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A veces es necesario obtener una firma física, ya sea por requisitos legales o de compatibilidad, por decisiones en cuanto a política o, simplemente, porque una parte o ambas prefieren las firmas en formato físico.

El flujo de trabajo de firma escrita de Adobe Acrobat Sign permite obtener firmas físicas, a la vez que garantiza un control de acceso apropiado, mantiene la calidad y la claridad del documento final y aprovecha las ventajas del procesamiento y de la auditoría electrónicos.

Envío de un acuerdo para firmas escritas

El envío de un acuerdo para recopilar una firma escrita a mano solo requiere que el remitente seleccione la opción Escrita en la sección Tipo de firma del panel Opciones.

Tenga en cuenta que esta opción solo es visible cuando los tipos de firma Electrónica y Escrita están habilitados para el grupo. De lo contrario, se utiliza el tipo de firma activado y la opción de seleccionar uno está oculta.

Los administradores de la cuenta o el grupo pueden establecer el valor predeterminado en Escrita si se prevé que el tipo de firma dominante sea el manual. (Consulte Opciones de configuración)

Los acuerdos enviados con un tipo de firma escrita requieren que todos los destinatarios firmen en formato escrito.

Seleccione el tipo de firma como Escrita.

Nota:

El remitente no tiene la opción de convertir el acuerdo a un flujo de trabajo de firma electrónica una vez enviado. Tampoco existe una opción para que el destinatario convierta su firma en un tipo de firma electrónica.

Experiencia de firma escrita para los firmantes

Para los firmantes, el flujo de trabajo de firma escrita se asemeja al de la electrónica, pero deben imprimir el documento para firmarlo:

  • El destinatario recibe una notificación por correo electrónico con un vínculo Abrir e imprimir al documento.
  • Cuando se selecciona el vínculo, el destinatario recibe primero un resumen de tres pasos del proceso de firma:
Pasos para firmas escritas

  • El destinatario puede rellenar todos los campos del formulario que se soliciten o requieran en el acuerdo en la experiencia electrónica.
  • Cuando acaba, el destinatario hace clic en el botón Siguiente situado en la parte inferior de la página para avanzar a las instrucciones de descarga, impresión y firma:
Descargar el acuerdo

 

  • El destinatario hace clic en el botón Descargar para descargar el documento (con el contenido de los campos que se hayan rellenado de forma electrónica).
  • El destinatario abre e imprime el PDF descargado.
  • El destinatario firma físicamente el acuerdo impreso.
  • El acuerdo firmado debe escanearse para volver al formato digital.
    • Acrobat Sign acepta la recepción del archivo en cualquier formato aceptado normalmente (PDF, JPG, GIF, TIF y BMP).
    • Acrobat Sign solo acepta un archivo. Si hay varias imágenes, deben concatenarse en un solo archivo.
  • Se enviará un nuevo correo electrónico al destinatario para solicitarle que cargue el documento firmado (asunto del correo electrónico: Cargue {Nombre del acuerdo}). Se proporciona un vínculo para abrir la interfaz Cargar para enviar.
    • Los destinatarios también pueden hacer clic en el vínculo del correo electrónico original Abrir e imprimir para abrir la interfaz Cargar:
Cargar para enviar el acuerdo

 

  • Al hacer clic en el botón Cargar para enviar, se abre una ventana de navegación para que el destinatario busque y seleccione el archivo de acuerdo firmado en el sistema local.
  • Una vez seleccionado el archivo, este se carga en Acrobat Sign y el destinatario ha terminado.
  • Si hay destinatarios posteriores, el acuerdo avanza al siguiente. De lo contrario, el acuerdo se completa.

Permitir a los destinatarios convertir su firma del tipo Electrónico a Escrita

Los clientes que no necesiten un tipo de firma electrónica y deseen evitar cualquier tipo de escepticismo del cliente respecto al formato electrónico pueden permitir que los destinatarios conviertan el tipo de firma de electrónica a escrita.

Cuando esta conversión está activada, los destinatarios ven una opción para Imprimir, firmar y cargar en el menú Opciones de la página de firma electrónica.

Menú de opciones para convertir a una firma escrita

Precaución:

Tenga en cuenta que en los acuerdos con varios destinatarios, una vez que un destinatario convierta su tipo de firma al estilo escrito, se eliminarán todos los campos de formulario del acuerdo. Los firmantes posteriores no tendrán campos de formulario para rellenar, excepto los campos de firma que se rellenan en la parte inferior de la página como un campo bloque de firma.

Prácticas recomendadas y consideraciones

Se recomienda encarecidamente que las cuentas que tengan Usuarios en varios grupos habilitado que identifiquen los flujos de trabajo que requieren una firma escrita y los aíslen en su propio grupo. Esto permite una mayor aplicación de valores predeterminados que limitan el número de opciones configurables en la página Enviar, lo que simplifica el proceso de envío y evita errores de configuración.

Si habilita las firmas escritas mediante cualquier opción, debería considerar la posibilidad de habilitar Cargar un documento firmado en el caso de que un destinatario le envíe el documento por correo electrónico.

Configuración

Disponibilidad:

La creación de acuerdos que soliciten una firma escrita solo está disponible para los planes de licencias de empresa solo a través de los controles Tipos de firma permitidos .

Los clientes con licencia individual y de equipo pueden habilitar la opción Permitir a los firmantes imprimir, firmar con firmas escritas y cargar el acuerdo de nuevo en Acrobat Sign en lugar de firmarlo electrónicamente para permitir que el destinatario cree firmas escritas.

Hay tres opciones relacionadas que se deben tener en cuenta al configurar las opciones de firma escrita:

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