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Enviar en lote mediante una plantilla principal

 

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Envío en lote utilizando una plantilla padre

Enviar en lote es un proceso que utiliza una plantilla de acuerdo “padre” creada por el remitente para generar múltiples acuerdos “hijos” para uno o varios destinatarios.

La plantilla principal se configura en tres fases:

  • Definiendo los detalles del acuerdo :el nombre, el mensaje global y los archivos base del acuerdo.
  • Definiendo la configuración del acuerdo : las configuraciones de soporte del acuerdo, como el recordatorio, la fecha de caducidad, la contraseña, la localización, etc.
  • Añadir destinatarios : la lista de destinatarios utilizada para generar los acuerdos secundarios, introducida ya sea:
    • Manualmente, escribiendo (o pegando) cada destinatario en el campo de texto. 
    • Cargando mediante un archivo CSV.

Método para añadir destinatarios

Definir los detalles del Acuerdo y los ajustes es el mismo proceso independientemente de cómo añada sus destinatarios. Sin embargo, la forma en que pretendes añadir beneficiarios tiene implicaciones de gran alcance para el ámbito de aplicación y las opciones aplicadas a los acuerdos secundarios.
Antes de empezar a configurar una plantilla padre Enviar en lote, conoce y comprende qué método pretende utilizar para añadir tus destinatarios. Si tienes la intención de aprovechar las opciones de importación de CSV, define tu CSV antes de empezar a crear tu plantilla.

La interfaz de entrada manual permite:

  • Solo un destinatario por acuerdo secundario, con una contrafirma opcional del remitente. No hay ninguna opción para añadir destinatarios externos adicionales, asignar un contrafirmante diferente o mover la contrafirma a la primera posición de firma.
  • Se pueden añadir hasta 50 destinatarios a través del proceso manual, lo que genera hasta 50 acuerdos secundarios.

Además, todos los elementos configurados de la plantilla principal se aplican a todos los acuerdos secundarios. Esto incluye:

  • la función del destinatario
  • método y valor de autenticación del destinatario
  • la fecha límite de vencimiento de los acuerdos secundarios
  • el mensaje global incluido en la notificación por correo electrónico
  • la configuración regional utilizada para la experiencia del destinatario

El método de importación de CSV proporciona varias prácticas mejoradas sobre el método manual, como las siguientes:

  • Se pueden configurar hasta 1000 acuerdos secundarios para una transacción Enviar en lote.
  • Se pueden incluir hasta 100 destinatarios en cada acuerdo secundario. Cada destinatario puede tener lo siguiente:
    • Función
    • Tipo de autenticación (incluida la autenticación por correo electrónico [ninguna], autenticación de Acrobat Sign, teléfono (SMS) contraseña y autenticación basada en conocimientos)
    • Valor de autenticación
    • Mensaje privado (hasta 1000 caracteres)
  • Cada acuerdo secundario puede configurarse para incluir:
    • Nombre del acuerdo personalizado
    • “Mensaje global” personalizado en el correo electrónico (hasta 1000 caracteres)
    • Configuración regional personalizada
    • Fecha de caducidad personalizada
    • Estructuras de flujo de trabajo complejas (flujos de firmas secuenciales, paralelos e híbridos)

Configurar la plantilla padre

Definir los Detalles del acuerdo

  1. Inicie sesión con un usuario que tenga acceso a la función Enviar en bloque habilitada en su grupo principal y vaya a la página Inicio.

  2. Seleccione el mosaico Enviar en bloque.

    Si el mosaico no está presente, el grupo principal del usuario no tiene Enviar en lote.

    La página principal con ejemplos cuando Enviar en bloque está habilitado y deshabilitado
    Póngase en contacto con el administrador de Acrobat Sign para proporcionar acceso a la función Enviar en bloque para el grupo principal del usuario.

    Si se genera un error que indica que no tienes acceso suficiente, el grupo principal del usuario no está configurado para permitir el acceso a Enviar en bloque, pero el usuario es miembro de un grupo con acceso.

    Manual Enviar en lote
    El acceso a la interfaz Enviar en bloque requiere que el usuario tenga habilitada la función en su grupo principal.

  3. Una vez que se haya cargado la interfaz Enviar en bloque:

    1. Selecciona el grupo desde el que se enviarán los acuerdos. Si el selector de grupo no es interactivo, solo tendrás acceso a un grupo. El grupo define lo siguiente:
      • las plantillas disponibles para la transacción
      • las opciones de firma y los requisitos
      • la seguridad aplicada a los acuerdos
    2. Selecciona el botón Escoger archivo para elegir el archivo que se utilizará como documento base para el acuerdo. Puedes seleccionar un archivo desde los siguientes lugares:
      • Mi PC. Al seleccionar un archivo del equipo, el proceso de configuración avanza inmediatamente. Si necesitas utilizar varios archivos, puedes seleccionar más archivos después de actualizar la página.
      • Biblioteca de plantillas. La selección desde la opción Plantilla te permite seleccionar varios archivos de la biblioteca marcando la casilla en la lista. Una vez que todos los archivos estén marcados, selecciona el botón Confirmar para agregarlos a la transacción. La biblioteca de plantillas tiene dos pestañas: 
        • Plantillas. Esta es una lista de todas las plantillas disponibles para el usuario a través de la biblioteca de plantillas del grupo.
        • Plantillas recientes. Esta es una lista de las plantillas usadas más recientemente en la biblioteca de plantillas del grupo.

     

    La sección Detalles del acuerdo de la interfaz Enviar en bloque con el selector de archivos resaltado
    Puede habilitarse un vínculo en la esquina superior derecha de la ventana que permita a los usuarios cambiar a la versión clásica de la función Enviar en lote.

    Nota:

    Al utilizar plantillas, es fundamental que pruebes y verifiques que los campos de plantilla están asignados correctamente y funcionan correctamente antes de crear cientos de acuerdos.

  4. La página se actualiza para mostrar los Detalles del acuerdo.

    Hay tres secciones que revisar y editar según sea necesario:

    • Archivos del acuerdo: los archivos o plantillas seleccionados ya están adjuntos. Si necesitas más archivos adjuntos, selecciona el botón Elegir más archivos y añade archivos de tu equipo local o de la biblioteca de plantillas. 
      • Los archivos se pueden añadir desde ambos orígenes según sea necesario.
      • Los archivos seleccionados de tu sistema local solo se pueden añadir de uno en uno. Es posible seleccionar varias plantillas.
    • Nombre del acuerdo: el nombre del acuerdo aparece en la línea de asunto del correo electrónico del destinatario y se muestra de forma destacada en la página Administrar
      • El nombre del acuerdo predeterminado se importa del primer archivo adjunto.
      • El nombre del acuerdo se puede editar haciendo clic en el campo y escribiendo.
    • Mensaje: el campo de mensaje contiene el mensaje predeterminado que se inserta en el cuerpo del correo electrónico para todos los destinatarios. Para editar el campo de mensaje, haz clic en el campo y empieza a escribir.
    La interfaz Enviar en bloque que muestra los detalles del acuerdo configurado


Configura o ajusta la configuración del Acuerdo

Los valores predeterminados de la Configuración del acuerdo se heredan de la configuración del grupo. Cada ajuste puede adaptarse a la finalidad de la plantilla.
En función del nivel de servicio y de los ajustes a nivel de grupo, pueden incluirse diferentes opciones. Estas son las razones más comunes:


Añadir destinatarios

Como se ha mencionado anteriormente, la forma en que esperas añadir tus destinatarios es clave para obtener los mejores resultados.
De forma predeterminada, el proceso manual se presenta cuando se inicia la configuración de la plantilla.

Selecciona el método que deseas utilizar para añadir destinatarios:

¿Qué método quieres utilizar para añadir destinatarios?

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