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Veröffentlichen von interaktiven Webformularen im PDF-Format

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Zuletzt aktualisiert am 21. Dezember 2023 | Gilt auch für Adobe Acrobat 2017, Adobe Acrobat 2020

Vorbereitung

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Webformulare

PDF-Formulare sind eine gute Möglichkeit, Informationen online zu sammeln und einzusenden. Sie funktionieren mithilfe von Schaltflächenaktionen, die Funktionen ähnlich wie HTML-Skriptmakros ausführen. Um die Daten zu sammeln und an eine Datenbank zu senden, benötigst du eine CGI-Anwendung (Common Gateway Interface) auf deinem Webserver. Du kannst jede beliebige CGI-Anwendung verwenden, die Daten aus Formularen im HTML-, FDF- oder XML-Format sammelt.

Ehe du Formulare für das Web vorbereitest, vergewissere dich, dass die Formularfeldnamen mit denen in der CGI-Anwendung übereinstimmen.

Hinweis:

Adobe Acrobat deckt die Erstellung von CGI-Skripten nicht ab. Sie müssen separat außerhalb der Acrobat-Software erstellt werden.

Webformulare absenden

Um Formulardaten wie gescannte Bilder oder Dateien per E-Mail oder an einen Webserver zu senden, verwende die Aktion „Formular senden“ und gib dazu eine URL an. Mit der Schaltfläche „Absenden“ kannst du die gesamten Formulardaten zusammen mit allen angehängten Dateien ganz einfach an einen Server oder eine Datenbank senden.

Wenn das PDF-Formular eine E-Mail-basierte Senden-Schaltfläche enthält, kannst du den Arbeitsablauf „Verteilen“ verwenden, um die Verteilung des Formulars an andere Benutzer zu vereinfachen.

Führe die folgenden Schritte aus, um die Schaltfläche „Formular senden“ zu aktivieren:

Öffne ein PDF-Dokument und wähle dann im Menü Alle Tools den Befehl Formular vorbereiten.
Wähle auf der Seite, die sich dann öffnet, den Befehl Formular erstellen aus.
Wähle im linken Bereich den Befehl Schaltfläche und positioniere dann die Schaltflächenkoordinaten an der Stelle, an der du die Schaltfläche platzieren möchtest.
Doppelklicke auf die Schaltfläche und lege dann die Schaltflächeneigenschaften folgendermaßen fest:
1. Wähle die Registerkarte Aktionen und wähle dann im Dropdown-Menü Auslöser wählen den Befehl Maustaste loslassen.
2. Wähle im Dropdown-Menü Aktion auswählen den Befehl Formular senden.
3. Wähle Hinzufügen aus.
Gib im Dialogfeld Formularauswahl senden eine URL ins Feld URL für Verknüpfung eingeben ein.
- Um die Formulardaten an einen Webserver zu senden, geben Sie die Ziel-URL ein.
- Um die Formulardaten an eine E-Mail-Adresse zu senden, gib mailto: und dann die E-Mail-Adresse ein. Beispiel: mailto:niemand@adobe.com.
Wähle eine der folgenden Optionen für das Exportformat aus:
- FDF: Du kannst eine oder mehrere der folgenden Optionen auswählen: „Felddaten“, „Kommentare“ und „Schrittweise Änderungen am PDF-Dokument“. Die Option „Schrittweise Änderungen am PDF-Dokument“ empfiehlt sich zum Exportieren einer digitalen Signatur, da der Server auf diese Weise die Daten leicht lesen und rekonstruieren kann.
  Hinweis: Sendet der Server Daten im FDF- bzw. XFDF-Format wieder an den Anwender zurück, muss die URL-Adresse des Servers mit der Endung „#FDF“ versehen werden, beispielsweise http://meinserver/cgi-bin/meinskript#FDF.
- HTML: Die Daten werden als HTML-Datei exportiert.
- XFDF: Die Daten werden als XML-Datei exportiert. Du kannst festlegen, ob Formularfelddaten, Kommentare oder beides gesendet werden soll.
- PDF – Gesamtes Dokument: Exportiert die gesamte PDF-Datei, die das Formular enthält. Die erstellte Datei ist größer als eine mit der Option „FDF einschließlich“ erstellte Datei, diese Option ist jedoch sinnvoll, wenn du digitale Signaturen speichern möchtest.
Hinweis:

Wenn der Anwender das PDF-Formular mit Adobe Reader ausfüllt, musst du als Exportformatoption FDF oder XFDF auswählen.
Gib die Feldauswahl und das Datumsformat nach Bedarf an. Wenn du damit fertig bist, klicke auf OK.
- Alle Felder: Exportiert alle Formularfelder, auch die Felder ohne Werte.
- Nur diese: Exportiert nur die von dir über die Option „Felder auswählen“ festgelegten Formularfelder. Bei der Auswahl musst du außerdem angeben, ob auch leere Felder eingeschlossen werden sollen.
- Daten in Standardformat konvertieren: Exportiert alle Daten in einem einzigen Format unabhängig davon, wie diese im Formular eingegeben wurden.
Ändere ggf. die anderen Einstellungen im Dialogfeld Schaltfläche - Eigenschaften und wähle dann Schließen.

Webformulare zurücksetzen

Mit der Schaltfläche „Formular zurücksetzen“ lassen sich alle in das Formular eingegebenen Daten löschen, genau wie mit der Funktion „Alle Tools > Formular vorbereiten > Mehr > Formular zurücksetzen“, die beim Erstellen und Bearbeiten von Acrobat-Formularen verfügbar ist. Mit der Schaltfläche „Zurücksetzen“ kannst du bei Bedarf jedoch bestimmte Felder löschen.

Führe die folgenden Schritte aus, um die Schaltfläche „Formular zurücksetzen“ zu aktivieren:

Öffne ein PDF-Dokument und wähle dann im Menü Alle Tools den Befehl Formular vorbereiten.
Wähle auf der Seite, die sich dann öffnet, den Befehl Formular erstellen aus.
Wähle im linken Bereich den Befehl Schaltfläche und positioniere dann die Schaltflächenkoordinaten an der Stelle, an der du die Schaltfläche platzieren möchtest.
Doppelklicke auf die Schaltfläche und lege dann die Schaltflächeneigenschaften folgendermaßen fest:
1. Wähle die Registerkarte Aktionen und wähle dann im Dropdown-Menü Auslöser wählen den Befehl Maustaste loslassen.
2. Wähle im Dropdown-Menü Aktion auswählen den Befehl Formular zurücksetzen.
3. Wähle Hinzufügen aus.
Im Dialogfeld Formular zurücksetzen:
1. Aktiviere Kontrollkästchen für bestimmte Felder oder wähle Alles auswählen.
2. Wähle Ok.
Die Liste auf der Registerkarte „Aktionen“ zeigt nun den Befehl „Formular zurücksetzen“ unter der Aktion „Maustaste loslassen“ an.
Ändere ggf. die anderen Einstellungen im Dialogfeld Schaltfläche - Eigenschaften und wähle dann Schließen.

Daten aus Webformularen importieren

Mit der Aktion „Formulardaten importieren“ kannst du gängige Formularfelder wie Name und E-Mail-Adresse ausfüllen, indem du Daten aus einem anderen Formular importierst. Darüber hinaus kannst du mit der Funktion „Formulardaten importieren“ automatisch die Felder mit deinen persönlichen Profilinformationen ausfüllen. Nur übereinstimmende Formularfelder werden aktualisiert, nicht übereinstimmende werden ignoriert. Stelle vor dem Einrichten der Aktion „Formulardaten importieren“ sicher, dass du über ein Formular mit den allgemeinen Informationsfeldern verfügst, aus denen Daten exportiert werden.

Führe die folgenden Schritte aus, um die Schaltfläche „Formulardaten importieren“ zu aktivieren:

Wähle im Menü Alle Tools die Option Formular vorbereiten und wähle dann auf der sich öffnen Seite die Option Formular erstellen.
Wähle im linken Bereich den Befehl Schaltfläche und positioniere dann die Schaltflächenkoordinaten an der Stelle, an der du die Schaltfläche platzieren möchtest.
Doppelklicke auf die Schaltfläche und lege dann die Schaltflächeneigenschaften folgendermaßen fest:
1. Wähle die Registerkarte Aktionen und wähle dann im Dropdown-Menü Auslöser wählen den Befehl Maustaste loslassen.
2. Wähle im Dropdown-Menü Aktion auswählen den Befehl Formulardaten importieren aus.
3. Wähle Hinzufügen aus.
Wähle eine FDF-Datei aus und wähle dann Öffnen aus.
Ändere ggf. die anderen Einstellungen im Dialogfeld Schaltfläche - Eigenschaften und wähle dann „Schließen“.

Hinweis:

Bei der Aktion Formulardaten importieren wird die Datendatei, aus der Daten importiert werden sollen, in Windows an anderen Speicherorten als in Mac OS gesucht. In Windows durchsucht die Aktion Formulardaten importieren den Ordner Acrobat oder Acrobat Reader, den aktuellen Ordner, den Systemordner, den Windows-Ordner, Eigene Dokumente\Adobe\Acrobat sowie die Ordner, die in der PATH-Anweisung aufgeführt sind. In Mac OS durchsucht die Aktion Formulardaten importieren den Ordner Acrobat oder Acrobat Reader und den Ordner Systemeinstellungen.

CGI-Exportwerte

Bei einem Exportwert handelt es sich um die Informationen, die an eine CGI-Anwendung gesendet werden, um ein vom Anwender ausgewähltes Formularfeld zu identifizieren. Du musst nur dann einen Exportwert definieren, wenn folgende Bedingungen erfüllt sind:

Die Daten werden elektronisch in einer Datenbank über das betriebseigene Intranet oder über das Web gesammelt.
Die Daten weichen von dem Element ab, das im Formularfeld angegeben wird, oder das Formularfeld ist ein Optionsfeld.

Beachte beim Definieren von Exportwerten die folgenden Richtlinien:

Verwende für Kontrollkästchen oder Optionsfelder den standardmäßigen Exportwert (Ja), um die Auswahl anzugeben.
Gib für Dropdownlisten nur dann einen Exportwert an, wenn er vom aufgelisteten Element abweichen muss, z. B. durch Zuordnen eines Datenbankfeldnamens. Wenn kein expliziter Exportwert eingegeben wird, dient das ausgewählte Element als Exportwert.
Sich gegenseitig ausschließende Optionsfelder müssen denselben Formularfeldnamen haben, aber unterschiedliche Exportwerte aufweisen. Dies ermöglicht ein ordnungsgemäßes Umschalten und stellt eine genaue Datenerfassung in der Datenbank sicher.

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