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Daten in PDF-Formularen erfassen und verwalten

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  1. Acrobat-Benutzerhandbuch
  2. Einführung in Acrobat
    1. Über den Desktop, Mobilgeräte und Webbrowser auf Acrobat zugreifen
    2. Neue Funktionen in Acrobat 
    3. Tastaturbefehle
    4. Systemanforderungen
  3. Arbeitsbereich
    1. Grundlagen des Arbeitsbereichs
    2. Öffnen und Anzeigen von PDF-Dateien
      1. PDF-Dateien öffnen
      2. Durch PDF-Seiten blättern
      3. Anzeigen von PDF-Voreinstellungen
      4. PDF-Ansichten anpassen
      5. Miniaturansichtsvorschau von PDF-Dateien aktivieren
      6. PDF in Browser anzeigen
    3. Arbeiten mit Online-Speicherkonten
      1. Über Box auf Dateien zugreifen
      2. Über Dropbox auf Dateien zugreifen
      3. Über OneDrive auf Dateien zugreifen
      4. Über SharePoint auf Dateien zugreifen
      5. Über Google Drive auf Dateien zugreifen
    4. Acrobat und macOS
    5. Acrobat-Benachrichtigungen
    6. Raster, Hilfslinien und Abmessungen in PDF-Dateien
    7. PDF-Dateien in asiatischen Sprachen, Kyrillisch und Sprachen mit Schreibrichtung von rechts nach links
  4. PDF-Dateien erstellen
    1. Überblick über die PDF-Erstellung
    2. Erstellen Sie PDF-Dateien mit Acrobat
    3. PDF-Dateien mit PDFMaker erstellen
    4. Den Adobe PDF-Drucker verwenden
    5. Webseiten in PDF konvertieren
    6. PDF-Dateien erstellen mit Acrobat Distiller
    7. Adobe PDF-Konvertierungseinstellungen
    8. PDF-Schriftarten
  5. Bearbeiten von PDF-Dateien
    1. Text in PDF-Dateien bearbeiten
    2. Bilder oder Objekte in einer PDF-Datei bearbeiten
    3. PDF-Seiten drehen, verschieben, löschen und neu nummerieren
    4. Gescannte PDF-Dokumente bearbeiten
    5. Fotos von Dokumenten optimieren, die mit einer mobilen Kamera aufgenommen wurden
    6. PDF-Dateien optimieren
    7. PDF-Eigenschaften und Metadaten
    8. Verknüpfungen und Anlagen in PDF-Dateien
    9. PDF-Ebenen
    10. Miniaturseiten und Lesezeichen in PDF-Dateien
    11. Aktionsassistent (Acrobat Pro)
    12. In Webseiten konvertierte PDF-Dateien
    13. Einrichten von PDF-Dateien für eine Präsentation
    14. PDF-Artikel
    15. PDF-Dateien mit Geodaten
    16. Anwenden von Aktionen und Skripts auf PDF-Dateien
    17. Standardschriftart zum Hinzufügen von Text ändern
    18. Seiten aus PDF-Dateien löschen
  6. Scannen und OCR
    1. Dokumente in PDF-Dateien scannen
    2. Dokumentfotos verbessern
    3. Fehlerbehebung bei Scannerproblemen beim Scannen mit Acrobat
  7. Formulare
    1. PDF-Formulare – Grundlagen
    2. Formulare in Acrobat neu erstellen
    3. Erstellen und Verteilen von PDF-Formularen
    4. PDF-Formulare ausfüllen
    5. Eigenschaften von PDF-Formularfeldern
    6. Ausfüllen und Signieren von PDF-Formularen
    7. Einstellen von Aktionsschaltflächen in PDF-Formularen
    8. Veröffentlichen von interaktiven Webformularen im PDF-Format
    9. PDF-Formularfelder – Grundlagen
    10. PDF-Barcodeformularfelder
    11. Daten in PDF-Formularen erfassen und verwalten
    12. Info über Formular-Tracker
    13. Hilfe zu PDF-Formularen
    14. PDF-Formulare per E-Mail oder über einen internen Server an Empfänger senden
  8. Dateien zusammenführen
    1. Dateien in einem PDF-Dokument kombinieren oder zusammenführen
    2. PDF-Seiten drehen, verschieben, löschen und neu nummerieren
    3. Kopfzeilen, Fußzeilen und Bates-Nummerierung zu PDF-Dateien hinzufügen
    4. PDF-Seiten zuschneiden
    5. Wasserzeichen zu PDF-Dateien hinzufügen
    6. Hintergründe zu PDF-Dateien hinzufügen
    7. Komponentendateien in einem PDF-Portfolio
    8. PDF-Portfolios veröffentlichen und freigeben
    9. Überblick über PDF-Portfolios
    10. PDF-Portfolios erstellen und anpassen
  9. Freigabe, Überprüfungen und Kommentare
    1. PDF-Dateien online freigeben und verfolgen
    2. Textänderungen markieren
    3. Vorbereitungen für eine PDF-Überprüfung
    4. Starten einer PDF-Überprüfung
    5. Hosten von gemeinsamen Überprüfungen auf SharePoint- und/Office 365-Sites
    6. An der Überprüfung einer PDF teilnehmen
    7. PDF-Dateien Kommentare hinzufügen
    8. Hinzufügen eines Stempels zu einer PDF-Datei
    9. Genehmigungsvorgänge
    10. Verwalten von Kommentaren | Anzeigen, Beantworten, Drucken
    11. Kommentare importieren und exportieren
    12. PDF-Überprüfungen protokollieren und verwalten
  10. Speichern und Exportieren von PDFs
    1. PDF-Dokumente speichern
    2. PDF-Dateien nach Word konvertieren
    3. PDF-Dateien in JPG konvertieren
    4. PDF-Dateien in andere Dateiformate konvertieren oder exportieren
    5. Dateiformatoptionen für PDF-Export
    6. PDF-Inhalte wiederverwenden
  11. Sicherheit
    1. Erweiterte Sicherheitseinstellung für PDF-Dateien
    2. PDF-Dokumente durch Passwörter schützen
    3. Verwalten digitaler IDs
    4. Dokumente durch Zertifikate schützen
    5. Öffnen gesicherter PDF-Dateien
    6. Vertrauliche Inhalte aus PDF-Dateien entfernen
    7. Einrichten von Sicherheitsrichtlinien für PDF-Dateien
    8. Sicherheitsmethode für PDF-Dateien auswählen
    9. Sicherheitswarnungen beim Öffnen eines PDF-Dokuments
    10. Sichern von PDF-Dateien mit dem Adobe Experience Manager
    11. Geschützte Ansicht für PDF-Dateien
    12. Überblick über die Sicherheit in Acrobat und in PDF-Dateien
    13. JavaScript als Sicherheitsrisiko in PDF-Dateien
    14. Anhänge stellen Sicherheitsrisiken dar
    15. Links in PDF-Dateien zulassen oder blockieren
  12. Elektronische Signaturen
    1. PDF-Dokumente signieren
    2. Signatur auf mobilen Endgeräten aufzeichnen und überall verwenden
    3. Dokumente zum e-Signieren senden
    4. Informationen zu zertifikatbasierten Signaturen
    5. Zertifikatbasierte Signaturen
    6. Validieren digitaler Signaturen
    7. Adobe Approved Trust List
    8. Vertrauenswürdige Identitäten verwalten
  13. Drucken
    1. Grundlegende Druckaufgaben bei PDF-Dateien
    2. Drucken von Broschüren und PDF-Portfolios
    3. Erweiterte Einstellungen zum Drucken von PDF-Dateien
    4. In PDF drucken
    5. Drucken von Farben in PDF-Dateien (Acrobat Pro)
    6. Drucken von PDF-Dateien in Sondergrößen
  14. Barrierefreiheit, Tags und Umfließen
    1. PDF erstellen und Barrierefreiheit prüfen
    2. Ein-/Ausgabehilfe-Funktionen in PDF-Dateien
    3. Werkzeug „Leserichtung“ für PDF-Dateien
    4. PDF-Dokumente mit den Funktionen „Ein-/Ausgabehilfe“ und „Umfließen“ lesen
    5. Dokumentstruktur mit den Bedienfeldern „Inhalt“ und „Tags“ bearbeiten
    6. Barrierefreie PDF-Dateien erstellen
  15. Suchen und indizieren
    1. PDF-Indexe erstellen
    2. PDF-Dokumente durchsuchen
  16. Multimedia und 3D-Modelle
    1. Audio, Video und interaktive Objekte zu PDFs hinzufügen
    2. Hinzufügen von 3D-Modellen zu PDF-Dateien (Acrobat Pro)
    3. Anzeigen von 3D-Modellen in PDF-Dateien
    4. Interaktiv mit 3D-Modellen arbeiten
    5. Messen von 3D-Objekten in PDF-Dateien
    6. Einstellen von 3D-Ansichten in PDF-Dateien
    7. 3D-Inhalte in PDF-Dateien aktivieren
    8. Hinzufügen von Multimedia zu PDF-Dateien
    9. Kommentieren von 3D-Designs in PDF-Dateien
    10. Wiedergabe von Video-, Audio- und Multimediaformaten in PDF
    11. Hinzufügen von Kommentaren zu Videos
  17. Druckproduktionswerkzeuge (Acrobat Pro)
    1. Übersicht über Werkzeuge für die Druckproduktion
    2. Druckermarken und Haarlinien
    3. Ausgabevorschau
    4. Transparenz-Reduzierung
    5. Farbkonvertierung und Druckfarbenmanagement
    6. Farbüberfüllung
  18. Preflight (Acrobat Pro)
    1. PDF/X-, PDF/A- und PDF/E-kompatible Dateien
    2. Preflight-Profile
    3. Erweiterte Preflight-Überprüfungen
    4. Preflight-Reporte
    5. Preflight-Ergebnisse, -Objekte und -Ressourcen anzeigen
    6. Ausgabe-Intentionen in PDF-Dateien
    7. Korrektur von Problembereichen mit dem Preflight-Werkzeug
    8. Automatisierung der Dokumentanalyse mit Droplets oder Preflight-Aktionen
    9. Analyse von Dokumenten mit dem Preflight-Werkzeug
    10. Zusätzliche Prüfungen im Preflight-Werkzeug
    11. Preflight-Bibliotheken
    12. Preflight-Variablen
  19. Farbmanagement
    1. Gewährleisten konsistenter Farben
    2. Farbeinstellungen
    3. Farbmanagement für Dokumente
    4. Arbeiten mit Farbprofilen
    5. Informationen zum Farbmanagement


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Erfassen und Verwalten  von Formulardaten


Formulare neu


Formular importieren oder scannen


Formular verteilen


Hilfe zu PDF-Formularen

In diesem Dokument wird erläutert, wie PDF-Formulardaten erfasst und verwaltet werden. (Klicken Sie auf den entsprechenden Link oben, um weitere Informationen zu PDF-Formularen zu erhalten.)
 

Beim Verteilen eines Formulars erstellt Acrobat automatisch ein PDF-Portfolio zum Sammeln der von den Benutzern übermittelten Daten. Diese Datei wird standardmäßig im selben Ordner wie das ursprüngliche Formular unter dem Namen Dateiname_Antworten gespeichert.

Benutzerdaten sammeln

  1. Öffnen Sie das vom Benutzer zurückgesendete Formular.
  2. Wählen Sie im Dialogfeld „Ausgefülltes Formular zu Antwortdatei hinzufügen“ eine der folgenden Möglichkeiten:

    Zu vorhandener Antwortdatei hinzufügen

    Kompiliert die Daten in der Antwortdatei, die Sie mit dem Assistenten zur Formularverteilung beim Senden des Formulars erstellt haben. (Klicken Sie ggf. auf Durchsuchen, um die Antwortdatei auszuwählen.)

    Neue Antwortdatei erstellen

    Erstellt eine neue Antwortdatei unter Verwendung des von Ihnen angegebenen Namens und Speicherorts.

  3. Nachdem Sie auf OK geklickt haben, wird die Antwortdatei geöffnet. Jedes zurückgesendete Formular, das Sie der Antwortdatei hinzufügen, wird als Komponentendatei eines PDF-Portfolios angezeigt.

Benutzerdaten zu einer vorhandenen Antwortdatei hinzufügen

  1. Öffnen Sie die Antwortdatei in Acrobat.

  2. Klicken Sie in der sekundären Werkzeugleiste auf Hinzufügen.

    Benutzerdaten zu einer Antwortdatei hinzufügen

  3. Klicken Sie im Dialogfeld „Zurückgesendete Formulare hinzufügen“ auf Datei hinzufügen, suchen Sie nach den zurückgesendeten Formularen, wählen Sie sie aus und klicken Sie auf Öffnen.

  4. Wiederholen Sie den vorherigen Schritt bei Bedarf, um weitere zurückgesendete Formulare aus anderen Ordnern hinzuzufügen. Klicken Sie anschließend auf OK.

Wenn Sie fertig sind, wird jedes hinzugefügte PDF-Formular als eine Komponentendatei des PDF-Portfolios angezeigt.

Benutzerdaten aus einer Antwortdatei exportieren

Mit diesem Verfahren können Sie alle Einträge aus einem Antwortdatei-PDF-Portfolio in einer Tabellenkalkulationsdatei oder XML-Datei speichern.

  1. Öffnen Sie die Antwortdatei in Acrobat und wählen Sie die zu exportierenden Daten aus.

  2. Klicken Sie in der sekundären Werkzeugleiste auf Exportieren und wählen Sie dann Ausgewählte exportieren aus.

    Daten exportieren

  3. Geben Sie im Dialogfeld „Ordner zum Speichern der Datei auswählen“ einen Namen, den Speicherort und das Dateiformat (CSV oder XML) für die Formulardaten an und klicken Sie auf Speichern.

Formulardatendateien verwalten

Sie können die in ein PDF-Formular eingetragenen Antworten in andere Dateiformate übertragen, um alle Daten mit erheblich geringerem Speicherplatzbedarf als bei einer vollständigen PDF-Datei zu erfassen. Auch die Übertragung aus anderen Dateiformaten in ein PDF-Formular ist möglich.

Formulardaten importieren

Je nach Arbeitsablauf können die ausgefüllten Formulare statt als vollständige PDF-Dateien als Datendateien übermittelt werden. Diese Dateien liegen nicht als PDF vor, sondern in einem anderen Dateiformat wie FDF oder XML. Sie können die von einem einzelnen Formularempfänger übermittelten Daten im Kontext des PDF-Dokuments anzeigen, indem Sie die Ausgangsdatei öffnen und alle Angaben in die Datendatei importieren.

  1. Öffnen Sie in Acrobat das PDF-Formular, in das Sie Daten importieren möchten.

  2. Wählen Sie Werkzeuge > Formular vorbereiten aus. Klicken Sie im rechten Fenster auf Mehr > Formular zurücksetzen.

    Hinweis:

    Wenn Sie Daten aus einer anderen Datei in ein PDF-Formular importieren, ersetzen die importierten Daten alle Informationen, die zuvor in den einzelnen Formularfeldern angezeigt wurden. Die Ursprungsdaten werden jedoch nicht gelöscht, wenn die importierte Datendatei ein oder mehrere leere Formularfelder enthält.

  3. Wählen Sie Mehr > Daten importieren aus.

  4. Wählen Sie im Dialogfeld „Datei mit Formulardaten auswählen“ unter Dateityp das dem Format der zu importierenden Datendatei entsprechende Format aus. Navigieren Sie zur gewünschten Datei, wählen Sie sie aus und klicken Sie auf Öffnen.

    Hinweis:

    Einige Formate stehen (je nach der zur Formularerstellung verwendeten Anwendung wie Acrobat oder Designer ES2) nur bei bestimmten Arten von PDF-Formularen zur Verfügung. Daten, die aus einer Textdatei (.txt) importiert werden sollen, müssen als Spalten aus tabulatorgetrennten Zeilen formatiert sein.

Dateidaten exportieren

Sie können die Angaben aus einem ausgefüllten PDF-Formular als Datendatei mit anderem Dateiformat speichern. Später können Sie die Daten verwenden, um das alte Formular erneut auszufüllen oder um ein anderes Formular mit den gleichen Feldern und Feldnamen auszufüllen.

  1. Öffnen Sie die Datei des ausgefüllten Formulars in Acrobat.

  2. Wählen Sie im rechten Fenster Mehr > Daten exportieren aus.

  3. Wählen Sie im Dialogfeld „Formulardaten exportieren“ das Format aus, in dem die Formulardaten gespeichert werden sollen (FDF, XFDF, XML oder TXT). Wählen Sie einen Speicherort aus, geben Sie einen Dateinamen ein und klicken Sie auf Speichern.

    Hinweis:

    Einige Dateiformate stehen – abhängig von der Art der Formularerstellung – nur bei bestimmten Typen von PDF-Formularen zur Verfügung.

Exportierte Datendateien in eine Tabellenkalkulation exportieren

Mit dem im Folgenden beschriebenen Verfahren können Sie Daten aus Formularen kompilieren, die nicht bereits in einem Datensatz vorhanden sind.

  1. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:

    • Wählen Sie im Menü Bearbeiten die Optionen Formularoptionen > Datendateien in Tabelle zusammenführen aus. 
    • Wählen Sie Werkzeuge > Formular vorbereiten aus. Wählen Sie im rechten Bereich Mehr > Datendateien in Tabelle zusammenführen aus.

  2. Klicken Sie im Dialogfeld „Daten aus mehreren Formularen exportieren“ auf Dateien hinzufügen.

  3. Wählen Sie im Dialogfeld „Datei mit Formulardaten auswählen“ bei Dateityp eine Option für das Dateiformat aus (Acrobat-Formulardatendateien oder „Alle Dateien“). Wählen Sie dann die Formulardateien aus, die in der Tabellenkalkulation erfasst werden sollen, und klicken Sie auf Öffnen.

  4. Wiederholen Sie den vorherigen Schritt bei Bedarf, um weitere Formulardatendateien aus anderen Ordnern hinzuzufügen.

  5. Klicken Sie auf Exportieren. Wählen Sie dann einen Speicherort aus, geben Sie einen Dateinamen für die Tabelle ein und klicken Sie auf Speichern.

  6. Klicken Sie im Dialogfeld „Export – Status“ entweder auf Datei jetzt anzeigen, um die Tabellenkalkulationsdatei zu öffnen, oder auf Dialogfeld schließen, um zu Acrobat zurückzukehren.

Hinweis:

Wenn zurückgesendete Formulare in einer Antwortdatei erfasst sind, lassen sich die Informationen am effizientesten über die Schaltfläche „Daten exportieren“ im linken Navigationsfenster für das Antwortdatei-PDF-Portfolio exportieren.

Grundlagen zum Formularprotokoll

Verwenden Sie den Tracker zum Verwalten der verteilten oder empfangenen Formulare. Mit Tracker können Sie den Speicherort der Antwortdatei anzeigen und bearbeiten, weitere Empfänger hinzufügen, E-Mail-Nachrichten an alle Empfänger senden und die Antworten für ein Formular anzeigen. Außerdem können Sie protokollieren, welche Empfänger geantwortet haben.

  1. Wählen Sie in Acrobat Bearbeiten > Formularoptionen > Nachverfolgen oder Anzeigen > Tracker aus.

  2. Erweitern Sie im linken Navigationsfenster Formulare.

  3. Wählen Sie ein Formular aus und führen Sie einen der folgenden Schritte durch:

    • Zum Anzeigen aller Antworten für ein Formular klicken Sie auf Antworten anzeigen.

    • Zum Ändern des Speicherorts der Antwortdatei klicken Sie unter Speicherort der Antwortdatei auf Speicherort bearbeiten.

    • Zum Anzeigen des Originalformulars klicken Sie auf Ursprüngliches Formular öffnen.

    • Zum Senden des Formulars an weitere Empfänger klicken Sie auf Empfänger hinzufügen.

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