Los destinatarios del firmante notarial recibirán un correo electrónico en el que se les pedirá que revisen el contenido del acuerdo y rellenen los campos que se les hayan colocado. Si se configura otro método de autenticación, el destinatario debe cumplir ese requisito de autenticación antes de ver el documento.
Novedades
Introducción
- Guía de inicio rápido para administradores
- Guía de inicio rápido para usuarios
- Biblioteca de tutoriales de vídeo
- Preguntas frecuentes
Administrar
- Información general sobre Admin Console
-
Administración de usuarios
- Agregación de usuarios
- Crear usuarios centrados en funciones
- Buscar usuarios con errores de aprovisionamiento
- Cambiar nombre/dirección de correo electrónico
- Editar los miembros del grupo de un usuario
- Promover un usuario a una función de administrador
- Tipos de identidad de usuario y SSO
- Cambiar identidad de usuario
- Autenticar usuarios con MS Azure
- Autenticar usuarios con la federación de Google
- Perfiles de productos
- Experiencia de inicio de sesión
-
Orientación para los requisitos reglamentarios
- Accesibilidad
- HIPAA
- RGPD
- Título 21 del CFR, Parte 11, y EudraLex, anexo 11
- Clientes del sector sanitario
- Compatibilidad con IVES
- Acuerdos de "protección"
- Consideraciones de la UE y el Reino Unido
- Reivindicar un dominio
- Vínculos de notificación de abuso
Enviar, firmar y administrar acuerdos
-
Opciones de destinatario
- Cancelar un recordatorio por correo electrónico
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Opciones de la página de firma electrónica
- Información general de la página de firma electrónica
- Abrir para leer el acuerdo sin campos
- Rechazar la firma de un acuerdo
- Delegar autorización de firma
- Descargar un PDF del acuerdo
- Ver el historial del acuerdo
- Ver los mensajes del acuerdo
- Conversión de una firma electrónica a una escrita
- Conversión de una firma escrita a una electrónica
- Navegar por los campos de formulario
- Borrar los datos de los campos de formulario
- Ampliación y navegación por la página de firma electrónica
- Cambiar el idioma utilizado en las herramientas y la información del acuerdo
- Revisar los avisos legales
- Ajuste de las preferencias de cookies de Acrobat Sign
- Enviar acuerdos
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Creación de campos en documentos
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Entorno de creación en la aplicación
- Detección automática de campos
- Arrastra y suelta campos con el entorno de creación
- Asignación de los campos de formulario a los destinatarios
- La función Rellenar previamente
- Aplicar campos con una plantilla de campos reutilizable
- Transferir campos a una nueva plantilla de biblioteca
- Entorno de creación actualizada al enviar acuerdos
- Creación de formularios y etiquetas de texto
- Creación de formularios con Acrobat (AcroForms)
- Campos
- Preguntas frecuentes sobre creación
-
Entorno de creación en la aplicación
- Firmar acuerdos
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Gestionar acuerdos
- Información general de la página Administrar
- Acuerdos delegados
- Reemplazar destinatarios
- Limitar la visibilidad del documento
- Cancelar un acuerdo
- Crear nuevos recordatorios
- Revisar recordatorios
- Cancelación de un recordatorio
- Acceder a flujos de Power Automate
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Más acciones…
- Cómo funciona la búsqueda
- Ver un acuerdo
- Creación de una plantilla a partir de un acuerdo
- Ocultar/Mostrar acuerdos de la vista
- Cargar un documento firmado
- Modificar los archivos y campos de un acuerdo enviado
- Editar el método de autenticación de un destinatario
- Añadir o modificar una fecha de caducidad
- Añadir una nota al acuerdo
- Uso compartido de un acuerdo individual
- Anular uso compartido de un acuerdo
- Descargar un acuerdo individual
- Descarga de los archivos individuales de un acuerdo
- Descargar el informe de auditoría de un acuerdo
- Descargar el contenido del campo de un acuerdo
- Informe de auditoría
- Exportaciones de creación de informes y datos
Capacidades y flujos de trabajo de acuerdos avanzados
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Formularios web
- Crear un formulario web
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- Deshabilitación/habilitación de un formulario web
- Ocultación/descubrimiento de un formulario web
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- Crear una plantilla de biblioteca
- Cambiar el nombre de una plantilla de biblioteca
- Cambiar el tipo de una plantilla de biblioteca
- Cambio del nivel de permisos de una plantilla de biblioteca
- Copiar, editar y guardar una plantilla compartida
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- Transferencia de la propiedad de formularios web y plantillas de biblioteca
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Flujos de trabajo de Power Automate
- Información general sobre la integración de Power Automate y los derechos incluidos
- Habilitar la integración de Power Automate
- Acciones en contexto de la página Administrar
- Seguimiento del uso de Power Automate
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- Administrar flujos
- Editar flujos
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Acrobat Sign Desarrolladores
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Soporte y solución de problemas
Información general: integración de Notarize
Adobe Acrobat Sign se ha asociado con Notarize, Inc. para proporcionar servicios de notarización en línea.
La integración de Acrobat Sign con el servicio de notaría en línea de Notarize Inc. solo está disponible para su uso en Estados Unidos con los planes de servicio Business y Enterprise.
Especificación de los requisitos de notarización de un participante al redactar un nuevo acuerdo
Cuando la función de notarización está habilitada para la cuenta de Acrobat Sign, el remitente puede seleccionar Requiere notarización haciendo clic en los puntos suspensivos a la derecha del registro del destinatario.
La opción de notarización solo está disponible para los destinatarios con una función de Firmante.
La opción de incluir otros métodos de autenticación sigue estando disponible para revisar el acceso del usuario al acuerdo antes de la sesión de notarización en línea.
Una vez que el remitente hace clic en Siguiente, se solicita información adicional en la página Detalles de la notarización:
Especificación del servicio notarial
Las opciones del servicio notarial disponibles para los remitentes se basan en las transacciones de Notarize habilitadas para el remitente en función de las configuraciones definidas por el administrador en Configuración de envío. Las opciones del servicio notarial están determinadas por los derechos adquiridos de las ofertas de Notarize. Para obtener más información sobre cómo añadir Servicios notariales a su cuenta de Acrobat Sign, póngase en contacto con su representante de ventas de Adobe.
- Usar el servicio Notario bajo demanda de Notarize, Inc.: disponible para remitentes con acceso al servicio Notario bajo demanda.
Al utilizar el servicio Notario bajo demanda, el remitente cuenta con una opción para especificar que el firmante debe realizar el pago de la transacción. Cuando se selecciona esta opción, Notarize solicitará al firmante que realice el pago antes de que el documento completado esté disponible. La cuota de transacción de Notarize para Notario bajo demanda asociada con la cuenta del remitente no se deduce cuando el firmante paga a Notarize, Inc. la transacción.
- Usar notario proporcionado por mi organización: disponible para los remitentes con acceso al servicio Notario propio de Notarize Inc.
Si lo desea, puede incluir la dirección de correo electrónico del notario propio al iniciar solicitudes de notarización.
Confirmación de los archivos que deben notarizarse
Permite a los remitentes seleccionar todos o un subconjunto de documentos que se marcarán como que requieren notarización.
Opciones notariales adicionales
Permite a los remitentes especificar una programación de reuniones y añadir instrucciones adicionales para el notario como opción.
El estado de los acuerdos se puede seguir a través de la página Administrar de Acrobat Sign. Una vez que el firmante o los firmantes que requieren la notarización han completado el paso de revisión previa a la notarización y el acuerdo está listo para la notarización, el estado del acuerdo cambia a “Enviado para notarización”.
Experiencia del destinatario
-
Nota:
Los campos de firma se suprimen en esta primera revisión del documento.
Todos los demás tipos de campos están disponibles para que el destinatario proporcione contenido.
Una vez que se completan todos los campos obligatorios, se solicita al destinatario que continúe con el proceso de notarización remota en línea con Notarize, Inc.
Nota:Los pasos 2-12 se llevan a cabo en la plataforma Notarize. Los detalles siguientes los proporciona Notarize Inc. Consulte la Documentación de Notarize Inc. para obtener más información o consultar preguntas sobre el uso de los servicios de Notarize
-
Un segundo correo electrónico de Notarize, Inc. se envía al destinatario inmediatamente y le indica que debe iniciar una sesión notarial.
Nota:Las transacciones de Notarize que tengan varios destinatarios recibirán el correo electrónico de Notarize, Inc. después de que todos los destinatarios hayan completado su revisión del acuerdo.
Este vínculo abre una sesión con el sistema de Notarize.
-
Se pide al destinatario que valide su identidad respondiendo a cinco preguntas en dos minutos o menos.
- Si el destinatario responde incorrectamente o tarda más de dos minutos, el proceso de validación falla.
- El destinatario tiene otra oportunidad de responder cinco preguntas más. Si se produce un error en el segundo intento, la sesión da error y el destinatario no puede volver a intentarlo durante 24 horas.
-
Después de pasar el proceso de verificación de cinco preguntas, se pide al destinatario que proporcione un documento identificativo con fotografía válido y emitido por las autoridades gubernamentales.
El destinatario tiene la opción de tomar imágenes con un dispositivo móvil o utilizar el explorador web y su cámara web:
Después de seleccionar un método, se pide al destinatario que declare qué tipo de identificación está utilizando.
A continuación, se pide al destinatario que tome imágenes de su documento:
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El destinatario se conecta a un Notario público en vivo. Esto puede tardar uno o dos minutos mientras se contacta con el notario y este acepta la sesión.
Cuando el notario acepta la sesión, se muestra el documento del acuerdo, con los campos de firma visibles. El documento permanecerá bloqueado hasta que el notario esté listo para ser testigo de la firma.
Tanto el notario como el destinatario pueden ver el documento y verse el uno al otro, y se permite la comunicación verbal durante la sesión.
El notario valida los documentos y libera el documento para que lo firme el destinatario.
-
Recibirá una notificación de Acrobat Sign una vez completada la transacción.
Para los usuarios de una cuenta de Acrobat Sign, los documentos completados y la pista de auditoría se pueden descargar desde la página Administrar de Acrobat Sign
Nota:Los documentos notarizados individuales se pueden recuperar de la sección de archivos adjuntos del archivo PDF combinado.
Consumo de transacciones de Notarize
Esta sección solo se aplica a los clientes que adquirieron la cuota de transacciones de Notarize o la suscripción a Notarize mediante Adobe.
Seguimiento del volumen disponible:
Para supervisar el volumen de transacciones de Notarize o la suscripción disponibles para la cuenta:
Vaya a Configuración de la cuenta > Configuración de envío > Habilitar las siguientes transacciones notariales
Haga clic en el vínculo Realizar un seguimiento del uso:
Se produce una “transacción de Notarize” cada vez que se utiliza el servicio de Notarize para celebrar una reunión con un notario en la que este puede completar una notarización de al menos un firmante.
Una transacción de Notarize puede tener entre uno y ocho firmantes.
Informe de auditoría
Se ha registrado un evento notarial correcto en el informe de auditoría de Acrobat Sign con una sección separada que incluye eventos durante la notarización, según lo informado por Notarize, Inc.
El informe adjunto solo incluye a las partes involucradas (identificadas por nombre y dirección de correo electrónico) junto con el estado de “aprobado/suspenso” del evento, según lo informado por Notarize Inc. Esta adenda forma parte del informe de auditoría y se purga del sistema con cualquier otra acción que purgue el informe de auditoría (RGPD, Retención).
La pista de auditoría de Notarize también se puede encontrar adjunto a documentos notarizados individuales.
Opciones de configuración
Requisitos previos
El servicio de notarización debe habilitarse en el nivel de cuenta para que las transacciones de Notarize individuales puedan ponerse a disposición de los grupos.
Para poder habilitar la integración de Notarize, debe contar con una clave API de Notarize que proporciona esta empresa.
La clave API de Notarize se valida antes de enviar un acuerdo para su notarización. El envío y la actualización de un acuerdo con la notarización habilitada se bloquea (con un error) si:
- la cuenta es una cuenta de prueba de Notarize que ha caducado
- la asignación de la cuenta Notarize a la clave API está desactivada
- la clave API de Notarize no es válida
- la clave API de Notarize se ha deshabilitado.
CÓMO OBTENER LA CLAVE API
Consulte Documentación de Notarize para ver los pasos para obtener una clave API
Habilitación de la Configuración notarial para la cuenta
El acceso al servicio notarial está restringido en el nivel de cuenta.
Inicie sesión como administrador del nivel de cuenta y vaya a Configuración de la cuenta > Configuración de notarización.
Hay una configuración disponible: Activar la integración con Notarize.
Al habilitar esta configuración, se rellena la pestaña Configuración de envío con los controles opcionales que exponen la transacción de Notarize a los usuarios.
Cuando el servicio notarial está habilitado en el nivel de cuenta, todos los grupos se rellenan ahora con una o más configuraciones opcionales en la pestaña Configuración de envío. La configuración expuesta dependerá de los tipos de transacción de Notarize disponibles para la cuenta:
Notario propio con autenticación de firmante multifactorial: permite que un notario interno procese las solicitudes notariales. Este método requiere que el firmante pase la autenticación multifactorial (pasos 6 a 9 de la experiencia del destinatario).
Servicio de notario bajo demanda de Notarize: permite que los agentes procesen las solicitudes de notarización con el servicio Notarize.
Notario propio, conocido personalmente por el notario: permite que un notario interno procese las solicitudes de notarización sin requerir autenticación multifactorial.
Si no ve las transacciones de Notarize en la página Enviar configuración, compruebe que la configuración de nivel de cuenta esté activada.
Integraciones de Acrobat Sign compatibles con transacciones de Notarize
- Integración con Microsoft
- Word
- PowerPoint
- Teams
- SharePoint
- Acrobat Desktop
Limitaciones/funciones incompatibles
- Localización: solo inglés de EE. UU.
- La función de integración de Notarize no está disponible para los flujos de trabajo personalizados, autofirma y formularios web.
- Las firmas digitales no se admiten en transacciones que incluyen notarización.
- La visibilidad limitada de los documentos no es compatible con la notarización y se ignora si está habilitada.
- La opción de mantener los documentos separados no está disponible para los acuerdos que se han notarizado.
- Los campos de pago no se pueden usar para los participantes que requieran notarización.
- Escenario conyugal (el mismo correo electrónico no se puede usar para dos firmantes) en los acuerdos, incluida la notarización.
- Los firmantes múltiples que requieren notarizaciones pueden iniciarse desde una única transacción de Acrobat Sign, pero todos los firmantes deben unirse a una sesión notarial simultánea en la plataforma Notarize.
Preguntas frecuentes:
Preguntas frecuentes sobre la plataforma empresarial de Notarize Inc.