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Einrichten von Sicherheitsrichtlinien für PDF-Dateien

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Zuletzt aktualisiert am | Gilt auch für Adobe Acrobat 2017, Adobe Acrobat 2020

Hinweis:

Eine vollständige Liste von Artikeln zum Thema Sicherheit finden Sie unter Überblick über die Sicherheit in Acrobat und PDF-Dateien.

Arten von Sicherheitsrichtlinien

Wenn Sie dieselben Sicherheitseinstellungen öfter für mehrere PDF-Dateien übernehmen, können Sie diese Einstellungen als Richtlinie speichern, um den Vorgang zu vereinfachen. Sicherheitsrichtlinien sparen Zeit und gewährleisten einen lückenlos sicheren Arbeitsablauf. Mit Hilfe von Richtlinien für Kennwortschutz und Zertifikatsicherheit können Sie dieselben Sicherheitseinstellungen für beliebig viele PDF-Dateien wiederverwenden. Es gibt zwei Arten von Sicherheitsrichtlinien:

Firmenrichtlinien sind besonders nützlich, wenn andere über einen begrenzten Zeitraum hinweg auf PDF-Dateien zugreifen sollen. Die Richtlinien für Adobe Experience Manager-Formularserver (Dokumentsicherheit) sind auf einem Server gespeichert. Zum Verwenden dieser Richtlinien müssen Benutzer über Zugang zu diesem Server verfügen. Zum Erstellen dieser Richtlinien wählen Sie die Dokumentempfänger aus einer Liste in Adobe Experience Manager-Formularserver (Dokumentsicherheit) aus. Adobe Experience Manager-Formularserver (Dokumentsicherheit) steuert den Zugriff auf PDF-Dateien und Auditereignisse gemäß der Sicherheitsrichtlinie. Sie können Experience Manager-Formularserver (Dokumentsicherheit) verwenden, wenn Ihr Unternehmen die Software lizenziert und Ihnen zur Verfügung gestellt hat.
Benutzerrichtlinien werden von einem einzelnen Benutzer erstellt und angewendet. Wenn Sie dieselben Sicherheitseinstellungen auf zahlreiche Dokumente anwenden möchten, können Sie eine Sicherheitsrichtlinie erstellen, um Zeit zu sparen. Anschließend wenden Sie die Benutzerrichtlinie auf Dokumente an. Benutzerrichtlinien für Kennwörter und auf öffentlichen Schlüsseln basierende Zertifikate werden auf Ihrem Computer lokal gespeichert. Mit dem Zugriff auf Adobe Experience Manager-Formularserver (Dokumentsicherheit) können Sie eine Benutzerrichtlinie erstellen, die auf dem Formularserver gespeichert wird. Diese Richtlinie steht nur Ihnen zur Verfügung.

Firmenrichtlinien authentifizieren

Zusätzlich zur Wiederverwendung von Sicherheitseinstellungen können Sie mit den in Adobe Experience Manager-Formularserver (Dokumentsicherheit) gespeicherten Richtlinien Dokumente ablaufen lassen und widerrufen. Sie können außerdem überwachen, wer ein geschütztes Dokument geöffnet hat. Auf diese Weise lässt sich die Verantwortung für Änderungen leichter zurückverfolgen.

Adobe LiveCycle Rights Management — Sicherheitsrichtlinien

A. Richtlinien sind auf dem Server gespeichert. B. Richtlinien werden auf eine PDF-Datei angewendet. C. Die Anwender können das Dokument nur öffnen, bearbeiten und drucken, wenn die Richtlinie dies gestattet.

Bei der Einrichtung serverbasierter Sicherheitsrichtlinien gibt es vier Hauptphasen:

Konfigurieren Sie den Adobe Experience Manager – Forms Server

In der Regel konfiguriert der Systemadministrator Ihres Unternehmens oder Ihrer Gruppe Adobe Experience Manager-Formularserver (Dokumentsicherheit), verwaltet Konten und richtet Unternehmensrichtlinien ein. Weitere Informationen zum Konfigurieren von Adobe Experience Manager-Formularserver (Dokumentsicherheit) finden Sie auf der Adobe-Website.

Dokumente mit einer Sicherheitsrichtlinie veröffentlichen

Ein Verfasser erstellt eine PDF-Datei und wendet eine auf dem Adobe Experience Manager Forms-Server gespeicherte Richtlinie auf die PDF-Datei an. Der Server generiert eine Lizenz und einen eindeutigen Verschlüsselungsschlüssel für die PDF-Datei. Acrobat bettet die Lizenz in die PDF-Datei ein und verschlüsselt sie mit dem Verschlüsselungsschlüssel. Der Verfasser oder der Administrator können diese Lizenz dazu verwenden, die PDF-Datei zu verfolgen und zu prüfen.

Dokumente anzeigen, auf die eine Richtlinie angewendet wurde

Wenn ein Benutzer versucht, die geschützte PDF-Datei in Acrobat zu öffnen, muss er seine Identität authentifizieren. Wird dem Benutzer Zugriff auf die PDF-Datei gewährt, wird die PDF-Datei entschlüsselt und mit den in der Richtlinie angegebenen Berechtigungen geöffnet.

Ereignisse verwalten und Zugriff ändern

Mit der Anmeldung bei einem Konto von Adobe Experience Manager-Formularserver (Dokumentsicherheit) kann der Verfasser bzw. Administrator Ereignisse überwachen und den Zugriff auf durch Richtlinien geschützte PDF-Dateien ändern. Der Administrator kann alle PDF-Dateien und Systemereignisse anzeigen, Konfigurationseinstellungen und den Zugriff auf PDF-Dateien ändern, die mit Hilfe von Richtlinien geschützt sind.

Benutzersicherheitsrichtlinien erstellen

Benutzerrichtlinien können Kennwörter, Zertifikate oder Adobe Experience Manager-Formularserver (Dokumentsicherheit) zur Authentifizierung von Dokumenten verwenden.

Die Richtlinien für Kennwortschutz und Zertifikatsicherheit können lokal auf dem Computer gespeichert werden. Mit Adobe Experience Manager-Formularserver (Dokumentsicherheit) erstellte Sicherheitsrichtlinien sind auf einem Server gespeichert. Sie können Aktionen überprüfen und Sicherheitseinstellungen dynamisch ändern. Sie können Adobe Experience Manager-Formularserver (Dokumentsicherheit) verwenden, wenn Ihr Unternehmen die Software lizenziert und Ihnen zur Verfügung gestellt hat.

Kennwortrichtlinie erstellen

Wählen Sie in Acrobat Werkzeuge > Schützen > Weitere Optionen > Sicherheitsrichtlinien verwalten aus.
Klicken Sie auf „Neu“.
Wählen Sie Kennwörter verwenden aus und klicken Sie dann auf Weiter.
Geben Sie einen Namen und eine Beschreibung für die Richtlinie ein, führen Sie einen der folgenden Schritte aus und klicken Sie dann auf „Weiter“:
- Wenn Sie bei jeder Anwendung dieser Richtlinie auf ein Dokument Kennwörter und Einschränkungen festlegen möchten, deaktivieren Sie die Option „Kennwörter mit der Richtlinie speichern“.
- Wenn Sie Kennwörter und Einschränkungen mit der Richtlinie speichern möchten, aktivieren Sie die Option Kennwörter mit der Richtlinie speichern.
Legen Sie die Kompatibilität und Kennwortoptionen fest. Wenn Sie die Option Kennwörter mit der Richtlinie speichern ausgewählt haben, müssen Sie das Kennwort und die Einschränkungen festlegen. Klicken Sie auf „OK“.
Überprüfen Sie die Richtliniendetails, klicken Sie auf „Fertig stellen“ und dann auf „Schließen“.

Zertifikatsrichtlinie erstellen

Wählen Sie in Acrobat Werkzeuge > Schützen > Weitere Optionen > Sicherheitsrichtlinien verwalten aus.
Klicken Sie auf „Neu“.
Wählen Sie „Auf öffentlichen Schlüsseln basierende Zertifikate verwenden“ und klicken Sie auf „Weiter“.
Geben Sie einen Namen und eine Beschreibung für die Richtlinie ein und legen Sie die zu verschlüsselnden Dokumentkomponenten fest.

Zertifikate müssen aktuell sein und eine Schlüsselverwendung haben, bei der Verschlüsselung zulässig ist.
Bestimmen Sie, wie die Richtlinie durchgesetzt werden soll:
- Wenn Sie eine Richtlinie erstellen möchten, die mit einzelnen Empfängern verknüpft ist, lassen Sie die Option „Nach Empfängern fragen, wenn diese Richtlinie angewendet wird“ deaktiviert.
- Wenn Sie eine Richtlinie erstellen möchten, die mit einzelnen Dokumenten verknüpft ist, aktivieren Sie die Option Nach Empfängern fragen, wenn diese Richtlinie angewendet wird.
Wählen Sie im Menü einen Verschlüsselungsalgorithmus aus, der kompatibel ist mit der bei den Empfängern verwendeten Version von Acrobat bzw. Reader.
Führe einen der folgenden Schritte aus:
- Haben Sie die Option „Nach Empfängern fragen, wenn diese Richtlinie angewendet wird“ aktiviert, prüfen Sie die Richtlinieneinstellungen und klicken Sie danach auf „Fertig stellen“.
- Haben Sie die Option „Nach Empfängern fragen, wenn diese Richtlinie angewendet wird“ nicht aktiviert, legen Sie die Empfänger fest, indem Sie die digitalen IDs auswählen (auch Ihre eigene digitale ID). Klicken Sie anschließend auf „Weiter“.
Klicken Sie auf „Beenden“.

Richtlinien für geschützte Dateianhänge erstellen

Durch Einbetten von Dokumenten in einen Sicherheitsumschlag und Versenden als E-Mail-Anhang können Sie Dokumente schützen. Diese Methode ist besonders dann nützlich, wenn Sie einen geschützten Dateianhang senden möchten, ohne die Dateien zu verschlüsseln. Sie können Dokumente als E-Mail-Anhang in Form eines Sicherheitsumschlags einbetten, diesen verschlüsseln und an die entsprechenden Empfänger versenden. Wenn die Empfänger den Sicherheitsumschlag öffnen, können sie die Dateianlagen extrahieren und speichern. Die gespeicherten Dateien stimmen mit den ursprünglichen Dateianlagen exakt überein; nach dem Speichern sind sie nicht mehr verschlüsselt.

Beim Senden von vertraulichen Dokumenten (auch in anderen Formaten als PDF) soll z. B. nur der rechtmäßige Empfänger die Dokumente sehen. Sie können diese Dokumente als Dateianhänge in einen Sicherheitsumschlag einbetten, den Sicherheitsumschlag verschlüsseln und dann per E-Mail an die entsprechenden Empfänger senden. Jeder kann den Briefumschlag öffnen, seine Titelseite und sogar eine Inhaltsliste anzeigen. Die Möglichkeit zum Anzeigen und Extrahieren der eingebetteten Anhänge hat jedoch nur der Empfänger.

Betten Sie die Dateianlagen in einen Sicherheitsumschlag ein, so dass sie sicher übertragen werden können.

Wählen Sie Werkzeuge > Schützen > Weitere Optionen > Sicherheitsumschlag erstellen aus.
Klicken Sie auf Zu sendenden Datei hinzufügen, wählen Sie die anzuhängenden Dokumente aus und klicken Sie dann auf Öffnen. Klicken Sie auf Weiter.
Wählen Sie eine Briefumschlagvorlage aus und klicken Sie auf Weiter.
Wählen Sie eine Liefermethode aus und klicken Sie auf Weiter.
Wenn eine Briefumschlag-Richtlinie erstellt wurde, wählen Sie sie aus. Wählen Sie alternativ Neue Richtlinie aus und führen dann die Schritte zum Erstellen einer Richtlinie aus.
Überprüfen Sie die Informationen und klicken Sie auf Fertig stellen.
Bei einigen Richtlinien werden Sie aufgefordert, die auf dem Umschlag anzuzeigenden Informationen einzugeben. Geben Sie genügend Informationen ein, so dass die Empfänger den Absender des Umschlags erkennen.
Tragen Sie die Sicherheitsinformationen ein (Kennwort, Zertifikat oder Richtlinie).
Geben Sie auf dem angezeigten Umschlag die Namen der Empfänger ein. Klicken Sie anschließend in der Werkzeugleiste auf das Symbol zum Speichern bzw. zum Senden per E-Mail.

Wenn Sie auf das E-Mail-Symbol klicken, wird Ihr standardmäßig verwendetes E-Mail-Programm geöffnet; der Sicherheitsumschlag ist nun Anhang einer E-Mail. Geben Sie die E-Mail-Adressen der Empfänger ein und schicken Sie die E-Mail ab.

Benutzersicherheitsrichtlinie mit Adobe Experience Manager-Formularserver (Dokumentsicherheit) erstellen

Wenn Sie Zugriff auf Adobe Experience Manager-Dokumentsicherheit haben, können Sie den Dokumentzugriff und die Dokumentberechtigungen von Einzelpersonen einschränken, die beim Server angemeldet sind. Wenn Sie mit dem Adobe Experience Manager Forms-Server eine Benutzerrichtlinie erstellen, werden Sie zur Webseite des Experience Manager Forms-Servers weitergeleitet.

Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
- Öffnen Sie ein einzelnes PDF-Dokument oder eine Komponentendatei aus einem PDF-Portfolio.
- Wenn Sie ein PDF-Portfolio verschlüsseln möchten, öffnen Sie das PDF-Portfolio und wählen Sie Anzeige > Portfolio > Deckblatt.
Wählen Sie Werkzeuge > Schützen > Weitere Optionen > Sicherheitsrichtlinien verwalten aus.
Klicken Sie auf „Neu“.
Wählen Sie Adobe Experience Manager-Formularserver (Dokumentsicherheit) verwenden aus und klicken Sie auf Weiter.
Klicken Sie auf der Webseite Adobe Experience Manager-Formularserver (Dokumentsicherheit) auf Richtlinien und danach auf Neu.
Geben Sie einen Namen und eine Beschreibung ein und legen Sie die Gültigkeitsdauer sowie alle anderen Optionen fest.
Wählen Sie einzelne Benutzer oder Benutzergruppen aus, legen Sie daraufhin die entsprechenden Berechtigungen fest und klicken Sie auf OK.
Legen Sie die zu verschlüsselnden Dokumentkomponenten fest und geben Sie an, ob ein Wasserzeichen hinzugefügt werden soll.
Klicken Sie zum Abschließen dieses Schrittes oben auf der Seite auf Speichern.

Sicherheitsrichtlinien auf PDFs anwenden

Sie können auf eine PDF-Datei eine Firmenrichtlinie oder eine Benutzerrichtlinie anwenden. Um eine Serverrichtlinie auf ein Dokument anzuwenden, stellen Sie eine Verbindung zu Adobe Experience Manager-Formularserver (Dokumentsicherheit) her. Im Gegensatz zu den PDF-Dateien, auf die die Sicherheitsrichtlinien von Adobe Experience Manager-Formularserver (Dokumentsicherheit) angewendet werden, müssen die Sicherheitsrichtlinien selbst auf einem Server gespeichert sein. Sie können mit Acrobat, serverseitigen Stapelsequenzen oder anderen Anwendungen wie z. B. Microsoft Outlook Richtlinien auf PDFs anwenden.

Nur der Richtlinienadministrator kann Firmenrichtlinien bearbeiten oder entfernen.

Sicherheitsrichtlinie auf ein PDF anwenden

Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
- Öffnen Sie ein einzelnes PDF-Dokument oder eine Komponentendatei aus einem PDF-Portfolio.
- Wenn Sie ein PDF-Portfolio verschlüsseln möchten, öffnen Sie das PDF-Portfolio und wählen Sie „Anzeige“ > „Portfolio“ > Deckblatt
Wenn Sie eine Serverrichtlinie verwenden, wählen Sie Werkzeuge > Schützen > Weitere Optionen > Sicherheitsrichtlinien verwalten aus. Wählen Sie eine Richtlinie aus. Wählen Sie aus der Liste eine Richtlinie für Adobe Experience Manager-Formularserver (Dokumentsicherheit) aus und klicken Sie dann auf Aktualisieren.

Durch Aktualisieren der Sicherheitsrichtlinien sorgen Sie dafür, dass Sie die aktuellsten Serverrichtlinien erhalten.
Wählen Sie Werkzeuge > Schützen > Weitere Optionen > Sicherheitsrichtlinien verwalten aus. Wählen Sie eine Richtlinie aus und klicken Sie dann auf Auf Dokument anwenden.

Sicherheitsrichtlinie auf Anlagen in Outlook anwenden

Sie können in Microsoft Outlook verschiedene Dateitypen als geschützte PDF-Anlagen senden. Diese Option ist nur verfügbar, wenn Adobe Experience Manager-Formularserver (Dokumentsicherheit) eingerichtet und in Acrobat verfügbar ist.

Wählen Sie in Outlook auf der Startleiste „Neue E-Mail-Nachricht“ aus.
Klicken Sie auf auf der Adobe PDF-Multifunktionsleiste auf die Schaltfläche Als geschützte Adobe PDF-Datei anhängen .
Wählen Sie die Datei aus, die Sie als Anlage senden möchten, indem Sie den Dateipfad eingeben oder auf „Durchsuchen“ klicken.
Geben Sie an, wie Sie das Dokument schützen möchten, und klicken Sie auf „OK“.

Die Datei wird in das PDF-Format konvertiert und anschließend mit dem ausgewählten Sicherheitssystem verschlüsselt.
Stellen Sie die E-Mail fertig und klicken Sie anschließend auf „Senden“.

Benutzersicherheitsrichtlinie aus einem PDF entfernen

Sie können eine Sicherheitsrichtlinie aus einer PDF-Datei entfernen, sofern Sie über die entsprechenden Berechtigungen verfügen. Im Allgemeinen kann der Eigentümer des Dokuments eine Sicherheitsrichtlinie aus einer PDF-Datei entfernen.

Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
- Öffnen Sie ein einzelnes PDF-Dokument oder eine Komponentendatei aus einem PDF-Portfolio.
- Wenn Sie ein PDF-Portfolio verschlüsseln möchten, öffnen Sie das PDF-Portfolio und wählen Sie Anzeige > Portfolio > Deckblatt.
Wählen Sie Werkzeuge > Schützen> Weitere Optionen > Sicherheit entfernen aus.

Sicherheitseinstellungen exportieren

Wählen Sie in Acrobat Bearbeiten > Voreinstellungen > Sicherheit > Exportieren aus.
Wählen Sie die freizugebenden Einstellungsgruppen aus und klicken Sie auf OK.
Prüfen und ändern Sie die Sicherheitseinstellungen nach Bedarf und klicken Sie dann auf Exportieren.
Wählen Sie ggf. ein Verfahren zum Verschlüsseln der Sicherheitseinstellungen aus und klicken Sie dann auf OK.
Wählen Sie Empfänger aus und klicken Sie zweimal auf OK.
Unterzeichnen Sie die Datei.

Richtlinie kopieren, bearbeiten oder löschen

Wählen Sie Werkzeuge > Schützen > Weitere Optionen > Sicherheitsrichtlinien verwalten aus.
Legen Sie im Menü Einblenden fest, welche Richtlinien angezeigt werden sollen: Richtlinien, auf die Sie Zugriff haben, Benutzerrichtlinien, die Sie selbst erstellt haben, oder Firmenrichtlinien.
Wählen Sie eine Richtlinie aus und verwenden Sie dann die gewünschten Optionen:

Hinweis:

Optionen zum Bearbeiten oder Löschen von Unternehmensrichtlinien sind nur verfügbar, wenn Sie über Administratorrechte für Adobe Experience Manager-Formularserver (Dokumentsicherheit) verfügen. Änderungen an diesen Richtlinien können nur in Adobe Experience Manager-Formularserver (Dokumentsicherheit) vorgenommen werden, der automatisch geöffnet wird, wenn Sie eine Option auswählen.

Kopieren

Verwenden Sie diese Option, wenn Sie eine Richtlinie erstellen möchten, die auf den Einstellungen einer vorhandenen Richtlinie basiert.

Bearbeiten

Wenn eine auf einem lokalen Computer gespeicherte Benutzerrichtlinie bearbeitet wird, wirkt die Änderung nur auf die Dokumente aus, auf die die Richtlinie nach dem Bearbeiten angewendet wird. Bei Benutzerrichtlinien, die auf einem Server gespeichert sind, können Sie die Berechtigungseinstellungen und anderen Optionen bearbeiten. Diese Option ist bei Firmenrichtlinien nicht verfügbar.

Löschen-Symbol

Diese Option ist bei Firmenrichtlinien normalerweise nicht verfügbar.

Favorit

Ist die Option aktiviert, wird neben der Richtlinie ein Stern eingeblendet. Klicken Sie zum Entfernen einer Richtlinie aus den Favoriten erneut auf „Favorit“. Sie können die Option „Favorit“ auch auf mehrere Richtlinien gleichzeitig anwenden. Verwenden Sie diese Option, um das Aufrufen einer Richtlinie zu vereinfachen.

Richtliniengeschützte PDFs sperren

Wenn Sie den Zugriff auf eine richtliniengeschützte PDF, die Sie einer Gruppe von Benutzern zur Verfügung gestellt haben, einschränken möchten, können Sie das Dokument zu diesem Zweck sperren.

Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
- Öffnen Sie ein einzelnes PDF-Dokument oder eine Komponentendatei aus einem PDF-Portfolio und melden Sie sich bei Adobe LiveCycle Rights Management ES an.
- Öffnen Sie bei einem PDF-Portfolio das PDF-Portfolio, melden Sie sich bei Adobe Experience Manager-Formularserver (Dokumentsicherheit) an und wählen Sie Anzeige > Portfolio > Deckblatt aus.
Wählen Sie Werkzeuge > Schützen > Weitere Optionen > Dokumentsicherheit > Sperren aus.
Wählen Sie im Menü auf der Website eine Option, die erläutert, warum Sie das Dokument sperren, oder geben Sie eine Meldung ein. Wenn Sie das gesperrte Dokument ersetzen, geben Sie die URL des neuen Dokuments an.
Klicken Sie auf OK, um die Änderungen zu speichern.