanie za pomocą ikony Wyślij do podpisania we wstążce

Wysyłanie za pomocą prawego przycisku myszy

Wysyłanie za pomocą prawego przycisku myszy umożliwia szybkie wysłanie dokumentu z listy, ale załącza tylko jeden plik do umowy:

  1. Kliknij prawym przyciskiem myszy dokument, który chcesz wysłać do podpisania.
  2. Wybierz wielokropek (...), aby otworzyć menu kontekstowe.
  3. Wybierz opcję Wyślij do podpisania z menu.
Wysyłanie za pomocą menu kontekstowego prawego przycisku myszy

Wyślij z list

Wysyłanie z listy to taki sam proces, jak wysyłanie dokumentu ze wstążki lub za pomocą prawego przycisku myszy.

istnieją dwie istotne różnice:

  • Żadne dokumenty nie są dołączane automatycznie. W zależności od ustawień osobistych należy wykonać jedną z poniższych czynności:
  • Zwrócony plik PDF z podpisaną kopią (i ewentualnie ścieżką audytu) zostanie dołączony do listy, a nie dostarczony do nowego folderu.
    • Wyjątek stanowi sytuacja, w której folder przechowywania dokumentów został określony przez administratora SharePoint — w takim przypadku plik PDF zostanie zapisany w tym folderze.

Konfiguracja umowy

Po otwarciu nowej umowy zostanie wyświetlona strona konfiguracyjna, którą można przeglądać w czterech odpowiednich dla zadań częściach:

A. Odbiorcy — osoby podpisujące lub zatwierdzające umowę

B. Szczegóły wiadomości — nazwa i ogólna wiadomość umowy

C. Opcje — opcjonalnie funkcje związane z umową

D. Pliki — faktyczne dokumenty/pliki do podpisania/zatwierdzenia

○ Należy pamiętać, że dokument wykorzystany do otworzenia umowy zostanie automatycznie dołączony do umowy.

Definicja strony wysyłania

Sekcja Odbiorcy

W sekcji Odbiorcy przełącznik w górnej części strony prosi o wybranie podstawowej kolejności podpisywania w obiegu pracy:

• Gdy opcja Finalizuj w kolejności jest włączona (patrz poniżej), odbiorcy będą numerowani zgodnie z kolejnością uczestnictwa, a sekwencyjny proces podpisywania będzie przechodzić z jednego kroku do następnego.

○ W ramach sekwencji można określić kroki „zbiorcze”, dzięki którym:

► Podzbiór sygnatariuszy może podpisywać równocześnie (hybrydowy obieg pracy)

► Dowolny członek grupy może złożyć podpis w imieniu całej grupy (grupa odbiorców)

• Gdy opcja Finalizuj w dowolnej kolejności jest włączona, użytkownicy nie są numerowani i mogą składać podpisy równolegle.

Przykład sekcji odbiorcy

Po prawej stronie przełącznika kolejności podpisywania dostępne są dwa łącza:

  • Dodaj mnie — kliknij łącze, aby ustawić siebie jako następnego sygnatariusza w kolejności podpisywania.
  • Dodaj grupę odbiorców — kliknij łącze, aby utworzyć krok „zbiorczy”, w którym możesz określić grupę sygnatariuszy mogących składać podpisy. Możesz np. utworzyć grupę dla działu kadr, w której tylko jedna osoba składa podpisy.

Każdy odbiorca jest tworzony z pięcioma elementami:

Sekcja rozpoznawania poszczególnych odbiorców

A. Krok podpisu — określa, w którym momencie procesu odbiorca otrzymuje dostęp do umowy (gdy włączona jest opcja Finalizacja w kolejności).

B. Rola — definiuje sposób, w jaki odbiorca może pracować nad dokumentem.

○ Sygnatariusze (domyślne) — odbiorcy, którzy powinni złożyć przynajmniej jeden podpis.

○ Osoby zatwierdzające — odbiorcy, którzy przeglądają i zatwierdzają dokument, ale nie muszą składać wiążących podpisów.

○ Osoby delegujące — odbiorcy, którzy nie podpisują ani nie zatwierdzają dokumentów. Delegują oni możliwość podpisania lub zatwierdzenia innej osobie.

C. Adres e-mail — kto jest odbiorcą? Musi to być osobisty adres e-mail.

D. Proces weryfikacji — w jaki sposób odbiorca będzie uwierzytelniany?

○ Adres e-mail (domyślnie) — uwierzytelnianie w oparciu o dostęp do poczty e-mail.

○ Hasło — wygenerowane przez nadawcę hasło alfanumeryczne, które należy przekazać odbiorcy innym kanałem.

○ Media społecznościowe — uwierzytelnianie poprzez inne portale społecznościowe, takie jak Facebook czy LinkedIn.

○ KBA (tylko na terenie USA) — uwierzytelnianie w oparciu o wiedzę wymaga od odbiorcy wpisania swojego numeru ubezpieczenia społecznego, a następnie odpowiedzi na kilka pytań wygenerowanych na podstawie publicznych baz danych.

○ Telefon — wymaga podania przez nadawcę numeru telefonu odbiorcy, dzięki czemu będzie mu można wysłać kod SMS, gdy potrzebny będzie jego podpis.

E. Notatka prywatna (opcjonalnie) — nadawca może przekazać każdemu odbiorcy indywidualne instrukcje, które pojawiają się, gdy odbiorca wyświetli umowę.

Łącze Pokaż odbiorców DW poniżej listy odbiorców wyświetla pole, w którym można wprowadzić adresy e-mail do wiadomości (DW), na które zostanie przesłana kopia umowy bez możliwości podpisania/zatwierdzenia.

 

Hybrydowe obiegi pracy

„Hybrydowy” obieg pracy to przykład sekwencyjnej kolejności podpisywania, gdzie jeden lub więcej kroków podpisywania obejmuje dwóch lub więcej odbiorców, którzy uzyskują dostęp do dokumentu w tym samym czasie. Wszyscy równolegli sygnatariusze muszą uzupełnić swoją część, zanim proces sekwencyjny przejdzie do następnego kroku podpisywania.

Przykładowa lista odbiorców

Na powyższej ilustracji przedstawiony jest przykładowy cykl podpisywania składający się z 3 kroków:

Krok 1 to fclarke@gmail.com. Gdy umowa zostanie wysyłana do podpisu, tylko użytkownik fclarke otrzyma powiadomienie. Gdy fclarke podpisze dokument, przechodzimy do następnego kroku.

Krok 2 to krok hybrydowy. Wszyscy trzej odbiorcy otrzymali taki sam numer (2), co oznacza, że program Adobe Sign poinformuje wszystkich odbiorców w tym samym czasie.  Mogą oni złożyć podpisy w dowolnej kolejności, jednak wszyscy muszą uzupełnić swoją część, zanim cykl podpisywania przejdzie do następnego kroku.

Krok 3 to kolejny indywidualny odbiorca, jednak tym razem jest on określony jako osoba zatwierdzająca (ikona haczyka, a nie końcówka pióra). Gdy odbiorca z „kroku 3” zatwierdzi swoją część, umowa zostaje zakończona — dokument jest sfinalizowany. Wszystkie strony zostaną o tym poinformowane i otrzymają kopię dokumentu w formacie PDF.

Aby stworzyć grupę hybrydową, wprowadź adresy e-mail wszystkich stron, tak jakby byli to indywidualni odbiorcy, a następnie kliknij i przeciągnij pole odbiorcy nad inne pole w grupie hybrydowej. Na ekranie wyświetli się informacja o tworzeniu grupy równoległej.

Ilustracja pokazująca sposób przeciągania i upuszczania pól w celu utworzenia grupy hybrydowej

Grupy odbiorców

Grupy odbiorców są przydatne, gdy konieczny jest podpis organizacji, a nie konkretnej osoby w grupie.  

Przykład grupy odbiorców

Na powyższej ilustracji przedstawiony jest przykładowy cykl podpisywania składający się z 3 kroków:

Krok 1 (JohnDoe) jest sygnatariuszem i zostanie poinformowany o konieczności złożenia podpisu zaraz po wysłaniu dokumentu.  Gdy JohnDoe złoży swój podpis, umowa przejdzie do kroku 2.

Krok 2 to grupa odbiorców osób zatwierdzających o nazwie „HR Group”. Do grupy dodano czterech sygnatariuszy, a każdemu został przydzielony inny proces weryfikacji (przykładowo). Gdy którykolwiek z odbiorców zatwierdzi dokument, umowa przejdzie do trzeciego kroku.

Krok 3 to indywidualny sygnatariusz. W momencie złożenia końcowego podpisu dokument zostaje sfinalizowany. Wszystkie strony zostaną o tym poinformowane i otrzymają kopię dokumentu w formacie PDF.

Aby utworzyć grupę odbiorców, kliknij łącze Dodaj grupę odbiorców w prawym górnym rogu pola odbiorcy. Spowoduje to utworzenie zbioru, w którym należy wprowadzić nazwę grupy oraz potencjalnych odbiorców.

Uwaga:

Wszyscy członkowie grupy odbiorców otrzymają końcową kopię podpisanego dokumentu w formacie PDF, nawet jeśli nie podpisywali dokumentu.


Sekcja Wiadomość

Sekcja Wiadomość zawiera dwa pola, które mogą znacznie zwiększyć skuteczność, a jeśli skonfigurowano osobisty szablon, te pola zostaną automatycznie wypełnione zdefiniowanymi wartościami.

Pole Nazwa umowy umożliwia wprowadzenie dowolnego ciągu identyfikującego umowę.

Uwaga: ta wartość może być edytowana do momentu wysłania umowy.

Pole Wiadomość umowy to zwykłe pole tekstowe, w którym możesz wprowadzić dowolne komentarze lub instrukcje.

  • Jeśli Twoje konto zostało skonfigurowane do używania szablonów wiadomości, łącze dostępu do szablonów jest wyświetlane w prawej górnej części sekcji wiadomości.

Sekcja Opcje

Sekcja Opcje umożliwia lepszą kontrolę nad dokumentem po jego wysłaniu:

  • Ochrona hasłem — wymagaj od odbiorców wprowadzenia hasła, które umożliwi otwarcie i wyświetlenie podpisanego pliku PDF.  To hasło jest definiowane przez nadawcę i przekazywane innym kanałem. Usługa Adobe Sign nie przechowuje tego hasła, dlatego należy je zapamiętać!
  • Termin sfinalizowania — ustaw liczbę dni, po upływie których umowa wygasa i nie można już jej ukończyć.
    •  Termin sfinalizowania będzie widoczny tylko wtedy, jeśli zostanie włączony przez administratora.
  • Ustaw przypomnienie — ustaw częstotliwość przypomnień tak, aby były wysyłane do momentu sfinalizowania umowy. Informowani będą tylko bieżący odbiorcy.
  • Język odbiorcy — wybierz język, którego chcesz używać w wiadomościach e-mail wysyłanych do odbiorców oraz podczas korzystania z funkcji podpisywania.
Ilustracje sekcji Opcje

Sekcja Pliki

W sekcji Pliki można załączyć dokumenty do transakcji. Oryginalny dokument wykorzystany do rozpoczęcia umowy powinien być już załączony.

Adobe Sign połączy wszystkie dokumenty w jeden plik PDF do podpisania i utworzy go na podstawie kolejności dokumentów na liście. Kolejność dokumentów można zmienić, klikając i przeciągając poszczególny dokument na nową pozycję listy.

Pliki można dołączyć z biblioteki Adobe Sign, usługi Dokumenty Google, Box.net lub Dropbox, bądź przesłać je z lokalnego systemu za pomocą funkcji wyszukiwania plików lub metody „przeciągnij i upuść”.

Dozwolone typy plików: Word, Excel, PowerPoint, WordPerfect, PDF, JPG, GIF, TIF, PNG, BMP, TXT, RTF, HTML.

Obraz panelu Wybierz pliki

Wyświetl podgląd i dodaj pola podpisu

Tuż pod listą plików znajduje się pole wyboru Wyświetl podgląd i dodaj pola podpisu.  Ta opcja pozwala otwierać przesłane dokumenty i w razie potrzeby umieszczać w nich pola formularza.

Należy umieścić przynajmniej pola podpisu, jednak dostępnych jest wiele innych pól, których można używać do tworzenia złożonych formularzy.

Uwaga:

Jeśli nie umieszczono żadnego pola podpisu, Adobe Sign automatycznie umieści blok podpisu na dole dokumentu.  Jeśli nie ma na to miejsca, zostanie dodana nowa strona na podpisy.

Śledzenie umów

Stan umowy

Po wysłaniu umowy najlepiej jest śledzić jej postęp na stronie Stan umowy, do której można przejść za pomocą ikony stanu umowy na wstążce usługi Adobe Sign.

Ikona stanu umowy na wstążce

Strona Stan umowy zawiera wszystkie umowy wysłane ze środowiska SharePoint, do przeglądania których masz uprawnienia.

Domyślna kolejność listy to kolejność według daty wysłania — ostatnie umowy znajdują się na górze listy:

Strona stanu umowy

Aby filtrować umowy w widoku, można użyć pola wyszukiwania, które znajduje się w prawym górnym rogu strony.  Pole wyszukiwania umożliwia wyszukanie dowolnego ciągu w polach i zwraca wszystkie wyniki:

Przykład wyszukiwania ciągów

Wyszukiwanie stanu umowy za pomocą dokumentu lub listy

Wszystkie wysłane umowy można łatwo wyszukać przy pomocy dokumentu lub listy SharePoint w następujący sposób:

  1. Znajdź i wybierz dokument / pozycję listy do wyszukania.
  2. Kliknij opcję Stan umowy (na wstążce lub w menu kontekstowym wyświetlanym po kliknięciu prawym przyciskiem myszy).
Wyniki wyszukiwania według dokumentu

Odświeżanie stanu umowy

Kolumna daleko po prawej stronie tabeli stanu umowy to operacja „Odśwież”, która aktywnie wysyła zapytanie do usługi Adobe Sign o zaktualizowanie stanu umowy.  Usługa SharePoint będzie automatycznie i regularnie aktualizować wszystkie umowy oczekujące na działanie ze strony odbiorcy. Operacja Odśwież pozwala na aktualizowanie umowy poza cyklem, gdy konieczne jest poznanie stanu w czasie rzeczywistym.

Usuwanie rekordu umowy

Ostatnia ikona w prawej części strony Stan umowy to ikona Usuń.  Ta operacja spowoduje usunięcie rekordu umowy w SharePoint, ale nie spowoduje anulowania ani usunięcia umowy w usłudze Adobe Sign.  Tej operacji należy używać ostrożnie, ponieważ nie można jej cofnąć.

Uwaga:

  • Po sfinalizowaniu umowy (podpisaniu lub zatwierdzeniu) jej nazwa stanie się łączem, które po kliknięciu wyświetli wypełniony dokument.
  • Jeśli umowa nie jest w stanie końcowym (podpisana, anulowana/odrzucona, wygasła), opcja Odśwież jest wyłączona.
  • Jeśli umowa nie jest w stanie końcowym, opcja Usuń jest wyłączona.


Podpisane dokumenty

W zależności od konfiguracji pakietu Adobe Sign przez administratora SharePoint podpisane dokumenty są wypychane do następujących miejsc:

  • Folder globalny — w przypadku tej konfiguracji wszystkie sfinalizowane dokumenty znajdują się w tym folderze.
  • Nowy folder w bibliotece źródłowej — jeśli nie określono folderu globalnego, nowy folder o nazwie „Podpisane umowy” zostanie utworzony w bibliotece Dokument, z której umowa została utworzona/wysłana. W przypadku wszystkich sfinalizowanych umów wysyłanych z tej samej biblioteki wypełnione pliki PDF są zwracane do tego samego folderu Podpisane umowy.
  • Dołączone do pozycji listy — jeśli użytkownik wyśle umowę z pozycji listy, załączniki są wyświetlane na liście.
Przykład załączania sfinalizowanych dokumentów do listy

Zarządzanie umowami

Ikona Zarządzaj umowami otwiera inny widok umów powiązanych z użytkownikiem, zawierający więcej funkcji.  Podczas gdy strona Stan umowy wyświetla prosty widok wszystkich umów z opcją aktualizacji ich stanu, widok zarządzania umowami oferuje szerszy wgląd w umowy i dodatkowe opcje modyfikowania ich właściwości.

Ikona Zarządzaj umowami na wstążce

Struktura strony Zarządzaj

Strona Zarządzaj zawiera dużo osadzonych funkcji. W celu uproszczenia można ją podzielić na cztery obszary funkcjonalne:

A. Filtry umów

B. Lista umów

C. Metadane umów

D. Narzędzia umów

Widok strony Zarządzaj z podziałem na sekcje

Filtry umów

W górnej części strony znajdują się cztery narzędzia ułatwiające wyszukiwanie konkretnych umów poprzez filtrowanie list poniżej. Listy rozwijane są dynamicznie wypełniane na podstawie załadowanych umów na listach. Są to:

  • Filtruj wg nazwy lub firmy — jest to lista wszystkich nazw oraz firm wprowadzonych w polach sygnatariuszy umów. Wybranie dowolnego elementu na liście spowoduje przefiltrowanie wszystkich pozostałych umów.
  • Filtruj wg stanu dokumentu — ta lista powoduje zwinięcie wszystkich sekcji list oprócz wybranej.
  • Filtruj wg właściciela dokumentu — jest to opcja szczególnie przydatna przy wyświetlaniu umów innych użytkowników usługi Adobe Sign, która ogranicza listy tak, aby wyświetlały tylko umowy wybranego właściciela (nadawcy).

Pole tekstowe daleko po prawej stronie umożliwia wyszukanie dowolnego ciągu znaków będącego nazwą odbiorcy, firmy, adresem e-mail lub nazwą dokumentu.

 

Listy umów

Główna część strony zawiera listę umów, z którymi powiązany jest użytkownik.  Wszystkie umowy, z którymi powiązany jest użytkownik (tj. adres e-mail, za pomocą które loguje się do usługi Adobe Sign) znajdują się na tej liście. Nie tylko umowy wydane przez użytkownika, ale też wszelkie umowy, które zostały do niego wysłane w celu podpisania/zatwierdzenia oraz te, które zostały wysłane do jego wiadomości.

Lista jest podzielona na zwijane sekcje informujące o stanie umowy. Zaczynając od góry:

  • Oczekująca na zatwierdzenie/podpis — te umowy znajdują się na górze listy, ponieważ wszystkie oczekują na wykonanie operacji.
  • Wersja robocza — te umowy zostały utworzone do momentu wysłania do środowiska tworzenia, ale nigdy nie zostały wysłane do podpisania.

○ Kliknij łącze Edytuj, aby otworzyć dokument w środowisku tworzenia i ukończyć proces wysyłania.

  • Wysłana do podpisania — te umowy są w trakcie procesu podpisywania i oczekują na podpisanie/zatwierdzenie przez inne osoby.
  • Podpisana — w pełni sfinalizowane/wypełnione umowy.
  • Anulowana/odrzucona — wszystkie umowy, które zostały anulowane przez Ciebie lub odrzucone przez odbiorcę z dowolnego powodu.
  • Zarchiwizowana — pliki, które zostały przesłane do systemu Adobe Sign. Te dokumenty nie są częścią wiążącego procesu podpisywania zarządzanego przez usługę Adobe Sign.
  • Szablony bibliotek — wszystkie szablon utworzone przez użytkownika lub udostępnione mu przez inną osobę w grupie/koncie.

○ Możliwość edycji szablonu jest zarezerwowana dla właściciela (autora) szablonu.

○ Kliknięcie łącza wysyłania spowoduje rozpoczęcie nowej umowy ze wstępnie dołączonym szablonem.

  • Formularze internetowe— lista wszystkich formularzy internetowych utworzonych przez użytkownika
  • ○ Użyj łącza pobierania kodu, aby wyświetlić adres URL, kod HTML lub kod JavaScript.

Nagłówki w górnej części list po pojedynczym kliknięciu sortują zawartość w każdej sekcji. Ponowne ich kliknięcie odwraca porządek sortowania.

Poszczególne rekordy zawierają następujące informacje:

Przykładowy rekord na stronie Zarządzaj
  • Nazwa — wartość nazwy zawiera nazwę lub adres e-mail pierwszego odbiorcy, który nie jest nadawcą.

○ Adres e-mail jest używany, gdy odbiorca nigdy nie podpisywał dokumentu za pośrednictwem systemu Adobe Sign.

○ Po wprowadzeniu wartości nazwy podczas procesu składania podpisu adres e-mail zostanie zastąpiony nazwą.

  • Firma — jeśli pierwszy odbiorca wprowadził nazwę firmy za pomocą pola podpisu lub po zalogowaniu się i zaktualizowaniu profilu, ta wartość zostanie wprowadzona tutaj.

○ Jeśli umowy nie będą zawierać pól Nazwa firmy, ta kolumna pozostanie w dużej mierze pusta.

  • Tytuł dokumentu — jest to nazwa umowy.
  • Ikony wskazujące — dostępne są cztery ikony informujące o dodatkowych elementach sterujących:

○ Notatki — ikona dymku wskazuje, że do umowy dołączono notatki, które może wyświetlić, klikając kartę Notatki w sekcji narzędzi.

○ Przypomnienia — ikona dzwonka wskazuje, że dla umowy zostało ustawione co najmniej jedno przypomnienie, które można wyświetlić, klikając kartę Przypomnienia w sekcji narzędzi.

○ Ochrona hasłem — ikona kłódki wskazuje, że dokument jest chroniony hasłem przed przeglądaniem.

○ Zawartość pola — ta znajdująca się tylko na podpisanych umowach ikona otwiera plik CSV zawierający wszystkie dane z pól zebrane z danego dokumentu.

  • Data — wyświetla datę ostatniej modyfikacji, tj. datę ostatniej aktualizacji dokumentu przez zdarzenie wysyłania lub podpisywania/zatwierdzania.

 

Metadane umów

Po wybraniu dowolnej umowy z listy metadane dla tej umowy będą wyświetlane w tym mniejszym panelu.  Zawiera on następujące dane:

Panel metadanych umów
  • Nazwa umowy — nazwa nadana umowie podczas jej tworzenia.

○ Modyfikuj umowę — jeśli umowę można modyfikować, obok jej nazwy pojawi się opcja Modyfikuj umowę.

  • Od — nadawca umowy (i nazwa jego firmy, jeśli znana).
  • Do — pierwszy sygnatariusz umowy (i nazwa jego firmy, jeśli znana).
  • Data — datownik ostatniej modyfikacji umowy.
  • Stan — bieżący stan umowy.

○ Łącze Zastąp sygnatariusza — jeśli umowa zezwala nadawcy na zmianę bieżącego sygnatariusza, łącze pojawi się pod stanem. Opcja ta jest przydatna, gdy wysłano umowę na nieprawidłowy adres e-mail lub bieżący sygnatariusz jest niedostępny.

○ Prześlij podpisaną kopię — jeśli pozwalają na to ustawienia konta, łącze do przesłania podpisanego dokument pojawi się pod stanem.  Jest to przydatne w rzadkich sytuacjach, gdy ktoś wydrukuje dokument, podpisze go, a następnie odeśle go z powrotem

  • Wiadomość — oryginalny komunikat wprowadzony w polu Wiadomość
  • Data wygaśnięcia — to pole wyświetla datę automatycznego anulowania umowy.

○ Dodaj/edytuj jeśli Twoje konto jest skonfigurowane tak, aby zezwalać na datę wygaśnięcia, dostępne będzie łącze służące do dodawania lub edycji daty wygaśnięcia umowy.

 

Narzędzia umów

Panel Narzędzia umów umożliwia dostęp do kilku elementów sterujących pozwalających na lepsze zarządzanie umowami oraz zrozumienie ich.

Panel Narzędzia umów
  • Widok — powoduje wyświetlenie miniatury umowy w swoim obecnym stanie.
  • Udostępnij — użytkownik udostępniający dokument za pomocą tej funkcji zostaje poproszony o podanie adresu e-mail oraz wiadomości, a następnie wysłanie na ten adres kopii umowy w obecnym stanie oraz dodanie dokumentu do karty Zarządzaj wyznaczonego adresu e-mail.
  • Ochrona — ta opcja jest dostępna tylko, gdy dokument nie został jeszcze sfinalizowany. Umożliwia ustawienie zabezpieczenia dokumentu przed przeglądaniem po wysłaniu umowy.
  • Przypomnij — przypomnienia mogą zostać utworzone lub usunięte po wysyłaniu umowy za pomocą tego panelu. Ponadto przypomnienie można wysłać w czasie rzeczywistym lub w określonym dniu.
  • Historia — ta karta zawiera listę obejmującą wszystkie wydarzenia zarejestrowane dla danej umowy, zaczynając od zdarzenia wysłania, a kończąc na zdarzeniu złożenia końcowego podpisu.

○ Raport kontroli — to łącze generuje raport w formacie PDF dotyczący historii umowy, w tym dokładnych parametrów, jak adres IP dla każdego zdarzenia.

  • Notatki — do każdej umowy można dodać osobistą notatkę. Ta notatka będzie widoczna tylko dla użytkownika, który ja utworzył i nie będzie udostępniona żadnemu innemu użytkownikowi ani sygnatariuszowi.

Szybkie łącza do typowych zadań

Poniżej przedstawiono materiały referencyjna dla najczęściej używanych zadań wraz z dokładnym przeglądem strony zarządzania oraz najważniejszych funkcji.

Szablony biblioteki (dokumenty)

Ikona szablonów biblioteki na wstążce Adobe Sign umożliwia wysłanie dokumentu SharePoint do środowiska tworzenia treści Adobe Sign, w którym można umieścić pola formularza, a następnie zapisanie formularza z udostępnionymi polami w bibliotece Adobe Sign.

Uwaga:

Oryginalny dokument na serwerze SharePoint nie zostanie zmieniony.  Nowy szablon dokumentu istnieje tylko na stronie Adobe Sign i musi zostać dołączony poprzez opcję Biblioteka dokumentów w sekcji Pliki umowy.

Aby wyświetlić szablon dokumentu:

  1. Kliknij dokument, z którego chcesz utworzyć szablon.
  2. Kliknij ikonę szablonu biblioteki na wstążce (lub kliknij prawym przyciskiem myszy i wybierz z menu).
    • Zostanie otworzone środowisko tworzenia dokumentów Adobe Sign, wyświetlając cały dokument.
  3. Umieść w dokumencie wymagane pola
    • Jeśli tworzysz szablon, który wymaga wprowadzania danych/podpisów od dwóch osób, umieść wszystkie pola dla pierwszego odbiorcy.  Zmień pole Odbiorcy na Uczestnik 2, a następnie umieść pola dla drugiego sygnatariusza / drugiej osoby zatwierdzającej.

Uwaga:

Podczas tworzenia szablonu w środowisku tworzenia dokumentów można utworzyć dokument dla maksymalnie dwóch odbiorców.  Jeśli wymagana liczba odbiorców jest wyższa, konieczne będzie utworzenie dokumentu za pomocą programu Acrobat lub znaczników tekstowych.

Przykład listy odbiorców

4. Po zakończeniu pracy nad szablonem kliknij przycisk Zapisz znajdujący się w prawym dolnym rogu.

• Spowoduje to zapisanie szablonu w bibliotece Adobe Sign.  

 


Kopia PDF do pobrania

Pobierz

Ta zawartość jest licencjonowana na warunkach licencji Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported License  Posty z serwisów Twitter™ i Facebook nie są objęte licencją Creative Commons.

Informacje prawne   |   Zasady prywatności online