Il pacchetto di installazione di Adobe Sign per SharePoint Online è disponibile per qualsiasi account di livello Enterprise coinvolto nel processo di installazione della soluzione Adobe Sign. Prima dell’installazione, contatta il Success Manager per verificare che l’account sia impostato nel canale corretto per attivare la funzionalità API richiesta.

Panoramica

L’integrazione di Adobe Sign per Microsoft SharePoint offre una soluzione integrata per creare, inviare, controllare e gestire le firme elettroniche.

Questa documentazione e il pacchetto di installazione a cui fa riferimento sono sviluppati per Microsoft SharePoint Online multi-tenant (in questa guida, “SharePoint”).

La soluzione è sviluppata come componente aggiuntivo per SharePoint e fornisce:

  • Invio di un accordo da qualsiasi libreria documenti o elenco di SharePoint per la firma.
  • Possibilità di inviare i documenti a un singolo destinatario o a un gruppo di destinatari da una libreria documenti o dagli elenchi SharePoint personalizzati.
  • Mappatura dei dati dagli elenchi SharePoint e da una libreria documenti in documenti mediante mappatura unione quando i documenti vengono inviati per la firma.
  • Mappatura dei dati dai campi modulo di accordi firmati alle colonne di testo degli elenchi SharePoint e di una libreria documenti mediante la mappatura dati di un documento firmato e il cui stato è aggiornato automaticamente o manualmente tramite la pagina Stato accordo.
  • Archiviazione di tutti gli accordi firmati in SharePoint.
  • Possibilità di aggiungere la pagina Gestione di Adobe Sign come parte Web di SharePoint che può essere usata dagli utenti di SharePoint per monitorare e aggiornare gli accordi.

Requisiti

La soluzione Adobe Sign può essere installata e configurata solo da un amministratore del sito Microsoft SharePoint. Consulta la documentazione di SharePoint e l’amministratore del sito SharePoint dell’organizzazione, o tenant, per ottenere eventuali autorizzazioni aggiuntive per i sistemi necessarie per installare le soluzioni per siti SharePoint.

Nel tenant di Microsoft Office 365, devono essere impostati il nome, il cognome e l’indirizzo e-mail di lavoro per tutti gli utenti di SharePoint che desiderano accedere al componente aggiuntivo Adobe Sign nei loro siti SharePoint.

Per configurare la soluzione è necessario essere anche amministratore di account per Adobe Sign.

Tutti gli utenti della soluzione Adobe Sign devono essere inclusi nel gruppo predefinito dei membri o dei proprietari del sito di SharePoint. Tutti gli utenti di Adobe Sign devono disporre almeno delle autorizzazioni di modifica nel sito.


Browser supportati

Sono supportati i browser Chrome, Firefox e Safari.

Internet Explorer 11 e versioni successive (inclusa Edge)

Affinché i componenti aggiuntivi di SharePoint funzionino, è necessario configurare i siti affidabili in Internet Explorer/Edge. Internet Explorer 10 e versioni precedenti non sono supportati.

Inoltre, gli utenti di IE 11/Edge devono modificare in modo esplicito le impostazioni dei siti affidabili per includere i seguenti URL:

  • https://*.microsoftonline.com
  • https://*.sharepoint.com
  • https://*.echosign.com

 

Per modificare i siti affidabili:

1. Apri IE 11.

► Per Edge, premi Windows + S.

2. Fai clic sull’icona Strumenti (a forma di ingranaggio) e seleziona Opzioni Internet dal menu a discesa.

► Per Edge, immetti Opzioni Internet e premi Invio.

IE11 Options

3. Viene aperto il menu Opzioni Internet. Seleziona la scheda Sicurezza.

4. Fai clic sull’icona Siti attendibili.

5. Fai clic sul pulsante Siti.

6. Immetti uno degli URL precedentemente indicati e fai clic su Aggiungi.

7. Ripeti la procedura per ciascun URL precedentemente indicato.

8. Al termine Chiudi il menu Opzioni Internet.

Trusted Sites HelpX


Installazione

Per installare l’edizione online di Adobe Sign per il pacchetto SharePoint:

1. Esegui l’autenticazione per il sito.

2. Vai a: Contenuto del sito > Nuova > App.

Nav to App

 

3. Fai clic su SharePoint Store.

SharePoint Store

 

4. Ricerca Adobe Sign nella casella di ricerca Trova un’app (nella pagina, in alto a destra).

5. Fai un singolo clic sull’icona Adobe Sign per selezionarla nei risultati della ricerca.

AS in Store-rebranded

 

6. Fai clic sul pulsante AGGIUNGI per avviare l’installazione automatica.

L’installazione dell’app richiede pochi minuti.

Configurazione: richiesta

Una volta che l’applicazione è installata, sono necessari solo due passaggi per iniziare a inviare accordi:

  • Concedere agli utenti l’accesso al componente aggiuntivo
  • Connettersi ad Adobe Sign


Aggiungere gli utenti al gruppo predefinito Membri o Proprietari del sito

Gli utenti della soluzione Adobe Sign devono essere aggiunti al gruppo predefinito Proprietari o Membri del sito, e devono disporre almeno delle autorizzazioni di modifica.

La visibilità dell’interfaccia utente di Adobe Sign è definita dalle autorizzazioni dell’utente:

  • L’interfaccia utente per l’amministrazione di Adobe Sign è visibile quando:
    • L’utente è presente nel gruppo AssociatedOwnerGroup
  • L’interfaccia utente standard di Adobe Sign è visibile quando:
    • L’utente è presente nel gruppo AssociatedMemberGroup

La soluzione non funziona per gli utenti aggiunti solo al gruppo Visitatori.

Nota:

L’amministratore del sito deve aggiungersi come un utente normale a uno o a entrambi i gruppi del sito con autorizzazioni specifiche. L’amministratore del sito deve abilitare le autorizzazioni seguenti per il proprioutentea seconda del gruppo a cui è stato aggiunto:

  • <SITE_COLLECTION_NAME> Membri → Abilita Modifica
  • <SITE_COLLECTION_NAME> Proprietari → Abilita Controllo completo

 

I gruppi associati possono avere nomi diversi. 

Un utente con controllo completo su uno specifico sito SharePoint Online può esaminare i propri gruppi predefiniti da https://[tenantname].sharepoint.com/sites/[sitename]/_layouts/permsetup.aspx.

[sitename] può essere la stringa di caratteri per un sito di primo livello o un sito secondario nidificato.

Site Collection Admin Group Permissions
SetDefaultgroups

Attenzione:

Una volta che gli utenti sono stati aggiunti ai gruppi, possono passare alcuni minuti prima che i server Microsoft eseguano la sincronizzazione. Ciò non influisce ulteriormente sulla configurazione, ma durante questo periodo ogni test/utilizzo da parte degli utenti deve essere sospeso.


Definire una relazione di affidabilità con Adobe Sign

Adobe Sign stabilisce una connessione OAuth con l’ambiente SharePoint per consentire agli utenti di utilizzare direttamente l’applicazione con maggiore semplicità.

Per stabilire la relazione, è necessario essere un amministratore account nell’applicazione Adobe Sign e su SharePoint. Se possibile, si consiglia di usare un indirizzo e-mail funzionale (ad esempio: adobesignadmin@miodominio.com) per ridurre il rischio che l’account amministratore sia disattivato per qualsiasi motivo.

Per stabilire la connessione OAuth:

1. Passa alla pagina Impostazioni di Adobe Sign.

2. Fai clic sul collegamento Accedi ad Adobe Sign.

3. Fai clic sul pulsante Accedi ad Adobe Sign.

Oauth

Nota:

Se un utente mantiene la connessione OAuth, il testo del pulsante indica che è possibile effettuare l’accesso con un account diverso e l’utente corrente che esegue l’autenticazione della relazione è indicato chiaramente sotto il pulsante.

Oauth

 

La pagina si aggiorna e viene chiesto di immettere le credenziali di accesso per l’account Amministrazione Adobe Sign.

Una volta effettuato correttamente l’accesso come amministratore di Adobe Sign, la relazione di affidabilità viene stabilita e gli utenti possono utilizzare il componente aggiuntivo.

OAuth Authentication-rebranded

Configurazione: opzionale

Le seguenti configurazioni opzionali, anche se non obbligatorie, possono migliorare sensibilmente il valore di Adobe Sign.

Archiviazione di documenti firmati

In qualità di amministratore, puoi definire una cartella di destinazione globale in cui verranno depositati tutti gli accordi completati per l’intero sito. Tale cartella viene configurata nella pagina Impostazioni account di Adobe Sign.

Quando viene definita una cartella di archiviazione globale, tutti i file PDF delle tracce di verifica e degli accordi firmati vengono salvati automaticamente in tale cartella di archiviazione globale. Sono inclusi anche gli accordi inviati da librerie di documenti ed elenchi.

defined_global_storagefolder

Se nella pagina Impostazioni account di Adobe Sign non è impostata alcuna cartella di archiviazione globale, viene creata automaticamente una nuova cartella denominata Accordi firmati nella libreria documenti da cui è stato creato o inviato l’accordo. Tutti gli accordi completati inviati dalla stessa libreria restituiscono il file PDF completato alla stessa cartella Accordi firmati.

Default folder

 

Gli accordi inviati da elenchi vengono allegati alla voce elenco (come allegati) se non viene identificato alcun file predefinito globale.

List Attachments

Audit Trail

Per impostazione predefinita, Adobe Sign restituisce solo il file PDF dell’accordo firmato. Tuttavia, se attivi l’archiviazione dell’audit trail con accordo firmato, viene restituito un secondo file PDF che contiene l’audit trail completa dell’accordo.

Document stoprage

Mappatura del modello

Adobe Sign supporta l’idea di collegare i dati fra gli elenchi SharePoint e i campi del modulo dell’accordo.

Utilizzando i flussi di lavoro ed eseguendo la mappatura dei campi dell’elenco ai campi modulo, puoi precompilare automaticamente i documenti prima dell’invio, riducendo le tempistiche per i mittenti e/o i firmatari per la compilazione del modulo e riducendo la possibilità immettere dati errati.

Al contrario, puoi anche creare una mappatura che consente di estrarre i dati del campo modulo da un accordo firmato per compilare un elenco SharePoint.

Nota rapida su moduli e i “tag di testo”

Affinché una mappatura venga completata correttamente sono necessari moduli pre costituiti con nomi campi definiti in modo che il campo Elenco al corrisponda logicamente al campo del modulo Adobe Sign. 

Un modulo semplice è mostrato nella parte sottostante. I campi sono definiti dalle coppie di parentesi graffe su ogni lato (che definiscono la larghezza del campo) e dal nome del campo (la stringa di caratteri fra le parentesi graffe). Questa sintassi basata su testo è universalmente nota come “tag di testo”.

Data Mapping Example Form

I tag di testo possono includere argomenti aggiuntivi oltre il valore del nome, comprese convalide, calcolied espressioni regolari. Informazioni approfondite sulla creazione del modulo sono disponibili qui e possono migliorare significativamente la qualità dei dati ottenuti durante la procedura della firma.

I moduli PDF possono essere creati anche con Acrobat.

L’ambiente di creazione di Adobe Sign può anche essere utilizzato per creare moduli se consenti agli utenti di allegare i documenti archiviati nella libreria Adobe Sign.

Mappatura dei campi

Collegare i nomi del campo Modulo ed Elenco è un’operazione rapida e semplice una volta che l’elenco e il modulo sono stati definiti.

Nota:

Puoi mappare solo i campi da/a un campo elenco con tipo di dati “Singola riga di testo”.

Per creare un elenco delle mappature:

1. Passa alla pagina Impostazioni di Adobe Sign.

2. Fai clic sulla scheda Mappatura del modello.

3. Seleziona la mappatura da definire.

► Mappatura da SharePoint ad accordo: campi precompilati da un elenco.

► Mappatura da accordo a SharePoint: raccolta delle informazioni del campo dagli accordi completati.

Nota: tutte le mappature sono discrete. Se desideri creare un processo in cui caricare un modulo con le informazioni dell’elenco e desideri consentire che il contenuto aggiornato sia rimandato all’elenco una volta che l’accordo è stato completato, devi creare entrambi i modelli.

4. Seleziona l’elenco da utilizzare per la mappatura.

Mapping - Select Tempalate

 

La pagina si aggiorna per mostrare l’elenco selezionato nel campo a discesa, un’icona più (+) per inserire le nuove righe di coppie e altre due nuove intestazioni campo:

○ Campo SharePoint: il nome campo Elenco (sono disponibili solo campi di testo).

○ Campo Accordo: il nome campo del modulo.

Template Mapping fields

 

5. Fai clic sull’icona Più (+) nella parte inferiore delle coppie di campi per aprire una nuova coppia campo.

Quando si fa clic su di essa, vengono visualizzati due nuovi campi. Un elenco a discesa contenente tutti i campi Elenco SharePoint e un campo di testo per digitare il nome del campo modulo dell’accordo.

6. Seleziona il nome campo per il campo SharePoint dal menu a discesa.

7. Digita il nome campo modulo dell’accordo con cui desideri creare la relazione.

8. Ripeti i punti 6 e 7 per tutti i campi che devono essere associati.

Ogni coppia nome campo deve essere configurata in modo esplicito. Se una coppia deve essere eliminata, fai clic sull’icona del cestino all’estrema destra della riga.

9. Una volta che tutte le coppie dei campi sono state definite, fai clic sul pulsante Salva.

I modelli della mappatura sono permanenti e vengono applicati a tutti gli accordi inviati tramite il documento o l’elenco a cui la mappatura è collegata. In qualsiasi momento dopo la creazione del modello, un amministratore può tornare alla funzione Mappatura del modello, selezionare un documento o un elenco e visualizza le relazioni mappate esistenti. L’amministratore è anche libero di modificare, aggiungere o eliminare le singole coppie di relazione in base alle proprie esigenze.

Se un amministratore desidera rimuovere tutte le righe della mappatura del modello definite in un documento libreria o in un elenco SharePoint con un solo clic, può farlo selezionando il documento o l’elenco desiderato e facendo clic sul pulsante Cancella mappatura precedente. Le righe della mappature cancellate non possono essere recuperato e devono essere ricreate.

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