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Obligatoriedad de la autenticación de la identidad

 

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Nota:

En este artículo se describe la nueva experiencia Autenticación obligatoria de identidad a la que se accede desde la pestaña Configuración de biofarmacéutica del menú de administración. (Versión en noviembre de 2023.) 

Esta nueva experiencia está habilitada de forma predeterminada para las nuevas cuentas posteriores a la versión de noviembre de 2023 y mediante un administrador para las cuentas que existían antes de la versión de noviembre de 2023. 

El documento del proceso Autenticación obligatoria de identidad clásico sigue estando disponible y seguirá estándolo hasta que se retire la experiencia.

Información general

La función Autenticación obligatoria de identidad define qué eventos activadores provocan que se pida a un destinatario que vuelva a autenticarse cuando interactúa con un acuerdo. Existen tres opciones que se pueden seleccionar de forma independiente:

  • Autenticar al abrir el acuerdo.
  • Autenticar al aplicar una firma.
  • Autenticar al completar el acuerdo.

Los activadores habilitados afectan a todos los firmantes incluidos en el acuerdo (tanto internos como externos).

Disponibilidad:

La Autenticación obligatoria de identidad se limita a planes de licencia de empresa.

Ámbito de configuración:

Las funciones se pueden habilitar en el nivel de cuenta y de grupo.

Nota:

 

En la versión de noviembre de 2023 se separaron los controles para mejorar la autenticación de la identidad, suprimiendo la dependencia entre ellos.

Las cuentas creadas antes de la versión de noviembre de 2023 deben adoptar la experiencia de controles separados seleccionando el botón Habilitar ahora en la página Configuración de biofarmacéutica.

Las cuentas creadas después de la versión de noviembre de 2023 heredan automáticamente la experiencia moderna.

Utilización

Requisitos previos

Para que funcione Autenticación obligatoria de identidad, el firmante debe autenticar su identidad mediante una de las opciones siguientes:

El acuerdo se procesa normalmente si se define cualquier otro método de autenticación, pero la autenticación obligatoria de identidad no se aplica para ese destinatario. Es admisible configurar a algunos destinatarios para que apliquen a la autenticación obligatoria de identidad y a otros, para que la eludan, aprovechando distintos métodos en la misma transacción.

El método de autenticación se define en la página Configuración de envío, en la sección Métodos de autenticación de la identidad.

Experiencia del destinatario

Al activar una solicitud de autenticación, se presenta al destinatario la IU de autenticación.
Las dos opciones de autenticación son las siguientes:

  • Autenticación telefónica: un texto SMS que proporciona un código de cinco dígitos que el firmante debe introducir antes de estampar su firma
Solicitud de autenticación telefónica del destinatario

 

  • Autenticación de Acrobat Sign: una solicitud para autenticarse en Acrobat Sign a través del sistema de gestión de identidades de Adobe. Dado que es necesaria la autenticación para Adobe, este método se recomienda principalmente para los destinatarios internos en los que el remitente puede esperar de forma razonable que exista dicha cuenta.
Nota:

Los destinatarios que se autentiquen mediante el método de autenticación Acrobat Sign deben autenticarse a través del sistema de gestión de identidades de Acrobat. Todas las opciones de autenticación social (Google, Facebook y Apple) se eliminan durante el proceso de autenticación.

Las cuentas que configuren su organización de Admin Console para permitir la autenticación SSO se autenticarán con su proveedor de identidades configurado, lo que eliminará el requisito de que los destinatarios internos tengan una licencia de Acrobat Sign.

Solicitud de autenticación de Acrobat Sign

Una vez realizada la autenticación, el destinatario puede continuar con el proceso de rellenado y firma del formulario.

Configuración

Para habilitar las opciones de  Autenticación obligatoria de identidad, ve a Configuración de biofarmacéutica > Autenticación obligatoria de identidad.

La Autenticación obligatoria de identidad contiene tres opciones seleccionables independientemente:

  • Solicitar al usuario que se autentique cuando se abra el acuerdo: cuando esta opción está habilitada, cada destinatario debe autenticarse antes de abrir el acuerdo para visualizarlo.
  • Solicitar al usuario que se autentique cuando el firmante hace clic en un campo de firma del acuerdo: cuando está activada, todos los destinatarios deben autenticarse cada vez que se selecciona un campo de firma (antes de poder aplicarla).
    • Solo se vuelven a autenticar para los campos de firma y bloque de firma; no en los campos iniciales.
    • La configuración afecta a los campos de firma obligatoria y opcional y a los bloques de firma.
  • Solicitar al usuario que se autentique cuando se selecciona el botón Hacer clic para firmar después de que se complete la ceremonia de firma: cuando está activado, el destinatario debe volver a autenticarse después de seleccionar Hacer clic para firmar (cuando haya completado su interacción con el acuerdo).
Vaya a los controles de Autenticación obligatoria de identidad en la pestaña Biofarmacéutica.

Configuración relacionada

La opción Solicitar al usuario que se autentique cuando se abra el acuerdo puede suspenderse para los destinatarios de su cuenta si han iniciado sesión en Acrobat Sign al abrirlo. Esto puede eliminar parte de la fricción de los firmantes internos.

Para permitir que los usuarios omitan la autenticación al abrir el acuerdo si han iniciado sesión, haga lo siguiente:

  1. Vaya a Configuración de la cuenta > Configuración de envío > Opciones de identificación del firmante.
  2. Habilite No solicitar al firmante que se autentique de nuevo si ya ha iniciado sesión en Acrobat Sign.
  3. Guarde la configuración de página.
Active la opción para suprimir la autenticación si el usuario ha iniciado sesión en Acrobat Sign.

Auditoría de cambios en el informe

Cuando está activada alguna de las opciones de Autenticación obligatoria de identidad, el informe de auditoría y, en menor grado, el panel actividad del acuerdo registran explícitamente todas las autenticaciones.

Registro adicional de eventos de autenticación en el registro de auditoría y el panel Actividad

Cuestiones importantes...

  • La Identidad obligatoria funciona con la firma automática autenticada.
  • La Autenticación obligatoria de identidad funciona con los campos de firma electrónica y digital.
  • La autenticación obligatoria no se aplica cuando solo se utiliza un sello como firma.

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