Über gemeinsame Überprüfungen ist die Zusammenarbeit im Rahmen von Überprüfungen am besten möglich, da die Teilnehmer die Kommentare von anderen Teilnehmern lesen und beantworten können. Die Kommentare der Teilnehmer werden in einem Repository auf einem internen Server gespeichert. Acrobat synchronisiert die Kommentare in regelmäßigen Abständen und lädt alle aktuellen Änderungen herunter. Die Überprüfer werden über neu hinzugefügte Kommentare benachrichtigt. Außerdem können sie die Kommentare anderer Überprüfer ansehen und beantworten.

Sie können Ihren eigenen internen Server verwenden, z. B. SharePoint-Arbeitsbereiche/Unterwebsites, wenn die Empfänger hinter einer Firewall arbeiten und Zugriff auf einen gemeinsamen Server haben.

SharePoint-basierte gemeinsame Überprüfung mit Acrobat einleiten

Achten Sie vor dem Einleiten einer Überprüfung darauf, dass Sie über eine SharePoint-Site verfügen und die Überprüfer eine Schreibberechtigung für Ihre Site besitzen. Um die gemeinsame Überprüfung zu hosten, führen Sie einen der folgenden Schritte durch:

  • Lassen Sie Acrobat automatisch eine Dokumentbibliothek innerhalb der Unterwebsite Ihres SharePoint-Servers erstellen und konfigurieren.
  • Wählen Sie eine Unterwebsite und die entsprechende Dokumentbibliothek aus, die Sie bereits erstellt und konfiguriert haben.
  1. Öffnen Sie das PDF-Dokument in Acrobat und wählen Sie dann im Fenster Werkzeuge die Option Zur Überprüfung senden.

    Option „Zum Kommentieren senden“ im Fenster „Werkzeuge“
  2. Wählen Sie in der Werkzeugleiste Zum gemeinsamen Kommentieren senden aus.

    Zum gemeinsamen Kommentieren senden
  3. Wählen Sie im Dropdownmenü Kommentare auf meinem internen Server automatisch erfassen aus und klicken Sie dann auf Weiter.

    Option „Kommentare auf meinem internen Server automatisch erfassen“
  4. Wählen Sie SharePoint-Unterwebsite und geben Sie dann die URL Ihrer Unterwebsite auf dem SharePoint-Server an. Klicken Sie auf Weiter.

    SharePoint-Unterwebsite und die zugehörige URL

    Acrobat erstellt und konfiguriert automatisch eine neue Dokumentbibliothek (AcrobatSharedReviews) innerhalb Ihrer Unterwebsite, um die gemeinsame Überprüfung einzuleiten.

    Hinweis:

    Wenn Acrobat die Überprüfung nicht automatisch konfigurieren soll, klicken Sie auf Unterwebsite wählen, um die Dokumentbibliothek auszuwählen, die Sie bereits erstellt und konfiguriert haben.

  5. Wählen Sie die Verteilungsmethode sowie die Art und Weise, wie die Datei nach dem Senden angezeigt werden soll, und klicken Sie anschließend auf Weiter.

    Als Anlage oder Link senden
  6. Um das Profil der gemeinsamen Überprüfung zur späteren Verwendung zu speichern, geben Sie einen Namen an und klicken Sie anschließend auf Weiter oder klicken Sie auf Weiter, um den Standardnamen zu verwenden.

    Profilname
  7. Geben Sie die E-Mail-Adressen aller Überprüfer ein, nehmen Sie die entsprechenden Änderungen am Betreff vor, überprüfen Sie den Termin und klicken Sie dann auf Senden.

    Überprüfer hinzufügen und senden

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