Grundlagen zu PDF-Portfolios

In einem PDF-Portfolio sind mehrere Dateien in einer integrierten PDF-Einheit gebündelt. In PDF-Portfolios kann ein breites Spektrum an Dateiformaten enthalten sein, die mit verschiedenen Anwendungen erstellt worden sind. So können PDF-Portfolios beispielsweise Textdokumente, E-Mail-Nachrichten, Tabellenkalkulationen, CAD-Zeichnungen und PowerPoint-Präsentationen enthalten. Die Originaldateien bleiben mit ihren spezifischen Eigenschaften erhalten, obwohl sie zu einer PDF-Portfolio-Datei zusammengesetzt werden. Jede Komponentendatei kann von Ihnen unabhängig von den übrigen Komponentendateien im PDF-Portfolio geöffnet, gelesen, bearbeitet und formatiert werden.

Abhängig von der jeweiligen Situation bieten PDF-Portfolios im Vergleich zum Zusammenführen mehrerer Dateien in ein klassisches PDF-Dokument verschiedene Vorteile:

Hinzufügen und Löschen

Sie können Dateien problemlos hinzufügen oder entfernen, ohne dazu alle Seiten aus der entsprechenden Datei suchen und auswählen zu müssen.

Vorschau

Sie können Komponentendateien schnell in der Vorschau anzeigen, ohne sie in ihren jeweiligen Anwendungen öffnen zu müssen.

Bearbeiten

Sie können einzelne Dateien im PDF-Portfolio ohne Auswirkungen auf andere Dateien ändern. Sie können beispielsweise Seiten in einem Dokument neu nummerieren, ohne dabei andere Dokumente im PDF-Portfolio neu zu nummerieren. Sie können auch Nicht-PDF-Dateien mit ihren jeweiligen Anwendungen in einem PDF-Portfolio ändern. Jede Änderung wird in der Datei im PDF-Portfolio gespeichert.

Verteilen

Stellen Sie ein PDF-Portfolio für andere bereit und stellen Sie sicher, dass sie alle Komponententeile erhalten. Sie können PDF-Portfolios auf einer Website veröffentlichen, damit sie von anderen eingesehen werden können.

Sortieren

Sortieren Sie Komponentendateien nach Kategorien, die Sie hinzufügen, löschen, ausblenden und anpassen können. Klicken Sie auf einen Spaltennamen, um die Liste zu sortieren.

Drucken

Drucken Sie alle PDF-Dateien in einem PDF-Portfolio oder ausgewählte Komponenten der PDF-Dateien.

Durchsuchen

Durchsuchen Sie eine oder alle Dateien in einem PDF-Portfolio. Sie können auch Nicht-PDF-Komponentendateien durchsuchen.

Einbinden anderer Formate

Sie können Dateien, die nicht als PDF vorliegen, einem vorhandenen PDF-Portfolio hinzufügen, ohne sie zuvor in PDF zu konvertieren.

Unabhängigkeit von Quelldateien

Die Quelldateien eines PDF-Portfolios – auch bereits vorhandene PDF-Dateien, die Sie dem PDF-Portfolio hinzufügen – werden bei der Erstellung eines PDF-Portfolios nicht verändert. Änderungen, die Sie an den Komponentendateien innerhalb eines PDF-Portfolios vornehmen, werden nicht an den Originaldateien vorgenommen, mit denen Sie das PDF-Portfolio erstellt haben. Sie können ein PDF-Portfolio auf Ihrem Computer oder im Netzwerk beliebig verschieben, ohne die Komponenten herauszulösen oder zu verlieren.

Wiederverwenden

Binden Sie die gleiche Datei in mehrere PDF-Portfolios ein.

Übersicht des PDF-Portfoliofensters

In Acrobat DC kommen verschiedene Optionen und Paletten bei der Erstellung und Bearbeitung von PDF-Portfolios sowie bei der Arbeit mit Komponentendateien zum Einsatz.

PDF-Portfolio in Acrobat DC
PDF-Portfolio in Acrobat DC

A. PDF-Portfolio-Werkzeugleiste B. Komponentendateien und -ordner im linken Navigationsbereich C. Schaltflächen „Zurück“ und „Weiter“ (Pfeil) zum Blättern durch Komponentendateien D. Link zum Öffnen der Komponentendatei 
  • Die PDF-Portfolio-Werkzeugleiste befindet sich direkt unter der Hauptwerkzeugleiste. Sie können häufige Aufgaben wie das Hinzufügen von Dateien und Ordnern, das Erstellen eines neuen Ordners, das Extrahieren einer Komponentendatei oder das Löschen einer Komponentendatei ausführen.

  • Im linken Navigationsbereich sind die im PDF-Portfolio enthaltenen Dateien und Ordner aufgeführt. Die Dateien und Ordner werden standardmäßig in alphabetischer Reihenfolge angezeigt. Sie können die Reihenfolge ändern, indem Sie die Sortierreihenfolge im Dialogfeld Portfolioeigenschaften konfigurieren.

  • Mit den Schaltflächen Zurück und Weiter können Sie durch die im PDF-Portfolio enthaltenen Dateien und Ordner blättern. Eine Vorschau der ausgewählten Datei wird standardmäßig angezeigt. Wenn es sich bei der Komponentendatei jedoch nicht um eine PDF-Datei handelt, dann wird im Dokumentbereich eine Schaltfläche Vorschau angezeigt. Durch Klicken auf die Schaltfläche Vorschau können Sie den Inhalt der Datei im PDF-Portfolio selbst anzeigen.

  • Mit dem Link Dokument öffnen wird die ausgewählte Komponentendatei zur Bearbeitung geöffnet. Wenn es sich um eine PDF-Datei handelt, wird die Datei im Dokumentbereich geöffnet, in dem Sie wie in jedem anderen PDF-Dokument daran arbeiten können. Falls es sich nicht um eine PDF-Datei handelt, wird die Datei in der Ausgangsanwendung geöffnet. Nachdem Sie in der Komponentendatei Änderungen vorgenommen und diese gespeichert haben, wird der neuere Inhalt im PDF-Portfolio bereitgestellt.

  • Mit Layout (Vorschaumodus) wird die Vorschau der Komponentendatei eines PDF-Portfolios je nach Dateityp angezeigt. Weitere Informationen zu den einzelnen Vorschautypen finden Sie unter Portfolio-Ansichtsmodi.

  • Im Modus „Details“ oder „Dateien“ werden die detaillierten Dateiinformationen in einer Liste angezeigt. Klicken Sie auf einen Spaltennamen, um diese Spalte in auf- oder absteigender Reihenfolge zu sortieren.

    Wird ein PDF-Portfolio im Modus „Details“ oder „Dateien“ geöffnet, ist es barrierefrei. In diesem Modus können Menschen mit Behinderungen wie Bewegungseinschränkungen, schwachem Sehvermögen oder blinde Personen Dateien besser einlesen. In den Voreinstellungen können Sie das Öffnen aller PDF-Portfolios im Dateimodus festlegen. Wählen Sie dazu „Bearbeiten“ > „Voreinstellungen“ (Windows). In Acrobat DC wählen Sie „Acrobat“ > „Voreinstellungen„ (Mac OS) aus. Wählen Sie unter „Kategorien“ den Eintrag „Ein-/Ausgabehilfe“ aus und aktivieren Sie die Option Portfolios im Dateimodus anzeigen.

 

Portfolio-Ansichtsmodi

Sie können die Komponentendateien auf zwei verschiedene Arten anzeigen – Modus „Layout“ (oder „Vorschau“) und Modus „Details“ (oder „Dateien“). Im Modus „Layout“ befindet sich die Liste mit den Komponentendateien im linken Navigationsbereich, wie in der vorherigen Abbildung dargestellt ist. Im Modus „Details“ befindet sich die Liste mit den Komponentendateien direkt unter der sekundären Werkzeugleiste, wie im folgenden Screenshot dargestellt ist:

PDF-Portfolio im Modus „Details“ oder „Dateien“
Anzeigen eines PDF-Portfolios im Modus „Details“ oder „Dateien“

In beiden Ansichten können Sie Bilder und Seiten in der Vorschau anzeigen sowie Videos und SWF-Dateien wiedergeben. In der Ansicht „Details“ können Sie jedoch auch Informationen zu einer Datei anzeigen. Sie können Dateien auch auf Ihren Computer extrahieren (verschieben). Ferner können Sie Dateien in der jeweiligen Ausgangsanwendung öffnen, falls diese auf Ihrem System installiert ist. Sie können zwischen der Ansicht „Layout“ und „Details“ wechseln, indem Sie im Menü „Anzeige“ unter „Portfolio“ die gewünschte Option auswählen.

Der Modus Plattformvorschau ist auch verfügbar, wenn eine Vollbild-Vorschau im Dokumentfenster angezeigt wird. Die PDF-, SWF- und HTML-Dateien werden standardmäßig im Dokumentfenster angezeigt. Wenn Sie andere Dateitypen wie E-Mail-Portfolios, Formularantwortdateien und gesicherte PDF-Dateien in der Plattformvorschau öffnen möchten, wählen Sie „Anzeige“ > „Portfolio“ > „Vorschaudatei“ aus. Um die Plattformvorschau zu schließen, klicken Sie in der sekundären Werkzeugleiste hinter dem Dateinamen auf das Symbol „Vorschau schließen“ (X).

Modus „Plattformvorschau“
Klicken Sie auf die Schaltfläche „X“, um den Modus „Plattformvorschau“ zu schließen.

Wechseln zwischen den Modi „Layout“, „Details“ und „Plattformvorschau“

Sie können zwischen den Ansichtsmodi „Layout“ und „Details“ wechseln, indem Sie im Menü „Anzeige“ unter „Portfolio“ die gewünschte Option auswählen.

Sie können auch zum Modus „Plattformvorschau“ wechseln, indem Sie „Anzeige“ > „Portfolio“ > „Vorschaudatei“ auswählen.

Weitere aktivierte Funktionen in PDF-Portfolios

Diese Befehle sind für Komponentendateien in PDF-Portfolios verfügbar:

Dateigröße reduzieren

Reduziert die Dateigröße von PDF-Komponenten. Weitere Informationen finden Sie unter Dateigröße durch Speichern verringern.

Portfolio mit Kennwort schützen

Fügt Dokumentensicherheit zu einem PDF-Portfolio oder einer PDF-Komponente in einem PDF-Portfolio hinzu. Um Komponentendateien mit Sicherheitsfunktionen zu versehen, wählen Sie „Datei“ > Portfolioeigenschaften und aktivieren die Registerkarte „Sicherheit“. Weitere Informationen finden Sie unter PDF-Dokumente durch Kennwörter schützen. Anhand des Deckblatts können Sie ein PDF-Portfolio mit Sicherheitsfunktionen versehen („Anzeige“ > „Portfolio“ > Deckblatt). Sie können auf dem Deckblatt das übergeordnete PDF-Portfolio signieren oder ein zum Öffnen des Portfolios erforderliches Kennwort einrichten. Auf dem Deckblatt vorgenommene Einstellungen gelten für alle Komponentendateien des PDF-Portfolios.

Hinweis:

Weitere Sicherheitsfunktionen, u. a. die Zertifikatsicherheit, sind ebenfalls für PDF-Portfolios und Komponentendateien verfügbar. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt zur Auswahl eines Sicherheitssystems für PDF-Dateien.

Drucken

Druckt Komponentendokumente. Weitere Informationen finden Sie unter PDF-Dokumente in einem PDF-Portfolio drucken.

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