Novedades
Introducción
- Guía de inicio rápido para administradores
- Guía de inicio rápido para usuarios
- Biblioteca de tutoriales de vídeo
- Preguntas frecuentes
Administrar
- Información general sobre Admin Console
-
Administración de usuarios
- Agregación de usuarios
- Crear usuarios centrados en funciones
- Buscar usuarios con errores de aprovisionamiento
- Cambiar nombre/dirección de correo electrónico
- Editar los miembros del grupo de un usuario
- Promover un usuario a una función de administrador
- Tipos de identidad de usuario y SSO
- Cambiar identidad de usuario
- Autenticar usuarios con MS Azure
- Autenticar usuarios con la federación de Google
- Perfiles de productos
- Experiencia de inicio de sesión
-
Orientación para los requisitos reglamentarios
- Accesibilidad
- HIPAA
- RGPD
- Título 21 del CFR, Parte 11, y EudraLex, anexo 11
- Clientes del sector sanitario
- Compatibilidad con IVES
- Acuerdos de "protección"
- Consideraciones de la UE y el Reino Unido
- Reivindicar un dominio
- Vínculos de notificación de abuso
Enviar, firmar y administrar acuerdos
-
Opciones de destinatario
- Cancelar un recordatorio por correo electrónico
-
Opciones de la página de firma electrónica
- Información general de la página de firma electrónica
- Abrir para leer el acuerdo sin campos
- Rechazar la firma de un acuerdo
- Delegar autorización de firma
- Descargar un PDF del acuerdo
- Ver el historial del acuerdo
- Ver los mensajes del acuerdo
- Conversión de una firma electrónica a una escrita
- Conversión de una firma escrita a una electrónica
- Navegar por los campos de formulario
- Borrar los datos de los campos de formulario
- Ampliación y navegación por la página de firma electrónica
- Cambiar el idioma utilizado en las herramientas y la información del acuerdo
- Revisar los avisos legales
- Ajuste de las preferencias de cookies de Acrobat Sign
- Enviar acuerdos
-
Creación de campos en documentos
-
Entorno de creación en la aplicación
- Detección automática de campos
- Arrastra y suelta campos con el entorno de creación
- Asignación de los campos de formulario a los destinatarios
- La función Rellenar previamente
- Aplicar campos con una plantilla de campos reutilizable
- Transferir campos a una nueva plantilla de biblioteca
- Entorno de creación actualizada al enviar acuerdos
- Creación de formularios y etiquetas de texto
- Creación de formularios con Acrobat (AcroForms)
- Campos
- Preguntas frecuentes sobre creación
-
Entorno de creación en la aplicación
- Firmar acuerdos
-
Gestionar acuerdos
- Información general de la página Administrar
- Acuerdos delegados
- Reemplazar destinatarios
- Limitar la visibilidad del documento
- Cancelar un acuerdo
- Crear nuevos recordatorios
- Revisar recordatorios
- Cancelación de un recordatorio
- Acceder a flujos de Power Automate
-
Más acciones…
- Cómo funciona la búsqueda
- Ver un acuerdo
- Creación de una plantilla a partir de un acuerdo
- Ocultar/Mostrar acuerdos de la vista
- Cargar un documento firmado
- Modificar los archivos y campos de un acuerdo enviado
- Editar el método de autenticación de un destinatario
- Añadir o modificar una fecha de caducidad
- Añadir una nota al acuerdo
- Uso compartido de un acuerdo individual
- Anular uso compartido de un acuerdo
- Descargar un acuerdo individual
- Descarga de los archivos individuales de un acuerdo
- Descargar el informe de auditoría de un acuerdo
- Descargar el contenido del campo de un acuerdo
- Informe de auditoría
- Exportaciones de creación de informes y datos
Capacidades y flujos de trabajo de acuerdos avanzados
-
Formularios web
- Crear un formulario web
- Editar un formulario web
- Deshabilitación/habilitación de un formulario web
- Ocultación/descubrimiento de un formulario web
- Buscar la dirección URL o el código de script
- Rellenar previamente los campos del formulario web con parámetros de URL
- Guardar un formulario web para completarlo más tarde
- Cambiar el tamaño de un formulario web
-
Plantillas reutilizables
- Formularios del Gobierno de los EE. UU. en la biblioteca de Acrobat Sign
- Crear una plantilla de biblioteca
- Cambiar el nombre de una plantilla de biblioteca
- Cambiar el tipo de una plantilla de biblioteca
- Cambio del nivel de permisos de una plantilla de biblioteca
- Copiar, editar y guardar una plantilla compartida
- Descargar los datos de campos agregados para una plantilla de biblioteca
- Transferencia de la propiedad de formularios web y plantillas de biblioteca
-
Flujos de trabajo de Power Automate
- Información general sobre la integración de Power Automate y los derechos incluidos
- Habilitar la integración de Power Automate
- Acciones en contexto de la página Administrar
- Seguimiento del uso de Power Automate
- Crear un nuevo flujo (Ejemplos)
- Desencadenadores utilizados para flujos
- Importación de flujos desde fuera de Acrobat Sign
- Administrar flujos
- Editar flujos
- Compartir flujos
- Deshabilitar o habilitar flujos
- Eliminar flujos
-
Plantillas útiles
- Solo administrador
- Archivo de acuerdos
- Archivo de acuerdos del formulario web
- Extracción de datos del acuerdo
- Notificaciones del acuerdo
- Generación de acuerdos
- Flujos de trabajo de envío personalizado
- Compartir usuarios y acuerdos
Integrar con otros productos
- Acrobat Sign para Salesforce
- Acrobat Sign para Microsoft
- Otras integraciones
- Integraciones gestionadas por socios
- Cómo se crea una clave de integración
Acrobat Sign Desarrolladores
- API REST
- Webhooks
Soporte y solución de problemas
La obtención de firmas y aprobaciones de los destinatarios puede requerir distintos niveles de autenticación en función del documento en cuestión. Adobe Acrobat Sign es compatible con una amplia gama de métodos de autenticación, desde la verificación simple de un solo factor hasta la autenticación sofisticada de doble factor basada en documentos oficiales.
Autenticación de la identidad
La autenticación de la identidad de un destinatario es un elemento crítico del sistema de Acrobat Sign para obtener una firma legal y mejorar la irrefutabilidad.
Sin embargo, en la autenticación de la identidad confluyen distintos fines comerciales con exigencias diferentes. Ten en cuenta los diferentes niveles de garantía de identidad que exigiría para las transacciones siguientes:
- Solicitud de permiso laboral en el trabajo
- Boletín de notas de un niño de la escuela
- Registro de eventos privados
- Abono a un gimnasio
- Acceso a los historiales médicos
- Documentos que cumplen con CFR 21, parte 11
Acrobat Sign proporciona un conjunto de controles que permite definir tipos de autenticación en el nivel de cuenta y de grupo con valores predeterminados definibles para optimizar la experiencia del remitente y garantizar mejor el cumplimiento de las políticas de firma de la compañía.
Teniendo en cuenta que los métodos de autenticación más sólidos generan más “fricción” en el proceso de firma, los administradores deben configurar los valores predeterminados de la cuenta o el grupo para que sean compatibles con el requisito de autenticación más común, optar por la opción menos compleja cuando sea posible y permitir opciones editables si algunas transacciones requieren soluciones más complejas.
Terminología clave
Destinatarios internos frente a externos
Los controles de autenticación realizan adaptaciones específicas para configurar métodos de autenticación para dos tipos de destinatarios, internos y externos:
- Los destinatarios internos incluyen a todos los usuarios activos (identificados por la dirección de correo electrónico) de la misma cuenta de Acrobat Sign desde la que se ha enviado el acuerdo
- Una lista de todos los usuarios de su cuenta es una lista de todos los usuarios internos
- No importa en qué grupo se encuentre el destinatario, siempre y cuando el usuario esté en la estructura de la misma cuenta
- Los destinatarios externos incluyen las direcciones de correo electrónico de destinatarios que no están asociadas a un usuario interno
- Las direcciones de correo electrónico no incluidas en una lista de usuarios de nivel de cuenta son usuarios externos
Definir a los destinatarios de esta forma permite que los flujos de trabajo aprovechen la autenticación de alto nivel para los destinatarios externos a la vez que se utiliza una autenticación más rentable para los usuarios internos.
Una empresa (dominio de correo electrónico) puede tener varias cuentas de Acrobat Sign.
Solo los usuarios residentes en cada cuenta independiente son internos entre sí. Las cuentas externas alojan a los destinatarios externos en todos los casos.
Métodos de autenticación de destinatarios de un solo factor
Autenticación de Acrobat Sign
En la autenticación de Acrobat Sign se solicita al destinatario que se autentique en el sistema de Acrobat Sign.
Utiliza este método principalmente como opción de contrafirma "de baja fricción" para los destinatarios internos cuando tengas requisitos de firma que requieran un evento registrado o autenticado para cada firma.
Se debe tener cuidado antes de asignar la autenticación de Acrobat Sign a destinatarios externos:
- La Autenticación de Acrobat Sign no es un método de autenticación de segundo factor.
- Los destinatarios externos pueden tener o no un usuario de Acrobat Sign activo. Deben registrar y verificar a un usuario antes de autenticarse si no lo hacen.
- Los destinatarios internos (por definición) son usuarios activos de Acrobat Sign, por lo que se sabe que pueden autenticarse sin problemas.
Se solicita a los destinatarios que se autentiquen en Acrobat Sign antes de poder ver el contenido del acuerdo:
Contraseña de un solo uso por correo electrónico
El método de autenticación de contraseña de un solo uso por correo electrónico (OTPvEm) proporciona una autenticación de un solo factor con alguna protección y una fricción mínima para el usuario.
Dado que el código de acceso único se envía a la misma dirección de correo electrónico que el vínculo de firma original, el método de autenticación OTPvE se considera un método de autenticación de un solo factor. Sin embargo, OTPvEm no requiere que los usuarios creen una cuenta o inicien sesión en otra aplicación. Solo necesitan acceder a su correo electrónico, por lo que este método reduce la fricción.
Y el uso de OTPvEm proporciona cierta seguridad adicional que no proporciona solo confiar en el enlace de correo electrónico. Por ejemplo:
- El acceso a un correo electrónico no significa que el buzón de correo electrónico esté comprometido. La autenticación OTMvEm mantendrá la seguridad del acuerdo si se muestra un vínculo de correo electrónico, pero el buzón de correo electrónico estará protegido.
- Supón que el correo electrónico de un acuerdo se reenvía incorrectamente (en lugar de delegarlo correctamente). En ese caso, la dificutad de OTPvEm impide el acceso al acuerdo, lo que preserva la integridad del informe de auditoría con respecto al correo electrónico del firmante identificado y al firmante real.
El destinatario debe introducir el código de acceso en un plazo de 60 segundos tras solicitarlo. Una vez introducido el código correctamente, el destinatario puede acceder al acuerdo.
Autenticación de doble factor (2FA)
Acrobat Sign es compatible con varios métodos de autenticación de doble factor en el caso de transacciones de mayor valor que requieren más que una simple verificación de un solo factor.
El tipo de documento o el sector de las partes involucradas suele determinar el método de autenticación. Corresponde al administrador comprender sus políticas de firma internas y las posibles exigencias de cumplimiento.
A continuación se muestra un resumen de las opciones de autenticación de segundo factor disponibles con vínculos a descripciones más detalladas:
Métodos de autenticación de firmantes “prémium”
Teléfono, KBA, Identificación oficial y Firmas digitales basadas en la nube son métodos de autenticación "premium".
Los métodos de autenticación premium son un recurso medido que debe comprarse antes de utilizarse. Póngase en contacto con su administrador de éxito o agente de ventas para obtener más información.
Al iniciarlas, las nuevas cuentas Enterprise y Business reciben 50 transacciones gratuitas por teléfono y KBA.
Umbrales de cancelación automática
Todos los métodos de autenticación de segundo factor tienen umbrales configurables con los que se cancela el acuerdo cuando un destinatario no logra autenticarse un número de veces inaceptable.
- Se notificará al propietario del acuerdo (remitente) que se ha cancelado el acuerdo
- Solo se notifica al remitente.
- Los acuerdos cancelados no pueden volver a tener un estado activo. Debe crearse un acuerdo nuevo.
Verificación de la identidad digital
La verificación de Identidad digital aprovecha un proveedor de identidades federado (IdP) con licencia externa para el servicio de Acrobat Sign y debe configurarse antes de que se pueda acceder al redactar acuerdos.
Detalles completos de la solución de Identidad digital se encuentra aquí >
Los detalles de la experiencia del destinatario varían según el proveedor de identidad que utilice el remitente. En un nivel superior, se informa al destinatario de que la verificación de identidad se debe resolver a través de un IdP federado, con el botón Verificar identidad disponible para activar el proceso de verificación.
Cómo seleccionan los remitentes un método de autenticación
Al configurar un acuerdo, los remitentes pueden seleccionar un método de autenticación en el menú desplegable a la derecha de la dirección de correo electrónico del destinatario.
La mayoría de los métodos de autenticación se pueden configurar como el valor predeterminado seleccionado para simplificar el proceso de envío. Solo las opciones de Identidad digital no se pueden configurar como valor de autenticación predeterminado.
Experiencia del destinatario
Normalmente, un destinatario recibe primero un aviso de un acuerdo que espera su atención por correo electrónico.
- Si el acuerdo se envía sin autenticación (Ninguno) , al seleccionar el botón Revisar y firmar del correo electrónico se abre el acuerdo para que se visualice y se puedan realizar las acciones correspondientes.
- Si el acuerdo tiene configurado un método de autenticación adicional, al seleccionar el botón Revisar y firmar del correo electrónico se abre la página de comprobación de la autenticación.
- Una vez satisfecho el método de seguridad, se abre el acuerdo para que se visualice y se puedan realizar las acciones correspondientes.
- Una vez satisfecho el método de seguridad, se abre el acuerdo para que se visualice y se puedan realizar las acciones correspondientes.
Un usuario autenticado en Acrobat Sign puede ver normalmente los acuerdos que esperan su firma en su página Administrar sin autenticarse. El reto de autenticación se presenta al destinatario cuando utilizas el vínculo Revisar y firmar para interactuar con el acuerdo (firmar, rellenar campos de formulario, etc.).
Las cuentas que habiliten la opción No solicitar al firmante que se autentique de nuevo si ya ha iniciado sesión en Acrobat Sign omitirán la autenticación al acceder al acuerdo desde su página Administrar.
Eventos del informe de auditoría
Cada método de autenticación de segundo factor tiene un mensaje explícito de éxito en el que se identifica el método utilizado.
Si no se selecciona ninguna autenticación (Ninguno), el informe de auditoría solo indica que el documento se ha firmado:
Opciones configurables y valores predeterminados
Controles del administrador
Para acceder a la configuración de nivel de cuenta, inicie sesión como administrador de nivel de cuenta de Adobe Sign y vaya a Configuración de la cuenta > Configuración de envío > Opciones de identificación del firmante
Todos los controles también se pueden configurar en el nivel de grupo. Recuerde lo siguiente:
- De forma predeterminada, todos los grupos heredan la configuración del nivel de cuenta.
- La configuración de nivel de grupo anula la de nivel de cuenta.
- Todas las opciones disponibles en la página Enviar se derivan de la configuración del grupo desde el que se envía el acuerdo.
Los controles se dividen en dos secciones:
- Opciones de identificación del firmante: el conjunto principal de configuración de autenticación de la identidad. Estos valores se aplican a todos los destinatarios de todos los acuerdos creados en el grupo de envío con las excepciones siguientes:
- Procesos basados en API, que pueden restringir las opciones del remitente (integraciones, flujos de trabajo, aplicaciones personalizadas, etc.)
- Cuando está activada la opción Activar distintos métodos de autenticación de la identidad para los destinatarios internos (ver más adelante).
- Procesos basados en API, que pueden restringir las opciones del remitente (integraciones, flujos de trabajo, aplicaciones personalizadas, etc.)
- Autenticación de la identidad para los destinatarios internos: este subconjunto de opciones permite al grupo definir un conjunto diferente de métodos de autenticación de la identidad para los destinatarios internos. Esto ofrece las ventajas siguientes:
- Menos frustración para los firmantes internos.
- Un proceso de firma menos complejo acelera la firma por parte de destinatarios que tal vez tengan que contrafirmar muchos acuerdos.
- Los costes de la autenticación prémium pueden obviarse para los destinatarios internos.
Métodos de autenticación de la identidad
Los controles de autenticación principales son estos:
- Requerir que los remitentes especifiquen uno de los métodos de autenticación habilitados: cuando esta opción esté habilitada, los remitentes deberán seleccionar un método de autenticación que no sea Ninguno como método de autenticación predeterminado. Es posible que la opción Ninguno no se pueda seleccionar.
- Permitir que Acrobat Sign rellene automáticamente la dirección de correo electrónico de los firmantes para cada método de seguridad de autenticación: esta opción solo se aplica al método de autenticación de Adobe Sign. Cuando está habilitada, la dirección de correo electrónico del destinatario se inserta automáticamente donde sea necesario para la autenticación.
- No solicitar al firmante que se autentique de nuevo si ya ha iniciado sesión en Acrobat Sign: cuando esta opción está habilitada, los firmantes no tienen que volver a autenticarse si actualmente han iniciado sesión en Adobe Sign.
- Permitir a los remitentes descargar un informe de identidad del firmante para los acuerdos que contengan firmas verificadas: los Informes de identidad del firmante (SIR) están disponibles con los métodos de autenticación Identificación oficial e Identidad digital. Esta configuración, cuando está activada, permite al remitente del acuerdo descargar el SIR de su página Administrar.
- Habilitar los siguientes métodos de autenticación de la identidad: esto precede a la lista de opciones de autenticación disponible para los remitentes. Selecciona uno o más según tus necesidades de seguridad y cumplimiento.
- De forma predeterminada, utilizar el método siguiente: establece el método de autenticación predeterminado que se inserta al añadir a un destinatario a un acuerdo nuevo.
- Permitir que los remitentes puedan cambiar el método de autenticación predeterminado: si esta opción está activada, el remitente puede seleccionar cualquier método habilitado.
- Cuando esta opción está deshabilitada, solo se puede utilizar el método de autenticación predeterminado.
Autenticación de la identidad para los destinatarios internos
Los controles internos del destinatario proporcionan las opciones que se aplican a los destinatarios internos:
- Habilitar diferentes métodos de autenticación de la identidad para los destinatarios internos: cuando esta opción está habilitada, los destinatarios internos se tratan como una excepción a las reglas de autenticación principales y, en su lugar, se presentan con las opciones predeterminadas de autenticación definidas en la sección Autenticación de la identidad para los destinatarios internos.
- Habilitar los siguientes métodos de autenticación de la identidad: esto precede a la lista de opciones disponibles para la autenticación de destinatarios internos. Selecciona uno o más según tus necesidades de seguridad y cumplimiento.
- La autenticación de Adobe Sign proporciona un método de autenticación de bajo coste y fricción cuando los remitentes también son contrafirmantes.
- La autenticación de Adobe Sign proporciona un método de autenticación de bajo coste y fricción cuando los remitentes también son contrafirmantes.
- De forma predeterminada, utilizar el método siguiente: establece el método predeterminado insertado para los destinatarios internos al crear un acuerdo nuevo.
- Permitir que los remitentes puedan cambiar el método de autenticación predeterminado: concede al remitente la autoridad para cambiar el método de autenticación predeterminado a cualquier opción habilitada por el administrador.
Excepción de formulario web a la autenticación de la identidad
En muchos casos, los formularios web tienen un uso único y normalmente hay menos demanda de autenticación de la identidad aplicada.
En cuentas o grupos en los que no sea necesario autenticar firmas de formulario web, se puede configurar la opción para desactivar la verificación por correo electrónico de la manera siguiente:
- Ir a: Configuración de la cuenta > Configuración global > Formularios web (para la configuración de nivel de cuenta).
- Edite Grupo: {Group Name} > Configuración del grupo > Formularios web (para la configuración de nivel de grupo).
- Desmarque la opción Exigir a los firmantes que verifiquen su dirección de correo electrónico para aceptar firmas de formulario web sin verificación.
- Al eliminar el requisito de verificar la firma del formulario web, no se elimina el requisito de que el firmante proporcione una dirección de correo electrónico.
Prácticas recomendadas y consideraciones
- Es posible configurar todos los métodos y las opciones de autenticación en el nivel de cuenta y de grupo.
- Los grupos heredan sus valores de configuración predeterminados de la configuración de nivel de cuenta. Diseña la configuración de nivel de cuenta para aprovechar al máximo la herencia de propiedades automática y minimizar la configuración de grupos más adelante.
- Los acuerdos obtienen sus opciones de autenticación del grupo desde el que se envía el acuerdo. Si no ve las opciones que espera, compruebe la configuración de nivel de grupo.
- Evalúe los requisitos de autenticación de la identidad para los tipos de documentos que envía y si están sujetos a alguna normativa de cumplimiento. Si se requiere autenticación “premium”, asegúrate de haber comprado volumen suficiente para el tráfico previsto.
- Autenticación mediante identificación oficial: (i) no está destinada a flujos de trabajo y casos prácticos de firma electrónica regulados o de gran valor; (ii) no puede detectar todos los documentos de identificación fraudulentos o “falsos”; y (iii) no podrá reemplazar la necesidad de revisión humana.
- Determine si hay flujos de firma que puedan requerir autenticaciones de dos factores, como:
- Firmas alojadas
- Soluciones personalizadas diseñadas para suprimir las notificaciones por correo electrónico (por ejemplo, Workday)
- Flujos de firma que intentan obtener firmas legales de dos o más destinatarios que utilizan la misma dirección de correo electrónico (compartida)
- Identifica si, y en qué casos, es útil tener diferentes estándares de autenticación para los destinatarios internos.
- En las cuentas con acceso a flujos de trabajo personalizados se pueden definir métodos de autenticación muy precisos para cada uno de los flujos de firmas, por lo que el valor predeterminado tendrá una fricción menor (y un volumen potencialmente mayor), a la vez que se garantiza el cumplimiento de las normas en los procesos de firma críticos.
- Tenga en cuenta que se deben habilitar los métodos de autenticación individuales antes de que estén disponibles para otros servicios. Una vez habilitado, un método se muestra en los casos siguientes:
- Otros controles administrativos, como Configuración de seguridad para los métodos de autenticación de segundo factor
- Usuarios que se deben seleccionar durante el proceso estándar Enviar
- Flujos de trabajo personalizados creados en el Diseñador de flujos de trabajo
- Eventos de envío controlados por API
- Acceso de integración (Dynamics, Salesforce)
- Otros controles administrativos, como Configuración de seguridad para los métodos de autenticación de segundo factor