Adobe Sign til Microsoft Dynamics On-Premises: Brugerhåndbog

Adobe Sign-integration i Dynamics giver en plug-and-play-løsning til at få signaturer til enhver formular-/kontraktdokumentation, der måtte være behov for. Denne integration har følgende fordele:

• Adobe Sign er indbygget i CRM-poster som f.eks. kontakter, kunder, kundeemner, salgsmuligheder, ordrer, fakturaer, tilbud, kontrakter og ethvert brugerdefineret CRM-objekt, som din administrator har udviklet.
• Accelererer processen fra tilbud til salg ved at sende aftale som f.eks. kontrakter og salgsdokumenter fra Dynamics med ét klik.
• Datatilknytninger, som administratoren kan konfigurere, og som fletter data fra Dynamics-objekter som f.eks. kunder og kontakter til aftaler og sender data, der er indsamlet fra underskrivere i løbet af underskrivelsesprocessen, tilbage til Dynamics.
• Aktiveret på mobilenheder via Kundesupport Hub (tilgængelig i Dynamics 365 9.x og nyere)
• Gør det nemt for modtagere at underskrive hvor og når som helst og på en hvilken som helst enhed.
• Gør det muligt at spore dokumenter, der er sendt til underskrivelse, inde fra Dynamics.
• Fjerner de manuelle trin i hele processen.

Denne dokumentation er udtrykkeligt til Microsoft Dynamics 365 CRM 9.0 On-Premises og senere.
                                                           

Adgang til Adobe Sign

Adobe Sign installeres af Dynamics-administratoren, og der gives adgang via sikkerhedsroller. Hvis du har brug for adgang og ikke kan se Adobe Sign-indstillingen på din hovedside, skal du kontakte din Dynamics-administrator for at anmode om brugeradgang.

Anmod om signaturer

Nye aftaler kan oprettes på Kundeservice Hub

Oprettelse af en ny aftale på Kundeservice Hub kan udføres ved at:

• Klik på Nye poster (det grå plus) og markere Aftale
• Gå til Aftaler og klik på knappen Ny aftale i det øverste bånd af handlinger:

Anmod om signaturer er tilgængelig fra menuen Mere ... .

Du kan bruge indstillingen Send til underskrivelse til at sende aftaler til underskrivelse fra et Dynamics-objekt eller fra aftalesiden.

Sådan sender du en aftale fra et objekt:

• Gå til en objektpost (f.eks. salgsmulighed, kunde) i CRM, og klik for at åbne den
• Klik på menuen Flere kommandoer (…)
• Vælg Anmod om signaturer i menuen
  • En liste over tilgængelige skabeloner erstatter menuen
  • Nederst på skabelonlisten findes Ny aftale for aftaler, der ikke er angivet på en skabelon

En ny Aftale-side åbnes, og feltværdier, som er defineret  på  aftaleskabelonen, udfyldes automatisk.

Hvis du vil definere og sende en aftale, har du kun brug for nogle få ting:

• E modtager – den person eller personrække, der skal underskrive eller godkende dokumentet
• Et aftalenavn – hvordan aftalen fremhæves i emnelinjen i underskriverens mail samt intern rapportering
• Et dokument, der skal underskrives – dette kan være en eller flere formularer, kontrakter eller et andet dokument, der kræver en juridisk bindende underskrift

Sektionen Modtagere

Der skal defineres én eller flere underskrivere i sektionen Modtagere. Angiv modtagerne i den rækkefølge, de skal underskrive dokumentet i. Hvis du laver en fejl, kan du redigere feltet Modtagerrækkefølge i venstre side af modtagerlisten.

Sådan defineres en modtager:

• Klik Tilføj modtager i øverste højre hjørne af Modtagere panelet:

Dette får en overlejring til at falde ned, hvor du kan vælge typen af underskriver/godkender:

1. Vælg den rigtige værdi fra valglisten Modtagertype

• Ny – når modtageren ikke er en kendt værdi i Dynamics
• Kontakt – for modtagere, der er defineret som kontaktobjekter i Dynamics
• Kundeemne – for modtagere, der er defineret som kundeemner i Dynamics
• Bruger – denne beskriver interne brugere i dit Dynamics-miljø

2(a). Hvis du vælger Ny, ændres overlejringen, så du kan angive et fuldt navn og en mailadresse.

Denne handling gemmer ikke en ny kontakt/nyt kundeemne i Dynamics, men bruger kun navnet og mailen til denne transaktion.

2(b). Hvis du vælger Kontakt, Kundeemne eller Bruger, ændres overlejringen, så der søges efter det specifikke objekt, du har valgt. Skriv navnet (eller en del af det), og klik derefter på søgeikonet for at vælge den specifikke modtager, du vil medtage.

Da Dynamics forstår disse objekttyper, importeres mailadressen fra databasen.

3. A Modtagerrolle skal defineres for hver modtager. Rollerne er:

• Underskriver (standard) – underskrivere skal sætte mindst én signatur på aftalen.
• Godkender – godkendere behøver ikke underskrive aftalen (selvom de kan, hvis der er placeret signaturfelter til dem), men de skal aktivt "godkende" aftalen, som er en logført hændelse.
• CC – Carbon Copied (CC'et)-parter er inkluderet i aftalens afsendelsesproces, men har ingen interaktion med aftale- eller signaturcyklussen.

4. Bekræftelse af identitet skal defineres for hver modtager. De indstillinger, der er tilgængelige for dig, bestemmes af de godkendelser, der er aktiveret af administratoren.

• Mail er standardværdien og kræver kun, at modtageren tilgår aftalen via sit maillink.
• Adobe Sign-godkendelse beder modtageren om at godkende til Adobe Sign-systemet.
  
  • Alle aftaler, der kun underskrives af afsenderen, skal indstille Bekræftelse af identitet til Adobe Sign
  • Det anbefales ikke at bruge Adobe Sign som en bekræftelsesmetode for eksterne modtagere, medmindre du er sikker på, at de allerede har en Adobe-konto til at godkende.
• Telefon-verifikation sender en besked til modtageren med en kode, de skal indtaste.
  • Afsenderen skal angive modtagerens telefonnummer på det tidspunkt, hvor modtageren konfigureres
    
• Adgangskode-verifikation kræver, at afsenderen underretter modtageren (uden for båndet) om adgangskoden, så de kan bekræfte deres identitet
  
• Videnbase -verifikation bruger en modtagers offentlige oplysninger (og valgfrit deres amerikanske personnummer) til at stille en række spørgsmål. 
  
  • Bekræftelse af vidensbasen er kun nyttig for modtagere med bopæl i USA
    

5. Når du har defineret modtageren, skal du klikke på Gem

6. Gentag 1-5 for alle krævede underskrivere/godkendere

Rækkefølge for underskrivelse

Der er to workflows for underskrivelsesrækkefølgen: Sekventiel og Parallel. Denne mulighed er underlagt Underskriv i rækkefølge nederst på siden af Modtagere panelet.

Når Underskriv i rækkefølge er markeret, modtager modtagerne aftalen i den rækkefølge, som modtagerne er vist i Modtagere afsnittet. Den første modtager underrettes om aftalen, og ingen andre parter underrettes, før den første modtager fuldfører sin handling.  Derefter får den anden modtager besked og så videre, indtil aftalen er fuldført.

Når Underskriv i rækkefølge ikke er markeret, sendes aftalen til parallel underskrivelse, så alle modtagere underrettes med det samme, og aftalen fuldføres, når alle har fuldført deres handling.

Ændring af modtagerrækkefølgen

Klik én gang på tallet til venstre for modtagernavnet. Talværdien bliver redigerbar. Skift den til et tal, som modtageren skal være i signaturprocessen. De andre modtagere justeres herefter.

Redigering af modtagerværdier

Du kan redigere enhver modtagerværdi, der ikke er låst (som indikeret af låseikonet), ved at klikke én gang på feltet.

Dette åbner feltet, som du kan redigere, eller du kan vælge en ny værdi på listen.

Nå ændringen er foretaget, skal du klikke på ikonet Gem på modtagerpanelet.

Sektionen Filer

For at føje et dokument til din aftale skal du klikke på Tilføj filer i øverste højre hjørne af afsnittet Filer .

Efter at have klikket Tilføj fil, giver et pop op-vindue dig mulighed for at vælge mellem to kilder til at uploade filer:

• Denne computer - Tillader søgning og upload af en fil fra dit lokale system eller et netværksdrev (f.eks. SharePoint).
  
• Skabeloner - Skabeloner giver adgang til de skabeloner, der er uploadet på din Adobe Sign-konto.
  • Muligheden Vedhæft fil fra Adobe Sign-bibliotek er kun tilgængelig, når der oprettes et nyt aftaledokument, og er ikke tilgængelig, når der oprettes en skabelon.
    
  • Kun din administrator kan føje dokumenter til biblioteket

Sektionen Meddelelse

Sektionen Meddelelse indeholder aftaleemnet (bruges også som aftalenavnet) og den globale besked til modtagerne.

• Aftalenavn – aftalenavnet er fremtrædende i notifikationsprocessen og fremgår af mailens emnelinje med fed skrifttype i mailens brødtekst og i en mindre skrifttype hele vejen gennem standardbeskrivelsen (vist med gult herunder)
• Meddelelse – feltet Meddelelse er et åbent felt til almindelig tekst, hvor du kan indsætte en meddelelse eller anvisninger til underskriveren (vist med grønt herunder)

Sektionen Indstillinger

Sektionen Aftaleindstillinger indeholder et antal konfigurationsmuligheder, der muligvis kun gælder denne type transaktion:

• Vis og placer altid signaturer før afsendelse – hvis markeret åbner aftalen automatisk oprettelsesmiljøet, så afsenderen kan placere formularfelter
• Aftale udløber – hvis markeret definerer aftalen en ophørsdato for, hvornår aftalen udløber
• Dage indtil aftalen udløber – dette definerer det antal dage, som aftalen kan underskrives i, når funktionen Aftale udløber er aktiveret
• Kræv personlig underskrivelse – hvis du er nødt til at få underskriveren til at underskive på afsenderens lokale system eller din tablet uden brug af mail, kan afsendere hoste underskrivelsen ved hjælp af denne indstilling
• Tilføj landingsside efter underskrivelse – når aktiveret kan du vælge, hvilken URL-adresse modtageren sendes til, efter denne har fuldført interaktionen med aftalen
• Landingsside efter underskrivelse – dette felt indeholder URL-adressen til den side, som modtagere skal dirigeres til, når Tilføj landingsside efter underskrivelse er aktiveret
• Forsinkelse i sekunder for omdirigering – kræves, når en Landingsside efter underskrivelse er defineret. Denne indstilling angiver, hvor stor forsinkelse der skal være, efter at signaturen er sat, og før modtageren omdirigeres til den designerede landingsside
• Planlæg modtagerpåmindelser – definerer en påmindelsescyklus for transaktionen. Påmindelser kan konfigureres til at blive sendt til den aktuelle modtager på daglig eller ugentlig basis
  
• Signaturtype - Dikterer den signaturtype, der forventes på aftalen:
  
  • Elektronisk - anmoder modtagerne om at sætte en elektronisk signatur.
    
    • Denne mulighed kan tillade modtageren at ændre arbejdsforløbet til en Håndskreven signatur, hvis den er aktiveret af din administrator.
      
  • Håndskreven - Kræver, at modtageren downloader dokumentet, underskriver det fysisk og derefter uploader et scannet billede af det underskrevne dokument.
    
    • Håndskrevne signaturer kan ikke konverteres til elektroniske signaturer.
      
• Modtagers sprog - Denne mulighed dikterer det sprog, der bruges i mailen og webgrænsefladen for modtageren
  
• Underskrevet dokument beskyttet med adgangskode – aktivér denne indstilling, hvis du vil anvende en adgangskode til slutdokumentet for at forhindre uautoriseret adgang

Når modtagerne er defineret, filerne vedhæftet og eventuelle andre feltændringer foretaget, skal du klikke på Send aftale via topmenuen:

Anmod om underskrifter fra enhver enhed ved hjælp af en skabelon

Dynamics-administratorer har mulighed for at oprette én eller flere skabeloner til enhver Dynamics-enhed (Kontakt, Salgsmulighed, Kunde), der vil prækonfigurere aftalen, hvilket reducerer mængden af manuel konfiguration for afsenderen.

Skabeloner åbnes via ikonet Flere kommandoer (…) på båndet

Opret hurtigt aftaler fra menuen Ny (+)

Hvis du kender den enhedstype, som en skabelon er bygget på, kan du starte en ny aftale fra menuen Ny:

• Klik på ikonet Ny (+) på det øverste bånd
• Vælg Aftale fra indstillingerne i sektionen Poster
  • Panelet Opret hurtigt: aftale åbnes

• Vælg den Enhed, der er tilknyttet den skabelon, som du vil bruge
  • Når det er valgt, vises to opslag, så du kan vælge det specifikke objekt, som du  vil  for at relatere aftalen til og den skabelon, du vil bruge:

• Hvis du klikker i feltet Vælg {Entity}, får du en liste over objekter i den relevante enhedstype. Vælg dit objekt
  • Hvis en del af enhedsnavne angives, begrænses menuen til objekter, der matcher din streng
• Hvis du klikker på feltet Vælg en skabelon, åbnes der en lille menu med skabeloner, som er tilknyttet den Enhed, du valgte. Vælg skabelonen
• Klik på Gem

Efter du trykker på knappen Gem, oprettes aftalen baseret på skabelonværdierne:

• Hvis skabelonen ikke har en Modtager eller fil vedhæftet, oprettes aftalen i en kladdestatus
• Hvis skabelonen har en modtager og en fil vedhæftet, men skabelonen ikke har Send med ét klik aktiveret, oprettes aftalen i en kladdestatus
• Hvis skabelonen har en modtager og en fil vedhæftet, og Send med ét klik er aktiveret på skabelonen, sendes aftalen automatisk til underskrivelse

Kontrol af aftalestatus

Aftalens status angiver dens aktuelle juridiske status og opdateres i Dynamics med et jævnligt pollinginterval. Statusværdierne er:

• Kladde – en aftale, der er oprettet, men endnu ikke sendt
• Sendt til underskrivelse – er aktivt i underskrivelsesprocessen
• Underskrevet/godkendt – fuldt udfyldt af alle parter
• Annulleret – underskrivelsesprocessen blev annulleret, før alle signaturer kunne indhentes
• Udløbet - En aftale, der ikke blev fuldført før den konfigurerede udløbsdato
  

Den bedste måde at finde en signatur på er at kontrollere de objekter, der er relateret til det primære objekt, du brugte til at oprette aftalen.

Hvis du f.eks. oprettede en aftale med en Kontakt, kan du kontrollere, hvilke enheder der er relateret, ved at gå til Kontakt og derefter klikke på fanen Relateret og vælge Aftaler fra menuen:

Ved at åbne relationsvinduet vises aftaleobjektet, og ved at klikke på den indstilling åbnes den fulde liste over aftaler, der er associeret med enheden.

En anden måde at se statussen for en aftale er at gennemgå den fulde liste over aftaler:

• Gå til Adobe Sign > Aftaler

Alle aftaler uanset objekt vises på listen over aftaler på siden Aftaler.

• Underskrevne aftaler viser aftalelisterne Navn, Aftalestatus og datoer for aftalerne
• Afvist, sendt til underskrivelse, og Udkast aftaler indeholder ikke en Underskrevet dato, da de ikke er blevet fuldført
  • Værdien Underskrevet reflekteres, når aftalen er fuldført og underskrevet. Trinvise signaturer under signaturprocessen er ikke reflekteret
    

Opdatering af status, afsendelse af påmindelser og annullering af aftaler

Aftaler, der ikke er underskrevet, har tre handlinger, der kan anvendes på dem:

• Opdater – anmod aktivt Adobe Sign-serveren om at vise den aktuelle status
• Send påmindelse – sender øjeblikkeligt en mailpåmindelse til aftalens aktuelle underskriver
• Annuller aftale – afbryder aftalen i systemet og sender en annulleringsbesked til underskriveren

Hver af disse handlinger kan startes inde fra aftalen ved hjælp af knapperne i toppen.

Adobe Sign på Customer Service Hub

Hvis din virksomhed har installeret Adobe Sign til Dynamics version 9.2 eller nyere, har du også adgang til Adobe Sign-funktionen på Dynamics Customer Service Hub.

Customer Service Hub tilbyder samme funktionalitet med forbedret formatering, der tillader direkte adgang for telefoner, tablets og andre mobilenheder.