PDF-Indexe erstellen

Um die Suche in einer größeren PDF-Datei zu beschleunigen, kannst du einen Index der im Dokument enthaltenen Wörter aufnehmen. Dieser Index kann von Acrobat viel schneller durchsucht werden als das eigentliche Dokument. Der Index ist in allen Kopien der PDF-Datei enthalten. Benutzende können PDF-Dateien mit Indizes genauso durchsuchen wie PDF-Dateien ohne eingebetteten Index.

Index zu einem PDF-Dokument hinzufügen

Index im PDF-Dokument aktualisieren oder entfernen

Grundlagen zur Funktion „Catalog“ (Acrobat Pro)

Du kannst eine bestimmte Gruppe von PDF-Dateien als Katalog einrichten und einen einheitlichen Index dieser Dokumentgruppe erstellen. Die Suche in katalogisierten PDF-Dateien ist erheblich schneller.

Beim Verteilen der Gruppe auf einer CD kannst du der PDF-Gruppe den Index hinzufügen.

Du kannst Dokumente mit lateinischen, chinesischen, japanischen oder koreanischen Zeichen katalogisieren. Zu den Elementen, die katalogisiert werden könne, zählen der Dokumenttext, Kommentare, Lesezeichen, Formularfelder, Tags, Objekt- und Dokument-Metadaten, Anlagen, Dokumentinformationen, digitale Signaturen, Bild-Metadaten im XIF-Format (Extended Image File) sowie benutzerdefinierte Dokumenteigenschaften.

PDF-Dokumente für die Indizierung vorbereiten (Acrobat Pro)

Um PDF-Dateien zu indizieren, erstelle zunächst einen Ordner, der alle PDF-Dateien mit elektronischen Funktionen wie Verknüpfungen, Lesezeichen und durchsuchbarem Text enthält. Stelle bei gescannten Dokumenten sicher, dass der Text durchsuchbar ist. Es ist besser, längere Dokumente in kleinere Dateien in Kapitelgröße aufzuteilen, um die Suchleistung zu verbessern. Das Hinzufügen von Informationen zu den Dokumenteigenschaften verbessert ebenfalls die Durchsuchbarkeit.

Bevor du eine Gruppe von Dokumenten indizierst, musst du unbedingt die Dokumentstruktur auf dem Laufwerk oder dem Netzwerkserver-Datenträger einrichten und auf plattformübergreifende Dateinamen überprüfen. Plattformübergreifende Dateinamen können abgeschnitten werden, was das Abrufen bei einer Suche erschwert. Befolge diese Richtlinien, um dieses Problem zu vermeiden:

• Benenne Dateien, Ordner und Indizes nach der MS-DOS®-Dateinamenskonvention (höchstens acht Zeichen gefolgt von einer Dateinamenserweiterung mit drei Zeichen). Dies ist besonders wichtig, wenn du die Dokumentgruppe und den Index auf einer gemäß der Norm ISO 9660 formatierten CD-ROM ausgibst.
  
• Entferne alle Zeichen mit Akzent oder nicht im lateinischen Alphabet enthaltene Zeichen aus den Datei- und Ordnernamen. (Die von der Funktion „Catalog“ verwendete Schrift unterstützt die Zeichencodes 133 bis 159 nicht.)
• Verwende keine tief verschachtelten Ordner oder Pfadnamen mit mehr als 256 Zeichen, wenn die Indizes von macOS-Benutzenden durchsucht werden.
• Wenn du macOS mit einem OS/2® LAN-Server verwendest, konfiguriere entweder IBM® LAN Server Macintosh (LSM), um die MS-DOS®-Dateinamenskonvention durchzusetzen, oder indiziere nur FAT-Laufwerke (File Allocation Table). (HPFS [High-Performance File System]-Laufwerke enthalten möglicherweise lange Dateinamen, die nicht gelesen werden können.)
• Enthält die Dokumentstruktur Unterordner, die nicht indiziert werden sollen, kannst du diese während der Indizierung ausschließen.

Metadaten zu Dokumenteigenschaften hinzufügen (Acrobat Pro)

Du kannst den Dokumenteigenschaften Informationen hinzufügen, um das Durchsuchen von PDF-Dateien zu vereinfachen. Diese werden als Metadaten bezeichnet. (Die Eigenschaften der aktuell geöffneten PDF-Datei kannst du über Datei > Eigenschaften auf der Registerkarte Beschreibung einsehen.)

Beachte beim Hinzufügen von Daten für die Dokumenteigenschaften folgende Empfehlungen von Adobe:

• Verwende im Feld „Titel“ einen eindeutig beschreibenden Titel. Der Dateiname des Dokuments muss im Dialogfeld „Suchergebnisse“ angezeigt werden.
• Verwende für ähnliche Informationen stets die gleiche Option (bzw. das gleiche Feld). Füge wichtige Begriffe nicht in einigen Dokumenten der Option „Thema“ und in anderen Dokumenten der Option „Stichwörter“ hinzu.
• Verwende immer denselben Begriff für dieselbe Information. Verwende zum Beispiel nicht für einige Dokumente Biologie und für andere Dokumente der gleichen Kategorie Naturwissenschaften.
• Verwende die Option „Verfasser*in“, um die verantwortliche Abteilung anzugeben. Als Verfasser*in einer Personalakte könntest du beispielsweise die Personalabteilung angeben.
• Wenn du Kennnummern für Dokumente verwendest, füge diese als Stichwörter hinzu. Durch Eingabe von z. B. Dok.-Nr. = m234 unter der Option „Stichwörter“ wird ein bestimmtes Dokument einer Serie von einigen Hundert Dokumenten zu einem bestimmten Thema gekennzeichnet.
• Verwende eine der Optionen „Thema“ oder „Stichwörter“ oder beide Optionen zusammen, um Dokumente nach Kategorien zu unterteilen. Du kannst für ein bestimmtes Dokument unter „Thema“ zum Beispiel Geschäftsbericht und unter „Stichwörter“ monatlich oder wöchentlich angeben.
• Wenn du bereits über umfassende Erfahrung mit dem Adobe PDF-Format verfügst, kannst du selbstdefinierte Datenfelder, wie z. B. Dokumenttyp, Dokumentennummer und Dokumentkennung definieren, wenn du den Index erstellst. Dieses Verfahren wird nur erfahrenen Benutzenden empfohlen; es wird in der vollständigen Hilfe von Acrobat nicht erläutert.

Index für eine Sammlung erstellen (Acrobat Pro)

Beim Generieren eines neuen Index werden eine neue PDX-Datei und ein neuer Ordner erstellt, der mindestens eine IDX-Datei enthält. Die IDX-Dateien enthalten die Indexeinträge. All diese Dateien müssen den Benutzenden zur Verfügung stehen, die den Index durchsuchen.

Siehe Indizierungsoptionen 

• Zahlen nicht aufnehmen: Aktiviere diese Option, wenn im Index keine Zahlen enthalten sein sollen, die im Text des Dokuments auftauchen. Du kannst die Größe eines Index beträchtlich verringern, indem du Zahlen aus dem Index ausschließt. Dadurch werden Suchvorgänge schneller ausgeführt.
• IDs zu Adobe PDF 1.0-Dateien hinzufügen: Wähle diese Option, wenn deine Sammlung PDF-Dateien enthält, die vor Acrobat 2.0 erstellt wurden und in denen nicht automatisch Identifikationsnummern hinzugefügt wurden. ID-Nummern sind erforderlich, wenn lange Dateinamen von macOS bei der Konvertierung in MS DOS®-Dateinamen verkürzt werden. Bei Acrobat 2.0 und höher werden automatisch ID-Nummern hinzugefügt.
• Beim Suchen nicht auf geänderte Dokumente hinweisen: Wenn diese Option nicht aktiviert ist, wird beim Durchsuchen von Dokumenten, die sich seit der letzten Indexerstellung geändert haben, eine Meldung angezeigt.
• Selbstdefinierte Eigenschaften: Verwende diese Option, um vorhandene selbstdefinierte Dokumenteigenschaften in den Index einzubeziehen. Es werden nur die selbstdefinierten Eigenschaften indiziert, die sich bereits in den zu indizierenden PDF-Dokumenten befinden. Gib die Eigenschaft ein, triff im Menü „Typ“ eine Auswahl und klicke auf „Hinzufügen“. Diese Eigenschaften werden beim Durchsuchen des generierten Index als Suchoption im Fenster „PDF durchsuchen“ in den Popup-Menüs für zusätzliche Kriterien angezeigt. Wenn du beispielsweise die selbstdefinierte Eigenschaft „Dokumentname“ eingibst und im Menü „Typ“ die Option „Zeichenfolge“ wählst, kann der Index innerhalb der selbstdefinierten Eigenschaft durch Auswahl von Dokumentname aus dem Menü Folgende Zusatzkriterien verwenden durchsucht werden.

• XMP-Felder: Verwende diese Option zum Einbeziehen selbstdefinierter XMP-Felder. Die benutzerdefinierten XMP-Felder werden indiziert und in den Popup-Menüs für zusätzliche Kriterien angezeigt. Du kannst in den ausgewählten Indizes durchsucht werden.
• Stoppwörter: Verwende diese Option zum Ausschließen bestimmter Wörter (maximal 500) aus den Ergebnissen der Indexsuche. Gib das entsprechende Wort ein, klicke auf „Hinzufügen“ und wiederhole den Schritt für weitere Wörter. Wenn du Wörter ausschließt, kann die Indexgröße um 10 % bis 15 % reduziert werden. Ein Stoppwort kann bis zu 128 Zeichen umfassen; die Groß-/Kleinschreibung wird beachtet.
• Struktur-Tags: Verwende diese Option, um bestimmte Tag-Knoten der untersten Ebene in Dokumenten durchsuchen zu können, die eine mit Tags versehene logische Struktur aufweisen.

Catalog Readme-Dateien (Acrobat Pro)

Es wird empfohlen, eine separate Readme-Datei zu erstellen und im selben Ordner wie den Index zu speichern. Diese Datei kann folgende Informationen enthalten:

• Art der indizierten Dokumente.

• Die unterstützten Suchoptionen.

• Ansprechpartner oder Telefonnummer bei Fragen.

• Eine Liste der Zahlen oder Wörter, die aus dem Index ausgeschlossen wurden.

• Eine Liste der Ordner, die Dokumente enthalten, die in einen LAN-basierten Index aufgenommen wurden, oder eine Liste der Dokumente, die in einen CD-ROM-basierten Index aufgenommen wurden. Du kannst auch eine kurze Inhaltsbeschreibung der einzelnen Ordner oder Dokumente hinzufügen.

• Eine Liste der Werte der einzelnen Dokumente, wenn du für das Dokumentinfofeld Werte zuweist.

  Wenn ein Katalog sehr viele Dokumente umfasst, solltest du gegebenenfalls eine Tabelle mit Werten hinzufügen, die den einzelnen Dokumenten zugewiesen sind. Diese Tabelle kann sich in der Liesmich-Datei oder in einem separaten Dokument befinden. Du kannst bei der Erstellung des Index die Tabelle verwenden, um die Konsistenz zu wahren.

Index überarbeiten (Acrobat Pro)

Du kannst einen vorhandenen Index aktualisieren, erneut generieren oder leeren.

Catalog-Voreinstellungen (Acrobat Pro)

Du kannst für die Indizierung Voreinstellungen festlegen, die global für alle nachfolgend erstellten Indexe gelten. Du kannst einige dieser Voreinstellungen für einzelne Indexe außer Kraft setzen, indem du bei der Indexerstellung neue Optionen auswählst.

Wähle im Dialogfeld Voreinstellungen unter Kategorien den Eintrag Katalog aus. Viele der Optionen stimmen mit denen im Abschnitt zur Indexerstellung beschriebenen Optionen überein.

Geplante Indexaktualisierungen (Acrobat Pro)

Um das Generieren, erneute Generieren, Aktualisieren und Leeren eines Index zu automatisieren, kannst du die Funktion „Catalog“ zusammen mit einer Catalog-Batch-PDX-Datei (BPDX) verwenden. Diese Datei enthält eine Liste der Pfade und Flags der Katalogindexdatei. Du kannst planen, wann und wie oft diese Aufgaben automatisch mit einer Planungsanwendung wie Windows® Scheduler ausgeführt werden. Dazu zeigst du einfach die BPDX-Datei in Acrobat an. Acrobat generiert den Index dann entsprechend den Flags in der BPDX-Datei neu.

Um BPDX-Dateien zu verwenden, gehe zu Voreinstellungen > Catalog und aktiviere dann das Kontrollkästchen für Ausführung von Catalog-Batchdateien zulassen (. bpdx).

Sammlungen und deren Indizes verschieben (Acrobat Pro)

Du kannst eine indizierte Dokumentgruppe auf einem lokalen Festplattenlaufwerk zusammenstellen und testen. Anschließend kannst du die fertige Dokumentgruppe auf einen Netzwerkserver oder einen anderen Datenträger verschieben. Eine Indexdefinition enthält relative Pfadangaben zwischen der Indexdefinitionsdatei (PDX) und den Ordnern mit den indizierten Dokumenten. Wenn diese relativen Pfade unverändert bleiben, ist es nicht erforderlich, dass du den Index nach dem Verschieben der indizierten Dokumentgruppe erneut generierst. Wenn sich die PDX-Datei und die Ordner mit den indizierten Dokumenten im selben Ordner befinden, kannst du den relativen Pfad beibehalten, indem du einfach diesen Ordner verschiebst.

Wenn sich der relative Pfad allerdings ändert, musst du einen Index generieren, wenn du die indizierte Dokumentgruppe verschiebst. Du kannst jedoch weiterhin die ursprüngliche PDX-Datei verwenden. Verschiebe hierzu zunächst die indizierten Dokumente. Kopiere dann die PDX-Datei in den Ordner, in dem du den Index erstellen möchtest, und bearbeite entsprechend die Listen für „Einzuschließende Ordner“ und „Auszuschließende Unterordner“.

Wenn sich der Index auf einem anderen Laufwerk oder Serverdatenträger befindet als die Dokumentgruppe, auf die sich der Index bezieht, kann der Index nach Verschieben der Gruppe oder des Index nicht mehr verwendet werden. Wenn du beabsichtigst, eine Dokumentgruppe entweder zu einem anderen Speicherort im Netzwerk oder auf eine CD zu verschieben, erstelle und generiere den Index am gleichen Ort wie die Dokumentgruppe.