Tvorba indexů PDF

Vložením indexu slov do dokumentu můžete zkrátit dobu potřebnou k prohledání dlouhého PDF. Acrobat umí prohledat index mnohem rychleji než dokument. Vložený index je zahrnutý i do rozesílaných nebo sdílených kopií PDF. Uživatelé prohledávají PDF s vloženým indexem přesně stejně, jako bez vloženého indexu – nejsou potřebné žádné kroky navíc.

Přidání indexu do PDF

Aktualizace nebo odstranění vloženého indexu v souboru PDF

O funkci Katalog (Acrobat Pro)

Specifickou skupinu souborů PDF můžete definovat jako katalog a vytvořit sjednocený index pro celou tuto kolekci dokumentů. Pokud uživatel hledá v souborech PDF v katalogu určitou informaci, je hledání díky indexu mnohem rychlejší.

Když distribuujete kolekci na CD, můžete k souborům PDF přidat i index.

Katalog můžete vytvořit pro dokumenty psané latinkou nebo čínskými, japonskými nebo korejskými znaky. Do katalogu můžete zahrnout text dokumentu, poznámky, záložky, pole formulářů, tagy, metadata objektů a dokumentu, přílohy, informace o dokumentu, digitální podpisy, obrazová metadata XIF (extended image file format) a uživatelské vlastnosti dokumentu.

Příprava souborů PDF pro indexování (Acrobat Pro)

Začněte vytvořením složky, která bude obsahovat soubory PDF, které chcete indexovat. Všechny PDF by měly mít hotový jak obsah, tak i elektronické vlastnosti, jako jsou odkazy, záložky a pole formuláře. Pokud jsou mezi indexovanými soubory také skenované dokumenty, zkontrolujte, zda je možné jejich text prohledávat. Rozdělte dlouhé dokumenty do menších souborů podle kapitol, abyste zvýšili rychlost prohledávání. Můžete také přidat informace do vlastností dokumentu, abyste zlepšili vyhledatelnost souboru.

Dříve než začnete indexovat kolekci dokumentů, je nezbytné, abyste vytvořili strukturu dokumentů na disku nebo síťovém serveru a zkontrolovali názvy souborů pro různé platformy. Názvy souborů se mohou při prohledávání na jiné platformě zkrátit a jejich vyhledání může být obtížné. Chcete-li těmto problémům předejít, dodržujte tato pravidla:

• Přejmenujte soubory, složky a indexy podle konvencí pro pojmenovávání souborů pro MS-DOS (osm nebo méně znaků následovaných třemi znaky přípony souboru), zejména pokud plánujete dodávat kolekci dokumentů a index na CD-ROM disku ve formátu ISO 9660.

• Odstraňte z názvů souborů a složek rozšířené znaky, jako jsou znaky s diakritikou a ne-anglické znaky. (Písmo používané funkcí Katalog nepodporuje znaky s kódy 133 až 159.)

• Nepoužívejte hluboko vnořené složky nebo názvy cest, které jsou delší než 256 znaků, pro indexy, které budou prohledávány uživateli Mac OS.

• Pokud používáte systém Mac OS se serverem OS/2 LAN, konfigurujte server IBM® LAN Server Macintosh (LSM) tak, aby vyžadoval konvence pojmenování souborů pro MS-DOS, nebo indexujte pouze svazky se systémem FAT (File Allocation Table). (Svazky HPFS [High Performance File System] mohou obsahovat dlouhé, nenačítatelné názvy souborů.)

  Pokud struktura dokumentů obsahuje podsložku, kterou nechcete indexovat, můžete ji během procesu indexace vyloučit.

Přidávání metadat do vlastností dokumentů (Acrobat Pro)

Chcete-li usnadnit vyhledání PDF, můžete do vlastností dokumentu přidat informace o souboru nazývané metadata. (Vlastnosti právě otevřeného PDF si můžete zobrazit pomocí příkazu Soubor > Vlastnosti dokumentu a kliknutím na záložku Popis.)

Při přidávání údajů do vlastností dokumentu se řiďte následujícími doporučeními:

• V poli Název použijte vhodný popisný název. Název souboru dokumentu by se měl objevit v dialogovém okně Výsledky hledání.

• K dosažení podobných informací používejte vždy stejnou možnost (pole). Nepřidávejte například důležité informace v některých dokumentech do pole Předmět a v jiných dokumentech do pole Klíčová slova.

• Používejte stále jeden termín pro stejnou informaci. Nepoužívejte například v některých dokumentech geografie a v jiných dokumentech zeměpis .

• Pro identifikaci osoby nebo skupiny osob, které zodpovídají za obsah dokumentu, použijte pole Autor. Například autorem dokumentu o náborové politice firmy by mohlo být Personální oddělení.

• Pokud používáte evidenční čísla dokumentů, přidejte je jako Klíčová slova. Zadejte například do pole Klíčová slova dok=m234, abyste označili specifický dokument mezi stovkami dokumentů na určité téma.

• Pro kategorizaci dokumentů podle typu použijte pole Předmět nebo Klíčová slova nebo obě tato pole společně. Jako údaj v poli Předmět můžete například použít slovo výkaz a jako údaj v poli Klíčová slova použít pro jednotlivé dokumenty týdenní nebo měsíční .

  Pokud již máte speciální znalosti o Adobe PDF, můžete při tvorbě indexu definovat vlastní datová pole, například Typ dokumentu, Číslo dokumentu nebo Identifikátor dokumentu. Tento postup se doporučuje pouze pro pokročilé uživatele a není popsán ani v úplné nápovědě pro Acrobat.

Vytvoření indexu pro kolekci (Acrobat Pro)

Když sestavujete nový index, Acrobat vytvoří soubor s příponou .pdf a novou pomocnou složku, která obsahuje jeden nebo více souborů s příponou .idx. Soubory IDX obsahují položky indexu. Všechny tyto soubory musí být dostupné pro uživatele, který chce index prohledávat.

Dialogové okno Možnosti indexování

Vyberte tuto možnost, chcete-li z indexu vyloučit všechna čísla, která se vyskytují v textu dokumentu. Vyloučením čísel můžete dosáhnout podstatného zmenšení indexu, což vede ke zrychlení prohledávání.

Vyberte tuto možnost, pokud vaše kolekce obsahuje soubory PDF vytvořené ve starší verzi aplikace než Acrobat 2.0, která automaticky nepřidávala identifikační čísla. Identifikační čísla jsou potřeba v situacích, kdy se dlouhé názvy souborů Mac OS zkrátí při jejich převodu na názvy souborů MS-DOS. Acrobat 2.0 a novější verze přidávají identifikátory automaticky.

Když tato možnost není vybraná, objeví se zpráva při prohledávání dokumentů, které byly změněny od posledního vytvoření indexu.

Použijte tuto možnost, chcete-li do indexu zahrnout uživatelské vlastnosti dokumentu. Budou se indexovat pouze uživatelské vlastnosti dokumentu, které již v indexovaných PDF existují. Zapište vlastnost, proveďte výběr z nabídky Typ, a pak klikněte na Přidat. Tyto vlastnosti se objeví jako další kritéria v rozbalovacích nabídkách možností hledání v okně Prohledat PDF při prohledávání výsledného indexu. Pokud například zadáte uživatelskou vlastnost Název dokumentu a v nabídce Typ zvolíte, že je to textová vlastnost, uživatel prohledávající index pak může hledat v této uživatelské vlastnosti, když vybere Název dokumentu z nabídky Použít tato další kritéria.

Použijte tuto možnost, pokud chcete zahrnout uživatelská pole XMP. Uživatelská pole XMP se budou indexovat a objeví se v rozbalovacích nabídkách dalších kritérií, abyste je mohli prohledávat ve vybraných indexech.

Použijte k vyloučení určitých slov (maximálně 500) z výsledků prohledávání indexu. Zadejte slovo, klikněte na Přidat a opakujte podle potřeby. Vyloučením slov můžete zmenšit index o 10 až 15 %. Vyloučená slova mohou mít až 128 znaků a rozlišují se v nich malá a velká písmena.

Použijte tuto možnost, aby bylo možné prohledávat specifické tagy elementů v dokumentech, které mají tagovanou logickou strukturu.

Soubory Čtěte pro katalog (Acrobat Pro)

Často je vhodné vytvořit samostatný soubor Čtěte a umístit ho do složky s indexem. Tento soubor Čtěte může obsahovat podrobnosti o indexu, například:

• Druh indexovaných dokumentů.

• Podporované možnosti prohledávání.

• Kontaktní osoba nebo telefonní číslo pro případné dotazy.

• Seznam čísel nebo slov, která jsou z indexu vyloučena.

• Seznam složek obsahujících dokumenty zařazené do indexu v síti LAN nebo seznam dokumentů zařazených do indexu na disku. Můžete připojit i stručný popis obsahu každé ze složek nebo každého z dokumentů.

• Seznam hodnot pro každý dokument, pokud jste hodnoty přiřadili do polí v dialogovém okně Informace o dokumentu.

  Pokud katalog obsahuje mimořádně velký počet dokumentů, zvažte vložení tabulky s přehledem hodnot přiřazených jednotlivým dokumentům. Tato tabulka může být součástí souboru Čtěte nebo může být v samostatném souboru. Při tvorbě indexu můžete tuto tabulku použít k zajištění jednotnosti.

Aktualizace indexu (Acrobat Pro)

Existující index můžete aktualizovat, obnovit nebo vyčistit.

Předvolby katalogu (Acrobat Pro)

Můžete nastavit předvolby pro indexování, které se použijí globálně pro všechny další vytvářené indexy. Některé z těchto předvoleb pak můžete pro jednotlivé indexy změnit, když při tvorbě indexu vyberete nové možnosti.

V dialogovém okně Předvolby vyberte v části Kategorie položku Katalog. Mnohé z možností jsou stejné jako ty popsané pro proces tvorbě indexu.

Plánované aktualizace indexu (Acrobat Pro)

S použitím funkce Katalog a dávkového souboru katalogu PDX (.bpdx) naplánujte, kdy a jak často chcete automaticky sestavovat, obnovovat, aktualizovat a čistit index. Soubor BPDX je textový soubor, který obsahuje seznam cest souborů indexů závislých na platformě a příznaky. Pro zobrazení souboru BPDX v programu Acrobat použijte aplikaci pro plánování, například Plánovač úloh pro Windows. Acrobat pak index znovu vytvoří podle příznaků v souboru BPDX.

Přemísťování kolekcí a jejich indexů (Acrobat Pro)

Kolekci indexovaných dokumentů můžete vytvořit a otestovat na lokálním pevném disku a pak dokončenou kolekci dokumentů přemístit na síťový server nebo na jiný disk. Definice indexu obsahuje relativní cesty mezi definičním souborem indexu (PDX) a složkami obsahujícími indexované dokumenty. Pokud se tyto relativní cesty nezmění, index není třeba tvořit znovu poté, co jste sadu indexovaných dokumentů přemístili. Pokud je soubor PDX ve stejné složce jako složky obsahující indexované dokumenty, můžete zachovat jejich relativní cesty tím, že jednoduše přemístíte celou tuto složku.

Pokud se relativní cesty změní, musíte po přemístění kolekce indexovaných dokumentů vytvořit nový index. Můžete k tomu ale použít původní soubor PDX. Abyste tento původní soubor PDX mohli dále používat, přemístěte nejdříve indexované dokumenty. Pak zkopírujte soubor PDX do složky, kde chcete vytvořit nový index, a podle potřeby upravte seznamy zahrnutých a vyloučených složek a podsložek indexu.

Pokud je index umístěn na lokálním disku nebo na síťovém disku nezávisle na jakékoli části kolekce indexovaných dokumentů, potom přemístěním indexu nebo sady dokumentů se index poškodí. Pokud hodláte kolekci dokumentů přemístit na jiné místo na síti nebo na CD disk, vytvořte index ve stejném místě, kde je kolekce dokumentů.