Adobe Sign til SharePoint (lokal): brugervejledning

Adobe Sign-integrationen til Microsoft SharePoint er en integreret løsning til at oprette, sende, tracke og administrere elektroniske signaturer. Integrationen er tilgængelig til Microsoft SharePoint 2013 eller 2016-forekomsten (lokal) af SharePoint. Løsningen er udviklet som en farm-løsning til Microsoft SharePoint og giver:

• Mulighed for at tilføje siden Administrer i Adobe Sign som en SharePoint-webdel, der kan bruges af SharePoint-brugere til at tracke og opdatere aftaler
• Afsendelse af ethvert dokument fra et SharePoint-dokumentbibliotek til underskrivelse
• Mulighed for at sende dokumenter til en enkelt modtager eller et batch af modtagere ved hjælp af SharePoint-lister og tilknytningsdata fra SharePoint-lister til dokumenter, når dokumenterne sendes til underskrivelse
• Arkivering af alle underskrevne aftaler i SharePoint

I dette dokumentet bruges begrebet "aftale" løst til at beskrive transaktioner eller dokumenter, der er blevet (eller endnu ikke er) sendt til underskrivelse/godkendelse.

"Modtager" er det generiske begreb, der bruges for en underskriver, godkender eller delegator af en aftale (dvs. enhver, du sender dokumenter til, og som skal udføre en handling).

For brugere, der opdaterer fra en tidligere version

Hvis du opdaterer fra en tidligere version af Adobe Sign til SharePoint, skal du være opmærksom på, at tidligere standardindstillinger for aftaleskabeloner skal genoprettes som beskrevet i sektionen Definer dine personlige indstillinger.

Adgang til Adobe Sign-funktioner

Adobe Sign er en farm-løsningspakke, der installeres af dine SharePoint-administrator. Som bruger vil du se Adobe Sign-fanen øverst på dit SharePoint-websted.

Hvis du klikker på Adobe Sign-fanen, vises et bånd med alle tilgængelige Adobe Sign-funktioner.

Båndet består af fem ikoner:

• Send til underskrivelse
• Aftalestatus
• Biblioteksskabelon
• Administrer aftaler
• Indstillinger

De første fire er handlinger, du muligvis bruger ofte til at oprette og sende aftaler.

Det sidste ikon, Indstillinger, er der, hvor du kan definere din aftaleskabelon. Og når den er defineret, vil du sandsynligvis ikke komme tilbage til siden, medmindre du vil redigere skabelonen.  Så lad os starte der.

Definer dine personlige indstillinger

Dine personlige indstillinger giver dig mulighed for at definere et standardaftalenavn og en standardbesked for alle de aftaler, du sender fra SharePoint, ved hjælp af Adobe Sign-appen.

I feltet Aftalenavn (maks. 255 tegn) kan du give aftalen et beskrivende navn.  Denne streng udfyldes i emnefeltet i modtagernes mail (fremhævet med gult nedenfor), men også som navneværdien på siden Administrer. Hvis du vælger et entydigt og meningsfuldt navn, er det nemmere for dine modtagere at identificere din mail, og det kan forbedre din mulighed for at søge efter aftalen om nødvendigt

Aftalebeskeden er et almindeligt tekstfelt, hvor du kan skrive relevante instruktioner eller kommentarer (fremhævet med grønt nedenfor). Beskeden vises i mailen Underskriv, der sendes til alle modtagere, og bør ikke bruges som de personlige noter, du kan vedhæfte for hver modtager.

Dokumentskabeloner til brugerdefinerede lister

Lige under felterne med standardaftalenavn og standardbesked er der to indstillinger, der styrer, hvordan dokumenter vedhæftet, når der sendes en aftale fra en liste.

Standardadfærden er at tillade afsendere at vælge et dokument i SharePoint.

Brugeren har to indstillinger til at ændre standardfunktionen:

► For brugerdefinerede lister: Brug en dokumentskabelon uden for SharePoint – denne indstilling gør, at brugeren springer muligheden for at vedhæfte et dokumenter i SharePoint over. I stedet præsenteres brugeren for de muligheder for vedhæftning, der er konfigureret i Adobe Sign-systemet.  Det kan være en eller flere af følgende:

o Vedhæft fra lokalt system

o Vedhæft fra Adobe Sign-skabelonbibliotek

            Når indstillingen ikke er aktiveret, bliver du bedt om at vælge en dokumentskabelon fra SharePoint-dokumentlisten.

► For brugerdefinerede lister: Brug altid den dertil tiltænkte dokumentskabelon – denne indstilling gør, at SharePoint husker den fil, du vedhæfter, og vedhæfter automatisk filen i den næste aftale, som du opretter ud fra en liste, så brugeren slipper for selv at vælge filen.  Velegnet når du bruger det samme dokument flere gange.

Afsendelse af en aftale

Start af aftalen

Adobe Sign handler om at sende aftaler og indhente signaturer, og i SharePoint-miljøet er der fire metoder til at starte processen:

• Afsendelse fra båndet
• Afsendelse via højreklik
• Afsendelse fra lister

Alle tre muligheder åbner konfigurationssiden, hvor du kan definere modtagere og signaturrækkefølgen, hvis en eller flere signaturer er nødvendige.

Afsendelse fra båndet

Afsendelse fra båndet er nyttigt, hvis du skal vedhæfte flere SharePoint-dokumenter:

1. Vælg det eller de dokumenter, der skal sendes, ved at markere afkrydsningsfeltet til venstre for dokumentnavnet
2. Klik på fanen i båndet øverst på siden
   • Alle de valgte dokumenter vedhæftes automatisk
3. Klik på ikonet Send til underskrivelse

Send via højreklik

Afsendelse med højreklik gør, at du hurtigt kan sende dokumenter på en liste af dokumenter, men vedhæfter kun den ene fil i aftalen:

1. Højreklik på det dokument, du vil sende til underskrivelse
2. Vælg ellipsen (...) for at åbne genvejsmenuen
3. Vælg Send til underskrivelse i menuen

Send fra lister

Afsendelse fra en liste er den samme proces som at sende et dokument i den forstand, at du kan sende begge fra båndet eller med højrekliksmetoden.

Der er to vigtige forskelle:

• Ingen dokumenter vedhæftes automatisk. Baseret på dine personlige indstillinger skal du enten:
  • Eksplicit tilføje en fil fra SharePoint
  • Vedhæft filerne på siden Aftale
• Den returnerede underskrevne PDF-kopi (og muligvis revisionssporet) vedhæftes listen som i stedet for at sendes til en ny mappe.
  • Hvis en mappe i dokumentlageret er blevet defineret af SharePoint-administratoren, i hvilket tilfælde PDF'en sendes til den mappe.

Konfigurer aftalen

Når en ny aftale åbnes, vil du se konfigurationssiden, som kan ses i fire opgavespecifikke sektioner:

A. Modtagere – de personer, der underskriver eller godkender aftalen

B. Beskeddetaljer – navnet på og den globale besked i aftalen

C. Indstillinger – valgfrie indstillinger relateret til aftalen

D. Filer – de faktiske dokumenter/filer, som du skal have underskrevet/godkendt

○ Bemærk, at det dokument, du brugte til at åbne aftalen, automatisk vedhæftes til aftalen.

Modtagersektion

I modtagersektionen beder den øverste knap dig om at vælge den grundlæggende signaturrækkefølge:

○ Når Fuldfør i rækkefølge er aktiveret (som vist nedenfor), nummereres modtagere for at angive deltagelsen, og der registreres en sekventiel underskriver fra ét underskrivelsestrin til det næste

○ I de sekventielle trin kan der defineres "beholder"-trin, der tillader:

► Et undersæt af underskrivere, der underskriver parallelt (hybrid workflow)

► En gruppe mennesker, hvor den enkelte kan underskrive for hele gruppen (modtagergruppe)

• Når Fuldfør i enhver rækkefølge er aktiveret, nummereres modtagere ikke, og parallel underskrivelse er mulig.

Til højre for knappen til signaturrækkefølge er der to links:

• Tilføj mig – klik på dette link for at indsætte dig selv som den næste underskriver i underskrivelsesrækkefølgen
• Tilføj modtagergruppe – klik på dette link for at oprette et "beholder"-trin, hvor du kan definere en gruppe underskrivere, som alle kan underskrive. Opret f.eks. en gruppe til HR-teamet, men kun én person fra HR underskriver.

Hver modtager oprettes med fem elementer:

A. Signaturtrin – definerer, hvornår i processen modtageren får adgang til aftalen (når Fuldført i rækkefølge er aktiveret)

B. Rolle – definerer, hvordan modtageren kan interagere med dokumentet

○ Underskrivere (standard) – modtagere, der forventes at sætte mindst én signatur

○ Godkendere – modtagere, der gennemgår og godkender dokumenter, men ikke behøver at underskrive rent juridisk

○ Delegatorer – modtagere, hverken forventes at underskrive eller godkende. De delegerer i stedet muligheden for at underskrive eller godkende til en anden part

C. Mailadresse – hvem er modtageren? Dette bør være en personlig mailadresse

D. Bekræftelsesproces – hvordan skal modtageren godkendes?

○ Mail (standard) – godkendelse baseres på adgang til mailboksen

○ Adgangskode – en afsender genererede en alfanumerisk adgangskode, der skal kommunikeres til modtageren uden for båndet

○ Social – godkend via et socialt medie som Facebook eller LinkedIn

○ KBA (kun USA) – Knowledge Based Authentication (vidensbaseret godkendelse) kræver, at modtageren angiver sit CPR-nummer, og genererer derefter et antal ikke-trivielle spørgsmål baseret på offentlige databaser

○ Telefon – kræver, at afsenderen angiver modtagerens telefonnummer, så der kan sendes en sms, når der er brug for vedkommendes signatur

E. Privat note (valgfrit) – afsenderen kan inkludere individuelle instruktioner til hver modtager, der vises, når modtageren ser aftalen

Linket Vis CC under modtagerlisten viser et felt, hvor du kan angive CC-mailadresser, som skal kunne se aftalen, uden at de underskriver/godkender den.

Hybride workflows

Et "hybrid" workflow er en forekomst af den sekventielle underskrivelsesrækkefølge, hvor en eller flere af signaturtrinnene involverer to eller flere modtagere, der får adgang til dokumentet på samme tid. Alle underskriverne i det "parallelle" trin vil skulle fuldføre deres part, før den sekventielle proces skifter til det næste signaturtrin.

I ovenstående billede har vi f.eks. en signaturcyklus med tre trin:

Trin 1 er fclarke@gmail.com. Når aftalen sendes til underskrivelse, får kun fclarke besked. Når fclarke underskriver dokumentet, fortsætter vi til næste trin.

Trin 2 er det hybride trin. Du kan se, at alle tre modtagere får samme nummer (2), og dette betyder, at Adobe Sign giver disse modtagere besked på samme tid. De kan sætte deres signaturer i enhver rækkefølge, men de skal alle fuldføre deres del, før signaturcyklussen går videre til det næste trin.

Trin 3 er en anden individuel modtager, men denne gang er de defineret som en godkender (flueben vs. blyantspids). Når "Trin 3"-modtageren sætter sin godkendelse, fuldføres aftalen, udføres dokumentet til fulde, og alle parter får besked med en PDF-kopi af dokumentet.

For at oprette en hybrid gruppe skal du angive hver parts mailadresse, som var de individuelle modtagere, og derefter klikke og trække modtagerfeltet over til en anden i hybridgruppen. Du vil se en besked på skærmen om, at du er ved at oprette en parallel gruppe

Modtagergrupper

Modtagergrupper er nyttige, når du skal "sign off" fra en organisation, men ikke en specifik person i den gruppe.  

I ovenstående billede kan du f.eks. se en signaturcyklus med tre trin:

Trin 1 (JohnDoe) er en underskriver og får besked om, at deres signatur kræves, så snart aftalen sendes. Når JohnDoe sætter sin signatur, overgår aftalen til trin 2

Trin 2 er en modtagergruppe (godkender), der gives navnet "HR-gruppe". Fire underskrivere er føjet til gruppen, og hver af dem er blevet tildelt en anden bekræftelsesproces (kun som et eksempel). Når nogen af de identificerede modtagere godkender, går aftalen videre til tredje trin

Trin 3 er en individuel underskriver. Når denne endelige signatur er fuldført, udføres dokumentet til fulde, og alle parter får besked med en PDF-kopi af dokumentet.

For at oprette en modtagergruppe skal du klikke på linket Tilføj modtagergruppe øverst til højre i modtagerfeltet. Dette opretter beholderen, hvor du bliver bedt om at angive gruppenavnet og de mulige modtagere

Meddelelsessektion

Beskedsektionen har to felter, som i høj grad kan gøre ting bedre, og hvis du har konfigureret din personlige skabelon, udfyldes disse felter automatisk med de værdier, du har defineret.

I feltet Aftalenavn kan du angive enhver streng, der identificerer aftalen. 

Bemærk! Disse værdier kan redigeres, indtil aftalen sendes.

Aftalebeskeden er et almindeligt tekstfelt, hvor du kan skrive relevante instruktioner eller kommentarer.

• Hvis din konto er konfigureret til at bruge beskedskabeloner, vises linket til at få adgang til skabelonerne øverst til højre i beskedsektionen

Indstillingssektion

I indstillingssektionen kar du bedre kontrol over dokumentet, efter det er sendt:

• Adgangskodebeskyttelse – kræv, at modtagere skal angive en adgangskode for at åbne og se den underskrevne PDF-fil. Denne adgangskode defineres af afsenderen og kommunikeres uden for båndet. Adobe Sign registrerer ikke denne adgangskode, så husk selv på den!
• Deadline for udfyldning – angiv antallet af dage, hvorefter aftalen udløber og ikke længere kan udfyldes.
  •  Deadline for udfyldning er kun synlig, hvis den er aktiveret af din administrator
• Indstil påmindelse – indstil hyppigheden for de påmindelser, der sendes, indtil aftalen udfyldes. Kun de aktuelle modtagere får besked
• Modtagernes sprog – vælg det sprog, der skal bruges i mails til modtagere og ved underskrivelsen

Filsektion

Filsektionen er der, hvor du vedhæfter dokumenterne til transaktionen. Det originale dokument, du brugte til at starte aftalen, bør allerede være vedhæftet.

Adobe Sign kombinerer alle dokumenter til én enkelt PDF for hele signaturprocessen. Derefter oprettes PDF'en i den rækkefølge, som dokumenterne er vist i. Dokumenter kan omarrangeres ved at trække dem til en ny placering på listen.

Filer kan vedhæftes enten fra Adobe Sign-biblioteket, Google Docs, Box.net, Dropbox eller uploades lokalt ved at søge efter filen eller bruge træk og slip.

De tilladte filtyper er: Word, Excel, PowerPoint, WordPerfect, PDF, JPG, GIF, TIF, PNG, BMP, TXT, RTF, HTML

Vis og tilføj signaturfelter

Lige under fillisten finder du afkrydsningsfeltet Vis og tilføj signaturfelter.  Her kan du åbne de dokumenter, du uploader, og placere formularfelter i dokumentet. 

Du bør som minimum placere signaturfelterne, men der er mange andre felter, du kan bruge til at oprette komplekse formularer.

Tracking af dine aftaler

Aftalestatus

Når en aftale er sendt, er det nemt at se den status på siden Aftalestatus via ikonet Aftalestatus på Adobe Sign-båndet

Aftalestatus-siden viser alle de aftaler, du har tilladelse til at se, og som blev sendt fra selve SharePoint-miljøet.

Visningsrækkefølgen er som standard sorteret efter afsendelsesdato med den nyeste øverst: 

Du kan filtrere aftaler i din visning ved at bruge søgefeltet øverst til højre på siden.  Dette søgefelt søger efter strenge i felterne og viser alle matches:

Søgning efter aftalestatus efter dokument eller liste

Du kan nemt søge efter alle sendte aftaler ved hjælp af et/en SharePoint-dokument/-liste efter:

1. Find og vælg det dokument-/listeelement, du vil søge efter
2. Klik på Aftalestatus (enten på båndet eller i genvejsmenuen med højreklik)

Opdatering af aftalestatus

Kolonnen helt til højre i tabellen Aftalestatus er en opdateringsfunktion, der aktivt anmoder Adobe Sign om en opdatering af aftalestatussen.  SharePoint opdaterer automatisk alle aftaler, der stadig venter på jævnlig modtagerhandling. Med handlingen Opdater kan du opdatere aftalen uden for den cyklus, når du skal kende realtidsstatussen.

Sletning af aftaleposten

Ikonet helt til højre for siden Aftalestatus er ikonet Slet.  Denne handling sletter aftaleposten i SharePoint, men annullerer eller sletter ikke aftalen i Adobe Sign.  Handlingen bør bruges med forsigtighed, da den ikke kan fortrydes.

Underskrevne dokumenter

Afhængigt af, hvordan din SharePoint-administrator har konfigureret Adobe Sign-pakken, sendes underskrevne dokumenter tilbage til enten:

• En global mappe – alle fuldførte dokumenter findes i denne mappe, hvis dette er konfigureret
• En ny mappe i kildebiblioteket – hvis der ikke er identificeret en global mappe, oprettes der en ny mappe kaldet "Underskrevne aftaler" i dokumentbiblioteket, hvorfra aftalen blev oprettet/sendt. Alle fuldførte aftaler, der sendes fra samme bibliotek, får returneret de fuldførte PDF'er til den samme mappe med underskrevne aftaler
• Vedhæftes listeelementet – hvis du sendte en aftale fra et listeelement, findes de vedhæftede filer på denne liste

Administration af aftaler

Ikonet Administrer aftaler åbner en anderledes og mere funktionsrig visning af de aftaler, der er relateret til din bruger.  Siden Aftalestatus viser en overskuelig oversigt over alle aftaler med mulighed for at opdatere deres status. Visningen Administrer aftaler giver derimod en dybere indsigt i aftaler samt flere muligheder for at redigere aftalers egenskaber.

Opbygningen af siden Administrer

Siden Administrer har mange integrerede funktioner, der er værd at udforske. For enkelhedens skyld kan de opdeles i tre funktionsområder:

A. Indhold og filtre

B. Aftaleliste

C. Aftaleværktøjer

Indholdsfiltre

Siden Administrer har fire indholds-/filterindstillinger:

Aftaleliste

Aftalelisten viser de individuelle aftaler, der passer til det indhold, du har valgt og reduceret af de filtre, der er aktive.

Hver aftale viser:

Modtager – den aktuelle modtager (hvis aftalen er i gang) eller den første modtager (når aftalen er fuldført, annulleret eller udløbet).

• Modtagerens Navn vises, når det kendes. Modtagerens mail vises, når navnet ikke kendes

Afsender – aftalens afsender.

Titel – aftalens navn.

Status – aftalens aktuelle status i dens signaturcyklus. (Nedenstående eksempel anvender indstillingen Alt, så der vises flere statusser)

Redigeret – datoen for aftalens seneste redigering.

Standardsorteringsrækkefølgen for indhold er datoen for Senest redigeret af aftalerne.

Men enhver kolonneoverskrift kan klikkes for at sortere datasættet efter den værdi.

Aftaleliste

Aftaleværktøjerne vises ved at klikke én gang på en aftale eller skabelon:

Højre skinne åbnes for at vise værktøjerne til at tilgå eller manipulere aftalen (eller biblioteksdokument/webformular/send i massevis):

Vis og underskriv – kun tilgængelig for aftaler, der Venter på dig

Åbn aftale/skabelon/webformular/Send i massevis – åbner objektet og giver en fuld visning af dokumentet.

• Aftaler viser aftalens aktuelle status, hvorend den er i signaturcyklussen.
• Skabeloner viser de grunddokumenter, der bruges til at bygge skabelonen

Brug skabelon – kun skabeloner (biblioteksdokumenter).  Denne indstilling starter en ny aftale med skabelonen allerede vedhæftet

Hent kode – kun webformularer. Denne indstilling åbner en side, hvor brugeren kan kopiere HTML- eller scriptkoden for webformularen

Rediger skabelon/webformular – lader brugeren redigere skabelonen

Påmindelse – lader brugeren indstille en påmindelse for den aktuelle modtager

Annuller – annullerer aftalen

Download PDF – downloader en PDF-kopi af aftalen i dens aktuelle tilstand.

• Overordnede skabeloner vil downloade en PDF-kopi af de originale dokumenter, der blev brugt til at lave skabelonen

Download revisionsrapport – downloader revisionsrapporten for aftalen

Download formularfeltdata – downloader en csv-fil af feltindholdet for en fuldført aftale

• Overordnede skabelonobjekter downloader en csv med feltniveauindhold for alle underordnede aftaler, der er blevet fuldført

Rediger aftale – lader brugeren redigere dokumenterne på en aftale og/eller felterne, der er placeret på dokumentet.

• Denne indstilling er kun tilgængelig, indtil den første modtager udfører sin handling.

Slet – kun skabeloner (biblioteksskabeloner). Sletter skabelonen fra systemet. Denne handling kan ikke fortrydes

Skjul aftale/webformular/send i massevis – skjuler objektet for brugerens visning.  Denne handling fjerner kun objektet fra visning – ingen anden handling udføres

Del – lader brugeren dele objektet eksplicit med en anden bruger.  Denne handling kan ikke fortrydes

Noter – lader brugeren skrive personlige noter på objektet

Downloade individuelle filer – lader brugeren downloade de individuelle filer, da flere filer blev brugt til at bygge aftalen/skabelonen

Vis aktivitetsrapport – kun Send i massevis. Denne indstilling giver en oversigt over Send i massevis-statussen, så listen over modtagere opdeles i kategorier, der matcher aftalens signaturstatus

Erstat aktuel modtager – kun tilgængelig for aftaler, som brugeren har sendt. Lader brugeren erstatte den aktuelle modtager for en aftale

Aktivitet – en løbende liste over hændelser, der er sket med aftalen. Ved at starte med en oprettelseshændelse, der logger hver modtagers aktiviteter, og lukke med en fuldført/annulleret/udløbet status

Hurtige links til almindelige opgaver

Nedenfor vises de mest almindelige opgaver, du muligvis har brug for, efterfulgt af en undersøgelse på højt niveau på selve administrationssiden og vigtige funktioner.

• Indstilling af påmindelser
• Udskift underskriver i en aftale
• Rediger dokumenter eller felterne for en aftale, der er blevet sendt
• Deling af en aftale
• Visning af aftalens revisionsspor

Biblioteksskabeloner (dokument)

Med ikonet for biblioteksskabeloner på Adobe Sign-båndet kan du sende et SharePoint-dokument til Adobe Sign-oprettelsesmiljøet, hvor du kan placere formularfelter og derefter gemme den feltaktiverede formular i dit Adobe Sign-bibliotek.

Sådan opretter du en dokumentskabelon:

1. Klik på det dokument, du vil bygge ind i en skabelon
2. Klik på ikonet Biblioteksskabelon på båndet (eller højreklik, og vælg fra menuen)
   • Adobe Sign-oprettelsesmiljøet åbnes og viser dig det fulde dokument
3. Placer de nødvendige felter på dokumentet
   • Hvis du opretter en skabelon, der kræver input/signaturer fra to personer, skal du placere alle felterne for den første modtager.  Skift derefter feltet Modtagere til Deltager 2, og placer så felterne for den anden underskriver/godkender.

4. Når skabelonen er fuldført, skal du klikke på knappen Gem nederst til højre.

• Dette gemmer skabelonen i Adobe Sign-biblioteket.  

PDF-kopi, der kan downloades