Overview

A integração do Adobe Sign para o Microsoft SharePoint fornece uma solução integrada para criar, enviar, rastrear e gerenciar assinaturas eletrônicas. A integração está disponível para a instância do Microsoft SharePoint 2013 ou 2016 no local do SharePoint. A solução é desenvolvida como uma solução de farm para o Microsoft SharePoint e oferece:

  • Capacidade de adicionar a página Gerenciar do Adobe Sign como parte da Web do SharePoint, que pode ser usada pelos usuários do SharePoint, para acompanhar e atualizar os contratos
  • Envio de qualquer documento de uma biblioteca de documentos do SharePoint para assinatura
  • Capacidade de enviar documentos a um único destinatário ou envio a um lote de destinatários usando listas do SharePoint e dados de mapeamento de listas do SharePoint em documentos, quando os documentos tiverem sido enviados para assinatura
  • Arquivamento de todos os contratos assinados no SharePoint

Neste documento, o termo “Contrato" é usado de forma flexível para descrever as transações ou documentos que foram (ou ainda serão) enviados para assinatura/aprovação.

"Destinatário" é o termo genérico usado para qualquer signatário, aprovador ou delegador de um Contrato (basicamente qualquer pessoa que você envia o documento para alguma ação).

Para os usuários que estão atualizando de uma versão anterior

Se você estiver atualizando de uma versão anterior do eSign (ou do EchoSign) para o SharePoint, esteja ciente de que todos os padrões anteriores de modelos de contratos precisarão ser recriados, conforme descrito na seção Definir suas configurações pessoais.


Acessar os recursos do Adobe Sign

O Adobe Sign é um pacote de solução de farm que é instalado pelo seu administrador do SharePoint. Como usuário, você verá a guia do Adobe Sign na parte superior do site do SharePoint.

Clicar na guia Adobe Sign expõe a faixa de opções com todos os recursos disponíveis do Adobe Sign.

Imagem dos ícones do Adobe Sign na faixa de opções

A faixa de opções consiste em cinco ícones:

  • Enviar para assinatura
  • Status do contrato
  • Modelo de biblioteca
  • Gerenciar contratos
  • Configurações

Desses, os primeiros quatro são ações que você pode usar regularmente para criar e enviar contratos.

O último ícone, Configurações, é onde você pode definir seu modelo de contrato. Depois de definido, provavelmente, você não retornará à página, a menos que queira ajustar o modelo.  Vamos começar lá.


Defina as configurações personalizadas

Suas configurações personalizadas permitem definir um nome padrão e uma mensagem para todos os contratos enviados do SharePoint, usando o aplicativo do Adobe Sign.

 

Página Configurações do Adobe Sign

O campo Nome do contrato(máx. de 255 caracteres) permite incorporar qualquer string que identifique o contrato.  Essa sequência de caracteres preenche a linha de assunto do email dos destinatários (destacada em amarelo abaixo) e também como o valor de nome na página Gerenciar. Fornecer um nome exclusivo e significativo para o contrato ajudará seus destinatários a identificar mais prontamente seu email e poderá melhorar sua capacidade de pesquisar o contrato, se necessário.

A Mensagem do contrato é um campo de texto sem formatação onde você pode incorporar todas as instruções ou comentários que forem justificados (destacada em verde abaixo). A mensagem aparece no email Assinar enviado para todos os destinatários e não deve ser usada como as anotações pessoais que você pode anexar para cada destinatário.

Exemplo de como os valores das configurações pessoas afetam o modelo de email


Modelos de documento nas listas personalizadas

Logo abaixo dos campos de mensagem e nome do contrato padrão existem duas configurações que controlam como os documentos podem ser anexados ao enviar um contrato a partir de uma lista.

O comportamento padrão é permitir que o remetente selecione um documento a partir do SharePoint.

Duas opções estão disponíveis para o usuário modificar a experiência padrão:

Para listas personalizadas, usar um modelo de documento de fora do SharePoint - Quando ativado, o remetente ignora a opção para anexar um documento a partir do SharePoint. Em vez disso, serão apresentadas as opções de anexo de arquivo conforme configurado no sistema do Adobe Sign.  Isso pode incluir um ou mais destes procedimentos:

o Anexar do sistema local

o Anexar da biblioteca de modelos do Adobe Sign

 

Logo abaixo dos campos de mensagem e nome do contrato padrão existem duas configurações que controlam como os documentos podem ser anexados ao enviar um contrato a partir de uma lista.

O comportamento padrão é permitir que o remetente selecione um documento a partir do SharePoint.

Duas opções estão disponíveis para o usuário modificar a experiência padrão:

Para listas personalizadas, usar um modelo de documento de fora do SharePoint - Quando ativado, o remetente ignora a opção para anexar um documento a partir do SharePoint. Em vez disso, serão apresentadas as opções de anexo de arquivo conforme configurado no sistema do Adobe Sign.  Isso pode incluir um ou mais destes procedimentos:

o Anexar do sistema local

o Anexar da biblioteca de modelos do Adobe Sign

            Quando a opção não estiver ativada, você será solicitado a selecionar um modelo de documento na lista de documentos do SharePoint.

send_from_list

► Para listas personalizadas, sempre usar o modelo de documento designado - Quando ativado, o SharePoint lembra o arquivo que você anexou e o anexa automaticamente ao próximo contrato criado de uma lista, ignorando a etapa de seleção de arquivos.  Ótimo para quando você usa o mesmo documento várias vezes.


Enviar um contrato

Iniciar o contrato

A finalidade do Adobe Sign é enviar contratos e obter assinaturas e, no ambiente do SharePoint, há quatro métodos para começar esse processo:

  • Envio da faixa de opções
  • Envio via clique com o botão direito do mouse
  • Enviar de listas

Todas as três opções abrem a página de configuração que permite definir os destinatários e a ordem de assinatura se mais de uma assinatura for necessária.

Observação:

Os documentos enviados por meio do SharePoint não podem exceder 50 MB. 

Envio da faixa de opções

Enviar da faixa de opções é o método a ser usado se você precisar anexar múltiplos documentos do SharePoint:

  1. Selecione os documentos a serem enviados clicando na seleção à esquerda do nome do documento
  2. Clique na guia na faixa de opções na parte superior da página
    • Todos os documentos selecionados são anexados automaticamente
  3. Clique no ícone Enviar para assinatura
Enviar do ícone Enviar para assinatura na faixa de opções

Enviar via clique com o botão direito do mouse

Enviar clicando com o botão direito do mouse permite enviar rapidamente qualquer documento em uma lista de documentos, mas somente anexa o arquivo ao contrato:

  1. Clique com o botão direito do mouse no documento que você deseja enviar para assinatura
  2. Selecione as reticências (...) para abrir o menu de contexto
  3. Selecione Enviar para assinatura no menu
Envio do menu de contexto acessado ao clicar com o botão direito do mouse

Enviar das listas

O envio a partir de uma lista segue o mesmo processo do envio de um documento; você pode enviar da faixa de opções ou usando o método de clique com o botão direito do mouse.

Há duas diferenças importantes:

  • Nenhum documento será anexado automaticamente. Com base em suas configurações pessoais, você tem que:
  • O PDF da cópia assinada retornado (e, possivelmente, a trilha de auditoria) será adicionado à lista, em vez de ser entregue em uma nova pasta.
    • A menos que uma pasta de Armazenamento de documentos tenha sido definida pelo administrador do SharePoint e, nesse caso, o PDF será entregue a essa pasta.

Configurar o contrato

Quando um novo contrato for aberto, você verá a página de configuração, que pode ser exibida em quatro seções para tarefas específicas:

A. Destinatários - A pessoa que assina ou aprova o contrato

B. Detalhes da mensagem - O nome e a mensagem global para o contrato

C. Opções - Recursos opcionais relativos ao contrato

D. Arquivo – Os documentos/arquivos reais que você precisa assinar/aprovar

○ Observe que o documento que você usou para iniciar o contrato será anexado automaticamente ao contrato.

A definição seccional da página Enviar

Seção de destinatários

Na seção Destinatários, a opção superior solicita que você selecione o fluxo de trabalho básico da ordem de assinatura:

• Quando Concluir em ordem está ativado (como mostrado acima), os destinatários são numerados para indicar a ordem de participação e um processo de assinatura sequencial é respeitado de uma etapa de assinatura à seguinte

○ Dentro das etapas sequenciais, é possível definir as etapas "container", que permitem:

► Um subconjunto de signatários para assinar em paralelo (fluxo de trabalho híbrido)

► Um grupo de pessoas, qualquer uma das quais pode assinar por todo o grupo (Grupo de destinatários)

• Quando Concluir em qualquer ordem está ativado, os destinatários não são numerados e assinaturas paralelas podem ocorrer.

Exemplo de Seção de destinatários

À direita da opção de ordem de assinatura, você verá dois links:

  • Me adicionar - Clique neste link para se inserir como signatário seguinte na ordem de assinatura.
  • Adicionar grupo de destinatários - Clique neste link para criar uma etapa “contêiner”, na qual você pode definir um grupo de signatários que possam assinar. por exemplo, crie um grupo para a equipe de RH, mas somente uma pessoa do RH assina.

Cada destinatário é criado com cinco elementos:

Identificação de cada seção de destinatários

A. Etapa de assinatura - Define quando no processo o destinatário recebe acesso ao contrato (quando Concluído em ordem está ativado)

B. Função - Define como o destinatário pode interagir com o documento

○ Signatários (padrão) - Destinatários que devem aplicar ao menos uma assinatura

○ Aprovadores - Os destinatários que avaliam e aprovam o documento, mas não precisam assinar legalmente

○ Delegadores - Destinatários que não devem assinar ou aprovar. Delegarão a capacidade para assinar ou aprovar a outra parte

C. Endereço de email – Quem é o destinatário? Deve ser um endereço de email pessoal

D. Processo de verificação – Como o destinatário deve ser controlado?

○ Email (padrão) - A autenticação é baseada no acesso à caixa de entrada de email

○ Senha - Uma senha alfanumérica gerada por um remetente que deverá ser comunicada ao destinatário externamente

○ Social - Autenticar a uma rede social de terceiros como o Facebook ou o LinkedIn

○ KBA (Somente EUA) - A autenticação baseada em conhecimento exige que o destinatário insira o número do CPF e gere várias perguntas não-triviais baseadas em bancos de dados públicos

○ Telefone - Exige que o remetente forneça o número de telefone do destinatário para enviar um código por SMS quando sua assinatura for necessária

E. Observação particular (opcional) - O remetente pode fornecer instruções individuais para cada destinatário e elas aparecem quando o destinatário visualiza o contrato

O link Mostrar CC abaixo da lista de destinatários expõe um campo no qual você adiciona um endereço de email para enviar uma cópia (CC) do contrato, sem permitir o acesso para assinatura/aprovação.

 

Fluxos de trabalho híbridos

Um fluxo de trabalho "híbrido" é um exemplo de ordem de assinatura sequencial em que uma ou mais das etapas de assinatura incluem dois ou mais destinatários que acessam o documento ao mesmo tempo. Todos os assinantes de etapa "paralela" deverão concluir sua parte antes de o processo sequencial passar para a próxima etapa de assinatura.

Exemplo de lista de destinatários

Por exemplo, na imagem acima, temos um ciclo de assinatura de três etapas:

A Etapa 1 é fclarke@gmail.com. Quando o contrato for enviado para assinatura, apenas fclarke será notificado. Quando fclarke assinar o documento, ele continua para a próxima etapa.

A Etapa 2 é a etapa híbrida. Você pode ver que os três destinatários recebem o mesmo número (2), e isso significa que o Adobe Sign notificará todos esses destinatários ao mesmo tempo.  Podem aplicar suas assinaturas em qualquer ordem, mas todos devem concluir suas partes antes de mover o ciclo de assinatura para a próxima etapa.

A Etapa 3 é outro destinatário individual, mas, desta vez, é definido como um Aprovador (o ícone de verificação vs. ponta de caneta). Quando o destinatário da “Etapa 3” aplica sua aprovação, o contrato é concluído, o documento é executado totalmente e todas as partes serão notificadas com uma cópia do documento no formato PDF.

Para criar um grupo híbrido, insira os endereços de email de cada parte como se fossem destinatários individuais e, em seguida, clique e arraste o campo Destinatário sobre outro no grupo híbrido. Você verá na tela a mensagem que está criando um grupo paralelo.

Ilustração de como arrastar e soltar os campos para criar o grupo híbrido

Grupos de destinatários

Os grupos de destinatários são úteis quando você precisa assinar de uma organização, mas não de um indivíduo específico nesse grupo.  

Exemplo de Grupo de destinatários

Por exemplo, na imagem acima é possível visualizar um ciclo de assinatura de três etapas:

A Etapa 1 (JoseSilva) é um signatário e será notificado de que sua assinatura é necessária assim que o contrato for enviado.  Quando JoseSilva aplica a sua assinatura, o contrato é movido para a etapa 2.

A Etapa 2 é um grupo de destinatários aprovadores com o nome “Grupo de RH". Quatro signatários foram inseridos no grupo e cada um recebeu um processo de verificação diferente (apenas como exemplo). Quando ambos os destinatários identificados aplicarem sua aprovação, o contrato continuará para a terceira etapa.

A Etapa 3 é um signatário individual. Quando esta assinatura final for concluída, o documento será executado totalmente e todas as partes serão notificadas com uma cópia do documento no formato PDF.

Para criar um Grupo de destinatários, clique no link Adicionar grupo de destinatários na parte superior direita do campo do destinatário. Isso cria o contêiner no qual você será solicitado a digitar o nome do grupo e os destinatários potenciais.

Observação:

Todos os membros do grupo de destinatários receberão uma cópia final em PDF do documento assinado, mesmo que não tenham assinado especificamente o documento.


Seção de mensagens

A seção de Mensagem contém dois campos que podem melhorar significativamente seu sucesso e, se você configurou seu modelo pessoal, esses campos serão preenchidos automaticamente com os valores definidos.

O campo Nome do contrato permite incorporar qualquer string que identifique o contrato. 

Observação: Esse valor pode ser editado até que o contrato seja enviado.

A Mensagem do contrato é um campo de texto sem formatação onde você pode incorporar todas as instruções ou comentários que forem justificados.

  • Se a sua conta estiver configurada para usar modelos de mensagem, o link para acessar os modelos será exibido na parte superior direita da seção de mensagens.

Seção de opções

A seção Opções permite controlar melhor o documento depois de enviado:

  • Proteger com senha - Exige que todos os destinatários digitem uma senha para abrir e visualizar o PDF assinado.  Essa senha é definida pelo remetente e deve ser comunicada externamente. O Adobe Sign não registra essa senha; portanto, não esqueça ela!
  • Prazo de conclusão - Defina o número de dias após os quais o contrato vence e não pode mais ser concluído.
    •  O prazo de conclusão é visível somente se permitido por seu administrador.
  • Definir lembrete - Configure a frequência de envio dos lembretes até a data de conclusão do contrato. Somente os destinatários atuais serão notificados
  • Idioma do destinatário - Selecione o idioma a ser utilizado nos emails enviados a destinatários e durante a experiência de assinatura.
Ilustração da seção Opções

Seção Arquivos

Anexe os documentos da transação na seção Arquivo. O documento origina; que você usou para iniciar o contrato já deve estar anexado.

O Adobe Sign combinará todos os documentos em um PDF abrangente para o processo de assinatura e criará o PDF com base na ordem em que os documentos estão listados. Os documentos podem ser reorganizados, clicando e arrastando um documento para um novo local de lista.

Os arquivos podem ser anexados da biblioteca do Adobe Sign, Google Docs, Box.net, Dropbox ou ser carregados do sistema local usando a pesquisa de arquivos ou o recurso de arrastar e soltar.

Os tipos de arquivos permitidos são: Word, Excel, PowerPoint, WordPerfect, PDF, JPG, GIF, TIF, PNG, BMP, TXT, RTF, HTML

Painel Imagem dos arquivos selecionados

Visualizar e adicionar campos de assinatura

Logo abaixo da lista de arquivos, você verá a caixa de seleção Visualizar e adicionar campos de assinatura.  Esta opção permite abrir os documentos carregados e posicionar os campos de formulário conforme necessário no documento. 

Você deve adicionar ao menos os campos de assinatura, mas há vários outros campos que você pode usar para criar formulários complexos, se desejar.

Observação:

Se nenhum campo de assinatura for inserido, o Adobe Sign adicionará automaticamente um bloco de assinatura na parte inferior do documento.  Se não houver espaço, uma nova página será adicionada para acomodar as assinaturas.

Rastrear seus contratos

Status do contrato

Quando um contrato é enviado, o progresso pode ser melhor acompanhado na página de Status do contrato, que pode ser acessada pelo ícone Status do contrato na faixa de opções do Adobe Sign.

O ícone de Status do contrato na faixa de opções

A página Status do contrato mostrará todos os contratos que você tem autorização para ver e que foram enviados do ambiente do SharePoint.

A ordem de listagem padrão é pela data de envio, com a mais recente na parte superior da lista: 

A página de status do contrato

Para filtrar os contratos em sua visualização, você pode usar o campo de pesquisa no canto superior direito da página.  Este campo de pesquisa buscará qualquer linha de string em qualquer um dos campos, e retornará todas as correspondências:

Exemplo de como pesquisar troncos de string

Pesquisa de status do contrato pelo documento ou lista

Você pode localizar facilmente todos os contratos enviados usando um documento ou uma lista do SharePoint, fazendo o seguinte:

  1. Localize e selecione o documento/item de lista que você deseja pesquisar.
  2. Clique na opção Status do contrato (na faixa de opções ou com um clique com o botão direito do mouse no menu de contexto).
Resultados da pesquisa por documento

Atualizar o status do contrato

A coluna na extremidade direita da tabela de Status do contrato é uma ação “Atualizar” que consultará ativamente o Adobe Sign para realizar uma atualização do status do contrato.  O SharePoint atualizará automaticamente todos os contratos que ainda estão aguardando a ação do destinatário em uma base regular. A ação Atualizar permite que você atualize o contrato fora do ciclo quando precisar saber o status em tempo real.

Excluir o registro do contrato

O último ícone na extremidade direita da página de status do contrato é o ícone Excluir.  Esta ação excluirá o registro do contrato no SharePoint, mas não cancela nem exclui o contrato no Adobe Sign.  Essa ação deverá ser usada com cuidado porque não pode ser desfeita.

Observação:

  • Se o contrato estiver concluído (Assinado ou Aprovado), o nome do contrato será transformado em um link e mostrará o documento concluído quando clicado.
  • Se o contrato estiver em um estado terminal (Assinado, Cancelado/Recusado, Expirado), a ação Atualizar estará desativada.
  • Se o contrato não estiver em um estado terminal, a ação Excluir estará desativada.


Documentos assinados

Dependendo de como o Administrador do SharePoint configurou o pacote do Adobe Sign, os documentos assinados serão retornados para:

  • Uma pasta global - Todos os documentos concluídos estarão nesta pasta, se tiverem sido configurados dessa forma
  • Uma nova pasta na biblioteca de origem - Se nenhuma pasta Global for identificada, uma nova pasta denominada “Contratos assinados” será criada na biblioteca de Documentos onde o contrato foi criado/enviado. Todos os contratos concluídos e enviados de uma mesma biblioteca terão seus PDFs concluídos retornados à mesma pasta de Contratos assinados
  • Anexado ao item de lista– Se tiver enviado um contrato de um item de lista, os anexos estarão contidos na lista
Exemplo de como anexar documentos concluídos a uma lista

Gerenciamento de contratos

O ícone Gerenciar contratos abre uma exibição diferente e mais habilitada dos contratos relacionados ao usuário.  Enquanto que a página de status do contrato mostra uma visualização simples de todos os contratos com a opção de atualizar seus status, a exibição Gerenciar contratos oferece uma visualização mais detalhada dos contratos e opções adicionais para modificar as propriedades do contrato.

O ícone Gerenciar contrato na faixa de opções

Gerenciar a estrutura de páginas

A página Gerenciar tem vários recursos incorporados para explorar. Para simplificar, podem ser divididos em quatro áreas funcionais:

A. Filtros do contrato

B. Lista de contratos

C. Metadados do contrato

D. Ferramentas do contrato

Exibição seccional da página Gerenciar

Filtros do contrato

Ao longo da parte superior da página temos quatro ferramentas para ajudar a localizar contratos específicos filtrando as listas abaixo. As listas suspensas são preenchidas dinamicamente a partir dos contratos carregadas nas listas. Eles são:

  • Filtrar por nome ou empresa - Essa é uma lista de todos os nomes e nomes de empresa que foram inseridos como um campo do signatário nos seus contratos. Selecionar qualquer item na lista de opções filtrará todos os outros contratos.
  • Filtrar por status do documento - Essa lista recolhe efetivamente todas as seções da lista, exceto as que você selecionar.
  • Filtrar por proprietário do documento - Útil se você visualizar contratos de outros usuários do Adobe Sign, essa opção limitará as listas para mostrar somente os contratos do proprietário (remetente) selecionado.

O campo de texto na extremidade direita permite que você procure qualquer sequência de caracteres que seja o nome do destinatário, o nome da empresa, o email do destinatário ou o nome do documento.

 

Lista de contratos

O corpo principal da página contém as listas dos contratos aos quais você está conectado.  Cada contrato que envolve você (o que significa o endereço de email usado para fazer logon no Adobe Sign) será refletido em algum lugar na lista. Não apenas os contratos que você emitiu, mas também os contratos que foram enviados para você assinar/aprovar, bem como qualquer contrato recebido como cópia.

A lista é dividida em seções que podem ser recolhidas e que exibem o status do contrato. Da parte superior:

  • Aguardando que você aprove/assine - Esses contratos ficam na parte superior da lista, pois estão todos a espera de uma ação sua
  • Rascunho - Esses contratos foram criados até o ponto em que foram enviados ao ambiente de criação, mas nunca foram enviados para assinatura

○ Clique no link editar para abrir o documento no ambiente de criação e concluir o processo de envio

  • Enviados por para serem assinados - Esses contratos estão no processo de assinatura e aguardam a assinatura/aprovação de outras pessoas
  • Assinados – Contratos totalmente executados/concluídos
  • Cancelou/recusou - Qualquer contrato que foi cancelado por você, ou recusado por um destinatário por alguma razão
  • Arquivados - Arquivos que foram carregados no sistema do Adobe Sign. Este documento não faz parte de um processo de assinatura legal gerenciado por meio do Adobe Sign.
  • Modelos de biblioteca – Qualquer modelo criado por você ou compartilhado com você por outra pessoa no seu grupo/conta

○ A capacidade de editar o modelo está reservada ao proprietário (criador) do modelo

○ Clicar no link enviar iniciará um novo contrato com o modelo já anexado

  • Widget - Uma lista de todos os Widgets criados por você
  • Use o link obter código para expor o URL, o código HTML ou o código JavaScript

Os cabeçalhos ao longo da parte superior das listas classificarão os conteúdos de cada seção com um clique. Clicar neles novamente reverterá a ordem de classificação.

Os registros individuais contêm as seguintes informações:

Exemplo de registro na página Gerenciar
  • Nome - O valor de nome refletirá o nome ou o endereço de email do primeiro destinatário que não é o remetente

○ Um endereço de email é usado se o destinatário nunca tiver assinado um documento através do sistema do Adobe Sign.

○ Depois que um valor de nome é incorporado durante o processo de assinatura, o email é substituído pelo nome

  • Empresa – Se o primeiro destinatário inseriu um nome da empresa, em um campo de assinatura ou fazendo logon e atualizando seu perfil, esse valor de nome será refletido aqui

○ Se você não incluir os campos de Nome da empresa nos seus contratos, esta coluna permanecerá amplamente vazia

  • Título do documento – Este é o nome do contrato
  • Indicadores de ícone - Há quatro ícones que indicam que controles adicionais estão em vigor:

○ Notas - Um ícone de balão de texto indica que há notas anexadas ao contrato que podem ser visualizadas clicando na guia Notas na seção de ferramentas

○ lembretes - O ícone de sino indica que pelo menos um lembrete está definido para o contrato que pode ser revisado clicando na guia Lembretes na seção de ferramentas

○ Proteção por senha - Um ícone de cadeado de teclado indica que o documento está protegido por senha para visualização

○ Conteúdo do campo - Encontrado somente em contratos assinados, este ícone abre um arquivo CSV que mostra todos os dados de campo coletados no documento

  • Data - Essa data mostra a data da Última modificação, que significa a última vez em que o documento foi atualizado durante um evento de envio ou assinatura/aprovação

 

Metadados do contrato

Quando um contrato é selecionado nas listas, seus metadados são exibidos neste pequeno painel.  Os dados incluídos são:

O painel de metadados do contrato
  • Nome do contrato – O nome fornecido para o contrato quando ele foi criado

○ Modificar contrato - Se o contrato for qualificado para modificação, a opção Modificar contrato será exibida ao lado do nome do contrato

  • De – A pessoa que enviou o contrato (e o nome da empresa, se conhecido)
  • Para – O primeiro signatário do contrato (e o nome da empresa, se conhecido)
  • Data – O registro de data e hora da última modificação do contrato
  • Status - O status funcional atual do contrato

○ Link Substituir signatário - Se o contrato permitir ao remetente substituir o signatário atual, o link será exibido abaixo do status. Isso é útil se você tiver enviado o contrato para o email errado ou se o signatário atual estiver indisponível

○ Carregar uma cópia assinada - Se as configurações da conta permitirem, um link para carregar o documento assinado será exibido abaixo do status.  Isso é útil na pontual ocasião quando alguém imprime o documento, assina e o envia de volta para você

  • Mensagem - A mensagem original inserida no campo Mensagem
  • Data de expiração- Este campo exibirá a data de cancelamento automático do contrato

○ Adicionar/Editar - Se a sua conta estiver configurada para permitir datas de expiração, um link para adicionar ou editar a data de expiração do contrato estará disponível 

 

Ferramentas do contrato

O painel Ferramentas do contrato permitirá acessar alguns controles para gerenciar ou entender melhor seus contratos.

O painel Ferramentas do contrato
  • Exibição - Uma miniatura do contrato em seu estado atual será mostrada.
  • Compartilhar – Compartilhar um documento com este recurso solicitará a incorporação de um endereço de email e uma mensagem; uma cópia do contrato em seu estado atual deve ser enviada para este email e o documento deve ser adicionado à guia Gerenciar do endereço de email designado.
  • Proteger - Somente disponível se o documento ainda não estiver concluído, esta guia permitirá estabelecer uma proteção contra a visualização do documento após o seu envio.
  • Lembrar – Os lembretes podem ser criados ou excluídos após o envio do contrato usando este painel. Além disso, é possível enviar um lembrete em tempo real ou em uma data específica.
  • Histórico – Esta guia é uma lista inclusiva de todos os eventos registrados pelo contrato, começando com o evento Enviar e terminando com o evento final de assinatura.

○ Relatório de auditoria – Este link gera um relatório estendido em PDF do histórico do contrato, incluindo parâmetros detalhados como o endereço IP de cada evento.

  • Notas – Você pode adicionar uma nota pessoal a qualquer contrato. Essa nota é pessoal apenas para você, e não é compartilhada com qualquer outro usuário ou signatário.

Links rápidos para tarefas comuns

Abaixo encontra-se uma referência rápida para as tarefas mais comuns que você pode precisar realizar, seguida de uma pesquisa de alto nível sobre a página de gerenciamento e as referências do recurso.

Modelos (de documentos) da biblioteca

O ícone Modelos da biblioteca na faixa de opções do Adobe Sign permitirá enviar um documento do SharePoint ao ambiente de criação do Adobe Sign, no qual você poderá inserir campos de formulário e salvar o formulário habilitado para campos em sua biblioteca do Adobe Sign.

Observação:

O documento original no SharePoint não será modificado.  O novo modelo de documento existe apenas no site do Adobe Sign e deve ser anexado por meio da opção Biblioteca de documentos na seção Arquivos do contrato.

Para ciar um modelo de documento:

  1. Clique no documento que você deseja transformar em um modelo
  2. Clique no ícone Modelo de biblioteca na faixa de opções (ou clique com o botão direito do mouse e escolha no menu)
    • O ambiente de criação do Adobe Sign abrirá, mostrando todo o documento
  3. Posicione os campos obrigatórios no documento
    • Se você estiver criando um modelo que precisa da entrada/assinatura de duas pessoas, posicione todos os campos para o primeiro destinatário.  Em seguida, altere o campo Destinatários para o Participante 2 e, em seguida, posicione os campos para o segundo signatário/aprovador.

Observação:

Ao criar um modelo no ambiente de criação, você somente pode criar o documento para até dois destinatários.  Se você precisar de mais, o documento terá que ser criado com o Acrobat ou usando Tags de texto

Exemplo de lista de destinatários

4. Quando o modelo estiver concluído, clique no botão Salvar no canto inferior direito.

• Isso salva o modelo à biblioteca do Adobe Sign.  

 


Cópia do PDF para download

Download

Esta obra está licenciada sob uma licença não adaptada da Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0  As publicações do Twitter™ e do Facebook não são cobertas pelos termos do Creative Commons.

Avisos legais   |   Política de privacidade online