Guida all'interfaccia utente per l'applicazione Adobe Sign incorporata in Microsoft Dynamics CRM

Panoramica

L'integrazione di Adobe Sign a Dynamics offre una soluzione plug-and-play per ottenere firme per tutta la documentazione accordo/del modulo in base alle esigenze. Questa integrazione offre i seguenti vantaggi:

  • Adobe Sign è integrato nei record CRM come Contatti, Account, Lead, Opportunità, Ordini, Fatture, Preventivi, Accordi e tutte le entità CRM personalizzate sviluppate dall’amministratore.
  • Accelera la procedura dal preventivo al pagamento inviando accordi e documenti relativi alle vendite da Dynamics con un solo clic.
  • Mappatura di dati configurabile dall’amministratore che inserisce i dati dalle entità Dynamics, come account e contatti, negli accordi e restituisce a Dynamics i dati raccolti dai firmatari durante la procedura di firma.
  • Consente ai destinatari di firmare ovunque e in qualsiasi momento, su qualsiasi dispositivo.
  • Consente di tenere traccia dei documenti inviati per la firma da Dynamics.
  • Elimina il passaggio manuale nell'intero processo.

 

Questa versione (v7) del pacchetto è disponibile solo per Microsoft Dynamics 365 CRM 8.2 e versioni successive.

 

Consulta la guida della versione 6 se utilizzi:

  • Dynamics CRM 2016 online e locale                                                             
  • Dynamics 2015 aggiornamento 2                                                                                
  • Dynamics 2013 Service Pack 1, aggiornamento 4            

 

Accesso ad Adobe Sign

Adobe Sign è installato dall'amministratore di Dynamics e l'accesso è consentito mediante i ruoli di sicurezza. Se hai bisogno di effettuare l'accesso e non vedi l'opzione di Adobe Sign nella pagina principale, rivolgiti all'amministratore di Dynamics per richiedere l'accesso utente.

Il pulsante Adobe Sign nella pagina principale di Dynamics

Nota:

Affinché Adobe Sign funzioni correttamente in Dynamics, il browser deve avere i pop-up abilitati. Se, in qualsiasi momento, viene visualizzato un messaggio che indica che solo il contenuto protetto “video” viene visualizzato, fai clic sul pulsante per abilitare tutto il contenuto.

Invio per firma

Quando l'integrazione di Adobe Sign con Microsoft Dynamics CRM è installata, l'opzione Invia per firma è disponibile nel menu Altro.... Puoi utilizzare l'opzione Invia per firma per inviare accordi per la firma da un'entità Dynamics o dalla pagina degli accordi.

Per inviare un accordo da un'entità:

  • Individua un record di entità (ad esempio, Opportunità, Account) all'interno di CRM e fai clic per aprirlo
  • Fai clic sul menu Altri comandi
  • Seleziona Invia per firma dal menu

Nota:

L'amministratore di Dynamics può creare modelli riutilizzabili per i processi ricorrenti che seguono un flusso di lavoro prevedibile. Tali modelli sono elencati in ordine alfabetico in un sottomenu disponibile quando si fa clic su Invia per firma. 

In fondo all'elenco dei modelli è disponibile l'opzione Nuovo accordo, per gli accordi che non si basano su un modello.

Seleziona Invia per firma dal menu.

Viene aperta una nuova pagina Accordo e vengono automaticamente compilati eventuali valori dei campi definitinelmodello dell’accordo.

Per definire e inviare un accordo sono necessari solo alcuni elementi:

  • Un destinatario: la persona o l'elenco di persone che devono firmare o approvare il documento
  • Un nome accordo: come l'accordo viene evidenziato nella riga dell'oggetto dell'e-mail del firmatario così come nel report interno
  • Un documento da firmare: può essere composto da uno o più moduli, accordi o qualsiasi altro documento che necessita di una firma valida


Sezione dei destinatari

Nella sezione dei destinatari devono essere definiti uno o più firmatari. Immetti i destinatari nell'ordine in cui desideri che essi firmino il documento. Se commetti un errore, puoi modificare il campo Ordine destinatari a sinistra dell’elenco dei destinatari.

Per definire un destinatario:

  • Fai clic sull'icona con il simbolo più (+) sul lato destro della finestra
Pagina Nuovo accordo

In questo modo viene visualizzata una sovrapposizione in cui puoi selezionare il tipo di firmatario/approvatore:

1. Seleziona il valore appropriato dall'elenco a discesa Tipo destinatario

  • Nuovo: quando il destinatario non è un valore noto in Dynamics
  • Contatto: per i destinatari che sono definiti entità Contatti in Dynamics
  • Lead: per i destinatari che sono definiti come Lead in Dynamics
  • Utente: questo descrive gli utenti interni dell'ambiente Dynamics
Elenco a discesa dei destinatari

2(a). Selezionando Nuovo si modifica la sovrapposizione per consentirti di immettere nome e cognome e un indirizzo e-mail.

Questa azione non salva un nuovo Contatto/lead su Dynamics, utilizza solo il nome e l'e-mail ai fini di questa transazione.

Destinatario selezionato

Nota:

La verifica predefinita è definita sia nel modello di accordo sia a livello di account, se non hai definito un’impostazione sul modello. Se è necessario ignorare questa impostazione predefinita, seleziona la casella Ignora verifica predefinita. Questa azione espone un elenco di controllo in cui puoi selezionare un processo di verifica diverso.

2(b). Selezionando Contatto, Lead o Utente si modifica la sovrapposizione per cercare l'entità specifica scelta. Digita il nome (o parte di esso), quindi fai clic sull'icona di ricerca per selezionare il destinatario specifico che desideri includere.

Poiché Dynamics è in grado di interpretare questi tipi di entità, l'indirizzo e-mail è importato dal database.

Destinatario di contatto

Tutte le opzioni ti consentono di stabilire il ruolo del destinatario. I ruoli sono:

  • Firmatario (predefinito): i firmatari sono obbligatori per applicare almeno una firma sull'accordo.
  • Approvatore: agli approvatori non è richiesto di firmare l'accordo (sebbene possano firmarlo se vengono inseriti i campi appositamente per la loro firma), ma devono “approvare” attivamente l'accordo e tale fase è un evento registrato.
  • Cc: le parti in Cc (copia carbone) sono incluse nel processo di notifica dell'accordo, ma non intervengono nel ciclo dell'accordo o di firma.

 

3. Quando hai definito il destinatario, fai clic su Salva

4. Ripeti i passaggi 1-3 per tutti i firmatari/approvatori obbligatori.

Destinatari multipli

Nota:

I destinatari (per impostazione predefinita) possono accedere all’accordo nell’ordine in cui compaiono nell’elenco dei destinatari. È possibile modificare l’ordine dei firmatari e degli approvatori modificando i valori Ordine destinatari a sinistra dell’elenco. I destinatari vengono automaticamente disposti nell’ordine specificato.

 

Modifica dell’ordine dei destinatari

Fai clic sul numero a sinistra del nome del destinatario. Il valore numerico diventa modificabile. Imposta il numero da assegnare al destinatario per l’ordine di firma. Gli altri destinatari vengono ridisposti di conseguenza.

Nota:

Il campo Ordine destinatari è disponibile solo se il campo Ordine di firma è impostato su Ordine di inserimento.

Se l’Ordine di firma è Qualsiasi ordine, la colonna Ordine destinatari non è visibile.

Spostamento dei destinatari

 

Modifica dei valori dei destinatari

Puoi modificare qualsiasi valore dei destinatari che non sia bloccato (indicato dall’icona a forma di lucchetto) facendo un singolo clic sul campo.

Viene aperto il campo e puoi quindi modificarlo o selezionare un nuovo valore dall’elenco di selezione.

Dopo aver apportato la modifica, fai clic sull’icona Salva nel pannello dei destinatari.

recipients_-_editrecipientvalues


LinkedIn Sales Navigator

A destra dell’elenco dei destinatari è disponibile LinkedIn Sales Navigator.

Si tratta di un’impostazione opzionale che può essere abilitata dall’amministratore di Dynamics se la tua azienda dispone dell’accesso a un account LinkedIn Sales Navigator Team o Enterprise.

Una volta abilitata questa funzione:

  • Fai clic su uno dei destinatari elencati.
  • Se l’indirizzo e-mail associato a tale destinatario è presente in LinkedIn, il suo profilo utente viene visualizzato nel pannello a destra dell’elenco dei destinatari.

 

linkedin_sales_navigator

 

Per abilitare il pannello LinkedIn, fai clic sulla casella Accedi e inserisci le credenziali del tuo account Team o Enterprise.

Una volta completata l’autenticazione, puoi selezionare qualsiasi destinatario dall’Elenco destinatari e visualizzarne il profilo LinkedIn.

 

L’applicazione cerca il nome e l’indirizzo e-mail del destinatario selezionato e visualizza il profilo trovato.

Se sono selezionati più destinatari, viene visualizzato solo il primo destinatario selezionato:

linkedin_sales_navigatorwithprofile

 

Se LinkedIn restituisce un profilo errato, fai clic sull’icona Altre opzioni ( ) in alto a destra e seleziona Non è la persona giusta.

linkedin_-_wrong

Nota:

LinkedIn Sales Navigator è un portale per l’applicazione LinkedIn e, in quanto tale, è soggetto a modifiche man mano che viene sviluppato da LinkedIn.

Se fai clic su Salva come lead, il contatto viene salvato come lead nell’ambiente di LinkedIn, non in Dynamics.

Lo stesso vale per Invia InMail e Connetti.

 

Se non viene trovato alcun profilo LinkedIn (o se quando fai clic su Not the right person, Non è la persona giusta) il pannello si aggiorna per consentirti di immettere i destinatari Azienda corrente o passata e/o Posizione corrente, per aiutarti a individuare possibili profili.

Immetti i valori che conosci e fai clic su Cerca.

linkedin_cant_findtheprofile

 

Se vengono trovati più risultati, due frecce di navigazione compaiono in alto a destra nel pannello per passare ai vari profili selezionati.

Fate clic su Corrispondenza per poter visualizzare il profilo in una nuova scheda.

linkedin_found_severalpeople


Dettagli del messaggio

La sezione dei dettagli del messaggio contiene il nome dell’accordo e il messaggio generale.

templates_-_messagedetails
  • Nome accordo: il nome accordo è prominente nella procedura di notifica, presente nell'oggetto dell'e-mail, in neretto nel corpo dell'email e in caratteri più piccoli nella descrizione dell'oggetto ricorrente (evidenziato in giallo sotto)
  • Messaggio: il campo Messaggio è un campo di testo normale in cui puoi inserire un messaggio o delle istruzioni per il firmatario (evidenziato in verde sotto)
Esempio di e-mail
  • Riguardante: questo valore bloccato indica il destinatario importato in base al modello dell’accordo.
  • Mappatura dati: questo campo bloccato indica la mappatura di dati associata al modello con cui è stato configurato l’accordo.


Aggiungere file o allegati

I documenti possono essere aggiunti all’accordo in uno dei due modi seguenti:

  • Carica file dal sistema locale: facendo clic sull'icona a forma di più (+) nella sezione degli allegati, verrà richiesto di individuare nel sistema in uso eventuali file da caricare e allegare all'accordo. Questa operazione funziona per le unità di rete (ad esempio SharePoint).
  • Allega documento o allegato dalla libreria di Adobe Sign: seleziona questa casella per abilitare l'elenco dei modelli di documento che sono stati caricati nell'account Adobe Sign. Fai un singolo clic sul modulo da includere, quindi fai clic sul pulsante Allega
    • Solo il tuo l'amministratore può aggiungere documenti alla libreria
Interfaccia per allegare i file

Nota:

Tutti i file allegati vengono concatenati in un PDF per la procedura di firma. L'ordine in cui vengono visualizzati i documenti si basa sull'ordine elencato nella sezione degli allegati. Per riordinare i documenti, fai clic sul collegamento Riordina documenti in basso a destra nella sezione degli allegati. 


Sezione Opzioni accordo

La sezione Opzioni accordo contiene una serie di opzioni di configurazione che possono essere applicate solo a questo tipo di transazione:

template_-_agreementoptions
  • Anteprima e posizione firme prima dell’invio: quando questa opzione è selezionata, viene automaticamente aperto l’ambiente di creazione in modo che il mittente possa inserire i campi modulo.
  • L’accordoscade: se è selezionata, per l’accordo viene definita una data di scadenza.
  • Giorni alla scadenzascadenzadell’accordo: definisce il numero di giorni in cui è ancora possibile firmare l’accordo quando è abilitata la funzione L’accordo scade.
  • Aggiungi pagina di destinazione postfirma: quando questa opzione è abilitata, puoi specificare l’URL al quale il destinatario viene indirizzato dopo aver completato l’interazione con l’accordo.
  • Pagina di destinazione postfirma: questo campo contiene l’URL della pagina al quale indirizzare i destinatari quando l’opzione Aggiungi pagina di destinazione postfirma è abilitata.
  • Richiedi firma manuale: se il firmatario dovrà firmare sul sistema locale o tablet del mittente senza utilizzare l’e-mail, i mittenti possono ospitare la firma mediante questa opzione.
  • Richiedi la mia firma: utilizza questa opzione per inserire anche il mittente nel processo di firma.
    • Il mittente può firmare per primo o per ultimo oppure può essere l’unico firmatario.
    • L’ordine di firma corrisponde all’Ordine di inserimento.
Dettagli accordo
  • Ordine di firma: scegli tra due flussi di lavoro per far firmare il documento.
    • Qualsiasi ordine: tutti i firmatari vengono notificati contemporaneamente e possono firmare senza attendere gli altri.
    • Ordine di inserimento: consente di applicare una rigida procedura di firma sequenziale in base all’ordine in cui vengono definiti i firmatari nell’accordo.
  • Tipo di firma: scegli il formato in cui il documento dovrà essere firmato.
    • ESIGN: instrada i tuoi accordi affinché siano firmati elettronicamente usando l'email e invita i destinatari a firmare elettronicamente
    • MANUALE: invia i documenti tramite e-mail, invitando il firmatario a stampare il documento e a firmarlo fisicamente. Successivamente il firmatario dovrà caricare nuovamente il documento nel sistema Adobe Sign utilizzando lo stesso collegamento e-mail.
  • Pianifica promemoria destinatari: consente di definire un ciclo di promemoria per la transazione. I promemoria possono essere configurati per essere inviati al destinatario corrente su base giornaliera o settimanale.
  • Ritardo in secondi per reindirizzamento: questa opzione è obbligatoria quando viene definita una pagina di destinazione postfirma; determina quanto tempo deve trascorrere tra l’applicazione della firma e il reindirizzamento del destinatario alla pagina di destinazione designata.
  • Lingua per firma: questa impostazione definisce la lingua usata quando l’accordo viene inviato al firmatario. Tutti i messaggi o le istruzioni ricevuti per e-mail o riportati sullo schermo per il firmatario verranno visualizzati nella lingua selezionata.


Opzioni di protezione

Adobe Sign applica in modalità nativa una firma valida tramite la procedura di autenticazione basata su e-mail, ma garantisce inoltre una sicurezza estesa in due forme:

  • Imposta la password per aprire il PDF firmato: seleziona questa opzione se desideri applicare una password al documento finale per impedirne l’accesso non autenticato.
  • Verifica identità: consente di definire la verifica di secondo fattore per autenticare il destinatario.
    • E-mail: non viene applicata alcuna verifica di secondo fattore.
    • Password: campo per definire una password alfanumerica standard. Quando viene utilizzata, il mittente deve comunicare la password al firmatario fuori banda.
    • Basata su conoscenza: l’autenticazione basata su conoscenza utilizza i database pubblici per richiedere al firmatario diverse domande sul suo passato per verificare la propria identità
    • Identità Web: i social media vengono utilizzati per applicare una seconda autenticazione.
Opzioni di protezione

Quando i destinatari sono definiti, i file allegati e qualsiasi altra manipolazione del campo completata, fai clic su Invia accordo dalle voci del menu in alto

Invio per firma


Invio da qualsiasi entità utilizzando un modello

Gli amministratori di Dynamics possono creare uno o più modelli per qualsiasi entità di Dynamics (Contatto, Opportunità, Account) con cui preconfigurare l'accordo, riducendo così la necessità di configurazione manuale da parte del mittente.

I modelli sono accessibili dall'icona Altri comandi () disponibile nella barra multifunzione.

5MEnu from entity


Creazione rapida di accordi dal menu Nuovo (+)

Se conosci il tipo di entità previsto per un modello, puoi avviare un nuovo accordo dal menu Nuovo:

  • Fai clic sull’icona Nuovo (+) nella barra multifunzione superiore.
  • Seleziona Accordo dalle opzioni nella sezione Record.
    • Viene aperto il pannello per la creazione rapida di un accordo.
quick_create_agreement-selectentity

 

  • Seleziona l’Entità associata al modello da utilizzare.
    • Una volta selezionata, diventano disponibili due opzioni che consentono di selezionare il modello dautilizzaree l’oggetto specifico a cuivuoiinviare l’accordo.
quick_create_agreement-selecttemplate
  • Fai clic sul campo per scegliere un modello per ottenere un piccolo menu con i modelli associati all’entità selezionata. Seleziona il modello.
  • Fai clic sul campo per scegliere l’entità per ottenere un elenco degli oggetti nel tipo di entità appropriato. Seleziona l’oggetto.
    • Quando immetti una parte del nome dell’entità, nel menu vengono elencati gli oggetti corrispondenti.
  • Fai clic su Salva.

 

Dopo che avrai fatto clic sul pulsante Salva, l’accordo viene creato in base ai valori del modello:

  • Se il modello non contiene un destinatario o un file allegato, viene creato in stato di bozza.
  • Se il modello presenta un destinatario e un file allegato, ma non è stata abilitata la funzione Invio con un clic, l’accordo viene creato in uno stato di bozza.
  • Se il modello presenta un destinatario e un file allegato, e la funzione Invio con un clic è stata abilitata, l’accordo viene automaticamente inviato per la firma.

Verifica dello stato dell'accordo

Lo stato di un accordo indica il suo stato legale corrente e viene aggiornato in Dynamics in un intervallo di polling regolare. I valori dello stato sono:

  • Bozza: un accordo è stato creato, ma non ancora inviato
  • Inviato per firma: la procedura per la firma è attiva
  • Firmato: completamente firmato da tutte le parti e completato
  • Rifiutato: indica che uno dei destinatari ha rifiutato l'accordo, che viene quindi annullato nel sistema.
  • Annullato: il processo di firma è stato annullato dal mittente prima che siano state raccolte tutte le firme.

Il modo migliore per trovare un accordo è di verificare le entità relative all'entità primaria usate per creare l'accordo.

Ad esempio, se hai creato un accordo utilizzando un contatto, puoi controllare quali entità vengono riportate andando al Contatto, quindi facendo clic sulla freccia verso il basso a destra del nome del contatto:

6check_agreementsfromentity

Aprendo la finestra della relazione viene visualizzato l’oggetto dell’accordo; facendo clic su tale opzione viene visualizzato un elenco completo degli accordi associati all’entità.

 

Un altro modo per visualizzare lo stato di un accordo consiste nel rivedere l'elenco completo degli accordi:

  • Apri Adobe Sign > Accordi
Apri Principale > Adobe Sign >Accordi

Tutti gli accordi, a prescindere dall'entità, vengono visualizzati nell'elenco degli accordi presente nella pagina degli accordi. Per gli accordi firmati, gli elenchi degli accordi visualizzano il nome, lo stato dell'accordo e le date degli accordi. Per gli accordi Inviato per la firma e Bozza, vengono visualizzate solo le informazioni applicabili.

Elenco degli accordi

Nota:

Gli accordi firmati possono anche essere presenti nella sezione delle note dell'entità Dynamics a cui sono collegati.

Registrazione di note

Aggiornamento di Stato, Promemoria di invio e Annullamento di accordi

Agli accordi non firmati possono essere applicate tre azioni:

  • Aggiorna stato: interagisce attivamente con il server Adobe Sign per ottenere lo stato corrente
  • Invia promemoria: invia immediatamente un promemoria tramite e-mail al firmatario corrente dell'accordo
  • Annulla accordo: termina l'accordo nel sistema e invia una notifica di eliminazione al firmatario

Ognuna di queste azioni può essere avviata dall'interno dell'accordo utilizzando i pulsanti nella parte superiore.

Aggiorna collegamenti

Versione scaricabile

Scarica

Questo prodotto è concesso in licenza in base alla licenza di Attribuzione-Non commerciale-Condividi allo stesso modo 3.0 Unported di Creative Commons.  I post su Twitter™ e Facebook non sono coperti dai termini di Creative Commons.

Note legali   |   Informativa sulla privacy online