אודות תהליכי אישור

משתמשי Acrobat (סינית מסורתית, סינית פשוטה, יפנית וקוריאנית בלבד), יכולים לשלוח מסמכי PDF כקבצים מצורפים לדוא"ל לאישורם של אחרים. כשמשתתפים מקבלים בקשה לאישור ב- Acrobat (כל השפות), הם יכולים לאשר מסמך PDF באמצעות הוספת חותמת זיהוי דיגיטלית. לאחר מכן, הם יכולים לשלוח את מסמך PDF למאשרים אחרים, או להחזיר את מסמך PDF ליוזם האישור ולמשתתפים מתאימים אחרים. היוזם יכול לבחור לקבל הודעה בכל פעם שמסמך PDF מאושר, כדי לעקוב אחר ההתקדמות. תהליך העבודה מסתיים כשהמשתתף האחרון מוסיף את האישור הסופי. אם מסמך PDF אינו מאושר, יש להתחיל את תהליך האישור מחדש.

הערה:

אם אתם משתמשים ב- Acrobat Pro כדי ליזום תהליך עבודה, ניתן להזמין משתמשי Reader 9 ומעלה להשתתף באמצעות הפעלת אפשרות הוספת הערות במסמך PDF.


אשף מגדיר תהליכי אישור (משמאל), החלונית Stamps מספקת חותמות זיהוי דיגיטליות לאישור מסמכים (מימין).

 

משלוח מסמך PDF לאישור

בשעת שליחת מסמך PDF לאישור בדוא"ל (סינית מסורתית, סינית פשוטה, יפנית וקוריאנית בלבד), המאשרים מקבלים מסמך PDF כקובץ מצורף בדוא"ל. כשהנמענים פותחים את קובץ מסמך PDF המצורף, הם יכולים להחיל חותמת זיהוי דיגיטלית מהחלונית 'חותמות' ולאחר מכן לבצע את הבחירה המתאימה בשורת ההודעות במסמך.

לשליחת מסמך PDF לאישור, השתמשו באשף ב- Acrobat. האשף מספק הוראות המוצגות על המסך שיסייעו לכם להזמין מאשרים, להתאים אישית את הנחיות האישור ולשלוח את מסמך PDF.

ב- Acrobat Pro, האשף מאפשר הוספת הערות במסמך PDF, כך שמשתמשי Reader יכולים להשתתף בתהליך האישור.

לפני התחלת תהליך אישור, ודאו שתוכנת הדוא"ל שלכם מוגדרת לעבודה עם Acrobat.

  1. להתחלת תהליך אישור, בחרו Share ‏> Send By Email For Approval.
  2. אם תתבקשו, הקלידו את כתובת הדוא"ל שלכם בתיבת הדו-שיח 'הגדרת זהות'.
  3. ציינו מסמך PDF ולחצו על Next.
  4. הקלידו את כתובת הדוא"ל של המאשר הראשון בתיבה To.
  5. (Acrobat Pro) אם ברצונכם לאפשר למשתמשי Reader להשתתף, או אם ברצונכם לקבל הודעה על מצב האישור של כל אחד מהמשתתפים, ציינו אפשרויות אלה.
  6. (Acrobat Standard) אם ברצונכם לקבל הודעה על מצב האישור של כל אחד מהמשתתפים, ציינו אפשרויות אלה.
  7. (אופציונלי) הקלידו הוראות נוספות למאשר הראשון בחלק העליון של הודעת הדוא"ל.

    רק הודעת המלל וההוראות שנקבעו כברירת מחדל יועברו למאשרים שאחריו.

    הערה:

    דוא"ל ההזמנה כולל הוראות שיסייעו למשתתפים להשלים את תהליך האישור. אל תשנו ואל תמחקו מלל זה.

  8. לחצו על Send Invitation.

השתתפות בתהליך אישור

אם הוזמנתם להשתתף בתהליך אישור, תקבלו הודעת דוא"ל שכוללת הנחיות צעד אחר צעד לאישור מסמך PDF המצורף. בשעת פתיחת מסמך PDF, החלונית Stamps נפתחת, ושורת ההודעות במסמך מופיעה בראש המסמך. אם הגרסה שברשותכם קודמת ל- Acrobat 7.0, תתבקשו להוריד את הגרסה האחרונה של Reader.

ניתן לבחור כל אחת מחותמות הזיהוי הדיגיטליות בחלונית Stamps כדי לאשר את המסמך. חותמת זיהוי דיגיטלית כוללת נתוני זיהוי שאתם מציינים, כגון שם, תפקיד, ארגון וכתובת דוא"ל. ניתן להשתמש בחותמת זיהוי במקום בחתימה. בשעת החלת חותמת, היא הופכת לחלק מתוכן עמוד המסמך. ניתן למחוק את החותמת שלכם במהלך תהליך האישור; עם זאת, לאחר השלמת תהליך האישור החותמת שלכם ננעלת. לא ניתן להעביר או למחוק חותמות של משתתפים אחרים.

ניתן גם לדחות מסמכים שאינם עומדים בדרישותיכם.

בנוסף להוספת חותמות דיגיטליות למסמכי PDF, ניתן להוסיף סוגי הערות אחרים, כולל הערות פתק, עריכות מלל, חותמות מותאמות אישית וקבצים מצורפים.

אישור מסמך PDF

  1. פתחו את קובץ ה-PDF שצורף להזמנה לאישור שקיבלתם בדוא"ל.

    הערה:

    אם לא הוספתם את נתוני הזהות שלכם לחותמת, תתבקשו לעשות זאת.

  2. בחרו חותמת מהחלונית Stamps. (להצגת כל החותמות, גללו או גררו פינה לשינוי גודל החלון).
  3. לחצו במסמך להחלת חותמת האישור שלכם.

    הערה:

    למחיקת חותמת זיהוי דיגיטלית שהחלתם, בחרו בה והקישו Delete. אם בחרתם בפקודות Print‏, Save A Copy או Email במהלך תהליך האישור, לא תוכלו למחוק את החותמת.

  4. בצעו אחת מהפעולות הבאות:
    • לשליחת המסמך למאשר הבא, לחצו על הלחצן Approve בשורת ההודעות במסמך. בתיבת הדו-שיח Send To Next Approver, הקלידו את כתובת הדוא"ל של המאשר הבא בתיבה To, הוסיפו כתובות של נמענים אחרים בהתאם לצורך, ולחצו על Send.

    • להשלמת תהליך האישור, לחצו על הלחצן Final Approval בשורת ההודעות במסמך. בתיבת הדו-שיח Complete Final Approval, ציינו אם לשלוח הודעת אישור מהתפריט Final Approval Method. אם בחרתם לשלוח הודעה, הקלידו כתובת דוא"ל בתיבה To, הוסיפו כתובות של נמענים אחרים בהתאם לצורך, ולחצו על Send. אם אינכם שולחים הודעה, לחצו על Complete.

      אם בחרתם באפשרות Notify Initiator Of Approval Status Via Email, תופיע הודעת דוא"ל נפרדת שמיועדת ליוזם האישור. לחצו על Send לשליחת הודעה זו.

  5. שמרו את מסמך PDF.

    הערה:

    בשעת שימוש בלחצן Email  שבסרגל הכלים לשליחת PDF, מסמך מסמך PDF כבר אינו חלק מתהליך העבודה, ואפשרויות האישור אינן זמינות לנמען של הודעת הדוא"ל.

דחיית מסמך PDF

אם מסמך PDF שקיבלתם בבקשה לאישור אינו עומד בדרישותיכם לאישור, השתמשו באפשרויות שבשורת ההודעות במסמך כדי לדחות את המסמך ולהחזירו ליוזם האישור. אם מסמך PDF נדחה, יש להתחיל את תהליך האישור מחדש.

  1. פתחו את קובץ ה-PDF שצורף להזמנה לאישור שקיבלתם בדוא"ל.
  2. לחצו על הלחצן Reject בשורת ההודעות במסמך.
  3. בתיבת הדו-שיח Reject And Send Notification, הקלידו את כתובת הדוא"ל עבור היוזם בתיבה To. אם בחרתם באפשרות Notify Initiator Of Approval Status Via Email, הודעת דוא"ל נפרדת תישלח ליוזם האישור. לחצו על Send.
  4. לחצו על Send בהודעת הדוא"ל שתופיע.

הוספה או שינוי נתוני זהות של חותמת דיגיטלית

  1. מהתפריט Stamp בלוח Annotations, בחרו Show Stamps Palette.
  2. בחלונית Stamps, בחרו Digital Identity Stamps, לחצו לחיצה ימנית על החותמת ובחרו Edit Identity.
  3. בתיבת הדו-שיח Identity Setup, הקלידו או ערכו את השם, התפקיד, שם החברה, המחלקה וכתובת הדוא"ל שלכם ולחצו על Complete.

הערה:

ניתן גם לשנות את נתוני הזהות מתיבת הדו-שיח Preferences. בעמודה Categories בחרו Identity.

עבודה זו בוצעה ברישיון של Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported License  הודעות המתפרסמות ב- Twitter™‎ ו- Facebook אינן מכוסות בתנאי Creative Commons.

הצהרות משפטיות   |   מדיניות פרטיות מקוונת