Présentation
Les clients des environnements réglementés peuvent avoir besoin de s’assurer que la valeur de nom associée à leurs destinataires reste cohérente tout au long du cycle de vie de l’accord. Cela peut devenir problématique lorsqu’une valeur de nom est fournie et que ce nom change au cours du processus de signature.
Par exemple, un expéditeur peut inclure dans son compte un destinataire qui est également un utilisateur Acrobat Sign. L’inclusion d’un destinataire interne fournit un profil connu du système Acrobat Sign et, au moment de l’envoi de l’accord, le nom du profil de l’utilisateur est importé dans les enregistrements d’audit et dans la page Gérer.
Lorsque le destinataire interne ouvre l’accord, son nom de profil est prérempli dans le champ de signature. Si le signataire ne fait rien, son nom est utilisé comme signature, et le rapport d’audit est généré avec son nom défini en interne. Toutefois, le signataire peut modifier son nom dans le bloc de signature. Le cas échéant, la nouvelle valeur de nom est utilisée à partir de ce point dans l’ensemble du rapport d’audit et dans la page Gérer.
Si un client examine le rapport d’audit provisoire pour établir la conformité du système, le passage du rapport d’audit provisoire au rapport d’audit final peut être considéré comme non conforme.
Pour surmonter ce problème, les administrateurs peuvent configurer leur compte ou leurs groupes pour demander à l’expéditeur d’inclure une valeur de nom pour chaque destinataire dans le cadre du processus de configuration de l’accord. La valeur de nom peut être définie comme obligatoire ou non, selon les exigences du document.
Cette fonctionnalité s’applique uniquement aux accords et aux formulaires web créés via l’application web Acrobat Sign.
Envoi de nouveaux accords
Lorsque l’option permettant d’exiger une valeur de nom de destinataire est activée, la page Envoyer est modifiée pour insérer un autre champ Saisir le nom du destinataire dans la section de configuration du destinataire. Un astérisque est ajouté au texte du champ lorsque le nom est obligatoire :
Lorsque cette option est activée, le champ Nom du destinataire est disponible pour tous les destinataires. Lorsque le nom est obligatoire, une valeur de nom doit être fournie pour tous les destinataires.
Si une valeur de nom est fournie par l’expéditeur, le nom est présenté comme un champ en lecture seule pendant le processus de signature et le destinataire ne peut pas le modifier.
Seuls les destinataires sont concernés. Les parties en copie ne nécessitent pas l’inclusion d’une valeur de nom.
Fonctions prises en charge
Mise à jour du nom du destinataire
L’expéditeur d’origine d’un accord peut modifier la valeur de nom d’un destinataire en ouvrant l’accord dans sa page Gérer, en sélectionnant le destinataire et en cliquant sur le lien Modifier :
Le rapport d’audit indique que le changement de nom du signataire remplacé avec la même valeur d’adresse e-mail :
L’option permettant de modifier le nom du destinataire est disponible uniquement tant que le premier destinataire n’a pas apposé sa signature. Une fois que le premier destinataire a terminé ses activités sur l’accord, toutes les valeurs de nom deviennent immuables.
Remplacement du destinataire
Le remplacement du destinataire actuel suit le même processus, à la seule exception près qu’une valeur de nom est obligatoire lorsque le nouveau destinataire est ajouté :
Le rapport d’audit indique le signataire remplacé avec les nouvelles valeurs de nom et d’adresse e-mail :
Le destinataire d’un accord peut déléguer son autorité en cliquant sur le lien de délégation dans l’e-mail « Vérifier et signer » ou via l’option Déléguer la signature à un autre sur la page de signature :
Le rapport d’audit indique le signataire remplacé avec les nouvelles valeurs de nom et d’adresse e-mail :
Limitations actuelles
Pour le moment, les workflows personnalisés ne prennent pas en charge l’obligation de saisie du nom lorsqu’un destinataire est prédéfini.
Le processus d’ajout d’une authentification qui nécessite une valeur de nom (par exemple, une authentification basée sur les connaissances) peut toujours être utilisé :
Groupes de destinataires
Les groupes de destinataires n’exigent pas que la valeur de nom soit incluse pour chaque destinataire du groupe :
Configuration des formulaires web
Lorsque l’option Exiger le nom du destinataire lors de l’envoi est activée, la configuration de formulaire web permet également d’appliquer une valeur de nom pour tous les contre-signataires définis :
Expérience du destinataire
L’expérience du destinataire n’est pas radicalement différente lorsque la valeur de nom obligatoire est appliquée. Les différences pratiques sont les suivantes :
- Les signatures saisies renseignent automatiquement la valeur de nom définie et ne peuvent pas être modifiées.
- Les signatures manuelles/par image présentent le champ Nom en lecture seule.
La valeur de nom associée au rapport d’audit (et aux autres surfaces où le nom est affiché) est distincte de l’image de la signature. C’est pourquoi les signatures manuelles (y compris mobiles) et par image peuvent afficher une image de la chaîne de nom différente de la valeur de nom référencée dans le document et le journal d’audit.
Activation/Désactivation
Pour activer/désactiver l’obligation de saisie des noms de destinataires, accédez à Paramètres de compte > Paramètres d’envoi > Exiger le nom du destinataire lors de l’envoi depuis l’application web Adobe Acrobat Sign.
La fonctionnalité peut être configurée au niveau des comptes et des groupes.
Le paramètre permettant d’exiger les noms des destinataires est incorporé à la transaction lors de l’envoi de l’accord. La modification du paramètre prend effet immédiatement pour les accords nouvellement créés, mais n’a pas d’impact sur les accords précédemment envoyés.
Paramètres associés
Les signataires peuvent modifier leur nom ou paraphe
L’activation du paramètre Les signataires peuvent modifier leur nom ou paraphe permet au destinataire de modifier son nom au moment où il appose sa signature.
Si ce paramètre est désactivé, la valeur de nom fournie par l’expéditeur est en lecture seule pour le signataire.
Si un destinataire modifie la valeur de son nom par rapport à la valeur fournie par l’expéditeur, un enregistrement explicite est enregistré dans le rapport d’audit pour refléter cette modification :
Méthodes d’authentification qui verrouillent la valeur de nom
Le menu Paramètres d’envoi indique des méthodes d’authentification avec des sous-paramètres nécessitant un nom de signataire dans la page Envoyer (par exemple, l’authentification basée sur les connaissances).
Lorsque ces paramètres sont activés conjointement avec le paramètre Exiger le nom du destinataire lors de l’envoi, le nom ajouté dans l’enregistrement du destinataire est automatiquement importé dans les champs de nom d’authentification.
Si la valeur du nom est modifiée dans la méthode d’authentification, les valeurs du nom dans l’enregistrement du destinataire sont mises à jour pour lui correspondre. Aucune méthode ne permet d’avoir des valeurs différentes dans ces deux interfaces.
Les utilisateurs connus du compte (utilisateurs Acrobat Sign existants dans un compte approuvé) peuvent afficher une valeur de nom sur la page Gérer qui est différente du nom saisi par l’expéditeur.
En effet, le nom utilisé sur la page Gérer est extrait de la valeur de profil de l’utilisateur lors de la création du tableau des accords. Ce comportement sera corrigé pour s’assurer que le nom utilisé reflète le nom saisi par l’expéditeur dans un correctif ultérieur.
Le nom de destinataire obligatoire est activé pour le compte expéditeur.
Lorsqu’un accord est envoyé à une adresse e-mail utilisateur enregistrée auprès d’un utilisateur dans le système Acrobat, le nom de profil du destinataire est utilisé dans le rapport d’audit pour les événements de Rappel (au lieu du nom de destinataire fourni).
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