Adobe Sign til SharePoint (lokal): installationsvejledning

Adobe Sign-integrationen til Microsoft SharePoint er en integreret løsning til at oprette, sende, tracke og administrere elektroniske signaturer. Integrationen er tilgængelig til Microsoft SharePoint 2013 og 2016-forekomsten (lokal) af SharePoint. Løsningen er udviklet som en farm-løsning til Microsoft SharePoint og giver:

• Mulighed for at tilføje siden Administrer i Adobe Sign som en SharePoint-webdel, der kan bruges af SharePoint-brugere til at tracke og opdatere aftaler
• Afsendelse af ethvert dokument fra et SharePoint-dokumentbibliotek til underskrivelse
• Mulighed for at sende dokumenter til en enkelt modtager eller en gruppe af modtagere fra et dokumentbibliotek eller brugerdefinerede SharePoint-lister
• Tilknyt data fra SharePoint-lister samt fra et dokumentbibliotek til dokumenter ved at flette tilknytninger, når dokumenter sendes til underskrivelse
• Tilknyt data fra formularfelter i en underskrevet aftale til tekstkolonner i både SharePoint-lister og et dokumentbibliotek via datatilknytning, når dokumentet er blevet underskrevet, og dets status enten er automatisk eller manuelt opdateret via siden Aftalestatus
• Arkivering af alle underskrevne aftaler i SharePoint

Krav

Adobe Sign-løsningen kan kun installeres og konfigureres af en Microsoft SharePoint Farm-administrator. Du skal også have administratorrettigheder på SharePoint-serveren for at installere løsningen. Henvis til SharePoint-dokumentationen og din organisations SharePoint-administrator for at få flere systemtilladelser, der muligvis kræves for at installere SharePoint Farm-løsninger. For at konfigurere løsningen skal du også være en kontoadministrator i Adobe Sign og have adgang til din Adobe Sign-kontos integrationsnøgle. Systemkravene nedenfor omfatter både server- og klientkomponenterne, der kræves for at installere og køre Adobe Sign til SharePoint.

• Microsoft SharePoint 2013 On-Premise, SharePoint 2016 On-Premise eller SharePoint 2019 On-Premise
  

Kendte problemer at være opmærksom på

Private/Incognito browsersessioner understøttes ikke af Adobe Sign-pakken.

SharePoint har en tegnbegrænsning, som du skal være opmærksom på, særligt ved navngivning af filer:

• URL-stier skal være maks. 260 tegn
• Filnavne skal være maks. 128 tegn

Administratorer, der identificeres som "Systemkonti", når de logger på en webstedssamling, bør angive deres egne oplysninger på listen AdobeSignUserInfo, som følger:

Der kan opstå en situation med de forrige løsninger, der kan forhindre normale SharePoint-brugere i at få adgang til webstedssamlingen.

Problemer opstår, hvis:

• EchoSign-løsningen (før version 4) er installeret på webstedssamlingen
• SharePoint-administratoren har integreret løsningen som en webdel på en SharePoint-side
• SharePoint-brugeren er medlem af ejer-/besøgende-/medlemsgruppen for webstedssamlingen
• SharePoint-brugeren ikke er medlem af EchoSign-administrator- eller -brugergruppen

Løs problemet ved at fjerne webdelen fra SharePoint-siden. 

Installation

Sådan installerer du den lokale version af Adobe Sign til SharePoint-pakken:

1. Download den nye Adobe Sign for SharePoint.zip-fil
   
2. Log på din SharePoint-server som administrator
3. Upload Adobe Sign for SharePoint.zip til serveren
4. Udpak filen for at frigøre den eksekverbare fil
5. Klik på Adobe Sign for SharePoint.exe
6. Installationsguiden åbnes.  Klik på Næste

  7. Scriptet vil køre en systemkontrol. Klik på Næste, hvis alt er godt

  8. Slutbrugerlicensaftalen vises.

○ Markér Jeg accepterer vilkårene i licensaftalen

○ Klik på Næste

  9. Siden Webapp/webstedssamlinger indlæses.  Vælg de webstedssamlinger, du vil installere løsningen til

  10. Klik på Næste, når installationen er fuldført.

  11. Når siden Detaljer for installationen vises, kan du klikke på Luk

Aktiverings-/fjernelsesindstillinger

Hvis installationsscriptet køres igen, startes den samme guide og systemkontrol. 

Efter systemkontrollen vil scriptet i stedet for at gå til siden med slutbrugerlicensaftalen bede dig om enten at:

○ Aktivere – Aktivér lader administratoren aktivere Adobe Sign-løsningen på flere websteder i SharePoint-miljøet. Hvis valgt indlæses siden Webapp/webstedssamlinger og viser alle websteder, hvor Adobe Sign-løsningen ikke er aktiv (trin 9 ovenfor).

○ Fjerne – denne indstilling fjerner løsningen fuldstændigt fra alle webstedssamlinger, som Adobe Sign er aktiveret i. Fuldførte dokumentfiler forbliver i SharePoint.

Aftaler, der er i proces, vil stadig være aktive i Adobe Sign og vil fuldføres normalt. De fuldførte dokumenter returneres ikke længere til SharePoint.

Konfiguration efter installation

Når pakken er installeret, er der yderligere fire konfigurationstrin at fuldføre:

• Installér integrationsnøglen
• Vælg, hvordan du ønsker at tilføje brugere
• Vælg, om du ønsker at få revisionsspor vedhæftet med underskrevne dokumenter
• Vælg, hvor underskrevne aftaler skal gemmes

Installér integrationsnøglen

Nye installationer kræver, at der genereres en integrationsnøgle i Adobe Sign, som efterfølgende angives i SharePoint. Denne nøgle er den adgangstoken, som godkender, at Adobe Sign- og SharePoint-miljøer har tillid til hinanden og deler indhold.

Sådan genererer du en integrationsnøgle i Adobe Sign:

• Log på som din administrative bruger for din Adobe Sign-konto
• Gå til Konto > Adobe Sign API > API-oplysninger
• Klik på linket Integrationsnøgle i midten af siden

Grænsefladen for Opret integrationsnøgle indlæses:

Angiv et intuitivt navn til din nøgle (f.eks. SharePoint)

Integrationsnøglen skal have følgende elementer aktiveret:

• user_write
• user_login
• agreement_read
• agreement_write
• agreement_send
• library_read
• library_write

Klik på Gem, når nøglen er konfigureret.

Siden Adgangstokens vises med de nøgler, der er defineret i din konto.

• Klik på den nøgledefinition, der er oprettet for SharePoint

○ Linket Integrationsnøgle vises øverst i definitionen.

• Klik på linket Integrationsnøgle

Integrationsnøglen vises:

• Kopiér denne nøgle, og gem den et sikkert sted til næste trin
• Klik på OK

Sådan installeres integrationsnøglen i SharePoint:

• Log på din administrative bruger for dit SharePoint-websted
• Gå til ikonet Adobe Sign Indstillinger for at vise siden Indstillinger

1. På indstillingssiden skal du klikke på fanen Kontoindstillinger
2. Indsæt din integrationsnøgle i det viste felt
3. Klik på Gem

Tilføjelse af brugere

Det første skridt med at tilføje brugere er at give dem adgang til Adobe Sign-løsningen. For at gøre det skal du:

1. Gå til Webstedsindstillinger > Brugere og tilladelser > Personer og grupper
2. Rediger Adobe Sign-grupperne efter behov:

○ Adobe Sign-administrator: Brugere, der har tilladelse til at konfigurere Adobe Sign-løsningen (dvs. fuldføre indstillingssiden og udfylde listen AdobeSignUserInfo). Kun administratorer for tilsvarende webstedssamling eller webprogram kan konfigurere denne gruppe. Brugere, der tilhører hans gruppe, har adgang til fanerne Personlige indstillinger, Kontoindstillinger, Aftalelager og Skabelontilknytninger på siden Indstillinger.

○ Adobe Sign-bruger: Brugere, der skal bruge løsningen, som er konfigureret af webstedssamlingens administratorer. Brugere, der tilhører hans gruppe, har kun adgang til fanen Personlige indstillinger på siden Indstillinger.

Klargør automatisk brugere i Adobe Sign

Adobe Sign kræver, at alle brugere, der sender aftaler, har en licens til at gøre det i Adobe Sign-systemet. Ved første brug klargøres en bruger automatisk i Adobe Sign, hvis brugeren ikke allerede findes. Denne bruger klargøres som standard ved hjælp af de oplysninger, der findes i brugerens SharePoint-profil.

Hent brugeroplysninger fra listen AdobeSignUserInfo

Aktivering af denne funktion vil informere SharePoint om at bruge værdierne fra listen AdobeSignUserInfo med det formål at oprette nye brugere og forstå eksisterende brugersessioner i forhold til Adobe Sign.

Hvis funktionen ikke er aktiveret, vil SharePoint bruge de værdier, der er tilknyttet den SharePointUser, sådan som det er defineret af SharePoint.

Det er værd at bemærke, at du kan tilknytte mailadresser (og dermed Adobe Sign-adgang) til SharePoint-brugere, der enten ikke har en offentlig mail eller har brug for at bruge en anden mailadresse end deres SharePoint-mailværdi. (eks.: Bob@MyDomain.dom er en SharePoint-bruger, men skal sende aftaler med mailværdien HumanResources@MyDomain.dom)

For at bruge listeværdier til automatisk klargøring skal der udføres to trin:

1. Opdater listen AdobeSignUserInfo
2. Aktivér funktionen Hent brugeroplysninger fra listen AdobeSignUserInfo

Opdater listen AdobeSignUserInfo

1. Gå til Webstedsindhold > AdobeSignUserInfo
2. Rediger listen, så den indeholder de ønskede brugerværdier

Sådan aktiverer du brugergenerering fra listen AdobeSignUserInfo:

1. Log på din SharePoint-konto som administrator
2. Gå til grænsefladen Adobe Sign Indstillinger
3. Klik på fanen Kontoindstillinger
4. Markér feltet Hent brugeroplysninger fra listen AdobeSignUserInfo
5. Klik på Gem

Hent revisionsspor for underskrevne aftaler

Hvis denne indstilling er aktiveret, returneres en revisionsspors-PDF med det endelige dokument, når en aftale fuldføres. Revisionssporet er et oversigtsdokument over alle større hændelser for aftalen (sendt, set, underskrevet), inkl. brugerens metadata, der er tilknyttet disse hændelser (klokkeslæt/dato, IP-adresse)

Sådan aktiveres levering af revisionsspor:

1. Log på din SharePoint-konto som administrator
2. Gå til grænsefladen Adobe Sign Indstillinger
3. Klik på fanen Kontoindstillinger
4. Markér feltet Hent revisionsspor for underskrevne aftaler
5. Klik på Gem

Definer destinationsmappen for den underskrevne aftale

Fuldført dokumentation kan konfigureres til at blive sendt til én specifik mappe for hele (den globale) webstedssamling.

Hvis der ikke er nogen global mappe designeret, returneres det endelige underskrevne dokumenter til en undermappe kaldet Underskrevne aftaler, som oprettes i det dokumentbibliotek, hvorfra dokumentet var sendt.

Sådan konfigurerer du den globale mappe med underskrevne aftaler:

1. Log på din SharePoint-konto som administrator
2. Opret en destinationsmappe, hvor du har brug for den
3. Gå til siden Adobe Sign Indstillinger
4. Klik på fanen Aftalelager
5. Find mappen på listen over tilgængelige mapper, og klik én gang for at vælge den
6. Klik på knappen Gem

Skabelontilknytning

Adobe Sign støtter idéen om relaterede data mellem SharePoint-lister og formularfelter i aftaler.

Ved at bruge workflows og tilknytte listefelterne til formularfelterne kan du automatisk forudfylde dokumenter, før de sendes. Dette reducerer den tid, afsendere og/eller underskrivere bruger på at udfylde formularen, og reducerer risikoen for forkert indtastede data.

Omvendt kan du også oprette en tilknytning, der udtrækker formularfeltdata fra en underskrevet aftale og udfylder en SharePoint-liste.

Den fulde vejledning i konfiguration af skabelontilknytninger kan findes her.