La fonction Notes d’InDesign utilise les noms d’utilisateur du flux de production pour identifier l’auteur d’une note ou d’une modification suivie. Les notes et modifications suivies comportent des codes couleur qui varient selon l’utilisateur. Vous pouvez définir ces codes dans les préférences de notes d’InDesign ou dans la boîte de dialogue Utilisateur d’InCopy (Fichier > Utilisateur).
Les notes apparaissent uniquement dans le texte. Dans InDesign, il est possible de les imprimer seulement en mode éditeur. De plus, elles ne peuvent pas être exportées au format PDF.
Lorsque vous ajoutez des notes éditoriales à un contenu géré dans InDesign, elles deviennent accessibles à vos collaborateurs dans le flux de production. Les notes sont conçues pour être principalement utilisées avec un flux de production InCopy, mais vous pouvez aussi en tirer parti dans InDesign. Par exemple, vous pouvez placer dans des notes du texte que vous souhaiterez peut-être insérer ultérieurement dans un article. Dans InCopy, lorsque vous exportez au format Adobe PDF, les notes peuvent être converties en commentaires PDF.
A l’aide de l’outil Texte, cliquez à l’endroit où vous souhaitez placer la note, puis choisissez Texte > Notes > Nouvelle note.
Lorsque vous effectuez des modifications en mode éditeur, le serre-livres apparaît. En mode Mise en page, le panneau Notes apparaît.
Saisissez la note entre les serre-livres de la note ou saisissez-la dans le panneau Notes.
Vous pouvez insérer autant de notes que vous le souhaitez n’importe où dans le texte. Cependant, vous ne pouvez pas créer de note dans une autre note.
Pour afficher ou masquer les notes, choisissez Affichage > Extras > Afficher les notes ou Masquer les notes.
Le mode Notes permet d’ajouter, de scinder ou de supprimer facilement des notes en fonction de l’emplacement du point d’insertion ou du texte sélectionné.
Utilisez l’une des méthodes suivantes :
Pour créer une note, placez le point d’insertion dans le texte.
Pour convertir le texte en note, sélectionnez le texte.
Pour scinder une note, placez le point d’insertion dans une note.
Pour convertir la note en texte, sélectionnez le serre-livres de la note (en Mode éditeur).
Pour placer le point d’insertion à l’extérieur d’une note, insérez-le au début ou à la fin de la note.
Choisissez Texte > Notes > Mode Notes.
Le point d’ancrage de la note 
indique l’emplacement d’une note. Le panneau Notes affiche le contenu de la note, ainsi que des informations spécifiques sur cette note.
Pour convertir du texte en note, sélectionnez-le et choisissez Texte > Notes > Convertir en note. Une nouvelle note est créée. Le texte sélectionné est supprimé de l’article et collé dans la nouvelle note. L’ancrage ou le serre-livres de la note apparaît à l’endroit où le texte sélectionné a été coupé.
Pour convertir une note en texte, sélectionnez le texte à ajouter au texte du document dans le panneau Notes ou, en mode éditeur, sélectionnez le texte de la note texte. Choisissez ensuite Texte > Notes > Convertir en texte.
Pour scinder une note, placez le point d’insertion dans la note à l’endroit où vous souhaitez qu’elle soit scindée, puis choisissez Texte > Notes > Scinder la note.
Pour passer d’une note à une autre, cliquez sur le point d’insertion dans l’article, puis choisissez Texte > Notes > Note précédente ou Texte > Notes > Note suivante.
Les préférences permettent de définir la couleur des notes ancrées, des serre-livres et des arrière-plans lorsqu’ils sont incorporés en mode éditeur. Vous pouvez choisir d’afficher les informations sur la note dans une info-bulle, d’inclure le contenu de la note lors d’opérations de recherche et de remplacement et de vérifier l’orthographe en mode éditeur.
Choisissez Edition > Préférences > Notes (Windows) ou InDesign > Préférences > Notes (Mac OS).
Sélectionnez une couleur pour les ancres et les serre-livres des notes dans le menu déroulant Couleur des notes. Sélectionnez [Couleur utilisateur] pour utiliser la couleur indiquée dans la boîte de dialogue utilisateur. Cette fonction est très utile lorsque plusieurs personnes travaillent sur le fichier.
Sélectionnez Afficher les infos-bulles des notes pour afficher des informations relatives aux notes et une partie ou l’ensemble du contenu de la note dans une info-bulle lorsque le curseur passe sur l’ancrage d’une note en mode Mise en page ou sur un serre-livres de note en mode éditeur.
Indiquez si vous souhaitez inclure le contenu de la note texte lors de l’utilisation des commandes Rechercher/Remplacer et Orthographe (en mode éditeur uniquement).
en mode Mise en page, vous ne pouvez pas utiliser les commandes Rechercher/Remplacer et Orthographe pour le contenu des notes, quels que soient les paramètres de la boîte de dialogue Préférences. Néanmoins, l’option Tout remplacer modifie le contenu des notes.
Sélectionnez [Sans] ou [Couleur de note] (la couleur choisie à l’étape 2) pour définir la couleur de fond d’une note texte.
Cliquez sur le bouton OK.
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