Veiledning for brukergrensesnittet for Adobe Sign-applikasjonen integrert med Microsoft Dynamics CRM

Oversikt

Adobe Sign-integrering med Dynamics tilbyr en plug and play-løsning for å hente signaturer for skjemaer/kontraktsdokumentasjon som kreves. Denne integreringen gir følgende fordeler:

  • Adobe Sign er bygd inn i CRM-poster som Kontakter, Forretningsforbindelser, Kundeemner, Salgsmuligheter, Ordrer, Fakturaer, Tilbud, Kontrakter og egendefinerte CRM-enheter som er utviklet av administratoren.
  • Akselererer tilbud til kontanter-prosessen ved å sende avtaler fra Dynamics med ett klikk, for eksempel kontrakter og salgsdokumenter.
  • Datatilordning som kan konfigureres av administrator, som slår sammen data fra Dynamics-enheter til avtaler, for eksempel forretningsforbindelser og kontakter, og sender data som er samlet inn fra underskrivere under signeringsprosessen, tilbake til Dynamics.
  • Gjør det enklere for mottakere å signere hvor som helst, når som helst, på hvilken som helst enhet.
  • Gjør det mulig å spore dokumenter som er sendt ut til signering fra Dynamics.
  • Eliminerer manuelle trinn i hele prosessen.

 

Denne versjonen (v7) av pakken er bare tilgjengelig for Microsoft Dynamics 365 CRM 8.2 og over.

 

Se v6-veiledningen hvis du bruker:

  • Dynamics CRM 2016 Online og On-Premise                                                             
  • Dynamics 2015 Update 2                                                                                
  • Dynamics 2013 Service Pack 1, Update 4                                                                     

 

Få tilgang til Adobe Sign

Adobe Sign installeres av Dynamics-administrator, og det gis tilgang via sikkerhetsroller. Hvis du vil ha tilgang og ikke ser Adobe Sign-alternativet på hovedsiden, kontakter du Dynamics-administrator for å be om brukertilgang.

Adobe Sign-knappen på Dynamics-hovedsiden

Merk:

For at Adobe Sign skal fungere riktig i Dynamics må popup-vinduer være aktivert i nettleseren. Hvis det vises en melding som angir at "bare sikkert innhold vises", klikker du knappen for å aktivere alt innhold.

Sende til signering

Når Adobe Sign-integreringen med Microsoft Dynamics CRM er installert, er alternativet Send til signering tilgjengelig fra menyen Mer.... Du kan bruke alternativet Send til signering for å sende avtaler til signering fra en Dynamics-enhet eller fra avtalesiden.

Slik sender du en avtale fra en enhet:

  • Gå til en enhetsoppføring (for eksempel Salgsmulighet eller Forretningsforbindelse) i CRM, og klikk for å åpne den
  • Klikk menyen Flere kommandoer (...)
  • Velg Send til signering på menyen

Merk:

Gjenbrukbare maler kan opprettes av Dynamics-administratoren for gjentagende prosesser som har en forutsigbar arbeidsflyt. Disse malene er oppført (alfabetisk) i en undermeny etter at du klikker på Send til signering. 

Nederst i listen finner du Ny avtale for avtaler som ikke er dekket av en mal.

Velg Send til signering på menyen

En ny avtaleside åpnes, og alle feltverdier som er definertiavtalemalen, fylles ut automatisk.

For å definere og sende en avtale trenger du bare noen få ting:

  • En mottaker – Personen eller listen over personer, som du vil skal signere eller godkjenne dokumentet
  • Et avtalenavn – Slik avtalen utheves på emnelinjen i underskrivers e-post og i intern rapportering
  • Et dokument som skal signeres – Dette kan være ett eller flere skjemaer, kontrakter eller andre dokumenter, som krever en juridisk signatur


Mottaker-delen

Én eller flere underskrivere må defineres i Mottaker-delen. Angi mottakerne i rekkefølgen du vil de skal signere dokumentet. Hvis du gjør en feil, kan du redigere Mottakerrekkefølge-feltet på venstre side av mottakerlisten.

Slik definerer du en mottaker:

  • Klikk plussikonet til høyre i vinduet
Ny avtaleside

Dette viser et overlegg der du kan velge type underskriver/godkjenner:

1. Velg aktuell verdi fra valglisten Mottakertype

  • Ny – Når mottakeren ikke er en kjent verdi i Dynamics
  • Kontakt – For mottakere som er definerte kontaktenheter i Dynamics
  • Kundeemne – For mottakere som er definerte kundeemner i Dynamics
  • Bruker – Dette beskriver interne brukere i Dynamics-miljøet
Valglisten Mottaker

2(a). Hvis du velger Ny, endres overlegget slik at du kan angi fult navn og e-postadresse.

Denne handlingen vil ikke lagre en ny kontakt / nytt kundeemne til Dynamics, den bruker bare navnet og e-postadressen til denne transaksjonen.

Valgt mottaker

Merk:

Standardbekreftelse er definert i avtalemalen eller på kontonivå hvis du ikke har definert en innstilling i malen. Hvis du må overstyre standardinnstillingen, merker du av for Overstyr standardbekreftelse. Denne handlingen viser en valgliste der du kan velge en annen bekreftelsesprosess.

2(b). Hvis du velger Kontakt, Kundeemne eller Bruker, endres overlegget til søk etter den spesifikke enheten du velger. Skriv inn navnet (eller deler av det), og klikk deretter søkeikonet for å velge den spesifikke mottakeren du vil inkludere.

Siden Dynamics gjenkjenner disse enhetstypene, importeres e-postadressen fra databasen.

Kontakte mottaker

Alle alternativer lar deg angi mottakerrollen. Rollene er:

  • Underskriver (standard) – Underskrivere må angi minst én signatur på avtalen.
  • Godkjenner – Godkjennere trenger ikke å signere avtalen (selv om de kan hvis det finnes signaturfelt for dem), men de må aktivt godkjenne avtalen, som er hendelse som loggføres.
  • Kopi – Kopierte parter inkluderes i varselprosessen for avtalen, men har ingen samhandling med avtale- eller signatursyklusen.

 

3. Når du har definert mottakeren, klikker du Lagre

4. Gjenta 1-3 for alle påkrevde underskrivere/godkjennere

Flere mottakere

Merk:

Mottakere gis (som standard) tilgang til avtalen i rekkefølgen de er plassert i mottakerlisten. Du kan redigere rekkefølgen på underskrivere/mottakere ved å endre verdiene for Mottakerrekkefølge til venstre for listen. Mottakerne flyttes automatisk til rekkefølgen du har angitt.

 

Endre mottakerrekkefølgen

Enkeltklikk på nummeret til venstre for mottakernavnet. Nummerverdien blir redigerbar. Endre til nummeret du ønsker at mottakeren skal ha i signaturprosessen. De andre mottakerne justeres etter dette.

Merk:

Feltet Mottakerrekkefølge er tilgjengelig bare hvis feltet Signeringsrekkefølge er satt til Angitt rekkefølge.

Hvis Signeringsrekkefølge er Vilkårlig rekkefølge, vises ikke kolonnen Mottakerrekkefølge i grensesnittet.

Flytte mottakere

 

Redigere mottakerverdiene

Du kan redigere hvilken som helst mottakerverdi som ikke er låst (som angitt av låseikonet), ved å enkeltklikke på feltet.

Dette åpner feltet for redigering eller valg av en ny valglisteverdi.

Når endringen er gjort, klikker du på Lagre-ikonet i mottakerpanelet.

recipients_-_editrecipientvalues


LinkedIn Sales Navigator

Til høyre for Mottakerliste er LinkedIn Sales Navigator. 

Dette er en valgfri innstilling som kan aktiveres av Dynamics-administratoren hvis selskapet ditt har tilgang til en LinkedIn Sales Navigator Team- eller Enterprise-konto.

Når innstillingen er aktivert, kan du:

  • Enkeltklikke på hvilken som helst av mottakerne i mottakerlisten
  • Hvis e-postadressen til den mottakeren finnes i LinkedIn, vil profilen for den brukeren presenteres i panelet rett til høyre for mottakerlisten.

 

linkedin_sales_navigator

 

Når du skal aktivere LinkedIn-panelet, klikker du i Logg på-boksen og godkjenner med Team- eller Enterprise-kontoen.

Når godkjenningen er gjort, kan du velge hvilken som helst mottaker i mottakerlisten og vise mottakerens LinkedIn-profil.

 

Programmet søker etter navnet og e-postadressen til den valgte mottakeren, og presenterer den profilen når informasjonen blir funnet.

Hvis det er valgt flere mottakere, er det bare den første du valgte som vises:

linkedin_sales_navigatorwithprofile

 

Hvis LinkedIn returnerer feil profil, klikker du på Flere valg (...)-ikonet øverst til høyre og velger Ikke riktig person

linkedin_-_wrong

Merk:

Husk på at LinkedIn Sales Navigator er en portal til LinkedIn-programmet og kan derfor endres når LinkedIn utvikler funksjonen.

Hvis du klikker på Lagre som kundeemne, lagrer du den som et kundeemne i LinkedIn-miljøet, ikke Dynamics.

Samme for Send InMail og Koble til.

 

Hvis det ikke blir funnet noen LinkedIn-profil (eller hvis du klikker på Ikke riktig person), endres panelet slik at du kan angi mottakerne Nåværende eller tidligere firma, og/eller Nåværende stilling for å hjelpe med å identifisere mulige profiler.

Skriv inn verdiene du kjenner, og klikk på Søk

linkedin_cant_findtheprofile

 

Hvis flere potensielle samsvar blir identifisert, vil det være to navigeringspiler øverst til høyre i panelet slik at du kan bytte frem og tilbake mellom de valgte profilene.

Klikk på Samsvar for å få tilgang til å vise profilen i en ny fane.

linkedin_found_severalpeople


Meldingsdetaljer

Delen Meldingsdetaljer inneholder avtalenavnet og global melding.

templates_-_messagedetails
  • Avtalenavn – Avtalenavnet er fremtredende i varslingsprosessen, og vises på emnelinjen i e-postmeldinger, med fet skrift i meldingsteksten i e-postmeldinger og med mindre skrift i standardbeskrivelsen (vises nedenfor uthevet med gult)
  • Melding – Meldingsfeltet er et åpent felt med ren tekst der du kan sette inn meldinger eller instruksjoner til underskriveren (vises nedenfor uthevet med grønt)
E-posteksempel
  • Angående – Denne låste verdien angir den importerte mottakeren basert på avtalemalen
  • Datatilordning – Denne låste verdien angir datatilordningen som er knyttet til malen som konfigurerte denne avtalen


Legg til filer / vedlegg

Du kan legge til dokumenter i avtalen på én av to måter:

  • Last opp fil fra det lokale systemet – Hvis du klikker på plussikonet i Vedlegg-delen, blir du bedt om å bla gjennom systemet for å finne filer du vil laste opp og legge ved avtalen. Dette fungerer for nettverksstasjoner (for eksempel SharePoint)
  • Legg ved dokument eller mal fra Adobe Sign-bibliotek – Ved å merke av for dette aktiverer du listen over dokumentmaler som er lastet opp til Adobe Sign-kontoen. Klikk skjemaet du vil inkludere, og klikk deretter Legg ved
    • Bare administrator kan legge til dokumenter i biblioteket
Grensesnitt for filvedlegg

Merk:

Alle vedlagte filer settes sammen til én PDF-fil for signaturprosessen. Visningsrekkefølgen for dokumentene er basert på rekkefølgen i Vedlegg-delen. Hvis du vil omordne dokumentene, klikker du på koblingen Omordne dokumenter nederst i Legg til filer-delen.


Delen Avtalealternativer

Delen Avtalealternativer inneholder en rekke konfigurasjonsalternativer som kan gjelde bare for denne typen transaksjon:

template_-_agreementoptions
  • Forhåndsvis og plasser signaturer før sending – Når det er merket av for dette, åpner avtalen automatisk redigeringsmiljøet slik at avsender kan plassere skjemafelt
  • Avtalenutløper – Hvis det er merket av for dette, definerer avtalen en avslutningsdato for utløp av avtalen
  • Dager tilavtaleutløper – Dette definerer antall gjenstående dager avtalen kan signeres, når funksjonen Avtale utløper er aktivert
  • Legg til målside etter signering – Når dette er aktivert, kan du angi hvilken nettadresse mottakeren omdirigeres til etter at samhandlingen med avtalen er fullført
  • Målside etter signering – Dette feltet inneholder nettadressen for siden du vil omdirigere mottakere til når Legg til målside etter signering er aktivert
  • Krev personlig signering – Hvis du vil at underskriveren signerer i avsenderens lokale system eller nettbrett uten å bruke e-post, kan avsendere være vert for signaturen ved hjelp av dette alternativet
  • Krev min signatur – Brukes når avsenderen skal være del av signaturprosessen
    • Avsenderen må signere først, sist eller være den eneste underskriveren
    • Signeringsrekkefølgen vil være Angitt rekkefølge
Avtaledetaljer
  • Signeringsrekkefølge – Velg mellom to arbeidsflyter for å få dokumentet signert
    • Vilkårlig rekkefølge varsler alle underskrivere samtidig og tillater at de signerer uten å vente på andre
    • Angitt rekkefølge håndhever en streng sekvensiell signaturprosess basert på rekkefølgen du definerer for underskrivere på avtalen
  • Signaturtype – Velg formatet for signering av dokumentet
    • E-SIGNER ruter avtalene som skal signeres elektronisk, ved hjelp av e-post, og forventer at mottakerne signerer elektronisk
    • SKREVET leverer dokumentene via e-post, og ber underskriveren om å skrive ut dokumentet og signere det fysisk. Underskriveren må deretter laste opp dokumentet tilbake til Adobe Sign ved hjelp av den samme e-postkoblingen.
  • Planlegg påminnelser for mottakere Definerer en påminnelsessyklus for transaksjonen. Påminnelser kan konfigureres til å sendes til gjeldende mottaker daglig eller ukentlig
  • Forsinkelse i sekunder for omdirigering – Kreves når en Målside etter signering er definert. Denne innstillingen angir hvor lang forsinkelsen skal være etter signering før mottaker omdirigeres til den angitte målsiden.
  • Signeringsspråk – Denne innstillingen definerer språket som brukes når avtalen sendes til underskriveren. Alle meldinger/instruksjoner til underskriveren i e-postmeldinger og på skjermen, vil være på det valgte språket


Sikkerhetsinnstillinger

Adobe Sign bruker som standard en juridisk signatur ved hjelp av en standard e-postbasert godkjenningsprosess, men tillater også forbedret sikkerhet på to måter:

  • Angi passord for åpning av signert PDF-fil – Aktiver dette hvis du vil bruke et passord på det endelige dokumentet for å hindre uautorisert tilgang
  • Bekreftelse av identitetDefinerer tofaktorbekreftelsen for å godkjenne mottakeren
    • E-post – Ingen tofaktorbekreftelse brukes
    • Passord – Standard alfanumerisk passordfelt. Når dette brukes, må avsender angi passordet til underskriveren
    • Kunnskapsbasert – Kunnskapsbasert godkjenning bruker offentlige databasert for å stille underskriveren flere spørsmål om sin fortid for å bekrefte identiteten
    • Nettidentitet – Sosiale medier brukes som en andre godkjenning
Sikkerhetsinnstillinger

Når mottakerne er definert legges filene ved, og når eventuell annen endring av felt er fullført, klikker du Send avtale på menyelementene øverst

Sende til signering


Sende fra hvilken som helst enhet ved å bruke en mal

Dynamics-administratorer har mulighet til å opprette én eller flere maler for hvilken som helst Dynamics-enhet (Kontakt, Salgsmulighet, Konto) som vil forhåndskonfigurere avtalen og slik redusere mengden manuell konfigurering som avsenderen må gjøre.

Tilgang til maler får du gjennom Flere kommandoer ()-ikonet på båndet

5MEnu from entity


Hurtigopprette avtaler fra Ny (+)-menyen

Hvis du kjenner enhetstypen som en mal er bygd rundt, kan du starte en ny avtale fra Ny-menyen:

  • Klikk på Ny (+)-ikonet på det øverste båndet
  • Velg Avtale fra alternativene i delen Poster
    • Panelet Hurtigopprett: Avtale åpnes
quick_create_agreement-selectentity

 

  • Velg enheten som er knyttet til malen du vil bruke
    • Når den er valgt, vises to oppslag slik at du kan velge malen du vilbruke,og det spesifikke objektet somdu vilsende avtalen til
quick_create_agreement-selecttemplate
  • Hvis du klikker på feltet Velg en mal, vises en liten meny med malene som er knyttet til enheten du valgte. Velg malen
  • Hvis du klikker på feltet Velg {enhet}, ser du en liste over objekter med riktig enhetstype. Velg objektet
    • Hvis du skriver inn en del av enhetsnavnet, begrenses menyen til objekter som samsvarer med strengen
  • Klikk på Lagre

 

Når du har klikket på Lagre, opprettes avtalen basert på malverdiene:

  • Hvis malen ikke har noen mottaker eller vedlagt fil, opprettes avtalen med statusen Utkast
  • Hvis malen har en mottaker og en fil vedlagt, men den ikke har Send med ett klikk aktivert, opprettes avtalen med statusen Utkast
  • Hvis malen har en mottaker og en fil vedlagt, og Send med ett klikk er aktivert i malen, sendes avtalen automatisk til signering

Kontrollere avtalestatus

Statusen for en avtale angir gjeldende juridiske status, og den oppdateres regelmessig i Dynamics. Statusverdiene er:

  • Utkast – En avtale som er opprettet, men ikke sendt ennå
  • Ute til signering – Er i signeringsprosessen
  • Signert – Fullstendig signert av alle parter og fullført
  • Avvist – Angir at en av mottakerne avviste avtalen og avbrøt den i systemet.
  • Avbrutt – Signaturprosessen ble avbrutt av avsenderen før alle signaturer kunne innhentes

Den beste metoden for å finne en avtale er å kontrollere enhetene som er relatert til primærenheten du brukte for å opprette avtalen.

Hvis du for eksempel opprettet en avtale ved hjelp av en kontakt, kan du kontrollere hvilke enheter som er relatert ved å gå til kontakten og deretter klikke pil ned, som er til høyre for kontaktens navn:

6check_agreementsfromentity

Åpning av relasjonsvinduet viser Avtaler-objektet, og klikking på alternativet åpner den fullstendige listen over avtaler som er knyttet til enheten.

 

En annen metode for å vise statusen for en avtale er å se gjennom den fullstendige listen over avtaler:

  • Gå til Adobe Sign > Avtaler
Gå til Hoved > Adobe Sign > Avtaler

Alle avtaler, uavhengig av enhet, vises i avtalelisten på Avtaler-siden. For Signerte avtaler viser avtalelisten navn, avtale status og datoer for avtalen. For Ute til signering- og Utkast-avtaler vises bare gjeldende informasjon.

Avtaleliste

Merk:

Signerte avtaler finnes også i Notater-delen for Dynamics-enheten de er relatert til.

Notatposter

Oppdatere status, sende påminnelser og avbryte avtaler

Tre handlinger kan brukes på usignerte avtaler:

  • Oppdater status – Spør Adobe Sign-serveren aktivt for å hente gjeldende status
  • Send påminnelse – Sender umiddelbart en e-postpåminnelse til gjeldende underskriver for avtalen
  • Avbryt avtale – Avbryter avtalen i systemet, og sender en avbruddsmelding til underskriver

Hver av disse handlingene kan startes fra avtalen ved hjelp av knappene øverst.

Koblinger for oppdatering

Nedlastbar versjon

Last ned

Dette produktet er lisensiert i henhold til Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported License  Innlegg på Twitter™ og Facebook dekkes ikke av Creative Commons-vilkår.

Juridiske merknader   |   Regler for personvern på nettet