概要

Microsoft SharePoint 用 Adobe Sign 統合は、電子署名の作成、送信、追跡および管理のための統合ソリューションを提供します。

このドキュメントは、SharePoint の Microsoft Online インスタンス(このガイドでは「SharePoint」と表記しています)を対象としており、エンドユーザーがアドインを使用する際のガイドとして利用することを想定しています。インストールガイドはこちらから入手できます。

このソリューションは、SharePoint のアドインアプリケーションとして開発され、次を提供します。

  • 任意の SharePoint 文書ライブラリまたはリストから契約書を署名用に送信する機能
  • 文書ライブラリまたはカスタム SharePoint リストから 1 人の受信者または受信者のグループに文書を送信する機能
  • 文書が署名のために送信されたときに、結合マッピングを使用して SharePoint リストおよび文書ライブラリのデータを文書にマップする機能
  • 文書が署名され、そのステータスが自動的に更新されるかまたは契約状況ページで手動で更新されたときに、データマッピングを使用して、署名された契約書のフォームフィールドのデータを SharePoint リストおよび文書ライブラリのテキスト列にマップする機能
  • SharePoint 内のすべての署名済み契約書のアーカイブ
  • Adobe Sign の管理ページを、SharePoint ユーザーが契約書の追跡および更新のために使用できる SharePoint Web パーツとして追加する機能


サポートされているブラウザー

Chrome、Firefox および Safari ブラウザーのすべてがサポートされています。


Internet Explorer 11 以降(Edge を含む)

SharePoint アドインが機能するには、Internet Explorer/Edge で信頼済みサイトの設定が必要です。  Internet Explorer 10 およびそれ以前のバージョンはサポートされません

さらに、IE 11/Edge ユーザーは、信頼済みサイトの設定を明示的に編集して次の URL を含める必要があります。

  • https://*.microsoftonline.com
  • https://*.sharepoint.com
  • https://*.echosign.com

 

信頼済みサイトを編集するには:

1. IE 11 を開きます。

► Edge ユーザーは、Windows + S キーを押します。

2. ツール(歯車)アイコンをクリックし、ドロップダウンメニューから「インターネット オプション」を選択します。

► Edge ユーザーは、インターネットオプションと入力し、Enter キーを押します。

IE11 Options

3. インターネット オプションメニューが開きます。「セキュリティ」タブを選択します。

4. 「信頼済みサイト」アイコンをクリックします。

5. 「サイト」ボタンをクリックします。

6. 上記の URL のいずれかを入力し、「追加」をクリックします。

7. 上記の各 URL に対してこの操作を繰り返します。

8. 作業が終了したら、インターネット オプションメニューを閉じます

Trusted Sites


Adobe Sign 機能へのアクセス

Adobe Sign は、SharePoint 管理者がインストールするアドインアプリケーションです。ユーザーには、SharePoint サイトの上部に「Adobe Sign」タブが表示されます。

「Adobe Sign」タブをクリックすると、利用可能なすべての Adobe Sign 機能を含むリボンが表示されます。

リボンのアイコンは、文書またはリスト Web パーツ内をクリックするか、文書を選択するまで利用できません。  Web パーツ内をクリックすると、リボンのアイコンがアクティブになります。

ribbon

注意:

モダンユーザーインターフェイスでは、リボンはメニューバーに置き換えられます。同じ機能をすべてメニューバーから利用できます。

MEnu

リボン/メニューは 5 つのアイコンで構成されています。

  • 署名用に送信
  • 契約書のステータス
  • ライブラリテンプレート
  • 契約を管理
  • 設定

このうちの最初の 4 つは、契約書を作成して送信するために日常的に使用するアクションです。

最後の「設定」アイコンを使用すると、個人用の契約書テンプレートを定義できます。いったん定義した後は、テンプレートを調整する必要が生じない限り、このページに戻ることはあまりありません。  それでは、ここから始めましょう。


個人設定の定義

個人設定では、SharePoint から Adobe Sign App を使用して送信するすべての契約書のデフォルトの契約書名とメッセージを定義できます。

Personal Settings

契約」フィールド(最大 255 文字)には、契約書を識別する任意の文字列を入力できます。  この文字列は、受信者の電子メールの件名に設定され(下図では黄色でハイライト表示)、管理ページの名前の値にも設定されます。一意で意味がわかる契約書名を指定すると、受信者がより簡単に電子メールを識別するのに役立ち、契約書を検索する必要がある場合に見つけやすくなります。

契約書メッセージは、任意の指示や必要なコメントを入力できるプレーンテキストフィールドです(下図では緑色でハイライト表示)。このメッセージは、すべての受信者に送信される「署名してください」という内容の電子メールに表示されます。それぞれの受信者に添付できる個人的なメモのような用途には使用しないでください。

email pair-rebranded


カスタムリスト文書テンプレート

デフォルトの契約書名フィールドとメッセージフィールドのすぐ下には、リストから契約書を送信するときに文書を添付する方法を指定する 2 つの設定があります。

デフォルトでは、送信者が SharePoint 内から文書を選択できます。

ユーザーがデフォルトの方法を変更するための 2 つのオプションが用意されています。

カスタムリストで、SharePoint の外部から文書テンプレートを使用する - 有効にした場合、送信者には、SharePoint 内から文書を添付するオプションが表示されません。代わりに、Adobe Sign システムで設定されているファイル添付オプションが表示されます。  これには、次の 1 つ以上を含めることができます。

o ローカルシステムからの添付

Adobe Sign テンプレートライブラリからの添付

Attach Files in AS

► カスタムリストで、指定された文書テンプレートを常に使用する - 有効にした場合、SharePoint は、ユーザーが添付したファイルを記憶し、ファイル選択手順をバイパスして、リストから作成した次の契約書に自動的にそのファイルを添付します。  これは、同じ文書を複数回使用する場合に便利な機能です。


契約書の送信

契約書の開始

契約書の送信と署名の取得は Adobe Sign の中心的な機能あり、SharePoint 環境ではこのプロセスを開始するための 4 つの方法があります。

  • リボンまたはメニューを使用した送信
  • 右クリックを使用した送信
  • リボンまたはメニューを使用したリストからの送信
  • 右クリックを使用したリストからの送信

これらの 4 つの方法のいずれの場合も、設定ページが開きます。設定ページでは、受信者と、複数の署名が必要な場合の署名の順序を定義できます。

注意:

SharePoint 内から送信できる文書のサイズは 5 MB 以下です。 

5 MB を超える文書を送信する必要がある場合は、(SharePoint 統合の外側にある)Adobe Sign ライブラリに文書をアップロードして、そこから添付できます。

リボンまたはメニューを使用した送信

リボンを使用した送信は、複数の SharePoint 文書を添付する必要がある場合に使用する方法です。

1. 文書名の左側にあるチェックをクリックして、送信する文書を選択します。

2. ページの上部にあるリボンのタブをクリックします。

3. 「署名用に送信」アイコンをクリックします。

○ 選択したすべての文書が自動的に添付されます。

New List - MEnu
モダンインターフェイス

SEnd from Ribbon
クラシックインターフェイス

右クリックを使用した送信

右クリックを使用した送信では、文書リスト内の任意の文書をすばやく送信できますが、契約書に添付されるのはその文書のみです。

1. 署名用に送信する文書を右クリックします。

2. ポップアップメニューから「詳細」を選択します。

3. サブメニューから「署名用に送信」を選択します。

New Library - Right Click
モダンインターフェイス

 

クラシックメニューは構造が少し異なっています。

1. 目的のリストレコードを右クリックします。

2. メニューから「詳細」を選択し、サブメニューから「署名用に送信」を選択します。

Send via rightClick
クラシックインターフェイス

リストからの送信

リストから送信するには、リボンまたは右クリックコンテキストメニューのどちらかを使用します。


リボンまたはメニューを使用したリストからの送信

1. 目的のリストレコードをクリックします。

2. リボンまたはメニューの「Adobe Sign」をクリックします。

3. ドロップダウンメニューから「署名用に送信」を選択します。

Send From list using Ribbon
モダンインターフェイス

Classic List - Ribbon
クラシックインターフェイス

右クリックコンテキストメニューを使用したリストからの送信

1. 目的のリストレコードを右クリックします。

2. メニューから、「署名用に送信」を選択します。

List select
モダンインターフェイス

 

クラシックメニューは構造が少し異なっています。

1. 目的のリストレコードを右クリックします。

2. メニューから「詳細」を選択し、サブメニューから「署名用に送信」を選択します。

Classic List - Right Click
クラシックインターフェイス

 

ページが更新され、ファイル選択ビューが表示されます。

Select File Within Sharepoint-rebranded

 

3. ファイルを選択します。

4. 「添付」をクリックします。

 

カスタムリストで、SharePoint の外部から文書テンプレートを使用する」を有効にした場合は、SharePoint のファイル添付ウィンドウをバイパスして、契約書の設定ページに直接移動します。  この場合、ファイルセクションを使用して、署名する文書を追加する必要があります。

 

ここで、2 つの重要な機能を覚えておく必要があります。

► 「カスタムリストで、指定された文書テンプレートを常に使用する」を有効にした場合、このリストに最後に使用されたファイルが自動的に添付されます。

o 別のファイルを添付する必要がある場合は、「カスタムリストで、指定された文書テンプレートを常に使用する」を無効にする必要があります。

► 返送された署名済みコピー(および場合によっては監査証跡)の PDF は、新しいフォルダーに配信されるのではなく、添付ファイルとしてリスト項目に添付されます。

o 文書ストレージフォルダーが SharePoint 管理者によって定義されている場合、PDF は代わりにそのフォルダーに配信されます。


契約書の設定

新しい契約書が開かれると、4 つのタスク固有のセクションがある設定ページが表示されます。

A. 受信者 - 契約書の送信先

B. メッセージ - 契約書の名前とグローバルメッセージ

C. オプション - 契約書に関連するオプション機能

D. ファイル - 署名/承認が必要な実際の文書/ファイル

o 送信プロセスを開始するために使用した文書は自動的に契約書に添付されます。

send page


「受信者」セクション

各受信者は、5 つの要素で作成されます。

Recipients

A. 署名インデックス - この番号は、順次ワークフローが選択されたときの署名サイクルにおける受信者の相対位置を示します。

B. 役割 - 受信者が文書に対して実行できる操作を定義します。役割はアカウント管理者によって有効にされるので、以下のすべてのオプションが表示されるとは限りません。

○ 署名者(デフォルト) - 少なくとも 1 つの署名を適用することが求められる受信者。

○ 承認者 - 文書を確認して承認するが、法的署名をおこなう必要のない受信者。

○ 同意者 - 同意者は承認者と実質的に同じ役割を果たしますが、監査レポートにおいては契約書に同意するか、文書を承認するかの違いがあります。

○ 認証済み受信者 - 認証済み受信者には、フォームフィールドを割り当てない(ゼロにする)ことができます。「署名」プロセスの間、契約書を委任、却下または確認するよう求められます。

○ フォーム入力者 - 署名プロセス中にフォームコンテンツに入力する必要があるものの、プログラムでカスタム文書を作成したり、フィールドコンテンツをデータベースからフォームにプッシュしたりするためのシステムを準備できないお客様向けに特別に設計されています。

○ 委任者 - 委任者の役割は、誰かが、文書に署名したり文書を承認したりする必要がある適切な次の人物について最終判断を下す必要があるワークフロー向けに設計されています。他の役割のそれぞれに委任バージョンがあります。

C. 電子メールアドレス - 電子メールの受信者を示します。これは個人の電子メールアドレスである必要があります。

○ 自分を追加 - 送信者は、「受信者」セクションの右上にある「自分を追加」リンクをクリックして、自分自身を署名サイクルに挿入できます。

○ 受信者グループを追加 - 複数のメンバーのうちの 1 人を署名サイクルの受信者とすることができます。たとえば、5 人の法務チームのいずれか 1 人から署名を得る必要がある場合があります。受信者グループを使用すると、送信者は、5 人全員を署名者候補としてリストしたうえで、そのうちの 1 人のみが署名を適用することを求めることができます(上記の画像の受信者 3 を参照してください)。

D. 検証プロセス - 受信者をどのように審査するかを示します。

○ 電子メール(デフォルト) - 認証は電子メールボックスへのアクセスに基づきます。

○ パスワード - 送信者が生成した英数字のパスワードで、アウトオブバンドで受信者に伝える必要があります。

○ ソーシャル - Facebook や LinkedIn など、サードパーティのソーシャルネットワークで認証します。

○ KBA(米国のみ) - ナレッジベース認証。受信者は社会保障番号を入力する必要があります。入力後に、公開されているデータベースからいくつかの簡単でない質問が生成されます。

○ 電話 - 署名が必要なときに SMS コードを送信できるように、送信者は受信者の電話番号を指定する必要があります。

E. プライベートメッセージ(オプション) - 送信者は、受信者が契約書を表示している際に表示される個別の指示を各受信者に与えることができます。このオプションは、アカウント管理者が Adobe Sign UI を使用して有効にする必要があります。

 

受信者リストのすぐ下の「CC を表示」リンクは、インタラクティブアクセスを必要としない、契約書を表示する電子メールアドレスをカーボンコピー(CC)できるフィールドを表示します。

注意:

受信者の順序を変更するには、受信者をクリックして目的の順序までドラッグします。インデックス番号は適切に調整されます。

受信者リストのすぐ上には、基本的な署名順序ワークフローを選択するためのスイッチがあります。

○ 上の図のように「入力した順序で署名」を有効にした場合、受信者にインデックスが付けられ、署名手順が 1 つずつ順に実行されます。

○ 「任意の順序で署名」を有効にした場合、受信者に番号が付けられず、署名は並列に実行されます。

Complete in any order


「メッセージ」セクション

「メッセージ」セクションには、結果を劇的に改善する 2 つのフィールドがあります。個人用テンプレートを設定している場合、定義した値がこれらのフィールドに自動入力されます。

契約」フィールドを使用すると、契約書を識別する文字列を入力できます。

契約書メッセージは、任意の指示や必要なコメントを入力できるプレーンテキストフィールドです。

注意:

これらの値は、契約書が送信されるまでは編集できます。


「オプション」セクション

「オプション」セクションを使用すると、送信後の文書をより制御できます。

► パスワード保護 - 受信者が署名された PDF ファイルを開いて表示する際に、パスワードの入力を要求します。  このパスワードは、送信者によって定義され、アウトオブバンドで伝えられます。Adobe Sign は、このパスワードを記録しないので、忘れないようにしてください。

PDF password

► 文書の有効期限 - 期限フィールドをクリックすると、カレンダーインターフェイスがポップアップ表示されます。契約書が期限切れになって完成できなくなる日付を選択します。この機能を使用するには、「文書の有効期限」がアカウント管理者によって事前に有効にされている必要があります。

NEw Complete date- Marked

► リマインダーを設定 - 契約書が完成されるまでリマインダーを送信する頻度(毎日または毎週)を設定します。現在の受信者のみに通知されます。

Set Reminder

► 署名タイプ - このオプションは、必要な署名プロセスを定義します。

電子 - このオプションを使用すると、契約書の署名者全員の電子署名が収集されます。

手書き - 物理的な署名を取得する必要がある場合は、このオプションを使用して、署名者に対し、文書を印刷し、物理的に署名してから Adobe Sign システムにアップロードするよう依頼できます(契約書を開くと署名者に手順が示されます)。この機能を使用するには、手書き署名ワークフローがアカウント管理者によって事前に有効にされている必要があります。

Sig Type

► 受信者の言語 - 受信者に送信される電子メールと署名処理中に使用する言語を選択します。

o また、この設定は、アカウントで使用するように設定されている場合、表示可能なメッセージテンプレートを定義します。

Recip Language


「ファイル」セクション

SharePoint アカウントが外部文書を許可するように設定されている場合、「ファイル」セクションを使用して文書をトランザクションに添付できます。SharePoint 文書でプロセスを開始した場合は、そのファイルが既に添付されています。

Adobe Sign は、署名プロセスのすべての文書を 1 つの包括的な PDF に組み合わせて、文書がリストされた順序に基づいてその PDF を作成します。ある文書をクリックしてリストの新しい場所にドラッグすることで、文書を並べ替えることができます。

ファイルは、Adobe Sign ライブラリから添付することも、ファイル検索やドラッグ&ドロップを使用してローカルシステムからアップロードすることもできます。

使用できるファイルタイプは、Word、Excel、PowerPoint、WordPerfect、PDF、JPG、GIF、TIF、PNG、BMP、TXT、RTF、HTML です。

Attach Files in AS - Copy


プレビューおよびフィールドを追加

ファイルリストのすぐ下には、「プレビューおよびフィールドを追加」チェックボックスが表示されます。  このオプションを使用すると、アップロードする文書を開いたり、必要に応じてその文書にフォームフィールドを配置したりできます。

デザインされたテンプレートを使用しない場合は、少なくとも署名フィールドを配置する必要があります。その他にも多数のフィールドがあり、必要に応じて複雑なフォームを構築するために使用できます。

注意:

署名フィールドが配置されていない場合、Adobe Sign は自動的に契約書にページを追加し、そのページに各署名者の署名ブロックを配置します。


契約書の追跡

注意:

  • 契約書が完成した場合(署名済みまたは承認済み)、契約書の名前のリンクが有効になり、このリンクをクリックすると完成した文書が表示されます。
  • 契約書がターミナル状態(署名済み、取り消し済み/拒否済み、期限切れ)の場合、更新アクションは無効になります。
  • 契約書がターミナル状態でない場合、削除アイコンは無効になります。


契約状況

契約書を送信した後は、契約状況ページでその進捗状況を追跡できます。このページには、Adobe Sign リボンの「契約状況」アイコンからアクセスします。。

Ribbon - Agreement Status

 

SharePoint 文書またはリストを使用して送信されたすべての契約書を簡単に検索するには、次の手順を実行します。

1. 検索する文書/リスト項目を見つけて選択します。

○ 複数の文書を選択できます。

2. 「契約状況」オプション(リボンまたは右クリックコンテキストメニュー)をクリックします。

Agreement Status List-rebranded

検索する特定の文書またはリスト項目を選択しない場合、SharePoint により、ユーザーが開始したライブラリまたはリスト内のすべての文書/項目からすべての契約書が返されます。

ユーザーがホームページからリボンの「契約状況」アイコンをクリックすると、SharePoint により、サイトコレクション内のそのユーザーが開始したすべての文書が返されます。

注意:

契約状況ページに返されるレコードの数は、5000 件に制限されます。 検索結果のレコードの数が 5000 を超える場合は、「契約を管理」オプションを使用します。


フィルター

ビューに表示される契約書をフィルターするには、ページの右上隅にある検索フィールドを使用します。  この検索フィールドでは、いずれかのフィールドに含まれるあらゆる文字列が検索され、すべての一致が返されます。

Status one line


契約状況の更新

契約状況の表の右端の列では、契約状況の更新を Adobe Sign にアクティブに照会する「更新」アクションを実行できます。

注意:

すべての契約書は SharePoint によって自動的かつ定期的に更新されます。更新アクションを実行すると、そのサイクルの外部で個々の契約書を更新できます。


契約レコードの削除

契約状況ページの一番右端にあるアイコンは、削除アイコンです。  このアクションを実行すると、SharePoint の契約レコードが削除されます。ただし、Adobe Sign の契約書はキャンセルまたは削除されません。  このアクションは、元に戻すことはできないので、慎重に使用する必要があります。


署名済み文書

SharePoint 管理者が署名済み契約ストレージをどのように設定しているかに応じて、署名済み文書(および場合によっては監査証跡)は次のいずれかにプッシュバックされます。

► グローバルフォルダー - このように設定されている場合、完成したすべての文書はこのフォルダーに格納されます。

► ソースライブラリ内の新しい「署名済みの契約書」フォルダー - グローバルフォルダーが識別されない場合、契約書が作成/送信された文書ライブラリに「署名済みの契約書」という名前の新しいフォルダーが作成されます。同じライブラリから送信されたすべての契約書は完成すると、完成した PDF が同じ署名済みの契約書フォルダーに返されます。

► リスト項目に添付 - リスト項目から契約書を送信した場合、添付ファイルはリストに含まれます。


契約書の管理

契約を管理」アイコンをクリックすると、ユーザーに関連する契約書の、より有効な別のビューが開きます。  契約状況ページには、すべての契約書の単純なビューと、そのステータスを更新するためのオプションが表示されます。一方、契約を管理ビューには、契約書の詳細と、契約書のプロパティを変更するための追加のオプションが表示されます。

Ribbon - Manage Agreements


管理ページの構造

管理ページには、学ぶべき多くの埋め込み機能があります。簡単にするために、4 つの機能領域に分割されています。

A. 契約書フィルター

B. 契約書リスト

C. 契約書メタデータ

D. 契約書ツール

Manage page Whole

契約書フィルター

ページの上部に沿って、下のリストをフィルターすることで特定の契約書を見つけるのを支援する 4 つのツールがあります。ドロップダウンリストは、リストに読み込んだ契約書から動的に設定されます。次に示します。

► 名前または会社でフィルター - これは、契約書の署名者フィールドとして入力された各名前と会社名のリストです。候補リストの任意の項目を選択すると、他のすべての契約書がフィルターで除外されます。

► 文書のステータスでフィルター - このリストは、選択した 1 つ以外のすべてのリストセクションを効果的に折りたたみます。

► 文書の所有者でフィルター - 他の Adobe Sign ユーザーの契約書を表示する場合に便利です。このオプションは、選択した所有者(送信者)からの契約書のみを表示するようにリストを制限します。

右端にあるテキストフィールドを使用すると、受信者名、会社名、受信者の電子メールまたは文書の名前の文字列を検索できます。

 

契約書リスト

ページの本文には、接続されている契約書のリストが含まれています。  自分(つまり、Adobe Sign にログインした電子メールアドレス)に関係するすべての契約書がリストのどこかに表示されます。自分で発行した契約書だけでなく、署名/承認するためにあなたに送信された契約書、さらに CC された契約書が含まれます。

リストは、契約書のステータスを示す、折りたたみ可能なセクションに分類されています。上から見ていきましょう。

► 承認待ち/署名待ち - これらの契約書は、すべて自身の処理待ちの契約書なので、リストの上部にあります。

► ドラフト - これらの契約書は、オーサリング環境に送信される程度までは作成されていますが、署名用には送信されていません。

o 「編集」リンクをクリックしてオーサリング環境で文書を開き、送信プロセスを完了します。

► 署名用に送信 - これらの契約書は、署名プロセスにあり、他の人が署名/承認するのを待っています。

► 署名済み - 契約書が完全に署名済みで、完成しています。

► 取り消し済み / 拒否済み - あなたがキャンセルした契約書、または何らかの理由で受信者が拒否した契約書。

► アーカイブ済み - 保管用に Adobe Sign システムにアップロードされたファイル。これらの文書は、Adobe Sign で管理された適法な署名プロセスの一部ではありません。

► ライブラリテンプレート - 自分で作成したテンプレート、またはグループ/アカウント内の誰かから共有されたテンプレート。

o テンプレートの編集機能は、テンプレートの所有者(作成者)に予約されています。

o 「送信」リンクをクリックすると、既に添付されたテンプレートを使用して新しい契約書の作成が開始されます。

► ウィジェット - 自分で作成したすべてのウィジェットのリスト。

o 「コードを取得」リンクを使用して、URL、HTML コードまたは JavaScript コードを公開します。

リストの上部に沿ったヘッダーをクリックすると、各セクションのコンテンツが並べ替えられます。もう一度クリックすると、逆順に並べ替えられます。

個々のレコードには、次の情報が含まれています。

Manage page record

名前 - 名前の値には、送信者でない最初の受信者の名前または電子メールアドレスが反映されます。

o 受信者が Adobe Sign システムを使用して文書に署名したことがない場合、電子メールアドレスが使用されます。

o 署名プロセス中に名前の値が入力されると、電子メールが名前に置き換えられます。

会社名 - 署名フィールドを使用して、またはログインしてプロファイルを更新することで、最初の受信者が会社名を入力すると、その名前の値が反映されます。

o 契約書に会社名フィールドが含まれていない場合、この列はほとんど空のままです。

文書のタイトル - これは、契約名です。

アイコンのインジケーター - 追加のコントロールが実行中であることを示す 4 つのアイコンがあります。

o メモ - 吹き出しのアイコンは、契約書にメモが添付されていることを示します。ツールセクションの「メモ」タブをクリックすると表示できます。

o リマインダー - ベルのアイコンは、少なくとも 1 つのリマインダーが契約書に設定されていることを示します。ツールセクションの「リマインダー」タブをクリックすると確認できます。

o パスワード保護 - 南京錠のアイコンは、表示に対して文書がパスワード保護されていることを示します。

フィールドコンテンツ - 署名済みの契約書にのみ表示されます。このアイコンをクリックすると、文書で収集されたすべてのフィールドデータを含む CSV ファイルが開きます。

日付 - この日付は、最終変更日を表し、送信イベントまたは署名/承認イベントとして最後に文書が更新された日を意味します。

 

契約書メタデータ

リストから任意の契約書が選択されると、その契約書のメタデータがこの小さいパネルに表示されます。  次に、含まれるデータを示します。

Manage MEtadata

► 契約書の名前 - 作成時に契約書に付けた名前

o 契約書を変更 - 契約書を変更できる場合、「契約書を変更」が契約書名の横に表示されます。

► 送信者 - 契約書を送信した人(およびわかっている場合、その会社名)

► 宛先 - 契約書の最初の署名者(およびわかっている場合、その会社名)

► 日付 - 契約書に対する最終変更日の日時スタンプ

► ステータス - 契約書の現在の機能のステータス

o 「署名者を置き換え」リンク - 送信者が現在の署名者を置き換えることができる契約書の場合、ステータスの下にリンクが表示されます。これは、契約書を間違った電子メールに送信した場合、または現在の署名者に連絡できない場合に便利です。

o 署名済みのコピーをアップロード - アカウント設定で許可されている場合、署名済み文書をアップロードするためのリンクがステータスの下に表示されます。  これは、誰かが文書を印刷して署名し、それを自分宛てにメールで返信してくるというような変則的な場合に便利です。

► メッセージ - メッセージフィールドに入力された元のメッセージ

► 有効期限 - このフィールドには、契約書が自動的にキャンセルされる日付が表示されます。

o 追加/編集 - 有効期限を割り当てられるようにアカウントが設定されている場合、契約書の有効期限を追加または編集するためのリンクを使用できます。

 

契約書ツール

契約書ツールパネルを使用すると、管理を強化したり契約書を理解したりするためのいくつかのコントロールにアクセスできます。

Manage Tools Panel

► 表示 - 現在の状態の契約書のサムネールが表示されます。

► 共有 - この機能を使用して文書を共有するには、電子メールアドレスとメッセージを入力します。次に、そのアドレスに現在の状態の契約書のコピーを電子メールで送信し、その文書を指定された電子メールアドレスの「管理」タブに追加します。

► 保護 - 文書が完成していない場合にのみ使用できます。このタブを使用すると、契約書が送信された後の文書の表示保護を確立できます。

► 通知 - 契約書が送信された後、このパネルを使用して、リマインダーを作成または削除できます。さらに、リアルタイムで、または特定の日付にリマインダーを送信できます。

► 履歴 - このタブは、契約書に記録されたすべてのイベントの包括的なリストです。送信イベントで始まり、最後の署名イベントで終わります。

o 監査レポート - このリンクは、各イベントの IP アドレスなどの詳しいパラメーターを含む、契約書の履歴の拡張 PDF レポートを生成します。

► メモ - 任意の契約書に個人的なメモを追加できます。このメモは、自分用の個人的なもので、他のユーザーや署名者とは共有されません。


一般的なタスクへのクイックリンク

次に、使用する必要のある最も一般的なタスクに関するクイックリファレンスと、管理ページ自体および重要な機能の高度な調査を示します。


ライブラリ(文書)テンプレート

Adobe Sign リボンの「ライブラリテンプレート」アイコンを使用して SharePoint 文書を Adobe Sign オーサリング環境に送信すると、フォームフィールドを配置し、フィールドが有効になったフォームを Adobe Sign ライブラリに保存することができます。

注意:

SharePoint 内の元の文書は変更されません。  新しい文書テンプレートは、Adobe Sign 側にのみ存在し、契約書の「ファイル」セクションの「文書ライブラリ」オプションを使用して添付する必要があります。

文書テンプレートを作成するには:

1. テンプレートにする文書をクリックします。

2. リボンの「ライブラリテンプレート」アイコンをクリックします(または右クリックし、メニューから選択します)。

○ Adobe Sign オーサリング環境が開き、文書全体が表示されます。

3. 文書に必要なフィールドを配置します。

○ 2 名からの入力/署名を必要とするテンプレートを作成する場合は、1 人目の受信者のすべてのフィールドを配置します。  次に、「受信者」フィールドを「参加者 2」に変更し、2 人目の署名者/承認者のフィールドを配置します。

メモ:オーサリング環境でテンプレートを作成する場合は、最大 99 人の受信者用に文書を作成できます。3 人目またはそれ以上の参加者を挿入するには、参加者リストの上部にある「新しい参加者を追加」オプションをクリックします。

Select Recipient

4. テンプレートが完成したら、右下隅の「保存」ボタンをクリックします。

○ これにより、テンプレートが Adobe Sign ライブラリに保存されます。

知っておくべき追加機能

Adobe Sign アドインには、SharePoint 管理者が設定できる 2 つの自動化機能が含まれています。次の機能が自分のプロセスにとって有用な場合は、SharePoint 管理者に連絡して、その機能を最大限に活用する方法を検討してください。


署名済み契約書のサイト全体の文書ストレージ

管理者は、すべての署名済み契約書(およびオプションで関連する監査証跡)を保存できる 1 つの中央フォルダーを設定できます。これには、ライブラリとリストの文書も含まれます。

署名された文書の中央フォルダーが定義されていない場合、すべての署名済み契約書は送信元の文書ライブラリに返されます。

ライブラリに「署名済みの契約書」という新しいフォルダーが作成されます。

リストから送信された契約書については、署名済み契約書 PDF(および場合によっては監査証跡)がリスト項目に添付されます。


フィールドテンプレートの結合

Adobe Sign は、SharePoint リストからフィールドに入力できる文書を作成するというアイデアをサポートしています。 

さらに、署名済み契約書で取得されたフィールドコンテンツでリストのコンテンツを更新するテンプレートを作成することもできます。

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