Création d’un modèle de bibliothèque

Un modèle de bibliothèque est un objet réutilisable. Vous pouvez créer un calque de champ de formulaire qui peut être appliqué à n’importe quel document téléchargé ou un document réutilisable à partager avec les utilisateurs de votre compte. En tant que créateur du modèle de bibliothèque, vous pouvez choisir qui a accès au modèle. Vous êtes en outre la seule personne autorisée à modifier ou supprimer le modèle.

Remarque :

Seul l’utilisateur qui crée le modèle peut le modifier ou définir le niveau d’autorisation.

Étapes rapides

  1. Dans la page d’accueil, cliquez sur Ajouter un modèle à la bibliothèque.
  2. Attribuez un nom au modèle.
  3. Sélectionnez le document à utiliser.
  4. Cochez Créer comme document réutilisable.
  5. Sélectionnez les autorisations.
  6. Cliquez sur Prévisualiser ou ajouter des champs.
  7. Placez les champs dans le document.
  8. Cliquez sur Enregistrer.

Étapes détaillées

  1. Pour créer un modèle de bibliothèque, cliquez sur l’onglet Tableau de bord. Dans la section Fonctions supplémentaires, cliquez ensuite sur Ajouter un modèle à la bibliothèque.

  2. Entrez le nom du modèle dans ce champ. Si vous ne nommez pas le modèle de manière explicite, le nom du premier document ajouté s’affiche dans ce champ.

  3. Faites glisser et déposez les fichiers dans la section Fichiers ou cliquez sur le lien Ajouter des fichiers en haut à droite de la section Fichiers pour parcourir votre système.

  4. Configurez le type de modèle :

    • Document réutilisable : cette option enregistre le document complet, avec son contenu et ses champs de formulaire.
    • Calque de champs de formulaire réutilisable : cette option enregistre uniquement le calque de champs de formulaire à appliquer à un autre document (contenu différent avec la même mise en forme).
    • Les deux : les deux types de modèles sont proposés.

    Remarque :

    Vous pouvez à tout moment changer le type d’un modèle en modifiant ses propriétés.

  5. Configuration de l’option Qui peut utiliser ce modèle

    Ce paramètre rend le modèle accessible en fonction de l’utilisateur qui l’a chargé :

    • Seulement moi : seul l’utilisateur qui a chargé le modèle peut y accéder.
    • N’importe quel utilisateur de mon groupe : si cette option est activée, une association logique est établie entre le modèle et le groupe auquel appartient l’utilisateur qui l’a chargé. Tous les membres du groupe ont accès au modèle.
      • Si l’utilisateur qui a chargé le modèle est transféré dans un autre groupe, cette association modèle-groupe n’est pas rompue.
    • Tous les utilisateurs de mon entreprise : chaque utilisateur du compte aura accès au modèle.

    Remarque :

    Dans tous les cas, seul l’utilisateur qui a chargé le modèle peut le modifier ou le supprimer.

    Les autres utilisateurs pourront manipuler le modèle une fois qu’il aura été appliqué à un accord, en sélectionnant l’option Aperçu et ajout de champs durant le processus d’envoi. Les propriétés du modèle sont alors modifiées pour cet accord particulier, mais le modèle racine reste inchangé.

  6. Cliquez sur Aperçu et ajout de champs pour envoyer le modèle à l’environnement de création.

  7. L’environnement de création par glisser-déposer s’ouvre. Faites glisser les champs du rail de droite jusqu'aux emplacements de votre choix dans le document.

    Remarque :

    Par défaut, tous les champs importés sont attribués au premier destinataire. Vous pouvez modifier l’attribution des champs en changeant le destinataire sélectionné dans la liste déroulante Destinataires.

  8. Lorsque vous avez terminé d’ajouter les champs, cliquez sur Enregistrer.

Conseils de l’assistance

  • Si votre modèle comporte de nombreux champs, enregistrez-le souvent ! Lorsque vous cliquez sur Enregistrer, vous êtes peut-être redirigé vers la page Gérer, mais c’est mieux que de perdre votre travail !
  • Le fait de nommer les champs de manière réfléchie peut vous aider à long terme. Si vous envisagez d’exporter les données saisies par les signataires, les noms des champs peuvent rendre ces informations beaucoup plus lisibles et permettre de les classer.

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