Envoi simultané d’accords avec l’option Envoyer en masse


Envoi en masse à l’aide d’un fichier CSV pour importer les destinataires et leurs détails

Vous pouvez utiliser un fichier CSV pour importer les adresses e-mail des destinataires et fusionner les données personnalisées dans les champs du document pour chaque destinataire. Vous pouvez également personnaliser le message de l’e-mail envoyé à chaque signataire pour l’inviter à signer le document.

.CSV est l’acronyme anglais de « Comma-Separated Value » (Valeurs séparées par des virgules). Les fichiers Excel peuvent être enregistrés dans ce format.

Remarque :

Cette vidéo explique comment configurer et utiliser un fichier CSV dans une transaction Envoyer en masse. Elle indique également comment suivre l’état de tous les documents envoyés dans la transaction Envoyer en masse


Configuration du fichier .CSV

Avant de configurer votre fichier CSV, vous devez connaître le nom des champs que contient le document. Vous avez différentes façons de le savoir en fonction de la manière dont les champs ont été ajoutés au document :

  • Si le document a été créé avec des balises (texte ou PDF), utilisez le nom du champ défini dans la balise. Par exemple, {{Address1_es_:signer1}} porte le nom de champ Address1.
  • Si vous avez travaillé dans l’environnement glisser-déposer, modifiez votre document et double-cliquez sur le champ. Le nom du champ s’affiche en haut de la fenêtre des propriétés.

Une fois que vous connaissez le nom des champs de votre document, ouvrez l’exemple affiché dans la page d’envoi Envoyer en masse ou créez un fichier Excel.

Remarque :
  • Le fichier CSV doit contenir au moins deux adresses électroniques uniques.
  • Le fichier CSV ne peut pas contenir l’adresse électronique de l’expéditeur.
  1. La première ligne contient le nom des champs et les balises d’informations Pour les champs personnalisés que vous avez ajoutés, saisissez le nom des champs dans l’en-tête de colonne.

    Les balises d’informations sont les suivantes :

    _es_signer_email (Obligatoire) Adresse e-mail du signataire

    _es_signer_name (Facultative) Nom du signataire utilisé dans la signature

    _es_signer_fullname (Facultative) Nom du signataire apparaissant dans le document

    _es_signer_company (Facultative) Société du signataire

    _es_signer_title (Facultative) Fonction du signataire

    _es_agreement_message (Facultative) Message inclus dans l’e-mail envoyé au signataire

    Les autres noms utilisés (Numéro de téléphone et Code postal) correspondent aux champs personnalisés que nous avons ajoutés au document.

    Balises d’informations d’un fichier CSV

  2. La ligne suivante contient les informations spécifiques aux signataires. Dans notre exemple, nous avons défini l’adresse e-mail, le nom et le prénom, le nom de la société, la fonction, le message personnalisé et d’autres informations pour nos champs personnalisés.

    Informations sur le signataire remplies

  3. Enfin, enregistrez le fichier au format .CSV (valeurs séparées par des virgules) (*.csv) sur votre système local.

    • Les clients qui utilisent des caractères codés sur deux octets doivent enregistrer le fichier CSV au format CSV UTF-8 (valeurs séparées par des virgules) (*.csv).
    Enregistrement du fichier CSV sur votre système local


Envoi avec le fichier CSV

  1. Une fois que vous avez créé votre fichier CSV, cliquez sur Envoyer en masse sur la page Accueil.

    Envoyer avec MegaSignature depuis la page d’accueil

  2. Sur la page d’envoi Envoyer en masse, cliquez sur le lien Importer les destinataires et fusionner les champs du fichier pour utiliser votre fichier CSV pour l’envoi.

    Importer les destinataires et fusionner les champs du fichier

  3. Cliquez sur Télécharger.

    Télécharger

  4. Trouvez et joignez le fichier CSV que vous souhaitez utiliser.

  5. Configurez les autres options comme vous le souhaitez :

    • Vérification d’identité : permet d’appliquer une authentification en deux étapes
    • Je dois signer : cochez cette case si vous (l’expéditeur) devez contre-signer les documents
    • Nom de l’accord : nom de l’accord tel qu’il apparaît sur la page Gérer.
    • Message : message global inclus dans l’e-mail Veuillez signer (si aucun autre message n’est explicitement importé avec le fichier .csv).
    • Langue : langue devant être utilisée dans l’e-mail et les instructions à l’écran.
    • Fixer une date d’expiration pour ce document (facultatif) : définit un nombre de jours pendant lesquels l’accord reste viable avant son expiration automatique.
    • Définir un mot de passe pour ouvrir le PDF signé (facultatif) : définit un mot de passe à appliquer pour sécuriser le document signé.
    • Prévisualiser, positionner les signatures ou ajouter des champs de formulaire : permet à l’expéditeur de placer des champs sur le modèle.

    Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Suivant

    Sélectionnez les options, puis envoyez

    Remarque :

    Un accord Envoyer en masse laissé à l’état Prérempli ou Brouillon expire automatiquement 24 heures après sa création.

Ajout de l’expiration automatique du document

L’expiration automatique des documents autorise une configuration au niveau du compte et du groupe. L’expiration peut être définie pour une limite de temps par défaut, avec un paramètre facultatif permettant à l’expéditeur de modifier la valeur par défaut.

L’expiration du document se compte en jours entiers (incréments de 24 heures) à partir du jour de création de l’accord.  Par exemple : si vous configurez un accord avec un délai d’expiration à 3 jours, l’accord expire exactement 72 heures après son envoi (s’il n’est pas terminé).

Chaque destinataire doit remplir sa partie du processus de signature avant la date limite. Tout accord individuel non terminé avant l’échéance expire automatiquement.

Définition d’une date d’expiration

Remarque :

L’administrateur de compte ou de groupe peut configurer l’expiration du document de façon à ignorer la date limite si tous les destinataires restants sont internes (contre-signataires).

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