Tutustu siihen, miten PDF Spaces tukee sujuvaa tiimityötä jaetuilla tiedostoilla, selkeillä käyttöoikeuksilla ja sisäänrakennetuilla työkaluilla arviointia ja osallistumista varten.
Asiakirjatyönkulut usein katkeavat hajanaisten luonnosten, hajallaan olevan palautteen ja irrallisten keskustelujen takia.PDF Spaces kokoaa tiedostot, asiayhteyden, tekoälyn tukemat oivallukset ja toiminnan samaan jaettuun työtilaan, jotta tiimit voivat tehdä helposti yhteistyötä ja pitää yhteisen tavoitteen selkeänä.
Miksi tehdä yhteistyötä PDF Spaces -ympäristössä
PDF Spaces on rakennettu merkitykselliseen yhteistyöhön ja rikkaampaan tiedonvaihtoon.Tiimit voivat kerätä palautetta, lisätä oivalluksia ja kehittää ideoita yhdessä, mikä johtaa nopeampaan ymmärrykseen, parempaan yhteisymmärrykseen ja selkeämpiin päätöksiin.
Eri käyttöoikeuksien avulla voit hallita tarkasti sitä, miten osallistujat osallistuvat, riippumatta siitä, antavatko he palautetta vai muokkaavat aktiivisesti projektia.
Miten yhteistyö toimii
Yhteistyö PDF Spaces -ympäristössä tapahtuu yhdessä jaetussa ympäristössä, jossa tiimisi työskentelee samojen tiedostojen, kontekstin ja oivallusten kanssa – vaihtamatta työkaluja tai kadottamatta keskusteluja.Aloitat luomalla PDF Space -tilan, joka kokoaa projektisi tiedostot, muistiinpanot ja linkit yhteen luoden yhden totuuden lähteen.
Kun PDF Space on valmis, voit jakaa joko koko työtilan tai linkit tiettyihin tiedostoihin tai muistiinpanoihin sen mukaan, mitä vastaanottajien täytyy nähdä.Sieltä hallitset sitä, miten osallistujat osallistuvat asettamalla rooleja ja mukauttamalla aloitusnäkymää ohjeilla ja kontekstilla.
Omistajana voit lisätä useita yhteistyökumppaneita PDF Space -tilaan ja määrittää Katselija-, Tarkistaja- tai Osallistuja-rooleja sen mukaan, mitä kunkin henkilön täytyy tehdä.Tiimin jäsenet voivat tarkistaa sisältöä, lisätä kommentteja ja käyttää sisäänrakennettua Tekoälyavustajaa asiakirjojen tiivistämiseen, kysymysten esittämiseen tai oivallusten poimimiseen, mikä auttaa kaikkia orientoitumaan nopeasti.
Käyttöoikeudet ja käyttöoikeustasot
PDF Spaces antaa sinun hallita sekä sitä, kuka voi käyttää tilaa että mitä he voivat tehdä siellä.
- Käyttötasot määrittävät yleisön: Voit pitää tilan yksityisenä kutsumalla tiettyjä henkilöitä sähköpostitse, mikä on ihanteellista luottamukselliseen tai alkuvaiheen työhön.Laajempaa yhteistyötä varten avaa se organisaatiollesi, jolloin kuka tahansa yrityksessäsi voi käyttää sitä linkin kautta.Kun sinun on jaettava oppimisresursseja tai julkista materiaalia, aseta Space-tila julkiseksi, jolloin se on kaikkien linkin saaneiden käytettävissä.
- Käyttöoikeustasot määrittävät osallistumisen: kun käyttäjillä on käyttöoikeus, sinä valitset, miten he osallistuvat.Katselijat voivat vain lukea tiedostoja.Käytä tätä roolia sidosryhmille, jotka tarvitsevat vain lukuoikeuden.Tarkistajat voivat katsella tiedostoja ja lisätä kommentteja.Määritä tämä rooli kaikille, jotka antavat palautetta.Osallistujat voivat lisätä, päivittää tai poistaa projektin sisältöä, mukaan lukien omistajien lisäämät tiedostot ja heidän luomansa muistiinpanot.Osallistujan käyttöoikeus sopii erinomaisesti tiimin jäsenille, jotka aktiivisesti muokkaavat projektia. Käyttöoikeudet koskevat koko PDF Spacea, eivät yksittäisiä tiedostoja.
Käyttöoikeusasetukset auttavat sinua päättämään, kuka näkee projektin ja kuinka syvällisesti he voivat tehdä yhteistyötä. Vastaanottajan kokemus perustuu täysin määrittämääsi käyttöoikeuteen.
Opi tarkistamaan jaettuja PDF Spaces -tiloja.
Yhteistyökumppaneiden kutsuminen
Voit tuoda muita PDF Space -tilaasi lähettämällä kutsun Kutsu ihmisiä -toiminnon kautta, jossa voit myös lisätä valinnaisen viestin asiayhteyttä varten. Jos haluat jakaa nopeasti, voit generoida linkin tai lähettää sen suoraan sovellusten, kuten Outlookin, Gmailin, Teamsin tai WhatsAppin kautta. Rajoitetuissa tiloissa henkilöt, joilla ei ole käyttöoikeutta, voivat pyytää sitä, ja voit hyväksyä tai hylätä heidän pyyntönsä tarpeen mukaan.
Opi jakamaan PDF Spaces -tiloja.
Pysyminen ajan tasalla
Yhteistyökumppanit voivat helposti seurata päivityksiä:
- Tarkastele kommentteja ja vastaa niihin. Tiedostoissa tai muistiinpanoissa, joissa on kommentteja, näkyy Kommentit -kuvake, jonka voit valita tarkastellaksesi ja vastataksesi.
- Käytä @-mainintoja ilmoittaaksesi tiimin jäsenille tai tuodaksesi uusia arvioijia keskusteluun.
- Saa ilmoituksia uusista kommenteista ja vastauksista.
Jaetun PDF Spacen hallinta
PDF Spacen omistajana säilytät täyden hallinnan käyttöoikeuksista ja osallistumisesta. Voit poistaa PDF Space -tilan jakamisen milloin tahansa peruuttaaksesi käyttöoikeuden välittömästi tai poistaa sen kokonaan, kun projekti on valmis. Muista ladata tärkeät tiedostot sitä ennen. Jos roolit muuttuvat, voit säätää osallistujien käyttöoikeuksia tai poistaa henkilöitä Jaa-asetusten kautta. Voit myös tarkistaa, kenellä on tällä hetkellä käyttöoikeus, milloin tahansa.
