Novedades
Introducción
- Guía de inicio rápido para administradores
- Guía de inicio rápido para usuarios
- Biblioteca de tutoriales de vídeo
- Preguntas frecuentes
Administrar
- Información general sobre Admin Console
-
Administración de usuarios
- Agregación de usuarios
- Crear usuarios centrados en funciones
- Buscar usuarios con errores de aprovisionamiento
- Cambiar nombre/dirección de correo electrónico
- Editar los miembros del grupo de un usuario
- Promover un usuario a una función de administrador
- Tipos de identidad de usuario y SSO
- Cambiar identidad de usuario
- Autenticar usuarios con MS Azure
- Autenticar usuarios con la federación de Google
- Perfiles de productos
- Experiencia de inicio de sesión
-
Orientación para los requisitos reglamentarios
- Accesibilidad
- HIPAA
- RGPD
- Título 21 del CFR, Parte 11, y EudraLex, anexo 11
- Clientes del sector sanitario
- Compatibilidad con IVES
- Acuerdos de "protección"
- Consideraciones de la UE y el Reino Unido
- Reivindicar un dominio
- Vínculos de notificación de abuso
Enviar, firmar y administrar acuerdos
-
Opciones de destinatario
- Cancelar un recordatorio por correo electrónico
-
Opciones de la página de firma electrónica
- Información general de la página de firma electrónica
- Abrir para leer el acuerdo sin campos
- Rechazar la firma de un acuerdo
- Delegar autorización de firma
- Descargar un PDF del acuerdo
- Ver el historial del acuerdo
- Ver los mensajes del acuerdo
- Conversión de una firma electrónica a una escrita
- Conversión de una firma escrita a una electrónica
- Navegar por los campos de formulario
- Borrar los datos de los campos de formulario
- Ampliación y navegación por la página de firma electrónica
- Cambiar el idioma utilizado en las herramientas y la información del acuerdo
- Revisar los avisos legales
- Ajuste de las preferencias de cookies de Acrobat Sign
- Enviar acuerdos
-
Creación de campos en documentos
-
Entorno de creación en la aplicación
- Detección automática de campos
- Arrastra y suelta campos con el entorno de creación
- Asignación de los campos de formulario a los destinatarios
- La función Rellenar previamente
- Aplicar campos con una plantilla de campos reutilizable
- Transferir campos a una nueva plantilla de biblioteca
- Entorno de creación actualizada al enviar acuerdos
- Creación de formularios y etiquetas de texto
- Creación de formularios con Acrobat (AcroForms)
- Campos
- Preguntas frecuentes sobre creación
-
Entorno de creación en la aplicación
- Firmar acuerdos
-
Gestionar acuerdos
- Información general de la página Administrar
- Acuerdos delegados
- Reemplazar destinatarios
- Limitar la visibilidad del documento
- Cancelar un acuerdo
- Crear nuevos recordatorios
- Revisar recordatorios
- Cancelación de un recordatorio
- Acceder a flujos de Power Automate
-
Más acciones…
- Cómo funciona la búsqueda
- Ver un acuerdo
- Creación de una plantilla a partir de un acuerdo
- Ocultar/Mostrar acuerdos de la vista
- Cargar un documento firmado
- Modificar los archivos y campos de un acuerdo enviado
- Editar el método de autenticación de un destinatario
- Añadir o modificar una fecha de caducidad
- Añadir una nota al acuerdo
- Uso compartido de un acuerdo individual
- Anular uso compartido de un acuerdo
- Descargar un acuerdo individual
- Descarga de los archivos individuales de un acuerdo
- Descargar el informe de auditoría de un acuerdo
- Descargar el contenido del campo de un acuerdo
- Informe de auditoría
- Exportaciones de creación de informes y datos
Capacidades y flujos de trabajo de acuerdos avanzados
-
Formularios web
- Crear un formulario web
- Editar un formulario web
- Deshabilitación/habilitación de un formulario web
- Ocultación/descubrimiento de un formulario web
- Buscar la dirección URL o el código de script
- Rellenar previamente los campos del formulario web con parámetros de URL
- Guardar un formulario web para completarlo más tarde
- Cambiar el tamaño de un formulario web
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Plantillas reutilizables
- Formularios del Gobierno de los EE. UU. en la biblioteca de Acrobat Sign
- Crear una plantilla de biblioteca
- Cambiar el nombre de una plantilla de biblioteca
- Cambiar el tipo de una plantilla de biblioteca
- Cambio del nivel de permisos de una plantilla de biblioteca
- Copiar, editar y guardar una plantilla compartida
- Descargar los datos de campos agregados para una plantilla de biblioteca
- Transferencia de la propiedad de formularios web y plantillas de biblioteca
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Flujos de trabajo de Power Automate
- Información general sobre la integración de Power Automate y los derechos incluidos
- Habilitar la integración de Power Automate
- Acciones en contexto de la página Administrar
- Seguimiento del uso de Power Automate
- Crear un nuevo flujo (Ejemplos)
- Desencadenadores utilizados para flujos
- Importación de flujos desde fuera de Acrobat Sign
- Administrar flujos
- Editar flujos
- Compartir flujos
- Deshabilitar o habilitar flujos
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Plantillas útiles
- Solo administrador
- Archivo de acuerdos
- Archivo de acuerdos del formulario web
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- Cómo se crea una clave de integración
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- API REST
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Soporte y solución de problemas
En este artículo se describe la nueva experiencia Autenticación obligatoria de identidad a la que se accede desde la pestaña Configuración de biofarmacéutica del menú de administración. (Versión en noviembre de 2023.)
Esta nueva experiencia está habilitada de forma predeterminada para las nuevas cuentas posteriores a la versión de noviembre de 2023 y mediante un administrador para las cuentas que existían antes de la versión de noviembre de 2023.
El documento del proceso Autenticación obligatoria de identidad clásico sigue estando disponible y seguirá estándolo hasta que se retire la experiencia.
Información general
La función Autenticación obligatoria de identidad define qué eventos activadores provocan que se pida a un destinatario que vuelva a autenticarse cuando interactúa con un acuerdo. Existen tres opciones que se pueden seleccionar de forma independiente:
- Autenticar al abrir el acuerdo.
- Autenticar al aplicar una firma.
- Autenticar al completar el acuerdo.
Los activadores habilitados afectan a todos los firmantes incluidos en el acuerdo (tanto internos como externos).
Disponibilidad:
La Autenticación obligatoria de identidad se limita a planes de licencia de empresa.
Ámbito de configuración:
Las funciones se pueden habilitar en el nivel de cuenta y de grupo.
En la versión de noviembre de 2023 se separaron los controles para mejorar la autenticación de la identidad, suprimiendo la dependencia entre ellos.
Las cuentas creadas antes de la versión de noviembre de 2023 deben adoptar la experiencia de controles separados seleccionando el botón Habilitar ahora en la página Configuración de biofarmacéutica.
Las cuentas creadas después de la versión de noviembre de 2023 heredan automáticamente la experiencia moderna.
Utilización
Requisitos previos
Para que funcione Autenticación obligatoria de identidad, el firmante debe autenticar su identidad mediante una de las opciones siguientes:
- Autenticación por teléfono (SMS): recomendada para firmantes externos.
- Autenticación de Acrobat Sign: recomendada para firmantes internos.
El acuerdo se procesa normalmente si se define cualquier otro método de autenticación, pero la autenticación obligatoria de identidad no se aplica para ese destinatario. Es admisible configurar a algunos destinatarios para que apliquen a la autenticación obligatoria de identidad y a otros, para que la eludan, aprovechando distintos métodos en la misma transacción.
El método de autenticación se define en la página Configuración de envío, en la sección Métodos de autenticación de la identidad.
Experiencia del destinatario
Al activar una solicitud de autenticación, se presenta al destinatario la IU de autenticación.
Las dos opciones de autenticación son las siguientes:
- Autenticación telefónica: un texto SMS que proporciona un código de cinco dígitos que el firmante debe introducir antes de estampar su firma
- Autenticación de Acrobat Sign: una solicitud para autenticarse en Acrobat Sign a través del sistema de gestión de identidades de Adobe. Dado que es necesaria la autenticación para Adobe, este método se recomienda principalmente para los destinatarios internos en los que el remitente puede esperar de forma razonable que exista dicha cuenta.
Los destinatarios que se autentiquen mediante el método de autenticación Acrobat Sign deben autenticarse a través del sistema de gestión de identidades de Acrobat. Todas las opciones de autenticación social (Google, Facebook y Apple) se eliminan durante el proceso de autenticación.
Las cuentas que configuren su organización de Admin Console para permitir la autenticación SSO se autenticarán con su proveedor de identidades configurado, lo que eliminará el requisito de que los destinatarios internos tengan una licencia de Acrobat Sign.
Una vez realizada la autenticación, el destinatario puede continuar con el proceso de rellenado y firma del formulario.
Configuración
Para habilitar las opciones de Autenticación obligatoria de identidad, ve a Configuración de biofarmacéutica > Autenticación obligatoria de identidad.
La Autenticación obligatoria de identidad contiene tres opciones seleccionables independientemente:
- Solicitar al usuario que se autentique cuando se abra el acuerdo: cuando esta opción está habilitada, cada destinatario debe autenticarse antes de abrir el acuerdo para visualizarlo.
- Solicitar al usuario que se autentique cuando el firmante hace clic en un campo de firma del acuerdo: cuando está activada, todos los destinatarios deben autenticarse cada vez que se selecciona un campo de firma (antes de poder aplicarla).
- Solo se vuelven a autenticar para los campos de firma y bloque de firma; no en los campos iniciales.
- La configuración afecta a los campos de firma obligatoria y opcional y a los bloques de firma.
- Solicitar al usuario que se autentique cuando se selecciona el botón Hacer clic para firmar después de que se complete la ceremonia de firma: cuando está activado, el destinatario debe volver a autenticarse después de seleccionar Hacer clic para firmar (cuando haya completado su interacción con el acuerdo).
Configuración relacionada
La opción Solicitar al usuario que se autentique cuando se abra el acuerdo puede suspenderse para los destinatarios de su cuenta si han iniciado sesión en Acrobat Sign al abrirlo. Esto puede eliminar parte de la fricción de los firmantes internos.
Para permitir que los usuarios omitan la autenticación al abrir el acuerdo si han iniciado sesión, haga lo siguiente:
- Vaya a Configuración de la cuenta > Configuración de envío > Opciones de identificación del firmante.
- Habilite No solicitar al firmante que se autentique de nuevo si ya ha iniciado sesión en Acrobat Sign.
- Guarde la configuración de página.
Auditoría de cambios en el informe
Cuando está activada alguna de las opciones de Autenticación obligatoria de identidad, el informe de auditoría y, en menor grado, el panel actividad del acuerdo registran explícitamente todas las autenticaciones.
Cuestiones importantes...
- La Identidad obligatoria funciona con la firma automática autenticada.
- La Autenticación obligatoria de identidad funciona con los campos de firma electrónica y digital.
- La autenticación obligatoria no se aplica cuando solo se utiliza un sello como firma.