Barrierefreie PDF-Dokumente erstellen

Im Großen und Ganzen umfasst der Prozess der Erstellung barrierefreier PDF-Dateien die folgenden Phasen:

Diese Phasen werden im Folgenden in der Reihenfolge beschrieben, die für die meisten Szenarien geeignet ist. Je nach Einzelfall kann es sinnvoll sein, die Schritte in einer anderen Abfolge auszuführen oder erneut zu durchlaufen. Identifiziere in jedem Fall den Zweck des Dokuments und bestimme dann den geeigneten Workflow. Weitere Informationen zum Erstellen barrierefreier PDF-Dateien findest du in einem Leitfaden zum Erstellen barrierefreier elektronischer Dokumente.

Mache sich über die Barrierefreiheit Gedanken, bevor du mit der Konvertierung in ein PDF-Dokument beginnen

Wenn möglich, solltest du schon bei der Erstellung der Quelldateien in einer Ausgangsanwendung wie einem Textverarbeitungs- oder Seitenlayoutprogramm an die Barrierefreiheit denken.

Zu den typischen Aufgaben, die in der Ausgangsanwendung auszuführen sind, gehören etwa das Hinzufügen von alternativem Text für Grafiken, das Optimieren von Tabellen und das Anwenden von Absatzformaten oder anderen Dokumentstrukturelementen, die in Tags konvertiert werden kannst. Weitere Informationen findest du unter Mit Tags versehene PDF-Dokumente in einer Ausgangsanwendung erstellen.

Füge ausfüllbare Formularfelder und Beschreibungen ein, lege die Tab-Reihenfolge fest.

Wenn dein PDF-Dokument Formularfelder enthält und du Formularfelder erkennen und interaktiv (ausfüllbar) machen möchtest:

Erstelle mit den Formularwerkzeugen ausfüllbare Formularfelder, beispielsweise Schaltflächen, Kontrollkästchen, Popup-Menüs und Textfelder. Gib im Dialogfeld „Eigenschaften“ bei „QuickInfo“ eine Beschreibung ein, wenn du ein Feld erstellst. Dieser Text wird Benutzern von Bildschirmlesehilfen vorgelesen. Weitere Informationen findest du unter Formularfelder erstellen.

Weitere Informationen dazu, wie du einstellen kannst, dass bei der Tab-Reihenfolge die Dokumentstruktur verwendet wird, findest du unter „Navigation bei Formularfeldern festlegen“.

Füge dem PDF-Dokument mehr Ein-/Ausgabehilfe-Elemente hinzu

In Acrobat Pro gehören zu dieser Phase das Festlegen der Dokumentsprache, das Vermeiden von durch Sicherheitseinstellungen verursachten Funktionsbeeinträchtigungen bei Bildschirmlesehilfen, das Erstellen barrierefreier Verknüpfungen und das Hinzufügen von Lesezeichen. Weitere Informationen dazu findest du in den Abschnitten Dokumentsprache festlegen, Konflikte zwischen Sicherheitseinstellungen und Bildschirmlesehilfen verhindern, Barrierefreie Verknüpfungen hinzufügen und Lesezeichen.

In Acrobat Standard gehören zu dieser Phase das Festlegen der Dokumentsprache, das Vermeiden von durch Sicherheitseinstellungen verursachten Funktionsbeeinträchtigungen bei Bildschirmlesehilfen und das Hinzufügen von Lesezeichen. Weitere Informationen dazu findest du in den Abschnitten Dokumentsprache festlegen, Konflikte zwischen Sicherheitseinstellungen und Bildschirmlesehilfen verhindern und Lesezeichen.

Das PDF-Dokument mit Tags versehen

Verbessere die Funktion von Ein-/Ausgabehilfen bei PDF-Dokumenten, indem du in Acrobat Tags hinzufügen. Wenn ein PDF-Dokument keine Tags enthält, versucht Acrobat, automatisch Tags einzufügen, wenn der Benutzer den Text vorlesen lässt oder umfließt. Die Ergebnisse sind dabei jedoch nicht immer optimal. In PDF-Dokumenten mit Tags wird der Inhalt basierend auf der logischen Struktur in einer geeigneten Abfolge an eine Bildschirmlesehilfe oder eine andere unterstützende Software bzw. Hardware übertragen.

Füge einem PDF-Dokument direkt beim Konvertieren aus einer Ausgangsanwendung Tags hinzu, um die besten Ergebnisse zu erzielen. Zu diesen Anwendungen zählen beispielsweise Adobe FrameMaker®, Adobe InDesign®, Microsoft Word oder OpenOffice Writer. Wenn du keinen Zugriff auf eine Ausgangsanwendung zum Erstellen einer PDF-Datei mit Tags hast, kannst du eine PDF-Datei jederzeit mit Hilfe von Acrobat mit Tags versehen.

Wenn ein Dokument während der Konvertierung in das Format PDF mit Tags versehen werden soll, muss die Ausgangsanwendung das Einfügen von PDF-Tags unterstützen. Wenn Tags während der Konvertierung hinzugefügt werden, ist es in der Ausgangsanwendung möglich, Absatzformate oder andere Strukturinformationen aus dem Quelldokument auszuwerten, um eine logische Baumstruktur zu erstellen. Die logische Baumstruktur gibt eine korrekte Leserichtung und geeignete Tag-Hierarchien wieder. Die Struktur komplexer Layouts, beispielsweise mit Tabellen, eng nebeneinander angeordneten Spalten und unregelmäßiger Textausrichtung, lässt sich damit einfacher interpretieren. Während der Konvertierung können außerdem Tags für Verknüpfungen, Querverweise, Lesezeichen und alternativen Text (sofern verfügbar) in der Datei korrekt eingefügt werden.

PDF-Datei automatisch kennzeichnen Dieser Befehl funktioniert bei allen PDF-Dateien, die nicht mit Tags versehen sind, wie beispielsweise bei mit Adobe PDF Printer erstellten PDFs. Acrobat analysiert den Inhalt des PDF-Dokuments, um die einzelnen Seitenelemente, ihre hierarchische Struktur und die beabsichtigte Leserichtung auf jeder Seite zu interpretieren. Anschließend wird eine Tag-Struktur erstellt, die diese Informationen widerspiegelt. Darüber hinaus werden ggf. Tags für Verknüpfungen, Querverweise und Lesezeichen erstellt, die du dem Dokument in Acrobat hinzugefügt hast.

Bei den meisten Standardlayouts werden mit dem Befehl PDF-Datei automatisch kennzeichnen geeignete Tags hinzugefügt. Struktur und Leserichtung komplexer Seitenelemente können jedoch nicht immer korrekt interpretiert werden. Zu diesen Elementen gehören u. a. eng nebeneinander angeordnete Spalten, unregelmäßige Textausrichtungen, nicht ausfüllbare Formularfelder oder Tabellen ohne Rahmen. Wird bei derartigen Seiten der Befehl PDF-Datei automatisch kennzeichnen eingesetzt, kann dies zu falsch kombinierten Elementen oder zu einer falschen Reihenfolge der Tags führen. Dies kann im PDF-Dokument u. U. Probleme bei der Leserichtung verursachen.

Wasserzeichen und Bildschirmlesehilfen

Du kannst einem mit Tags versehenen PDF-Dokument ein Wasserzeichen hinzufügen, ohne das Wasserzeichen in die Tag-Struktur aufzunehmen. Das Ausschließen des Wasserzeichens aus der Tag-Struktur ist sinnvoll, wenn Bildschirmlesehilfen zum Einsatz kommen, da das Wasserzeichen dann nicht als Dokumentinhalt ausgegeben wird.

Die beste Methode zum Einfügen eines Wasserzeichens ohne Beeinträchtigung der Funktion von Bildschirmlesehilfen ist das Einfügen eines nicht mit Tags versehenen PDF-Dokuments für das Wasserzeichen in ein mit Tags versehenes PDF-Dokument.

Beheben von PDF-Tagging-Problemen (Acrobat Pro)

Wenn dir ein mit Tags versehenes PDF-Dokument vorliegt, untersuche es auf Probleme bei der Leserichtung, auf Tag-Fehler sowie auf Fehler im Zusammenhang mit Ein-/Ausgabehilfe-Funktionen und nimm dann die erforderlichen Korrekturen vor.

Unabhängig von der Methode, mit der du dem PDF-Dokument Tags hinzufügst, musst du Acrobat nutzen, um bei komplexen Seitenlayouts oder ungewöhnlichen Seitenelementen Tags und Leserichtung zu bearbeiten. Beispielsweise kann bei Verwendung des Befehls PDF-Datei automatisch kennzeichnen nicht immer zwischen erklärenden Abbildungen und dekorativen Seitenelementen wie Umrandungen, Linien oder Hintergrundbildern unterschieden werden. Derartige Elemente werden u. U. fälschlicherweise mit Tags für Abbildungen versehen. Bei Ausführung dieses Befehls werden möglicherweise auch Grafikzeichen im Text, etwa Initialen (Zierbuchstaben am Absatzanfang), inkorrekt als Abbildungen gekennzeichnet und nicht, wie es sein sollte, in das Tag für den Textblock einbezogen. Diese Fehler können die Tag-Struktur in Unordnung bringen und die Leserichtung, die von Hilfstechnologie herangezogen wird, verkomplizieren.

Wenn du ein Dokument innerhalb von Acrobat mit Tags versehen, wird nach Abschluss der Tag-Zuweisung ein Fehlerbericht erstellt. Anhand dieses Berichts kannst du Tag-Probleme beheben. Mit dem Werkzeug Vollständige Überprüfung/Prüfung der Barrierefreiheit oder Probleme bei der Leserichtung beheben kannst du weitere Probleme im Zusammenhang mit Tags, Leserichtung oder Barrierefreiheit in PDF-Dokumenten ermitteln. Weitere Informationen findest du in den Abschnitten Barrierefreiheit mit der Funktion Vollständige Überprüfung/Prüfung der Barrierefreiheit kontrollieren und Leserichtung prüfen und korrigieren.

Mit Tags versehene PDF-Dokumente aus einer Webseite erstellen

Ein PDF-Dokument, das aus einer Webseite erstellt wurde, ist nur in dem Umfang barrierefrei zugänglich, wie es auch die HTML-Quelldatei ist, auf der das Dokument basiert. Ein Beispiel: Wenn Tabellen für das Layout der Webseite eingesetzt werden, hat der HTML-Code für die Tabellen u. U. nicht dieselbe logische Leserichtung, die ein mit Tags versehenes PDF-Dokument haben müsste, obwohl der HTML-Code zum korrekten Anzeigen aller Elemente in einem Browser ausreichend strukturiert ist.

Je nach Komplexität der Webseite kannst du in Acrobat Pro mit dem Werkzeug Probleme bei der Leserichtung beheben oder durch Bearbeiten der Tag-Struktur in Acrobat umfassende Korrekturen vornehmen.

Wenn aus den von dir erstellten Webseiten PDF-Dokumente erstellt werden sollen, die in größtmöglichem Umfang barrierefrei zugänglich sind, lege zu Beginn im HTML-Code der Webseiten eine logische Leserichtung fest. Um optimale Ergebnisse zu erzielen, solltest du die vom World Wide Web Consortium (W3C) herausgegebenen Web Content Accessibility Guidelines (Richtlinien für barrierefreie Webinhalte) beachten. Weitere Informationen findest du in den Richtlinien auf der W3C-Website.

Mit Tags versehene PDF-Dateien in einem Ausgangstool erstellen

Meist werden PDF-Dateien mit Tags in einer Ausgangsanwendung wie Adobe FrameMaker®, Adobe InDesign oder Microsoft Word erstellt. Auf diese Weise werden Tags effektiver hinzugefügt als in Acrobat.

PDFMaker bietet Konvertierungseinstellungen zum Erstellen von mit Tags versehenen PDF-Dokumenten in Microsoft Excel, PowerPoint und Word.

Weitere Informationen zum Erstellen von barrierefrei zugänglichen PDF-Dokumenten findest du unter www.adobe.com/de/accessibility.

Weitere Informationen findest du in der Dokumentation deiner Ausgangsanwendung.

Tags in zusammengeführten PDF-Dokumenten

Du kannst mehrere Dateien aus verschiedenen Anwendungen in einem Arbeitsschritt zu einem einzelnen PDF-Dokument zusammenführen. Du hast so beispielsweise die Möglichkeit, Textverarbeitungsdateien mit Präsentationen, Tabellenkalkulationen und Webseiten zusammenzuführen. Wähle das Hamburger-Menü (Windows) oder das Menü Datei (macOS) > Erstellen > Dateien auf einer einzigen PDF zusammenführen.

Beim Konvertierungsvorgang öffnet Acrobat jede betroffene Ausgangsanwendung, erstellt ein PDF-Dokument mit Tags und führt die einzelnen PDF-Dokumente in ein mit Tags versehenes PDF-Dokument zusammen.

Während der Konvertierung wird die Dokumentstruktur für das zusammengeführte PDF-Dokument nicht immer korrekt interpretiert, da die Ausgangsdateien häufig in unterschiedlichen Formaten vorliegen. Verwende Acrobat Pro, um eine barrierefreie PDF-Datei aus mehreren Dokumenten zu erstellen.

Wenn du mehrere PDF-Dateien zu einer PDF-Datei mit Tags zusammenführst, empfiehlt es sich, das zusammengeführte Dokument neu mit Tags zu versehen. Beim Zusammenführen von PDF-Dokumenten mit und ohne Tags entsteht ein teilweise mit Tags versehenes PDF-Dokument, das für behinderte Menschen nicht einwandfrei zugänglich ist. Einige Benutzer, etwa diejenigen, die ein Sprachausgabeprogramm verwenden, werden Seiten ohne Tags nicht bemerken. Wenn dir als Ausgangsmaterial PDF-Dokumente mit und ohne Tags vorliegen, versehe die PDF-Dateien, bei denen es erforderlich ist, mit Tags, bevor du fortfahren. Wenn es sich um PDF-Dokumente ohne Tags handelt, füge dem zusammengeführten PDF-Dokument nach dem Einfügen, Ersetzen und Löschen von Seiten Tags hinzu.

Beim Einfügen, Ersetzen und Löschen von Seiten gilt für die Verarbeitung in Acrobat in Bezug auf die Tag-Struktur des zusammengeführten PDF-Dokuments Folgendes:

• Wenn du Seiten in ein PDF-Dokument einfügen, fügt Acrobat die Tags (sofern vorhanden) für die neuen Seiten am Ende der Tag-Struktur ein. Diese Reihenfolge gilt auch dann, wenn du die neuen Seiten am Anfang oder in der Mitte des Dokuments einfügen.

• Wenn du Seiten in einem PDF-Dokument ersetzen, fügt Acrobat die Tags (sofern vorhanden) für die hinzukommenden Seiten am Ende der Tag-Struktur ein. Diese Reihenfolge gilt auch dann, wenn du Seiten am Anfang oder in der Mitte des Dokuments ersetzen. Die Tags (sofern vorhanden) für die ersetzten Seiten werden von Acrobat beibehalten.

• Wenn du Seiten aus einem PDF-Dokument löschen, werden die Tags (sofern vorhanden) für die gelöschten Seiten von Acrobat beibehalten.

Seiten, deren Tags in der logischen Baumstruktur durcheinander angeordnet sind, können bei der Verarbeitung durch eine Bildschirmlesehilfe Probleme verursachen. Sprachausgabeprogramme folgen beim Lesen von Tags der Reihenfolge der Baumstruktur, daher werden die Tags für eine eingefügte Seite möglicherweise erst am Ende der Baumstruktur erreicht. Um dieses Problem zu beheben, ordne die Tag-Struktur in Acrobat Pro neu an. Platziere große Gruppen von Tags in derselben Leserichtung wie die der Seiten. Damit die Notwendigkeit für diesen Schritt entfällt, solltest du so planen, dass du Seiten immer am Ende eines PDF-Dokuments einfügen, das Dokument also vom Anfang zum Ende hin aufbauen. Wenn du beispielsweise ein PDF-Dokument für die Titelseite separat vom Inhalt erstellen, solltest du das PDF-Dokument mit dem Inhalt dem Titelseiten-PDF hinzufügen, selbst wenn das Dokument mit dem Inhalt größer ist. Die Tags für den Inhalt folgen dann auf die Tags für die Titelseite. Es ist nicht erforderlich, die Tags in Acrobat Pro später neu anzuordnen.

Tags von gelöschten oder ersetzten Seiten haben keine Verbindung zu Inhalten im Dokument. Diese Tags bilden letztlich große leere Abschnitte in der Tag-Struktur. Die überflüssigen Tags erhöhen die Dateigröße des Dokuments, verlangsamen die Verarbeitung in Bildschirmlesehilfen und können bei der Sprachausgabe zu verwirrenden Ergebnissen führen. Führe die Tag-Bearbeitung bei der Konvertierung als letzten Schritt aus, um optimale Ergebnisse zu erhalten. Entferne mit Acrobat Pro die Tags von gelöschten Seiten aus der Tag-Struktur.

Weitere Informationen findest du unter Zusammengeführte PDF-Dokumente erstellen.

Werkzeuge zum Erstellen von barrierefreien PDF-Formularen

Adobe bietet mehrere Werkzeuge zum Erstellen von barrierefreien PDF-Formularen an:

Mit diesen Anwendungen kannst du PDF-Formulare mit oder ohne Tags (außer PDF-Formulare, die von Adobe Designer erstellt wurden) öffnen und dann ausfüllbare Formularfelder wie beispielsweise Textfelder, Kontrollkästchen und Schaltflächen hinzufügen. Anschließend kannst du das Formular mit den anderen Werkzeugen der Anwendung barrierefrei gestalten. Füge Formularfeldern Beschreibungen hinzu, versehe Formulare ohne Tags mit Tags, lege die Tab-Reihenfolge fest, ändere Tags und führe die anderen üblichen Aufgaben für die Ein-/Ausgabehilfe von PDF-Dateien durch.

Bei den meisten Ausgangsanwendungen, mit denen du Formulare entwerfen kannst, bleiben die ausfüllbaren Formularfelder bei der PDF-Konvertierung der Dateien nicht erhalten. Verwende die Formularwerkzeuge in Acrobat Pro, um ausfüllbare Formularfelder hinzuzufügen. Darüber hinaus kann die Ausgangsanwendung falsche Tags für die Beschriftungen der Formularfelder generieren, wenn du das Formular im Rahmen der PDF-Konvertierung mit Tags versehen. In einem komplexen Formular könnten die Textbeschriftungen für alle Felder beispielsweise in einer einzigen Zeile erscheinen. Bildschirmlesehilfen können diese Felder dann nicht als einzelne Beschriftungen interpretieren. Das Beheben solcher Probleme mit der Leserichtung kann in Acrobat Pro viel Zeit kosten, um die Beschriftungen wieder zu trennen. In solchen Fällen empfiehlt es sich manchmal, in der Ausgangsanwendung ein PDF-Formular ohne Tags zu erstellen. Anschließend kannst du in Acrobat Pro anhand der Formularwerkzeuge ausfüllbare Formularfelder hinzufügen, bevor du das gesamte Dokument mit Tags versiehst. Einige Formulare sind so unkompliziert, dass du eine PDF-Datei mit Tags in der Ausgangsanwendung erstellen kannst. Führe nach dem Hinzufügen der ausfüllbaren Formularfelder letzte Verbesserungen in Acrobat Pro durch.

Verfahren zum Erstellen von barrierefreien PDF-Formularen

Mit Acrobat kannst du PDF-Formulare mit und ohne Tags öffnen, ausfüllbare Formularfelder einfügen, Feldbeschreibungen und alternativen Text hinzufügen, die Tab-Reihenfolge festlegen und die Formulare mit Tags versehen (falls sie nicht bereits Tags enthalten). Darüber hinaus kannst du die Tags beliebiger PDF-Formulare, die mit Tags versehen sind, mit dem Werkzeug Probleme bei der Leserichtung beheben oder über die Tag-Struktur bearbeiten.

Formular entsprechend der Ein-/Ausgabehilfe entwerfen.

Im Vergleich zu Dokumenten mit einfacher einspaltiger Struktur zeichnen sich Formulare in der Regel durch ein relativ komplexes Layout aus. Inwiefern eine Anwendung ein Formular erfolgreich analysieren und mit Tags versehen kann, hängt größtenteils von der ursprünglichen Formatierung und dem ursprünglichen Layout sowie von den verwendeten Feldtypen ab.

Füge beim Entwerfen eines Formulars Überschriften, Anweisungen und Felder hinzu, in die Benutzer Daten eingeben kannst. Zumindest solltest du jedes Feld beschriften. Darüber hinaus solltest du einige Felder mit besonderen Anweisungen versehen, falls dies notwendig erscheint. Verwende die Grafikwerkzeuge zum Zeichnen von Linien und Rechtecken. Verwende keine Zeichen wie Unterstriche und vertikale Striche, denn diese Textzeichen können zu Problemen bei Bildschirmlesehilfen führen.

Wenn du Beschreibungen zu Formularfeldern hinzufügen, können Bildschirmlesehilfen die Felder für Benutzer interpretieren. Wenn Benutzer von Bildschirmlesehilfen mit der Tabulatortaste zu einem Feld wechseln, wird die Beschreibung laut vorgelesen. Verwende kurze, aber vollständige Beschreibungen. Für ein Vornamenfeld wäre beispielsweise die Beschreibung „Vorname“ geeignet. Verwende keine Anweisungen (z. B. „Vornamen eingeben“) als Beschreibung.

Tab-Reihenfolge eines Formulars festlegen und prüfen.

Dank der vorgegebenen Tab-Reihenfolge für Formularfelder können behinderte Menschen mit der Tastatur in einer logischen Reihenfolge von Feld zu Feld wechseln. Wähle in PDF-Formularen für die Tab-Reihenfolge die Option „Dokumentstruktur verwenden“ aus. Mit den folgenden Tastaturbefehlen kannst du die Tab-Reihenfolge eines Formulars prüfen:

• Tabulatortaste drücken, um zum nächsten Feld zu wechseln

• Umschalt-+Tabulatortaste drücken, um zum vorigen Feld zu wechseln

• Leertaste drücken, um Optionen auszuwählen

• Pfeiltasten drücken, um Optionen oder Listenelemente auszuwählen

Tags zum PDF-Formular hinzufügen und Tag-Probleme korrigieren.

Wenn das PDF-Formular bereits mit Tags versehen ist, füge mit dem Werkzeug Probleme bei der Leserichtung beheben in Acrobat jedem Formularfeld Tags hinzu. Mit diesem Werkzeug kannst du zudem Probleme bei der Leserichtung der Beschriftungen der Formularfelder beheben. Zum Beispiel, wenn du zusammengefügte Feldzeilen in einzelne Felder unterteilen möchtest.