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Flujos de trabajo de aprobación

  1. Guía del usuario de Acrobat
  2. Introducción a Acrobat
    1. Acceder a Acrobat desde equipos de escritorio, dispositivos móviles, páginas web
    2. Presentación de la nueva experiencia de Acrobat
    3. Novedades de Acrobat
    4. Métodos abreviados de teclado
    5. Requisitos del sistema
  3. Espacio de trabajo
    1. Conceptos básicos del espacio de trabajo
    2. Abrir y ver archivos PDF
      1. Abrir archivos PDF
      2. Navegar por páginas PDF
      3. Visualización de preferencias de PDF
      4. Ajuste de vistas de PDF
      5. Habilitar vista previa en miniatura de archivos PDF
      6. Mostrar PDF en explorador
    3. Trabajar con cuentas de almacenamiento en línea
      1. Acceder a los archivos desde Box
      2. Acceder a los archivos desde Dropbox
      3. Acceder a archivos desde OneDrive
      4. Acceder a archivos desde SharePoint
      5. Acceder a archivos desde Google Drive
    4. Acrobat y macOS
    5. Notificaciones de Acrobat
    6. Cuadrículas, guías y mediciones en archivos PDF
    7. Asiático, cirílico y texto de derecha a izquierda en PDF
  4. Crear archivos PDF
    1. Descripción general de la creación de archivos PDF
    2. Crear PDF con Acrobat
    3. Crear archivos PDF con PDFMaker
    4. Uso de la impresora Adobe PDF
    5. Convertir páginas web a PDF
    6. Crear documentos PDF con Acrobat Distiller
    7. Configuración de conversión de Adobe PDF
    8. Fuentes PDF
  5. Editar PDF
    1. Editar texto en archivos PDF
    2. Editar objetos o imágenes en un archivo PDF
    3. Rotar, mover, eliminar y volver a numerar las páginas de un PDF
    4. Editar archivos PDF digitalizados
    5. Mejorar fotografías de documentos capturadas con una cámara móvil
    6. Optimización de archivos PDF
    7. Propiedades y metadatos de archivos PDF
    8. Vínculos y adjuntos en archivos PDF
    9. Capas de PDF
    10. Miniaturas y marcadores de página en PDF
    11. PDF convertidos a páginas web
    12. Configuración de archivos PDF para una presentación
    13. Artículos PDF
    14. Archivos PDF geoespaciales
    15. Aplicar acciones y secuencias de comandos a archivos PDF
    16. Cambiar la fuente predeterminada para añadir texto
    17. Eliminar páginas de un PDF
  6. Digitalizar y OCR
    1. Digitalizar documentos a PDF
    2. Mejorar las fotografías del documento
    3. Solución de problemas de digitalización al digitalizar con Acrobat
  7. Formularios
    1. Introducción a los formularios PDF
    2. Cree un formulario desde cero en Acrobat
    3. Crear y distribuir formularios PDF
    4. Rellenar formularios PDF
    5. Propiedades de los campos de formulario PDF
    6. Rellenar y firmar formularios PDF
    7. Ajuste de botones de acción en los formularios PDF
    8. Publicación de formularios web PDF interactivos
    9. Introducción a los campos de los formularios PDF
    10. Campos de formulario de códigos de barras PDF
    11. Recopilación y administración de datos de formulario PDF
    12. Acerca del rastreador de formularios
    13. Ayuda de formularios PDF
    14. Enviar formularios PDF a los destinatarios mediante el correo electrónico o un servidor interno
  8. Combinar archivos
    1. Combinar archivos en un único PDF
    2. Rotar, mover, eliminar y volver a numerar las páginas de un PDF
    3. Adición de encabezados, pies de página y numeración Bates a archivos PDF
    4. Recortar páginas PDF
    5. Añadir marcas de agua a documentos PDF
    6. Agregar fondos a archivos PDF
    7. Uso de archivos componentes en una cartera PDF
    8. Publicar y compartir carteras PDF
    9. Descripción general de las carteras PDF
    10. Creación y personalización de carteras PDF
  9. Uso compartido, revisiones y comentarios
    1. Compartir archivos PDF y realizar su seguimiento en línea
    2. Marcar texto con ediciones
    3. Preparar una revisión de PDF
    4. Iniciar una revisión de PDF
    5. Alojar revisiones compartidas en sitios de SharePoint o de Office 365
    6. Participación en una revisión de PDF
    7. Agregar comentarios a archivos PDF
    8. Añadir un sello a un PDF
    9. Flujos de trabajo de aprobación
    10. Administrar comentarios | ver, responder, imprimir
    11. Importación y exportación de comentarios
    12. Rastrear y administrar revisiones de PDF
  10. Guardar y exportar archivos PDF
    1. Guardar PDF
    2. Convertir un archivo PDF a Word
    3. Convertir PDF a JPG
    4. Convertir o exportar documentos PDF a otros formatos de archivo
    5. Opciones de formato de archivo para exportación de PDF
    6. Reutilización del contenido PDF
  11. Seguridad
    1. Configuración de seguridad mejorada para archivos PDF
    2. Protección de archivos PDF con contraseñas
    3. Administrar ID digitales
    4. Protección de archivos PDF con certificados
    5. Abrir archivos PDF protegidos
    6. Eliminar contenido confidencial de archivos PDF
    7. Configuración de normativas de seguridad para archivos PDF
    8. Selección de un método de seguridad para archivos PDF
    9. Advertencias de seguridad cuando se abre un archivo PDF
    10. Proteger archivos PDF con Adobe Experience Manager:
    11. Función de modo protegido para archivos PDF
    12. Información general sobre la seguridad en Acrobat y archivos PDF
    13. JavaScripts en archivos PDF como riesgo de seguridad
    14. Archivos adjuntos como riesgos de seguridad
    15. Descripción general de las herramientas de producción para imprimir Permitir o bloquear enlaces en PDF
  12. Firmas electrónicas
    1. Firmar documentos PDF
    2. Capturar la firma en el móvil y usarla en todas partes
    3. Enviar documentos para su firma electrónica
    4. Crear un formulario web
    5. Solicitud de firmas electrónicas en bloque
    6. Recopilar pagos en línea
    7. Incluir una marca en tu cuenta
    8. Acerca de las firmas de certificado
    9. Firmas basadas en certificados
    10. Validación de firmas digitales
    11. Adobe Approved Trust List
    12. Administrar identidades de confianza
  13. Impresión
    1. Tareas de impresión de PDF básicas
    2. Imprimir folletos y carteras PDF
    3. Configuración avanzada de impresora de PDF
    4. Impresión en PDF
    5. Imprimir archivos PDF en color (Acrobat Pro)
    6. Imprimir archivos PDF en tamaños personalizados
  14. Accesibilidad, etiquetas y reflujo
    1. Crear y verificar la accesibilidad de archivos PDF
    2. Funciones de accesibilidad en archivos PDF
    3. Herramienta Orden de lectura para PDF
    4. Lectura de documentos PDF con funciones de redistribución y accesibilidad
    5. Editar la estructura de un documento con los paneles Contenido y Etiquetas
    6. Crear documentos PDF accesibles
    7. Etiquetado automático basado en la nube
  15. Búsqueda e indexación
    1. Creación de índices de PDF
    2. Búsqueda en documentos PDF
  16. Contenido multimedia y modelos en 3D
    1. Agregar audio, vídeo y objetos interactivos a archivos PDF
    2. Agregar modelos 3D a archivos PDF (Acrobat Pro)
    3. Visualización de modelos 3D en archivos PDF
    4. Interacción con modelos 3D
    5. Medición de objetos 3D en archivos PDF
    6. Ajuste de vistas 3D en archivos PDF
    7. Activar contenido 3D en PDF
    8. Agregar contenido multimedia a archivos PDF
    9. Comentarios en diseños 3D en archivos PDF
    10. Reproducir formatos de vídeo, audio y contenido multimedia en archivos PDF
    11. Agregar comentarios a vídeos
  17. Herramientas de producción de impresión (Acrobat Pro)
    1. Descripción general de las herramientas de producción para imprimir
    2. Marcas de impresora y líneas
    3. Previsualización de salida
    4. Acoplado de transparencias
    5. Conversión de color y administración de tinta
    6. Reventado de colores
  18. Comprobación preliminar (Acrobat Pro)
    1. Archivos compatibles con PDF/X, PDF/A y PDF/E
    2. Perfiles de comprobaciones
    3. Inspecciones avanzadas de comprobaciones
    4. Informes de comprobaciones
    5. Visualización de los resultados de las comprobaciones, los objetos y los recursos
    6. Calidades de salida en archivos PDF
    7. Corrección de áreas problemáticas con la herramienta Comprobaciones
    8. Automatización del análisis de documentos con droplets o acciones de comprobaciones
    9. Análisis de documentos con la herramienta Comprobaciones
    10. Otras comprobaciones con la herramienta Comprobaciones
    11. Bibliotecas de comprobación preliminar
    12. Variables de las comprobaciones preliminares
  19. Gestión de color
    1. Mantenimiento de la coherencia de los colores
    2. Configuración de color
    3. Gestión de color de los documentos
    4. Trabajar con perfiles de color
    5. Explicación de la gestión de color

Acerca de los flujos de trabajo de aprobación

Los usuarios de Acrobat (sólo en chino tradicional, chino simplificado, japonés y coreano) pueden enviar archivos PDF adjuntos a correos electrónicos para su aprobación por otras personas. Cuando los participantes abren una solicitud de aprobación en Acrobat (todos los idiomas), pueden aprobar el PDF agregando un sello de identidad digital. A continuación, pueden enviar el PDF a otros aprobadores o devolverlo a la persona que inició el proceso y a otros participantes que resulten apropiados. La persona que ha iniciado la revisión puede realizar el seguimiento del progreso mediante la recepción de una notificación cada vez que se aprueba el PDF. El flujo de trabajo termina cuando el último participante agrega la aprobación final. Si no se aprueba un PDF, debe reiniciarse el flujo de trabajo de aprobación.

Nota:

Si utiliza Acrobat Pro para iniciar el flujo de trabajo, puede invitar a participar a los usuarios de Reader 9 (o versiones posteriores) habilitando los comentarios en el PDF.


El asistente configura los flujos de trabajo de aprobación (izquierda); la paleta de sellos proporciona sellos para la aprobación de documentos (derecha).

 

Enviar un PDF para aprobación

Cuando envíe un PDF por correo electrónico para su aprobación (solo en chino tradicional, chino simplificado, japonés y coreano), los responsables de aprobarlo recibirán el PDF como anexo al mensaje. Cuando los destinatarios abren el PDF adjunto, pueden aplicar un sello de identidad digital de la paleta de sellos y realizar después la oportuna selección en la barra de mensajes del documento.

Para enviar un PDF para su aprobación, se puede utilizar el asistente de Acrobat. Este asistente proporciona instrucciones en pantalla que permiten invitar a aprobadores, personalizar instrucciones y enviar el PDF.

En Acrobat Pro , el asistente habilita los comentarios en el PDF de modo que los usuarios de Acrobat Reader puedan participar en el flujo de trabajo de aprobación.

Antes de iniciar un flujo de trabajo de aprobación, asegúrese de que su aplicación de correo electrónico esté configurada para funcionar con Acrobat.

  1. Para iniciar un flujo de trabajo de aprobación, elija Compartir > Enviar por correo electrónico para su aprobación.

  2. Si así se solicita, especifique su dirección de correo electrónico en el cuadro de diálogo Configuración de identidad.
  3. Especifique un PDF y haga clic en Siguiente.

  4. Escriba la dirección de correo electrónico del primer aprobador en el cuadro Para.
  5. (Acrobat Pro) Si desea permitir que los usuarios de Reader participen o desea recibir notificaciones del estado de aprobación de cada participante, especifique las opciones correspondientes.

  6. (Acrobat Standard) Si desea recibir notificaciones del estado de aprobación de cada participante, especifique las opciones correspondientes.

  7. (Opcional) Escriba instrucciones adicionales para el primer aprobador en la parte superior del mensaje de correo electrónico.

    Solo se reenvían a los aprobadores subsiguientes el mensaje de texto predeterminado y las instrucciones.

    Nota:

    El mensaje de correo electrónico de invitación contiene instrucciones para ayudar a los participantes a completar el proceso de aprobación. No cambie ni elimine este texto.

  8. Haga clic en Enviar invitación.

Participar en un flujo de trabajo de aprobación

Si se le invita a participar en un flujo de trabajo de aprobación, recibirá un mensaje de correo electrónico con instrucciones paso a paso para la aprobación del PDF adjunto. Al abrir el archivo PDF adjunto, se abrirá la paleta de sellos y la barra de mensajes del documento se mostrará en la parte superior del PDF. Si su versión de Acrobat es anterior a la 7.0, se le pedirá que descargue la versión más reciente de Reader.

Puede seleccionar cualquiera de los sellos de identidad digitales en la paleta de sellos para aprobar el documento. Un sello de identidad digital contiene información de identidad que se proporciona, como el nombre, título, empresa y dirección de correo electrónico. Un sello de identidad se puede utilizar en lugar de una firma. Al aplicar un sello, se convierte en parte del contenido de la página del documento. Puede eliminar su propio sello durante el proceso de aprobación; sin embargo, una vez finalizado este proceso, el sello queda bloqueado. Puede mover o eliminar sellos de otros participantes.

También puede rechazar documentos que no cumplan las normas.

Además de agregar sellos digitales a un PDF, puede agregar otros tipos de comentarios, como notas, ediciones de texto, sellos personalizados y archivos adjuntos.

Aprobar un PDF

  1. Abra el archivo PDF adjunto en el mensaje de correo electrónico de invitación al proceso de aprobación.
    Nota:

    Si no ha agregado información de identidad al sello, se le solicitará que lo haga.

  2. Seleccione un sello de la paleta de sellos (Herramientas > Sello > Paleta de sellos). (Para ver todos los sellos, desplace o arrastre un esquina para ajustar el tamaño de la ventana.)

  3. Haga clic en el documento para aplicar el sello de aprobación.
    Nota:

    Para eliminar un sello de identidad digital aplicado, selecciónelo y pulse la tecla Supr. Si selecciona Imprimir, Guardar una copia o Enviar por correo electrónico durante el proceso de aprobación, no podrá eliminar el sello.

  4. Realice una de las acciones siguientes:
    • Para enviar el documento al siguiente aprobador, haga clic en el botón Aprobar en la barra de mensajes del documento. En el cuadro de diálogo Enviar al siguiente aprobador, escriba la dirección de correo electrónico del siguiente aprobador (o de otros destinatarios que estime oportuno) en el cuadro Para y haga clic en Enviar.

    • Para completar el proceso de aprobación haga clic en el botón Aprobación final de la barra de mensajes del documento. En el cuadro de diálogo Completar aprobación final, especifique si va a enviar una notificación de aprobación en el menú Método de aprobación final. Si envía una notificación, escriba una dirección de correo electrónico en el cuadro Para, agregue las direcciones de otros destinatarios que estime oportuno y haga clic en Enviar. Si no envía una notificación, haga clic en Finalizada.

      Si la opción Notificar el estado de aprobación por correo electrónico al iniciador está seleccionada, aparecerá una notificación por correo electrónico por separado dirigida a la persona que inició el proceso. Haga clic en Enviar para enviar esta notificación.

  5. Guarde el PDF.
    Nota:

    Si utiliza el botón Correo electrónico  de la barra de herramientas para enviar el PDF, este ya no formará parte del flujo de trabajo y las opciones de aprobación dejarán de estar disponibles para el destinatario del mensaje de correo electrónico.

Rechazar un PDF

Si el PDF recibido en una solicitud de aprobación no satisface los requisitos necesarios para ser aprobado, utilice las opciones de la barra de mensajes del documento para rechazarlo y devolverlo a la persona que ha iniciado la revisión. Si se rechaza un PDF, debe reiniciarse el flujo de trabajo de aprobación.

  1. Abra el archivo PDF adjunto en el mensaje de correo electrónico de invitación al proceso de aprobación.
  2. Haga clic en el botón Rechazar, en la barra de mensajes del documento.

  3. En el cuadro de diálogo Rechazar y enviar notificación, escriba la dirección de correo electrónico de la persona que inició el proceso en el cuadro Para. Si la opción Notificar el estado de aprobación por correo electrónico al iniciador está seleccionada, se enviará un mensaje de correo electrónico por separado a la persona que inició el proceso. Haga clic en Enviar.

  4. Haga clic en Enviar en el mensaje de correo electrónico que aparece.

Agregar o cambiar la información de identidad de un sello digital

  1. Elija Herramientas > Sellos > Paleta de sellos.

  2. En la paleta de sellos, seleccione Sellos de identidad digital, haga clic con el botón derecho en el sello y elija Editar identidad.

  3. En el cuadro de diálogo Configuración de identidad, escriba o edite su nombre, título, nombre de la organización, unidad organizativa y dirección de correo electrónico. Por último, haga clic en Finalizada.

Nota:

También puede cambiar la información de su identidad en el cuadro de diálogo Preferencias. Bajo Categorías, seleccione Identidad.

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