PDF-Dokumente durchsuchen

Dir stehen eine Reihe von Steuerungsmöglichkeiten zur Verfügung, um Suchvorgänge in Adobe Acrobat schnell und effizient auszuführen. Du kannst sowohl weit gefasste als auch eingeschränkte Suchvorgänge durchführen und dabei eine Vielzahl verschiedener Daten berücksichtigen sowie mehrere Adobe PDF-Dateien gleichzeitig durchsuchen.

Wenn du mit einer großen Anzahl zusammenhängender Acrobat Pro-Dateien arbeitest, kannst du diese zu einem Katalog zusammenfassen, um einen PDF-Index der enthaltenen PDF-Dateien zu erstellen. Das Durchsuchen des PDF-Index führt im Vergleich zum Durchsuchen der eigentlichen PDF-Dateien zu einer deutlichen Beschleunigung des Suchvorgangs. Weitere Informationen findest du unter Erstellen von PDF-Indizes.

Suchvorgänge werden zum Auffinden bestimmter Elemente in PDF-Dokumenten ausgeführt. Zum Suchen eines Ausdrucks in einer einzigen Datei kannst du die einfache Suche verwenden. Um verschiedene Daten in einer oder mehreren PDF-Dokumenten zu suchen, verwende die erweiterte Suche. Du kannst Text selektiv ersetzen.

Du kannst die Suche über das Fenster „Erweiterte Suche“ oder die Suchen-Werkzeugleiste starten. In beiden Fällen werden in Acrobat Text, Ebenen, Formularfelder und digitale Signaturen von PDF-Dokumenten durchsucht. Du kannst zudem Lesezeichen und Kommentare in die Suche einschließen. Nur die Suchen-Werkzeugleiste enthält die „Ersetzen durch“

Wenn du die ersten Buchstaben deines Suchbegriffs in einer PDF-Datei eingibst, bietet Acrobat Vorschläge für das passende Wort und seine Häufigkeit im Dokument. Wenn du das Wort auswählst, markiert Acrobat alle übereinstimmenden Ergebnisse in der PDF-Datei.

Im Fenster Erweiterte Suche stehen mehr Optionen und Suchformen als in der Suchen-Werkzeugleiste zur Verfügung. Beim Verwenden des Fensters „Erweiterte Suche“ werden auch Objektdaten und Bilder im XIF-Format (erweitertes Bilddateiformat) durchsucht. Bei Suchvorgängen in mehreren PDF-Dokumenten werden in Acrobat auch Dokumenteigenschaften und XMP-Metadaten durchsucht. Beim Durchsuchen eines PDF-Index werden auch indizierte Struktur-Tags durchsucht. Verfügen die zu durchsuchenden PDF-Dateien über PDF-Anlagen, kannst du diese in den Suchvorgang einschließen.

Auf die Suchfunktionen zugreifen

Der Ausgangspunkt deiner Suche richtet sich nach dem durchzuführenden Suchtyp. Verwende die Suchen-Werkzeugleiste für eine Schnellsuche der aktuellen PDF-Datei und zum Ersetzen von Text. Verwende das Fenster „Erweiterte Suche“ zum Suchen nach Ausdrücken oder Dokumenteigenschaften in mehreren PDF-Dateien und verwende die erweiterten Suchoptionen, um PDF-Indexe zu durchsuchen.

Werkzeugleiste „Suchen“ anzeigen

Fenster „Erweiterte Suche“ öffnen

PDF-Dokumentfenster und Fenster „Erweiterte Suche“ anordnen

Text in PDF-Dateien suchen und ersetzen

Text in einem PDF-Dokument suchen und ersetzen

Mit der Suchen-Werkzeugleiste wird das aktuell geöffnete PDF-Dokument durchsucht. Du kannst den Suchbegriff gezielt durch alternativen Text ersetzen. Du kannst immer nur ein Vorkommen eines Textes ersetzen. Du kannst eine globale Änderung in einem PDF-Dokuments oder in mehreren PDF-Dokumenten vornehmen.

Text in mehreren PDF-Dateien suchen

Mit der erweiterten Suche kannst du mehrere PDF-Dateien nach einem Ausdruck durchsuchen. Du kannst beispielsweise alle PDF-Dateien eines bestimmten Verzeichnisses oder alle Dateien eines geöffneten PDF-Portfolios durchsuchen. Die Option Ersetzen durch ist im Fenster „Suchen“ nicht verfügbar.

PDF-Suchergebnisse prüfen und speichern

Suchergebnisse anzeigen

Nach dem Durchführen einer Suche über das Fenster „Erweiterte Suche“ werden die Ergebnisse in der entsprechenden Seitenreihenfolge unter dem Namen des jeweiligen PDF-Dokuments angezeigt. Jeder angezeigte Eintrag enthält einen Kontextausschnitt, in dem der Suchausdruck gefunden wurde (falls vorhanden) sowie ein Symbol, das den Typ des Vorkommens kennzeichnet.

Springe zu einer bestimmten Instanz in den Suchergebnissen (nur einzelne PDFs)

Vorkommen in den Suchergebnissen sortieren

In Suchergebnissen angezeigte Symbole

Das Symbol neben einem Vorkommen eines Suchergebnisses kennzeichnet den Suchbereich, in dem das Vorkommen auftritt. Die Auswahl eines Symbols bewirkt Folgendes:

Aktiviert das Dokument im Dokumentfenster. Erweitere die Liste, um einzelne Suchergebnisse innerhalb des Dokuments anzuzeigen.

Zeigt in PDF-Dateien das nächste Vorkommen des Suchbegriffs – normalerweise im PDF-Text – an. Das Vorkommen des Suchbegriffs wird im Dokument markiert.

Bei Nicht-PDF-Dateien wird die Datei geöffnet. Falls das Öffnen dieses Dateityps Beschränkungen unterliegt, wird ein Meldungsdialogfeld angezeigt.

Öffnet das Fenster „Lesezeichen“ und markiert dort die Vorkommen des Suchbegriffs.

Öffnet das Fenster „Kommentare“ und markiert dort die Vorkommen des Suchbegriffs.

Öffnet eventuell eine Meldung, in der angegeben wird, dass die Ebene ausgeblendet ist. Du kannst in dieser Meldung die Sichtbarkeit der Ebene ändern.

Öffnet eine Datei, die an eine durchsuchte übergeordnete PDF-Datei angehängt ist, und markiert dort die Vorkommen des Suchbegriffs.

Suchergebnisse speichern

Suchergebnisse können im PDF- oder CSV-Format gespeichert werden. Ein Video findest du unter Speichern von Suchergebnissen in Acrobat.

Erweiterte Suchoptionen

Standardmäßig werden im Fenster „Erweiterte Suche“ die einfachen Suchoptionen angezeigt. Klicke zur Anzeige zusätzlicher Suchoptionen unten im Fenster auf Mehr Optionen anzeigen. Zum Anzeigen der einfachen Optionen klicke unten im Fenster auf Weniger Optionen anzeigen.

Begrenzt die Suche auf das aktuelle PDF, alle PDF-Dokumente eines aktuell geöffneten PDF-Portfolios (falls zutreffend), einen Index oder einen Speicherort auf deinem Computer. Wenn du angibst, dass ein Index, ein Speicherort auf deinem Computer oder ein PDF-Portfolio durchsucht werden soll, werden unter „Folgende Zusatzkriterien verwenden“ weitere Optionen angezeigt.

Gib den Suchausdruck ein.

Schränkt deine Suchergebnisse entsprechend der ausgewählten Option ein:

Sucht nach der gesamten Zeichenfolge einschließlich der Leerzeichen in der Reihenfolge, in der sie im Textfeld eingegeben wurde.

Sucht nach allen Fundstellen mindestens eines der eingegebenen Wörter. Wenn du z. B. der eine eingibst, sind in den Suchergebnissen alle Fundstellen enthalten, in denen eines oder beide Wörter auftreten: der, eine, der eine sowie eine der.

Sucht nach Fundstellen, die alle Suchbegriffe enthalten. Diese müssen jedoch nicht unbedingt in der eingegebenen Reihenfolge auftreten. Diese Option ist nur bei der Suche in mehreren PDF-Dokumenten oder in Indexdefinitionsdateien verfügbar.

Verwendet die von dir zusammen mit dem Suchbegriff in das Feld Nach welchem Wort bzw. Ausdruck soll gesucht werden? eingegebenen booleschen Operatoren. Diese Option ist nur bei der Suche in mehreren PDF-Dokumenten oder in PDF-Indexen verfügbar.

Hinweis: Bei der Durchsuchung des Index sind keine Platzhalter , also Sternchen (*) oder Fragezeichen (?), verwendet werden.

Umfassen die grundlegenden Suchoptionen sowie fünf erweiterte Optionen:

Sucht nach mindestens zwei Begriffen, die maximal durch eine in den Voreinstellungen für die Suche angegebene Wortzahl getrennt sein darf. Diese Option ist nur bei der Suche in mehreren Dokumenten oder in Indexdefinitionsdateien und bei aktivierter Option Alle Wörter verfügbar.

Findet Wörter, die einen Teil (den Wortstamm) des angegebenen Suchbegriffs enthalten. Die Suche nach dem Begriff gehen gibt dann auch die Ergebnisse gehst, gehender oder gehe und Geher aus. Diese Option bezieht sich auf einzelne Wörter und auf Ausdrücke, wenn eine Suche in der aktuellen PDF-Datei, in einem bestimmten Ordner oder in Acrobat 6.0-Indexen durchgeführt wird. Platzhalterzeichen (*, ?) Platzhalterzeichen sind bei der Wortstammsuche nicht zulässig. Ist Ganzes Wort oder „Groß-/Kleinschreibung“ aktiviert, steht die Wortstammsuche nicht zur Verfügung.

Durchsucht den Text aller Lesezeichen, die im Fenster „Lesezeichen“ angezeigt werden.

Durchsucht den Text aller einer PDF-Datei hinzugefügten Kommentare, die im Fenster „Kommentare“ angezeigt werden.

Durchsucht Dateien, die an die aktuelle PDF-Datei oder andere PDF-Anlagen angehängt sind (bis zu zwei verschachtelte Ebenen).

Diese Option ist nur bei der Suche in mehreren PDF-Dokumenten oder in PDF-Indexen verfügbar. Du kannst mehrere Kombinationen von Eigenschaftsmodifikatorwerten auswählen und auf die Suchvorgänge anwenden. Innerhalb des PDF-Portfolios kann diese Einstellung nicht auf Dateien mit einem anderen Format als PDF angewendet werden.

Hinweis: Du kannst ausschließlich nach Dokumenteigenschaften suchen, indem du Dokumenteigenschaftsoptionen mit der Suche nach einem bestimmten Text kombinierst.

Wendet die drei miteinander verbundenen ausgewählten Optionen auf den Suchvorgang an. (Das Kontrollkästchen wird automatisch bei einer Eingabe für eine der drei Optionen aktiviert. Nach der Eingabe der Optionen werden diese Optionen durch Deaktivieren des Kontrollkästchens nicht entfernt, allerdings werden sie auch nicht auf die Suche angewendet.)

Kennzeichnet die zu suchende Dokumenteigenschaft. Folgende Optionen stehen zur Verfügung: Erstellungsdatum, Änderungsdatum, „Verfasser“, „Titel“, „Thema“, „Dateiname“, „Stichwörter“, „Lesezeichen“, „Kommentare“, JPEG-Bilder, XMP-Metadaten und „Objektdaten“.

Kennzeichnet die Übereinstimmung. Ist die Auswahl im ersten Menü ein Datum, stehen im zweiten Menü die Optionen Ist genau, Liegt vor, Liegt nach und Ist nicht zur Verfügung. Andernfalls sind die Optionen „Enthält“ und Enthält nicht verfügbar.

Kennzeichnet die Informationen, die übereinstimmen müssen. Du musst eine entsprechende Eingabe vornehmen. Wurde im ersten Menü ein Datum gewählt, kannst du auf den Pfeil zum Öffnen eines Kalenders klicken, über den du das gewünschte Datum auswählen kannst.

Boolesche Operatoren

Folgende Boolesche Operatoren werden häufig verwendet:

UND

Durch Eingabe des Operators zwischen zwei Suchbegriffen werden beide Begriffe unabhängig von ihrer Reihenfolge gesucht. Gib beispielsweise Paris UND Frankreich ein, um nach Dokumenten zu suchen, die Paris  und  Frankreich enthalten. Suchvorgänge mit UND und keinem weiteren Booleschen Operator liefern dieselben Ergebnisse wie die Option Alle Wörter . .

NICHT

Verwende den Operator NICHT vor einem Suchbegriff, um alle Dokumente auszuschließen, die diesen Begriff enthalten. Beispiel: Gib NICHT Kentucky ein, um nach allen Dokumenten zu suchen, die nicht das Wort Kentucky enthalten. Gib Paris NICHT Kentucky ein, um nach allen Dokumenten zu suchen, die das Wort Paris , nicht aber das Wort Kentucky .

ODER

Verwende den Operator ODER, um Fundstellen eines der genannten Begriffe zu suchen. Gib z. B. Email ODER E-Mail ein, um nach allen Dokumenten zu suchen, die eine der beiden Schreibweisen enthalten. Suchvorgänge mit ODER und keinem weiteren Booleschen Operator liefern dieselben Ergebnisse wie die Option „Alle Wörter“ . .

^ (ausschließendes ODER)

Verwende diesen Operator, um Fundstellen für einen der Begriffe, nicht jedoch für beide zu suchen. Gib z. B. Katze ^ Hund ein, um alle Dokumente zu suchen, die Katze oder Hund, nicht jedoch Katze und Hund enthalten.

( )

Verwende Klammern, um die Reihenfolge der Auswertung anzugeben. Gib z. B. weiß UND (Wal ODER Ahab ) ein, um alle Dokumente zu suchen, die weiß und Wal oder weiß und Ahab enthalten. (Die Suchausdruckverarbeitung führt eine ODER-Suche mit Wal und Ahab und dann eine UND-Suche mit dem Ergebnis und mit weiß durch.)

Weitere Infos zu Booleschen Suchkriterien, der Syntax und anderen Booleschen Operatoren, die du in Suchvorgängen verwenden kannst, findest du in Standardtexten, auf Websites oder in anderen Ressourcen mit umfassenden Informationen zu Booleschen Operatoren.

Indexdateien von katalogisierten PDF-Dokumenten durchsuchen

Durch Einrichten eines Katalogs in Acrobat wird ein Volltextindex von PDF-Dokumenten erstellt. Anstelle einer Volltextsuche jedes einzelnen PDF-Dokuments im Katalog kannst du auch diesen Index durchsuchen. Bei einer Indexsuche wird eine Ergebnisliste mit Verknüpfungen zu den Fundstellen in den indizierten Dokumenten erstellt.

Unter Mac OS sind die mit älteren Versionen von Acrobat erstellten Indexe nicht mit der Suchfunktion von Acrobat X kompatibel. Wenn du kürzlich eine Aktualisierung durchgeführt hast, aktualisiere den Index, bevor du die Suche in Acrobat X verwendest.

Suchfunktionen – Voreinstellungen

Wähle im Dialogfeld „Voreinstellungen“ unter „Kategorien“ „Suchen“ aus.

Sucht nach Textstellen in halber und voller Breite der asiatischen Schriftzeichen im Suchtext.

Sucht nach dem Begriff in allen Schreibvarianten. Wenn du beispielsweise Cafe eingibst, werden alle Dokumente gesucht, die Cafe und Café enthalten. Umgekehrt wird auch bei Eingabe von Café nach beiden Varianten gesucht. Ist die Option deaktiviert, wird bei Eingabe von Cafe nicht nach Café gesucht und umgekehrt.

Die im Suchen-Fenster verfügbaren zusätzlichen Optionen werden standardmäßig neben den einfachen Suchoptionen angezeigt.

Zeigt in Suchergebnissen Dokumenttitel an. Wenn ein Dokument keinen Titel hat, wird der Dateiname angezeigt. Wenn diese Option deaktiviert ist, werden in den Suchergebnissen Dateinamen angezeigt.

Schränkt die Suchergebnisse im Fenster PDF durchsuchen auf eine bestimmte Anzahl von Dokumenten ein. Die Standardeinstellung ist 500; Du kannst jedoch beliebige Werte von 1 bis 10.000 eingeben.

Schränkt die Suchergebnisse auf die Fundstellen ein, bei denen der Abstand zwischen den Suchbegriffen eine von dir festgelegte Wortanzahl nicht überschreitet. Du kannst einen Wert von 1 bis 10.000 eingeben.

Erstellt aus den durchsuchten PDF-Dateien einen Cache-Datenspeicher. Dies verringert die Suchzeit für folgende Suchvorgänge in diesem PDF-Dokument.

Beschränkt den temporären Cache-Datenspeicher für die Schnellsuche auf die in Megabyte angegebene Größe (von 5 bis 100.000). Die Standardeinstellung ist „100“.

Löscht den gesamten temporären Cache-Speicher der Option Schnellsuche.