U bevindt zich op deze pagina >
Verzamelen en beheren beheren gegevens
Laatst bijgewerkt op
20 dec. 2023
|
Ook van toepassing op Adobe Acrobat, Adobe Acrobat 2017
|
|
In dit document wordt uitgelegd hoe u PDF-formuliergegevens verzamelt en beheert. (Klik hierboven op de gewenste koppeling voor meer informatie over PDF-formulieren.)
Wanneer u een formulier verspreidt, maakt Acrobat automatisch een PDF-portfolio waarin de gegevens worden verzameld die de gebruikers hebben verzonden. Dit bestand wordt standaard opgeslagen in dezelfde map als het oorspronkelijke formulier en krijgt de naam bestandsnaam_reacties.
Gebruikersgegevens verzamelen
-
Nadat een gebruiker een formulier heeft verzonden, opent u het verzonden formulier.
-
Selecteer een van de volgende opties in het dialoogvenster Ingevuld formulier toevoegen aan reactiebestand:
Toevoegen aan bestaand reactiebestand
Hiermee worden de gegevens in het reactiebestand gecompileerd. Dit bestand is gemaakt toen u de formulierwizard Distribueren hebt gebruikt om het formulier te verzenden. (Klik, indien noodzakelijk, op Bladeren en zoek het reactiebestand.)
Nieuw reactiebestand maken
Hiermee wordt een nieuw reactiebestand gemaakt met de naam en locatie die u opgeeft.
-
Het reactiebestand wordt geopend als u op OK klikt. Alle teruggezonden formulieren die u toevoegt aan het reactiebestand, worden weergegeven als deelbestand van een PDF-portfolio.
Gebruikersgegevens toevoegen aan een bestaand reactiebestand
-
Open het reactiebestand in Acrobat.
-
Klik in de secundaire werkbalk op Toevoegen.
-
Klik in het dialoogvenster Teruggestuurde formulieren toevoegen op Bestand toevoegen en zoek en selecteer de teruggestuurde formulieren. Klik vervolgens op Openen.
-
Herhaal de vorige stap om teruggestuurde formulieren in andere mappen toe te voegen. Klik op OK als u klaar bent.
Elk toegevoegd PDF-formulier wordt weergegeven als deelbestand van de PDF-portfolio.
Gebruikersgegevens exporteren uit een reactiebestand
Gebruik deze procedure om alle elementen in de PDF-portfolio van een reactiebestand op te slaan in een spreadsheet of XML-bestand.
-
Open in Acrobat het reactiebestand en selecteer de gegevens die u wilt exporteren.
-
Klik in de secundaire werkbalk op Exporteren en kies vervolgens Geselecteerde exporteren.
-
Geef in het dialoogvenster Map selecteren voor het opslaan van een bestand een naam, locatie en bestandsindeling (CSV of XML) voor de formuliergegevens op en klik op Opslaan.
Formuliergegevensbestanden beheren
U kunt de antwoorden in een PDF-formulier verplaatsen vanuit en naar andere bestandsindelingen en hierbij alle gegevens gehouden en toch veel minder ruimte gebruiken dan met een volledige PDF.
Formuliergegevens importeren
In bepaalde omstandigheden sturen personen ingevulde formulieren terug als pure gegevensbestanden in plaats van als PDF-bestanden. Dit zijn geen PDF-bestanden, maar bestanden met een andere bestandsindeling, zoals FDF of XML. U kunt de teruggestuurde gegevens bekijken in de context van een PDF door het oorspronkelijke bestand te openen en de informatie in het gegevensbestand te importeren.
-
Open het PDF-formulier waarin u gegevens wilt importeren in Acrobat.
-
Kies Gereedschappen > Formulier voorbereiden. Kies Meer > Formulier wissen in het deelvenster aan de rechterkant.
Opmerking:Wanneer u gegevens vanuit een ander bestand importeert in een PDF-formulier, vervangen de geïmporteerde gegevens eventuele andere informatie die in de afzonderlijke velden van het formulier stond. Als het geïmporteerde bestand echter een of meer lege formuliervelden bevat, worden de oorspronkelijke gegevens niet gewist.
-
Kies Meer > Gegevens importeren.
-
Selecteer in het dialoogvenster Selecteer het bestand met de formuliergegevens bij Bestandstype de indeling die overeenkomt met het gegevensbestand dat u wilt importeren. Zoek en selecteer dat bestand en klik op Openen.
Opmerking:Bepaalde bestandsindelingen zijn alleen beschikbaar voor bepaalde soorten PDF-formulieren. Dit hangt af van de toepassing waarmee het formulier is gemaakt, bijvoorbeeld Acrobat of Designer ES2. Gegevens die u importeert vanuit een tekstbestand (.txt), moeten worden opgemaakt in door tabs gescheiden rijen die kolommen vormen.
Bestandsgegevens exporteren
U kunt de informatie in een ingevuld PDF-formulier opslaan als een gegevensbestand met een andere bestandsindeling. Later kunt u de gegevens hergebruiken om het formulier nogmaals in te vullen of om een ander formulier met dezelfde velden en veldnamen in te vullen.
-
Open het ingevulde formulierbestand in Acrobat.
-
Kies Meer > Gegevens exporteren in het deelvenster aan de rechterkant.
-
Selecteer in het dialoogvenster Formuliergegevens exporteren als de bestandsindeling waarmee u de formuliergegevens wilt opslaan (FDF, XFDF, XML of TXT). Selecteer vervolgens een locatie en een bestandsnaam en klik op Opslaan.
Opmerking:Sommige bestandsindelingen zijn alleen beschikbaar voor bepaalde typen PDF-formulieren. Dit wordt bepaald door de manier waarop het formulier is gemaakt.
Geëxporteerde gegevensbestanden samenvoegen in een spreadsheet
Als u gegevens uit formulieren wilt compileren die nog niet zijn opgenomen in een gegevensset, voert u de volgende handelingen uit.
-
Voer een van de volgende handelingen uit:
- Kies in het menu Bewerken de opties Formulieropties > Gegevensbestanden samenvoegen in spreadsheet.
- Kies Gereedschappen > Formulier voorbereiden. Kies Meer > Gegevensbestanden samenvoegen in spreadsheet in het deelvenster aan de rechterkant.
-
Klik in het dialoogvenster Gegevens exporteren uit meerdere formulieren op Bestanden toevoegen.
-
Selecteer in het dialoogvenster Selecteer het bestand met de formuliergegevens bij Bestandstype de optie (Acrobat Formulier gegevensbestanden of Alle bestanden). Zoek vervolgens de formulierbestanden die u wilt samenvoegen in het spreadsheet, selecteer deze en klik op Openen.
-
Herhaal de vorige stap zo vaak als nodig om formuliergegevensbestanden op andere locaties toe te voegen.
-
Klik op Exporteren. Selecteer vervolgens een map en een bestandsnaam voor het spreadsheet en klik op Opslaan.
-
Klik in het dialoogvenster Exportvoortgang op Bestand nu bekijken om het spreadsheetbestand te openen of op Dialoogvenster sluiten om terug te gaan naar Acrobat.
Opmerking:
Als teruggestuurde formulieren in een reactiebestand zijn opgeslagen, kunt u de informatie het beste naar een spreadsheet exporteren met de knop Gegevens exporteren in het linkernavigatievenster voor de PDF-portfolio van het reactiebestand.
Formulierbeheer
U gebruikt Beheer om de formulieren te beheren die u hebt verspreid of ontvangen. Met Formulierbeheer kunt u de locatie van het reactiebestand bekijken en bewerken, bijhouden welke ontvangers hebben gereageerd, meer ontvangers toevoegen, een e-mail sturen naar alle ontvangers en de reacties voor een formulier bekijken.
-
Kies in Acrobat Bewerken > Formulieropties > Bijhouden of Weergeven > Beheer.
-
Breid in het linkernavigatievenster Formulieren uit.
-
Selecteer een formulier en voer een van de volgende handelingen uit:
Klik op Reacties bekijken als u alle reacties voor een formulier wilt bekijken.
Als u de locatie van het reactiebestand wilt wijzigen, klikt u bij Locatie voor reactiebestand op Bestandslocatie bewerken.
Klik op Oorspronkelijk formulier openen als u het oorspronkelijke formulier wilt bekijken.
Klik op Ontvangers toevoegen als u het formulier naar meerdere ontvangers wilt verzenden.
