Novedades
Introducción
- Guía de inicio rápido para administradores
- Guía de inicio rápido para usuarios
- Biblioteca de tutoriales de vídeo
- Preguntas frecuentes
Administrar
- Información general sobre Admin Console
-
Administración de usuarios
- Agregación de usuarios
- Crear usuarios centrados en funciones
- Buscar usuarios con errores de aprovisionamiento
- Cambiar nombre/dirección de correo electrónico
- Editar los miembros del grupo de un usuario
- Promover un usuario a una función de administrador
- Tipos de identidad de usuario y SSO
- Cambiar identidad de usuario
- Autenticar usuarios con MS Azure
- Autenticar usuarios con la federación de Google
- Perfiles de productos
- Experiencia de inicio de sesión
-
Orientación para los requisitos reglamentarios
- Accesibilidad
- HIPAA
- RGPD
- Título 21 del CFR, Parte 11, y EudraLex, anexo 11
- Clientes del sector sanitario
- Compatibilidad con IVES
- Acuerdos de "protección"
- Consideraciones de la UE y el Reino Unido
- Reivindicar un dominio
- Vínculos de notificación de abuso
Enviar, firmar y administrar acuerdos
-
Opciones de destinatario
- Cancelar un recordatorio por correo electrónico
-
Opciones de la página de firma electrónica
- Información general de la página de firma electrónica
- Abrir para leer el acuerdo sin campos
- Rechazar la firma de un acuerdo
- Delegar autorización de firma
- Descargar un PDF del acuerdo
- Ver el historial del acuerdo
- Ver los mensajes del acuerdo
- Conversión de una firma electrónica a una escrita
- Conversión de una firma escrita a una electrónica
- Navegar por los campos de formulario
- Borrar los datos de los campos de formulario
- Ampliación y navegación por la página de firma electrónica
- Cambiar el idioma utilizado en las herramientas y la información del acuerdo
- Revisar los avisos legales
- Ajuste de las preferencias de cookies de Acrobat Sign
- Enviar acuerdos
-
Creación de campos en documentos
-
Entorno de creación en la aplicación
- Detección automática de campos
- Arrastra y suelta campos con el entorno de creación
- Asignación de los campos de formulario a los destinatarios
- La función Rellenar previamente
- Aplicar campos con una plantilla de campos reutilizable
- Transferir campos a una nueva plantilla de biblioteca
- Entorno de creación actualizada al enviar acuerdos
- Creación de formularios y etiquetas de texto
- Creación de formularios con Acrobat (AcroForms)
- Campos
- Preguntas frecuentes sobre creación
-
Entorno de creación en la aplicación
- Firmar acuerdos
-
Gestionar acuerdos
- Información general de la página Administrar
- Acuerdos delegados
- Reemplazar destinatarios
- Limitar la visibilidad del documento
- Cancelar un acuerdo
- Crear nuevos recordatorios
- Revisar recordatorios
- Cancelación de un recordatorio
- Acceder a flujos de Power Automate
-
Más acciones…
- Cómo funciona la búsqueda
- Ver un acuerdo
- Creación de una plantilla a partir de un acuerdo
- Ocultar/Mostrar acuerdos de la vista
- Cargar un documento firmado
- Modificar los archivos y campos de un acuerdo enviado
- Editar el método de autenticación de un destinatario
- Añadir o modificar una fecha de caducidad
- Añadir una nota al acuerdo
- Uso compartido de un acuerdo individual
- Anular uso compartido de un acuerdo
- Descargar un acuerdo individual
- Descarga de los archivos individuales de un acuerdo
- Descargar el informe de auditoría de un acuerdo
- Descargar el contenido del campo de un acuerdo
- Informe de auditoría
- Exportaciones de creación de informes y datos
Capacidades y flujos de trabajo de acuerdos avanzados
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Formularios web
- Crear un formulario web
- Editar un formulario web
- Deshabilitación/habilitación de un formulario web
- Ocultación/descubrimiento de un formulario web
- Buscar la dirección URL o el código de script
- Rellenar previamente los campos del formulario web con parámetros de URL
- Guardar un formulario web para completarlo más tarde
- Cambiar el tamaño de un formulario web
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Plantillas reutilizables
- Formularios del Gobierno de los EE. UU. en la biblioteca de Acrobat Sign
- Crear una plantilla de biblioteca
- Cambiar el nombre de una plantilla de biblioteca
- Cambiar el tipo de una plantilla de biblioteca
- Cambio del nivel de permisos de una plantilla de biblioteca
- Copiar, editar y guardar una plantilla compartida
- Descargar los datos de campos agregados para una plantilla de biblioteca
- Transferencia de la propiedad de formularios web y plantillas de biblioteca
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Flujos de trabajo de Power Automate
- Información general sobre la integración de Power Automate y los derechos incluidos
- Habilitar la integración de Power Automate
- Acciones en contexto de la página Administrar
- Seguimiento del uso de Power Automate
- Crear un nuevo flujo (Ejemplos)
- Desencadenadores utilizados para flujos
- Importación de flujos desde fuera de Acrobat Sign
- Administrar flujos
- Editar flujos
- Compartir flujos
- Deshabilitar o habilitar flujos
- Eliminar flujos
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Plantillas útiles
- Solo administrador
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- Archivo de acuerdos del formulario web
- Extracción de datos del acuerdo
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- Generación de acuerdos
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Integrar con otros productos
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- Integraciones gestionadas por socios
- Cómo se crea una clave de integración
Acrobat Sign Desarrolladores
- API REST
- Webhooks
Soporte y solución de problemas
La Protección de contenido permite la seguridad basada en la autenticación para ver el contenido de los acuerdos completados.
Información general
Protección de contenido aplica una capa de seguridad basada en la autenticación para ver un acuerdo una vez completado. Esta protección se aplica a todos los acuerdos independientemente de cómo se hayan creado (a través de la interfaz de usuario, la API de REST, la API de SOAP, Enviar en lote, flujos de trabajo personalizados, etc.). Todo acuerdo tiene un ámbito de aplicación).
La protección se puede aplicar de forma pasiva habilitando el método de protección heredado. Cuando están habilitados, todos los acuerdos enviados desde el grupo habilitado deben superar un método de seguridad de autenticación para poder verlos.
Además, los remitentes pueden estar facultados para configurar explícitamente su acuerdo para aplicar o no la protección. Este método integra la configuración en los metadatos del acuerdo y no se puede modificar una vez enviado el acuerdo.
Al intentar ver un acuerdo con la protección habilitada, se le solicitará al participante que se autentique, ya sea utilizando el método de autenticación original o, opcionalmente, utilizando una contraseña de un solo uso que se envía a la dirección de correo electrónico del participante.
Tipos de autenticación admitidos:
- Autenticación de Adobe Acrobat Sign
- Contraseña
- Autorización telefónica
- OTP por correo electrónico (OTPvEM)
- Autenticación basada en conocimientos (KBA) (con el nombre necesario habilitado)
Tipos de autenticación no compatibles:
- Ninguna (correo electrónico)
- Autenticación basada en conocimientos (KBA) (sin el nombre obligatorio habilitado)
- ID gubernamental
- Identidad digital
Los métodos de autenticación no compatibles utilizan el método de autenticación OTP por correo electrónico cuando están habilitados.
Uso
Hay dos métodos por los que se puede aplicar la protección de contenido a un acuerdo:
- Protección heredada permite que la configuración de nivel de grupo (tanto si se establece explícitamente como si se hereda de la cuenta) dicte el valor de protección de contenido para todos los acuerdos enviados desde el grupo. El cambio de la configuración afecta inmediatamente si la visualización del acuerdo está sujeta a la comprobación de autenticación de protección de contenido.
- Protección incrustada requiere que el usuario elija explícitamente si la protección de contenido debe incrustarse en los metadatos de la transacción. Los valores de protección son inmutables una vez enviado el acuerdo. Los valores de protección heredados no afectan a los acuerdos que tienen incrustada la protección de contenido definida.
Ambos métodos de aplicación tienen controles para habilitar o deshabilitar de forma discreta a los participantes internos y externos.
- Los Participantes internos se definen como cualquier participante (identificado por su correo electrónico) que esté dentro de la autoridad de la cuenta de Acrobat Sign. Si el correo electrónico está en tu lista de usuarios, son internos.
- Participantes externos incluye todos los correos electrónicos que no sean participantes internos.
El método de autenticación utilizado para conceder acceso a la visualización del acuerdo se basa en el método de autenticación original utilizado durante el proceso de firma.
Para resolver problemas como los participantes sin método de autenticación, los métodos de autenticación no compatibles y las partes en CC, existe la opción de habilitar el método de autenticación Contraseña de un solo uso por correo electrónico como medio alternativo para conceder el acceso. Esta opción requiere que el participante acceda a su correo electrónico, recupere un código de acceso y lo introduzca en el campo de la comprobación.
Si la protección de contenido está habilitada, y el método de autenticación alternativo Contraseña de un solo uso por correo electrónico no está habilitado, los participantes que utilicen autenticación mediante ID gubernamental o KBA, o no tengan un método de autenticación, recibirán un mensaje que indica que no pueden acceder al acuerdo.
Esto incluye a las partes en CC y a cualquier persona con la que se comparta el acuerdo.
Para los destinatarios con un método de autenticación de firma definido, la experiencia cambia según ese método:
- Los métodos Contraseña, Teléfono, y Autenticación de Acrobat Sign utilizan el mismo método (aprovechando la misma contraseña y número de teléfono).
- OTP por correo electrónico, Autenticación basada en conocimientos, e Identificación oficial utilizan el método OTP por correo electrónico (siempre que esté habilitado).
- Si OTP por correo electrónico está deshabilitado, se muestra un error y se deniega al participante la visualización del acuerdo.
Configuración
Disponibilidad:
La Protección de contenido solo está disponible para planes de licencia de empresa.
Ámbito de configuración:
La funcionalidad puede ser activada tanto en el nivel de cuenta como en el de grupo.
Los controles de esta funcionalidad se pueden evaluar en Configuración de la cuenta > Configuración de envío > Protección de contenido
Estas son las opciones configurables:
Prácticas recomendadas
Se recomienda encarecidamente que habilites la autenticación Contraseña de un solo uso por correo electrónico si tienes intención de utilizar la protección de contenido. Hay participantes del acuerdo que no tienen métodos de autenticación. Este servicio gratuito ofrece una opción para ver el acuerdo con muy poca demanda sobre su tiempo o comprensión del proceso.
Es probable que la mayoría de los clientes empresariales puedan beneficiarse del método de protección de contenido heredado.
- Por lo general, es buena idea comprobar el acceso del participante al acuerdo, incluso cuando no se requirió inicialmente autenticación. Ofrece poca fricción al participante y proporciona seguridad cuando se reenvía accidentalmente un vínculo de visualización en un correo electrónico.
- La protección heredada también tiene la ventaja de que se aplica dinámicamente, lo que significa que si se interrumpe un proceso descendente, la configuración se puede desactivar y no se produce ningún daño persistente.
- Los clientes que emplean métodos de autenticación como la contraseña y la autenticación telefónica deben contender con la contraseña y el número de teléfono a largo plazo. La posibilidad de desactivar la protección de contenido proporciona un método de acceso cuando cambian los números de teléfono o se olvidan las contraseñas.
Se debe considerar cuidadosamente la posibilidad de exigir a un remitente que configure la protección de contenido incrustado. Ciertamente, hay algunos procesos que exigen este nivel granular de control, pero ten en cuenta lo siguiente:
- Cada acuerdo enviado desde el grupo debe ser configurado explícitamente por el remitente; esto añade proceso e invita a un eventual error humano.
- No hay ninguna opción para definir los valores predeterminados. Los remitentes deben configurar explícitamente las listas desplegables habilitadas.
- La protección de contenido incrustado no tiene ningún método que cambiar después de enviar el acuerdo.
- El uso de métodos de autenticación por teléfono y contraseña ofrece la oportunidad de impedir ver el acuerdo si se pierde la contraseña o se cambia el número de teléfono.