Adobe Acrobat Sign for Microsoft Word- / PowerPoint-tillegg: Brukerhåndbok

Klikk her for å installere tillegget fra Microsoft Store.

Adobe Acrobat Sign for Microsoft Word- og PowerPoint-tillegget lar en bruker bruke hvilken som helst Word- eller PowerPoint-fil (5 MB eller mindre) som grunnlag for en ny avtale.

Adobe Acrobat Sign for Microsoft Word- og PowerPoint-tillegg: Brukerhåndboken forklarer hvordan du:

• Installerer og aktiverer tillegget i Office-kontoen – Éngangsprosessen for å aktivere tillegget fra 365 Store. Alle brukere skal kunne gjøre dette uten forhøyede systemtillatelser.
• Etablerer den godkjente tilkoblingen mellom Office og Adobe Acrobat Sign – Når tillegget er aktivert, må det opprettes et klarert forhold mellom Microsoft og Adobe Acrobat Sign. Dette gjøres ved å godkjenne i begge miljøene, og må gjøres bare én gang.
• Bruke tillegget – Denne delen forklarer funksjonene i tillegget og hvordan du kan bruke det til å benytte Adobe Acrobat Sign direkte fra Word- eller PowerPoint-klienten.

365-administratorer kan sentral installere tillegget på leiernivå og styre tilgang på brukernivå hvis det er ønskelig. Dette gir tilgang for både Word og PowerPoint til alle brukerne i leieren.

Enkeltbrukere som installerer tillegget uavhengig, må installere til både Word og/eller PowerPoint separat.

Merk: Under godkjenning og bruk av tillegget vil Office 365 vise et godkjenningspanel når det forsøkes å åpne et nytt vindu. Når dette skjer, klikker du på Tillat.

Forutsetninger

Du må sørge for at systemet oppfyller følgende krav:

• Windows OS: 
  • Windows 10 tidligere enn versjon 1903 må installere Microsoft Webview
  • Windows 10-versjon 1903+
  • Windows 11
• Microsoft Office-støttede versjoner:
  • Windows: 
    • Office 2016 (build 16.0.4390.1000+)
    • Office 2019 (build 16.0.12527.20720+) 
    • Office 2021 (build 16.0.14326.204454+) 
    • Office for Windows, abonnement (versjon 1602, build 6741.0000+)
  • Mac: 
    • Office for Mac (v15.34+) 
  • Web: 
    • Office Online (365), med gjeldende versjoner av Chrome, Firefox, Safari eller Edge
    • Office Online Server (versjon 1608, build 7601.6800+)
• Grunnleggende Microsoft-krav for å bruke Office

Edge-nettlesere

For at tillegget skal fungere sømløst i nettleserne Edge-nettlesere, må du klarere nettstedene nedenfor i nettleserens sikkerhetskonfigurasjon:

• https://*.echocdn.com
• https://*.echosign.com
• https://*.adobesigncdn.com
• https://*.adobesign.com/
• https://*.microsoftonline.com
• https://*.office.com
• https://*.office365.com
• https://*.live.com (hvis du bruker en Live-konto)
• https://*.sharepoint.com
• Hvis du bruker et identitetsbehandlingssystem fra en tredjepart, må den URL-adressen også legges til.

Mac High Sierra OS

Brukere av High Sierra kan støte på et problem når de prøver å bruke tillegget fra Word-/PowerPoint-skrivebordsappene (versjon 16.11 og over) som sender en generisk feilmelding fra Adobe Acrobat Sign som sier at informasjonskapsler ikke er aktivert. 

Hvis dette skjer:

• Åpne tilleggets Innstillinger, og Logg av.
• Godkjenn på nytt til tjenesten ved å klikke på Kom i gang.

Kontakt kundestøtte hvis ny godkjenning ikke løser problemet.

Installere tillegget

1. Logg på 365-kontoen og velg alternativet Word eller PowerPoint.

2. Åpne en Word- eller PowerPoint-fil.

3. Gå til Sett inn-fanen på båndet, og velg deretter Office-tillegg fra Tillegg-delen på båndet.

4. En Office-tillegg-side åpnes. Velg alternativet Store.

5. Skriv inn Adobe i søkefeltet og klikk på søkeikonet.

6. Når du finner tillegget Adobe Acrobat Sign for Word/PowerPoint, klikker du på Legg til ved siden av oppføringen.

7. Når tillegget er installert, blir Adobe Acrobat Sign-ikonene lagt til på båndet på Hjem-fanen. Tre alternativer er tilgjengelig:

• Fyll ut og signer – For dokumenter som bare du må fylle ut og signere
• Send til signering – Dokumenter som minst én person utenom deg må signere
• Avtalestatus – En liste over de ti sist oppdaterte dokumentene.

Etablere godkjenningsrelasjonen

Når tillegget er aktivert, må du opprette en relasjon mellom Microsoft-kontoen og Adobe Acrobat Sign-kontoen din. Dette sikrer at du, og bare du, sender avtaler gjennom din Adobe Acrobat Sign-bruker.

Konfigurasjonsprosessen er rask og krever bare at du vet hvordan du godkjenner til de to systemene.

• Hvis du ikke har en Adobe Acrobat Sign-konto, er en gratis prøveversjon tilgjengelig. (Se trinn 3 nedenfor)
  • Kontoer i Acrobat Sign for Government-miljøet har ikke tilgang til kostnadsfrie prøveversjoner.

Når du har etablert denne relasjonen, trenger du ikke å godkjenne til Adobe Acrobat Sign igjen. Den godkjente relasjonen er varig med mindre du eksplisitt sletter den ved å logge av tillegget.

Merk: Office vil be brukeren om å godkjenne på nytt etter en time med inaktivitet, eller etter 24 timer.

Slik etablerer du klareringen:

1. Åpne en fil i Word eller PowerPoint (det som har tillegget aktivert)

2. Finn Adobe Acrobat Sign-ikonene på båndet, og klikk på Send til signering.

• Dette åpner tilleggspanelet til høyre i vinduet.

3. Klikk på Kom i gang -knappen i tilleggspanelet.

• Koblingen Få en gratis prøveversjon åpner et nytt vindu til siden Registrering for 30 dagers gratis prøveversjon av Adobe Acrobat Sign. Hvis du ikke allerede har en Adobe Acrobat Sign-konto, registrerer du deg for den gratis prøveversjonen før du fortsetter.
  
  • Kontoer i Acrobat Sign for Government-miljøet har ikke tilgang til gratis prøveversjoner.
    

4. Hvis du blir bedt om å godkjenne til Microsoft 365-miljøet, velger du brukeren du vil bruke. Brukeren du allerede er godkjent som, vises øverst i listen.

5. Når du blir bedt om å gi tilgang til tillegget, velger du Godta.

Det åpnes et nytt vindu for å registrere godkjenningen for Adobe Acrobat Sign.

6. Godkjenn med Adobe Acrobat Sign-legitimasjonen din. 

7. Når du er godkjent i Adobe Acrobat Sign, blir du bedt om å bekrefte tilgangen.  Klikk på Tillat tilgang.

Når Adobe Acrobat Sign-godkjenningen er fullført, endres tilleggspanelet til høyre slik at det viser startsiden for tillegget.  Klikk på Skjønner for å åpne konfigurasjonspanelet.

Bruke tillegget

Med tillegget aktivert kan du åpne hvilken som helst Word- eller PowerPoint-fil og starte en signaturprosess, akkurat slik du ville ved å logge på Adobe Acrobat Sign og laste opp filen.

Når det gjelder de to signaturfunksjonene, vil gjeldende dokument som er åpent i Word eller PowerPoint, legges ved automatisk, og det er et alternativ for å legge til flere filer.

Funksjonen Avtalestatus viser de nyeste avtalene og nyttige lenker for å samhandle med dem basert på deres gjeldende status.

To ting å merke seg:

• Når du bruker skrivebordsprogrammet (i motsetning til online), må en fil lagres minst én gang før den kan signeres/sendes.
• Brukeren blir bedt om å godkjenne på nytt hvis han/hun har vært inaktiv i én time, eller etter 24 timer med kontinuerlig bruk.

Fyll ut og signer

Med Fyll ut og signer-funksjonen kan du fylle ut et dokument og bruke en signatur. Ingen andre mottakere kan være en del av transaksjonen.

Når du har brukt signaturen, lagres dokumentet i Adobe Acrobat Sign-kontoen og kan vises, lagres som en PDF eller deles.

For å fylle ut og signere et dokument:

1. Velg Fyll ut og signer fra Adobe Acrobat Sign-panelet under Hjem-fanen.
2. I Fyll ut og signer-panelet som åpnes, kan du fjerne det vedlagte dokumentet eller legge til flere filer ved å velge + Legg til fil.
3. Når du er sikker på de valgte filene, velger du Fortsett.
4. I signeringsgrensesnittet som åpnes, velger du Ab for å fylle ut tekstfeltene etter behov. Du kan endre størrelsen på teksten ved å bruke verktøylinjen som vises.
5. For å fylle ut alternativfeltene, velger du det aktuelle punktalternativet fra toppmenyen.
6. Bruk signaturen din og initialene dine etter behov, og velg deretter Ferdig.
   Du må bruke minst én signatur.

Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se hvordan du fyller ut og signerer et dokument.

Når du fyller ut og signerer dokumentet, endres grensesnittet i Adobe Acrobat Sign-panelet i Word-/PowerPoint for å vise at signaturprosessen ble fullført.

Suksesspanelet inneholder følgende tre alternativer:

• Vis signert PDF – Åpner en ny fane som viser det signerte dokumentet
• Lagre en kopi – Åpner den signerte PDF-filen i det lokale systemet ditt der du kan lagre en kopi
• Adobe Acrobat Sign-meny – Oppdaterer tilleggspanelet for å vise de tre funksjonene 

Send til signering

Funksjonen Send til signering impliserer (og krever) at avtalen blir sendt til minst én mottaker utenom avsenderen.

Med filen åpen klikker du på Send til signering-ikonet på båndet for å åpne tilleggspanelet på høyre side i vinduet.

Konfigurere avtalen

Når du starter en avtale fra en åpen fil, må du merke deg at øverst i panelet vises listen med Dokument-filer som nylig er “vedlagt”.

1. Som standard blir filen som er åpen når du klikker på knappen Send til signering, automatisk vedlagt. Det er helt greit å slette standardfilen.

Rett til høyre for dokumentoverskriften er koblingen + Legg til filer som lar deg legge til flere filer i avtalen. Å legge til avtaler fungerer akkurat på samme måte som i web-programmet. Dokumentene presenteres for mottakerne i samme rekkefølge som de er oppført i tilleggspanelet.

2. Rett nedenfor Dokumenter-delen er Mottakere oppført.

Klikk i det hvite feltet under Mottakere-overskriften, og begynn å skrive inn et navn eller en e-postadresse. Tillegget viser kontakter fra 365-kontaktlisten din som samsvarer med strengen du har skrevet inn, for å hjelpe deg med å finne riktig mottaker.

Rekkefølgen som mottakerne er angitt i, dikterer signeringsrekkefølgen for avtalen (i en sekvensiell signeringsprosess).

Merk: Hvis du er vant til å angi mottakerroller, må du være oppmerksom på at alle mottakere anses som Underskrivere når de konfigureres i tillegget. Hvis det trengs andre roller, klikker du på koblingen Flere alternativer under knappen Send / Fortsett.

I tillegg er all verifisering e-postbasert. Hvis du krever verifisering med to faktorer, klikker du på Flere alternativer.

3. Under Mottakere-listen er Melding-delen, som består av to felt.

Det øverste feltet er navnet på avtalen. Som standard tar dette feltet navnet på det åpne dokumentet. Du kan endre det manuelt til hvilket som helst navn.

Det andre feltet er meldingsteksten som vises i e-postmeldingen når mottakerne blir bedt om å signere avtalen. Det er satt inn en generisk verdi som kan endres fritt.

Dette meldingsfeltet har en grense på 1000 tegn.

I øverste høyre hjørne av Melding-delen er en Fjern melding-kobling som fjerner alt innhold fra Melding-vinduet.

Meldingsmaler eller Private meldinger kan inkluderes ved å klikke på koblingen Flere alternativer.

4. Rett under Melding-feltet er den valgfrie avmerkingsboksen Forhåndsvis og send. Hvis du merker av i denne boksen, åpnes en vindusversjon av redigeringssiden som viser alle standardfeltene og verktøyene for oppretting av skjemaer.

Redigeringssiden åpnes ikke før du klikker på Fortsett-knappen.

5. Send/fortsett-knappen sender avtalen slik den i øyeblikket er konfigurert.  Hvis avmerkingsboksen Forhåndsvis og send er merket, åpnes redigeringssiden slik at du kan plassere felt i dokumentet.  Når alle feltene er plassert, klikker du på Send-knappen nederst til høyre på redigeringssiden.

6. Under Send/fortsett-knappen er koblingen Flere alternativer. Hvis du klikker på denne koblingen, vises en vindusversjon av Send-siden i web-programmet, som viser alle standardalternativene som du ville sett i programmet. All konfigurering som gjøres i tilleggspanelet, vises i Send-vinduet, og er fullt redigerbar.

Alle felt og alternativer er tilgjengelige akkurat som på Send-siden i web-programmet, og alle endringer til mottaker- eller fillisten inkluderes i avtalen.

Rull ned til bunnen av vinduet og klikk på Neste for å redigere, eller fjern merket i Forhåndsvis og legg til signaturfelt-boksen og klikk på Send.

Avtalen sendes, og tilleggspanelet viser en suksessmelding.

To alternativer er tilgjengelige i panelet etter sending:

• Vis avtale – Åpner en vindusvisning av avtalen som akkurat ble sendt
• Adobe Acrobat Sign-meny – Dette alternativet endrer panelet slik at det viser alternativene for tilleggsfunksjonen (Send til signering)

Avtalestatus

Alternativet Avtalestatus viser de ti siste avtalene (basert på sist oppdatert-datoen) som fremdeles er åpne og venter på en handling. Dette inkluderer utkast som venter på redigering, avtaler som venter på signaturen din, og avtaler som venter på en annen mottaker.

Hver oppførte avtale kan utvides for å vise den siste hendelsen som er lagt inn for den avtalen, for å angi hvor avtalen er i signeringsprosessen.

• De tre siste hendelsene som er logget mot avtalen, vises (Opprettet, Vist, Signert osv.), med den nyligste øverst.
• Hvis du klikker på koblingen Vis avtale innenfor avtaleinformasjonen, åpnes et nytt vindu som viser dokumentet i dets gjeldende tilstand.
• Dokumenter som venter på signering, viser en Signer avtale-kobling som åpner et nytt vindu som inneholder dokumentet klart for signering.

Nederst i hendelseslisten er koblingen Spor alle avtaler, som åpner en vindusforekomst av Behandle-siden fra programmet. Fra Behandle-siden er hele historikken for kontoen tilgjengelig.

Innstillinger for tillegg

Helt nederst i tilleggspanelet, til høyre for Adobe Document Cloud, er et tannhjulikon som åpner innstillingene for tillegget:

Oppgrader – Bare kontoer med prøveversjon

Denne koblingen åpner et nytt vindu til Adobe Acrobat Sign-oppgraderingsprosessen der du kan kjøpe tilgang til Adobe Acrobat Sign med et månedlig abonnement.

Logg av – Bryter godkjenningsrelasjonen

Relasjonen mellom dine Outlook- og Adobe Acrobat Sign-brukerkontoer blir «husket» av tillegget, og derfor trenger du ikke å godkjenne hver gang du bruker tillegget.

Det er imidlertid ikke uvanlig at noen brukere sender avtaler fra flere Adobe Acrobat Sign-kontoer.  Dette gjør det nødvendig at brukeren bruker Logg av-funksjonen for å bryte den eksisterende klarerte relasjonen og så etablere en ny relasjon med den nye Adobe Acrobat Sign-brukerkontoen.

Hvis du skal bryte relasjonen, klikker du på tannhjulikonet nederst til høyre i tilleggspanelet. Det åpnes en popup-meny, og Logg av-alternativet er øverst på den menyen.

Hjelp

En kobling til denne veiledningen og eventuelt annet innhold som omhandler tillegget.

Om

Dette vil åpne et lite popup-vindu som viser informasjon om tillegget du bruker.

Personvern Policy

Dette er en kobling til Adobes personpolicy.

Admin – Gjør det mulig for brukere å samtykke til apper

Office 365-administratoren må tillate at brukere samtykker til bruk av apper.

Slik gjør du dette:

    1. Logg på som Office 365-administrator.

    2. Klikk på Administrasjonsportal.

    3. Klikk på Administrasjonssentre > Azure AD.

        ○ Dette åpner Administrasjonssenter for Azure Active Directory.

    4. Naviger til: Brukere og grupper > Brukerinnstillinger.

    5. Sørg for at Brukere kan samtykke i at apper har tilgang til bedriftsdata på deres vegne er satt til Ja.

Admin – Installere på leiernivå

Installering på leiernivå tillater at administratoren viser tillegget som standard. Det gjør at brukerne slipper installering og sikrer at alle brukere har tilgang uten problemer.

Aktiveringen er rask og enkel, og tar bare ca. 5 minutter:

1. Logg på som Leieradministrasjon og naviger til Administrator-panelet.

2. Klikk på Tjenester og tillegg på menyen til venstre.

3. Klikk på + Last opp tillegg.

• Dette åpner panelet Nytt tillegg.

4. Klikk på Neste

• Nytt tillegg-panelet oppdateres for å gi deg alternativene for å laste opp tilleggsfilen.

5. Velg Jeg ønsker å legge til et tillegg fra Office Store.

6. Søk etter Adobe Acrobat Sign, og velg det.

7. På Adobe Acrobat Sign-tilleggspanelet klikker du på Neste.

8. Adobe Acrobat Sign-panelet oppdateres og viser alternativene for tilgang til tillegget:

• Alle – Aktiverer tillegget for alle i organisasjonen din
• Bestemte brukere/grupper – Lar deg velge hvilke grupper i organisasjonen tillegget skal aktiveres for
• Bare meg – Dette aktiverer tillegget bare for din bruker

9. Klikk på Lagre når du har valgt alternativ.

10. Klikk på Lukk i det siste landingspanelet.

Vanlige spørsmål