Tvorba webového formuláře

Hledat

Naposledy aktualizováno 17. 12. 2023 | Platí také pro Adobe Acrobat

Webové formuláře jsou skvělým způsobem, jakým můžete zákazníkům poskytnout samoobslužnou metodu podepsání smlouvy. Můžete vytvořit jednoduchý formulář k registraci obsahující pouze požadavek k podpisu či komplexní dokument obsahující vícero polí, který slouží ke sběru dat od uživatelů a vyžaduje druhé podpisy od interních osob.

Začněte tím, že vytvoříte svůj formulář jako dokument PDF, a poté v aplikaci Acrobat použijte nástroj Vytvořit webový formulář k vygenerování online verze, kterou může kdokoli podepsat.

Chcete-li přejít na nástroj Vytvořit webový formulář, proveďte jeden z následujících kroků:

V počítačové aplikaci Acrobat přejděte do centra nástrojů, posunutím dolů vyhledejte část Elektronicky podepsat a poté vyberte možnost Vytvořit webový formulář.
Přihlaste se do online aplikace Acrobat, v horním navigačním panelu vyberte nabídku Elektronicky podepsat a poté vyberte možnost Vytvořit webový formulář.

Postup tvorby webového formuláře

Podle předchozího postupu vyberte nástroj Vytvořit webový formulář. Zobrazí se stránka Vytvořit webový formulář.
Přidat soubor:

Nahrajte (vyhledáním nebo přetažením) primární soubory, které používáte k vytvoření dohody webového formuláře.

Výběr vpravo od tlačítka Vybrat soubor vám umožňuje vybrat zdroj, kde se soubor nachází. Výchozí možností je váš místní systém.

Po výběru souboru se nahraje konfigurační stránka.
Pojmenujte svůj webový formulář (nejlépe intuitivním názvem). Název webového formuláře je výchozí název všech výsledných dohod vygenerovaných z webového formuláře.
(Volitelné) V případě potřeby přidejte další soubory.

Počáteční soubor vybraný, aby začal webový formulář, je již připojený.

Nahrajte všechny další soubory, které se mají použít k vytvoření vašeho online formuláře.
- Lze nahrát více souborů.
- Všechny nahrané soubory se sloučí do jedné dohody.
- Vzhled konečné dohody určuje pořadí souborů.
  
  Soubory můžete seřadit kliknutím a přetažením.
Přidejte účastníky
- Uveďte účastníky, kteří mají tento formulář dokončit, a vyberte pro každého účastníka akci:
  
  Podepsat: Podepíše formulář a může také vložit data.
  
  Schválit: Zkontroluje a schválí formulář; může také vložit data nebo podepsat.
  
  Vyplnit formulář: Zadá požadovaná data a odešle formulář, obvykle nepodepisuje.
  
  V kopii (cc): Obdrží upozornění o průběhu dokončení formuláře.
První účastník uvedený v seznamu otevře formulář prostřednictvím webové stránky, takže jeho e-mailová adresa není uvedena (jelikož není známá a mění se u každého podepisujícího).

Všichni další účastníci představují vaše interní druhé podepisující:
- Chcete-li přidat další účastníky (max. 36), klikněte na možnost Přidat účastníka.
- Zadání e-mailových adres všech „interních“ účastníků.
- Přiřazení akce jednotlivým účastníkům.
(Volitelné) Kliknutím na ikonu klíče vpravo od účastníka nakonfigurujte ověřování jednotlivých účastníků.

Výchozím způsobem ověření je e-mail, pomocí kterého se potvrzuje identita jednotlivých účastníků a který ve většině případů dostačuje k získání zákonného podpisu.

Zabezpečení určitého účastníka můžete zvýšit přidáním druhého způsobu ověření, který bude muset tento účastník použít před zahájením práce s formulářem.
- Heslo: Aby mohl účastník začít pracovat s formulářem, musí zadat heslo
  
  Heslo poskytnete vy
  
  Toto heslo musíte sdílet s účastníkem jiným komunikačním kanálem
- Ověření na základě znalostí (KBA): Účastníci musí zadat svoje jméno, adresu a poslední čtyři číslice rodného čísla (volitelné) a odpovědět na dotazy určené k ověření své identity
  
  Založeno na modulu RSA a k dispozici pouze v USA.
  
  KBA je placená služba. Chcete-li tuto možnost přidat do svého účtu, obraťte se na prodejní tým
(Volitelné) Vyplněný/podepsaný dokument PDF s dohodou zabezpečíte přidáním hesla.

Kliknutím na ikonu vedle možnosti Přidat heslo (ve spodní části stránky) můžete do kopie PDF dokončeného (podepsaného) dokumentu volitelně přidat heslo.
- Je-li tato možnost nakonfigurovaná, je nutné před otevřením dokumentu k zobrazení úspěšně zadat heslo
- Je-li tato možnost nakonfigurovaná, změní se text pod záhlavím nastavení na K zobrazení vyplněného formuláře je potřeba heslo
V pravém horním rohu okna klikněte na možnost Další.
Přidejte pole do webového formuláře.

Nyní můžete do webového formuláře přidat potřebná pole.

Klikněte a přetáhněte pole z pravé nabídky typů polí.
- Konfigurace polí může zahrnovat:
  
  Vzhled
  
  Ověření
  
  Podmíněná viditelnost
  
  Vypočtené hodnoty
- Pomocí akce Podepsat musíte umístit alespoň jeden podpis pro každého účastníka
  
  Nezapomeňte na interní druhé podepisující
Po umístění všech polí klikněte v pravém horním rohu okna na tlačítko Vytvořit

Poznámka:

Webové formuláře jsou vytvořeny v Aktivním stavu.

Po kliknutí na tlačítko Vytvořit začne být adresa URL přístupná a formulář lze podepsat.
Prohlédněte si stránku s potvrzením webového formuláře.

Zobrazí se stránka s potvrzením o úspěšném vytvoření webového formuláře.

Na této stránce můžete:
- Sdílet adresu URL: Chcete-li formulář sdílet s ostatními jako odkaz (tj. v e-mailu nebo jako href pod obrázkem na webové stránce), zkopírujte adresu URL
- Vložit kód: Kód vložení můžete zkopírovat ve formátu HTML nebo JavaScript a formulář vložit jako zobrazitelný objekt na webovou stránku
Další možnosti:
- Zobrazení náhledu tohoto webového formuláře: Otevře formulář v zobrazení prvního účastníka
  
  Jedná se o skvělý způsob vyzkoušení webového formuláře, protože dojde k jeho normálnímu dokončení (za předpokladu, že všichni účastníci dokončí své akce)
- Zobrazení vlastních webových formulářů: Prohlédněte si všechny webové formuláře připojené k uživateli a jejich aktuální stav
- Vytvořit další webový formulář: Otevře stránku počáteční konfigurace pro vytvoření nového webového formuláře

Spravované webové formuláře z domovské stránky nebo karty Dokumenty

Až bude webový formulář vytvořen, můžete jej spravovat na kartě Domů v počítačové aplikaci Acrobat nebo na kartě Dokumenty v online verzi aplikace Acrobat.

Přejděte na kartu Domů nebo na kartu Dokumenty
V levém navigačním panelu vyberte možnost Webové formuláře.
Jednou klikněte na webový formulář, který chcete otevřít
- Tím se na pravé straně okna otevře kontextová nabídka

Kontextová nabídka na pravé straně obsahuje pět samostatných částí:

Metadata: Zcela nahoře v nabídce se nacházejí metadata webového formuláře:
- Obrázek první stránky formuláře
- Název formuláře
- Datum vytvoření webového formuláře
- Hodnota jména ID uživatele, který webový formulář vytvořil
- Hodnota e-mailu ID uživatele, který webový formulář vytvořil
- Stav – Aktuální stav webového formuláře (Povolen / Zakázán)
- Role prvního účastníka (příjemce webového formuláře)
  - Budou uvedeny hodnoty e-mailu všech stran uvedených v poli kopie
Nabídka Akce – Tato část obsahuje všechny akce, které můžete s webovým formulářem provést (nadřazená šablona). Chcete-li si prohlédnout všechny hodnoty, může být nutné v pravé spodní části kliknout na odkaz Zobrazit více:
- Otevřít webový formulář – Otevře webový formulář pouze k zobrazení. Nejsou k dispozici žádná pole
- Získat kód - Nabízí prostředí pro rychlé zkopírování kódu URL/HTML/JavaScript webového formuláře
- Upravit webový formulář – Otevře webový formulář v prostředí pro vytváření
- Stáhnout PDF – Stáhne celé (prázdné) PDF
- Stáhnout data pole formuláře – Stáhne soubor CSV s obsahem na úrovni polí všech podřízených dohod vygenerovaných z tohoto nadřazeného webového formuláře, které byly dokončeny
- Stáhnout jednotlivé soubory – Nabízí možnost stáhnout jednotlivé soubory PDF, pokud se k vytvoření webového formuláře použilo několik souborů
- Sdílet – Nasdílí webový formulář se zadaným e-mailem uživatele. Sdílené webové formuláře si lze prohlédnout na stránce Správa, ale není možné je upravit
  - Uživateli, se kterým byl formulář sdílen, se odešle e-mail s kopií PDF webového formuláře (bez přidaných polí)
- Skrýt/zobrazit webový formulář – Skrytím nebo zobrazením webového formuláře jej jednoduše odeberete (nebo přidáte) v normálním zobrazení stránky Správa
- Přidat poznámky – Umožňuje uživateli přidávat do webového formuláře osobní poznámky
Druzí podepisující – Seznam druhých podepisujících definovaný pro webový formulář
- Tyto hodnoty nelze upravit
Shrnutí/filtr dohody – V části Dohody jsou uvedeny tři hodnoty:
- Vše – Zobrazí všechny (podřízené) dohody, které byly vygenerovány z webového formuláře (nadřazená šablona) a které mají (alespoň) ověřený podpis prvního účastníka
- Probíhá – Filtr, který zobrazuje všechny dohody ve stavu Probíhá
- Dokončeno – Filtr, který zobrazuje všechny dohody vygenerované z webového formuláře u kterých došlo k dosažení závěrečného stavu (Dokončeno/Zrušeno)
Aktivita (nadřazené šablony webového formuláře) – Odkaz Aktivita > ve spodní části kontextového panelu otevře chronologický seznam akcí povolení použitých na (nadřazený) webový formulář (např.: události Vytvoření, Zakázáno a Povoleno)

Úprava webového formuláře

Oprávnění k úpravám polí formuláře má tvůrce webového formuláře.

Pole lze přidat, odebrat, přesunout na jiná místa a překonfigurovat.

Při úpravách nelze:

Změnit název webového formuláře
Změnit základní soubor (např. změnit základní soubor, pořadí stránek, orientaci stránek)
Změnit účastníky (např. e-mailovou adresu, pořadí, roli, způsob ověření)

Přejděte na kartu Domů nebo Dokumenty.
V levém navigačním panelu vyberte možnost Webové formuláře.
Kliknutím vyberte webový formulář, který chcete upravit.
- Tím se na pravé straně okna otevře nabídka Akce
Klikněte na akci Upravit webový formulář.
Webový formulář se načte přímo do prostředí pro vytváření.

Přidejte, přesuňte, odeberte a nakonfigurujte pole, která je třeba aktualizovat.
Po dokončení úprav klikněte v pravém horním rohu okna na možnost Uložit.
- Webový formulář uloží nový formát
- Zobrazení se vrátí do zobrazení otevřeného formuláře s panelem akcí otevřeným vpravo
- Zprávy o úspěchu jsou zobrazeny ve spodní části okna:

Zakázání webového formuláře

Zakázaný webový formulář již není přístupný pro podepisující, ale je viditelný v části Domůnebo Dokumenty. Zakázaný webový formulář lze kdykoli znovu aktivovat obnovit jeho normální funkci.

Přejděte na kartu Domů nebo Dokumenty.
V levém navigačním panelu vyberte možnost Webové formuláře.
Kliknutím vyberte webový formulář, který chcete zakázat.
- Tím se na pravé straně okna otevře nabídka Akce
Klikněte na tlačítko Zakázat nacházející se vedle položky Stav: Aktivní.
Zobrazí se malý panel, na kterém můžete vybrat následnou akci pro uživatele, který se pokusí o přístup k adrese URL webového formuláře:
- Přesměrovat podepisující na jinou webovou stránku – Podepisující můžete přesměrovat na jinou webovou stránku, například na aktuální verzi webového formuláře
- Zadat vlastní zprávu pro podepisující – Můžete zadat zprávu, která se zobrazí namísto webového formuláře
  
  Do závorek [ ] můžete přidat hypertextové odkazy na zprávu
  
  Pomocí symbolu | umístěného za adresu URL můžete přidávat popisky
  
  např.: [https://www.sign.adobe.com/cz/ | Acrobat Sign] se zobrazí jako Acrobat Sign.
Klikněte na možnost Zakázat.
- Stav webového formuláře se změní na Zakázáno.
- Pod polem Stav se vloží zpráva nebo adresa URL přesměrování.
- Akce Upravit webový formulář se odebere ze seznamu Akce webového formuláře.
- Zprávy o úspěchu jsou zobrazeny ve spodní části okna:

Opětovná aktivace webového formuláře

Zakázané webové formuláře lze kdykoli znovu aktivovat a obnovit jejich funkci.

Přejděte na kartu Domů nebo Dokumenty.
V levém navigačním panelu vyberte možnost Webové formuláře.
Kliknutím vyberte zakázaný webový formulář, který chcete znovu aktivovat.
- Tím se na pravé straně okna otevře nabídka Akce
Klikněte na tlačítko Povolit nacházející se vedle položky Stav: Zakázáno.
Zobrazí se malý panel s ověřením, zda chcete webový formulář povolit:
Klikněte na možnost Povolit.
- Stav webového formuláře se změní na Povoleno.
- Zprávy o úspěchu jsou zobrazeny ve spodní části okna:

Skrýt webový formulář

Pokud chcete odstranit webový formulář ze zobrazení karty Domů nebo Dokumenty, můžete ho skrýt.

Skrytí webového formuláře způsobí jeho skrytí pouze ve vašem zobrazení uživatelů. Ostatní uživatelé s přístupem k webovému formuláři (prostřednictvím sdílení) ho budou vidět i nadále.

Pozor:

Pokud jste vlastníkem webového formuláře, je před skrytím webového formuláře ve vlastním zobrazení nejlepší webový formulář zakázat.

Přejděte na kartu Domů nebo Dokumenty.
V levém navigačním panelu vyberte možnost Webové formuláře.
Jednou klikněte na webový formulář, který chcete ve svém zobrazení skrýt.
- Tím se na pravé straně okna otevře nabídka Akce
V levé nabídce klikněte na akci Skrýt webový formulář.
- Chcete-li nabídku prodloužit a získat tak k této akci přístup, klikněte na možnost Zobrazit více.
Otevře se malý panel s ověřením, jestli chcete webový formulář skrýt:

Poznámka:

Pokud jste vlastníkem webového formuláře a formulář je stále v aktivním stavu, otevře se stránka s informací o tom, že webový formulář je povolený.

Poté můžete akci Skrýt zrušit nebo dokončit.

Pozor:

Skryté webové formuláře, které nebyly zakázány, jsou stále aktivní a pokud někdo danou adresu URL navštíví, může je podepsat.
Klikněte na možnost Skrýt.
- Webový formulář se skryje z vašeho zobrazení.
- Zobrazí se zpráva informující o úspěšném dokončení operace:

Zobrazení webového formuláře

Někdy je nutné webový formulář znovu zobrazit.

Přejděte na kartu Domů nebo Dokumenty.
V levém navigačním panelu vyberte možnost Webové formuláře.
Klikněte na tlačítko Filtry.
- Otevře se nabídka filtru.
Zaškrtněte možnost Zobrazit skrytý obsah a klikněte na možnost Použít.
- Počet navrácených záznamů můžete omezit nastavením filtru rozsahu dat. Položka Datum změny udává, kdy byl webový formulář zakázán. Tuto hodnotu zjistíte nakonfigurováním rozsahu dat.
Stránka se aktualizuje a zobrazí se filtrovaný obsah.
- Použité filtry se zobrazí jako značka vedle tlačítka Filtr
  
  Kliknutím na znak x na libovolném filtru tento filtr odeberete
Kliknutím vyberte webový formulář, který chcete znovu zobrazit.
- Tím se na pravé straně okna otevře nabídka Akce
V levé nabídce klikněte na akci Zobrazit webový formulář.
- Chcete-li nabídku prodloužit a získat tak k této akci přístup, klikněte na možnost Zobrazit více.
Otevře se malý panel s ověřením, jestli chcete webový formulář znovu zobrazit:
Klikněte na možnost Zobrazit.
- Webový formulář se skryje z vašeho zobrazení (protože je stále zobrazený filtrovaný seznam).
- Zobrazí se zpráva informující o úspěšném dokončení operace:
Kliknutím na znak X na filtru Skrytý obsah tento filtr odeberte.
- Zobrazí se webové formuláře nacházející se ve vašem normálním (nefiltrovaném) zobrazení.