Oversikt

Dette dokumentet gir Workday-kunder en oversikt over den nødvendige fremgangsmåten for å integrere Adobe Sign i Workday-leieren. Dette dokumentet er en installasjonsveiledning og er ikke ment å være en omfattende opplæringshåndbok for Workday.

Hvis du vil bruke Adobe Sign med Workday, må du ha eller få en forståelse av hvordan du oppretter og endrer Workday-elementer som: rammeverket for forretningsprosess, oppsett og konfigurasjon av leier, rapportering og integrering av Workday Studio.

De overordnede trinnene for å fullføre integreringen er:

  • Aktivere administratorkontoen i Adobe Sign (bare nye kunder)
  • Konfigurere en gruppe i Adobe Sign til å inneholde Workday-integreringsbrukeren/-nøkkelen
  • Kontakte kundestøtte for Adobe Sign for å aktivere/bekrefte innstillingene for integrering
  • Generer en integreringsnøkkel i Adobe Sign
  • Installer integreringsnøkkelen i Workday-leieren

Aktivere Adobe Sign-kontoen

Eksisterende kunder med etablerte kontoer kan hoppe over trinnet Konfigurere Adobe Sign for Workday

For nye Adobe Sign-kunder som ikke har en eksisterende pålogging må en Adobe-mottaksspesialist klargjøre kontoen (i Adobe Sign) for Workday. Når du har fullført, mottar du en e-postbekreftelse:

Bilde av e-postvelkomstmeldingen fra Adobe Sign

Når du følger veiledningen i e-postmeldingen, initialiseres kontoen og du omdirigeres til Adobe Sign-dashboardet.

Adobe Sign-dashboardsiden

Konfigurere Adobe Sign for Workday

Konfigurasjon av Adobe Sign for Workday krever at det genereres to dedikerte objekter i Adobe Sign-systemet:

  • En Workday-gruppe
    Workday krever en dedikert gruppe i Adobe Sign-kontoen for å aktivere integreringsfunksjonen. Adobe Sign-gruppen brukes til å kontrollere bare Workday-bruken av Adobe Sign. Annen potensiell bruk (Salesforce.com, Arriba og så videre) påvirkes ikke.
    Eksempel: E-postvarsler vil være deaktivert for Workday-gruppen, slik at Workday-brukere bare mottar varsler i Workday-innboksen.

  • En godkjenningsbruker som kan være innehaver av integreringsnøkkelen
    I gruppen må det være én (og bare én) administrator på gruppenivå.  Denne brukeren er den autoritative brukeren som er innehaver av integreringsnøkkelen. Det anbefales å bruke en e-postadresse for funksjon (ekte), for eksempel HR@mittdomene.com. Ved å bruke en e-postadresse for funksjon i stedet for en personlig, reduserer du risikoen for å måtte deaktivere brukeren på et senere tidspunkt og dermed deaktivere integreringen.

Opprette en bruker og gruppe i Adobe Sign

Slik oppretter du en bruker i Adobe Sign:

  • Logg på Adobe Sign som kontoadministrator
  • Gå til Konto > Brukere
  • Klikk pluss-ikonet i sirkel for å opprette en ny bruker
Bilde av navigasjonsbanen for å opprette en ny bruker

Det vises en popup-melding som ber om detaljer om den nye brukeren:

  • Angi en e-postadresse for funksjon som du har tilgang til
    • Denne brukeren vil være innehaver av integreringsnøkkelen
    • E-postadressen må vær en faktisk adresse for bekreftelse
  • Angi passende verdier for for- og etternavn
  • Velg [Opprett en ny gruppe for denne brukeren] fra Brukergruppe-valglisten
  • Angi et beskrivende navn for det nye gruppenavnet, for eksempel Workday
  • Klikk Lagre.
Panelet Opprett en bruker

Popup-meldingen vis skjules, slik at du kommer tilbake til Brukere-siden.  Den nye brukeren vises med statusen OPPRETTET.

En visning av den nyopprettede brukeren

Opprettet-statusen angir at brukeren ikke har bekreftet e-postadressen ennå.

  • Logg på den nye brukerens e-postboks
  • Finn e-posten Velkommen til Adobe Sign
  • Klikk der det står Klikk her for å angi passordet
  • Angi passordet
    • Denne handlingen vil endre statusen til brukeren i systemet til AKTIV
Bilde av den nyaktiverte brukeren

Definere godkjenningsbrukeren

Slik forfremmer du den nye brukeren i Workday-gruppen:

  • Gå til Brukere-siden (hvis du ikke allerede er der)
  • Dobbeltklikk brukeren i Workday-gruppen
    • Dette åpner en Rediger-side for brukerens tillatelser
  • Merk av for Brukeren er en gruppeadministrator
  • Klikk Lagre.
Bilde av egenskapspanelet som viser hvordan du definerer en gruppeadministrator.

Bekrefte innstillinger med kundestøtte for Adobe Sign

Kundestøtte for Adobe Sign må konfigurere gruppen og administratorbrukere i Adobe Sign-miljøet for å aktivere integreringsfunksjonene. Hvis du er en eksisterende kunde med en etablert konto, kan du kontakte Success Manager for å sikre at dette er fullført.

 

Nye kunder som ikke er tilordnet en Success Manager, kan kontakte kundestøtte direkte for å bekrefte at kontoen er ferdig konfigurert:

Generere en integreringsnøkkel

Når du har mottatt bekreftelsen på at gruppen og brukeren er aktivert på riktig måte, har administrator på gruppenivå rettigheter til å generere tilgangstokener (integreringsnøkler).

Nye installasjoner krever at integreringsnøkkelen genereres i Adobe Sign og deretter angis i Workday. Denne nøkkelen godkjenner Adobe Sign- og Workday-miljøene slik at de klarerer hverandre og deler innhold. 

Slik genererer du en integreringsnøkkel i Adobe Sign:

  • Logg på som administrator på gruppenivå i Adobe Sign
  • Gå til Gruppe > Personlige preferanser > Tilgangstokener
  • Klikk pluss-ikonet i sirkel til høyre i vinduet

Merk:

Hvis userID tildeles autoritet på Konto-nivå (i tillegg til Gruppe-autoritet), vil teksten på den øverste menyen være “Konto” i stedet for “Gruppe”.

Gå til Konto > Personlige preferanser > Tilgangstokener

Navigasjonsbanen til Tilgangstokener-siden

Grensesnittet Opprett integreringsnøkkel lastes inn:

Angi et beskrivende navn på nøkkelen (for eksempel Workday)

Integreringsnøkkelen må ha følgende elementer aktivert:

  • agreement_read
  • agreement_write
  • agreement_send
  • widget_read
  • library_read
Panelet Opprett integreringsnøkkel
  • Klikk Lagre når nøkkelen er konfigurert.

 

Siden Tilgangstokener viser nøklene som er utformet i kontoen.

  • Klikk nøkkeldefinisjonen som er opprettet for Workday
    • Koblingen Integreringsnøkkel vises øverst i definisjonen
  • Klikk koblingen Integreringsnøkkel
Koblingen Integreringsnøkkel

Integreringsnøkkelen vises.

  • Kopier nøkkelen, og lagre den på et sikkert sted for det neste trinnet
  • Klikk OK
Integreringsnøkkelen

Konfigurere Workday-leieren

Installere integreringsnøkkelen

Installering av integreringsnøkkelen i Workday-leieren oppretter klareringsrelasjonen med Adobe Sign. Når relasjonen er opprettet, kan alle forretningsprosesser får lagt til et Se gjennom dokument-trinn som aktiverer signeringsprosessen.

 

Merk: Adobe Sign merket som Adobe Document Cloud i Workday-miljøet.

 

Slik installerer du integreringsnøkkelen:

  • Logg på Workday som kontoadministrator
  • Søk etter Redigere leieroppsett – Forretningsprosesser

 

Siden Redigere leieroppsett – Forretningsprosesser lastes inn.  Det er fire felt som gjelder for Adobe Sign-integreringen:

Anerkjennelser for Adobe Document Cloud – En fast anerkjennelsestekst for integreringen.

API-nøkkel for Adobe Document Cloud – Der integreringsnøkkelen installeres

E-postadresse for avsender for Adobe Document Cloud – E-postadressen til gruppenivåadministrator i Adobe Sign

Fjern dokumenter som venter på e-signatur når dokumentet avbrytes – En valgfri konfigurasjon som fjerner dokumenter fra signatursyklusen hvis et dokument avbrytes i Workday.

Siden Redigere leieroppsett – Forretningsprosesser

Fullfør installasjonen:

  • Lim integreringsnøkkelen inn i feltet API-integreringsnøkkel for Adobe Sign
  • Angi e-postadressen til administrator på gruppenivå (opprettet i Adobe Sign) i feltet E-postadresse for avsender for Adobe Document Cloud
  • Klikk OK
Inndatafelt for integreringsnøkkelen og e-postadressen for nøkkelinnehaver

Adobe Sign-funksjonen kan nå legges til alle forretningsprosesser ved å legge til et Se gjennom dokument-trinn og konfigurere det til å bruke eSign by Adobe som e-signaturtype.

Konfigurere Se gjennom dokument-trinnet

Dokumentet for Se gjennom dokument-trinnet kan være et statisk dokument, et dokument generert av et Generer dokument-trinn i samme forretningsprosess, eller en formatert rapport som er opprettet med Workday Report Designer. Alle disse tilfellene kan utvides med Adobe-tekstkoder for å styre utseende og posisjon for de Adobe Sign-spesifikke komponentene. Dokumentkilden må angis i definisjonen for forretningsprosessen. Det er ikke mulig å laste opp et ad hoc-dokument når forretningsprosessen utføres.

Det unike med å bruke Adobe Sign med et Se gjennom dokument-trinn er muligheten til å ha serialiserte underskrivergrupper. Dette lar deg angi rollebaserte grupper som signerer i rekkefølge. Parallelle signeringsgrupper støttes ikke.

Hvis du vil ha hjelp til å konfigurere Se gjennom dokument-trinnet, kan du se hurtigveiledningen her:
https://helpx.adobe.com/no/sign/help/Workday_Quick_Start.html

Støtte

Kundestøtte for Workday

Workday er integreringseieren og må være det første kontaktpunktet for spørsmål om omfanget til integreringen, forespørsler om funksjoner eller problemer med den daglige funksjonen til integreringen.

Workday-fellesskapet har flere gode artikler om hvordan du feilsøker integreringen og genererer dokumenter:

Feilsøke eSignature-integreringer

https://doc.workday.com/#/reader/3DMnG~27o049IYFWETFtTQ/zhA~hYllD3Hv1wu0CvHH_g

Se gjennom dokument-trinn
https://doc.workday.com/#/reader/3DMnG~27o049IYFWETFtTQ/TboWWKQemecNipWgxLAjqg

Dynamisk generering av dokument

https://community.workday.com/node/176443

Tilby tips om konfigurasjon av generering av dokumenter

https://community.workday.com/node/183242

Kundestøtte for Adobe Sign

Adobe Sign er integreringspartneren og må kontaktes hvis integreringen ikke kan hente signaturer, eller hvis varsling om ventende signaturer mislykkes.

Adobe Sign-kunder må kontakte CSM (Customer Success Manager) for kundestøtte. Teknisk kundestøtte for Adobe kan også kontaktes via telefon: 1-866-318-4100. Vent på produktlisten, og tast deretter 4 og 2 (når du blir bedt om det).

Legge til Adobe-tekstkoder i dokumenter
https://helpx.adobe.com/content/dam/help/en/sign/adobesign_text_tags_guide.pdf

Konfigurasjon av og eksempler for Se gjennom dokument
https://helpx.adobe.com/no/sign/help/Workday_Quick_Start.html

Dette produktet er lisensiert i henhold til Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported License  Innlegg på Twitter™ og Facebook dekkes ikke av Creative Commons-vilkår.

Juridiske merknader   |   Regler for personvern på nettet