Adobe Acrobat Sign til Microsoft Dynamics 365 On-Premises: Installationsvejledning

Administratorværktøjer

Ofte anvendte værktøjer for administratorer til at udvide værdien af Adobe Acrobat Sign-tjenesten:

• Opret ny datatilknytning – Åbner grænsefladen for Ny datatilknytning
• Opret ny aftaleskabelon – Åbner grænsefladen for Ny aftaleskabelon
• Konfigurationsvejledning: Sådan ændres brugeradgang– Et genvejslink til konfigurationsvejledningen – sektionen Administrer brugere

Valgfrie konfigurationer

• Aktivér automatisk brugerklargøring – hvis dette er aktiveret, får nye brugere, der er givet adgang til Adobe Acrobat Sign-enheden, automatisk en bruger i Adobe Acrobat Sign-systemet ved første brug.  Klargøring er baseret på brugerens primære mailadresse, ikke brugernavnet, og foregår i baggrunden uden yderligere handling af brugeren eller kontoadministratoren.  

• Vedhæft underskrevne dokumenter til aftaleenheder– denne indstilling sender en PDF-kopi af det udfyldte dokument tilbage til Dynamics vedhæftet til aftaleposten (under sektionen Bemærkninger).  Dette er en kopi af den autoritative original, der bevares på Adobe Acrobat Sign-servere.
• Vedhæft kombineret revisionsspor med underskrevet aftale– hvis denne indstilling aktiveres, får det Adobe Acrobat Sign-PDF'en med revisionsspor til at blive vedhæftet til aftaleposten (under sektionen Noter), når aftalen er underskrevet/udfyldt. Revisionssporet optæller hændelserne (vist, underskrevet, delegeret osv.) for aftalen, tidslinjen for disse hændelser samt IP-adressen, hvor hændelserne blev aktiveret.
• Vedhæft revisionsspor – når dette er aktiveret, vedhæftes revisionsrapporten til aftaleposten (under afsnittet Noter) som en separat fil.
  
• Forhåndsvisning af dokumentet – denne indstilling vedhæfter et billede af det underskrevne/udfyldte dokument til posten, så det nemt kan ses uden at skulle downloade og åbne en PDF-fil. Dette billede installeres nederst på aftaleposten.
• Aktivér aktivitetsfeeds på Adobe-aftaleobjekt - Når markeret, aktiveres aktivitetsfeeds for aftaleobjektet.
  

Ressourcer

En liste over de mest almindelige ressourcer:

• Konfigurationsvejledning – dette dokument
• Brugervejledning – vejledningen til brugere, så de kan forstå den grundlæggende proces med at sende og administrere deres aftaler.
• Adobe Acrobat Sign i Dynamics-arbejdsforløb – Vejledningen til aktiver i Adobe Acrobat Sign-arbejdsforløb
• Aktuelle produktbemærkninger – produktbemærkningerne til den nyeste version af Adobe Acrobat Sign til MS Dynamics

Datatilknytning kan forbedre din proces med oprettelse af aftaler betydeligt og sikrer, at dokumenter har det relevante indhold i felter uden risikoen for menneskelige fejl, ved at hente feltværdier direkte fra Dynamics CRM.

Desuden kan tilknytningen sende nyt indhold fra udfyldte aftaler tilbage til Dynamics og dermed tillade værdifulde opdateringer til din CRM, så der slippes for manuel datamanipulation.  

En hurtig bemærkning om formularer/teksttags

En vellykket tilknytning kræver, at du har forhåndsoprettede formularer med definerede feltnavne, så du på logisk vis kan relatere CRM-feltet til Adobe Acrobat Sign-formularfeltet. 

En simpel formular vises nedenfor. Felterne defineres af den krøllede parentes på hver side (definition af feltets bredde) og feltnavnet (strengen af tegn mellem de krøllede parenteser). 

Teksttags kan inkludere flere argumenter ud over navneværdien, inkl. valideringer, beregninger og regulære udtryk. En grundig forståelse af formularoprettelse findes her og kan i høj grad forbedre kvaliteten af data, du indhenter under signaturprocessen.

Det er også muligt at oprette formularer i PDF-format.

Definition af en skabelon til datatilknytning

Der er to adgangspunkter for at konfigurere datatilknytning.

Den første mulighed er at gå til: Adobe Acrobat Sign > Datatilknytning

Dette indlæser siden Datatilknytninger – en liste over alle eksisterende datatilknytninger, som du kan gennemgå, redigere eller slette.

• Klik på +Ny øverst til venstre for at gå til siden Ny datatilknytning

Den anden metode er at åbne linket Opret ny datatilknytning på siden Administratorindstillinger.

Dette link tilsidesætter listen over alle datatilknytninger og åbnes direkte på siden Ny datatilknytning.

Indlæsning af siden Ny datatilknytning kan tage et øjeblik. Når feltet Enhed udvides, er siden fuldt indlæst.

1. Skriv et intuitivt navn til din datatilknytning

2. Identificer denne datatilknytning som den standardtilknytning, der skal bruges til denne enhed (eller ikke).

3. Vælg enheden CRM på rullelisten.

• Dette begrænser de felter, der kun kan tilknyttes den definerede enhed.
• Det er muligt at have flere skabeloner per enhed.
• Når enhedsværdien er indstillet, kan den ikke ændres.

Når værdien Enhed er indstillet, vises fanen Datatilknytning. Klik på denne fane for at få adgang til felttilknytningsværktøjerne:

Relater Dynamics CRM-felter til Adobe Acrobat Sign-feltnavnene

Du kan nu oprette relationer mellem Dynamics CRM-feltnavne og de Adobe Acrobat Sign-formularfeltnavne, du har defineret. Datatilknytninger konfigureres baseret på, hvordan data forløber :

• KNYT CRM-DATA TIL ADOBE ACROBAT SIGN-AFTALE – forhåndsudfylder felter på din formular ved hjælp af feltværdier, der er tilknyttet den definerede Dynamics-enhed.
  • Det er muligt at oprette en "jagtgruppe" af alternative CRM-feltværdier, der forsøger at udfylde Adobe Acrobat Sign-formularfeltet. Hvert medlem af gruppen forsøges i rækkefølge, indtil der findes og indsættes en ikke-nulværdi. (Se herunder)
• KNYT ADOBE ACROBAT SIGN-AFTALEDATA TIL CRM-DATA – udfylder de tomme felter i Dynamics-enheden ved hjælp af formularfeltværdier, der er hentet under underskrivelsesprocessen (når aftalen er fuldført).
  • Adobe Acrobat Sign sender som standard ikke en ny værdi til et CRM-felt med indhold i.
  • Det er muligt at definere relationen på datatilknytningen for at tilsidesætte indholdsbeskyttelsen, og du kan erstatte eksisterende feltværdier med nyt indhold fra den underskrevne formular.

Vedrørende datatyper

Adobe Acrobat Sign-datatilknytning understøtter følgende datatyper:

• Tekst – tekstformularfelter understøttes som enkelt linje af tekst i CRM.
• Boolesk (to muligheder) – afkrydsningsfelter understøttes for booleske CRM-felter. 

○ Hvis formularfelter med rulleliste eller alternativknap bruges til booleske CRM-felter, kan CRM til Adobe Acrobat Sign-tilknytningen mislykkes.  Adobe Acrobat Sign til CRM-tilknytningen vil stadig virke

• Indstillingssæt – formularfelter med rullelister og alternativknapper understøttes for felter med CRM-indstillingssæt

Relaterende felter (CRM-data til Adobe Acrobat Sign-aftale):

• Vælg CRM-feltet på rullelisten Attribut
• Skriv navnet på Adobe Acrobat Sign-formularfeltet i feltet Aftalefelt
• (Valgfrit) Markér feltet Tilføj tilknytning i modsat retning, hvis du også vil relatere disse felter, der tilknyttes fra Adobe Acrobat Sign til CRM
• (Valgfrit) Markér feltet Tilsidesæt, hvis denne skabelon skal ignorere eksisterende indhold i CRM-feltet og gennemtvinge udfyldning af feltet med det nye indhold fra Adobe Acrobat Sign-feltet.
• Klik på Tilføj

Den nye feltrelation behandles i et par sekunder, og derefter vil du se relationen udfylde sig nede under konfigurationsindstillingerne. 

Hvis du valgte at tilføje den modsatte retning, vil du også se den nye relation udfylde sig under konfigurationsfelterne Adobe Acrobat Sign til CRM . 

Hvis du valgte at tilsidesætte indholdsbeskyttelsen, vil du se dette indikeret på relationsposten.

Relaterende felter (Adobe Acrobat Sign-aftale til CRM-data):

Processen med separat at oprette tilknytning fra Adobe til CRM er den samme som den ovenfor, bortset fra at der ikke er mulighed for at tilføje tilknytning i modsat retning.

Sletning af tilknyttede relationer

Du kan slette én eller flere tilknyttede relationer ved at:

• Vælge de poster, der skal slettes, ved at markere dem i venstre side af posten
• Klik på ikonet Flere kommandoer øverst til højre på listen, og vælg Slet

Alternative felttilknytningsrelationer (Jagtgruppe)

Hvis du definerer et felt på en Adobe Acrobat Sign-formular, der muligvis udfyldes af et af flere CRM-felter, kan du oprette en sorteret liste (jagtgruppe) over CRM-attributter, der vil forsøge at udfylde Adobe Acrobat Sign-feltet.

Du kan f.eks. have CRM-feltet Fornavn tilknyttet et formularfelt med navnet fornavn og samtidig knytte CRM-feltet Yomi-fornavn til det samme formularfeltnavn.  Programmet vil først forsøge at udfylde feltet med indhold i feltet Fornavn, og hvis der ikke findes noget indhold, vil Adobe Acrobat Sign forsøge at bruge indholdet i feltet Yomi-fornavn. Hvis der ikke findes indhold i noget element af jagtgruppen, efterlades feltet tomt.

Sådan defineres jagtgruppen:

• Opret en CRM til Adobe Acrobat Sign-relation mellem din primære CRM-attribut og Adobe Acrobat Sign-formularfeltnavnet.
• Når den første post er på plads, skal du ændre CRM-attributten til den sekundære CRM-attribut og tilføje den relation. 

• Klik på OK, når du bliver spurgt, om du vil udføre den alternative tilknytning

Efter posten er opdateret i systemet, vil du se, at posterne har ændret sig til at inkludere et præfiks foran enhedsattributten:

• # vil stå foran den primære attribut/standardattributten. Dette felt vil altid være det første, der kontrolleres for indhold
• Efterfølgende relationer nummereres 1-N. Den første alternative feltrelation angives med (1) og vil altid være det første alternative felt, der kontrolleres.  (2) vil være det andet alternative felt osv. 

Tilføjelse af vedhæftede filer til relaterede enheder

Når en aftale er fuldt underskrevet og færdiggjort, producerer Adobe Acrobat Sign en PDF-kopi af dokumentet og et revisionsspor af underskrivelsesprocessen. Det er muligt at have disse dokumenter vedhæftet som PDF-filer til en andet CRM-enhed, der er relateret til skabelonens overordnede enhed.

I sektionen KNYT UNDERSKREVET AFTALE OG REVISIONSSPOR TIL CRM-ENHED på skabelonsiden finder du tre Dokumenttyper, der er tilgængelige via rullelisten:

• Underskrevet PDF – det underskrevne dokuments fulde tekst. Dette er en kopi af den autoritative original, der bevares på Adobe Acrobat Sign-servere.
• Revisionsspor – en fuld optælling af alle større hændelser (underskrivelse, delegering osv.) og de associerede metadata (klokkeslæt/dato, IP-adresse osv.)
• Kombineret PDF – begge dokumenter kombineres i én PDF og vedhæftes

Du kan vedhæfte én eller flere filer til enhver relateret enhed, men du skal eksplicit tilknytte dem enkeltvis.

Sådan tilknyttes en vedhæftet fil:

• Vælg den ønskede Dokumenttype på rullelisten
• Vælg den enhed, du vil sende dokumentet til, ved hjælp af rullelisten Vedhæft til CRM-post.
  • Kun enheder med en defineret relation til den overordnede enhed vises
• Klik på Tilføj

Vedhæftede filers relationer vises under konfigurationsindstillingerne.

Sletning af en vedhæftet fil

Sådan slettes en vedhæftet filpost:

• Vælge de poster, der skal slettes, ved at markere dem i venstre side af posten
• Klik på ikonet for flere kommandoer, og vælg Slet

Som en Adobe Acrobat Sign-administrator i Dynamics-miljøet er du bemyndiget til at oprette aftaleskabeloner, der kan prækonfigurere en stor del af aftalefelterne, vedhæfte filer og knytte den aftale til en relevant datatilknytning.

Skabeloner er knyttet til en Dynamics-enhed og bliver tilgængelige til aftaler, der er sendt fra den enhed, når de markeres som Aktive.

Ligesom med Datatilknytning er der to adgangspunkter for at konfigurere en ny aftaleskabelon:

Den første mulighed er at gå  til: Adobe Acrobat Sign > Aftaleskabeloner

Dette indlæser siden Aftaleskabeloner, som viser alle eksisterende skabeloner, som du skal gennemgå, redigere eller slette.

• Klik på +Ny øverst til venstre på skærmen for at starte en ny skabelon.

Den anden metode er at åbne linket Opret ny aftaleskabelon på siden Administratorindstillinger.

Dette link tilsidesætter listen over alle aftaleskabeloner og åbnes direkte på siden Ny aftaleskabelon.

Når siden Ny aftaleskabelon åbnes:

• Giv skabelonen et intuitivt navn, så brugere ved, hvornår de skal bruge den
• Identificer den enhed, som skabelonen skal knyttes til.
  • Enheden kan ikke ændres senere
  • Når enheden er valgt, gemmes skabelonen, og den fulde aftaleskabelon indlæses

Aftaleskabelonen har fire faner, der hver indeholder redigerbare værdier, som du kan konfigurere:

• Skabelondetaljer – definerer relationen mellem de store objekter, og om skabelonen er aktiv
• Modtagere – tillader en prækonfigureret signatursti til skabelonen
• Aftaleoplysninger – indeholder elementerne i den individuelle aftale
  
• Relateret – en liste over relaterede objekter

Skabelondetaljer

Skabelondetaljerne viser relationen mellem skabelon/enhed/datatilknytning for denne skabelon.

Skabelonens navn fremstår tydelig helt øverst

• Skabelonnavn – skabelonens navn. Dette er identisk med det navn, der står øverst på siden
• Primær enhed – skabeloner er knyttet til en enkelt enhed i Dynamics. Den erklærede enhed er den eneste enhed, der vil vise denne skabelon
  • Denne værdi låses, så snart aftalen oprettes
• Datatilknytning – dette felt angiver navnet på den datatilknytning, der er bundet til skabelonen.

• Aktiv – dette afkrydsningsfelt angiver, om brugere kan benytte skabelonen, når de sender fra den primære enhed
• Send med ét klik – hvis aktiveret sender skabelonen automatisk aftalen, når skabelonen vælges. 
  • For  eksempel:  Du har en fortrolighedserklæringsskabelon designet med Kontakt som den primære enhed, og modtagersektionen er konfigureret til at importere kontaktens mail.
    • Afsenderen behøver kun at vælge fortrolighedserklæringsskabelonen fra den kontakt, personen ønsker at sende den til. Konfigurationsfasen springes over, og aftalen sendes uden yderligere interaktion.
    • Hvis der ikke er konfigureret nogen modtager, ignoreres Ét klik, og aftalen åbnes til manuel konfiguration

Modtagere

Sektionen Modtagere indeholder listen over og underskrivelsesrækkefølgen for modtagere, som du vil forudkonfigurere for skabelonen.

Modtagere – du kan hårdkode en modtagerliste i en skabelon ved at klikke på Ny modtager-ikonet øverst til højre i vinduet. Der åbnes et pop op-vindue med konfigurationsmulighederne.

• Modtagerlisten er som standard tom, så afsenderen kan udfylde den manuelt ved konfiguration af sin aftale
• En standardmodtager skal tilføjes eksplicit ved at klikke på Ny modtager og derefter gemme de standardværdier, der vises med Opret fra primær enhed aktiveret

• Muligheden Tilsidesæt standardkontrol gør, at du kan undgå standardkontrolmetoden (der er indstillet i sektionen Sikkerhed) og vælge en anden metode for kun denne modtager.

• Tilføjelse af flere modtagere (f.eks. intern medunderskrivelsesproces) eller modtagere, der ikke er involverede i signaturprocessen, kræver kun, at du fjerner markeringen af afkrydsningsfeltet Opret fra primær enhed og derefter definerer modtageren. En nyttig mulighed for cc-teams, der kun skal administrere de endelige dokumenter

Aftaleoplysninger

Sektionen Aftaleoplysninger indeholder fire sektioner:

• Beskeddetaljer – aftalens navn og den globale besked, som hver modtager ser på mailen "Underskriv venligst"
• Vedhæftede filer – de filer, der sendes til underskrivelse
  
• Aftaleindstillinger – indstillinger for konfiguration af aftalen
  
• Sikkerhedsindstillinger – muligheden for at sikre PDF'en med en adgangskode

Beskeddetaljer

• Aftalenavn – aftalenavnet er fremtrædende i notifikationsprocessen og fremgår af mailens emnelinje med fed skrifttype i mailens brødtekst og i en mindre skrifttype hele vejen gennem standardbeskrivelsen (vist med gult herunder)
• Meddelelse – feltet Meddelelse er et åbent felt til almindelig tekst, hvor du kan indsætte en meddelelse eller anvisninger til underskriveren (vist med grønt herunder)

Vedhæft filer

I denne sektion kan du på forhånd vedhæfte en fil til aftalen. Hvis du f.eks. opretter en skabelon til en fortrolighedserklæring, kan du vedhæfte virksomhedens fil med fortrolighedserklæringen i skabelonen, så afsenderen ikke behøver at gøre det.

Aftaleindstillinger:

• Vis og placer altid signaturer før afsendelse – hvis markeret åbner aftalen automatisk oprettelsesmiljøet, så afsenderen kan placere formularfelter
• Aftale udløber – hvis markeret definerer aftalen en ophørsdato for, hvornår aftalen udløber
  • Dage indtil aftalen udløber – denne indstilling definerer det antal dage, som aftalen kan underskrives i, når funktionen Aftale udløber er aktiveret
• Tilføj landingsside efter underskrivelse – når aktiveret kan du vælge, hvilken URL-adresse modtageren sendes til, efter denne har fuldført interaktionen med aftalen
  • Landingsside efter underskrivelse – dette felt indeholder URL-adressen til den side, som modtagere skal dirigeres til, når Tilføj landingsside efter underskrivelse er aktiveret
  • Forsink i sekunder for omdirigering – definer, hvor mange sekunder omdirigering venter, før modtageren sendes til din landingsside
    
• Kræv personlig underskrivelse – hvis du er nødt til at få underskriveren til at underskive på afsenderens lokale system eller din tablet uden brug af mail, kan afsendere hoste underskrivelsen ved hjælp af denne indstilling
• Kræv min signatur – bruges, når afsenderen skal være en del af signaturprocessen
  • Afsenderen skal underskrive først, sidst eller være den eneste underskriver
  • Underskrivelsesrækkefølgen vil være Angiven rækkefølge

• Underskrivelsesrækkefølge – vælg mellem to workflows til at få dit dokument underskrevet
  • Enhver rækkefølge giver alle underskrivere besked på samme tid, og de kan underskrive uden at vente på en anden
  • Angiven rækkefølge håndhæver en streng sekventiel underskrivelsesproces, der er baseret på den rækkefølge, i hvilken du definerer underskriverne på aftalen
• Signaturtype – vælg det format, dokumentet skal underskrives i
  • ESIGN sender dine aftaler, så de kan blive underskrevet elektronisk, ved hjælp af mail, og forventer, at modtagerne underskriver elektronisk
  • HÅNDSKREVEN leverer dine dokumenter via mail og beder underskriveren om at udskrive dokumentet og underskrive det fysisk. Derefter skal de uploade dokumentet tilbage til Adobe Acrobat Sign-systemet med det samme maillink
• Planlæg modtagerpåmindelser – definerer en påmindelsescyklus for transaktionen. Påmindelser kan konfigureres til at blive sendt til den aktuelle modtager på daglig eller ugentlig basis
• Underskrivelsessprog – denne indstilling definerer det sprog, der bruges, når aftalen sendes til underskriveren. Alle mails og meddelelser/anvisninger på skærmen til underskriveren er på det valgte sprog

Sikkerhedsindstillinger

Denne sektion definerer standardkontrolmetoden for modtagerne og den valgfrie adgangskode for det endelige PDF-dokument

• Indstil adgangskode til at åbne underskrevet PDF – aktivér denne indstilling, hvis du vil anvende en adgangskode til slutdokumentet for at forhindre uautoriseret adgang
• Identitetskontrol – definerer den tofaktorkontrol, der skal godkende brugeren
  • Mail – ingen tofaktorkontrol anvendes
  • Adgangskode – feltet med standardadgangskode med alfanumeriske tegn. Når denne indstilling bruges, skal afsenderen give adgangskoden til underskriveren via forskellige netværk eller kanaler
  • Videnbase  – vidensbaseret godkendelse bruger offentlige databaser til at stille underskriveren flere spørgsmål om deres fortid for at kontrollere deres identitet
  • Webidentitet – sociale medier bruges som en sekundær bekræftelse

Hub Dashboard giver dig en hurtig grafisk rapport over de aftaler, der er tilknyttet din bruger.

Rapporterne lader dig bore ned i hvert element og producere nye grafer, der er specifikke for det undersæt af data.

Siden opdeles i tre standardsektioner:

• Aftaler efter status
• Aftalestatus efter måned
• Aftaler sendt denne uge 

Sektionen Aftaler giver dig en fuld liste over dine aftaler samt muligheden for at sortere aftalerne efter deres metadata (status, oprettelsesdato, underskrivelsesdato osv.).

Det er også muligt at oprette en ny aftale efter behov.

Brugere, der har adgang til datatilknytninger, kan sortere, gennemgå og redigere eksisterende datatilknytninger.

Nye datatilknytninger kan også oprettes.

Brugere, der har systemtilladelse til skabeloner, kan gennemgå, sortere og redigere eksisterende skabeloner.

Nye aftaleskabeloner kan også oprettes.

Dynamics-administratorer kan tilgå og redigere administratorindstillinger for Adobe Acrobat Sign-integrationen.

Flere indbyggede CRM-objekter er inkluderet i Adobe Acrobat Sign-pakken, som du kan relatere dine aftaler til:

• Kontakter
• Kunder
• Kundeemner
• Salgsmuligheder
• Tilbud
• Fakturaer
• Ordrer
• Kontrakter

Du kan føje din brugerdefinerede CRM-enhed (eller en andet indbygget CRM-enhed) til dette område ved at følge et par trin.

Lad os til vores eksempel antage, at der er en brugerdefineret CRM-enhed kaldet "Kunde".

• Gå til Indstillinger > Tilpasning

Siden Tilpasning vises

• Klik på indstillingen Tilpas systemet

Siden Standardløsning åbnes i et separat vindue

I venstre skinne under Komponenter

• Udvid listen Enheder
• Find den brugerdefinerede enhed ("Kunde" i dette tilfælde), og udvid det
• Klik én gang på enhedens navn for at se felterne og kontrolelementerne

• Kopiér værdien fra feltet Navn (i dette eksempel er værdien "ny_kunde"). 
  • Dette er det interne systemnavn for din brugerdefinerede enhed.
• Gå til indstillingen 1:N-relationer under din brugerdefinerede enhed
  • Klik på knappen Ny 1 til mange-relation.

Et nyt Relation-vindue åbnes

Opret den nye relation:

1. Vælg Aftale fra feltet Relateret enhed
   • Feltet Navn ændrer sig for at vise {entityName}_adobe_agreement 

 2. Indsæt navnet på din brugerdefinerede enhed ("Ny_kunde" i vores eksempel) i feltet Vis navn.

• Feltet Navn ændrer sin værdi til "ny_" + {entityName} + "Id". (new_new_customerID)

 3. Klik på Gem og luk

• Vinduet Relation lukkes
• Klik på Udgiv alle tilpasninger øverst på siden 1:N-relationer