Guida alla configurazione delle funzionalità relative alla mappatura dati/unione e ai modelli di Adobe Sign per Salesforce

Panoramica

Adobe Sign offre la possibilità di utilizzare moduli interattivi per raccogliere dati dai firmatari, dalla posizione firma e dai campi iniziali dei documenti, di raccogliere informazioni di seconde parti sia dal mittente sia dal firmatario e molto altro.

Puoi creare la tua libreria modelli di Adobe Sign archiviando i moduli e i modelli Adobe Sign nella scheda Documenti Salesforce.

I tag di testo di Adobe Sign offrono i seguenti vantaggi:

  • Impostare posizioni specifiche da cui i clienti possono firmare e siglare i documenti
  • Raccogliere dati dai firmatari che in seguito possono essere rimandati nell'account Salesforce. (Consulta Mappature dati)
  • Unire dati da Salesforce ai campi del documento prima di inviarli per la firma. (Consulta Mappature unione)

Puoi creare moduli di Adobe Sign aggiungendo speciali tag di testo in qualsiasi documento inviato tramite Adobe Sign (Word, PDF, Testo ecc.). Per ulteriori informazioni, leggi la nostra Documentazione sui tag di testo.

Nota:

Sono disponibili due impostazioni opzionali per quanto riguarda la mappatura di unione e dei dati. Entrambi questi tipi di mappatura possono essere configurati in base alle tue esigenze da Configurazione > Strumenti piattaforma > Codice personalizzato > Impostazioni personalizzate:

1. Desideri ricevere un’e-mail quando una mappatura dati o unione non riesce?

  • Abil. opzione Notifica errore mapping (attivata per impostazione predefinita): attiva questa impostazione per l'invio di notifiche e-mail al proprietario della mappatura di dati o unione ogni volta che vi sono errori quando le mappature vengono eseguite.

2. Desideri esporre i nomi API quando si selezionano i campi nella funzione di mappatura dati/unione?

  • Show Fields API Name (Mostra nome API dei campi, disattivata per impostazione predefinita): attiva questa opzione per mostrare il nome API di ogni campo e la relazione con gli oggetti Salesforce, quando si imposta la mappatura dei dati e di unione.

Procedura

Walk me thru

Come potrai notare, in alcune pagine è presente il pulsante “Procedura”.

Questo pulsante ti guida attraverso i passaggi principali per i quali la pagina è stata concepita. Non si tratta di una verifica dell'integrità dei valori che vengono inseriti, ma è utile per seguire la procedura nell'ordine corretto, senza saltare alcun elemento necessario.


Nota:

I nomi dei campi Mappatura unione/dati sui campi oggetto SFDC possono essere facilitati “caricando” i nomi dei campi in Salesforce. Ciò consente di selezionare i nomi dei campi da un elenco di selezione invece di digitarli in un campo di testo. A questo scopo occorre:

  1. Creare il proprio modulo con tutti i campi definiti
  2. Inviare il modulo per la firma con Salesforce con un nome di accordo ovvio, ad esempio Modello campo W4
    • In questo modo, potrai trovare il modello corretto quando esegui la mappatura dei campi
  3. Immettere una parte qualsiasi del contenuto in ogni campo che si desidera mappare e firmare l'accordo affinché sia registrato come completato in Salesforce.
    • La procedura di completamento offre a Salesforce un'origine da cui estrarre i nomi dei campi
  4. A questo punto, dovresti notare il modello quando utilizzi la funzione di importazione della mappatura unione/dati

Nota rapida su moduli/tag per testo

Affinché una mappatura venga completata correttamente sono necessari dei moduli precostituiti con nomi campi definiti in modo da poter far logicamente corrispondere il campo oggetto SFDC al campo del modulo Adobe Sign. 

Un modulo semplice è mostrato nella parte sottostante.  I campi sono definiti dalle coppie di parentesi graffe su ogni lato (che definiscono la larghezza del campo) e dal nome del campo (la stringa di caratteri fra le parentesi graffe). 

Esempi di tag di testo

I tag di testo possono includere argomenti aggiuntivi oltre il valore del nome, comprese convalide, calcoli ed espressioni regolari. Informazioni approfondite sulla creazione di moduli sono disponibili qui e possono migliorare significativamente la qualità dei dati ottenuti durante la procedura di firma.

Nota:

La funzionalità di abbreviazione dei tag di testo può essere molto utile nella creazione del modulo e nella mappatura del campo poiché stabilisce una convenzione per i nomi dei campi che si ripetono su ogni documento (consentendo di risparmiare tempo non dovendo ricreare il tag formale). Ciò migliora notevolmente la mappatura dati tra più moduli e costruisce un ancoraggio per i moduli futuri.

Mappature unione – Generare documenti con dati Salesforce

Le mappature unione di Adobe Sign offrono la possibilità di unire i dati di campo da Salesforce ai campi dei documenti prima di inviarli per la firma.

Ad esempio, puoi popolare automaticamente l'indirizzo e il numero di telefono di un lead da un record Salesforce in un accordo prima di inviarlo al lead per la firma. Puoi anche modificare lo stato di un'opportunità quando l'accordo è stato completamente firmato ed eseguito. I campi dei dati uniti possono essere aggiornati dai firmatari facoltativamente se decidi di ripetere la mappatura degli aggiornamenti del firmatario in Salesforce.

Puoi anche usare le mappature unione per aggiungere automaticamente gli elenchi di prodotti associati a un'opportunità. Puoi impostare quali attributi di prodotto (ad esempio quantità e prezzo) sono inclusi negli accordi oltre a specificare come ordinare e filtrare i prodotti associati. 

Informazioni sulle mappature unione

Un tipo di origine dati per una mappatura unione può essere un valore costante specifico o un valore di un campo oggetto Salesforce a cui puoi fare riferimento nell'accordo di Adobe Sign. La destinazione di ciascun elemento della mappatura unione è un campo designato in un accordo di Adobe Sign.

Ad esempio, la mappatura riportata di seguito consente di aggiornare i campi del documento di Adobe Sign corrispondenti a “Nome” e “Cognome” con i dati del campo Destinatario Salesforce (Referente). Consente inoltre di compilare il campo Azienda del documento con il nome dell'account.

Campi unione di esempio

Nota:

Quando selezioni un oggetto di cui eseguire la mappatura, inizi dall'oggetto Accordo per andare a un oggetto principale/di ricerca. L'associazione tra gli oggetti deve già essere stata impostata in fase di runtime.

Creazione di una mappatura unione

Per creare una nuova mappatura unione:

    1. Seleziona Adobe Sign dal programma di avvio dell'app nella parte superiore sinistra dello schermo

    2. Fai clic sulla scheda Mappature unione

    3. Nella pagina iniziale di Mappatura unione, fai clic su Nuova

Pulsante Nuova nella pagina Mappatura unione

La pagina Nuova mappatura unione viene visualizzata.

Pagina Nuova mappatura unione

    4. Nella sezione Informazioni mappatura, digita un nome per la mappatura e decidi se impostarla come predefinita. Se selezioni “Imposta mappatura unione come predefinita”, la mappatura verrà eseguita per impostazione predefinita quando un accordo viene inviato per la firma.

Assegnare un nome alla mappatura

    5. Per importare ed eseguire la mappatura dei nomi di campo modulo di un documento esistente, puoi selezionare un accordo inviato per la firma che è stato firmato. Puoi importare i campi da contratti aggiuntivi al fine di aggiungere altri campi. I campi con nomi duplicati non verranno importati due volte. Per importare campi modulo, effettua le seguenti operazioni:

        a. Fai clic sull'impostazione di visualizzazione per visualizzare la sezione Importa campi modulo documento.

Importa campi modulo documento

        b. Fai clic sull'icona di ricerca dopo il campo, in cui viene visualizzata l'opzione Importa campi da

        c. Seleziona l'accordo da cui desideri importare i campi

        d. Fai clic sul pulsante Importa campi modulo.

Verrà visualizzato il numero di campi importati.

Verrà visualizzato il numero di campi importati.

    6. Nella sezione Mappa campi oggetti Salesforce su campi documento, puoi creare una mappatura dai campi a cui è possibile fare riferimento dall'oggetto Accordo di Adobe Sign (inclusi i campi personalizzati). Puoi anche aggiungere delle regole di mappatura per unire i dati nei documenti di Adobe Sign. 

Sezione Mappa campi oggetti Salesforce su campi documento

Per creare una riga di mappatura campi di unione, effettua le operazioni seguenti:

    1. Fai clic su Aggiungi mappatura campi per aggiungere una nuova riga vuota.

Aggiungi mappatura campi

    2. Definisci le mappature e le regole di mappatura con le seguenti opzioni:

  • Campo documento di destinazione: se hai importato dei campi modulo, puoi selezionare questi campi. Oppure puoi immettere un nome di campo specifico.
    • Fai clic sull'icona a sinistra dell'opzione Campo documento di destinazione per passare da un campo di immissione testo e un elenco a discesa selezionabile che mostra i valori dei campi modulo disponibili e importati.
  • Tipo di origine: seleziona Campo Oggetto Salesforce o Costante.
  • Valore di origine: a seconda del tipo di origine selezionato, è necessario specificare quanto segue:
    • Se il valore di origine è Campo Oggetto Salesforce, è necessario selezionare un valore. A questo scopo, fai clic sul collegamento Oggetto selezionato per visualizzare la finestra di dialogo Selettore oggetto in cui puoi selezionare il campo oggetto di origine di Salesforce.
Selettore oggetto

        Se il valore di origine è Costante, dovrai digitare un valore nel campo Valore di origine.

  • Disabilita: se questa opzione è selezionata, questa riga di mappatura non verrà eseguita
  • Azioni: se fai clic su questa icona, la riga verrà eliminata
Digita una costante se il valore è Costante

    3. Ripeti i passaggi da 1 a 2 per aggiungere altre righe di mappatura.

 

Nella sezione Mappa i campi voce Prodotti di Salesforce sui campi documento Adobe, puoi aggiungere elenchi di prodotti a un'opportunità.

Per creare una riga di mappatura campi di unione, effettua le operazioni seguenti:

  1. Fai clic su Aggiungi mappatura campi per aggiungere una nuova riga vuota.
Map SFDC product line fields

    2. Fai clic su Oggetto selezionato per visualizzare la finestra di dialogo Selettore oggetto.

Selettore oggetto

    3. Nella finestra di dialogo Selettore oggetto, seleziona dei campi di origine Salesforce, Opportunità, Prodotto per opportunità, quindi aggiungi gli attributi prodotto, quali quantità, prezzo e descrizione riga, che sono inclusi negli accordi. Puoi anche specificare il campo per ordinamento e l'ordine.

Object Selector Expanded

    4. Fai clic su Fatto.

    5. Ripeti i passaggi da 1 a 4 per aggiungere altre righe di mappatura.

Una volta completato il modello Mappatura unione, fai clic su Salva.

 

Utilizzo di mappature unione multiple e predefinite

Puoi creare tutte le mappature unione che ti servono, una delle quali può essere impostata come mappatura predefinita, che verrà eseguita ogni volta che un accordo viene inviato per la firma. Puoi selezionare come predefinita solo una mappatura.

Puoi anche specificare in modo esplicito quale mappatura unione desideri utilizzare per un accordo facendovi riferimento nel campo “Mappatura unione” dell'accordo (echosign_dev1__Merge_Mapping__c). Puoi utilizzare un flusso di lavoro Salesforce o attivare l'esecuzione di una regola di business personalizzata per determinare quale modello utilizzare. Ricorda che non è necessario impostare tale campo in modo che punti alla mappatura predefinita; la mappatura predefinita viene eseguita se questo campo viene lasciato vuoto.

Nota:

Ti consigliamo di utilizzare le mappature predefinite per le distribuzioni di grandi dimensioni o complesse solo durante il periodo o l'installazione di prova. La prassi dovrebbe essere il collegamento dei modelli in modo esplicito


File allegati

Sono disponibili delle impostazioni di Mappatura unione che definiscono il modo in cui vengono gestiti i file allegati. Per impostazione predefinita, il documento allegato originale (ad esempio, un modello di NDA) verrà rimosso e il documento unito verrà allegato al record dell'accordo dopo l'invio dell'accordo.

  • Allega documento unito: quando viene utilizzata una mappatura unione per un accordo, se selezioni questa opzione, il documento con i dati uniti viene allegato al record dell'accordo dopo l'invio dell'accordo.
  • Rimuovi documento originale: quando viene utilizzata una mappatura unione per un accordo, se selezioni questa opzione, il documento del modello originale verrà rimosso dal record dell'accordo dopo l'invio dell'accordo.

Nota:

Queste impostazioni sono di ambito globale e incideranno su tutti i modelli di mappatura unione.

Per cambiare queste impostazioni:

  1. Passa a Imposta > Strumenti piattaforma > Codice personalizzato > Impostazioni personalizzate
  2. Fai clic sull'etichetta corrispondente a Impostazioni di mappatura unione di Adobe Sign
  3. Fai clic sul pulsante Gestisci
  4. Fai clic sul pulsante Nuovo
  5. Modifica le impostazioni nel modo desiderato e fai clic su Salva

 

Risoluzione dei problemi di mappatura unione

I campi Salesforce hanno regole di convalida che potrebbero causare il malfunzionamento delle mappature. Ad esempio, se esegui la mappatura del campo di e-mail di Salesforce su un campo di testo di Adobe Sign, la mappatura può non riuscire se il contenuto del campo non è un indirizzo e-mail valido.

Se una mappatura non riesce per qualsiasi motivo, il messaggio di errore viene registrato nel campo “Errore mappatura unione” (echosign_dev1__Merge_Mapping_Error__c) nell'oggetto Accordo di Adobe Sign e il proprietario della mappatura di unione riceve un'e-mail in cui è indicato l'errore.

Nota:

È anche possibile creare un report o una visualizzazione elenco per evidenziare le mappature dei campi non riuscite

La notifica e-mail viene attivata per impostazione predefinita ma può essere disattivata modificando l'impostazione:

1. Passa a Imposta > Strumenti piattaforma > Codice personalizzato > Impostazioni personalizzate

2. Fai clic sull'etichetta Impostazioni di Adobe Sign

Impostazioni di Adobe Sign personalizzate

    2. Fai clic sul pulsante Gestisci nella pagina Definizione impostazioni personalizzate

    3. Fai clic su Nuova o Modifica nella pagina Impostazione personalizzata

    4. Trova l'opzione Abil. opzione Notifica errore mappatura e modifica secondo le esigenze

Abilita l'opzione Notifica errore di mapping

Mappature dati: invia dati e file dei firmatari nei record di Salesforce

Le mappature dati dei campi modulo di Adobe Sign consentono di definire in che modo Adobe Sign aggiorna gli oggetti di Salesforce.com con i dati acquisiti dai firmatari. Ad esempio, puoi aggiornare il record del referente del firmatario in Salesforce.com con l'indirizzo e il numero di telefono fornito al momento del completamento e della firma del documento. In aggiunta, puoi anche rimandare l'accordo firmato di Adobe Sign, l'audit trail e qualsiasi documento di supporto caricato dai destinatari agli oggetti Salesforce configurando le mappature dei file. 

Informazioni sulle mappature dati dei campi modulo

Le mappature dati di Adobe Sign consentono di aggiornare gli oggetti di Salesforce quando viene firmato un accordo Adobe Sign o in una fase specifica del flusso di lavoro dell'accordo. Ciascuna mappatura dati viene configurata in anticipo e include le regole di mappatura dati. Ciascuna regola di mappatura dati definisce l'origine dati e il campo Salesforce di destinazione che deve aggiornare.

Un'origine dati di una mappatura può essere un campo modulo di Adobe Sign, un valore di costante specifico o un valore di un campo accordo Adobe Sign. La destinazione di ciascun elemento di mappatura dati può essere qualsiasi campo in qualsiasi oggetto Salesforce a cui può essere fatto riferimento dall'accordo Adobe Sign.

Ad esempio, la mappatura riportata di seguito aggiorna nome e cognome del firmatario (così come è stato immesso dal firmatario) nell'oggetto Referente. Aggiorna inoltre la fase opportunità e aggiunge l'accordo firmato e l'audit trail all'opportunità al momento della firma dell'accordo. 

Mappature campi di esempio

Altri esempi di utilizzo delle mappature dati per aggiornare Salesforce sono:

  • Aggiornamento delle informazioni di contatto dei destinatari
  • Aggiunta di un numero PO all'opportunità
  • Aggiornamento delle informazioni di pagamento all'account
  • Modifica dello stage dell'opportunità quando l'accordo viene firmato
  • Aggiunta del PDF firmato a dell'audit trail al referente. 

 

Creazione di una mappatura dati dei campi modulo

Per creare una nuova mappatura dati Adobe Sign, segui i passaggi riportati di seguito:

  1. Seleziona Adobe Sign dal programma di avvio dell'app nella parte superiore sinistra dello schermo
  2. Fai clic sulla scheda Mappature dati
  3. Nella pagina iniziale di Mappature dati, fai clic sul pulsante Nuova
  4. Nella pagina Nuova mappatura dati, digita un nome intuitivo per la mappatura e decidi se renderla predefinita. Se selezioni “Impost. mappatura dati come predefinita?”, la mappatura verrà eseguita per impostazione predefinita dopo la firma degli accordi. Non è necessario impostare una mappatura dati come predefinita. Puoi assegnarla a un Modello di accordo che verrà utilizzato al momento della creazione di un accordo
Pagina Nuova mappatura dati

    5. Utilizza la sezione Mappatura campi per definire le mappature dati sui campi di Salesforce. Puoi aggiungere regole di mappatura per aggiornare i campi a qualsiasi oggetto Salesforce correlato. Puoi creare una mappatura a qualsiasi campo (campi personalizzati inclusi). Sono disponibili due modi per creare righe di mappatura e specificare da quali campi dell'accordo provengono i dati. Puoi importare dei campi da un documento esistente utilizzando Importa campi da un accordo esistente. In alternativa, puoi definire ogni riga di mappatura singolarmente utilizzando Aggiungi mappatura.

Nota:

Se non è presente alcun campo Adobe Sign personalizzato nel documento da cui stai effettuando l'importazione, non potrai importare i campi Adobe Sign predefiniti standard forniti con ogni accordo firmato (ad esempio, firma (data), e-mail, nome, cognome, titolo e azienda).

Puoi utilizzare Importa campi da un accordo esistente per importare un elenco di nomi di campi modulo da cui creare mappature selezionando un accordo esistente inviato per la firma e che è stato firmato. Puoi importare i campi da contratti aggiuntivi al fine di aggiungere altri campi. Per importare i campi da un accordo, effettua le seguenti operazioni:

  1. Seleziona l'accordo da cui desideri importare i campi.
Seleziona il modello da importare

    2. Fai clic sul pulsante Importa campi modulo. Viene visualizzato il numero di campi importati.

Fai clic sul pulsante Importa campi modulo

Puoi utilizzare Aggiungi mappatura per aggiungere singolarmente le righe di mappatura, come indicato di seguito:

Collegamento Aggiungi mappatura

Per ciascuna riga di mappatura campi, specifica quanto segue:

    1a. Quale oggetto Salesforce aggiornare?: seleziona l'oggetto Salesforce di destinazione dove verranno copiati i dati.

    1b. Quale campo Salesforce aggiornare?: Seleziona il campo Salesforce di destinazione dove saranno copiati i dati.

    2a. Da dove provengono i dati? - Seleziona il tipo: seleziona una delle seguenti opzioni: Campo modulo EchoSign, Costante o Campo accordo.

    2b. Qual è il valore dei dati?: a seconda dell'opzione Da dove provengono i dati selezionata, è necessario specificare quanto segue:

  • I dati provengono da “Campo modulo EchoSign”: seleziona un campo modulo EchoSign o immetti un nome di campo specifico. Fai clic sull'icona a sinistra del campo per passare da un campo di immissione testo a un elenco a discesa selezionabile in cui vengono visualizzati i valori dei campi modulo disponibili e importati.
  • I dati provengono da “Costante”: digita un valore specifico. Ad esempio, puoi immettere un valore di campo che desideri cambiare per un elenco di selezione di Salesforce. Oppure, puoi immettere un numero o un testo che desideri aggiornare in un campo Salesforce.
  • I dati provengono da “Campo dell'accordo”: seleziona un campo dell'accordo dall'elenco a discesa.

    3. Quando eseguire la mappatura?: seleziona lo stato dell'accordo. La mappatura dati verrà eseguita quando lo stato dell'accordo viene modificato in uno stato specifico.

  • Firmato/Approvato/Accettato/Compilato/Consegnato
  • In attesa di controfirma/approvazione/accettazione/compilazione/consegna
  • Inviato per firma/approvazione
  • Annullato/Rifiutato
  • Scaduto
Record di mappatura dati di esempio

Se lo desideri, puoi modificare le impostazioni di qualsiasi riga di mappatura.

  1. In Azioni, fai clic sull'icona Impostazioni (ingranaggio)
  2. Nella finestra di dialogo Impostazioni valori mappatura campi, puoi specificare quanto segue:
    • Non sovrascrivere i valori esistenti: se questa opzione è selezionata, non sovrascrivere il valore con questa regola di mappatura se un valore esiste già nel campo di destinazione di Salesforce.
    • Non scrivere elementi vuoti: se questa opzione è selezionata, non scrivere il valore vuoto nel campo Salesforce di destinazione con questa regola di mappatura se il valore di origine dell'accordo Adobe Sign è vuoto.

Se lo desideri, puoi anche disattivare una riga di mappatura in modo che non venga eseguita selezionando l'opzione Disabilita

 

Creazione di una mappatura file

Puoi eseguire il mapping dell'accordo firmato di Adobe Sign o l'audit trail su un oggetto Salesforce di destinazione selezionato, eseguendo le operazioni seguenti:

    1. Fai clic su Aggiungi mappatura nella tabella Mappatura file. 

Mappatura file - Collegamento Aggiungi mappatura

    2. Per ogni riga della mappatura file, seleziona:

1. Quale oggetto Salesforce aggiornare?: seleziona l'oggetto Salesforce di destinazione in cui i dati verranno copiati

2a. Come desideri aggiungere il file?: le opzioni sono le seguenti:

• Aggiungi un collegamento di riferimento al file: fornisce l'URL per andare al PDF dell'accordo firmato.

• Allega il file direttamente all'oggetto: allega il documento PDF direttamente all'oggetto di cui stai eseguendo il mapping se per tale oggetto è disponibile un elenco di allegati.

Nota:

Non tutti gli oggetti (ad esempio gli utenti) supportano gli allegati file, pertanto non eseguire la mappatura dei file su questi oggetti.

 

2b. A quale campo aggiungere l'URL del file?: richiesto solamente se selezioni Aggiungi un collegamento di riferimento al file. È necessario selezionare il campo di destinazione in cui l'URL viene copiato.

Nota:

L'aggiunta di un collegamento di riferimento per audit trail, documento di supporto o PDF con firma divisa non è supportata. Puoi allegare questi file PDF al record dell'oggetto Salesforce.

Inoltre, puoi eseguire la mappatura del collegamento di riferimento solo su un campo di testo (ad esempio, stringa, elenco di selezione)

 

3. Quale file aggiungere?: le opzioni sono le seguenti:

• Accordo firmato - File PDF unito: seleziona questa opzione se invii più documenti per la firma in un'unica operazione; questa opzione rimanderà i documenti firmati nel record di un oggetto Salesforce come unico PDF unito.

• Accordo firmato - File PDF separati: seleziona questa opzione se invii più documenti per la firma in un'unica operazione; questa opzione rimanderà i documenti firmati nel record di un oggetto Salesforce come PDF separati.

• Audit Trail: seleziona questa opzione per rimandare l'audit trail nel record di un oggetto Salesforce in formato PDF.

• Documenti di supporto: seleziona questa opzione per rimandare tutti i documenti caricati dai firmatari nel record di un oggetto Salesforce.

Nota:

Se disponi di un URL personalizzato in Adobe Sign con un dominio secondario personalizzato (ad esempio: https://companyxyz.echosign.com), è necessario un ulteriore passaggio per riportare il PDF dell'accordo firmato in Salesforce. 

 

  1. Passa a Imposta > Impostazioni > Sicurezza > Impostazioni del sito remoto
  2. Fai clic sul pulsante Nuovo sito remoto
  3. Aggiungi l'URL di Adobe Sign come URL del nuovo sito remoto. Ciò è necessario solo quando si esegue la mappatura all'accordo firmato.
Pagina di modifica del sito remoto

4. Quando eseguire la mappatura? - Seleziona lo stato dell'accordo: la mappatura dati verrà eseguita quando lo stato dell'accordo viene modificato in uno stato specifico. Le opzioni sono le seguenti:

• Firmato/Approvato/Accettato/Compilato/Consegnato

• In attesa di controfirma/approvazione/accettazione/compilazione/consegna

• Inviato per firma/approvazione/compilazione/consegna

• Annullati/Rifiutato

• Scaduto

Quando la mappa dei dati è completa, fai clic sul pulsante Salva

 

Uso di mappature dati multiple e predefinite

Puoi creare tutte le mappature dati che ti servono, una delle quali può essere impostata come mappatura predefinita, che verrà eseguita ogni volta che lo stato di un accordo viene modificato. Puoi selezionare come predefinita solo una mappatura.

Puoi anche specificare in modo esplicito quale mappatura desideri utilizzare per un accordo facendovi riferimento nel campo “Mappatura dati” (echosign_dev1__Process_Template__c) dell'accordo. Puoi utilizzare un flusso di lavoro Salesforce o attivare l'esecuzione di una regola di business personalizzata per determinare quale mappatura dati utilizzare. Ricorda che non è necessario impostare tale campo in modo che punti alla mappatura predefinita; la mappatura predefinita viene eseguita se questo campo viene lasciato vuoto.

Puoi anche eseguire una mappatura prima o dopo la modifica dello stato dell'accordo in “Firmato” (ad esempio, esegui la mappatura dopo la firma del primo firmatario) mediante la casella di selezione “Attiva mappatura dati” (echosign_dev1__Trigger_Process_Template__c). Puoi utilizzare un flusso di lavoro Salesforce o attivare l'esecuzione di una regola di business personalizzata per determinare quando eseguire una mappatura dati.

Inoltre, puoi associare una mappatura dati a un modello di accordo. Consulta la sezione Modelli di accordo per ulteriori informazioni.

Risoluzione dei problemi delle mappature dati

I campi Salesforce hanno regole di convalida che potrebbero causare il malfunzionamento delle mappature. Ad esempio, se esegui la mappatura di un campo di testo di Adobe Sign su un campo di e-mail di Salesforce, la convalida del campo può non riuscire se il contenuto del campo non è un indirizzo e-mail valido.

Accertati di utilizzare le regole di convalida dei campi modulo di Adobe Sign quando possibile per assicurarti che i dati immessi dai firmatari possano essere spostati in Salesforce. Regole standard per la convalida dei campi modulo PDF dai documenti PDF e creazione di regole di convalida quando utilizzi i tag di testo di Adobe Sign. Consulta la Documentazione sui tag di testo per ulteriori informazioni.

Se una mappatura non riesce per qualsiasi motivo, il messaggio di errore viene registrato nel campo “Errore mappatura dati” (echosign_dev1__Data_Mapping_Error__c) nell'oggetto Accordo di Adobe Sign e il proprietario della mappatura dati riceve un'e-mail in cui è indicato l'errore.

Nota:

È anche possibile creare un report o una visualizzazione elenco per evidenziare le mappature dei campi non riuscite

La notifica e-mail viene attivata per impostazione predefinita ma può essere disattivata modificando l'impostazione:

  1. Passa a Imposta > Strumenti piattaforma > Codice personalizzato > Impostazioni personalizzate
  2. Fai clic sull'etichetta Impostazioni di Adobe Sign
  3. Fai clic su Gestisci
  4. Fai clic su Nuovo (o Modifica)
  5. Trova (ctrl/cmd +f) l'impostazione Abil. opzione Notifica errore mappatura
  6. Modifica l'impostazione come desiderato
  7. Fai clic su Salva.

Modelli di accordo e pulsante Invia per firma

I modelli di accordo di Adobe Sign offrono un modo rapido per configurare in anticipo diversi valori predefiniti e impostazioni per i tuoi accordi. È inoltre possibile collegare un modello di accordo al pulsante “Invia per firma”.

Informazioni sui modelli di accordo

Ciò include la preimpostazione dei campi dell'accordo, tra cui nome, messaggio, lingua, tipo di firma, date di scadenza e opzioni di protezione. Inoltre, puoi associare delle mappature dati, unione e oggetto particolari (ad esempio, opportunità, account, referente, lead, opportunità o contratto) al modello di accordo. Inoltre, puoi preimpostare più facilmente le definizioni dei destinatari, eseguire la mappatura dei campi sui campi dell'accordo e predefinire i file allegati.

Puoi inoltre impostare un pulsante “Invia per firma” visualizzato nel record di oggetto correlato (ad esempio, opportunità) in modo che colleghi per impostazione predefinita a un modello di accordo. Facendo clic sul pulsante, puoi generare un accordo tramite un modello di accordo.

Creazione di un modello di accordo

Per creare un nuovo modello di accordo, segui i passaggi riportati di seguito:

  1. Seleziona Adobe Sign dal programma di avvio dell'app nella parte superiore sinistra dello schermo
  2. Fai clic sulla scheda Modelli di accordo
  3. Nella pagina iniziale Modelli di accordo, fai clic sul pulsante Nuovo
Passa ai nuovi modelli di accordo

Viene visualizzata la pagina Nuovo modello di accordo:

Pagina del modello di accordo

4. Nella sezione Informazioni, immetti o abilita quanto segue:

Sezione Informazioni

• Nome del modello di accordo: immetti un nome per il modello di accordo.

• Tipo oggetto principale: immetti il nome dell'API (non l'etichetta) dell'oggetto Salesforce da usare come riferimento principale per alcune delle definizioni facoltative nel modello di accordo. Ad esempio, puoi definire i destinatari, le mappature dei campi o gli allegati dell'accordo per effettuare la ricerca dei campi ed eseguire la mappatura dell'oggetto principale o dei dati degli oggetti di ricerca. Esempi di oggetto principale includono Opportunità, Account, Referente, Lead, Opportunità oppure Contratto. Se hai definito un oggetto principale nel modello dell'accordo, occorre avviare l'accordo dal pulsante “Invia per firma” nell'oggetto principale. Consulta Attivazione del pulsante Invia per firma per ulteriori informazioni su come abilitare un pulsante predefinito o creare nuovi pulsanti “Invia per firma”.

Tipo di accordo: la definizione dei tipi di accordo consente di generare rapporti su specifiche categorie di accordi.

• Attivo: attiva questa opzione per rendere il modello disponibile per l'uso. Se questa opzione è deselezionata, il modello non verrà utilizzato.

• Predefinito: attiva questa opzione se desideri impostare questo modello di accordo come predefinito per i nuovi accordi. Puoi anche definire un modello di accordo specifico da associare ad altri accordi, che può sovrascrivere il modello di accordo predefinito. Ad esempio, puoi creare un pulsante “Invia per firma” personalizzato per l'oggetto account associato a un modello di accordo specifico. Consulta Attivazione del pulsante Invia per firma per ulteriori informazioni sui pulsanti personalizzati.

• Invio automatico: attiva questa opzione se sono presenti dei flussi di lavoro automatizzati che desideri utilizzare per attivare l'invio degli accordi o se desideri inviare automaticamente un accordo dopo che l'utente ha fatto clic sul pulsante “Invia per firma” da un record di Salesforce. Affinché l'invio automatico funzioni, devi disporre di almeno un destinatario e di un allegato definiti nel modello di accordo.

• Disponibile per le azioni di editore: se hai abilitato le azioni di editore Chatter dell'organizzazione, puoi selezionare questa casella per abilitare questo modello di accordo. L'azione di editore Chatter consente agli utenti di inviare degli accordi da Chatter. Seleziona questa casella per abilitare questo modello di accordo per l'azione Chatter per uno qualsiasi dei seguenti oggetti principali: Referente, Account oppure Opportunità. Ad esempio, se l'oggetto principale è un'opportunità, selezionando questa casella consentirai agli utenti effettuare l'invio tramite questo modello di accordo da tutti i feed Chatter dell'opportunità. Se lasci l'oggetto principale vuoto, puoi abilitare il modello di accordo nel feed Chatter della pagina iniziale. Scopri ulteriori informazioni sull'attivazione dell'Azione di editore Chatter di Adobe Sign.

 

5. Nella sezione Informazioni sull'accordo, immetti o seleziona quanto segue:

Aggiungi il nome dell'accordo

Nome accordo: immetti un nome personalizzato o accetta quello predefinito.

Messaggio (facoltativo): immetti un messaggio personalizzato.

Tipo di firma: seleziona un tipo di firma e la lingua dei destinatari. Le opzioni sono le seguenti: Nessuno, Firma elettronica o Firma manuale.

• Lingua: seleziona la lingua per l'invio delle e-mail. 

Nota:

Nei campi di testo, ad esempio in quello del nome e del messaggio dell'accordo, di un modello di accordo, puoi facoltativamente utilizzare le variabili di Salesforce come parte della definizione per generare in modo dinamico questi dati dell'accordo. Ad esempio, questa opzione è utile se desideri personalizzare il nome e il messaggio dell'accordo per i destinatari ogni volta che viene generato l'accordo. Consulta gli esempi riportati di seguito.

Esempio 1:

Oggetto principale: Opportunità

Nome accordo: Accordo di Acme Corp - {!Name}

Messaggio:

Di seguito è riportata la stima per:

Account: {!Account.Name}

Importo: {!Amount}

Si prega di firmare l'accordo allegato.

Grazie, {!Owner.Name}

 

Di seguito viene riportato il risultato della creazione dell'accordo da un'opportunità specifica:

L'accordo viene generato da un'opportunità specifica

Esempio 2: oggetto personalizzato come oggetto principale

Campo di ricerca personalizzato nell'opportunità: Student__c

Definizione del modello di accordo: AgreementTemplateProcess

Oggetto principale: Student__c

Nome accordo: Accordo studente - {!Name}

Messaggio:

Salve, {!Student__r.Student_Name__c}

Si prega di firmare l'applicazione allegata.

Grazie, {!Account.Owner.Name}

 

    6. Nella sezione Opzioni accordo, immetti, seleziona o abilita quanto segue:

Pannello Opzioni accordo

Nota:

Nei campi di testo puoi usare facoltativamente le variabili di Salesforce come {!Id} o {!Account.Name} che fanno riferimento all'oggetto principale definito nel modello di accordo. Ad esempio, puoi digitare {!Owner.Email} per il campo Invia copia tramite e-mail a o {!OwnerId} per il campo Invia per conto di. Se l'oggetto principale era “Opportunità”, la variabile {!OwnerId} rappresenta il proprietario dell'opportunità e la variabile {!Owner.Email} rappresenta l'indirizzo e-mail del proprietario dell'opportunità. 

• Invia copia tramite e-mail: immetti gli indirizzi separati da virgole delle persone a cui deve essere inviato l'accordo.

• Promemoria automatici: seleziona un'opzione per i promemoria automatici. Le opzioni sono Mai, Ogni giorno, fino alla firma; oppure Ogni settimana, fino alla firma.

• Flusso di firma: seleziona un'opzione per l'ordine di firma. Le opzioni sono Nessuno, I destinatari firmano in ordine oppure I destinatari firmano in qualsiasi ordine.

Ordine di firma mittente: seleziona un'opzione per quando il mittente deve firmare. Le opzioni sono Nessuno; Firma prima il destinatario e in seguito il mittente; o Firma prima il mittente e in seguito i destinatari.

Invia per conto di: l'accordo verrà inviato per conto dell'ID del record dell'utente specificato in questo campo.

Nota: se utilizzi il metodo “Invia per conto di”, assicurati di abilitarlo prima seguendo queste istruzioni.

• URL di reindirizzamento post-firma: per reindirizzare automaticamente i firmatari di un accordo a un URL specificato dopo la firma, immetti un URL. Per poter usare questa opzione, è necessario abilitare l'impostazione Abilita opzioni post-firma.

Abilita firma in hosting: abilita questa opzione per facilitare la firma di persona, in hosting, se il firmatario è disponibile.

• Firma solo il mittente: attiva questa opzione per aggiungere la funzionalità “Firmo solo io” al modello. Per poter usare questa opzione, è necessario abilitare l'impostazione Abilita Firma solo il mittente. In base alle esigenze, questa opzione può essere impostata su sola lettura tramite l'impostazione Sola lettura - Firma solo il mittente.

• Abilita i campi Anteprima e Posizione: abilita questa opzione per visualizzare in anteprima l'accordo e trascinarvi i campi modulo prima di inviarlo per la firma.

• Usa numero di fax: abilita questa opzione per inviare l'accordo al numero di fax di un referente, lead o utente se preferisci una firma manuale.

Giorni alla scadenza: immetti il numero di giorni fino alla scadenza dell'accordo.

Nota: il numero di giorni immesso viene aggiunto alla data corrente in cui viene generato il record dell'accordo dal modello di accordo, al fine di calcolare in modo dinamico la data di scadenza.

Ritardo per reindirizzamento post-firma (secondi): se l'impostazione Abilita opzioni post-firma è abilitata ed è specificato un URL di reindirizzamento post-firma (vedi di seguito), immetti il numero di secondi che devono trascorrere prima di eseguire il reindirizzamento.

 

    7. Nella sezione Opzioni di protezione accordo, immetti, seleziona o abilita quanto segue:

Pannello Opzioni di protezione accordo

• Metodo di verifica firmatari esterni e interni (facoltativo): seleziona un metodo di verifica dei firmatari interni (tutti gli indirizzi e-mail all'interno del tuo account Adobe Sign) e dei firmatari esterni (tutti gli indirizzi e-mail non all'interno dell'account Adobe Sign). Le opzioni sono Nessuno, Password per la firma dell'accordo, Autenticazione basata su conoscenza o Autenticazione identità Web.

Nota: per assegnare un metodo di verifica dell'identità del firmatario a un singolo destinatario, è necessario specificarlo nella sezione dei destinatari, come illustrato di seguito.

Proteggi con password il documento firmato (facoltativo): attiva questa opzione per crittografare il file PDF firmato inviato ai firmatari.

• Password esterna di Sign: imposta il valore della password per la firma dell'accordo per i destinatari esterni quando il metodo di verifica del firmatario esterno è impostato su Password

• Password interna di Sign: imposta il valore della password per la firma dell'accordo per i destinatari interni quando il metodo di verifica del firmatario interno è impostato su Password

• Visualizza e conferma password: digita la password richiesta per aprire il PDF dell'accordo firmato.

 

    8. Nella sezione Impostazioni mappatura, facoltativamente puoi specificare quali mappature dati o mappature unione (o entrambe) eseguire automaticamente durante l'invio degli accordi con questo modello di accordo.

Sezione Impostazioni mappatura

Mappatura dati: seleziona una mappatura dati da utilizzare per eseguire la mappatura dati immessi da un accordo firmato su Salesforce.

Mappatura unione: seleziona una mappatura dati per unire i campi Salesforce in un accordo prima dell'invio.

 

    9. Nella sezione Oggetti di riferimento, puoi associare un account, un'opportunità o un contratto a questo modello di accordo digitando l'ID specifico o immettendo una variabile Salesforce, ad esempio {!Id}. In questo modo, l'elenco di accordi nell'oggetto di riferimento potrà contenere gli accordi inviati con questo modello.

Oggetti di riferimento

    10. Fai clic su Salva per salvare il modello e visualizzare la pagina del modello di accordo.

 

Aggiunta di destinatari, allegati e modelli per campi modulo ai modelli di accordo

Nella pagina del modello di accordo, puoi personalizzare ulteriormente tale modello specificando i destinatari, gli allegati e i modelli per campi modulo.  Apri un modello esistente e fai clic sulla scheda Correlato nella parte superiore per rendere visibili le opzioni disponibili.

Pagina del modello di accordo

Aggiunta di destinatari

Per aggiungere i destinatari a un modello di accordo, effettua le seguenti operazioni:

1. Fai clic sul nome del modello per aprirlo in modalità di modifica

2. Fai clic sulla scheda Correlato per visualizzare le opzioni

3. Nella sezione Aggiungi destinatario, fai clic sul pulsante Nuovo

Viene visualizzata la pagina Aggiungi un nuovo destinatario.

Pagina Aggiungi un nuovo destinatario

4. In “Passaggio 1: selezionare il tipo di destinatario e ruolo, seleziona le seguenti opzioni:

• Origine del destinatario: dall'elenco a discesa, seleziona una delle seguenti opzioni per specificare il destinatario:

○ Imposta destinatario predefinito

○ Ricerca basata sul campo Oggetto principale

○ Variabile di runtime

Se l'oggetto principale selezionato è un account o un'opportunità, puoi anche selezionare le seguenti opzioni:

○ <Account od Opportunità> Ruolo referente principale

○ <Account od Opportunità> Ruolo referente

○ Tutti <Account od Opportunità> Ruoli referente

Nota: se selezioni Ruolo opportunità del referente principale o Ruolo di account del referente principale, quando l'accordo viene generato il destinatario verrà cercato in base all'oggetto principale impostato in questo modello di accordo (consulta Creazione di un modello di accordo per ulteriori informazioni). Il Passaggio 2: specificare il destinatario, (vedere di seguito) non è richiesto se è selezionata l'opzione Ruolo referente principale.

Tipo destinatario: dall'elenco a discesa, seleziona una delle seguenti opzioni: Referente, Lead, Utente o E-mail.

• Ruolo destinatario: da questo menu a discesa puoi selezionare una delle seguenti opzioni: Firmatario, Approvatore, Accettore, Compilatore o Destinatario certificato.

Metodo di verifica del firmatario: dall'elenco a discesa, seleziona una delle seguenti opzioni: Nessuno, E-mail, Password, Social, KBA o Telefono.

Nota: assicurati che il tuo account Adobe Sign sia abilitato per questi metodi di verifica del firmatario per poterli utilizzare in Salesforce.

• Messaggio destinatario: inserisci un messaggio privato per questo destinatario in base alle esigenze.

Indice: questo numero indica la posizione della firma per il destinatario.  Questo indice è fondamentale nel caso dei moduli che prevedono più firmatari o flussi di lavoro paralleli/ibridi e campi specificamente designati

Non creare riga destinatario vuota: seleziona questa opzione se non desideri che sia aggiunto un segnaposto di destinatario vuoto quando non viene trovato un record corrispondente ai criteri selezionati

5. Fai clic su Avanti per andare al passaggio successivo

6. In “Passaggio 2: specificare il destinatario”, effettua le seguenti operazioni:

• Se hai selezionato Imposta destinatario predefinito al passaggio 4, seleziona un destinatario nel campo Destinatario - <Tipo destinatario>.

Aggiungi un nuovo destinatario - Referente

• Se hai selezionato Ricerca basata sul campo Oggetto principale (passaggio 4 riportato sopra), quando l'accordo viene generato il destinatario verrà cercato in base all'oggetto principale impostato in questo modello di accordo. Ad esempio, l'oggetto principale può essere “Opportunità”. In questa schermata, seleziona il campo di origine dell'oggetto principale (ad esempio, opportunità) che verrà utilizzato per cercare il destinatario. Ad esempio, puoi compilare il campo Destinatario con l'utente che ha creato l'opportunità o che l'ha aggiornata per ultimo.

Specificare il destinatario

• Se hai selezionato Ruolo opportunità del referente o Ruolo di account del referente, quando l'accordo viene generato il destinatario verrà cercato in base all'oggetto principale impostato in questo modello di accordo. In questo caso, deve essere inserito come oggetto principale “Opportunità” o “Account”. In questa schermata, seleziona il ruolo opportunità/account del referente che verrà utilizzato per selezionare il referente come destinatario nell'accordo. Ad esempio, puoi compilare il campo Destinatario con il referente che ha il ruolo di decision maker per l'opportunità o l'account.

 

• Se hai selezionato Variabile di runtime al passaggio 4, puoi specificare un ID destinatario nell'URL SFDC quando specifichi un destinatario per il modello di accordo. Per eseguire questa operazione, è necessario specificare la variabile qui (ad esempio, myRecipient).

Specificare il destinatario - Variabile

Successivamente, nel pulsante personalizzato “Invia per firma”, aggiungi i parametri della variabile di runtime nel modo seguente:

/apex/echosign_dev1__AgreementTemplateProcess?masterId={!Opportunity.Id}&myRecipient=00b500000018J7e&myAttachment=00b500000018J7e

L'ID del destinatario è l'ID record di un referente, lead o utente.

Per il destinatario di messaggio e-mail che non è un record in Salesforce, la variabile presenta l'indirizzo e-mail reale, ad esempio:

/apex/echosign_dev1__AgreementTemplateProcess?masterId={!Opportunity.Id}&myRecipient=amy@globalcorp.com

Leggi altre informazioni sulla creazione di pulsanti “Invia per firma” nella sezione successiva.

Puoi anche impostare dei destinatari segnaposto che hanno un tipo di destinatario ma non sono ancora specificamente definiti finché il mittente non definisce il destinatario specifico quando l'accordo viene generato. Per fare ciò, devi lasciare il Nome variabile vuoto.

7. Fai clic su Salva per salvare il destinatario, quindi ripeti i passaggi descritti sopra per aggiungere altri destinatari.

L'esempio seguente mostra tre destinatari predefiniti (un referente, un utente e un lead) aggiunti al modello di accordo.

Elenco dei destinatari

Aggiunta di allegati

Per aggiungere degli allegati al modello di accordo, effettua le seguenti operazioni:

1. Fai clic sul nome del modello per aprirlo in modalità di modificae fai clic sulla scheda Correlato

2. Fai clic sul pulsante Nuovo Aggiungi allegato.

• Viene visualizzata la pagina Aggiungi un nuovo allegato

3. In “Passaggio 1: selezionare il tipo di allegato”, seleziona un tipo di allegato dall'elenco a discesa.

Seleziona un tipo di allegato dall'elenco a discesa

Le opzioni sono le seguenti:

• Documento da Contenuti

• Documento da libreria EchoSign

• Documento da Libreria (libreria Salesforce)

• Documento da Oggetto principale

• Variabile di runtime

Se l'oggetto principale selezionato al Passaggio 3 è Opportunità o Preventivo, puoi anche selezionare le seguenti opzioni:

• Cita documento da preventivo opportunità o Cita documento da preventivo principale (se l'oggetto principale è il preventivo)

 

4. Fai clic su Avanti per andare al “Passaggio 2: specificare il file allegato”.

• Se hai selezionato Documento dalla libreria cloud EchoSign al Passaggio 3, è sufficiente selezionare i modelli di documento di Adobe Sign al passaggio successivo.

Seleziona dai modelli di documento di Adobe Sign

• Se hai selezionato Documento da Libreria al Passaggio 3, seleziona uno dei documenti Salesforce al passaggio successivo. 

Seleziona uno dei documenti Salesforce

• Se hai selezionato Documento da Contenuti al Passaggio 3, seleziona uno dei documenti dai contenuti o dai documenti Salesforce al passaggio successivo.

Seleziona dai contenuti o documenti Salesforce

• Se hai selezionato Documento da Oggetto principale al Passaggio 3, quando l'accordo viene generato il documento verrà cercato in base all'oggetto principale impostato in questo modello di accordo. 

Ricerca documento da Oggetto principale

È necessario specificare i criteri da utilizzare per determinare quale allegato viene utilizzato:

○ Selezione file dall'oggetto principale (ad esempio Opportunità)

► Documento più recente

► Documento meno recente

► Tutti i documenti

○ Selezione determinata da

► Data ultima modifica

► Data creazione

• Se hai selezionato Cita documento da preventivo principale o Cita documento da preventivo opportunità, quando l'accordo viene generato il documento verrà cercato in base all'oggetto principale impostato in questo modello di accordo. In questo caso, “Preventivo” è l'oggetto principale che bisogna immettere per questo modello di accordo. Quando esegui questa operazione, i PDF del preventivo generati dall'opportunità verranno utilizzati come allegati. Nella schermata successiva, seleziona i criteri secondo i quali verrà determinato l'allegato:

○ Selezione file dall'oggetto principale (ad esempio Opportunità o Preventivo)

► Documento più recente

► Documento meno recente

► Tutti i documenti

○ Selezione determinata da:

► Data ultima modifica

► Data creazione

• Se hai selezionato Variabile di runtime al Passaggio 3, puoi specificare un ID allegato nell'oggetto principale e un ID destinatario nell'URL SFDC quando specifichi un allegato per il modello di accordo. Dovrai specificare la variabile qui (ad esempio myRecipient o myAttachment). 

Specifica l'allegato nome variabile

Successivamente, nel pulsante personalizzato “Invia per firma”, aggiungi i parametri della variabile di runtime nel modo seguente:

/apex/echosign_dev1__AgreementTemplateProcess?masterId={!Opportunity.Id}&myRecipient=00b500000018J7e&myAttachment=00b500000018J7e

L'ID allegato è l'ID di un allegato nell'oggetto principale.

Leggi altre informazioni sulla creazione di pulsanti “Invia per firma” nella sezione successiva.

Se è presente un oggetto principale come “Preventivo”, dovrai impostare un pulsante “Invia per firma” personalizzato nell'oggetto Preventivo in modo che i documenti del modello di accordo specificati vengano allegati.

5. Fai clic su Salva per salvare l'allegato, quindi ripeti i passaggi illustrati sopra per aggiungere altri destinatari.

Aggiunta di modelli per campi modulo

Nota:

Puoi creare dei modelli per campi modulo in Adobe Sign per specificare le posizioni e gli attributi dei campi. Da Salesforce, puoi specificare i modelli per campi modulo da utilizzare nel modello di accordo. Puoi applicarli più volte nei documenti commerciali comuni per specificare i campi. 

Per aggiungere un modello per campi modulo al modello di accordo:

1. Fai clic sul nome del modello per aprirlo in modalità di modificae seleziona la scheda Correlato

2. Fai clic sul pulsante Nuovo Aggiungi modello per campi modulo

• Viene visualizzata la pagina Aggiungi un nuovo allegato.

Pagina Aggiungi un nuovo allegato

• Nella pagina Aggiungi un nuovo modello per campi, seleziona il modello da utilizzare.

Nota: al momento può essere selezionato un solo modello per campi modulo per operazione, ma puoi utilizzarlo su più documenti della transazione. Ad esempio, se il modello per campi modulo è di 10 pagine, puoi applicarlo a 2 documenti costituiti da almeno 10 pagine.

• Fai clic su Salva per salvare il modello per campi modulo selezionato


Mappatura dati nei campi dell'accordo

Per eseguire la mappatura dati nei campi dell'accordo nel modello dell'accordo, effettua le operazioni seguenti:

1. Fai clic sul nome del modello per aprirlo in modalità di modificae seleziona la scheda Correlato

2. Fai clic sul pulsante Nuovo Esegui la mappatura dati nei campi dell'accordo.

• Viene visualizzata la pagina Aggiungi una nuova mappatura dei campi.

Pagina Aggiungi una nuova mappatura dei campi

3. In “Passaggio 1: seleziona il metodo di mappatura dei campi” della pagina Aggiungi una nuova mappatura dei campi, seleziona uno dei seguenti metodi di mappatura:

• Immettete un valore specifico

• Selezionate il campo Oggetto principale

4. Fai clic su Avanti per continuare.

5. In “Passaggio 2: specifica il valore del campo e il campo di destinazione di Aggiungi una nuova mappatura dei campi”, effettua una delle operazioni seguenti: 

• Se hai selezionato Immetti un valore specifico come metodo di mappatura al Passaggio 3, immetti Valore campo di destinazione e seleziona un Campo accordo di destinazione su cui verrà eseguita la mappatura dati quando viene generato un accordo.

Mappatura mediante un valore di campo

• Se hai selezionato Seleziona il campo Oggetto principale come metodo di mappatura al Passaggio 3, quando l'accordo viene generato il valore del campo verrà cercato in base all'oggetto principale impostato in questo modello di accordo. Ad esempio, l'oggetto principale può essere “Opportunità”. Nella schermata successiva, seleziona il campo di origine dall'oggetto principale (ad esempio, Opportunità) e il campo dell'oggetto Accordo di destinazione su cui verrà eseguita la mappatura dati.

Mappatura campi da oggetto principale

6. Fai clic su Salva per salvare la mappatura campi.


Attivazione del pulsante “Invia per firma”

Il pulsante “Invia per firma” è associato al modello di accordo predefinito o a un modello di accordo specifico configurato da te. Per impostazione predefinita, l'integrazione Adobe Sign per Salesforce include un pulsante “Invia per firma” che puoi aggiungere ai layout delle pagine Opportunità, Account, Referente, Lead o Contratto. Puoi anche creare più pulsanti “Invia per firma” personalizzati che possono essere aggiunti ad altri oggetti e associati a modelli di accordo differenti.

Di seguito viene riportato un esempio su come abilitare il pulsante “Invia per firma” per l'oggetto Opportunità:

    1. Passa a Imposta > Strumenti piattaforma > Oggetti e campi > Gestore oggetti

    2. Seleziona l'oggetto da modificare (Opportunità in questo esempio) dall'elenco di oggetti a sinistra

    3. Fai clic sull'opzione Layout di pagina nella barra a sinistra

    4. Seleziona il layout di pagina da modificare

    5. Quando si apre il layout di pagina, seleziona Pulsanti dall'elenco a sinistra

    6. Trascina il pulsante Invia per firma dalla sezione in alto alla casella “Pulsanti personalizzati” nella sezione Dettagli opportunità.

Trascina il pulsante “Invia per firma” dalla sezione in alto alla casella “Pulsanti personalizzati”

Creazione di pulsanti “Invia per firma” personalizzati

Puoi creare dei pulsanti “Invia per firma” personalizzati per altri oggetti. Puoi etichettare il pulsante in base alle tue esigenze.

Di seguito viene riportato un esempio su come creare un pulsante “Invia per firma” personalizzato per l'oggetto Opportunità:

    1. Accedi a Imposta > Strumenti piattaforma > Oggetti e campi > Gestore oggetti

    2. Seleziona l'oggetto da modificare (Opportunità in questo esempio) dall'elenco di oggetti a sinistra

    3. Quando viene caricata la pagina dell'oggetto, seleziona la sezione Pulsanti, Collegamenti e Azioni dalla barra a sinistra

    4. Fai clic su Nuovo pulsante o collegamento nell'angolo in alto a destra

• Viene visualizzata la pagina di modifica del collegamento o del pulsante personalizzato

Pagina di modifica del collegamento o del pulsante personalizzato

5. Puoi copiare il valore impostato per il pulsante Opportunità personalizzato (vedi la schermata riportata di seguito), ma dovrai sostituire la variabile dell'ID oggetto alla fine del percorso con la variabile dell'ID oggetto che desideri aggiungere: /apex/echosign_dev1__AgreementTemplateProcess?masterid={!Opportunity.Id}

52_managed_send_button

 

• (Facoltativo) Associa un modello di accordo specifico al pulsante:

Per associare un modello di accordo specifico per un determinato pulsante “Invia per firma”, il percorso del pulsante deve essere:

/apex/echosign_dev1__AgreementTemplateProcess?masterid={!Object.Id}&templateId=a011I000006tTeXQAU

Dove templateId deve essere impostato su un ID specifico del modello di accordo che verrà utilizzato. Se questo valore non viene impostato, verrà utilizzato il modello di accordo predefinito. Puoi ottenere il valore templateId dall'URL della pagina del modello di accordo:

ID del modello di accordo nell'URL

• (Facoltativo) Dopo aver fatto clic sul pulsante e aver generato l'accordo, reindirizza l'utente a una pagina diversa da quella dell'accordo mediante il parametro retURL.

Esempio: puoi definire un pulsante “Invia per firma” per fare in modo che, dopo essere stato selezionato, reindirizzi l'utente a un URL specificato o lo riporti al record invece di andare alla pagina dell'accordo. Per definire questo pulsante, utilizza questa stringa come esempio:

/apex/echosign_dev1__AgreementTemplateProcess?masterid={!Opportunity.Id}&retURL=/{!Opportunity.Id}

 

• (Facoltativo) Dopo aver fatto clic sul pulsante, attiva un'Azione su caricamento per “Invia”

Esempio: puoi definire un pulsante “Invia per firma” per fare in modo che, dopo essere stato selezionato, reindirizzi l'utente alla pagina dell'accordo e per impostare l'invio dell'accordo dopo il caricamento della pagina senza altri interventi da parte dell'utente. Per definire questo pulsante, utilizza questa stringa come esempio:

/apex/echosign_dev1__AgreementTemplateProcess?masterid={!Opportunity.Id}&onloadAction=Send

Per ulteriori informazioni sulle onLoadActions, consulta onLoadActions. In alternativa, puoi eseguire la mappatura del valore “Invia” sul campo “Azione su caricamento (elenco)” nel record dell'accordo. Consulta Esegui la mappatura dati nei campi dell'accordo per informazioni su come definire questa mappatura.

3. Fai clic sul pulsante Salva.

Dopo aver creato il pulsante personalizzato, vai al layout di pagina dell'oggetto e aggiungilo alla pagina seguendo la procedura illustrata prima nell'esempio relativo all'opportunità (consulta Attivazione del pulsante “Invia per firma” per ulteriori informazioni).

Abilita opzioni post-firma

Attiva questa opzione per indirizzare i firmatari a una pagina di destinazione di tua scelta. In questo modo, le opzioni “URL di reindirizzamento post-firma” e “Ritardo per reindirizzamento post-firma” vengono rese disponibili nella pagina di invio dell'accordo. I firmatari di un accordo vengono reindirizzati all'URL specificato dopo la firma. Ad esempio, puoi reindirizzarli al sito Web della tua azienda o alla pagina di un questionario. Questa opzione può essere impostata come in sola lettura per i mittenti che utilizzano l'impostazione Sola lettura - Opzioni post-firma.

Per abilitare le opzioni post-firma:

  1. Passa a Imposta > Strumenti piattaforma > Codice personalizzato > Impostazioni personalizzate
  2. Fai clic sull'etichetta Impostazioni di Adobe Sign
  3. Fai clic su Gestisci
  4. Fai clic su Nuovo (o Modifica)
  5. Cerca l'impostazione Abilita opzioni post-firma
    1. (Facoltativo) Cerca l'impostazione Sola lettura - Opzioni post-firma
  6. Modifica secondo le esigenze e fai clic su Salva

Abilita la funzionalità “Invia per conto di…”

Nota:

La funzionalità di invio per conto di altri utenti è disponibile solo su Adobe Sign per Salesforce v11.7 o versioni successive.

Può essere necessario abilitare la funzionalità “Invia per conto di” quando un membro dell'organizzazione Salesforce deve inviare accordi per conto di un'altra persona. Questa funzionalità è valida per qualsiasi invio di accordi, inclusi gli invii in background attivati da un aggiornamento del campo Accordo “Azione sullo sfondo” o tramite l'opzione “Invio automatico” nei modelli di accordo. Puoi inoltre impostare la ricerca di un utente in un modello di accordo su “Invia per conto di” in modo che il campo venga popolato automaticamente quando viene generato un accordo.  

Per abilitare la funzionalità “Invia per conto di”:

1. Abilita l'impostazione “Consenti l'invio per conto di altri” nel modo seguente:

a. Passa a Imposta > Strumenti piattaforma > Codice personalizzato > Impostazioni personalizzate

b. Fai clic sull'etichetta Impostazioni Adobe Sign.

c. Fai clic sul pulsante Gestisci.

d. Fai clic sul pulsante Nuovo (o Modifica).

e. Cerca (ctrl/cmd +f) l'impostazione Consenti l'invio per conto di altri e modificala secondo le esigenze

Impostazione Consenti l'invio per conto di altri

f. Fai clic sul pulsante Salva.

 

2. Aggiungi il campo “DC - Consenti l'invio per conto di altri” al layout del record Utente nel modo seguente:

a. Passa a Imposta > Strumenti piattaforma > Oggetti e campi > Gestore oggetti

b. Seleziona Utente dal gestore degli oggetti

c. Seleziona Layout pagina utente dalla barra a sinistra della pagina dell'oggetto Utente

d. Fai clic sul collegamento Layout utente

e. Con l'opzione Campi selezionata, fai clic su Adobe Sign - Consenti invio come altri e trascinala nella sezione “Ulteriori informazioni (intestazione visibile solo durante la modifica)” del layout.

Fai clic su Adobe Sign - Consenti invio come altri e trascina l'opzione nella sezione “Ulteriori informazioni”

f. Fai clic sul pulsante Salva.

 

3. È necessario abilitare l'opzione Adobe Sign - Consenti invio come altri per l'utente specifico per conto del quale desideri effettuare l'invio, nel modo seguente:

a. Passa a Imposta > Amministrazione > Utenti > Utenti

b. Fai clic sull'azione Modifica per l'utente specifico.

c. Nella pagina Modifica utente, nella sezione Informazioni aggiuntive, abilita l'opzione Adobe Sign - Consenti invio come altri.

d. Fai clic sul pulsante Salva.

Abilita l'opzione Adobe Sign - Consenti invio come altri

4. Aggiungi il campo “Invia per conto di altri” al layout della pagina dell'accordo nel modo seguente:

a. Passa a Imposta > Genera > Crea > Oggetti.

b. Fai clic sul collegamento Accordo.

Collegamento oggetto Accordo

c. Fai clic sul collegamento Set di campi nella parte superiore della pagina per accedere alla sezione interessata.

Collegamento Set di campi

d. Fai clic sull'azione Modifica.

Pulsante di modifica del set di campi

e. Con l'opzione Accordo selezionata, individua il campo Invia per conto di, quindi fai clic e trascinalo nella sezione Set di campi.

Trascina l'oggetto Invia per conto di nel layout di pagina

f. Durante l'impostazione dell'accordo da inviare, occorre immettere nel campo “Invia per conto di” l'utente che ha consentito agli altri utenti di inviare per suo conto. 

 

Abilita Firma solo il mittente

Abilita questa impostazione per visualizzare e abilitare l'opzione “Firma solo il mittente” nella sezione Destinatari della pagina di invio dell'accordo. Quando si utilizza l'opzione “Firma solo il mittente”, l'accordo o il documento viene presentato all'utente per la firma. Questa funzionalità è simile a quella “Compila e firma” dei servizi Adobe. Questa opzione può essere impostata su sola lettura tramite l'impostazione Sola lettura - Firma solo il mittente.

Per abilitare la funzionalità Firma solo il mittente:

  1. Passa a Imposta > Strumenti piattaforma > Codice personalizzato > Impostazioni personalizzate
  2. Fai clic sull'etichetta Impostazioni di Adobe Sign
  3. Fai clic su Gestisci
  4. Fai clic su Nuovo (o Modifica)
  5. Cerca l'impostazione Abilita Firma solo il mittente
    1. (Facoltativo) Cerca l'impostazione per Sola lettura - Firma solo il mittente
  6. Modifica secondo le esigenze e fai clic su Salva

onLoadActions

Salesforce può attivare automaticamente le azioni tramite il parametro URL onLoadAction supportato da Adobe Sign per le azioni del pulsante Accordo: Invia, Promem., Elimina, Annulla, Aggiorna e Visualizza. Il parametro URL rispetta le impostazioni della barra degli strumenti (vedi la Guida avanzata alla personalizzazione) definite dall'amministratore per rendere disponibili solo quelle attivate.

Esempi di URL con onLoadAction:

  • Invia: assicurati che nel tuo account sia presente un accordo nello stato Bozza.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[ID accordo]&sfdc.override=1&onLoadAction=send

 

  • Promem.: assicurati che nel tuo account sia presente un accordo nello stato Inviato per firma.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[ID accordo]&sfdc.override=1&onLoadAction=remind

 

  • Elimina: assicurati che nel tuo account sia presente un accordo nello stato Inviato per firma.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[ID accordo]&sfdc.override=1&onLoadAction=delete

 

  • Annulla: assicurati che nel tuo account sia presente un accordo nello stato Inviato per firma.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[ID accordo]&sfdc.override=1&onLoadAction=cancel

 

  • Aggiorna: assicurati che nel tuo account sia presente un accordo nello stato Inviato per firma.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[ID accordo]&sfdc.override=1&onLoadAction=update

 

  • Visualizza: assicurati che nel tuo account sia presente un accordo nello stato Bozza, Inviato per firma, Firmato o Annullato.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[ID accordo]&sfdc.override=1&onLoadAction=view

 

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