Présentation d’un workflow élémentaire avec gestion des fichiers

Les modules externes Adobe InCopy LiveEdit Workflow permettent aux rédacteurs et correcteurs de composer leur document dans InCopy tandis que les concepteurs graphiques préparent la mise en page dans Adobe InDesign. Ce flux de production inclut des fichiers conteneurs, appelés affectations, permettant de regrouper des contenus connexes ainsi que des outils de notification et de verrouillage de fichiers pour partager et mettre à jour des fichiers dans InCopy ou InDesign sur un réseau partagé ou dans des assemblages compressés pouvant être distribués par courrier électronique.

Dans ce flux de production du réseau partagé, les utilisateurs InDesign exportent le texte et les graphiques vers un emplacement partagé d’un système de fichiers, dans lequel les fichiers sont mis à la disposition des utilisateurs InCopy qui rédigent et modifient le contenu. Les blocs de texte et les blocs graphiques sélectionnés sont exportés vers l’affectation ou exportés en tant que fichiers InCopy distincts. Ils font ensuite partie du processus géré et sont liés au document InDesign. Ces fichiers partagés sont appelés fichiers gérés. Lorsque les utilisateurs travaillent sur le fichier d’affectation ou le fichier InDesign sur un serveur local, les modifications apportées au contenu ou à la mise en page associés sont signalées à tous les utilisateurs concernés qui appartiennent au flux de production de ce document.

Plusieurs utilisateurs d’InCopy ou d’InDesign peuvent ouvrir le même fichier de contenu simultanément ; de même, plusieurs utilisateurs d’InCopy peuvent ouvrir le même fichier d’affectation simultanément. Toutefois, un seul utilisateur peut extraire le fichier InCopy pour le modifier. Les autres utilisateurs peuvent accéder à ce fichier en lecture seule. L’utilisateur qui extrait un fichier InCopy géré peut partager son travail avec d’autres utilisateurs en enregistrant le fichier sur le serveur partagé ou en le renvoyant à l’utilisateur InDesign. Cependant, les autres utilisateurs peuvent modifier ce fichier uniquement lorsque ce dernier a été de nouveau archivé. Ce système permet à plusieurs utilisateurs d’accéder au même fichier sans risque de suppression des modifications de chacun.

Pour plus de détails, reportez-vous au guide relatif au workflow InCopy LiveEdit Workflow (PDF) à l’adresse suivante : www.adobe.com/go/learn_liveedit_fr.

Gestion de contenu dans InCopy

Le contenu est soit un corps de texte qui est réparti dans un ou plusieurs blocs, soit un graphique importé. Il existe cinq méthodes pour travailler sur du contenu dans InCopy : en ouvrant un fichier d’affectation, un assemblage d’affectation, un fichier InCopy lié, un fichier InDesign comprenant des fichiers InCopy liés ou bien en composant du contenu entièrement dans InCopy.

Ouverture de fichiers d’affectation créés dans InDesign

Les utilisateurs InDesign peuvent créer un fichier d’affectation et définir le contenu à partager. Cette méthode permet à l’utilisateur InDesign d’associer des composants connexes (en-tête, corps, graphiques, légendes, etc.), puis de les affecter à différents utilisateurs InCopy pour l’écriture et la modification. Les utilisateurs InCopy ouvrent le fichier d’affectation et travaillent uniquement sur les composants qui leur ont été assignés. Le mode Mise en page affiche la manière dont la copie modifiée est reliée à la mise en page InDesign, sans ouvrir le document InDesign entièrement. Toutefois, si la mise en page est modifiée, l’utilisateur InDesign doit mettre à jour les affectations afin de notifier les utilisateurs InCopy des modifications apportées. Vous pouvez partager des fichiers d’affectation sur un serveur ou par l’intermédiaire des assemblages d’affectation.

Ouverture des assemblages d’affectation

Le flux de production des assemblages d’affectation est particulièrement utile lorsque les concepteurs et les rédacteurs travaillent sur le même projet, mais qu’ils n’ont pas accès à un serveur local. Dans ces cas-là, l’utilisateur InDesign peut créer un ou plusieurs assemblages et envoyer par courrier électronique les fichiers compressés aux utilisateurs InCopy auxquels ils ont été affectés. Les utilisateurs InCopy peuvent ouvrir les assemblages d’affectation, modifier les contenus et renvoyer les assemblages à l’utilisateur d’InDesign, qui peut ensuite mettre à jour le document.

Ouverture de fichiers InCopy liés exportés à partir d’InDesign

Dans certains flux de production, les utilisateurs InDesign doivent exporter le texte et les graphiques sous forme de fichiers séparés plutôt que les inclure dans un fichier d’affectation. L’exportation de fichiers séparés est utile si vous travaillez sur des graphiques ou des corps de texte non associés. Toutefois, les utilisateurs InCopy ne peuvent pas voir comment le contenu s’intègre à la mise en page InDesign.

Ouverture de documents InDesign comprenant des fichiers InCopy liés

Les utilisateurs InCopy peuvent ouvrir et modifier le document InDesign dans InCopy pour visualiser tous les éléments de page dans le contexte de la mise en page complète. Cette approche peut se révéler utile lors de l’édition et du calibrage, où la visualisation de la mise en page globale est souvent importante, ou lors de la modification d’un grand nombre d’articles dans un document. Lorsque l’utilisateur InCopy a modifié les articles, l’utilisateur InDesign peut mettre à jour les liens vers les fichiers modifiés. Si l’utilisateur d’InDesign modifie la mise en page, l’utilisateur InCopy en est informé lors de l’enregistrement du document InDesign.

Composition de l’ensemble du contenu dans InCopy

Vous pouvez créer du contenu dans InCopy qui ne soit pas associé à un fichier InDesign. Dans ces documents autonomes, vous pouvez saisir du texte, attribuer des polices et des styles et importer des graphiques depuis d’autres applications (telles qu’Adobe Illustrator et Adobe Photoshop) pour mettre le texte en valeur. Vous pouvez également attribuer des balises en vue d’une utilisation XML. Cette approche est très utile dans un flux de production éditorial, où le contenu précède la mise en page. Vous pouvez également définir et modifier la zone de texte, la taille et l’orientation de la page pour les documents InCopy autonomes. Si l’article est lié par la suite à une composition InDesign, les paramètres InDesign remplacent ceux définis dans InCopy.

Fichiers gérés

Pour qu’un fichier soit géré, il doit être ajouté à un fichier d’affectation, exporté à partir d’InDesign en tant que contenu InCopy, ou importé dans InDesign en tant que contenu InCopy. Les fichiers gérés communiquent à la fois l’état du contenu et les autorisations. Les fichiers gérés permettent de :

• verrouiller et déverrouiller des articles afin de contribuer à préserver l’intégrité des fichiers ;

• notifier les utilisateurs InCopy lorsque la mise en page InDesign associée est obsolète ;

• identifier l’utilisateur travaillant sur un fichier ;

• notifier tout utilisateur du caractère obsolète d’un fichier InCopy, de son utilisation par un autre collaborateur ou de sa disponibilité pour modification. Les méthodes de notification comprennent les messages d’alerte, les icônes de bloc, les icônes d’état du panneau Liens et celles du panneau Affectations.

Fichiers en lecture seule

Une fois qu’un fichier de contenu devient un fichier géré, il est toujours « en lecture seule » pour tous les utilisateurs du flux de production, sauf pour la personne qui l’a extrait. Le logiciel crée un fichier de verrouillage (*.idlk) lorsqu’un utilisateur extrait un fichier de contenu, donnant ainsi à cet utilisateur un contrôle exclusif sur sa modification. Un fichier en lecture seule possède les caractéristiques suivantes :

• Un utilisateur InCopy ne peut pas manuellement mettre en forme le texte qu’il contient. Toutefois, si des styles de caractère ou de paragraphe ont été affectés au texte, un utilisateur d’InDesign peut modifier la définition de ces styles et, par conséquent, modifier la mise en forme du texte même lorsque le fichier est extrait pour une autre personne. Ces modifications de définition de style sont répercutées dans le texte lorsque l’utilisateur d’InDesign met à jour le fichier.

• En général, ni les utilisateurs d’InCopy ni ceux d’InDesign ne peuvent modifier les objets, tels que le texte et les styles appliqués dans le contenu InCopy verrouillé. Certains objets comme les styles de caractères et de paragraphes sont utilisés exclusivement par le contenu. Il est impossible de modifier l’application d’un style de caractère dans un contenu verrouillé, par exemple, mais il est possible de modifier le style lui-même modifiant ainsi l’aspect du texte.

• Les utilisateurs d’InDesign peuvent modifier les marges et colonnes du contenu du texte, ainsi que la forme, l’emplacement et le nombre de blocs de texte contenant cet article.

• Les utilisateurs d’InDesign peuvent modifier la géométrie et la mise en forme d’un bloc graphique sans extraire le graphique. Les utilisateurs d’InCopy ne peuvent pas modifier le bloc graphique ou la mise en forme du bloc. Toutefois, les utilisateurs d’InDesign et d’InCopy doivent extraire le bloc graphique pour pouvoir modifier le graphique (par exemple, pour le faire pivoter ou le redimensionner).

Méthodes recommandées pour l’utilisation des fichiers gérés

Utilisez l’une des méthodes suivantes pour vérifier que vous utilisez le dernier contenu et que vous n’écrasez pas le travail d’un autre utilisateur :

• Enregistrez les fichiers d’affectation sur un serveur auquel tous les membres d’équipe ont accès. Si les membres d’équipe n’ont pas accès à un serveur, vous pouvez créer et distribuer des assemblages d’affectation.

• Lorsque vous créez une affectation, un dossier spécial est créé dans lequel le fichier d’affectation et le contenu sont enregistrés. Utilisez ces dossiers d’affectation pour conserver les fichiers d’affectation et de contenu. Ces dossiers ont pour but de simplifier la gestion des dossiers partagés au sein d’un groupe de travail et de faire en sorte que les utilisateurs ouvrent les fichiers appropriés.

• Dans InCopy, ouvrez le fichier d’affectation à la place d’un article InCopy. Ainsi, vous pouvez consulter les informations de calibrage et de mise en page en modes Epreuve en placard et Mise en page. Si vous exportez le contenu sans utiliser les fichiers d’affectation, il vous suffit d’ouvrir le fichier InDesign pour consulter les informations de calibrage et de mise en page.

• Dès que vous ouvrez un fichier d’affectation ou un document InDesign ou que vous extrayez un contenu dans InDesign ou InCopy, assurez-vous que les contours des blocs sont affichés (Affichage > Extras > Afficher les contours du bloc) afin de voir les icônes de bloc.

• Dans InDesign, si vous souhaitez supprimer des fichiers du flux de production (en raison d’un délai de production, par exemple), vous pouvez rompre leur lien ou annuler un assemblage d’affectation.

Exemples de flux de production avec gestion des fichiers

Dans le cadre d’une gestion du flux de production entre InCopy et InDesign, les rédacteurs et correcteurs peuvent composer, récrire, augmenter et modifier les documents pendant que les concepteurs préparent la mise en page. Les flux de production les plus courants incluent la gestion des fichiers sur un serveur local, le partage des fichiers par courrier électronique ou une combinaison des deux méthodes.

Ces flux de production supposent que vous disposiez d’un modèle InDesign de base avec une géométrie de mise en page, des styles et du texte de substitution. La géométrie de mise en page comprend les dimensions de page, les blocs de texte et les blocs graphiques. InCopy utilise ces éléments pour afficher des informations de calibrage correctes.

Flux de production de serveur local

1. Dans InDesign, créez des affectations et ajoutez-leur du contenu.

Les blocs de texte et les blocs graphiques sont incorporés dans le processus géré, dans lequel ils sont mis à la disposition des utilisateurs d’InCopy pour la rédaction et la modification.

2. Rendez les fichiers d’affectation disponibles à tous les utilisateurs d’InCopy.

Enregistrez les fichiers sur un serveur auquel tous les utilisateurs du workflow ont accès.

3. Dans InCopy, ouvrez le fichier d’affectation pour extraire ou modifier un article ou une image.

Dans InCopy, les fichiers comportant du texte qui vous est affecté s’affichent dans le panneau Affectations. Lorsque vous enregistrez le fichier sur un serveur local, les modifications sont enregistrées sur le système de fichier et toute personne travaillant sur ce document (la mise en page InDesign ou un autre fichier de contenu géré dans le document) reçoit une notification des modifications apportées. Ces utilisateurs peuvent mettre à jour le contenu afin d’afficher les dernières modifications. L’extraction du contenu reste valide jusqu’à son nouvel archivage par vos soins.

4. Dans InDesign, travaillez sur la mise en page.

Quels que soient les fichiers de contenu en cours de modification dans InCopy, les utilisateurs d’InDesign peuvent travailler sur la mise en page du document sans devoir extraire ce dernier. Lorsque l’utilisateur d’InCopy enregistre le contenu extrait, l’utilisateur d’InDesign peut mettre à jour le contenu avec la mise en page pour afficher les dernières révisions.

5. Dans InCopy, continuez votre travail.

Une fois les modifications effectuées, archivez le contenu. Les autres utilisateurs peuvent alors extraire le contenu et l’exploiter. Lorsqu’un utilisateur modifie la mise en page en même temps dans InDesign, vous pouvez mettre à jour et afficher la géométrie de mise en page pendant que vous travaillez.

6. Dans InDesign, vérifiez que l’intégralité du contenu a bien été archivé.

Le flux de production géré permet de savoir qui a extrait les fichiers. Une fois les fichiers de contenu archivés, les utilisateurs InDesign peuvent extraire les fichiers afin d’apporter les modifications nécessaires à la mise en page.

Flux de production d’assemblage de courriers électroniques

1. Dans InDesign, créez et envoyez des assemblages d’affectation.

Créez des assemblages d’affectation et affectez le contenu aux utilisateurs d’InCopy appropriés, puis envoyez les assemblages aux utilisateurs d’InCopy. Les fichiers assemblés sont automatiquement extraits afin d’éviter les conflits de modification.

2. Dans InCopy, ouvrez le fichier d’affectation, puis extrayez et modifiez un article ou une image.

Si vous recevez un assemblage d’affectation par courrier électronique, cliquez deux fois dessus pour l’ouvrir dans InCopy. Les modifications que vous apportez au fichier ne sont enregistrées que localement. Les autres utilisateurs ne sont pas informés des modifications que vous effectuez.

3. Dans InDesign, travaillez sur la disposition.

Quels que soient les fichiers de contenu en cours d’assemblage, les utilisateurs d’InDesign peuvent travailler sur la mise en page du document sans devoir extraire ce dernier. Si vous devez mettre à jour la mise en page ou les affectations, vous pouvez envoyer un assemblage mis à jour aux utilisateurs d’InCopy.

4. Dans InCopy, renvoyez l’assemblage modifié.

Une fois les modifications terminées, archivez le contenu puis renvoyez l’assemblage modifié. Les autres utilisateurs ont alors la possibilité d’extraire le contenu, de visualiser les dernières révisions et de travailler sur le fichier.

5. Dans InDesign, vérifiez que l’intégralité du contenu a bien été archivé.

Le flux de production géré permet de savoir qui a extrait les fichiers. Une fois les assemblages d’affectation renvoyés, les articles qu’ils contiennent sont archivés. Les utilisateurs d’InDesign peuvent extraire les fichiers afin de finaliser la mise en page, si nécessaire.

Saisie de l’identifiant utilisateur

Tous les utilisateurs du flux de production doivent posséder un nom d’utilisateur. Cet identifiant indique qui a extrait un fichier particulier et rend ces informations disponibles aux autres utilisateurs. Elle est aussi requise lors de l’extraction d’un fichier pour modification.

Si vous avez déjà indiqué un nom d’utilisateur et que vous souhaitez le modifier, vous devez archiver le contenu que vous avez extrait. Si vous changez d’identifiant pendant une session d’édition, vous risquez de ne plus pouvoir modifier le contenu extrait sous votre identifiant précédent.

L’identifiant utilisateur est spécifique à chaque application ; un même utilisateur ne peut avoir plusieurs identifiants par application.

Si vous n’avez pas spécifié de nom d’utilisateur à l’aide de cette méthode, vous êtes invité à en entrer un lors de votre première action de flux de production.

Icônes de flux de production

Les icônes peuvent être affichées sur les blocs de texte et les blocs graphiques, dans le panneau Affectations, ainsi que dans la barre d’articles (InCopy seulement). Les icônes d’état d’édition s’affichent en regard de chaque fichier géré dans les panneaux Liens et Affectations. Elles indiquent l’état du contenu correspondant. Les icônes figurent aussi sur les blocs contenant des articles InCopy liés (en mode Mise en page dans InDesign et InCopy). Ces icônes indiquent également l’état du contenu et peuvent être utilisées pour distinguer le contenu géré du contenu non géré. L’info-bulle associée indique l’état de modification et les autorisations. Pour afficher les icônes de bloc, vérifiez que les contours des blocs s’affichent dans InDesign et InCopy (Affichage > Extras > Afficher les contours du bloc).