Index in einem PDF-Dokument erstellen und verwalten

Sie können die Suche in umfangreichen PDFs beschleunigen, indem Sie einen Index der im Dokument enthaltenen Wörter einbetten. Acrobat DC kann den Index viel schneller durchsuchen als das Dokument. Der eingebettete Index ist in verteilten und gemeinsam genutzten Kopien des PDF-Dokuments enthalten. PDFs mit eingebettetem Index werden genauso durchsucht wie solche ohne eingebetteten Index. Es sind keine gesonderten Schritte erforderlich.

Index zu einem PDF-Dokument hinzufügen

  1. Wählen Sie bei in Acrobat DC geöffnetem Dokument Werkzeuge > Index aus.

    In der sekundären Werkzeugleiste wird die Gruppe mit den Index-Werkzeugen angezeigt.

  2. Klicken Sie in der sekundären Werkzeugleiste auf Eingebetteten Index verwalten.

  3. Klicken Sie im Dialogfeld „Eingebetteten Index verwalten“ auf Index einbetten.

  4. Lesen Sie die Anweisungen und klicken Sie auf OK.

    Hinweis:

    In Outlook und Lotus Notes können Sie einen Index einbetten, während E-Mail-Nachrichten oder -Ordner in PDF konvertiert werden. Dies empfiehlt sich vor allem bei Ordnern mit vielen Nachrichten.

Eingebetteten Index im PDF-Dokument aktualisieren oder entfernen

  1. Wählen Sie Werkzeuge > Index aus.

    In der sekundären Werkzeugleiste wird die Gruppe mit den Index-Werkzeugen angezeigt.

  2. Klicken Sie in der sekundären Werkzeugleiste auf Eingebetteten Index verwalten.

  3. Klicken Sie auf Index aktualisieren bzw. Index entfernen.

Grundlagen der Katalogfunktion (Acrobat Pro DC)

Sie können eine bestimmte Gruppe von PDF-Dateien als Katalog einrichten und einen einheitlichen Index dieser Dokumentgruppe erstellen. Die Suche in katalogisierten PDF-Dateien ist erheblich schneller.

Beim Verteilen der Gruppe auf einer CD können Sie der PDF-Gruppe den Index hinzufügen.

Sie können Dokumente mit lateinischen, chinesischen, japanischen oder koreanischen Zeichen katalogisieren. Zu den Elementen, die katalogisiert werden könne, zählen der Dokumenttext, Kommentare, Lesezeichen, Formularfelder, Tags, Objekt- und Dokument-Metadaten, Anlagen, Dokumentinformationen, digitale Signaturen, Bild-Metadaten im XIF-Format (Extended Image File) sowie benutzerdefinierte Dokumenteigenschaften.

Vorbereiten von PDF-Dokumenten für die Indizierung (Acrobat Pro DC)

Erstellen Sie zunächst einen Ordner mit den zu indizierenden PDF-Dateien. Die PDF-Dokumente müssen in Bezug auf Inhalt und elektronische Funktionen wie Verknüpfungen, Lesezeichen und Formularfelder vollständig sein. Wenn die zu indizierenden Dokumente gescannte Dokumente enthalten, stellen Sie sicher, dass der Text durchsucht werden kann. Speichern Sie große Dokumente in kleinen Dateien von Kapitelgröße zur besseren Suchleistung. Sie können zudem den Dokumenteigenschaften einer Datei Informationen hinzufügen, um die Durchsuchbarkeit zu verbessern.

Bevor Sie eine Gruppe von Dokumenten indizieren, müssen Sie unbedingt die Dokumentenstruktur auf dem Laufwerk oder dem Netzwerkserver-Datenträger einrichten und sich vergewissern, dass die Dateinamen plattformübergreifenden Konventionen entsprechen. Dateinamen werden eventuell abgeschnitten und können so bei einer plattformübergreifenden Suche schwer gefunden werden. Dies kann folgendermaßen vermieden werden:

  • Benennen Sie Dateien, Ordner und Indexe nach den MS-DOS-Dateibenennungskonventionen (höchstens acht Zeichen gefolgt von einer Dateinamenserweiterung mit drei Zeichen). Dies ist besonders wichtig, wenn Sie die Dokumentgruppe und den Index auf einer gemäß der Norm ISO 9660 formatierten CD-ROM ausgeben.

  • Entfernen Sie alle Zeichen mit Akzent oder nicht im lateinischen Alphabet enthaltene Zeichen aus den Datei- und Ordnernamen. (Die von der Funktion „Catalog“ verwendete Schrift unterstützt die Zeichencodes 133 bis 159 nicht.)

  • Verwenden Sie keine tief verschachtelten Ordner oder Pfadnamen mit mehr als 256 Zeichen, wenn die Indexe nur von Mac OS-Benutzern durchsucht werden.

  • Wenn Sie die Mac OS-Version mit einem OS/2 LAN-Server verwenden, konfigurieren Sie entweder IBM® LAN Server Macintosh (LSM), um die MS-DOS-Dateibenennungskonventionen vorzuschreiben, oder indizieren Sie nur FAT-Laufwerke. (HPFS [High Performance File System]-Laufwerke enthalten möglicherweise lange Dateinamen, die nicht gelesen werden können.)

    Enthält die Dokumentstruktur Unterordner, die nicht indiziert werden sollen, können Sie diese während der Indizierung ausschließen.

Hinzufügen von Metadaten zu Dokumenteigenschaften (Acrobat Pro DC)

Sie können den Dokumenteigenschaften Informationen hinzufügen, um das Durchsuchen von PDF-Dateien zu vereinfachen. Diese werden als Metadaten bezeichnet. (Die Eigenschaften der aktuell geöffneten PDF-Datei können Sie über Datei > Eigenschaften auf der Registerkarte Beschreibung einsehen.)

Beachten Sie beim Hinzufügen von Daten für die Dokumenteigenschaften folgende Empfehlungen:

  • Verwenden Sie im Feld „Titel“ einen eindeutig beschreibenden Titel. Der Dateiname des Dokuments muss im Fenster Ergebnisse angezeigt werden.

  • Verwenden Sie für ähnliche Informationen stets die gleiche Option (bzw. das gleiche Feld). Fügen Sie wichtige Begriffe nicht in einigen Dokumenten der Option Thema und in anderen Dokumenten der Option Stichwörter hinzu.

  • Verwenden Sie immer denselben Begriff für dieselbe Information. Geben Sie zum Beispiel nicht für einige Dokumente Biologie und für andere Dokumente der gleichen Kategorie Naturwissenschaften ein.

  • Verwenden Sie das Feld Verfasser, um die verantwortliche Abteilung anzugeben. Als Verfasser einer Personalakte könnten Sie beispielsweise die Personalabteilung angeben.

  • Wenn Sie Kennnummern für Dokumente verwenden, fügen Sie diese als Stichwörter hinzu. Durch Eingabe von z. B. Dok.-Nr. = m234 unter der Option „Stichwörter“ wird ein bestimmtes Dokument einer Serie von zahlreichen Dokumenten zu einem bestimmten Thema gekennzeichnet.

  • Verwenden Sie eine der Optionen Thema oder Stichwörter oder beide Optionen zusammen, um Dokumente nach Kategorien zu unterteilen. Sie können für ein bestimmtes Dokument unter „Thema“ zum Beispiel Geschäftsbericht und unter „Stichwörter“ monatlich oder wöchentlich angeben.

    Wenn Sie bereits über umfassende Erfahrung mit dem Adobe PDF-Format verfügen, können Sie benutzerdefinierte Datenfelder, wie z. B. Dokumenttyp, Dokumentennummer und Dokumentkennung definieren, wenn Sie den Index erstellen. Dieses Verfahren wird nur erfahrenen Anwendern empfohlen; es wird in der vollständigen Hilfe von Acrobat nicht erläutert.

Erstellen eines Index für eine Sammlung (Acrobat Pro DC)

Beim Erstellen eines neuen Index werden eine neue PDX-Datei und ein neuer Ordner erstellt, der mindestens eine IDX-Datei enthält. Die IDX-Dateien enthalten die Indexeinträge. All diese Dateien müssen dem Anwender zur Verfügung stehen, der den Index durchsucht.

  1. Wählen Sie Werkzeuge > Index aus.

    In der sekundären Werkzeugleiste wird die Gruppe mit den Index-Werkzeugen angezeigt.

  2. Klicken Sie in der sekundären Werkzeugleiste auf Volltextindex mit Katalog.

    Das Katalog-Dialogfeld wird angezeigt.

  3. Wählen Sie im Dialogfeld Katalog die Option Neuer Index aus.

    Das Dialogfeld „Neuer Hyperlink“ wird angezeigt.

    Neue Indexdefinitionen in Acrobat
    Das Definitionsdialogfeld „Neuer Index“ wird angezeigt.

  4. Geben Sie unter Indextitel einen Namen für die Indexdatei ein.

  5. Geben Sie unter Indexbeschreibung eine Beschreibung des Index oder seines Zwecks ein.

  6. Klicken Sie auf Optionen, wählen Sie die auf Ihren Index anzuwendenden Optionen aus und klicken Sie auf OK.

    Das Optionsdialogfeld in Acrobat
    Im Dialogfeld „Optionen“ können Sie die erweiterten Optionen für den neuen Index angeben.

  7. Klicken Sie neben Einzuschließende Ordner auf Hinzufügen, um einen Ordner auszuwählen, der einige oder alle der zu indizierenden PDF-Dateien enthält, und klicken Sie auf OK. Wiederholen Sie diesen Schritt zum Hinzufügen weiterer Ordner.

    Hinweis:

    Alle in den ausgewählten Ordnern enthaltenen Unterorder werden ebenfalls indiziert. Sie können Ordner von mehreren Servern oder Laufwerken hinzufügen, falls Sie nicht beabsichtigen, den Index oder Elemente in der Gruppe von Dokumenten zu verschieben.

  8. Klicken Sie unter Auszuschließende Unterordner auf Hinzufügen, um einen untergeordneten Ordner auszuwählen, der PDF-Dateien enthält, die nicht indiziert werden sollen. Klicken Sie auf OK und führen Sie den Vorgang gegebenenfalls für weitere Unterordner durch.

  9. Prüfen Sie Ihre Auswahl. Für die Bearbeitung einer Liste ein- oder auszuschließender Ordner wählen Sie den entsprechenden Ordner aus und klicken Sie auf Entfernen.

  10. Klicken Sie auf Generieren und geben Sie dann den Speicherort für die Indexdatei an. Klicken Sie auf Speichern und gehen Sie anschließend folgendermaßen vor:

    • Wenn der Indizierungsvorgang erfolgreich abgeschlossen wurde, klicken Sie auf Schließen.

    • Zum Abbrechen der Indizierung klicken Sie auf Stopp.

    Hinweis:

    Nach dem Abbrechen der Indizierung kann der Indizierungsvorgang nicht fortgesetzt werden, es muss allerdings nicht der gesamte Vorgang wiederholt werden. Die ausgewählten Ordner und Optionen werden beibehalten. Durch Klicken auf „Öffnen“ können Sie einen teilweise erstellten Index auswählen und überarbeiten.

    Hinweis:

    Wenn bei den Optionen „Einzuschließende Ordner“ und „Auszuschließende Unterordner“ lange Pfadnamen verkürzt werden, halten Sie den Mauszeiger über die Auslassungszeichen (...), bis eine QuickInfo mit dem gesamten Pfad des ein- bzw. auszuschließenden Ordners angezeigt wird.

Dialogfeld mit Indizierungsoptionen

Zahlen nicht aufnehmen

Aktivieren Sie diese Option, wenn im Index keine Zahlen enthalten sein sollen, die im Text des Dokuments auftauchen. Sie können die Größe eines Index beträchtlich verringern, indem Sie Zahlen aus dem Index ausschließen. Dadurch werden Suchvorgänge schneller ausgeführt.

IDs zu Adobe PDF v1.0 Dateien hinzufügen

Wählen Sie diese Option, wenn PDF-Dateien, die vor Version Acrobat 2.0 der Anwendung erstellt wurden, zu der Gruppe gehören. Bei diesen Versionen wurden nicht automatisch ID-Nummern hinzugefügt. ID-Nummern sind erforderlich, wenn lange Dateinamen von Mac OS bei der Konvertierung in MS DOS-Dateinamen verkürzt werden. Bei Acrobat 2.0 und höher werden automatisch ID-Nummern hinzugefügt.

Beim Suchen nicht auf geänderte Dokumente hinweisen

Wenn diese Option nicht ausgewählt ist, wird beim Durchsuchen von Dokumenten, die sich seit der letzten Indexgenerierung geändert haben, eine Meldung angezeigt.

Benutzerdefinierte Eigenschaften

Verwenden Sie diese Option, um vorhandene benutzerdefinierte Dokumenteigenschaften in den Index einzubeziehen. Es werden nur die benutzerdefinierten Eigenschaften indiziert, die sich bereits in den zu indizierenden PDF-Dokumenten befinden. Geben Sie die Eigenschaft ein, treffen Sie im Menü „Typ“ eine Auswahl und klicken Sie auf „Hinzufügen“. Diese Eigenschaften werden beim Durchsuchen des generierten Index als Suchoption im Fenster PDF durchsuchen in den Popup-Menüs für zusätzliche Kriterien angezeigt. Wenn Sie beispielsweise die benutzerdefinierte Eigenschaft Dokumentname eingeben und die im Menü „Typ“ die Option „Zeichenfolge“ wählen, kann der Index innerhalb der benutzerdefinierten Eigenschaft durch Auswahl von Dokumentname aus dem Menü Folgende Zusatzkriterien verwenden durchsucht werden.

Hinweis:

Wenn Sie benutzerdefinierte Felder in einer Microsoft Office-Anwendung erstellen, wobei in PDFMaker die Option „Dokumentinfo konvertieren“ ausgewählt ist, werden die Felder in alle erstellten PDF-Dateien übernommen.  

XMP-Felder

Verwenden Sie diese Option zum Einbeziehen benutzerdefinierter XMP-Felder. Die benutzerdefinierten XMP-Felder werden indiziert und in den Popup-Menüs für zusätzliche Kriterien angezeigt. Sie können in den ausgewählten Indexen durchsucht werden.

Stoppwörter

Verwenden Sie diese Option zum Ausschließen bestimmter Wörter (maximal 500) aus den Ergebnissen der Indexsuche. Geben Sie das entsprechende Wort ein, klicken Sie auf „Hinzufügen“ und wiederholen Sie den Schritt für weitere Wörter. Wenn Sie Wörter ausschließen, kann die Indexgröße um 10 % bis 15 % reduziert werden. Ein Stoppwort kann bis zu 128 Zeichen umfassen; die Groß-/Kleinschreibung wird beachtet.

Hinweis:

Damit Benutzer nicht nach ausgeschlossenen Wörtern suchen, sollten Sie eine Liste der ausgeschlossenen Begriffe in der Catalog Readme-Datei einschließen.

Struktur-Tags

Verwenden Sie diese Option, um bestimmte Tag-Knoten der untersten Ebene in Dokumenten durchsuchen zu können, die eine mit Tags versehene logische Struktur aufweisen.

Hinweis:

Die Einstellungen „Benutzerdefinierte Eigenschaften“, „Stoppwörter“ und „Tags“ gelten nur für den aktuellen Index. Um diese Einstellungen global auf alle erstellten Indexe anzuwenden, können Sie die Standardeinstellungen für benutzerdefinierte Felder, Stoppwörter und Tags im Fenster „Catalog“ des Dialogfelds „Voreinstellungen“ ändern.  

Readme-Katalogdateien (Acrobat Pro DC)

Es wird empfohlen, eine separate Readme-Datei zu erstellen und im selben Ordner wie den Index zu speichern. Diese Datei kann folgende Informationen enthalten:

  • Art der indizierten Dokumente.

  • Die unterstützten Suchoptionen.

  • Ansprechpartner oder Telefonnummer bei Fragen.

  • Eine Liste der Zahlen oder Wörter, die aus dem Index ausgeschlossen wurden.

  • Eine Liste der Ordner, die Dokumente enthalten, die in einen LAN-basierten Index aufgenommen wurden, oder eine Liste der Dokumente, die in einen CD-ROM-basierten Index aufgenommen wurden. Sie können auch eine kurze Inhaltsbeschreibung der einzelnen Ordner oder Dokumente hinzufügen.

  • Liste der Werte der einzelnen Dokumente, wenn Sie für das Dokumentinfofeld Werte zuweisen.

    Wenn ein Katalog sehr viele Dokumente umfasst, sollten Sie gegebenenfalls eine Tabelle mit Werten hinzufügen, die den einzelnen Dokumenten zugewiesen sind. Diese Tabelle kann sich in der Liesmich-Datei oder in einem separaten Dokument befinden. Sie können bei der Erstellung des Index die Tabelle verwenden, um die Konsistenz zu wahren.

Überarbeiten eines Index (Acrobat Pro DC)

Sie können einen vorhandenen Index aktualisieren, erneut generieren oder leeren.

  1. Wählen Sie Werkzeuge > Index aus.

    In der sekundären Werkzeugleiste wird die Gruppe mit den Index-Werkzeugen angezeigt.

  2. Klicken Sie in der sekundären Werkzeugleiste auf Volltextindex mit Katalog.

    Das Katalog-Dialogfeld wird angezeigt.

  3. Klicken Sie im Dialogfeld Katalog auf Index öffnen.

  4. Suchen Sie die Indexdefinitionsdatei (PDX) für den Index, wählen Sie sie aus, und klicken Sie auf Öffnen.

  5. Wurde der Index mit Acrobat 5.0 erstellt, wählen Sie zum Erstellen eines neuen Index die Option Kopie erstellen (die ältere Version wird nicht überschrieben). Sie können auch die Option Alten Index überschreiben auswählen, wenn Sie die ältere Version nicht beibehalten möchten.

  6. Nehmen Sie im Dialogfeld Indexdefinition bearbeiten ggf. die gewünschten Änderungen vor und wählen Sie die von Acrobat DC auszuführende Funktion:

    Generieren

    Erstellt eine IDX-Indexdatei mit den vorhandenen Informationen und aktualisiert diese durch Hinzufügen neuer Einträge und Markieren geänderter oder veralteter Einträge als ungültig. Wenn Sie umfassende Änderungen vornehmen oder diese Option wiederholt verwenden, anstatt einen neuen Index zu erstellen, kann dies zu verlängerten Suchzeiten führen.

    Erneut generieren

    Erstellt einen neuen Index, wobei der vorhandene Indexordner und der Inhalt (IDX-Dateien) überschrieben werden.

    Leeren

    Löscht den Inhalt des Index (IDX-Dateien), ohne den Index (PDX) zu löschen.

Katalogvoreinstellungen (Acrobat Pro DC)

Sie können für die Indizierung Voreinstellungen festlegen, die global für alle nachfolgend erstellten Indexe gelten. Sie können einige dieser Voreinstellungen für einzelne Indexe außer Kraft setzen, indem Sie bei der Indexerstellung neue Optionen auswählen.

Wählen Sie im Dialogfeld Voreinstellungen unter Kategorien den Eintrag Katalog aus. Viele der Optionen stimmen mit denen im Abschnitt zur Indexerstellung beschriebenen Optionen überein.

Hinweis:

Die Option „Kompatibilität mit ISO 9660 für Ordner erzwingen“ ist nützlich, wenn Sie beim Vorbereiten von Dokumenten für die Indizierung lange PDF-Dateinamen nicht in MS–DOS-Dateinamen ändern möchten. Sie müssen jedoch MS–DOS-Dateibenennungskonventionen für die Ordnernamen verwenden (max. 8 Zeichen), auch wenn dies für die Dateinamen nicht erforderlich ist.

Geplante Indexaktualisierungen (Acrobat Pro DC)

Mithilfe der Funktion „Catalog“ und einer BPDX-Datei (Batch-PDX von Catalog) können Sie planen, wann und wie oft ein Index automatisch generiert, neu erstellt, aktualisiert und geleert werden soll. Bei einer BPDX-Datei handelt es sich um eine Textdatei mit einer Liste plattformabhängiger Katalog-Indexdateipfade und -Flags. Zum Anzeigen der BPDX-Datei in Acrobat DC verwenden Sie eine Planungsanwendung wie Windows Scheduler. Acrobat DC erstellt den Index anschließend entsprechend den Flags in der BPDX-Datei neu.

Hinweis:

Zum Verwenden von BPDX-Dateien wählen Sie im Dialogfeld „Voreinstellungen“ unter „Catalog“ die Option Ausführung von Catalog-Batchdateien (.bpdx) zulassen aus.

Verschieben von Sammlungen und deren Indizes (Acrobat Pro DC)

Sie können eine indizierte Dokumentgruppe auf einem lokalen Festplattenlaufwerk zusammenstellen und testen. Anschließend können Sie die fertige Dokumentgruppe auf einen Netzwerkserver oder einen anderen Datenträger verschieben. Eine Indexdefinition enthält relative Pfadangaben zwischen der Indexdefinitionsdatei (PDX) und den Ordnern mit den indizierten Dokumenten. Wenn diese relativen Pfade unverändert bleiben, ist es nicht erforderlich, dass Sie den Index nach dem Verschieben der indizierten Dokumentgruppe erneut generieren. Wenn sich die PDX-Datei und die Ordner mit den indizierten Dokumenten im selben Ordner befinden, können Sie den relativen Pfad beibehalten, indem Sie einfach diesen Ordner verschieben.

Wenn sich der relative Pfad allerdings ändert, müssen Sie einen neuen Index generieren, wenn Sie die indizierte Dokumentgruppe verschieben. Sie können jedoch weiterhin die ursprüngliche PDX-Datei verwenden. Verschieben Sie hierzu zunächst die indizierten Dokumente. Kopieren Sie dann die PDX-Datei in den Ordner, in dem Sie den neuen Index erstellen möchten, und bearbeiten Sie entsprechend die Listen für „Einzuschließende Ordner“ und „Auszuschließende Unterordner“.

Wenn sich der Index auf einem anderen Laufwerk oder Serverdatenträger befindet als die Dokumentgruppe, auf die sich der Index bezieht, kann der Index nach Verschieben der Gruppe oder des Index nicht mehr verwendet werden. Wenn Sie beabsichtigen, eine Dokumentgruppe entweder zu einem anderen Speicherort im Netzwerk oder auf eine CD zu verschieben, erstellen und generieren Sie den Index am gleichen Ort wie die Dokumentgruppe.

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