Brugerhåndbog Annuller

Adobe Sign til HR (ServiceNow) – installationsvejledning

  1. Adobe Acrobat Sign-integrationer
  2. Nyheder
  3. Produktversioner og livscyklus
  4. Acrobat Sign til Salesforce
    1. Installationsvejledning
    2. Brugervejledning
    3. Udviklervejledning
    4. Vejledning i avanceret tilpasning
    5. Vejledning i felttilknytning og skabeloner
    6. Vejledning i procesudvikling
    7. Document Builder-vejledning
    8. Opgraderingsvejledning
    9. Produktbemærkninger
    10. Flere artikler
  5. Acrobat Sign til Microsoft
    1. Acrobat Sign til Microsoft 365
      1. Installationsvejledning
    2. Acrobat Sign til Outlook
      1. Brugervejledning
    3. Acrobat Sign til Word/PowerPoint
      1. Brugervejledning
    4. Acrobat Sign til Teams
      1. Brugervejledning
      2. Produktbemærkninger
      3. Microsoft Teams-godkendelser
    5. Acrobat Sign til Microsoft PowerApps og Power Automate
      1. Brugervejledning
      2. Produktbemærkninger
    6. Acrobat Sign Connector til Microsoft Search
      1. Brugervejledning
    7. Acrobat Sign til Microsoft Dynamics 
      1. Oversigt
      2. Dynamics Online: Installationsvejledning 
      3. Dynamics Online: Brugervejledning 
      4. Dynamics On-Prem: Installationsvejledning 
      5. Dynamics On-Prem: Brugervejledning
      6. Vejledning til arbejdsforløb i Dynamics
      7. Dynamics 365 til Talent
      8. Opgraderingsvejledning
      9. Produktbemærkninger
    8. Acrobat Sign til Microsoft SharePoint 
      1. Oversigt
      2. SharePoint On-Prem: Installationsvejledning
      3. SharePoint On-Prem: Vejledning i skabelontilknytning
      4. SharePoint On-Prem: Brugervejledning
      5. SharePoint On-Prem: Produktbemærkninger
      6. SharePoint Online: Installationsvejledning
      7. SharePoint Online: Vejledning i skabelontilknytning
      8. SharePoint Online: Brugervejledning
      9. SharePoint Online: Vejledning i tilknytning af webformularer
      10. SharePoint Online: Produktbemærkninger
  6. Acrobat Sign til ServiceNow
    1. Oversigt
    2. Installationsvejledning
    3. Produktbemærkninger
  7. Acrobat Sign til HR ServiceNow
    1. Installationsvejledning
  8. Acrobat Sign til SAP SuccessFactors
    1. Installationsvejledning til Cockpit
    2. Installationsvejledning for rekruttering
    3. Brugervejledning til rekruttering
    4. Installationsvejledning til Cloud Foundry
  9. Acrobat Sign til Workday
    1. Installationsvejledning
    2. Startvejledning
    3. Konfigurationsvejledning
  10. Acrobat Sign til NetSuite
    1. Installationsvejledning
    2. Produktbemærkninger
  11. Acrobat Sign til SugarCRM
  12. Acrobat Sign til VeevaVault
    1. Installationsvejledning
    2. Brugervejledning
  13. Acrobat Sign til Coupa BSM Suite
    1. Installationsvejledning
  14. Acrobat Sign-udviklerdokumentation
    1. Oversigt
    2. Webhooks
    3. Teksttags

Oversigt


Forudsætninger

Nedenfor er afhængighederne til at installere Adobe Sign til HR:

  • Krævede plugins

    • Human Resources-undersøgt app: Kerne

    • Human Resources-undersøgt app: Tjenesteportal

  • Adobe Sign-erhvervslicens – en Adobe Sign-erhvervslicens kræves for at bruge programmet. 
  • Browser-pop-ups aktiveret – sørg for, at pop-ups ikke blokeres i din browser. OAuth-adgang kræver adgang til pop-up-handlinger


Installationsproces

Som enhver anden ServiceNow-undersøgt app skal appen Adobe Sign for HR være tilmeldt/købt via ServiceNow-butikken før installation.

Bemærk:

Der er nogle forskellige brugerroller involveret i de processer, der er angivet i dette dokument. Modulerne HR og Administrerede dokumenter har begge flere, specifikke roller.

Medmindre du allerede har formelle HR- og Administreret dokument-processer etableret, anbefales det, at en bruger med HR-administrator- eller systemadministratorroller udfører nedenstående trin, eftersom de har adgang til alle involverede handlinger.

Se mere nedenfor:

Forsigtig:

Det anbefales kraftigt, at programmet installeres i et test-/udviklingsmiljø, før det installeres i produktionen.


Installér programmet Adobe Sign for HR

Når du har tilmeldt dig/købt programmet Adobe Sign for HR, vises det i menuen Systemprogrammer -> Programmer i din ServiceNow-forekomst.

ServiceNow Store – programmer

 

Menu:

Når installationen er færdig, er en ny programmenu tilgængelig i det venstre navigationspanel: Adobe Sign for HR

Undermenuens indstillinger er:

  • Adobe Sign-formulardata – tabel, der indeholder de returnerede formulardata, når en aftale er blevet underskrevet. Dette kan bruges til rapportering af dokumenter og deres feltdata. Flere oplysninger om denne funktion findes i sektionen Rapporter
  • Adobe Sign HR-tjenester – HR-tjenester, der bruger Adobe Sign. Filtreret efter enhver tjeneste, der bruger en af de brugerdefinerede HR-sagsindstillinger
  • Aftaler – backend-detaljer om signaturprocessen. Inkluderer JSON samt alle Adobe Sign-hændelser, der modtages eller handles på
  • Connect to Adobe Sign – forbindelsesskærm, hvor en gyldig Adobe Sign-konto knyttes til ServiceNow
  • Events – backend-detaljer om det, der sendes og modtages per hver Adobe Sign-hændelse
  • Help – links til Adobe Sign-hjælp
  • Participants – underskrivere og detaljer om deres signaturproces


Installér opdateringssættet "Adobe Sign – HR-kerneopdateringer"

Når programmet Adobe Sign for HR er blevet installeret, skal Adobe Sign - HR Core Updates anvendes.

Bemærk:

Disse konfigurationer til HR Core-programmet efter installation skal udføres, for at programmet virker.

Trinnene beskrives i fire punkter nedenfor, der kan udvides.

  • Manuel konfiguration anbefales for at sikre, at du er bevidst om de ændringer, der udføres, og ikke bringer din nuværende funktionalitet i fare.
  • Du kan valgfrit installere det vedhæftede opdateringssæt, hvis du er helt sikker på, at de ikke er i konflikt med andre ændringer, du har foretaget

 

Test og bekræft, at alt virker som forventet i dit test-/udviklingsmiljø, før du installerer programmet i produktionen.

Knappen Indsæt signatur

Når du opretter en HTML-dokumentskabelon, udfylder knappen Insert Signature ServiceNow-signaturtagget.

  • Dette tag kræves ikke, når Adobe Sign bruges
  • Knappen er blevet deaktiveret, når afkrydsningsfeltet Authored for Adobe Sign er markeret

 

Knappen Markér signaturer

Knappen Markér signaturer på formularen PDF-skabelon kan også deaktiveres, da det ikke bruges med Adobe Sign-programmet. 

  • Den er også deaktiveret, når afkrydsningsfeltet Authored for Adobe Sign er markeret

 

Disse trin kan udføres manuelt ved at gå direkte til grænsefladehandlinger og manuelt tilføje betingelserne.

  • Skrive "UI Actions" i den venstre navigation
  • Vælg menupunktet UI Actions under System Definition

 

  • I søgefeltet skal du vælge Name
  • Skriv Insert Signature
  • Åbn posten Insert Signature

 

  • Føj "&& current.x_adosy_sign_hr_adobe_sign == false" til betingelsen
    • Dette skjuler knappen, hvis afkrydsningsfeltet Oprettet til Adobe Sign er markeret

Den samme proces kan følges for at skjule knappen "Markér signatur". Søg efter grænsefladehandlingen "Markér signatur" i stedet for "Indsæt signatur".

 

Afkrydsningsfeltet Oprettet til Adobe Sign

Den ekstra betingelse && current.x_adosy_sign_hr_adobe_sign == false (afkrydsningsfeltet er ikke markeret) blev føjet til UI-handlinger for at skjule dem.

Knappen Sign Document vises til HR-agenten, efter et dokument er blevet vist og genereret.

Når Adobe Sign bruges, erstattes denne knap med knappen Sign With Adobe Sign, som sender til Adobe Sign til underskrivelse.

  • Den originale Sign Document-knap er blevet deaktiveret ved at føje && current.x_adosy_sign_hr_agreement.nil() (aftalefeltet er tomt) til UI-handlingsbetingelsen

 

  • Skriv UI Actions i den venstre navigation.
  • Under System Definition skal du vælge menupunktet UI Actions.

  • I søgefeltet skal du vælge Navn 
  • Skriv Underskriv dokument
    • Du burde se tre poster med denne navneværdi.
  • Vælg den, der er imod tabellen "sn_hr_core_case".

 

  • Føj && current.x_adosy_sign_hr_agreement.nil() til betingelsen.
    • Dette skjuler knappen, når aftalefeltet er tomt

Bemærk:

Sørg for, at den ekstra betingelse tilføjes før semikolonnet.

En ny opgavetype kaldet Sign Document With Adobe Sign skal føjes til HR-opgavetyperne.

Denne skal vælges på enhver HR Task Template, som skal bruges i Adobe Sign-processen.

 

Sådan opretter du denne opgavetype:

  • Gå til Choice Lists
  • Søg efter:
    • Tabel – sn_hr_core_task
    • Element – hr_task_type

I denne liste skal du oprette en ny Opgavetype.

Vælg New, og opret posten som vist nedenfor.

  • Etiketten kan være alt, men "værdien" skal være adobe_sign_document

Der er to ekstra feltet på tabellen sn_hr_core_document_template:

  • Afkrydsningsfeltet Authored for Adobe Sign
  • Felterne Form Data Table

Som beskrevet i knapperne "Indsæt signatur" og "Markér signaturer", der er deaktiveret på sektionen Dokumentskabelon, bruges afkrydsningsfeltet Authored for Adobe Sign til at skjule/vise de knapper, der ikke er nødvendige.

Den bruges også til at skjule/vise feltet Formulardatatabel, som bruges, når dokumentskabeloner er gjort rapportérbar som beskrevet i sektionen Rapporter.

  • Hvis du ikke har oprettet en tabel til de formulardata, der skal sendes til, kan tabelnavnet blot være "ingen".

 

Disse trin kan udføres manuelt ved at gå til en Dokumentskabelon-post og konfigurere formularlayoutet.

 

Tilføj felterne Authored for Adobe Sign og Form Data Table til den Valgte spand.

 

Felterne vil nu være på formularen.

Download


Føj underskrivelseswidgetten til siderne HR-portalopgave og Ticket

To tjenesteportalwidgets er blevet oprettet for at lade underskriveren underskrive din egen aftale:

  • Widgetten Adobe Sign HR Ticket Page bør bruges på HR Ticket Page (hrj_ticket_page)
  • Adobe Sign HR Task Details kan bruges på HR Task Details Page (hri_task_details)

 

BEMÆRK – dette skal ske indefra omfanget HR-tjenesteportal.

Gå til Service Portal > Pages

 

Find hrj_ticket_page, og åbn posten

 

Vælg Open in Designer

 

Vælg widgetten Adobe Sign HR Ticket Page, og træk og slip widgetten over på siden, hvor du ønsker underskriveren skal se den.

Afhængigt af det layout, du bruger i øjeblikket, skal du muligvis tilføje en ny række for at imødekomme den nye widget.

 

Den præcis samme proces kan følges for at tilføje widgetten Adobe Sign HR Task Details ved hjælp af siden "hri_task_details" (note i skærmbilledet ovenfor under Dokument-widgetten).


Rettighedsbrugere (roller)

Der er to roller inkluderet i HR-programmet:

  • Administrator (x_adosy_sign_hr.admin)
    • ServiceNow-brugere med rollen x_adosy_sign_hr__admin har fuld adgang til alle funktioner samt begge brugermenuer (som vist i installationssektionen).
  • Bruger (x_adosy_sign_hr.sender)
    • ServiceNow-brugere med x_adosy_sign_hr.sender tildeles adgang til programmet for at fungere. 
    • Afsenderrollen skal føjes til enhver HR-gruppe(r), som skal kunne bruge Adobe Sign-programmer til at sende et dokument til underskrivelse


Etabler OAuth-forbindelsen mellem Adobe Sign og ServiceNow

For at forbinde Adobe Sign-programmer til ServiceNow kræves der en Adobe Sign-gruppe- eller -kontoadministrator. 

Der kan etableres en forbindelse mellem ServiceNow og Adobe Sign ved at klikke på linket Connect To Adobe i menuen Adobe Sign for HR.

Adobe Sign til HR – ikke forbundet

 

Der vises en statusside om, at programmerne ikke er forbundne:

Klik på Connect for at få vist Adobe Sign-loginsiden.

 

Godkend via Adobe Sign med din kontoadministrators loginoplysninger

Adobe Sign-godkendelsesskærm

Når der er logget på, vises de krævede programtilladelser i et godkendelsesvindue.

Klik på Allow Access for at give disse tilladelser og etablere forbindelsen mellem ServiceNow og Adobe Sign.

BEMÆRK! Godkendelsen sker i et pop-up-vindue. Hvis pop-ups blokeres af browseren, skal de tillades igen.

Adobe Sign – tillad adgang

Adobe Sign til HR – forbundet

 

Beskeden Adobe Sign til HR – forbundet burde nu blive vist sammen med de Adobe Sign- og ServiceNow-konti, der forbindes. 

Hvis du vil forbinde tjenesterne med en anden bruger, skal du klikke på knappen Re-Connect for at bruge den nye bruger.

 

BEMÆRK – der er en kendt fejl i Safari-browseren, hvor vinduet ikke opdateres.

I dette tilfælde skal pop-up-vinduet ryddes og vinduet manuelt opdateres.


Test af konfigurationen

Testen kan udføres ved at bruge én af eksempeltjenesterne.

Hvis forbindelsen er oprettet, og den bruger, der er logget på, har de korrekte roller, bør eksemplet blive udført korrekt. Adobe Sign-programmet har kun brug for en gyldig forbindelse til Adobe Sign for at fungere.

Se i sektionen Support og fejlfinding for at få hjælp.


Installerede sags-/opgavekomponenter

Et par brugerdefinerede komponenter er blevet oprettet specifikt til programmet Adobe Sign for HR:

  • Relateret liste for Adobe Signers – viser alle underskrivere på den aktuelle HR-sag
    • Nye underskrivere kan tilføjes
    • Underskrivelsesrækkefølgen kan ændres

BEMÆRK – denne relaterede liste skal føjes til visningen HR Case, som forklares i sektionen Manuelle indstillinger.

 

  • Grænsefladehandlingen Send til Adobe Sign – knap, som sender den vedhæftede PDF til Adobe Sign til underskrivelse.

 

BEMÆRK – sagsindstillingen "Adobe Sign: Aktivér for sag" aktiverer/deaktiverer denne knap.

Hvis sagsindstillingen ikke findes på HR-tjenesten, vil knappen ikke være synlig. Dette forklares mere detaljeret i sektionen Tjenester.

 

  • Review Adobe Sign details – denne knap lader HR-medarbejderen tilføje eller omarrangere underskrivere på aftalen.

BEMÆRK – denne knap aktiveres ved at føje sagsindstillingen Adobe Sign: Send with Preview til posten HR Service Configuration.

 

Når der klikkes på knappen, omdirigeres medarbejderen til Adobe Sign "Send"-siden, hvor der kan foretages ændringer.


Konfigurer valgfrie indstillinger


Tilføjelse af feltet "Signaturtilstand" til listevisningen HR-sag

HR-sagen forbliver i tilstanden Work In Progress, selv efter signaturen er modtaget.

For at gøre det nemmere for en HR-medarbejder at vide, at sagen er klar til at blive gennemgået/lukket, kan aftalens signaturtilstand føjes til HR-sagens standardlistevisning.

Dette felt reagerer på Adobe Sign-aftalens tilstand og viser Adobe Sign-signaturtilstanden derefter.

 

For at føje til standardvisningen skal du gå til listevisningen HR Case som en administrator

 

Højreklik på overskriften, og vælg Configure > List Layout

 

Føj feltet Agreement.Signature state til din Selected listevisning

 

Brugere skal klikke på tandhjulet og Reset columns to default for at opdatere deres visning og se det nye felt.


Brugerdefineret HR-sagsvisning/-regel

Ovenstående trin indstiller default view til at vise feltet Signaturtilstand, men du kan også oprette en brugerdefineret visning og en visningsregel, der opretter en visning, som kun kan ses af brugere med ServiceNow-rollerne.

Gå til formularen Tilpas listelayout som vist ovenfor, men denne gang skal du vælge Ny i rullefeltet Visningsnavn

Navngiv og gem din nye visning. Du skulle nu være i den nye visning.

De felter, der er i brug i standardvisningen, er som standard allerede valgt.

Skift felter efter behov, og gem derefter visningen.

 

Du bør nu se din nye visning som et valgt i visningsoverskriftens rulleliste

 

En visningsregel kan oprettes for at skjule den nye visning for alle undtagen Adobe Sign-brugere

Gå til System UI > View Rules

 

Opret en ny regel mod tabellen HR-kernesag (sørg for, at du er i Human Resource: Kerneomfang), og begræns visningen efter rolle.

BEMÆRK – begrænsning efter rolle sker via et script ved hjælp af den "avancerede" indstilling. Procesoversigten samt et eksempel på et stykke kode kan findes her

Slutresultatet/scriptet bør ligne skærmbilledet nedenfor.

Højreklik på overskriften, og vælg Konfigurer > Relaterede lister

 

Flyt den relaterede liste Adobe Signers fra kolonnen Available til kolonnen Selected.

Du skal også føje rollen Afsender til grupper, der skal se den relaterede liste.

 

Når den er føjet til HR-sagen, kan nye underskrivere tilføjes sammen med den ændrede underskrivelsesrækkefølge.


Tjenester

Adobe Sign HR-tjenester er blevet oprettet for at vise, hvordan funktionen virker, og hvordan den kan bruges til at oprette nye tjenester eller føjes til eksisterende. Disse giver eksempler på, hvordan HR-tjenester skal konfigureres for at udnytte programmet Adobe Sign til HR, fra start til slut.


Tjenesteeksempler

Der er tre eksempler på HR-tjenester, der er leveret, og som viser Adobe Sign-funktionaliteten. De er vist under menuen Adobe Sign HR-tjenester. Hver tjeneste har sin egen sagsskabelon og dokument som forklaret nedenfor.

  • Adobe Sign - Equity Choice Service – dette er et eksempel på en tjeneste, der leverer et PDF-dokument til Adobe e-underskrivelse og udfyldelige formulardata.
  • Adobe Sign – tjeneste til parkeringstilladelse – dette er et eksempel på en dokumentskabelon, der indeholder præudfyldte ServiceNow-medarbejderdata sammen med udfyldelige Adobe Sign-datafelter og -signaturer. Den oprettes i HTML og konverteres derefter til PDF af ServiceNow under Generer-trinnet i visningen.
  • Adobe Sign – eksempel på kæledyrspolitik med 2 underskrivere – eksempel på PDF-formular for kæledyrspolitik til 2 underskrivere. Inkluderer ServiceNow-medarbejderdata, der tilknyttes sammen med registrering af underskriverdata i en udfyldelig formular.

Links til ServiceNow-dokumentationen rundt om hver komponent er inkluderet nedenfor.

  • HR Services – hvad brugeren kan se og interagere med. Dokumentation
  • Managed Documents – hvor PDF'en uploades og administreres. Dokumentation
  • HR-dokumentskabeloner – definition af det dokument, der bruges, og som skal underskrives. Dokumentation
  • HR Case & Task Templates – definer parametrene for de HR-sager og -opgaver, der genereres. Dokumentation
  • Tjenesteaktiviteter – definer, hvilke aktiviteter der genereres og handles på af tjenesten. Dokumentation


Tilføjelse af Adobe Sign-funktionaliteten til en HR-tjeneste

HR-tjenestens "sagsindstillinger" er blevet tilføjet, som udløser Adobe Sign-relaterede komponenter, der skal vises under processen.

  • Adobe Sign: Aktivér for sag – denne indstilling er grundindstillingen, som skal føjes til HR-tjenesten for at bruge Adobe Sign-funktioner. Knappen Underskriv med Adobe Sign føjes til HR-sagsflowet, og Adobe Sign-widgets vil være tilgængelige for underskriveren via HR-tjenesteportalen (når de er føjet til siderne manuelt).
  • Adobe Sign: Send med visning – denne indstilling lader Adobe Sign-dokumentet blive vist og underskrivere tilføjet/omarrangeret af den HR-medarbejder, der arbejder med sagen.


Tilføjelse af nye dokumenter/skabeloner

Nye dokumenter kan tilføjes via modulet Administrerede dokumenter (PDF'er) og via modulet HR-dokumentskabeloner (HTML-baseret). Begge metoder lader dokumentet bruges af Adobe Sign til at indhente signaturer.


PDF'er – modulet Administrerede dokumenter

Modulet Administrerede dokumenter tillader upload af et nyt PDF-dokument, der kan bruges som fundamentet for en ny HR-tjeneste.

De grundlæggende trin er angivet nedenfor, og der kan findes flere oplysninger om Administrerede dokumenter her

 

Gå til Managed Document Module, og vælg Create New

Udfyld dokumentets detaljer, og send posten.

BEMÆRK – for at dokumentet kan være synligt for HR og bruges med Adobe Sign, skal feltet Department være indstillet til HR.

Bemærk også, at dette felt skal udfyldes før afsendelse. Når posten er blevet sendt, er afdelingsfeltet skrivebeskyttet.

 

Når PDF-filen er sendt, kan den uploades via grænsefladehandlingen Upload/Check In Revision nederst på posten.

 

Upload den ønskede PDF, og gem den via pop up-vinduet.

BEMÆRK – navnet på det uploadede dokument ændres til det navn, der er angivet i trinnet Upload/Check nedenfor.

 

En Document Revision-post oprettes, som indeholder den vedhæftede fil i Draft.

 

Eftersom dokumentet stadig er Kladde, er det endnu ikke klart til brug. Det skal sendes til gennemgang og derefter udgives.

Åbn revisionsposten, og klik på knappen Send revision

 

Dette flytter dokumentet til stadiet Ready for Publishing.

 

Åbn revisionsposten igen, og klik på knappen Publish Revision

 

En pop up vises, hvor revisionsnavnet eller -nummeret kan ændres, hvis det ønskes.

Klik på Udgiv 

 

Gå til HR-administration > Dokumentskabeloner

Det administrerede dokument bør være tilgængeligt til oprettelse af en dokumentskabelon, der skal bruges under en HR-tjeneste.

 

Klik på knappen Ny

 

Vælg PDF Document Template

 

Feltet Document revision kan udfyldes med det nyoprettede dokument


HTML-baseret – HR-dokumentskabeloner

En HR-dokumentskabelon kan også være HTML-baseret og kan bruges til Adobe Sign-signaturer på samme måde som et administreret dokument.

Der er et par brugsklare eksempler inkluderet i HR-modulet såsom skabelonen "Eksempel på uddannelsesaftale", der viser den grundlæggende idé med et HTML-dokument.

Gå til HR-administration > Dokumentskabeloner

 

Vælg et HTML-baseret dokument.

BEMÆRK – sørg for, at den valgte skabelon er en HR Document Template for at se HTML'en.

En type af HR PDF Template genereres fra en PDF som beskrevet i det forrige afsnit og har ikke HTML tilknyttet sig.

 

Ethvert felt, der er tilknyttet den valgte tabel, kan føjes til dokumentet som en variabel.

I vores simple dokumenteksempel nedenfor tilføjes subject_person som en variabel fra tabellen HR-sag.

Når denne skabelon bruges, udfyldes variablen med navnet i feltet subject_person på sagen.

Andre brugeroplysninger kan hentes fra profilen HR-bruger.

 

Tilføjelse af Adobe Sign-signaturfunktion til en HTML HR-dokumentskabelon

For at føje en Adobe Sign-signatur til en HTML-baseret dokumentskabelon skal der tilføjes Adobe Sign-tags.

Processen angives nedenfor ved hjælp af det samme eksempeldokument som ovenfor.

 

Bemærk den fremhævede streg i skærmbilledet ovenfor.

Når det sendes til Adobe Sign, bliver dette til et signaturfelt og placeres i dokumentet på det præcise sted.

Der er forskellige typer tags, der opretter forskellige slags felter med et stort udvalg af konfigurationsmuligheder.

Få mere at vide om teksttags her


Rapporter

Når en aftale underskrives, downloades den som en PDF og vedhæftes til den overordnede HR-sagspost.

Foruden PDF'en er transaktionens formulardata blevet inkluderet på aftaleposten samt placeret i tabellen Adobe Sign Form Data.

Tabellen kan bruges af en administrator til at oprette detaljerede rapporter om dataene i de underskrevne poster.

 

For at få en mere detaljeret rapportering kan tabeller, der udvider grundtabellen, bygges og oprettes på (f.eks. mod en specifik dokumentskabelon).

Gå til Systemdefinition > Tabeller og kolonner 

Klik på Create Table

 

Opret en ny tabel, der udvider tabellen Adobe Sign Form Data, og fravælg Create Module

BEMÆRK – dette er valgfrit. Hvis du ønsker, at administratorer skal kunne gå til denne tabel via den venstre navigationsmenu, skal du oprette et modul og placere det i menuen Adobe Sign for HR.

 

Når tabellen er oprettet, skal du tilføje de kolonner, der svarer til dokumentfelternes navne.

BEMÆRK – kolonnenavnene skal matche dokumentfeltnavnene præcist og skal være af typen "streng", da de data, der returneres til det felt, placeres i kolonnen som en streng. Hvis dataene ikke er i kolonnerne, som du forventer, skal du sikre dig, at navnene matcher præcist, og at typerne er "streng".

 

Derefter kan du gå til den HR Document Template, som du vil rapportere på, og føje tabellen til feltet Form Data Table, som er synligt, når afkrydsningsfeltet Authored for Adobe Sign er markeret.

Enhver HR-tjeneste, der bruger denne skabelon, vil sende data til den tabel, der er noteret i feltet Formulardatatabel, og den sag, der er rapporteret på og/eller føjet til et dashboard.


Support og fejlfinding

Kontaktoplysninger til support

Hjælpedokumentation er inkluderet i administratormenuen. Webstedet nedenfor har også kontaktoplysninger til support

 

Fejlfinding

Nedenfor er et par almindelige problemer, der kan opstå ved konfiguration og brug af programmet Adobe Sign for HR:

 

Adobe Sign-specifikke knapper og komponenter er ikke synlige eller virker ikke

Sørg for, at Adobe Sign HR-tjenestens sagsindstillinger er blevet føjet til HR-tjenesten. De er også udløsere til at aktivere Adobe Sign-funktionaliteten for enhver given HR-tjeneste.

 

Forbindelsesfejl, når du besøger linket "Opret forbindelse til Adobe Sign"

adgang ikke forbundet

 

Hvis du forsøger at oprette forbindelse og ser skærmen Not Connected, vil du skulle genoprette forbindelsen ved at følge de procedurer, der står angivet i Etabler OAuth-forbindelsen

adgang nægtet

 

Hvis du ser skærmen access_denied, har den Adobe Sign-konto, som du bruger, muligvis ikke rettigheder til at oprette forbindelse fra ServiceNow.

Kontakt Adobe Support, og bekræft, at kontoen har de nødvendige tilladelser.

Adobe Sign-vinduet vises aldrig ved oprettelse af forbindelse til Adobe Sign-kontoen

Forbindelsesvinduet er en pop-up og kan være blokeret af nogle browsere. Sørg for, at pop-ups ikke blokeres.

 

Forbindelses-pop-up opdateres ikke

Apple Safari har en kendt fejl, der vil få dette vindue til at fryse/ikke opdatere. Hvis du bruger Safari, skal du lukke pop up-vinduet og manuelt opdatere vinduet. Når det er opdateret, bør du se den nye forbindelsesstatus.

 

Opgave-/deltagerposterne indstilles ikke til "Klar" eller "Sendt til underskrivelse"

Sørg for, at din Adobe Sign-konto er forbundet. Posternes tilstandsændringer er afhængige af at modtage data tilbage fra Adobe Sign. Hvis forbindelsen ikke er der, vil du ikke modtage udløseren til at ændre tilstande.

 

Menuindstillinger er/er ikke synlige for brugere

Sørg for, at alle brugere, der har adgang til programmet, har de korrekte roller tildelt sig. Hvis du bruger grupper, skal du sørge for, at de nødvendige roller er tilknyttet til dem.

BEMÆRK – modulerne HR og Administreret dokument har deres egne respektive roller tilknyttet sig. For at udføre bestemte funktioner skal en Adobe-bruger muligvis også have yderligere roller fra de moduler.

De fleste handlinger kan udføres af en bruger med rollen "HR-administrator".

 

Når en medarbejder bruger knappen "Send til Adobe Sign", får de en fejl vedrørende mailadressen

Sørg for, at den bruger, der er indstillet som underskriveren, har en gyldig mailadresse. Ved afsendelse kontrolleres brugernavnet og mailadresserne.

 

HR-opgaver er i kladdetilstand/knappen "Send til Adobe Sign" vises aldrig

Sørg for, at du har set og genereret PDF-dokumentet. Det vedhæftes til den overordnede sag. Dette dokument er udløseren til at vise knappen.

Når dokumentet er sendt til Adobe, bør opgavetilstanden ændre sig til klar, og opgaven vil være tilgængelig i HR-portalen, som underskriveren kan handle på.

 

Den relaterede liste "Adobe-underskrivere" findes ikke på HR-sagsposten

Sørg for, at den bruger/gruppe, der ikke kan se den relaterede liste, har rollen "afsender". Denne relaterede liste er kun synlig, når rollen er til stede.

Adobe-logo

Log ind på din konto