שיתוף פעולה ב-PDF Spaces

לעיתים קרובות, תהליכי עבודה של מסמכים נקטעים בין טיוטות שונות, קבלת משוב ממקומות שונים ושיחות מנותקות. PDF Spaces מביא קבצים, הקשר, תובנות מבוססות בינה מלאכותית ופעילות לסביבת עבודה משותפת אחת כדי שצוותים יוכלו לשתף פעולה בבהירות ולהישאר מיושרים.

מדוע לשתף פעולה ב-PDF Spaces

PDF Spaces בנוי לשיתוף פעולה משמעותי וחילופי ידע עשירים יותר. צוותים יכולים לאסוף משוב, להוסיף תובנות ולפתח רעיונות יחד, מה שמוביל להבנה מהירה יותר, יישור טוב יותר והחלטות ברורות יותר.

עם רמות הרשאה שונות, אתם יכולים לשלוט בדיוק כיצד משתתפים מעורבים, בין אם הם מספקים משוב או מעצבים באופן פעיל את הפרויקט.

כיצד שיתוף פעולה עובד

שיתוף פעולה ב-PDF Spaces מתרחש בתוך סביבה משותפת יחידה שבה הצוות שלכם עובד עם אותם קבצים, הקשר ותובנות – ללא החלפת כלים או איבוד מעקב אחר שיחות. אתם מתחילים ביצירת PDF Space שמאחד את קובצי הפרויקט, הערות וקישורים כדי ליצור מקור אמת יחיד.

לאחר ש-PDF Space מוכן, אתם יכולים לשתף את סביבת העבודה כולה או קישורים לקבצים או הערות ספציפיים, בהתאם למה שהנמענים צריכים לראות. משם, אתם שולטים כיצד משתתפים מעורבים על ידי הגדרת תפקידים והתאמה אישית של תצוגת הנחיתה עם הדרכה והקשר. 

כבעלי הפרויקט, אתם יכולים להוסיף מספר משתפי פעולה ל-PDF Space ולהקצות תפקידים של Viewer‏, Reviewer או Contributor, לפי הפעולות שכל אדם צריך לעשות. חברי צוות יכולים לסקור תוכן, להוסיף הערות ולהשתמש בעוזר הבינה המלאכותית המובנה כדי לסכם מסמכים, לשאול שאלות או לחלץ תובנות, ולעזור לכולם להתמצא במהירות.

רמות גישה והרשאות

PDF Spaces מאפשר לכם לשלוט גם במי יכול לגשת ל-Space וגם במה שהם יכולים לעשות בתוכו.

• רמות גישה קובעות את הקהל: אתם יכולים לשמור על Space פרטי על ידי הזמנת אנשים ספציפיים באמצעות דוא"ל, אידיאלי לעבודה סודית או בשלבים מוקדמים. לשיתוף פעולה רחב יותר, פתחו אותו לארגון שלכם, ואפשרו לכל אחד בחברה שלכם לגשת אליו דרך קישור. כאשר אתם צריכים לשתף משאבי למידה או חומר הפונה לציבור, הגדירו את ה-Space כציבורי, והפכו אותו לזמין לכל מי שיש לו את הקישור.
• רמות הרשאה מגדירות השתתפות: לאחר שלאנשים יש גישה, אתם בוחרים כיצד הם מעורבים. Viewers (צופים) יכולים רק לקרוא קבצים. השתמשו בתפקיד זה לבעלי עניין שזקוקים לגישה לקריאה בלבד. Reviewers (בדוקים) יכולים להציג קבצים ולהוסיף הערות. הקצו תפקיד זה לכל מי שמספק משוב. Contributors (תורמים) יכולים להוסיף, לעדכן או למחוק תוכן בפרויקט, כולל קבצים שנוספו על ידי בעלי הפרויקט והערות שהם יצרו. גישה ברמת Contributor תהיה אידיאלית לחברי צוות שמעצבים באופן פעיל את הפרויקט. הרשאות חלות על כל מרחב ה-PDF, לא על קבצים בודדים. 

יחד, הגדרות הגישה וההרשאות עוזרות לכם להחליט מי רואה את הפרויקט ומה היקף שיתוף הפעולה שאפשרי עבורו. החוויה של הנמען מבוססת לחלוטין על ההרשאה שאתם מקצים.

למדו איך לבדוק פרויקטים משותפים ב-PDF Spaces.

הזמנת משתפי פעולה

אתם יכולים להזמין אחרים ל-PDF Space שלכם על ידי שליחת הזמנה דרך Invite people, שם אתם יכולים גם להוסיף הודעה אופציונלית להקשר. אם אתם מעדיפים שיתוף מהיר, אתם יכולים ליצור קישור או לשלוח אותו ישירות דרך יישומים כמו Outlook,‏ Gmail,‏ Teams או WhatsApp. בפרויקטים מוגבלים של Spaces, אנשים שאין להם גישה יכולים לבקש גישה, ואתם יכולים לאשר או לדחות את הבקשה שלהם לפי הצורך.

למדו איך לשתף PDF Spaces.

שמירה על פרויקט מסונכרן

משתפי פעולה יכולים לעקוב בקלות אחר עדכונים:

• הצגת הערות ומענה עליהן. בקבצים או בפתקים עם הערות יופיע הסמל Comments , שאתם יכולים לבחור כדי להציג את ההערה ולהגיב לה.
• השתמשו באזכורים של ‎@mentions כדי ליידע חברי צוות או להזמין בודקים חדשים לשיחה.
• קבלת התראות על הערות ותגובות חדשות.

ניהול PDF Space משותף

כבעלים של PDF Space, אתם שומרים על שליטה מלאה על הגישה וההשתתפות. אתם יכולים לבטל את השיתוף של ה-PDF Space בכל עת כדי לבטל גישה מיידית או למחוק אותו לחלוטין כשהפרויקט מסתיים, רק הקפידו להוריד קבצים חשובים קודם. אם התפקידים משתנים, אתם יכולים להתאים הרשאות משתתפים או להסיר אנשים דרך ההגדרות של Share. אתם יכולים גם לסקור מי יש לו גישה כרגע בכל עת שתצטרכו.